Договор аренды авто у сотрудника на котором он сам же будет ездить

Опубликовано: 18.05.2024

Предприятие на ОСНО арендует автомобиль у сотрудника, за использование автомобиля оплачивает ему арендную плату.

Вопрос

Может ли данный сотрудник сам ездить на арендованном автомобиле или на данном автомобиле должен ездить другой сотрудник?

Ответ специалиста

Правоотношения сторон при аренде имущества строятся на основании положений главы 34 "Аренда" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Сторонами такого договора являются арендодатель и арендатор.

По договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (статья 606 ГК РФ).

Так как в данном случае арендатором выступает юридическое лицо, то независимо от срока договора аренды он заключается в письменной форме (статья 609 ГК РФ).

На практике могут быть использованы два типа договоров аренды автомобиля - договор аренды с экипажем и договор аренды без экипажа, но нас в рамках статьи интересует только первый вариант, который предполагает, что работник, предоставляя автомобиль в аренду, оказывает организации услуги по его управлению и технической эксплуатации. Такие правила установлены статьей 632 ГК РФ. Причем услуги работника по управлению автомобилем должны обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Обычно перечень услуг, оказываемых работником, предусматривается самим договором.

При договоре аренды с экипажем обязанности по содержанию авто, сданного в аренду, несет его владелец - работник. Он же осуществляет текущий и капитальный ремонт автомобиля. По общему правилу расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (оплата топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов), несет сам работник. Он же оплачивает все необходимые сборы. Однако договором стороны могут возложить данные обязанности и на арендатора, то есть на организацию.

Так как арендодатель сам управляет автомобилем, то понятно, что расходы по оплате его услуг несет арендатор, то есть организация, что следует из статьи 635 ГК РФ.

Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит два вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, то и вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на две части: на собственно арендную плату и на вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.

По сути, при оформлении договора аренды транспортного средства у организации возникает два вида расходов - арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем, в случае заключения договора аренды с экипажем, сумма, выплачиваемая работнику по договору, как уже говорилось выше, состоит из двух составляющих - из самой арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.

Арендные платежи на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией, при условии того, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При использовании организацией метода начисления расходы признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ, на что указывает подпункт 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Причем удержать сумму налога, исчисленную по ставке 13%, фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна из доходов работника непосредственно при выплате арендной платы.

Расходы на содержание автомобиля организация также учитывает в составе прочих расходов, но уже на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Обратите внимание! Согласно Письму Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Аналогичные выводы содержатся и в Письме Минфина России от 22.10.2018 N 03-03-06/1/75474.

Имейте в виду, что финансисты рекомендуют при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

"Перевозки и автотранспорт" (5-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) ("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2019)

Вопрос: Организация заключила договор аренды транспортного средства без экипажа с работником, который сам управляет автомобилем. Фактически на этом автомобиле работник исполняет свои трудовые обязанности. Вправе ли организация отнести к расходам по налогу на прибыль соответствующие критериям, изложенным в ст. 252 НК РФ, затраты по данному договору: на ГСМ в соответствии с путевыми листами, на содержание автомобиля (расходы на текущий ремонт по договору несет организация), арендную плату? Или же данные расходы в целях налога на прибыль необходимо оформлять как компенсацию за использование личного автотранспорта работника?

Таким образом, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с работником фирмы, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных горюче-смазочных материалов, затраты на техническое обслуживание, а также затраты на ремонт автомобиля, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 Кодекса.

При решении поставленной задачи в первую очередь нужно определиться, какой договор заключен (планируется заключить) с работником: договор аренды автомобиля с экипажем или без экипажа, а также какие условия предусмотрены этим договором. Укажем ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Характеристика договора. Договор аренды ТС с экипажем / Договор аренды ТС без экипажа.

Предмет договора. Предоставление арендодателем арендатору автомобиля за плату во временное владение и пользование и оказание арендодателем своими силами услуг по управлению ТС и его технической эксплуатации / Предоставление арендодателем арендатору автомобиля за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Кто содержит ТС, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Арендодатель (работник) / Арендатор (работодатель).

Кто управляет ТС. Арендодатель / Арендатор своими силами.

Кто оплачивает расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией ТС, включая ГСМ и иные расходуемые в процессе его эксплуатации материалы. Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды / Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды.

Кто должен страховать ТС и (или) ответственность за ущерб, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (когда страхование является обязательным в силу закона или договора). Арендодатель, если иное не предусмотрено договором аренды / Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды.

В случае заключения договора аренды автомобиля с экипажем ежемесячная плата должна включать в себя арендную плату за предоставление автомобиля во временное владение и пользование и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (это важно, поскольку арендная плата и вознаграждение за оказанные услуги облагаются страховыми взносами по-разному).

Статья: Учет при аренде автомобиля у работника (Габелли Г.К.) ("Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 4)

Иногда при заключении договора аренды без экипажа владелец автомобиля фактически продолжает им управлять. И в сумме арендной платы эта особенность заключенного договора учитывается. Однако это довольно рискованный вариант. При проверке налоговики наверняка попытаются начислить обязательные страховые взносы на ту часть арендной платы, которая, по их расчетам, относится к услугам по управлению автомобилем.

Впрочем, если в договоре аренды об оказании услуг по управлению ничего не будет сказано, разделить сумму арендной платы на собственно арендную плату и на оплату услуг по управлению транспортом налоговикам будет весьма нелегко. Свидетельством тому может послужить Постановление ФАС Уральского округа от 16.03.2005 N Ф09-870/05-АК.

Тем не менее, это довольно рискованный поступок. Сразу возникнет претензия, что под видом договора аренды автомобиля без экипажа был заключен договор аренды автомобиля именно с экипажем.

"Автотранспорт на предприятии: учет и налоги" (выпуск 6) (Анищенко А.В.) ("Редакция "Российской газеты", 2019)

Ранее суды поддерживали компании на основании того, что раз никаких выплат за оказание услуг по управлению транспортным средством договором не предусмотрено, то и не определен объект обложения страховыми взносами (см., например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.02.2017 по делу N А27-15074/2016). Однако с принятием Определения Верховного суда РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395 ситуация изменилась. Высшие арбитры признали правомерным доначисление страховых взносов со всей суммы арендной платы, выплачиваемой работнику по договору аренды автомобиля без экипажа. Основание: по факту работник управлял своим автомобилем, то есть оказывал организации услуги. При этом суд отклонил довод компании о том, что под обложение страховыми взносами должна подпадать только плата за услуги управления, а не вся сумма арендной платы, в состав которой также включена плата за предоставление в аренду имущественных прав.

Отметим, что спор касался периода, когда действовал Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования". Но выводы высших арбитров актуальны и сейчас, так как положения указанного Закона и главы 34 "Страховые взносы" НК РФ практически идентичны.

Вышеназванную правовую позицию Верховного суда РФ взяли на вооружение нижестоящие суды. Примером может служить спор, рассмотренный в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 по делу N А32-37747/2018.

Статья: Аренда авто работника под прицелом налоговиков (Стародубцева И.) ("Новая бухгалтерия", 2019, N 9)

Вывод: для ответа необходимо знать, какой договор заключен - с экипажем или без экипажа.

Если с экипажем тогда сотрудник может управлять своим автомобилем и ему оплачивается арендная плата и за услугу управления автомобилем.

Вопрос: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного автомобиля работника? (Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2020)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в июне 2020 г.

Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.

Аренда или компенсация?

Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.

Целесообразно выбрать аренду, если:

  • Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
  • Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
  • Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.

Компенсацию логичнее установить в случае, когда:

  • Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
  • Машину водит владелец.
  • Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.

Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.

Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.

Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог. К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Оформляем договор

Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.

Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:

  1. Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
  2. Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
  3. Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
  4. Период, на который передается авто.
  5. Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.

Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:

  1. Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
  2. Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
  3. Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
  4. Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
  5. Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
  6. Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).

Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.

Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.

Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку. Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.д.

Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Учет расходов на арендованный автомобиль

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Управление

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет. Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом. В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Ремонт и обслуживание

Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.

Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.

Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса. Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание. Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.

Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.

Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.

С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).

Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.

Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:

  • проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
  • за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
  • обращаться в суд.

Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.

Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

    Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.

Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п. 1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость. Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

ГСМ: топливо и путевые листы

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

  • Наименование и номер.
  • Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
  • Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
  • Данные водителя (ФИО, медосмотр).
  • Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
  • Показания одометра (пройденный километраж).
  • Даты выезда/въезда на парковку.
  • Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Забалансовый учет

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.

Договор аренды транспортного средства без экипажа: о чём стоит договориться

🚗 Аренда транспорта без экипажа — это когда арендатор берёт автомобиль и сам садится за руль. Такое ещё называют прокатом. Аренду оформляют письменным договором, устные обещания не работают.

Правила проката написаны в параграфе 3.2 ГК РФ. А мы сделали шаблон договора и простыми словами рассказали, какие пункты стоит прочитать внимательно и, если возможно, переписать под себя. Все наши примеры — про автомобиль. Но сдавать в аренду можно любой транспорт: квадроцикл, катер или микроавтобус.

Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и ключевые условия

В первых пунктах договора пишут, какой конкретно транспорт берут в прокат. Без этого считается, что стороны не связаны обязательством. Арендатор в любой момент может забрать машину обратно, а арендодатель отказаться платить по тарифу.

В предмете принципиально прописать:

— О чём именно стороны договорились. В нашем случае это передача автомобиля на время без услуг водителя и техобслуживания.

— Характеристики автомобиля: марка, номер двигателя, пробег и всё остальное.

Пример: Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование принадлежащий Арендодателю на праве собственности легковой автомобиль марки Lada Largus, 2018 года изготовления, VIN: 5465456515456jhj65, тип двигателя: бензиновый, цвет: белый, именуемый далее «автомобиль», без оказания услуг по управлению им, технической эксплуатации и обслуживанию.

Право собственности арендодателя подтверждается паспортом транспортного средства серии 25 ТС № 05632, выданным 02 февраля 2018 г.

Транспорт сдаёт в аренду его собственник — физлицо или организация, либо человек с письменной доверенностью от него. Люди без доверенности не могут распоряжаться автомобилем. Чтобы не было вопросов, в договоре указывают данные ПТС или СТС владельца или номер доверенности.

Вот ещё пара пунктов, которые избавят арендатора и арендодателя от лишних споров.

— Цель эксплуатации автомобиля. Например, личные поездки по городу и области. Если арендатор решит таксовать, договор можно разорвать. А арендатор сможет вернуть автомобиль без штрафов, если истек срок ТО и поездки в область стали небезопасны. Часто в договор прямым текстом записывают, что арендатору запрещено использовать автомобиль в качестве такси. Так можно.

— Какое допоборудование установлено на автомобиле. Если прописать, что в автомобиле, к примеру, установлен видеорегистратор, арендатор заплатит за его поломку или утерю. И наоборот: за всё, что не выписано на бумагу, арендатор не платит.

Нужна ли доверенность

Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.

Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.

Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.

Срок аренды

В договор записывают срок, на который автомобиль взяли в аренду.

Пример: Настоящий договор аренды заключён на срок с 01 сентября 2021 года по 01 октября 2021 года.

Если срок не указать, ошибки не будет. Тут считается, что автомобиль сдали бессрочно. От бессрочного проката любая сторона может отказаться, предупредив за месяц. Этот срок в договоре можно сделать короче, например, пять дней.

Преимущественное право аренды и продление договора автоматом в аренде транспорта не работают.

Арендная плата

Арендную плату устанавливают по ставке за час, день, месяц или любую другую единицу времени. В этот же пункт добавляют срок и порядок оплаты. С арендатора можно взять аванс или вообще стопроцентную предоплату.

Пример: Арендная плата по настоящему договору составляет 30 000 рублей в месяц и оплачивается Арендатором ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Ещё пример: Арендная плата за автомобиль устанавливается в размере 10 000 рублей за всё время аренды и оплачивается арендатором полностью в момент подписания настоящего договора путём перечисления денежных средств на банковский счёт арендодателя.

При длительной аренде арендодатель может без согласия арендатора один раз в год поднять плату. Чаще — только по обоюдному согласию.

За просрочку платежа можно прописать неустойку.

Депозит

Депозит — это сумма денег, которую арендатор передаёт арендодателю. Если арендатор не оплатит аренду, проткнёт шину или на автомобиль придёт штраф с дорожных камер, арендодатель возьмёт своё из депозита. Если арендатор не накопил долгов, в конце депозит возвращают или засчитывают за последний арендный платеж.

Условие о депозите необязательное. Его включают в договор, если стороны согласны.

Пример: При оформлении настоящего договора Арендатор вносит на банковский счёт Арендодателя 15 000 рублей в качестве депозита. Сумма депозита обеспечивает исполнение обязательств Арендатора по настоящему договору, в частности, уплаты всех штрафов, наложенных на собственника автомобиля в период аренды за нарушение Арендатором Правил дорожного движения, расходов на ремонт автомобиля, восстановления документов на автомобиль, ключей от автомобиля и задолженности по арендной плате.

Депозит хранится у Арендодателя в течение 30 дней с даты возврата автомобиля, после чего возвращается на банковский счёт Арендатора.

Где и как передают транспортное средство

Если стороны далеко друг от друга, стоит договориться, где арендатор забирает автомобиль, ключи и документы.

Пример: Арендодатель обязуется передать автомобиль Арендатору в течение 1 рабочего дня с момента подписания настоящего Договора, а также свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО и ключи по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.

Приём автомобиля оформляют актом. Если при осмотре арендатор увидел поломки или другие несоответствия договору, это отмечают в акте. Арендодатель обязан быстро устранить недостатки. Если устранение затянулось — заменить автомобиль, компенсировать ремонт или снизить арендную ставку. Без записи в акте арендодатель это делать не обязан.

ОСАГО и каско

По закону арендатор обязан за свой счёт оформить полис ОСАГО на автомобиль. Но договором эту обязанность можно переложить на арендодателя. Плюс важно договориться какую страховку покупают: с одним конкретным водителем или с неограниченным числом. За отсутствие ОСАГО инспекторы на дороге оштрафуют арендатора.

Страхование каско на арендованный автомобиль оформляют по желанию. Штрафов за его отсутствие нет. Если стороны всё же решили оформить каско на автомобиль, в договор записывают, что из них платит за полис.

Ремонт и техосмотр

В период аренды ремонтировать автомобиль обязан арендатор. Правило нельзя менять в договоре. Арендатор обязан красить мелкие царапины, ремонтировать двигатель, менять резину и проходить техосмотр.

Оплата бензина и другие расходы

Арендатор заправляет машину бензином на свои деньги. Все остальные расходы тоже на нём. Но можно договориться, что топливом обеспечивает хозяин машины. Тогда в договор вписывают соответствующий пункт. Ещё отдельным пунктом можно указать, какой маркой бензина обязан пользоваться арендатор.

Транспортный налог

По закону транспортный налог платит собственник машины. На время аренды не запрещено переложить налог на арендатора. Такое условие справедливо, когда транспорт отдают на очень длительный срок. Задача арендодателя здесь — сообщить арендатору сумму из налогового уведомления и проследить, чтобы платёж внесли вовремя.

Субаренда

По умолчанию арендатор сдаёт автомобиль в поднаем без согласия арендодателя. Если правило не устраивает, его меняют в договоре. Субаренду можно запретить совсем или обязать арендатора получить письменное согласие хозяина машины.

Но есть более интересное правило: арендатор может зарабатывать с помощью автомобиля. Единственное требование — не нарушать цель использования. Запретить подработку арендодатель не может. Поэтому арендатор может спокойно заключать договоры перевозки и оказания услуг.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Арендованным автомобилем управляет арендатор или водитель, который сел за руль с его разрешения. Поэтому за виновное ДТП отвечает арендатор, но никак не арендодатель. Так пояснил Верховный суд РФ в п. 22 Постановлении Пленума № 1 от 26.01.2010 г. Именно арендатор оплатит ремонт машин и лечение пострадавшим, если не хватит компенсации по ОСАГО.

Ещё за виновную аварию арендатор оплатит ремонт автомобиля арендодателя.

Штрафы за нарушение ПДД тоже платит арендатор. Но если с нарушением поймают дорожные камеры, штраф пришлют собственнику машины. На этот случай можно прямо прописать в договоре, что арендатор на свои деньги оплачивает все штрафы от ГИБДД.

Пример: Арендатор обязуется самостоятельно уплачивать штрафы за нарушение ПДД и компенсировать расходы Арендодателя по уплате штрафов в течение 3 дней с момента направления Арендодателем требования, если протокол об административном правонарушении составлен на имя собственника автомобиля в период пользования Арендатором, в том числе по административным правонарушениям в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами.

Расторжение договора без суда

Закон говорит так: досрочно разорвать договор аренды можно в суде и только если одна из сторон нарушила договор. Гораздо удобнее — написать в договоре, что каждая сторона может отказаться от аренды автомобиля досрочно без суда.

Как правильно вернуть транспортное средство

Арендованный автомобиль возвращают по акту. Вовремя или досрочно — значения не имеет. До подписания акта начисляется арендная плата по ст. 622 ГК РФ.

Адрес возврата тоже стоит прописать заранее.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Кому принадлежат улучшения автомобиля

В период эксплуатации арендатор может за свои деньги поставить сигнализацию или поменять чехлы на сиденья. Всё это называется улучшением автомобиля. Когда договор закончится, каждый захочет забрать улучшения себе.

Отделимые улучшения забирает арендатор, неотделимые — арендодатель. Это правило из ст. 623 ГК РФ. Получается, арендатор снимет чехлы, а хозяину машины останется сигнализация. Если арендодатель письменно согласился на установку сигнализации, он обязан её компенсировать. Если нет — сигнализация останется у него без доплат.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работник (не водитель) хочет сдать в аренду свой автомобиль и сам будет им управлять (в свободное от основной работы время).
Какой лучше заключить договор аренды транспортного средства (с экипажем или без экипажа), чтобы избежать уплаты страховых взносов?


Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По договору аренды транспортного средства без экипажа выплаты в пользу сотрудника в виде арендной платы не являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС.

По договору аренды транспортного средства с экипажем страховыми взносами в ПФР и ФФОМС облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

Все выплаты по гражданско-правовым договорам не являются объектом обложения страховыми взносами от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, если условиями договора аренды не предусмотрена обязанность организации по уплате данных взносов.

Обоснование вывода:

Договор аренды, заключенный с физическим лицом, является договором гражданско-правового характера и регулируется гражданским законодательством.

Действующее законодательство не содержит запрета и на заключение договора гражданско-правового характера со штатным сотрудником. Статьей 421 ГК РФ установлена свобода заключения договора для граждан и юридических лиц.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).

В этом случае арендодатель (сотрудник) получает доход в виде арендной платы.

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (ПФР), Фонд социального страхования РФ (ФСС РФ), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) на обязательное страхование регламентируется положениями Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

Объектом обложения страховыми взносами для организаций, производящих выплаты физическим лицам, признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, в частности, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Договор аренды транспортного средства относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав). Соответственно, арендная плата не облагается страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).

Договор аренды транспортного средства с экипажем

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Порядок выплаты вознаграждения устанавливается сторонами договора по своему усмотрению. Исходя из того, что указанный договор, по сути, состоит из двух частей, определяющих порядок, во-первых, предоставления в аренду непосредственно транспортного средства, а во-вторых, порядок оказания услуг по эксплуатации (управление автомобилем), сумма вознаграждения, указанная в договоре, может быть разбита на арендную плату и стоимость услуг по управлению и технической эксплуатации (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

При этом порядка такого разделения законодательство не содержит, и поскольку стороны свободны в заключении договора (ст. 421 ГК РФ), то размер составляющих определяется по соглашению сторон.

Как отмечено ранее, арендная плата, выплачиваемая сотруднику за аренду транспортного средства, связана не с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовому договору, а с передачей в пользование имущества, т.е. объекта для исчисления страховых взносов, установленных Законом N 212-ФЗ, в данном случае не возникает.

В свою очередь, сумма вознаграждения, выплачиваемая сотруднику за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (в рамках договора аренды с экипажем), является объектом обложения страховыми взносами как выплата по гражданско-правовому договору, предметом которого является оказание услуг. Согласно ч. 1 ст. 7 и п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ указанное вознаграждение облагается страховыми взносами только в ПФР и ФФОМС, но не облагается взносами в ФСС РФ.

Таким образом, одна часть платы по договору аренды транспортного средства с экипажем (арендная плата) не является объектом обложения страховыми взносами, другая часть (плата за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации) облагается страховыми взносами (за исключением взносов в ФСС РФ).

Несмотря на то, что в ст. 632 ГК РФ требования об обязательном разделении арендной платы на составляющие нет, в договоре аренды автомобиля с экипажем такое разделение может быть предусмотрено. Разделить выплату арендодателю на составляющие целесообразно в том случае, если организация не готова к спору с органами ПФР по вопросу не начисления страховых взносов. Риск заключается в том, что, если в договоре стоимость услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации не будет выделена, проверяющие могут начислить страховые взносы со всей стоимости арендной платы.

Об этом свидетельствует и арбитражная практика, правда, арбитры в основном встают на сторону плательщиков страховых взносов (постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 N 03АП-121/13, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N Ф06-10012/12 по делу N А65-16395/2012, от 20.12.2012 N Ф06-10041/12 по делу N А65-9303/2012, также ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.01.2011 по делу N А19-13023/2010).

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N Ф06-10012/12 по делу N А65-16395/2012 отмечается, что Закон N 212-ФЗ не предусматривает, что, если договорами аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. В то же время какие-либо законные методики разграничения рассматриваемых выплат, различных по своему целевому назначению, отсутствуют. Доводы представителей ПФР о необходимости отдельного выделения платы за аренду транспорта и за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации по договорам аренды транспортных средств с экипажем правомерно не приняты судебными инстанциями, поскольку в ГК РФ нет указания на разделение арендной платы по таким составляющим (ст.ст. 614, 634, 636, 644, 646 ГК РФ).

В постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 N 03АП-121/13 суд пришел к выводу, что Управлением Пенсионного фонда не определен объект обложения страховыми взносами в рамках обязательств по договорам аренды транспортного средства с экипажем, а начисление фондом страховых взносов на сумму вознаграждения, выплаченного на основании договоров найма транспортного средства с экипажем, противоречит Закону N 212-ФЗ и нарушает права и законные интересы заявителя.

Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний

Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний подлежат уплате в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ).

Порядок исчисления и уплаты взносов на этот вид страхования регулируется постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184 "Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Правила).

В соответствии с п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, а также п. 3 Правил страховые взносы начисляются, в частности, на выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователем в пользу застрахованного лица в рамках гражданско-правовых договоров, если в соответствии с такими договорами страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

То есть начисление страховых взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний на выплачиваемую арендную плату сотруднику по договору аренды транспортного средства (с экипажем и без экипажа) следует производить только в том случае, если это прямо предусмотрено указанным договором.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

24 января 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.


Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Читайте также: