Должно ли время в путевом листе совпадать с табелем

Опубликовано: 17.09.2024

Вопрос: Согласно трудовому договору водителю установлен режим работы с понедельника по пятницу с 09.00 до 18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00, выходные дни - суббота и воскресенье. В табеле учета рабочего времени фиксируется восьмичасовой рабочий день. На его основании производится расчет заработной платы. Однако на самом деле продолжительность рабочего дня водителя нередко составляет 10 - 12 часов, что отражено в путевых листах. Допускаются ли расхождения по времени, указанному в табеле учета рабочего времени и путевом листе?

Ответ: Если трудовым договором водителю установлен режим работы с понедельника по пятницу с 09.00 до 18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00, выходные дни - суббота и воскресенье, то нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать восемь часов. Привлечение водителя к сверхурочной работе должно производиться с соблюдением положений ст. 99 Трудового кодекса РФ. В табеле учета рабочего времени и в путевом листе указывается время, фактически отработанное водителем, никаких расхождений быть не должно.

Обоснование: В соответствии с пп. 4 п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, в путевом листе должны быть проставлены дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку, что позволяет определить продолжительность времени, фактически отработанного водителем.

В п. 7 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15 (далее - Положение), указано, что нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.

Для водителей, работающих по календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать восемь часов.

Пунктом 23 Положения установлено, что применение сверхурочных работ допускается в случаях и порядке, предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Сверхурочные работы не должны превышать для каждого водителя четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

В Письме Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1 разъясняется, что согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об использовании рабочего времени отражаются в табеле учета использования рабочего времени по форме N Т-12 , утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, признается сверхурочной. Сверхурочная работа компенсируется повышенной оплатой в соответствии со ст. 152 ТК РФ либо по желанию работника предоставлением дополнительного времени отдыха.

В Решении Арбитражного суда Свердловской области от 26.03.2009 по делу N А60-8739/2009-С6 указано, что, так как отсутствуют документация по учету рабочего времени и времени отдыха водителей, графики работы водительского состава, в путевых листах отсутствует время возврата к месту стоянки по окончании работы, надлежащий учет рабочего времени и времени отдыха водителей отсутствует.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 25.01.2010 N Ф09-11338/09-С1 по делу N А60-40784/2009 отмечено, что надлежащим образом не ведется контроль за соблюдением и учетом рабочего времени водителей, данные табеля учета рабочего времени и путевых листов не совпадают, что делает невозможным установление фактически отработанного водителями времени.

Таким образом, нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) водителя, работающего по календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, не может превышать восемь часов. Привлечение водителя к сверхурочной работе должно производиться с соблюдением положений ст. 99 ТК РФ. Расхождение сведений о фактически отработанном времени, указанных в табеле учета рабочего времени и путевом листе, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях ( Постановление Верховного Суда РФ от 31.07.2009 N 18-АД09-8).

Также к административной ответственности за нарушение лицом, управляющим транспортным средством для перевозки грузов и (или) пассажиров, установленного режима труда и отдыха в соответствии с ч. 2 ст. 11.23 КоАП РФ может быть привлечен сам водитель.

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Вопрос: Банк планирует приобрести автомобили для хозяйственных и представительских нужд. Планируется, что автомобили не будут закреплены за определенными работниками, их смогут использовать разные работники банка для разных целей (встреча с клиентами, посещения отделений банка, поездки в командировки, перевозка документов и т.д.).
Требуется ли для признания расходов в целях налога на прибыль оформлять путевые листы? Если необходимость оформления путевого листа отсутствует, то требуется ли вести учет движения топлива и каким документом его подтверждать?
При отсутствии подробной информации в путевом листе о передвижении автомобиля можно ли выделить определенный лимит на автомобиль на ГСМ для учета данных расходов при исчислении налога на прибыль, например установить лимит в соответствии с Рекомендациями Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р?
Посмотреть ответ

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Вопрос: Допускаются ли расхождения в данных об отработанном времени водителя в путевых листах (фактически отработанное время) и табеле учета рабочего времени (время согласно установленному режиму)?
Посмотреть ответ

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Вопрос: В силу производственной необходимости директор не автотранспортной организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами рабочего дня?
Посмотреть ответ

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым транспортным средствам;
спецтранспорту;
легковым такси;
грузовым машинам;
автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

порядковый номер выписанного путевого листа;
дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Приказ минтранса 368. Путевые листы. Что изменилось.

Ниже выкладываю конспект цитат из подкаста (аудио выше).

В самом подкасте вы можете услышать мои первые впечатления от Приказа Минтранса 368 от 11.09.2020 и комментарии к новым изменениям.

Прослушайте полностью. Это первый взгляд на Приказ Минтранса 368.

Комментарии об изменениях в новом Приказе Минтранса (что нового);
На сколько выписывается путевой лист (разбор нормы);
Форма путевого листа (ничего не поменялось);
Телемедицина (продвиженцы услуги бегут впереди паровоза);
Электронный путевой лист (перспективы и надежды).

Как мы уже поняли, с января 2021 года вместо Приказа Минтранса 152 начинает работать новый Приказ Минтранса 368. Это заслуга известного нам Постановления Правительства 1742 от 26.10.2020.

Теперь путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (добавили подпункт 6), цитирую:

1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) сведения о перевозке.

А сведения о перевозке раскрываются в пункте 6, цитирую:

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Сведения о водителе включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации)

В пункте 15 добавили два очень важных абзаца, цитирую полностью:

В пункте 16 переформулировали должностное лицо, которое проставляет отметки, цитирую:

В пункте 17 и 18 добавили возможность ведения журнала регистрации путевых листов не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с возможностью заверения усиленной квалифицированной электронной подписью, цитирую полностью:

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Убрали срок хранения путевых листов 5 лет. Срок не обозначен.

Теперь я думаю срок хранения путевых листов должен регулироваться внутренней учетной политикой (вопрос к бухгалтерии).

Подведем небольшой итог.

Путевой лист заполняется каждый день перед первым рейсом, если водитель не поехал в командировку. А если поехал в командировку, то не надо выписывать путевой лист на каждый день. Один путевой лист на всю командировку.
Форма путевого листа не меняется и не менялась. Изменился порядок заполнения путевого листа. Это разные вещи.
Телемедицина это хорошо, но по закону нужна живая отметка и живая подпись доктора на бумажном путевом листе.
Электронный путевой лист ждем к июлю 2022 года.

Если вы не прослушали подкаст (аудио) о новых Квалификационных требованиях (Приказ Минтранса 282), то прослушать можно здесь>>>

Еще раз дублилую ссылку на документ Приказ Минтранса 368 в Гаранте.

Обучение контролеров технического состояния

У нас есть отличное предложение: дистанционное обучение контролеров технического состояния автотранспортных средств . Присвоение квалификации. Диплом установленного образца.

комментария 122

Все намного проще чем вы думаете. Я приведу вам простой пример из собственного опыта. Я когда то в молодости был механиком. И отметку о выпуске исправного транспортного средства на линию я ставил только после того доктор проверит здоровье водителя. Доктор ставит отметку /здоров/, и только после этого я как механик ставлю свою отметку в путевом листе. Согласитесь здорово?
А по поводу того что замахнуть стакан могут в обед на линии, то с вас как с механика спрашивать не будут потому что у вас есть живой свидетель-доктор который проверил его на трезвость перед выездом. В любом суде это легко доказывается.

3.Согласно приказа Минтранса № 296 в обязанности контролера тех состояния входила ТОЛЬКО проверка ТС в установленном ПОРЯДКЕ
и его не интересовал полис ОСАГО, в/у водителя(может срок действия закончился) и т.д.
Предрейсовый контроль тех состояния ТС можно было провести и поставить отметку о проведении контроля и без штампа о прохождении предрейсового м /о.

Здравствуйте Константин. Спасибо Вам за вашу работу. Не могли бы Вы дать разъяснения по приказу №264 от 29.07.2020 по переподготовке водителей.За ранее еще раз спасибо Вам.

Обязательно сделаем. Все по-тихоньку разберем. К Новому году надо быть готовыми 🙂

Именно так и абсолютно не верно рассуждает УГАДН при проверках. Они должны работать в рамках Устава автомбильного транспорта. ПДД это тема для ГИБДД. Но УГАДН не хочет видеть определение пассажира из Устава. Это некомпетентно с их стороны. Тем более сейчас в пункте 2 статьи 20 ФЗ-196 четко написано что под перевозкой пассажиров понимается именно коммерческая перевозка, а все остальное это перемещение лиц кроме водителя. Поэтому под перевозкой пассажиров понимается именно коммерческая перевозка в виде услуги в рамках Устава автомобильного транспорта.

По поводу неизменности формы путевого листа. В соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9, начиная с 01.01.2013 г. организации вправе разрабатывать свою форму первичных документов, т.е. и путевого листа, но при этом в обязательном порядке учитывать требования приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152, а теперь приказа №368. Или я не прав?

Добрый день. Но ведь приказом № 368 утеждаются не только порядок заполнения, но и обязательные реквизиты, некоторые из них отсутствуют в формах утвержденных Госкомстатом. То есть получается в форму путевого листа надо добавить отсутствующие реквизиты. Или я не прав?

В существующую форму просто вносите рукой нужные реквизиты. Все очень просто.

Почему никогда. В любой серьезной организации всегда выдается Служебное задание в командировку (форма Т-10а). Там все написано. Информация о маршруте дублируется в путевом листе. Никаких проблем.

Константин, командировочные удостоверения и служебные задания отменены с 2015 года.

Давайте будем аккуратны с формулировками и правильно применять нормы закона для комфортного ведения собственной работы.

Любой руководитель, отдел кадров и бухгалтерия заинтересованы в документальном оформлении командировки. Это облегчает работу и учет для всех, в том числе и надзорных органов. Поэтому рекомендованная форма Т-10а, которую кстати водитель может показать на посту ГИБДД с путевым листом, очень полезна. Данной формой до сих пор пользуются большинство организации. Повторюсь их никто НЕ ЗАПРЕТИЛ.
Лучше ей пользоваться чем игнорировать.

А вам кто запрещает его использовать? Не запрещено. Это ключевая юридическая фраза. В постановлении написано, еще раз цитирую: «…Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы…».
Ну тогда вы скажите, как будет выглядеть письменное решение и служебное поручение в вашем понимании.

Форма Т-9.
Приказ ( распоряжение) руководителя организации о направлении в командировку.

добрый день подскажите школьные перевозки послерейсовый мед.осмотр с 1 января 2021 года обязателен или нет ? и второй вопрос перевозки УАЗиком администрации работников администрации тоже послерейсовый мед.осмотр обязателен или нет?

С 1 пунктом, небольших итогов, не согласен, не увидел запрета выписывать путевой лист на несколько дней, при проставлении, каждый день, обязательных отметок (механика и медика)

Запрета нет, но определн четкий порядок. Привязка к рейсу, а не к дню.

Добрый день. Прошу пояснить, что указывать в информации о виде перевозки, если осуществляется перевозка грузов, а деление перевозок на виды в Уставе автомобильного транспорта есть только для перевозки пассажиров и багажа?

Сведения о водителе включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации), вопрос, обязательно ли вписывать водительское удостоверение в путевом листе водителя автобуса

Указание номера и серии водительского удостоверения в путевом листе не предусмотрено. То есть это не обозначено как обязательный реквизит, но и не запрещено законом. То есть можете вонсить, а можете не вносить.

Добрый вечер Константин.
Дайте разъяснения:
1. Вопрос по путевому листу: Водитель направлен в командировку на 5 дней, путевой лист выписан на этот срок, маршрут движения пролегает через место стояки ТС, транспорт ставиться на стоянку (в гараж), а утром следующего дня водитель выезжает на линию, продолжая маршрут доставки груза. В этом случае путевой лист закрывается механиком, а утром выписывается новый или он продолжает путь по путевому листу, который был выписан ранее.
2. Вопрос по электронному журналу: На предприятии ведется журнал регистрации путевых листов, (пронумерован, прошнурован) в нем водитель ставит номер путевого листа и подпись о получении путевого листа. Если переходить на электронный журнал, как водитель будет ставить подпись о получении путевого листа и когда диспетчер заверяет усиленной квалифицированной электронной подписью журнал?

Рейсом считается выезд с постоянного места базирования (дислокации/хранения) и возврат к нему. Все остальное это просто остановки для отдыха в рамках одного рейса (командировки).
Про электронный журнал точно сказать не смогу. У меня нет такого опыта, я всегда вел живой журнал. Но могу сказать, что при ведении электронного журнала всегда должна быть возможность распечатать листы и дать на подпись. Об этом, на сколько я понимаю, написано в этом же законе.

А что думают коллеги?

В чем проблема, вести так-же как вели журнал до этого? Может быть когда то и в минтрансе будут думать, как облегчить жизнь простых работников. Запрета нет. Но и технологии надо вводить. Поэтому может быть когда-то через смартфоны водители тоже будут подписывать электронные журналы. Поживем увидим.

Здравствуйте, уважаемый Константин! Прослушала Ваш подкаст, спасибо большое, как всегда все понятно. Но появился один вопрос, в нашей организации продолжаем проводить послерейсовый осмотр водителя, который возит сотрудников. Упустили когда было изменение в части того, что послерейсовый осмотр должны проходить только водители коммерческих перевозок или перевозящие опасные грузы. Не могли бы Вы скинуть ссылку на данное разъяснение.

К слову сказать, надзорники стараются подменить понятие пассажира, пользуясь безграмотностью проверяемого. Они берут понятие пассажира из ПДД. Но мы должны понимать, что соблюдение ПДД и соблюдение ОБДД это разные вещи и разные пачки законов. Если послерейсовый медосмотр обозначен в теме ОБДД, то и понятие пассажира и перевозчика надо брать из пачки законов ОБДД.

Спасибо, но такой ответ мое руководство не успокоил, я правильно понимаю, что нигде в законе чётко не сказано, что перевозка собственных сотрудников не является перевозкой пассажиров и не требует проведения послерейсового осмотра?

Константин,здравствуйте! В предприятии используются и грузовые и легковые автомобили (легковые в том числе и личные автомобили сотрудников в аренде). Распространяются ли требования Приказа в таком случае на легковые автомобили и все вопросы,которые связаны с ведением документации (журналы,путевки,медосмотры и т.д.)? Спасибо!

Конечно, на весь транспорт.

добрый день! ВОПРОС КАСАЕМО ПУНКТА 6 ПРИКАЗА 368. ЕСЛИ ЛЕГКОВОЙ АВТОМОБИЛЬ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В НУЖДАХ ПРЕДПРИЯТИЯ , ТО КАК ЗАПОЛНЯТЬ ЭТОТ 6 ПУНКТ. ЧТО ТУДА ПИСАТЬ ? ВЕДЬ МЫ НЕ ПЕРЕВОЗИМ ГРУЗЫ И ПАССАЖИРОВ.АВТО ИСПОЛЬЗУЕТСЯ КАК В ПРЕДЕЛАХ ГОРОДА ТАК И ЗА ЕГО ПРЕДЕЛАМИ

Ответ очень простой. Если вы ничего не перевозите, то вы его просто оставляете пустым.

Добрый день Константин. У нас на предприятии Аэропорта используется различного рода техника, от легкового до автобусов (Cobus) перевозящих пассажиров к самолетам. Как в таком случае должен заполняться путевой лист (сведенья о перевозке) если транспорт не покидает пределы Аэропорта, и если выезжает с территории и двигается в пределах 5 км от Аэропорта.
Спасибо заранее.

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 3 марта 2021 г. N Д3-468-ПГ

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Уставом также установлены виды перевозок пассажиров и багажа. Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на регулярные перевозки, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.

Вместе с тем виды перевозки грузов Уставом не установлены.

Таким образом, Федеральным законом N 196-ФЗ перевозки для собственных нужд определены как вид перевозок пассажиров и (или) грузов, не являющихся коммерческими.

Организованная перевозка группы детей может осуществляться по договору фрахтования, а также для собственных нужд образовательного учреждения, спортивной организации и т.п.

Заместитель директора Департамента

государственной политики в области

автомобильного и городского

Отличное письмо. В принципе подтвердили то что я и говорил: вид перевозки вносится, согласно видам обозначенным в других нормативных актах (например, Уставе)

Добрый день! Если я правильно понимаю пункт 6 Приказа № 368. при использовании легкового а/м организации для собственных нужд при заполнении формы путевого листа в строке : Сведения о перевозке ничего не пишем. Подскажите так же будет если грузовой а/м будет осуществлять перевозку груза для собственных нужд в пределах города и пригорода?

просто пишите: перевозка груза.

Константин, добрый день!
Если организация не занимается перевозками грузов, а использует легковые автомобили только для передвижения сотрудников, нужно ли изменять путевой лист и вносить туда сведения о перевозке?

Форма путевого листа не изменна. Если вы перевозками не занимаетесь, то просто ничего не вносите.

Это одно и то же должностное лицо

Это разные лица. Читайте приказ.

Здесь речь об одном лице.

Добрый день Константин. У меня вопрос по ведению журнала выпуска а/т на линию и возврата с линии, нужно ли его теперь вести, если у нас легковой а/т для собственных нужд?

Ведение этого журнала не обязательно. Его ведут если это помогает организовать работу в области обеспечения БДД (по желанию)

Добрый день, по поводу необходимости послерейсовых медосмотров засомневался, обратился за консультацией в гарант. Документ прилагаю.
Муниципальное автономное учреждение осуществляет перевозку пассажиров (собственных сотрудников и иных лиц, на основании лицензии) собственными автобусами. Обязано ли учреждения проводить послерейсовый медицинский осмотр водителям. МАУ оказывает платные услуги, но несвязанные с перевозками пассажиров и грузов.
Ответ экспертов ГАРАНТа:
Уважаемый Сергей Борисович!

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Обязанность работодателя организовывать проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей возникает во всех случаях, когда в трудовую функцию водителей входят перевозки граждан в салоне транспортного средства, включая работников той же организации.

В правоприменительной практике высказывается мнение о том, что организация обязана обеспечить прохождение водителями послерейсового медицинского осмотра лишь в случае, если она осуществляет деятельность по перевозке пассажиров и грузов в порядке оказания транспортных услуг третьим лицам. Если же транспортные средства используются исключительно для внутренних нужд организации, обязанность проводить такой осмотр в отношении водителей отсутствует (см. постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.04.2016 N 05АП-1861/16, постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 12.05.2017 N 06АП-1582/17).

Можно отметить также, что п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ обязывает юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, в частности, организовывать в соответствии с требованиями этого федерального закона, Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ проведение обязательных медицинских осмотров. Данная норма не приравнивает деятельность по эксплуатации транспортных средств к оказанию услуг по перевозке пассажиров и грузов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества службы Правового консалтинга ГАРАНТОценить качество ответа
Для нас очень важна оценка нашей работы

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее.

Согласно ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается использование автобусов, троллейбусов, легкового и грузового автомобильного транспорта для осуществления перевозок без оформления путевого листа. Управление автомобилем без путевого листа влечет ответственность по ч. 2 ст. 12.3. КОАП РФ – предупреждение или наложение штрафа до 500 рублей.

Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Указанным Постановлением утверждены формы путевых листов для легкового, грузового, легкового специального транспорта, автобусов общего и необщего пользования.

В число реквизитов, указанных в унифицированных формах, входят такие, как адрес подачи, маршрут (откуда-куда), адреса пунктов погрузки-разгрузки, пунктов погрузки, разгрузки и перецепки прицепов и т.д. Налоговая служба примерно до 2005 года считала необходимым использовать установленные формы любыми организациями и индивидуальными предпринимателями, использующими автомобильный транспорт.

После 2005 года ситуация изменилась. Появившиеся разъяснения Министерства финансов РФ, более поздние разъяснения Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве и судебная практика, содержали вывод о том, что использование установленных Постановлением Госкомстата РФ № 78 унифицированных форм обязательно только для специализированных организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт в качестве вида своей деятельности (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 14.05.2007 № КА-А40/2612-07, письмо Федеральной налоговой службы РФ от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров»).

Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в ст. 6 указал, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны быть утверждены уполномоченным федеральным органом. Приказом Министерства транспорта от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» установлены реквизиты, которые обязательно должны содержаться в путевом листе. В путевом листе должны быть указаны дата и время выезда автомобиля с места постоянной его стоянки и дата и время его возвращения, а также показания одометра в полных километрах пробега на момент выезда из гаража и заезда обратно. Маршрут, адрес, место назначения не поименованы в числе обязательных реквизитов путевого листа. Можно ли использовать путевой лист по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, не указывая в нем данные о маршруте? Суды рассматривают как нарушение незаполнение перевозчиком обязательных реквизитов путевого листа, установленных Министерством транспорта РФ судя по всему, только на заполнение обязательных реквизитов обращают внимание и проверяющие органы (Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 17.02.2010 № Ф09-520/10-С1 по делу № А07-21469/2009, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.08.2008 по делу N А11-11477/2007-К1-13/254/13, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.04.2010 по делу N А12-21977/2009).

Стоит учесть следующее. Путевой лист является первичным учетным документом, предназначенным, в первую очередь, для учета рабочего времени водителя, обязанность по учету которого (фактически отработанного времени) возложена на работодателя ст. 91 Трудового кодекса РФ. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом, содержащим установленные законом реквизиты. В числе реквизитов первичного учетного документа маршрут также не указан. Указанная статья устанавливает, что форму первичного учетного документа утверждает руководитель экономического субъекта (организации, или индивидуальный предприниматель). Таким образом, сама организация вправе утвердить для себя удовлетворяющую нуждам форму путевого листа. Как указано в информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012, с 01.01.2013 г. формы первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными к применению.

Как следует из указанного выше, в настоящее время отсутствуют требования об указании в путевом листе маршрута, адреса прибытия или убытия. Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Министерства транспорта от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Судебная практика не обращает внимания на заполнение или незаполнение необязательных реквизитов путевого листа.

Согласно действующему Федеральному закону «О бухгалтерском учете» любая организация (вне зависимости от того, занимается она перевозками в качестве основного вида деятельности, или нет) вправе отказаться от использования унифицированных форм первичной учетной документации, в т.ч. от использования типовых межотраслевых форм путевых листов № 3, № 3-спец, № 4, № 4-С, № 4-П, № 6, № 6-спец которые с 01.01.2013 г. являются не обязательными, а всего лишь рекомендуемыми формами. Организация или индивидуальный предприниматель могут создать свою форму путевого листа, удовлетворяющую потребностям данной организации. Данный вариант представляется нам наиболее правильным.

Для утверждения своей формы путевого листа необходимо разработать удобную для всех форму, содержащую обязательные реквизиты путевого листа и любые дополнительные реквизиты, которые организация сочтет нужным включить в форму путевого листа. Данная форма должна быть утверждена приказом руководителя, коллегиального исполнительного органа (в зависимости от установленного уставом организации порядка управления организацией) или иным локальным нормативным актом, прошедшим необходимые согласования, установленные внутри самой организации.

С момента утверждения можно использовать новую форму путевого листа без указания маршрута транспортного средства. Также обязательно соблюдать порядок учета движения путевых листов, установленный законодательством.

Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!

Читайте также: