Если бухгалтер не отдает документы директору

Опубликовано: 17.09.2024

Бухгалтер может ошибиться в расчетах или отчетности. Особенно опасно, если у него есть доступ к деньгам и он вправе распоряжаться ими. Рассказываем, что делать, если ваш же бухгалтер вас подставил. Приготовьтесь: будет сложно.

Если бухгалтер работает в ООО

Штатного бухгалтера можно привлечь к дисциплинарной, материальной, административной и субсидиарной ответственности.

Дисциплинарная ответственность

К дисциплинарной ответственности привлекают за нарушение трудовой дисциплины. Например, за опоздания на работу, неисполнение распоряжений руководителя или прогулы. Сделать это просто.

Шаг 1. Зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины: составить акт, в котором нужно написать, что, где, когда произошло и кто тому свидетель.

Провинившийся должен дать ответ в течение двух рабочих дней. Если этого не произойдет, работодатель должен составить акт: «такой-то давать объяснения по факту нарушения трудовой дисциплины отказался».

Шаг 3. Издать приказ о применении меры дисциплинарного взыскания — замечания, выговора или увольнения. Важно: его можно издать в течение месяца со дня обнаружения проступка, но не позже 6 месяцев со дня совершения.

Пример. Бухгалтер 3 апреля не пришел на работу без уважительной причины. Его начальник узнал о прогуле 12 мая и сразу сообщил об этом работодателю. С 12 мая пошел отсчет месячного срока, в течение которого руководитель имеет право привлечь работника к дисциплинарной ответственности. После 12 июня это право утратится.

Если бухгалтер — материально ответственное лицо, дисциплинарное взыскание накладывают по той же схеме. Наложить его могут в течение 2 лет со дня совершения проступка, о котором узнали во время ревизии или аудиторской проверки.

Меру взыскания — замечание, выговор или увольнение — назначают соразмерным проступку. Например, за разовое опоздание на работу уволить нельзя, но за прогул уволить уже можно.

Бухгалтеров, которые напрямую работают с деньгами или другими ценностями, можно уволить за утрату доверия. Эта мера взыскания применяется, если у руководителя появились сомнения в честности такого работника. Одно из оснований — вы узнали, что бухгалтер что-то украл и был за это осужден.

Материальная ответственность

К материальной ответственности привлечь обычного бухгалтера очень сложно. Если он не обслуживает клиентов и не принимает от них деньги, подписывать договор о полной матответственности бессмысленно: из-за особенностей нашего законодательства он не будет иметь юридической силы. Дело в том, что в официальный перечень должностей и работ, по которым такой договор можно заключить, бухгалтер и его услуги не входят.

Единственное, что вы можете, — взыскать деньги за намеренное злодеяние. Например, если бухгалтер сломал или украл вещь, которая принадлежит компании. В этом случае он будет возмещать полную стоимость утерянной ценности.

Административная ответственность

К административной ответственности привлекают за нарушения законов. Соответственно, работодатель сделать этого не может — такие полномочия есть только у контролирующих органов.

Обычных бухгалтеров к административной ответственности не привлекают: они — не должностное лицо. А вот главного бухгалтера привлечь могут, но при условии, что обязанность ведения бухгалтерского учета возложена на него. В противном случае контролирующие органы будут наказывать директора фирмы.

Пример. Главного бухгалтера могут оштрафовать на 300–500 ₽ за несвоевременную подачу РСВ, на 300–500 ₽ за представление искаженных сведений в ФНС, на 5 000–10 000 ₽ за регистрацию в бухучете мнимого факта хозяйственной жизни.

Субсидиарная ответственность

К субсидиарной ответственности привлекают, когда компания обанкротилась, и ее имущества не хватает, чтобы вернуть деньги кредиторам. В этом случае бухгалтера должны признать лицом, контролирующим деятельность фирмы-должника. Привлечь к ответственности могут, например, за искажение бухгалтерской отчетности.

«Главный бухгалтер может не быть лицом, контролирующим должника, и он всё равно понесет субсидиарную ответственность, но только солидарно с руководителем организации, — то есть за долги обанкротившейся фирмы директор и бухгалтер будут отвечать вместе.

Это возможно, если окажется, что главный бухгалтер по указанию бывшего руководителя или вместе с ним уничтожил документацию, скрыл или исказил содержащиеся в ней сведения. При этом доказывать, что такие нарушения он не совершал, будет именно бухгалтер».

Вячеслав Ткаченко, начальник отдела правовой аналитики и сопровождения процедур банкротства ООО «Квэста Консалтинг»

В случае банкротства компании к субсидиарной ответственности бухгалтера привлекает арбитражный суд.

Если занимает должность главного бухгалтера

У главных бухгалтеров дела обстоят непросто. От их решений напрямую зависит благополучие фирмы, и закон предусматривает возможность заключения с ними договора о полной материальной ответственности. Главного бухгалтера можно уволить, взыскать с него материальный ущерб и даже привлечь к уголовной ответственности.

Уволить за ущерб организации

Главных бухгалтеров можно уволить за ущерб организации, который произошел вследствие необоснованно принятого решения — пункт 9 часть 1 статьи 81 ТК РФ.

Пример. Иванова работала главным бухгалтером в университете. По решению прокурора в вузе провели проверку соблюдения законодательства.

Выяснилось, что главный бухгалтер не контролировала кассовую дисциплину, бухгалтерский и налоговый учет, не оформляла документы как следует, а из-за этого произошло искажение данных бухгалтерской отчетности.

У университета из-за всего этого оказался долг перед ЖКХ и ПФР на сумму более 25 миллионов рублей. Словом, Иванова работала неэффективно — университет понес материальный ущерб. За это в качестве дисциплинарного наказания ее уволили.

Взыскать материальный ущерб

Если вы заключили с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности, вы можете взыскать с него материальный ущерб, который возник у компании из-за его неверных решений.

Пример. Главный бухгалтер Л. своевременно не готовила и не отправляла в ПФР сведения о застрахованных лицах — работниках организации. Из-за этого ООО штрафовали трижды — на общую сумму 36 000 ₽.

Организация обратилась в суд и взыскала 36 000 ₽ с главного бухгалтера, ведь именно из-за его решений фирма понесла ущерб.

Стоит учитывать, что удерживать материальный ущерб с зарплаты без согласия работника нельзя. Для защиты своих прав работодателю следует обратиться в суд. Сделать это можно в течение года со дня нанесения ущерба.

«Работодатель часто не может взыскать с главного бухгалтера ущерб за лишний ноль в платежке или зарплатной ведомости. Причина тому — прописанные в трудовом договоре стандартные условия об ответственности, например, “за недостачу вверенного имущества” или “за ущерб, возникший в результате возмещения работодателем причиненного вреда иным лицам”.

В трудовом договоре следует прямо прописать полную материальную ответственность главного бухгалтера без договорных условий».

Антон Труфанов, юрист, руководитель практики сопровождения налоговых споров GSL Law & Consulting

Привлечь к уголовной ответственности

Главного бухгалтера могут привлечь к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ — за уклонение организации от уплаты налогов. Причем его могут привлечь как самостоятельно, так и в связке с руководителем — например, в качестве «пособника». Могут даже квалифицировать преступление как совершенное «группой лиц по предварительному сговору».

Типичное преступление такого рода — непредставление налоговой декларации и иных документов, которые нужно обязательно предоставлять по налоговому законодательству. Еще один пример — включение в декларацию или другие документы заведомо ложных сведений, которые привели к неуплате налогов и/или страховых взносов в крупном и особо крупном размере.

Бухгалтера привлекут, если он имел право подписи документов, представляемых в налоговые органы, и совершал злодеяния с прямым умыслом.

«Есть много примеров вынесения приговоров по статье 199 УК РФ в отношении главных бухгалтеров.

Например, главного бухгалтера на Камчатке осудили за то, что она помогала директору уклониться от уплаты НДС — вносила в декларации ложные сведения. В другом случае бухгалтера привлекли к уголовной ответственности вместе с директором. Они вносили в декларацию НДС ложную информацию и уклонялись от уплаты транспортного налога. В третьем случае главный бухгалтер занижала действительную стоимость основных средств, из-за чего произошло занижение суммы налога, подлежащей уплате».

Антон Труфанов, юрист, руководитель практики сопровождения налоговых споров GSL Law & Consulting

Если у главного бухгалтера нет права подписи документов, но он активно помогает руководителю в совершении преступления и в его действиях есть умысел, его тоже могут привлечь к уголовной ответственности. Процесс обычно такой: о совершенном преступлении узнает налоговая, которая передает информацию в следственные органы, они уже проводят расследование и передают дело в суд, который назначает наказание.

Как разделить ответственность директора и бухгалтера

Малые и средние предприятия могут вести упрощенный бухгалтерский учет, и за его ведение обычно отвечает руководитель. При этом директор может возложить обязанности ведения бухучета на главного бухгалтера или другое лицо — даже на аутсорсинговую компанию. Так можно снять с себя ответственность за все бухгалтерские ошибки.

Ответственность разграничивают локальными актами, трудовыми контрактами, должностными инструкциями. В этих документах нужно обязательно прописывать, кто что делает, а также кто и как отвечает за последствия этих действий.

Если между директором и главным бухгалтером появятся разногласия, директор должен издать письменные распоряжения. В этом случае ответственность за последствия операций будет нести директор, а если распоряжения не были выполнены — бухгалтер.

Если работает на аутсорсе

Бухгалтер на аутсорсинге — сторонний для организации человек, который выполняет работу по договору оказания услуг.

Внештатного бухгалтера невозможно привлечь к материальной, дисциплинарной, административной ответственности, но с него можно взыскать убытки, которые возникли в результате неправомерных действий.

«Убытки можно взыскать, если имущество было утрачено безвозвратно. Например, если бухгалтер на аутсорсе ошибочно перечислил контрагенту большую сумму, чем было нужно, убытков у его клиента не будет: по закону клиент вправе истребовать излишне перечисленное. Если бухгалтер по ошибке начислил слишком большую зарплату одному из работников, ущерб возмещает последний. В иных случаях клиент вправе предъявить требования о возмещении ущерба аутсорсинговой компании.

Для взыскания ущерба, причиненного действиями бухгалтера на аутсорсинге, нужно доказать факт понесения убытков и их размер, противоправность действий и причинную связь между убытками и наступившими у клиента неблагоприятными последствиями».

Антон Труфанов, юрист, руководитель практики сопровождения налоговых споров GSL Law & Consulting

Претензии к работе приглашенного бухгалтера нужно предъявлять письменно. Если работник или аутсорсинговая фирма отказывается возмещать ущерб, пострадавшему заказчику нужно обращаться в арбитражный суд. На это у него есть 3 года.

К какой ответственности можно привлечь бухгалтера:

К дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины: прогулы, нанесение материального ущерба, неисполнение распоряжений руководителя.
К материальной — за порчу, утрату, хищение ценностей работодателя. Главного бухгалтера — за решения, из-за которых организация понесла ущерб.
К административной — главного бухгалтера. Привлекают за нарушение правил ведения бухгалтерского учета и налогового законодательства.
К субсидиарной — за нарушение закона о банкротстве.
К уголовной — главного бухгалтера. Случается из-за уклонения организации от уплаты налогов.

Антон Труфанов, юрист, руководитель практики сопровождения налоговых споров GSL Law & Consulting

Вячеслав Ткаченко, юрист, начальник отдела правовой аналитики и сопровождения процедур банкротства ООО «Квэста Консалтинг»

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, вы можете расторгнуть трудовой договор, если работник не соответствует занимаемой должности – это можно понять по результатам аттестации. Если бухгалтер решил уйти сам, то, согласно трудовому законодательству, у вас есть 14 календарных дней на передачу дел (ст. 80 ТК РФ).

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении действующего не отражена в российском законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально подробно организовать данный процесс самостоятельно. Вот список дел, которые необходимо сделать в первую очередь.

Составьте локальный акт

Чтобы не упустить важные пункты, составьте локальный акт, где следует указать, как будут приниматься и сдаваться дела при увольнении/принятии на работу главного бухгалтера. Обязательно подпишите документ у сотрудников, вовлеченных в процесс передачи дел.

Инициируйте аудиторскую проверку

Вы вполне можете уложиться в 10 рабочих дней. Несмотря на дополнительные затраты, вы получите независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. На основе рекомендаций аудиторов вы сможете скорректировать имеющиеся у вас расчеты и избежать претензий налоговой службы, а, значит, дополнительных штрафов.

Проведите инвентаризацию

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Посмотрите, соответствуют ли остатки на счетах бухгалтерского учета реальным остаткам запасов, материалов и основных средств в организации. По итогам проверки должны быть составлены акты и описи в трех экземплярах: один остается в компании, два других передаются бухгалтерам.

В крупной компании инвентаризация может занять довольно много времени, поэтому можно сверять данные выборочно, например, совпадает ли кредиторская и дебиторская задолженности с реальной ситуацией. Эта информация влияет на финансовую отчетность, неправильное отражение которой грозит штрафными санкциями.

Проверьте наличие задолженности

БЛАНКИ

Запросите справки из проверяющих органов: ФНС России, ПФР и т.п. Если вы сделаете запрос выписки через сервис "Электронная отчетность" от компании "Электронный Экспресс", акт сверки, подписанный ЭЦП, получите в течение 1-2 рабочих дней. В налоговой службе справка о задолженностях с печатью ИФНС предоставляется через 10 рабочих дней (такая справка нужна, если вы планируете взять кредит или участвуете в тендере, поэтому можно обойтись первым вариантом).

Вам нужно быть уверенным, что у вас нет никаких задолженностей, а также сданы все необходимые документы: налоговые декларации и другая отчетность. Посмотрите, проводился ли обязательный аудит. Напомню, что он таковым является при соблюдении следующих условий:

сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 млн руб.;
сумма активов бухгалтерского баланса будет равна сумме оборотных и внеоборотных активов (ст. 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").

Заключения необходимо еще и публиковать в государственном реестре. С 1 октября 2016 года сведения об аудите подлежат включению в реестр в течение трех рабочих дней с даты, когда юридическое лицо или ИП получили аудиторское заключение.

Проверьте расчеты с персоналом

Счет "Расчеты с персоналом по оплате труда", как правило, должен быть закрыт. Здесь может быть только сальдо по задолженности, если, например, вы начислили зарплату в конце месяца, а выплачиваете ее в начале следующего.

Также следует проверить счет "Расчеты с подотчетными лицами". Сюда относятся расчеты по выданным подотчетным суммам и оприходованным авансовым отчетам. Например, кто-то из сотрудников поехал в командировку, и вы выписывали ему командировочные расходы под отчет. Особое внимание нужно обратить на следующий пункт: если работник не отчитался за выданную ему сумму, то новый аванс ему лучше не выдавать, несмотря на то, что с 19 августа 2017 года Банк России внес изменения в действующий порядок расчетов Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У, и теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП). Но все же копить долги у подотчетных сотрудников и сейчас очень рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ, и свою позицию придется отстаивать уже в суде (например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19 июля 2016 г. № Ф10-2385/2016). Особенно внимательно нужно проверять, если расчеты проходят в иностранной валюте: несоблюдение курсовой разницы может привести к ошибкам в отчетности.

Проверьте статус всех документов

Сделайте выгрузку реестра, например, оприходованных от поставщиков документов из бухгалтерской базы и сравните с перечнем существующих документов за последние три года. Так как в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Если же система архивации в компании нарушена, и найти документы невозможно, вам придется повторно запрашивать их у контрагентов.

Устраните мелкие недочеты

Отчет "Анализ субконто" позволит посмотреть данные по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Это некий экспресс-анализ, который позволяет выявить ряд ошибок – человеческий фактор ведь никто не отменял. Можно воспользоваться и другими встроенными функциями бухгалтерской программы и сделать, например, экспресс-проверку по налогу на прибыль. Программа позволяет проверить качество ведения учета ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"

Уведомите налоговую инспекцию

Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов").

Помните об ответственности

Главный бухгалтер несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность, если его действия не попадаю под ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ срок давности составляет всего 1 год. Согласно же ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Соответственно, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ, в соответствии со специальной нормой ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ, составляет один год.

В этом году чиновники приняли несколько поправок для того, чтобы у налоговиков появилась возможность взыскать долги за счет личного имущества главного бухгалтера (Федеральный закон от 29 июля 2017 г. № 266-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях").

Теперь личным имуществом рискуют не только руководители, но и главные бухгалтеры. Раньше из закона о банкротстве было непонятно, кого можно привлечь к субсидиарной ответственности. Теперь риски для главного бухгалтера растут: ответственными лицами становятся и главный бухгалтер, и финансовый директор.

После увольнения главный бухгалтер может понести только уголовную ответственность за уклонение организации от уплаты налогов в крупном размере (ст. 199 Уголовного кодекса). Осудить главного бухгалтера могут лишь в том случае, если он действовал умышленно и осознавал, что его действия причинят ущерб бюджету РФ. А вот к дисциплинарной и административной ответственности уволенного главбуха привлечь уже нельзя.

Главный бухгалтер несёт ответственность за достоверность бухгалтерского и налогового учёта. Несоблюдение законов может привести к штрафам и даже к лишению свободы. На что главному бухгалтеру обратить внимание при поиске работы, как грамотно принять дела и составить акт приёма-передачи документов, чтобы не поплатиться за чужие ошибки?

Чем рискует бухгалтер

Административная ответственность главного бухгалтера

К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
если первичные документы переданы несвоевременно.

Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

Уголовная ответственность главного бухгалтера

Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

Неуплата в крупном размере

(свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)

Штраф 100-300 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-2 года
Принудительные работы до 2 лет
Арест до 6 месяцев
Лишение свободы до 2 лет
Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Неуплата в особо крупном размере

(свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)

и совершенная группой лиц и по предварительному сговору

Штраф 200-500 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-3 года
Принудительные работы до 5 лет
Арест до 6 месяцев
Лишение свободы до 6 лет
Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Потерянное время и нервы

Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

Оцениваем работодателя

Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

Если работодателя нет в реестре, он, вероятнее всего, не зарегистрирован и ведёт бизнес незаконно.

В выписке из ЕГРЮЛ указан адрес массовой регистрации или массовый директор. Проверить это можно сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес».

Частая смена адресов, руководителей компании и ИФНС также может быть признаком нечестной компании

Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

Проверяем документы, вступая в должность

Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
Учётную политику и приложения к ней.
Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
Инвентаризационные описи.
Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
Должностные инструкции работников бухгалтерии.
Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
Кассовые и банковские документы.
Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
Первичные документы.
Доверенности.
Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

Проводим экспресс-аудит учёта

Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

Проверьте соблюдение лимита кассы.

Восстанавливаем учёт

Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.

Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг? Аутсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. Но как тогда оформлять подпись главбуха на отчетных и первичных учетных документах, если он не входит в штат вашей компании, что дополнительно туда вписывать? Как это сделать, вам объясняют ведущие эксперты отрасли.

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера);

какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);

право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ1. В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.)

Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия компании СКБ Контур

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности. Рассмотрим эту ситуацию.

В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете). Возложить обязанности по исполнению должности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и бухгалтерской фирмой. Причем последняя может предоставлять услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ). Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговому отчету обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающей полномочия представителя на подпись этого отчетного документа.

С бухгалтерской отчетностью поступают аналогично. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: номера и даты доверенности. И доверенность нужно будет приложить к отчету (как было сказано выше).

В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи скан доверенности также вкладывается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов. Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании – руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией. Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей. Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника.

Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней? Итак, чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписать уполномоченным лицом.

Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе.

Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители. Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг по договору. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации – экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет «вами заниматься» (а в случае его временного отсутствия – замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.

Исчезновение бухгалтера обычно связано с банальными причинами: просто он пытается избежать ответственности за допущенные в силу собственной некомпетентности промахи. Случается пропажа такого специалиста, как правило, накануне серьезных отчетных мероприятий либо после получения суровых уведомлений и требований из налоговой инспекции, ареста счетов компании. Самое неприятное, если бухгалтер не просто прекратил работу и не выходит на связь, но и не отдает документы, в статье мы рассмотрим, что делать в подобных ситуациях.

Навигация по статье

При каких обстоятельствах бухгалтер не желает отдавать базу и документы?

Некорректное ведение учета, ошибки в оформлении документов

Некомпетентность может стать причиной некорректного ведения бухучета, ошибок в оформлении финансовых документов. Осознавая эти проблемы, бухгалтер может удерживать базу, чтобы скрыть собственное профессиональное невежество.

Учет нескольких клиентов в одной базе

Аутсорсер ведет базы всех имеющихся у него клиентов в одном файле. При завершении трудовых отношений с каким-либо из работодателей не умеет разделить сведения, а отдать все базы вместе третьим лицам не имеет права.

Формат базы несовместим со стандартами 1С

Здесь причиной может стать опять же неумение или банальная лень. Бухгалтер ведет бухгалтерский учет в нестандартной для такой деятельности программе. Из-за несовместимости форматов возникают проблемы переноса данных в 1С.

База отсутствует

Редко, но еще встречаются бухгалтеры, не умеющие пользоваться продуктами 1С и ведущие базы в примитивных электронных таблицах. Если работодатель слишком доверчив, отсутствие должного бухучета обнаруживается лишь при налоговой проверке, что чревато для компании серьезными неприятностями.

Удерживание базы как способ давления на работодателя

Такие ситуации чаще всего возникают, если бухгалтер не получил заработанные деньги или иные полагающиеся выплаты.

Какие ошибки в договоре с бухгалтером были допущены?

Ситуации, при которых бухгалтер не отдает базу 1С и первичные документы на бумажных носителях, складываются из-за пробелов в договоре, который компания заключила со специалистом при найме. Вероятнее всего, там не были четко прописаны должностные инструкции, включая:

необходимость хранения учетной базы в компьютерах организации, а не на личном оборудовании;
периодичность мероприятий по административному контролю над работой бухгалтера;
санкции, применяемые к специалисту, при нарушении им регламентов работы.

Можно ли обратиться в суд и потребовать возврат 1С-базы и документов от бухгалтера?

Если бухгалтер не отдает документы, оформленные на бумажных носителях, и/или учетную базу в электронном виде, компания или ИП может подать иск в суд. В зависимости от особенностей ситуации к недобросовестному специалисту применимы несколько статей, в частности:

статья 15 ГК РФ, касающаяся возмещения убытков, — в данном случае под ущербом могут пониматься затраты на восстановление базы и упущенная прибыль;
статья 325 УК РФ, устанавливающая уголовную ответственность за похищение или порчу документов.

С какими бухгалтерами чаще всего возникают подобные ситуации: штатный или бухгалтер-аутсорсер?

Чаще из поля зрения работодателей, прихватив бумажные документы и учетные базы, пропадают аутсорсеры, особенно если отношения с такими сотрудниками не оформлены в рамках ГК РФ. Внезапное исчезновение штатного бухгалтера — редчайшее событие, поскольку для самого специалиста такой поступок чреват серьезными проблемами: от утраты трудовой книжки до уголовного наказания. Ведь при найме в штат с бухгалтером заключается официальный трудовой договор.

Как застраховаться от подобных ситуаций в будущем?

Разобравшись, что делать, если бухгалтер не отдает базу 1С, важно понять, как обезопасить компанию от подобных проблем в дальнейшей работе.

Заключить с аутсорсером договор на оказание услуг, отразив все тонкости рабочих взаимоотношений, включая возможность их расторжения из-за недобросовестного или некачественного исполнения обязанностей, нарушения сроков сдачи отчетности. Важно указать принадлежность учетных баз и первичных бухгалтерских документов именно компании, необходимость полного их возврата при расторжении договора. Помните: согласно статье 431 ГК РФ пункты, составляющие договор, трактуются буквально.
Вести систематический внутренний контроль деятельности бухгалтера: периодически проверять банковские выписки о движении финансов, объем наличных, остатки материалов. В зависимости от размеров компании такие обязанности должно исполнять специальное аудит-подразделение или руководитель (владелец). О результатах проверок нужно сообщать бухгалтеру, чтобы сотрудник чувствовал ответственность. Контроль поможет адекватно оценить профессионализм и эффективность специалиста.
Хранить у руководителя компании резервные копии учетных баз1С и оригиналы первичных документов (аутсорсеру лучше доверять только копии).
Ежеквартально запрашивать у бухгалтера копии сданной отчетности с квитанцией о приеме.
Не передавать бухгалтеру подлинники учредительных документов и основную печать.

При найме на работу взять у сотрудника адреса регистрации и реального проживания, все номера телефонов, контакты в мессенджерах. Проверить актуальность этих данных.

Читайте также: