Если трудовая книжка утеряна как перейти на электронную

Опубликовано: 17.09.2024

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

Составление заявления о восстановлении ТК.
Подача заявления лично или заказным письмом.
Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

Предыдущие места работы закрыты.
В ПФР отсутствует требуемая информация.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

сотрудники других отделов;
участники профсоюза;
представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При приеме на работу в 2021 году гражданин бумажную трудовую книжку не представил, так как ее потерял, восстановить возможности нет. Последние два года официально не трудоустраивался, соответственно, до 31.12.2021 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не подавал. Работодатель получил с работника объяснение о причине отсутствия трудовой книжки, в котором сотрудник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде. Работодатель передал в ПФР сведения о приеме по форме СЗВ-ТД.
Правильно ли поступил работодатель?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действия работодателя правомерны. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Обоснование вывода:
Так, с 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник представляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).
Лицо, утратившее трудовую книжку, может выбрать один из двух вариантов действий, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Поэтому при выборе данного варианта работнику следовало обратиться к одному из предыдущих работодателей за выдачей дубликата трудовой книжки, и уже этот документ предъявлять при устройстве к новому работодателю (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ) формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Таким образом, с 1 января 2021 года работодатель не вправе оформлять трудовые книжки тем работникам, кто устраивается на работу впервые. При непредставлении работником трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку). Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").
Отметим, что для работников, не имевших возможности подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших соответствующее заявление.
Из вопроса следует, что гражданин до трудоустройства в организацию уже работал по трудовому договору (трудоустройство в организацию не является для него первым). Следовательно, работодатель обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, об отсутствии у него трудовой книжки и согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки) оформить ему сразу электронную трудовую книжку (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Поэтому действия работодателя в данной ситуации правомерны.
Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

20 апреля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

Плюсы ЭТК

Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу - всё можно сделать онлайн.
Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.

Минусы ЭТК

ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Как перейти на ЭТК

1

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

2

До 31 декабря соберите с работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

3

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это до конца 2020 года.

4

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте ПФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если работник не успевает подать заявление до 31 декабря 2020 года

Если до конца этого года сотрудник находится на больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.

Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.

Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР, например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК - нет. Запросите эту информацию у кандидата – он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд - дублировать информацию не нужно.

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью.

В России ввели электронные трудовые книжки. Теперь работодатели будут заполнять информацию о сотрудниках в электронном виде и отправлять её в Пенсионный фонд. Мы разобрались, сколько времени есть у работодателей, чтобы начать работать , и что нужно сделать в первую очередь.

С 1 января 2021 года работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд информацию о своих сотрудниках в электронном виде.

Те, кто уже сейчас работает, могут оставить себе бумажную трудовую. Тогда работодателю придётся дублировать информацию: вносить её в бумажную трудовую и отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. На тех, кто будет устраиваться на работу впервые, бумажную трудовую заводить не нужно.

Что такое электронная трудовая книжка

То, что в народе назвали электронной трудовой книжкой, — это форма отчёта, которую работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. Этот отчёт дублирует информацию, которую раньше вносили в бумажные трудовые:

место работы;
период работы;
должность;
квалификацию;
даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
основания для прекращения трудового договора.

Вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда. Работник сможет посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте фонда.

Что нужно успеть сделать до 2021 года

1. Расскажите сотрудникам об электронных трудовых книжках
До 30 июня 2020 года отправьте всем сотрудникам электронные письма с информацией о новых правилах ведения трудовых книжек. Сообщите, что работник может оставить свою бумажную трудовую. Приложите к письму бланки для ответа сотрудников.

2. Соберите от работников обратную связь.
До 31 декабря 2020 года сотрудники должны вам ответить, хотят ли они оставить бумажные трудовые, и написать об этом в заявлении. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, он может сделать это позже — ограничений по сроку нет. Тогда работодатель обязан продолжить вести его бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ)

3. Измените внутренние документы.
Проверьте документы, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего распорядка обновите разделы «Приём на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности».

Дополните раздел «Приём на работу»:

Дополните раздел «Выдача сведений о трудовой деятельности»:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае её наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя kadry_alfa@mail.ru. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

наименование работодателя;
должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
адрес электронной почты работника;
собственноручная подпись работника;
дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведётся трудовая книжка в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

Если вы не работаете с 1C, скачайте бесплатную программу от Пенсионного фонда.

Если у вас в штате меньше 25 человек, вы можете подавать отчёт в Пенсионный фонд на бумаге (п. 2.6 ст. 1 закона № 436-ФЗ).

Когда отчитываться в Пенсионный фонд

Работодатель должен присылать в Пенсионный фонд информацию о приёмах на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

Что будет, если не отправлять информацию в Пенсионный фонд

Если работодатель не будет отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении или переводе сотрудников, получит штраф. Какой — ещё неизвестно. Пока нет закона, где указан размер штрафов. Госдума приняла законопроект только в первом чтении. Следить за судьбой законопроекта про штрафы можно на сайте Государственной Думы.

Памятка

С 1 января 2021 года работодатели должны отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении и переводе сотрудников.

В течение 2020 года работодателю нужно:

Рассказать сотрудникам об электронных трудовых книжках.
Собрать от сотрудников заявления: кто хочет перейти на электронные трудовые книжки, а кто — оставить бумажные.
Изменить нормативные локальные акты.
Установить специальные программы, чтобы отправлять в Пенсионный фонд отчёты.

Если сотрудник захочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести две книжки: бумажную и электронную.

В течение 2020 года отчёты в Пенсионный фонд нужно отправлять не позже 15 числа следующего месяца. С 2021 года — на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника.

Если в штате меньше 25 человек, работодатель может отправлять информацию в Пенсионный фонд не в электронном, а в бумажном виде.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

Читайте также: