Где хранится справка о смерти работника

Опубликовано: 15.05.2024

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя обращаться с запросом в органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния (ЗАГС) за уточнением сведений о смерти работника, отсутствующих в свидетельстве о смерти, предоставленном родственниками умершего работника. В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, представляется логичным увольнение работника в последний день месяца - 31 октября 2018 года.

Обоснование позиции:
Прежде всего отметим, что согласно пп. 7 п. 1 ст. 47 Гражданского кодекса РФ, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Закон N 143-ФЗ) смерть гражданина как акт гражданского состояния подлежит государственной регистрации. В силу ст. 64 Закона N 143-ФЗ основанием для государственной регистрации смерти в органах, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГС) является в том числе документ о смерти, выданный медицинской организацией, индивидуальным предпринимателем, осуществляющим медицинскую деятельность. Таким документом является учетная форма N 106/у-08 "Медицинское свидетельство о смерти, утвержденная приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.12.2008 N 782н, порядок выдачи и заполнения которой содержаться в Рекомендациях, направленных письмом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 19.01.2009 N 14-6/10/2-178 (далее - Рекомендации).
В соответствии с п. 20 Рекомендаций при заполнении медицинского свидетельства в пункт 4 дата смерти умершего(ей) (число, месяц, год, например, 05.12.2007) вписывается из первичной медицинской документации медицинской организации или частнопрактикующего врача. В свою очередь, факт государственной регистрации смерти удостоверяется свидетельством о смерти, в котором дата смерти указывается на основании документа, подтверждающего факт смерти (п. 1 ст. 67, ст. 68 Закона N 143-ФЗ). При этом, как следует из п. 13 приказа Министерства юстиции РФ от 13.08.2018 N 167, если отсутствуют сведения о дне смерти, месяц указывается в именительном падеже, год - цифрами (четыре знака), затем "г" (например, "апрель 2018 г.")*(1).
Напомним, что смерть работника является одним из не зависящих от воли сторон обстоятельств, по которым прекращается трудовой договор (п. 6 части первой ст. 83 ТК РФ). Документальным основанием прекращения трудовых отношений является свидетельство о смерти (либо решение суда о признании лица умершим). Как отмечено в письме Роструда от 05.09.2006 N 1552-6, только при наличии указанных документов работодатель вправе прекратить трудовой договор с работником (смотрите также ответ 1, ответ 2 с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Кроме того, специалисты указанного ведомства отмечают, что документом, достоверно подтверждающим факт смерти работника, на основании которого можно уволить работника, является также справка из ЗАГСа, содержащая информацию о смерти работника (смотрите ответ с портала "Онлайнинспекция.РФ").
По общему правилу днем прекращения трудового договора в связи со смертью работника во всех случаях является дата смерти, указанная в свидетельстве (подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. Прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
Однако вопрос о том, каким образом определяется момент прекращения трудового договора, если дата смерти в свидетельстве о смерти отсутствует, законом не урегулирован. При этом в случае отсутствия у работодателя документов, подтверждающих факт смерти работника, Закон N 143-ФЗ не предоставляет работодателю права запрашивать сведения о смерти работника в органах записи актов гражданского состояния. Трудовой кодекс РФ также не обязывает работодателя принимать меры к получению документа, служащего основанием прекращения трудового договора в связи со смертью работника. Тем не менее Роструд в своих консультациях отмечает, что работодатель вправе обратиться в органы ЗАГСа для подтверждения смерти работника или в суд для установления факта смерти такого работника (смотрите ответ с портала "Онлайнинспекция.РФ").
Следовательно, в условиях отсутствия установленной законом обязанности работодателя запрашивать в органах ЗАГСа сведения о смерти работника, полагаем, что в приведенной ситуации, при наличии у работодателя свидетельства о смерти, в котором отсутствует дата смерти, работодатель мог, но не должен был обращаться в органы ЗАГСа за уточнением недостающих сведений. Кроме того, на наш взгляд, поскольку свидетельство выдается на основании записи акта о смерти (ст. 67 Закона N 143-ФЗ), в случае положительного ответа работодателю в рассматриваемый период времени, указанный орган продублировал бы информацию, содержащуюся в акте записи о смерти и свидетельстве о смерти, которое было уже представлено работодателю родственником умершего работника.
Отметим, что согласно п. 118.7.3 Административного регламента МВД РФ, утвержденного приказом МВД России от 31.12.2017 N 984, если в свидетельстве о смерти отсутствует запись о дате смерти, снятие с регистрационного учета умерших граждан производится органом регистрационного учета с даты государственной регистрации смерти. Однако приведенная норма касается только административной процедуры снятия с регистрационного учета граждан по месту жительства и не имеет никакого отношения к порядку прекращения трудовых отношений в связи со смертью работника. Более того, принимая во внимание то, что в свидетельстве о смерти, которое, как отмечалось, является документальным основанием прекращения трудовых отношений, месяц смерти указан октябрь, а дата выдачи 6 ноября, то считать датой смерти работника дату государственной регистрации смерти, на наш взгляд, неправомерно.
В судебной практике можно обнаружить примеры, свидетельствующие о том, что если в свидетельстве о смерти не указана точная дата смерти, а указан только месяц смерти, то днем смерти считается последний день этого месяца (определения Санкт-Петербургского городского суда от 14.02.2017 по делу N 33-3567/2017, от 13.08.2018 по делу N 33-18605/2018, решение Дубненского городского суда Московской области от 11.04.2012 по делу N 2-398/2012).
По нашему мнению, такой подход представляется вполне разумным, поскольку точная дата в октябре, когда наступила смерть работника, в подтверждающих документах не указана, а обязанность работодателя уточнять недостающие сведения о смерти работника законом не предусмотрена. Вместе с тем материалов правоприменительной практики (судебных актов, официальных разъяснений органов власти), подтверждающих правомерность применения работодателями указанного подхода при прекращении трудового договора в связи со смертью работника, нам обнаружить не удалось. Обращаем внимание на то, что сказанное является нашим экспертным мнением по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов. Поэтому мы рекомендуем обратиться за разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (101000, Москва, Мясницкая улица, 40, стр. 16) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (https://www.rostrud.ru/room/obrashcheniya-grazhdan/kremlin).
Следует отметить, что если в дальнейшем органом ЗАГСа по заявлению заинтересованных лиц при наличии оснований, предусмотренных п. 2 ст. 69 Закона N 143-ФЗ, были внесены изменения в запись акта о смерти, то заявителю должно было быть выдано новое свидетельство о смерти (ст. 69, 71, 73 Закона N 143-ФЗ), которое, возможно, и содержит дату смерти. Однако, как отмечалось, работодатель не обязан обращаться с запросом в органы ЗАГСа за уточнением сведений о смерти работника, более того, он не должен и отслеживать какие-либо изменения, вносимые в такие сведения.
Таким образом, в настоящее время, если у работодателя возникла необходимость уточнить интересующие сведения, он может обратиться с запросом в органы ЗАГСа. В случае предоставления органами ЗАГСа информации о дате смерти (копии нового свидетельства о смерти, справки о смерти) у работодателя будут правовые основания для внесения изменений в кадровые и иные документы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Странцова Наталья

Ответ прошел контроль качества

31 августа 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Ранее утратившим силу с 1 октября 2018 г. приказом Министерства юстиции РФ от 30.06.2016 N 155 устанавливалось, что если точная дата смерти неизвестна, то цифровое обозначение неизвестного элемента даты заменялось прочерком (например, -.12.2016, -.-.2016), прописью указывались только известные элементы даты (например, декабрь две тысячи шестнадцатого года, две тысячи шестнадцатый год) (п. 86).

Справка о смерти по форме 11 выдается одновременно с гербовым свидетельством о смерти и предназначена в первую очередь для получения социального пособия на погребение. Она не является обязательной для проведения похорон, но без неё вы не получите компенсацию.

Многие путают свидетельство о смерти и справку о смерти, тем более, что выдаются они одновременно. Гербовое свидетельство – это основной юридический документ, подтверждающий факт смерти (фактически – это "паспорт" умершего), он необходим во всех случаях, связанных с покойным, от похорон до наследства. Справка же о смерти нужна, как правило, только для получения пособия на похороны, хотя иногда её требуют и в других случаях (см. далее).

Обратите внимание, что форма № 11 начала действовать совсем недавно, после приказа Минюста № 200 от 01.10.2018: ранее действовала форма № 33.

Для чего нужна справка о смерти

В первую очередь справка о смерти необходима для получения пособия на погребение или бесплатные похороны: она входит в обязательный перечень документов на получение пособия. Иногда этот документ нужен для закрытия обязательств умершего:

выписки из квартиры;
корректного прекращения трудовых отношений (справка предоставляется работодателю);
получения места на кладбище;
прекращения социальных выплат: пособий, пенсий и прочих;
приостановки начисления процентов по кредитам.

Иногда справка может понадобиться для решения спорных вопросов по наследству, например, при наличии у умершего долгов. Но, как правило, во всех перечисленных случаях достаточно гербового свидетельства о смерти. Таким образом, по факту справка о смерти нужна в основном для получения компенсации за похороны. Впрочем, учитывая, что она автоматически выдается вместе с гербовым свидетельством, лучше всегда получать и справку о смерти.

Как получить справку о смерти

Кто выдает справку о смерти

Справка о смерти по форме 11 оформляется и выдается одновременно с гербовым свидетельством о смерти, поэтому для неё действуют все те же правила, что и для свидетельства.

Справка о смерти выдается органами ЗАГС, в Москве её можно получить и в МФЦ. Обычно обращаются в учреждение по месту последней регистрации покойного, но также можно подать заявление в орган, где находится морг или медицинское учреждение, выдавшее врачебное свидетельство о смерти.

Если человек умер в транспортном средстве, регистрация смерти может производиться органом на территории, где покойный был снят с транспорта. Если же смерть наступила в удаленной местности, где нет ЗАГС, она регистрируется в ближайшем к месту происшествия учреждении.

Если предоставленные вами документы в порядке, вы получите на руки оригинал гербового свидетельства о смерти и справку о смерти по форме № 11 (приказ Минюста № 200 от 01.10.2018). Срок оформления документов – не более часа (на портале госуслуг указаны 40 минут).

Получить справку о смерти в МФЦ Москвы

С подробным описанием услуги можно ознакомиться на сайте госуслуг. По большому счету, регистрация смерти через МФЦ ничем не отличается от аналогичной услуги в ЗАГС: вы также можете подать электронное заявление, время получения документа практически то же.

Подать заявление на сайте госуслуг

Как уже было написано выше, удобнее подать заявление на получение свидетельства и справки в электронном виде: так вы можете сэкономить немало времени и сил в случае каких-то проблем с исходными документами; кроме того, вам не придется ждать в очереди, так как сразу же бронируется точное время – см. подробное описание услуги.

Документы для получения справки

Оригинал медицинского свидетельства о смерти; обратите внимание, что оно остается в ЗАГС, вам его не возвратят.
Оригинал заявления о смерти по форме № 21.
Оригинал удостоверения личности умершего, хотя он не является обязательным, так как эти сведения можно получить из другого ведомства. Не возвращается заявителю. Если удостоверения нет, можно заменить его выпиской из домовой книги.
Оригинал удостоверения личности заявителя на русском языке (или его нотариально заверенный перевод).

Кто может получить

Справка о смерти могут получить не только родственники, но и любые другие близкие люди для операций с имуществом или обязательствами покойного.

Право на получение справки о смерти имеют и представители некоторых государственных и частных структур:

акушер, принявший мертвого ребенка при родах;
сотрудники деддома или другого учреждения, где находился несовершеннолетний;
мест лишения свободы, если заключенный умер там;
следственный орган;
командир воинской части при смерти во время прохождения воинской службы.

Сроки и стоимость

Какого-то срока, в течение которого надо получить справку о смерти, нет, но надо учитывать, что справка выдается вместе с гербовым свидетельством, а заявление на его оформление надо подать в течение 3-х дней с даты смерти.

Свидетельство и справка о смерти всегда выдаются в день обращения, но в ЗАГС обычно немного быстрее, чем в МФЦ.

Оригинал справки выдается бесплатно, для получения дубликата (копии) надо заплатить пошлину в размере 200 рублей.

Отказ в получении справки

Оснований для отказа в выдаче справки, в общем-то, немного, и они очевидны: либо проблемы с первичными документами, либо заявитель не имеет прав на её получение именно по отношению к конкретному покойному.

В случае отказа заявитель получает документ по форме № 14 (приказ Минюста № 200 от 01.10.2018).

Как выглядит справка о смерти

В отличие от гербового свидетельства о смерти, которое оформляется строго на специальном бланке и имеет несколько степеней защиты, справка о смерти выглядит проще. Она включает:

ФИО, дату и место рождения умершего, его гражданство, дату и место смерти;
дату и номер записи акта о смерти;
подробное описание причины смерти;
название учреждения, зарегистрировавшего факт смерти;
дату выдачи справки.

Справку визирует руководитель органа и она скрепляется печатью ЗАГС. Исправления в документе не допускаются, дополнительные сведения в документ вносить нельзя. После получения документа внимательно проверьте правильность сведений, указанных в нем.

Еще раз обращаем внимание, что форма № 11 начала действовать совсем недавно, после приказа Минюста № 200 от 01.10.2018: ранее действовала форма № 33.

При запросе из архива выдается справка о смерти по форме № 12 (ранее – форма 34): её отличие от формы 11 в том, что форму 12 можно дополнить иными сведениями.

Дубликат справки о смерти

Дубликат (копия) справки о смерти может потребоваться при её утере или порче. Для получения дубликата надо обратиться в тот же ЗАГС или МФЦ, который выдал исходный документ.

Необходимо написать письменное заявление установленного образца, в котором обязательно указать причину запроса дубликата. Срок рассмотрения и получения копии справки не превышает 30 дней, за услугу взимается госпошлина 200 рублей. Дубликат имеет такую же юридическую силу, что и оригинал.

Сколько стоит справка о смерти

Оригинал справки о смерти выдается бесплатно, для получения копии (дубликата) надо оплатить госпошлину в 200 рублей.

Заказать справку по форме 11

Получение справки о смерти – не самая сложная процедура, но в стрессовых условиях и цейтноте организации похорон могут возникнуть проблемы. Проще всего поручить заботы по подготовке полного пакета документов нашим ритуальным агентам – у них большой опыт.

Правоотношения работников и работодателей в большинстве случаев прекращаются по инициативе одной из сторон или по взаимному согласию. Однако встречаются обстоятельства, при которых трудовой договор приходится расторгать по не зависящим от сторон причинам. Смерть сотрудника является одной из таких причин (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В данной статье постараемся разобраться со всеми сложностями которые возникают в подобной ситуации.

Порядок оформления прекращение трудового договора

Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника. При этом со слов родственников или иных лиц без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя.

Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ издается по унифицированной форме № Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. Запись в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» необходимо заполнить в точном соответствии с формулировкой ТК РФ. Необходимо поставить ссылку на соответствующую статью, часть, пункт. В данной строке нужно указать: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ».

В строке «Документ, номер и дата» указывается документ, на основании которого прекращается трудовой договор с работником. Также нужно указать дату и номер этого документа (например, Свидетельство о смерти серия 0-00 № 1111111 от «20» ноября 2020 г.).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти , указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день).

Датой прекращения трудового договора является день смерти, причем независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. Таким образом, дата прекращения трудовых отношений может предшествовать дате издания приказа . А дата издания приказа о прекращении трудового договора будет совпадать с датой представления работодателю свидетельства о смерти.

Внести запись в личную карточку и трудовую книжку, выдать ТК родственникам работника.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Составить записку-расчет при прекращении трудового договора.

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Осуществить окончательный расчет с родственниками умершего работника.

Окончательный расчет по заработной плате, включая доплаты и премии, компенсацию за неиспользованный отпуск, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи, коими являются супруги, родители, дети (ст. 2 Семейного кодекса РФ) или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

На основании больничного листка работодатель обязан назначить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Родным умершего также нужно выплатить начисленные, но не полученные ко дню смерти работника детские пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет.

Выплаты производятся членам семьи, совместно проживающим с умершим , — вдове (вдовцу), родителям (усыновителям), детям (усыновленным) ст. 2 СК РФ. Поэтому у них нужно дополнительно потребовать документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги).

Нетрудоспособным иждивенцам выплаты производятся независимо от совместного проживания с умершим.

Чтобы получить пособия член семьи покойного должен обратиться к работодателю в течении 4 месяцев с момента смерти близкого человека (пункт 2 статьи 1183 ГК РФ). В этом случае пособие вместе с заработной платой должны выплатить родственнику. Если же в течение 4х месяцев за оплатой больничного никто не обратился, то данная сумма включается в состав наследства (пункт 3 статьи 1183 ГК РФ). А значит, решение вопроса о том, кому достанутся эти деньги откладывается, как минимум, ещё на два месяца.

Выплаты, которые выплачивает работодатель родственникам умершего сотрудника

причитающуюся заработную плату;
компенсацию за неиспользованные отпуска (при их наличии) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, оплата больничного) (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Все эти суммы согласно ст. 141 ТК РФ работодатель обязан выплатить родственникам умершего сотрудника не позднее недельного срока со дня обращения и предоставления работодателю следующих документов :

свидетельства о смерти работника;
письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм;
паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя;
документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.
документ, подтверждающий совместное проживание с умершим (например, паспорт получателя, в котором стоит штамп о регистрации по тому же адресу, по которому проживал умерший работник, или выписку из домовой книги)

Работодатель может оказать поддержку членам семьи:

выдать материальную помощь;
помочь с организацией похорон;
содействовать трудоустройству супруга или другого родственника умершего и т. п.

Выплата пособия на погребение

При погребении за счет средств родственника умершего или иного гражданина, взявшего на себя похоронные хлопоты, ему выплачивается социальное пособие на погребение. Пособие положено, если выше указанные граждане обратились за ним не позднее 6 месяцев с даты смерти и выплачивается в день обращения за ним на основании пакета документов: заявления (в произвольной форме) и справки о смерти от органа ЗАГС. Важно! Должен быть предоставлен оригинал.

Требовать от физлица какие-либо иные документы неправомерно.

Для выплаты пособия не потребуется рассчитывать средний заработок. Пособие назначается в фиксированной сумме , которая ежегодно индексируется. С 01.02.2020 размер пособия на погребение с учетом индексации составляет 6124,86 руб. В регионах, где применяется районный коэффициент, сумма увеличивается на размер коэффициента.

Пособие на погребение физлицу осуществляются за счет бюджетных средств. Это означает, что работодатель на указанные затраты уменьшает исчисленные взносы на социальное страхование (при зачетном методе) или получает возмещение (при прямых выплатах).

Сведения по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ на умершего сотрудника

Согласно п. 1.2 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, форма СЗВ-ТД заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

В соответствии с пп. 2.5.7 Порядка предусматривается, что в графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений, — наименование документа, дата и номер документа.

Таким образом, кадровое мероприятие в виде увольнения в связи со смертью сотрудника необходимо отразить в отчете СЗВ-ТД, который нужно будет предоставить не позднее рабочего дня, следующего за датой проведения кадрового мероприятия (датой издания приказа об увольнении — дата предоставления документов свидетельствующих о смерти, а не датой увольнения — дата смерти сотрудника) (п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).

Из выше изложенного следует заполнить отчет таким образом:

графа 2 — дата смерти
графа 3 — увольнение
графа 4 — должность, профессия, .
графа 6 — Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
графа 7 — приказ
графа 8 — дата приказа , это, как правило, дата предоставления документов, подтверждающих смерть работника
графа 9 — номер приказа.

Смерть сотрудника это большое горе для его близких и потеря для трудового коллектива. В силах работодателя поддержать в этот трудный момент родственников, тем более для этого есть возможность использовать инструменты государственной поддержки. Бухгалтеру важно в такой момент не растеряться, помочь родственникам, например, предоставив список необходимых документов, проконсультировать по поводу получения пособия.

Как получить свидетельство о смерти? Вопрос становится актуальным для всех членов семьи умершего, поскольку без данного документа человека нельзя захоронить, а после без него не вступить в право наследования. Особый интерес данная информация представляет для тех, чьи родные умерли не по месту регистрации / жительства / прописки, а далеко от дома, в другом городе или стране. Необходимо знать, как и где получить свидетельство, какова схема действий и какие бумаги нужны для подтверждения смерти человека.

Как и где получить свидетельство о смерти

Первое, что понадобится для регистрации изменений гражданского состояния — медицинское свидетельство о смерти. Его получают в той организации, где гражданин скончался: морг поликлиники, диспансер, дом престарелых, хоспис, роддом и др. Выдается оно исключительно родственникам или законным представителям. Получая свидетельство о смерти родственника, обратившийся обязан расписаться на отрывном корешке бланка, эта часть остается врачам.

Образец.

Где получить свидетельство после смерти? Следующий этап — обращение в отдел ЗАГСа, занимающийся регистрацией смерти. В большинстве случаев нужен ЗАГС, находящийся ближе всего к месту регистрации усопшего. Однако ст. 63 ФЗ «Об актах гражданского состояния» говорит, что справка о смерти получается и по месту обнаружения тела или по месту расположения учреждения, выдавшего медицинское свидетельство.

Согласно подзаконным актам, получение свидетельства (в исключительных случаях) становится возможным по:

месту прописки/регистрации/проживания детей, родителей или супруга усопшего;
месту расположения суда, вынесшего решение о признании факта смерти.

Если гражданин умер во время командировки в отдаленную местность, где нет ЗАГСа, то смерть регистрируют в ближайшем городе где таковой имеется. Когда смерть наступает во время путешествия, регистрирует ее ЗАГС, находящийся ближе всего к месту снятия тела пассажира с транспорта.

Нужно написать заявление, на основании которого сделают соответствующую запись в книге Актов гражданского состояния, а само гербовое свидетельство о смерти будет получено в тот же день. В дополнение к свидетельству выдается справка для погребального социального пособия.

Предварительное получение медицинского заключения

Прежде, чем зарегистрировать изменения гражданского состояния в ЗАГСе, требуется получить медицинское освидетельствование смерти. Оно выдается учреждением, установившим/констатировавшим смерть гражданина. Справка оформляется по форме № 106/у-08.

Форма 106/у-08 отдается на руки вместе с телом — близким родственникам, членам семьи, правоохранителям или законному представителю (опекуну). При захоронении на средства государственного, в частности, медицинского учреждения — оно должно передать документы в ЗАГС самостоятельно. Гербовое свидетельство о смерти подкрепляется подписью главврача.

Чтобы получить справку на руки, обратившийся предоставляет паспорт и полис обязательного медицинского страхования на имя усопшего, а также свой паспорт. При отсутствии паспорта умершего — приносят выписку из домовой книги (получают в ЖЭКе по месту регистрации/прописки).

Какие документы предоставляются в ЗАГС

В список необходимых бумаг входят:

заявление;
документы, подтверждающие личность заявителя и личность умершего;
если нужно — документы, демонстрирующие переход умершего или заявителя от ФИО в актовых записях, к ФИО в паспортах;
доказательства родственной связи между обратившемся и умершим;
медицинское заключение о смерти. Допустим как гособразец, так и справка от частнопрактикующего специалиста;
документы, являющиеся основанием для составления актовой записи об изменении гражданского состояния;
если нужно — судебное постановление (вступившее в силу), устанавливающее смерть и объявляющее гражданина умершим;
если усопший был репрессирован, а затем реабилитирован, то документы из компетентных органов;
при действиях от лица семьи покойного, заявитель предоставляет доверенность, заверенную нотариусом.

При получении свидетельства с целью его отправки за границу — оно должно быть переведено и нотариально заверено. Выдавая свидетельство о смерти, гос органы в своих действиях руководствуются ФЗ №8 «О погребении и похоронном деле», ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».

Какие данные внесены в свидетельство

ФИО покойного, гражданство, дата и место смерти. А также дата составления свидетельства, номер соответствующей актовой записи, полное наименование органа ЗАГСа, зарегистрировавшего смерть. Получая, документ нужно его тщательно вычитать, проверяя правильность дат, информацию о месте смерти, наличие гербовой печати, визы должностных лиц. Внесение изменений и зачеркиваний категорически запрещено.

Копия свидетельства о смерти

При утере оригинала или его полной негодности — нужно получить дубликат свидетельства. Обращаются в тот ЗАГС, который ранее делал соответствующую актовую запись. Копия предоставляется в тот же день. Если запрос отправлялся через интернет или почту, например, с помощью Единого портала государственных и муниципальных услуг или службу МФЦ, то документ отправят по месту пребывания / прописки / жительства заявителя. Чтобы оформить (восстановить) свидетельство, нужно заплатить гос пошлину в 350 р.

Свидетельство о перинатальной смерти

Медицинское свидетельство о смерти ребенка оформляется по форме №106-2/у-08 и позволяет провести государственную регистрацию в ЗАГСе, если речь идет о мертворожденном или смерти малыша, родившегося живым, но погибшего в срок 168 часов.

Справка выдается тем учреждением, медики которого оказывали родовспомогательную помощь, или тем, в которое женщина обратилась после родов. Свидетельство о смерти ребенка может быть выдано и частным врачом, если роды проходили вне клиники. В случае мертворождения или детской смерти за пределами клинического стационара и без присутствия медика — проводят судебно-медицинскую экспертизу. Справка выдается судмедэкспертом. Если младенец родился мертвым или умер во время поездки/полета на судне/поезде/самолете — свидетельство выдается медорганизацией, в которую доставили тело (по маршруту следования).

П роанализируем, как должен действовать работодатель в случае смерти работника 1 , подробно остановившись на порядке выплаты пособия на погребение. В частности, расскажем, кто может за ним обратиться, какие документы необходимо представить, в какие сроки и в каком размере оно выплачивается, когда работодатель может отказать в его выплате, а также подлежит ли выплате пособие на погребение сотрудника.

Работник не вышел на работу, и через несколько дней его родственник сообщил работодателю, что тот умер. Однако со смертью сотрудника обязанности работодателя не заканчиваются. Он должен уволить скончавшегося сотрудника, оформив все необходимые документы, а также выплатить родственникам не полученную ко дню смерти работника заработную плату, пособия и осуществить иные выплаты. Давайте рассмотрим пошагово, что делать работодателю, если к нему обратились родственники с подобным известием.

Шаг 1. Подтверждаем родство и / или иждивение

В первую очередь работодатель должен убедиться в том, что к нему обратился именно родственник умершего работника. Поэтому нужно запросить у последнего документы, подтверждающие родство со скончавшимся.

Отметим, что заработную плату и иные выплаты работодатель может выдать только двум категориям лиц (ст. 141 ТК РФ):

члену семьи умершего работника. Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ (далее – СК РФ) под членами семьи понимаются супруги, родители, дети (усыновители и усыновленные);
иждивенцу умершего работника на день его смерти. То есть лицу, которое полностью находилось на содержании последнего или для которого помощь умершего была постоянным и основным источником средств к существованию.

Факт нахождения на иждивении может доказываться различными способами (представление справок об инвалидности и (или) нетрудоспособности, об отсутствии трудоустройства и регистрации в качестве индивидуального предпринимателя и т.д.).

К работодателю обратилась сожительница погибшего сотрудника, являющаяся инвалидом. Брак между ними заключен не был, однако она представила выписку из домовой книги о том, что была зарегистрирована в квартире умершего и проживала совместно с ним. Также представила медицинскую справку о том, что является инвалидом и, следовательно, нетрудоспособна. К тому же у нее имелись счета, которые оплачивал погибший. В данном случае сожительница умершего работника является его иждивенцем, так как находилась на длительном и постоянном денежном обеспечении с его стороны.

Шаг 2. Издаем приказ о прекращении трудового договора

Работодатель может издать приказ о прекращении трудового договора с умершим работником по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ только после представления его родственниками свидетельства о смерти. Ведь факт смерти подлежит государственной регистрации и подтверждается свидетельством о смерти. То есть пока родственники не принесут свидетельство работодателю, оформить прекращение отношений он не сможет.

С оригинала свидетельства о смерти работодатель снимает копию и прикладывает к приказу.

Датой издания приказа будет дата получения свидетельства о смерти, а в качестве дня прекращения трудового договора указывается день смерти работника – последний день, когда между ним и работодателем сохранялись трудовые отношения. Смерть работника относится к обстоятельствам, независящим от воли сторон и влекущим прекращение трудового договора. Поэтому нахождение в этот день сотрудника в отпуске или на больничном, а также выпадение дня смерти на выходной или нерабочий праздничный день не имеют правового значения. То есть в приказе в качестве дня увольнения может быть указано 1 января или 9 мая.

Есть судебное решение, в котором указано, что, поскольку прекращение трудового договора является следствием смерти работника, работодателем обоснованно признан днем прекращения трудового договора последний день работы, предшествующий смерти работника (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2009 по делу № А27-2073/2009). Однако данная позиция является неоднозначной, ведь работник был уволен в связи со смертью, но в день, когда он еще был жив.

Шаг 3. Вносим изменения в личную карточку и трудовую книжку

В личную карточку умершего работника необходимо внести запись о прекращении трудового договора в связи с его смертью по основанию, предусмотренному п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Графа «Подпись работника» не заполняется.

Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку (см. Пример 2). После этого она выдается на руки одному из родственников умершего работника под расписку (см. Пример 3) или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных.

Читайте также: