Из какого справочника происходит выбор значения поля должность в кадровых документах

Опубликовано: 17.09.2024

При заполнении электронной карточки штатной единицы в «Контур-Персонале» необходимо на вкладке Должность и профессия заполнить один из реквизитов: Должность или Профессия. Какой реквизит в каком случае заполнять — зависит от штатной единицы.

ОКПДТР разделяет все штатные единицы на должности и профессии. К должностям относятся штатные единицы руководителей, специалистов и служащих. Как правило, это сотрудники с высшим или средним профессиональным образованием, и их деятельность связана с умственным трудом. К профессиям относят штатные единицы, занимаемые рабочими. Их деятельность связана с физическим трудом.

Важно!

Заполнение реквизитов Профессия и Должность крайне важно, поскольку согласно данным в этих реквизитах формируются многие отчеты. Например, форма №6 (воинский учет), списочная и среднесписочная численность формируются в разрезах по категориям работников (руководители, специалисты, прочие служащие, рабочие).

Если Вы не уверены, какой реквизит – Должность или Профессию – заполнять, загляните в ОКПДТР. Рассмотрим пару примеров.

Штатная единица Инженер 1 категории.

  1. Выберите пункт меню Организация \ Структура. В открывшемся окне в левой части представлена структура штатного расписания в виде дерева связанных между собой подразделений и штатных единиц. В правой части представлен список объектов (штатных единиц, подразделений) того узла, на котором установлен курсор в левой части.
  2. В левой части окна в панели иконок рядом с иконкой Создать объект выберите из выпадающего списка Новый \ Штатная единица.
  3. В открывшемся окне укажите дату ввода штатной единицы в штатное расписание. Нажмите на кнопку Ок. Откроется пустая электронная карточка штатной единицы.
  4. Заполните поля на вкладке Основная информация и перейдите на вкладку Должность и профессия.
  5. В реквизите Должность щелкните мышкой по заголовку поля Наименование. Откроется справочник Должности.
  6. В открывшемся окне установите курсор на поле Наименование на любую строку и нажмите сочетание клавиш Alt+F3.
  7. В заголовке поля появится строка с мигающим курсором. Наберите в ней Инженер. По мере того, как вы будете набирать слово, записей в справочнике будет становиться все меньше и меньше.
  8. Среди оставшихся записей найдите должность Инженер. И щелкните по ней дважды мышкой. Справочник закроется, а в поле появится наименование должности.
  9. Далее щелкните мышкой по заголовку поля Фасет 12. Откроется справочник Категории (классы) квалификации (фасет 12).
  10. В открывшемся окне выберите запись с наименованием 1 к.
  11. Справочник закроется и в реквизите Должность отобразится 12 фасет.

Штатная единица Электрогазосварщик 5 разряда.

  1. Повторите пункты 1-4, описанные ранее.
  2. В реквизите Профессия щелкните мышкой по заголовку поля Наименование. Откроется справочник Профессии.
  3. В открывшемся окне установите курсор на поле Наименование на любую строку и нажмите сочетание клавиш Alt+F3.
  4. В заголовке поля появится строка с мигающим курсором. Наберите в ней Электрогазосварщик. По мере того, как вы будете набирать слово, записей в справочнике будет становиться все меньше и меньше.
  5. Среди оставшихся записей найдите профессию Электрогазосварщик. И щелкните по ней дважды мышкой. Справочник закроется, а в поле появится наименование профессии.
  6. Далее щелкните мышкой по заголовку поля Фасет 2. Откроется справочник Тарифные разряды (фасет 02).
  7. В открывшемся окне выберите запись с наименованием 5 р.
  8. Справочник закроется и в реквизите Профессия отобразится 2 фасет.

Важно!

Если при заполнении реквизитов Вы не нашли должность или профессию, которая звучит именно так, как прописано в штатном расписании, выберите из справочника наиболее близкую по смыслу. Например, если вы ищете должность Специалист отдела кадров и не находите ее, выберите значение Специалист по кадрам . Не создавайте своих записей в справочниках ОКПДТР, поскольку кодировка должностей и профессий задается строго по ОКПДТР!

Если у Вас возникают какие-либо вопросы и проблемы, обязательно обращайтесь на линию технической поддержки по телефону (343) 278-69-60. Наши специалисты постараются Вам помочь. Если у Вас есть пожелание, мы также ждем его от Вас — и, возможно, в следующей версии программы мы сможем его реализовать.

Руфина Хакимова

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

  1. Трудовые договоры с сотрудниками
  2. Личные карточки работников
  3. Трудовые книжки
  4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
  5. Штатное расписание
  6. Должностные инструкции
  7. Правила внутреннего трудового распорядка
  8. График отпусков
  9. Положение о персональных данных
  10. Согласия на обработку персональных данных
  11. Положение об оплате труда
  12. Табель учета рабочего времени
  13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
  14. Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

В пункте 2.3. была разработана организационная структура, но для того чтобы она могла функционировать необходим персонал. Поэтому следует заполнить основные справочники кадрового учета.

Справочник «Должности организации» предназначен для хранения списка должностей, используемых в организациях. Должность работника указывается при оформлении приказа о приеме на работу, а также может изменяться при кадровом перемещении.

Для заполнения справочника «Должности организации» в разделе «Справочники» выбрать пункт «Должности». После щелчка по данной ссылке перед нами откроется окно «Должности организации». В данном окне уже содержится три записи, сформированные в процессе заполнения общих сведений об организации – это должности «директор», «главный бухгалтер» и «старший кассир».

К имеющимся должностям добавим еще одну должность – «экономист». Для этого нажмем кнопку «Добавить» после чего в появившейся пустой строке в поле «Наименование» напишем «менеджер по снабжению». После щелчка мыши программа автоматически присвоит новой должности код (000000004). Аналогичным образом добавим еще несколько должностей: экономист, менеджер по работе с клиентами, юрист. Таким образом, окно «Должности организации» примет вид:

«Рисунок 2.12 Список должностей организации».

Справочник должностей предприятия можно просмотреть через пункт панели инструментов «Операции»- «Справочники»-«Должности организации».

Создав перечень должностей, существующих в организации следует на каждую из должностей принять сотрудника. Но перед заполнением справочника «Сотрудники» целесообразным будет заполнить справочник «Физические лица», поскольку это позволит в дальнейшем не заносить вручную сведения о сотрудниках организации, а выбирать сотрудника из списка физических лиц. Поэтому для начала заполним справочник «Физические лица».

Этот справочник также находится на вкладке «Кадры» в основном окне программы в разделе «Справочники». Щелкаем по ссылке с надписью «Физические лица». Открывается окно со списком физических лиц. В этом списке уже есть две записи о трех людях – тех, кого мы указывали при заполнении раздела «Ответственные лица организации» (п.2.1.).

Теперь занесем в справочник еще одну запись – Шустрых Михаил Викторович. Для этого в окне «Физические лица» щелкнем кнопку «Добавить», в результате чего открывается окно «Добавить личные данные». В этом окне в графе «Имя» указываем Фамилию, Имя и Отчество добавляемого лица. После этого программа автоматически внесет эти данные в три расположенные ниже графы. На вкладке «Общие» внесем сведения о физическом лице:

Ø В графе «Дата рождения» укажем: 19.04.1960

Ø В графе «Пол» выберем вариант «мужской»

Ø В графе «Место рождения» щелкнем на многоточие рядом с графой и в открывшемся окне «Место рождения» внесем сведения: Населенный пункт: Москва, страна: Россия. И щелкнем кнопку «ОК»

Ø В графе «Удостоверение» также щелкаем по многоточию рядом с графой. Открывается окно «Паспортные данные физического лица» . в данном окне указываем: Паспорт гражданина Российской Федерации, серия: 45 01, № 356952, выдан: 12 января 2005 года, УФМС России по МО, № подр. 4

Ø В графе «Гражданство» выбираем «Россия»;

Ø Графу «Инвалидность» оставляем пустой;

Ø В графу «ИФНС» указываем код -7725

Ø В графу «Страховой номер в ПФР» вносим 452-535-13.

После внесения всех необходимых сведений вкладка «Общие» примет вид, представленный на рисунке 13.

Далее переходим на вкладку «Адреса и телефоны», на которой необходимо указать контактные данные физического лица.

Ø В графе «Адрес по прописке» при щелчке на значок справа от графы открывается окно «Адрес по прописке», куда заносим следующие данные: Протвино, Ленина ул, дом № 8, кв.5. В графу «Адрес проживания» вносим те же данные, что и в графу «Адрес по прописке»

Ø В графе «Телефон» указываем - +7 (495) 56 68 14.

После этого нажимаем кнопку «ОК» и в окне «Физические лица» появляется еще одна запись.

«Рисунок 2.13 Личные данные физического лица – общие»

Аналогичным образом добавляем данные на всех физических лиц. После заполнения справочник «Физические лица» имеет вид:

« Рисунок 2.14 Справочник Физические лица»

В дальнейшем этот справочник помимо вкладки «Кадры» в панели инструментов программы можно посмотреть, выбрав пункт «Физические лица».

Затем заполним данными справочник сотрудников организации. Чтобы приступить к заполнению, на вкладке «Кадры» в разделе «Справочники» выберем пункт «Сотрудники организации». Добавим в подразделение «Администрация» директора – Большакову Александру Анатольевну. Для этого выберем левой кнопкой мыши данное подразделение и нажмем кнопку «Добавить». В открывшемся окне внесем данные о сотруднике.

Нам предложено два варианта заполнения данных о сотруднике организации: «Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц» и «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц». Так как мы предварительно заполнили справочник «Физические лица», то выбираем второй пункт. В справочнике «Физические лица» выбираем Большакову Александру Анатольевну. При двойном щелчке левой кнопкой мыши по записи в справочнике физических лиц, справочник «Физические лица» закрывается, а окне «Сотрудники организации. Создание» происходит автоматическое заполнение полей данными о физическом лице:

«Рисунок 2.15 Сотрудники организации. Создание»

После нажатия кнопки «ОК», создание отобразилось в списке сотрудников организации в разделе «Все подразделения». При этом, пока не указана ни должность, ни то подразделение, к которому он относится. Все эти сведения появятся после того, как мы сформируем документ о приеме на работу этого сотрудника. Таким же образом проведем заполнения справочника другими сотрудниками организации. После внесения всех сотрудников мы увидим их полный перечень в алфавитном порядке:

«Рисунок 2.16 Сотрудники организации»

Чтобы принять сотрудника на работу снова перейдем на вкладку «Кадры» и в верхней части окна выберем «Прием на работу». При открытии данного пункта появляется пустое пока окно «Приемы на работу». В данном окне будут отражаться документы о приеме на работу.

Чтобы сформировать документ о приеме на работу, нажимаем кнопку «Добавить». Появиться окно «Прием на работу. Новый». В поле «организация» указываем нашу организацию – ООО «Веселый дракоша», затем в поле «Сотрудник» щелканув на знак многоточия, выбираем в раскрывшемся списке сотрудников Большакову Александру Анатольевну. В графе «Дата приема» укажем дату 01.01.2012. Мы принимаем данного сотрудника на должность директора, поэтому в графе «подразделение» выбираем из раскрывающегося списка подразделений «Администрация», а в графе «Должность» так же из списка выбираем «Директор».

В разделе «Сведения для расчета заработной платы» в графе «Вид расчета» указываем «оклад по дням». Устанавливаем оклад в размере 50 000 руб. Перед тем, как сохранить внесенные данные мы можем просмотреть печатную форму приказа о приеме на работу Большаковой Александры, нажав на кнопку «Форма Т-1» в нижней части окна. Результат заполнения данного окна представлен на Рисунке 2.17. После нажатия кнопки «ОК» в окне «Приемы на работу появится» запись о наличии операции по приему на работу.

«Рисунок 2.17 Прием на работу - Большакова»

В программе предусмотрена возможность создать приказ на прием на работу группы сотрудников. Для этого, добавляя новый приказ о приеме на работу, поставим галочку рядом с соответствующим пунктом (приказ на группу сотрудников). С помощью кнопки «Добавить», вносим в список принимаемых на работу людей из справочника «Сотрудники». Для каждого на вкладке «Работники» устанавливаем дату приема, подразделение и должность, а на вкладке «Начисления» – устанавливаем вид расчета и размер оклада для каждого. Затем записываем данные нажатием кнопки «Записать». Окна ввода данного приказа о приеме на работу группы сотрудников представлены на рисунке 2.19:

«Рисунок 2.19 Приказ о приеме на работу группы сотрудников»

После формирования приказа о приеме на работу для одного и для группы сотрудников, оба приказа отобразятся в форме «Приемы на работу». В справочнике «Сотрудники организации» теперь будут указаны должности и подразделения для каждого из принятых на работу сотрудников.

Справочник «Номенклатура»

Этот справочник предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. В нем по умолчанию уже созданы группы номенклатуры, но группы также можно создавать самостоятельно.

Для того чтобы приступить к заполнению данного справочника перейдем к пункту меню «Предприятие», выберем пункт «Товары (материалы, продукция, услуги)» и перейдем к пункту «Номенклатура». В окне «Номенклатура» уже задано несколько стандартизированных групп, в том числе и группа «Товары». Мы не будем создавать новую группу, а заполним уже имеющуюся. ООО «Веселый дракоша» приобретает две группы товаров - продовольственные товары и упаковочные материалы. Внутри группы «Товары» создадим две подгруппы – «продовольственные товары» и «упаковочные материалы». Для этого открыв группу товары, выбираем пункт меню «Действия», а в нем вариант «Создать группу». Открывается окно, в котором в графе «Родитель» автоматически выставилось «Товары», так как мы создаем подгруппу внутри этой группы. А в поле наименование мы указываем наименование подгруппы товаров «продовольственные товары».

После нажатия кнопки «ОК» в группе «Товары» появится подгруппа «продовольственные товары». Аналогичным образом добавим подгруппу- «упаковочные материалы». В свою очередь «продовольственные товары» имеют три подгруппы («кондитерские изделия», «фрукты» и «напитки»), которые мы создадим, используя описанным выше способом. После произведения данных манипуляций окно «Номенклатура» примет следующий вид:

« Рисунок 2.20 Справочник номенклатура»

В каждой из созданных подгрупп будет свой перечень товаров. Начнем с заполнения подгруппы «продовольственные товары».

ООО «Веселый дракоша» закупает и продает три группы продовольственных товаров:

Далее, заполняем сведениями о товарах каждую подгруппу. Конфеты, печенье и фрукты измеряются в килограммах; торты и пирожные – в штуках, а соки, чаи и печенье в упаковках.

Занесем в справочник «Номенклатура» в качестве примера сведения о товаре «Пирожное MARUKAWA» в подгруппу «кондитерские товары». Для этого откроем нужную подгруппу и нажмем кнопку «Добавить». Откроется окно «Элемент номенклатуры: Новый». В данном окне занесем сведения о товаре:

Ø В графе «группа номенклатуры» автоматически появилось «Кондитерские изделия»;

Ø В графу «краткое наименование» запишем: «Пирожное MARUKAWA»;

Ø В графе «полное наименование» при щелчке отобразится то же наименование, что и в графе «краткое наименование»;

Ø В графе «единица измерения» из раскрывающегося списка выберем «шт.»;

Ø В графе «ставка НДС» из списка выберем ставку «18%»

Ø В графе «номенклатурная группа» выберем «основная номенклатурная группа»

Ø В графе «статья затрат» указываем –материальные расходы.

После заполнения окно добавления нового товара имеет вид, представленный на Рисунке 2.21.

« Рисунок 2.21Добавление элемента в справочник Номенклатура»

Аналогичным образом вносим информацию об остальных товарах по подгруппам.

Сейчас мы создадим мини-систему кадрового учета сотрудников предприятия. Она позволит принимать и увольнять сотрудников, а также работать с кадровыми документами.

Каждая конфигурация должна храниться в отдельном каталоге (папке).

1. Создайте новую папку на любом диске, например, "C:Учебная"
2. Запустите 1С:Предприятие. Откроется список информационных баз.

1С:Предприятие может работать с несколькими базами данных на одном компьютере. Например, в одной базе ведется кадровый учет, в другой базе - учет товаров, в третьей - бухгалтерский учет для Фирмы А, в четвертой - бухгалтерский учет для фирмы Б.

Папка может располагаться на локальном жестком диске компьютера, например "C:Учебная" или на другом компьютере в сети, например, "SERVERKADR". При этом должны быть предоставлены полные права доступа к этой папке (чтение, запись и т.д.).

5. Нажмите ОК. В списке информационных баз появится новая строка. Для ее редактирования можно нажать кнопку Изменить. Например, информационную базу перенесли в другое место или вы хотите задать другое название для информационной базы. Для удаления информационной базы из списка нужно нажать кнопку Удалить. При этом информационная база удаляется из списка, но не удаляется физически с диска.

6. Укажите режим запуска Конфигуратор.

1С может запускаться в четырех режимах:

  • Предприятие - режим использования информационной базы. В этом режиме работают обычные пользователи, вводят данные, печатают отчеты и т.д. В этом режиме нельзя редактировать структуру конфигурации.
  • Конфигуратор - режим конфигурирования (программирования). В этом режиме работают программисты, создают новые справочники, отчеты, пишут программные модули. Вводить данные в информационную базу в этом режиме нельзя.
  • Монитор - режим наблюдения за пользователями, работающими в данный момент с информационной базой. Все операции с информационной базой регистрируются в Журнале регистраций. В режиме Монитор можно получить протокол всех операций совершенных конкретным пользователем, над конкретным обЪектом, а также можно задать другие условия фильтра.
  • Отладчик - режим для программистов, когда у них что-то не ладится с программой. Здесь можно отследить как выполняется программа буквально по шагам. При этом программа выполняется в режиме Предприятие.

8. Так как в созданной папке пока ничего нет, то 1С спросит в каком формате будет храниться база данных: В файлах DBF или на SQL-Server Укажите формат "Файлы DBF" и нажмите ОК.

9. Запустится конфигуратор. Откройте дерево конфигурации, в котором мы будем работать очень часто. Для этого щелкните меню Конфигурация => Открыть конфигурацию или кнопочку . Появится окно дерева конфигурации. Задайте ему нормальные размеры.

В этом окне представлены все обЪекты конфигурации, такие как справочники, документы, отчеты и т.д. Для раскрытия какой-то ветки нужно два щелкнуть на плюсике или два раза щелкнуть на ее названии.

Создание обЪектов конфигурации

10. Установите курсор на строку Справочники и щелкните кнопку (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите Новый справочник). При этом откроется окно Конструктора справочников.

Конструктуры предназначены для помощи программисту в выполнении определенных действий. Только что мы увидели конструктор справочников. В 1С есть еще конструктур документов, конструктор отчетов, конструктор запросов и т.д. Все действия, которые делает конструктор, можно выполнить вручную, но возможно, что с конструктором будет быстрее. Если вам конструктор не нужен (или не нравится), тогда снимите флажок "Использовать конструкторы при создании новых обЪектов". В данном Учебнике мы все будем делать вручную, поскольку только так можно стать настоящим программистом и выжать из 1С все, на что она способна (или он? кстати, какого рода слово "1С". Это он, она или оно?).

11. Снимите флажок "Использовать конструкторы при создании новых обЪектов" и нажмите кнопку Отмена для закрытия конструктора. Он будет сопротивляться, но вы будьте настойчивы!

Потом вы всегда можете опять запустить конструктор из меню Конструкторы, но мы будем стараться делать все ручками.

12. Опять установите курсор на строку Справочники и щелкните кнопку (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите Новый справочник). При этом откроется окно Конструктора справочников уже не откроется, а появится обычное окно для редактирования структуры справочника.

13. Задайте идентификатор справочника (имя), например сейчас мы создадим справочник "Должности".

Заметьте, что общепринятым правилом является множественное число в имени справочника, но это не обязательно. Например, вы можете создать справочник "АдреснаяКнига". В идентификаторах обЪектов, а также в названиях переменных не может быть пробелов, но могут быть цифры и знак подчеркивания. Идентификатор не может начинаться с цифры. Правильное название обЪектов, переменных - признак хорошего стиля программирования и залог успеха. Будьте профессионалами в этом деле!

14. Задайте длину наименования 30 символов.

У каждого справочника есть уже заранее заданные два поля "Код" и "Наименование". Вы можете редактировать длину наименования, длину кода, а тажке тип кода: Числовой/Текстовый.

15. Закройте окно структуры справочника Должности.

14. На всякий случай сохраните конфигурацию, чтобы ваш труд не пропал даром, если вдруг отключится электричество или прямо сейчас наступит конец света.

1С обнаружит, что конфигурация абсолютно новая и у нее нет даже такой вещи, как словаря данных! Пусть создает этот словарь, если он ей очень нужен.

Так как мы редактировали структуру информационной базы, то 1С попросит разрешение на реорганизацию информационной базы. В больших конфигурациях (программах) это может быть очень длительный и сложный процесс, у нас пока все просто.

1С проанализирует структуру базы и покажет окно со списком изменений.

После реорганизации базы появится сообщение "Реорганизация информациии закончена ".

15. Создадим справочник Сотрудники. (Установите курсор на Справочники и щелкните кнопку Новый). Задайте имя справочника (идентификатор) "Сотрудники".

16. Задайте длину наименования 100 символов.

В наименовании у нас будет храниться ФИО сотрудника. Иногда бывают довольно длинные имена, например "Александровский-Петровский Александр Александрович".

18. Задайте имя реквизита "Должность". Укажите тип реквизита "Справочник.Должности", который мы создали раньше. Это говорит о том, что значения данного реквизита будут выбираться из справочника Должности. Нажмите ОК.

19. Создайте реквизит Оклад (тип Число, Точность 2 знака после запятой)

20. Создайте реквизиты ДатаПриема и ДатаУвольнения (тип Дата)

21. Сохраните конфигурацию (на всякий случай).

Теперь у нас есть два справочника и можно ввести некоторые данные.

22. Запустите 1С:Предприятие в режиме Предприятие. Это можно сделать прямо из Конфигуратора, нажав кнопку . Появится окно 1С:Предприятие.

23. Откройте справочник Должности. Для этого щеклните меню Операции => Справочники => Должности. Откроется окно справочника.

Для более быстрого доступа к справочнику позже мы создадим меню, а пока только так.

24. Введите несколько должностей, используя кнопку или клавишу INS. Например, Директор, Бухгалтер, Программист.

Заметьте, что коды присваиваются автоматически, хотя их можно редактировать. При этом необходимо соблюдать уникальность кодов. Параметры уникальности можно настраивать в конфигураторе, например можно ее вообще отключить, если она не нужна.

По умолчанию установлена сортировка по Наименованию. Это позволяет набрать первые буквы названия должности и курсор автоматически перейдет на нужную должность. Можно установить и другой тип сортировки: по коду или по реквизиту. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой и выбрать Сортировка. Мы этого делать не будем и оставим все, как есть.

25. Закройте справочник Должности и откройте справочник Сотрудники. (Щеклните меню Операции => Справочники => Сотрудники).

26. Заведите нескольких сотрудников. Например, Иванов - директор, Петров - Бухгалтер, Сидоров - Программист.

Заметьте, что при указании должности открывается справочник Должности. Для выбора должности вам нужно два раза на нее щелкнуть.

В реальной жизни принятие сотрудника на работу производится кадровым документом "Приказ о приеме на работу". Поэтому сейчас мы это организуем.

27. Закройте 1С:Предприятие и запустите базу в режиме Конфигуратор.

28. Теперь создайте новый документ "ПриемНаРаботу". (установите курсор на Документы и щелкните Новый). Задайте имя документа ПриемНаРаботу.

29. Добавьте реквизит шапки "Сотрудник", укажите ему тип значения Строка и длина 100 символов. Нажмите ОК.

У документа есть шапка и табличная часть. В шапке содержатся реквизиты, которые относятся к документу в целом, например НомерДок, ДатаДок и т.д. В табличной части содержатся строки. Например, один документ Накладная содержит информацию по нескольким товарам. Такая ситуация в 1С предусмотрена. (правда не предусмотрена ситуация, когда в документе есть две или даже несколько табличных частей)

Кстати, у любого документа уже есть два заранее заданных реквизита шапки "НомерДок" и "ДатаДок".

31. Так как мы сюда зашли в первый раз, то 1С предлагает автоматически создать форму документа.

Мы договорились все делать вручную, поэтому нажимаем Отмена.

32. Нам нужно создать форму следующего вида:

_ Установите подходящие размеры формы.
_ Разместите на форме текстовую надпись "Прием на работу". Для этого щелкните на кнопку внизу и затем на форме.

Кстати, рядом с этой кнопкой есть и другие элементы управления, которыми мы будем пользоваться в дальнейшем: кнопки, поля, переключатели, флажки и т.д.

_ Укажите размер шрифта побольше, это же все-таки заголовок. Для этого щелкните правой кнопкой на надписи, выберите Свойства, щелкните вкладку Шрифт, снимите флажок "Шрифт по умолчанию" и укажите размер шрифта 12, Можете еще что-нибудь указать, например Цвет, жирность и т.д. Не бойтесь экспериментировать, мы же пока только учимся. нажмите ОК.

_ Добавьте поле НомерДок на форму. Для этого щелкните кнопку появится окно. В нем установите флажок у реквизита шапки НомерДок, нажмите ОК и щелкните в каком-нибудь месте формы. Там появится поле НомерДок. Задайте ему размеры и перетащите в нужное место формы.
_ Добавьте рядом текстовое поле с надписью "ї".
_ Аналогичным образом разместите на форме остальные реквизиты: ДатаДок, Сотрудник, Должность. Не забудьте рядом с ними разместить текстовые надписи.
_ Кнопки ОК и Закрыть разместите по центру формы (по горизонтали). Для этого выделите их мышкой (обе одновременно) и щелкните кнопку . Попробуйте там и другие кнопки ради интереса.

Теперь в этот документ можно будет вводить данные о новом сотруднике. Затем пользователь нажмет кнопку ОК и ваша программа должна добавить в справочник Сотрудники новый элемент (новую строку). При нажатии ОК документ сначала будет записан, а потом будет проведен.

Проведение документов - очень важное понятие. Провести документ для пользователя означает пустить его в дело. При проведении документа совершаются изменения в информационной базе: добавлются данные в таблицы, увеличиваются или уменьшаются остатки товаров на складе, создаются новые бухгалтерские проводки и т.д.

Что конкретно произойдет при проведении документа определяется программистом. При проведении выполнится предопределенная процедура ОбработкаПроведения(). Именно в этой процедуре программист пишет программу, которая и совершает все изменения в системе. Сейчас нам нужно до нее добраться. Она хранится в "Модуле документа".

Для открытия модуля документа закройте экранную форму документа. На экране останется окно структуры документа. Внизу есть кнопка "Модуль документа", вот на нее и нажмите. Откроется окно для редактирования текста программы.

Там уже есть процедура ОбработкаПроведения, но внутри нее пока ничего существенного. Напишите там следующий текст, пока не вникая в его смысл.

СпрСотр = СоздатьОбЪект("Справочник.Сотрудники");
СпрСотр.Новый();
СпрСотр.Наименование = Сотрудник;
СпрСотр.Должность = Должность;
СпрСотр.Оклад = Оклад;
СпрСотр.ДатаПриема = ДатаПриема;
СпрСотр.Записать();

Хотя, если присмотреться, то можно кое-что понять. Первая строка обращается к справочнику Сотрудники. Вторая строка создает новый элемент, пока пустой. Потом заполняются реквизиты справочника, данные берутся из документа и переносятся в справочник. И в конце происходит запись измененного элемента в справочник. Кстати, часто начинающие программисты забывают вызвать Записать(). Не попадайте в эту ловушку! Если вы не вызовете метод Записать(), то все ваши изменения не сохранятся в базе.

Обратите внимание, что каждый оператор в языке 1С заканчивается символом ";" (точка с запятой). После слова КонецПроцедуры точки с запятой не, потому что это не оператор, а операторная скобка (есть такое понятие в 1С). Точки с запятой нет также после слов Цикл и Тогда, но после слов КонецЦикла и КонецЕсли обязательно ставьте точку с запятой. В данной программе мы не использовали ни циклы, ни условия.

Также обратите внимание как оформляются комментарии.
// это комментарий

Комментарии не учитываются компилятором и предназначены для человека, которому нужно разобраться в программе. Комментариев не должно быть слишком много и слишком мало. Программа сама по себе должна быть понятна, без комментариев. Но в сложных местах в комментариях можно пояснить логику работы программы. Написание комментариев и понятных программ - тоже признак хорошего тона. Будьте в этом деле профессионалами!

_ Закройте окно модуля и окно структуры документа. Сохраните конфигурацию.

Теперь можно попробовать принять нового сотрудника по всей форме.
_ Запустите 1С в режиме Предприятие.

Все документы хранятся в журналах документов. Может быть вы не обратили внимание, но для документа "ПриемНаРаботу" был задан журнал по умолчанию "Прочие". Потом мы создадим специальный журнал для всех кадровых документов, а пока будем пользоваться тем, что есть.

_ Для открытия журнала документов Прочие щелкните Операции => Журналы документов => Прочие. Откроется журнал документов.

_ Щелкните кнопку или нажмите клавишу INS. Откроется форма документа "Прием на работу" для ввода данных. Номер документа присвоится автоматически, дата документа - сегодняшнее число.

Если вдруг выскочит ошибка, значит вы неправильно написали программу. Опять запускайте Конфигуратор и все перепроверяйте.

Можно сделать так, чтобы 1С проверяла программу на синтаксические ошибки автоматически при сохранении конфигурации. Для этого в Конфигураторе щелкните меню Сервис => Параметры и установите флажок "Проверять ошибки автоматически".

Заметьте, что отсутствие синтаксических ошибок не гарантирует того, что программа правильная. В ней по-прежнему могут быть ошибки. Такие ошибки могут выскочить при выполнении программы, а могут быть очень скрытые. Ошибки - главная беда программистов. Но еще большая беда - неправильное понимание требований заказчика.

Теперь организуем правильное увольнение сотрудников с помощью кадрового приказа.
_ Создайте в Конфигураторе новый документ "Увольнение".
_ Укажите, что он содержит реквизиты шапки "Сотрудник" тип "Справочник.Сотрудники и "Дата увольнения" тип Дата.
_ Создайте для него удобную форму для ввода данных.

_ Напишите следующий текст в модуле документа в процедуре ОбработкаПроведения():
СпрСотр = СоздатьОбЪект("Справочник.Сотрудники");
СпрСотр.НайтиЭлемент(Сотрудник);
СпрСотр.ДатаУвольнения = ДатаУвольнения;
СпрСотр.Записать();

Первая строка создает ссылку на справочник Сотрудники. Вторая строка ищет в справочнике того сотрудника, который будет уволен. Следующая строка устанавливает ему дату увольнения. И последняя строка записывает сделанные изменения в справочнике.

Создадим журнал "КадровыеДокументы". Для этого установите курсор на "Журналы документов" в дереве конфигурации и щелкните Новый. Задайте имя журнала. Здесь больше ничего не трубуется.

Теперь откройте окно для редактирования структуры документа "ПриемНаРаботу". В верхней части окна измените журнал "Прочие" на журнал "КадровыеДокументы"

То же самое проделайте для документа Увольнение.
Сохраните конфигурацию на всякий случай.

Теперь создадим пользовательское меню. В окне конфигурации внизу есть вкладка Интерфейсы.

Для каждой категории пользователей программы может быть заведен свой собственный интерфейс. Интерфейс включает пункты меню и кнопки на панели инструментов. Например, кадровику необязательно залезать в зарплату сотрудников.

Создайте новый Интерфейс и назовите его Администратор. Интерфейс появится в списке интерфейсов.
Щелкните дважды на интерфейсе и выберите "Редактировать меню". Откроется окно редактора меню.

У него есть замечательная кнопка , которая автоматически создает все пункты меню. Сделаем исключение и воспользуемся помощью конструктора меню, потому что нам нужно создать обычное меню для доступа ко всем обЪектам без всяких заморочек. Если нужно сделать что-нибудь более интересное, например, добавить разделители, перегруппировать пункты меню, то это нужно будет делать вручную.

_ Меню можно сразу протестировать, как оно будет выглядеть для пользователя. Для этого нажмите кнопку "Пуск", появится тестовое окно. Посмотрите на меню и закройте тестовое окно.

_ Кстати, вы можете попробовать научиться редактировать пункты меню. Смелее экспериментируйте. Например, перетащите пункт меню Кадровые документы в пункт Документы, а пункт Журналы документов удалите. Отделите журнал от документов разделителем. Мне кажется, так будет удобнее.

_ Закройте редактор меню.

Сохраните конфигурацию и запустите ее. Проверьте работу документа Увольнение и пощелкайте меню.

На этом создание простейшей системы для кадрового учета завершено. Она позволяет принимать и увольнять сотрудников. Конечно, все очень неудобно. Уволенные хранятся вместе с работающими в одном списке. Реквизитов для хранения информации очень мало, нет печатных форм документов, нет кнопочек на панели инструментов, нет кадрового перемещения - куча пробелов в нашей системе. Но это же только простейшая кадровая система и она уже работает!

Для сравнения скажу, что написание такой же системы на другом языке программирования Visual Basic или Delphi займет в два-три раза больше времени и сил. Что бы там ни говорили недоброжелатели, но на 1С программы пишутся в несколько раз быстрее.

Очень часто необходимо получать актуальные кадровые данные как для одного сотрудника, так и для списка сотрудников. Конечно же мы можем просто написать свой запрос и получить эти данные, но очень часто, после изменения структуры регистров, запрос перестает работать. Кроме того, для получения некоторых данных необходимо писать большие запросы в несколько сотен строк, особенно если необходимо получить данные для списка сотрудников. Поэтому лучше воспользоваться тем функционалом, который для нас создали разработчики библиотеки стандартных подсистем.

В данной статье рассматриваются только способы получения кадровой информации для сотрудников и физических лиц. Описанным способом можно получить следующую кадровую информацию: кадровые данные сотрудников (дата приема, текущее подразделение, должность, работает сотрудник, находится в отпуске или же на больничном), кадровые данные физических лиц (ФИО, информация о стаже, образовании и т.д.) и данные о начислениях.

Все примеры проверены на конфигурации ЗУП 3.1.10.135, версия 1C БСП 3.0.3.59.

Получение информации для одного сотрудника или физического лица

Рассмотрим получение текущей фамилии для сотрудника Боровой Дмитрий Валентинович. Для наглядности добавим ему в историю изменения ФИО фамилию Бонд и изменим отчество.


Для получения кадровой информации используется общий модуль КадровыйУчет. Для получения кадровых данных физических лиц используется функция КадровыеДанныеФизическихЛиц. Более подробно о принимаемых параметрах вы можете в описании к функции. Для нас важен параметр СписокФизическихЛиц, куда мы передаем ссылку на физическое лицо или массив ссылок на физические лица, параметр КадровыеДанные, в котором указываются те кадровые данные, которые мы хотим получить и параметр ДатаПолученияДанных – дата, на которую мы получаем данные.
Видов кадровых данных, которые мы можем получить, очень много, поэтому мы рассмотрим только несколько из них.
Чтобы узнать какие кадровые данные можно получить с помощью данной функции вы можете обратиться к описанию функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц.

Если мы выполним этот код, то получим следующую строку:

Т.е. функция нам вернет фамилию актуальную в период с 30.11.2019 по 01.01.2020. Если же указать дату получения данных не из этого периода, то функция вернет другую фамилию.

Кроме того, у данной функции есть еще один параметр, с помощью которого мы можем накладывать дополнительные отборы – ПоляОтбораПериодическихДанных. В данном параметре указывается коллекция отборов. Для примера мы можем наложить отбор на отчество:

В результате получим строку:

Т.е. мы получили другую фамилию, используя одну и ту же дату.

Для получения кадровых данных сотрудников используется функция КадровыеДанныеСотрудников из того же модуля. И, по аналогии, чтобы узнать список возможных кадровых данных можно посмотреть описание функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников.

Для получения кадровой информации по списку сотрудников или списку физлиц можно использовать эти же функции. Только вместо ссылки на физическое лицо в параметр СписокФизическихЛиц передается массив физических лиц, а в параметр СписокСотрудников – массив сотрудников.

Получение информации для списка сотрудников с использованием временных таблиц

Иногда гораздо удобнее не получать данные в промежуточных переменных, а формировать временные таблицы и использовать эти временные таблицы в одном запросе. Для этого мы можем использовать функции СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеСотрудников и СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеФизическихЛиц из общего модуля КадровыйУчет. Данные функции отличаются тем, что не возвращают таблицу кадровых данных, а формируют временную таблицу в менеджере временных таблиц.

Для демонстрации можно использовать данный код.

После выполнения данного кода мы получим таблицу кадровых данных следующего вида:


В данном примере мы сначала подготовили кадровые данные сотрудника и кадровые данные физического лица во временных таблицах, и затем использовали их в одном запросе.

Получение кадровой информации для списка сотрудников на разные даты

Кроме получения кадровых данных на конкретную дату очень часто бывает нужно получить кадровые данные на разные даты. Это бывает нужно, например, в случае печати нескольких документов с разными датами. Когда для каждого документа на разные даты нужно получать отдельную кадровую информацию. Так как в цикле запросы выполнять не хорошо, то нужно сформировать один запрос сразу для всех документов. Для этого можно использовать функции ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц и ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников все из того же общего модуля КадровыйУчет.

Для примера используем все того же сотрудника Борового Дмитрия Валентиновича и его таблицу изменения ФИО.

Чтобы продемонстрировать как работают данные функции подготовим таблицу физических лиц, которая содержит список физических лиц и дат. В нашем примере физическое лицо будет одно, но мы добавим несколько дат:

Во временной таблице будет три строки с разными датами.

Далее формируем описание нашей временной таблицы с физическими лицами:

Если колонка, содержащая ссылки на физические лица, будет называться не ФизическоеЛицо, необходимо указать это в функции ОписаниеВременнойТаблицыОтборовФизическихЛиц в параметре ИмяПоляФизическоеЛицо. Это же касается и колонки, содержащей даты, по умолчанию она должна называться Период.

Далее получим запрос и выполним его, чтобы сформировать временную таблицу, содержащую кадровые данные:

Ну и в конце мы можем использовать эту временную таблицу. В данном примере мы просто выведем ее в таблицу значений.

В результате мы получим следующую таблицу:


Как мы видим, запрос вернул нам актуальную информацию для всех дат указанных в исходной таблице ВТФизическиеЛица.

Читайте также: