Как изменить представление сотрудника в отчетах и документах
Опубликовано: 17.09.2024
Вопрос клиента: Как скорректировать или отменить переданные в ПФР кадровые мероприятия в отчете СЗВ-ТД?
Ответ: Кадровые мероприятия считаются переданными в ПФР, если в отчете СЗВ-ТД установлен флажок Документ принят в ПФР (не редактируется):
При необходимости можно включить возможность редактирования кадровых документов через кнопку Еще / Изменить документ:
Корректировка переданных кадровых мероприятий
После корректировки сведений необходимо создать новый СЗВ-ТД.
Обратите внимание , если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР) или просто отменить проведение документа, то переданное кадровое мероприятие регистрируется как отмененное.
После повторного проведения, измененного или снятого с проведения документа, сформируется новое мероприятие (сформируется новый идентификатор мероприятия).
При изменении данных в кадровом документе в отчете СЗВ-ТД первая строка с ранее переданными сведениями будет стоять с признаком отмены, а вторая строка — с новыми (измененными) данными о мероприятии:
Если документ был снят с проведения, то сформируется строка с ранее переданными мероприятиями с признаком отмены:
Если в кадровом документе были изменены сведения, которые не передаются в ПФР (суммы начислений, право на отпуск и т. д.), то при проведении документа новое мероприятие (новый идентификатор) сформирован не будет.
Примеры корректировки переданных мероприятий:
Пример 1 – внесение изменений в кадровый документ
Сотрудница принята на работу 03.08.2020 г., сведения в ПФР о приеме приняты. В отчете СЗВ-ТД стоит галочка Документы приняты ПФР (не редактируется). В сентябре обнаружили ошибку, нужно было дату приема указать 10.08.2020 г. Принято решение скорректировать кадровый документ.
В Приеме на работу по кнопке Еще / Изменить документ включается возможность редактирования:
Изменяем в документе дату приема. При формировании отчета СЗВ-ТД будет сформировано две строки – одна с отменой ранее переданного мероприятия, вторая с корректными данными. Дата отмены, как правило, это текущая дата компьютера:
Переданы сведения в ПФР, но в номере приказа была допущена ошибка, вместо номера 70-л, было отправлено мероприятие с номером приказа 70.
При выборе мероприятия, которое нужно изменить, в Регистрации трудовой деятельности появится две строки – одна с признаком отмены, а вторая с такими же данными, в которые следует вносить изменения:
Скорректировав данные и проведя документ в отчете СЗВ-ТД появится две строки с мероприятиями – одна отменяющая, вторая в верными сведениями:
Отмена переданных кадровых мероприятий
Пример – отмена переданного кадрового мероприятия
В ПФР были переданы мероприятия о переводе сотрудника на другую должность. Позже выяснилось, что мероприятия были переданы ошибочно. Нужно отменить переданные кадровые мероприятия.
1) Отменить проведение документа «Кадровый перевод» при формировании СЗВ-ТД автоматически появится строка с ранее переданными сведениями с признаком отмены.
В документе строка с отменяемым мероприятием будет окрашена в серый цвет и стоять дата отмены:
Сведения, которые были отменены, будут отражены в форме СЗВ-ТД автоматически при последующем формировании:
Статью подготовила Польникова Анастасия, специалист линии консультаций компании "ИнфоСофт"
С января 2020 г. все работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. В связи с этим возникает большое количество вопросов, связанных с заполнением заявлений о выборе трудовой книжки, отчетности, их корректировок — наиболее актуальные из них мы рассмотрим в статье.
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Согласно последним изменениям законодательства, до 31 октября 2020 г. работодатели обязаны уведомить своих сотрудников о том, что с начала этого года сведения о трудовом стаже теперь будут храниться в электронном виде и до 31 декабря 2020 г. каждый работник должен подать письменное заявление с выбором варианта ведения его трудовой книжки.
Если сотрудник указывает в заявлении, что его сведения о трудовой деятельности теперь будут вестись в электронной форме, то работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать ее на руки сотруднику. Но стоит отметить, что бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и действует аналогично электронной, сущность изменений заключается в том, что ответственность за ее хранение теперь возложена на сотрудника.
Когда сотрудник подает заявление, указывая, что ведение его трудовой деятельности будет продолжаться в бумажном варианте, то работодатель должен как подавать сведения в ПФР в электронном виде, так и вносить запись в бумажную трудовую книжку сотрудника.
В том случае, если сотрудник не подал письменное заявление в указанный срок, то на работодателе остается ответственность по ведению и хранению трудовой книжки сотрудника, а также своевременной подаче данных в ПФР.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для того, чтобы сформировать заявление сотрудников, следует перейти в раздел «Отчетность, справки» — журнал «Электронные трудовые книжки», в котором по кнопке «Создать» выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В документе определяется перечень сотрудников и их вид заявления. Из данной формы есть возможность распечатать Уведомление для сотрудников, составленное в соответствии с требованиями трудового законодательства, и Заявления в двух вариантах, воспользовавшись командой в верхней части формы.
После сохранения данного документа следует сформировать отчет СЗВ-ТД по сотрудникам, которые подали заявление.
Корректировка поданных заявлений
Для того, чтобы отразить новое заявление сотрудника и отмену старого в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует выполнить следующий ряд действий:
Сформировать Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (Раздел «Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки»), в котором подобрать сотрудника и заявление, которое было подано в ПФР.
Создать в базе новое заявление на необходимого сотрудника.
Сформировать отчет СЗВ-ТД по сотруднику, после чего, находясь в отчете, перейти в его мероприятия (нажать дважды на строчку с работником). В открывшемся окне справа над табличной частью будет отражено актуальное заявление сотрудника, но для того чтобы отразить отмену предыдущего, следует также подобрать старое заявление, которое по умолчанию проставит галку «Отмена».
После выполнения перечисленных действий отчет СЗВ-ТД можно отправлять в ПФР. По старому заявлению будет проставлен признак отмены — правильность отражения данных дополнительно можно просмотреть в печатной форме отчета.
Формирование отчета СЗВ-ТД, если сотрудник принят на работу в 2020 г.
В том случае, если отчет СЗВ-ТД формируется по сотруднику, который принят в текущем году, то в ПФР необходимо подавать только актуальные сведения. Данные с прошлых мест работы отражать не требуется.
Для того чтобы отчет по данным сотрудникам заполнялся автоматически, следует в текущих кадровых документах проставлять галку «Отразить в трудовой книжке», например, в приеме на работу, кадровом переводе или увольнении.
Формирование отчета СЗВ-ТД, если сотрудник принят на работу до 2020 г.
При последующих формированиях СЗВ-ТД по сотрудникам, которые приняты до 2020 г., предыдущее мероприятие прикреплять не требуется.
В том случае, если сведения, которые подтягиваются автоматически с помощью данной обработки не подходят, в Регистрацию трудовой деятельности данные можно добавить вручную. Для этого в табличной части следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду «Добавить», после чего в документе появится пустая строка, которую необходимо заполнить данными, соответствующими последней записи в трудовой книжке — именно они попадут в СЗВ-ТД в качестве предыдущего кадрового события.
После сохранения Регистрации трудовой деятельности заполняется отчет СЗВ-ТД, в котором по сотруднику будет отражено два мероприятия — произошедшее до 2020 г. и актуальное (попадает в отчет при условии того, что проставлена галка «Отразить в трудовой книжке» в кадровом документе).
Как подать корректирующий отчет СЗВ-ТД
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» для формирования корректировочных данных необходимо выполнить следующую последовательность действий.
Проверить, что в отправленном с неверными сведениями отчете установлена галка «Документ принят в ПФР (не редактируется)» — это необходимо для корректного формирования последующих документов.
После выбора данных в «Регистрации трудовой деятельности» появляется две строки по сотруднику. Первая строка неактивна и в ней должны остаться неверно поданные данные, в последней колонке данной строки проставляется дата отмены. В свою очередь во второй строке данной таблицы необходимо указать корректные данные (например, верный номер приказа, дату кадрового мероприятия). После этого следует провести и закрыть документ регистрации.
Завершающим шагом является формирование нового отчета СЗВ-ТД, в котором по сотруднику автоматически заполнятся сведения, как с признаком отмены, так и верные данные. В печатной форме отчета по неверному мероприятию в колонке 10 будет проставлен признак отмены.
Как подать в ПФР отменяющую СЗВ-ТД
В данном документе следует выбрать команду «Отменить», которая находится над табличной частью. Во вновь открывшемся окне в левой части следует выбрать нужного сотрудника, в правой — мероприятие, которое необходимо отменить.
После выбора данных в документ перенесутся ошибочно поданные данные по сотруднику. В последней колонке будет проставлена дата отмены, соответствующая дате документа, при необходимости ее можно откорректировать вручную.
После проведения и закрытия «Регистрации трудовой деятельности» формируется новый отчет СЗВ-ТД, в который следует подобрать необходимого сотрудника — событие с признаком отмены отразится в отчете автоматически.
Корректировка кадрового документа, если он уже включен в СЗВ-ТД
В том случае, если кадровый документ был включен в отчет СЗВ-ТД, то программа автоматически ставит на нем блокировку изменений. Но для того, чтобы внести коррективы, например, если ошибочно была введена сумма оклада, то, работая с документом, следует воспользоваться командой «Еще» и выбрать «Изменить документ», после этого можно будет откорректировать все необходимые данные в том или ином документе.
Автор: Дарья Волохова,
бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
В Зарплата и управление персоналом ред.3.1 заложен типовой механизм настройки представления сотрудников.
Настройка находится в меню Настройка - Кадровый учет - Правило формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах.
Данная настройка позволяет выбрать как будет выглядеть представление сотрудника.
- полное ФИО или Фамилия и инициалы;
- добавлять к ФИО вид занятости или нет;
- добавлять пометку уволенного или нет;
- и в любом случае будет выводится дополнение, причем поле Дополнять представление может быть заполнено как в карточке сотрудника так и в карточке ФизЛица!
Надо понимать, что данная настройка влияет только на представление ССЫЛКИ. Во всех тех местах где мы видим ссылку на сотрудника, там сотрудник будет представлен в данном формате.
Но в основных списках, которые открываются на Начальной странице или список сотрудников, который открывается через меню Кадры - Сотрудники в колонке "ФИО" или "Имя" выводится не ССЫЛКА, и представление формируется по другим правилам.
Для того, что бы в этих колонках видеть представление сотрудников согласно выбранное настройке, надо подменить эти колонки на ССЫЛКУ. Для этого отрывам меню формы списка ЕЩЕ - Изменить форму.
В открывшемся окне надо найти Список сотрудников, напротив колонки ССЫЛКА включить галку и поднять колонку на первое место. А колонки ФИО или Имя отключить.
Так же, для красоты, заголовок колонки ССЫЛКА можно переименовать в ФИО или Имя. В этом случае в списке сотрудники будут отображаться согласно установленной настройки.
2. Расширение вариантов представления видов занятости сотрудника.
В предыдущем ЗУП ред. 2.5 представление сотрудников дополнялось согласно виду занятости:
- (осн.) - при основном месте работы;
- (совм.) - при совместительстве;
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дг.) - в случае работы по договору ГПХ.
ЗУП ред. 3.1 в типовом варианте предлагает следующие варианты представления по видам занятости:
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дог.) - в случае работы по договору ГПХ;
- (ув.) - для уволенных сотрудников.
В итоге, при выборе настройки, учитывающей вид занятости, сотрудники работающие по основному месту работы, по совместительству и еще не оформленные не будут иметь никаких отличий.
Для исправления этой ситуации предлагаю расширение, которое позволит дополнить представление сотрудников согласно виду занятости:
- (совм.) - при совместительстве;
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дог.) - в случае работы по договору ГПХ;
- (ув.) - для уволенных сотрудников;
- [не оформ.] - если сотрудник еще не принят должным образом;
- сотрудника по основному мету работы (осн.) единственного оставим без пометки.
В этом случае сразу будет видно, к какой категории относится сотрудник.
Для добавления новой функциональности не нужно снимать конфигурацию с поддержки - выполните простое действие: Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширения - Добавить из файла.
В Зарплата и управление персоналом ред.3.1 заложен типовой механизм настройки представления сотрудников.
Настройка находится в меню Настройка - Кадровый учет - Правило формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах.
Данная настройка позволяет выбрать как будет выглядеть представление сотрудника.
- полное ФИО или Фамилия и инициалы;
- добавлять к ФИО вид занятости или нет;
- добавлять пометку уволенного или нет;
- и в любом случае будет выводится дополнение, причем поле Дополнять представление может быть заполнено как в карточке сотрудника так и в карточке ФизЛица!
Надо понимать, что данная настройка влияет только на представление ССЫЛКИ. Во всех тех местах где мы видим ссылку на сотрудника, там сотрудник будет представлен в данном формате.
Но в основных списках, которые открываются на Начальной странице или список сотрудников, который открывается через меню Кадры - Сотрудники в колонке "ФИО" или "Имя" выводится не ССЫЛКА, и представление формируется по другим правилам.
Для того, что бы в этих колонках видеть представление сотрудников согласно выбранное настройке, надо подменить эти колонки на ССЫЛКУ. Для этого отрывам меню формы списка ЕЩЕ - Изменить форму.
В открывшемся окне надо найти Список сотрудников, напротив колонки ССЫЛКА включить галку и поднять колонку на первое место. А колонки ФИО или Имя отключить.
Так же, для красоты, заголовок колонки ССЫЛКА можно переименовать в ФИО или Имя. В этом случае в списке сотрудники будут отображаться согласно установленной настройки.
2. Расширение вариантов представления видов занятости сотрудника.
В предыдущем ЗУП ред. 2.5 представление сотрудников дополнялось согласно виду занятости:
- (осн.) - при основном месте работы;
- (совм.) - при совместительстве;
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дг.) - в случае работы по договору ГПХ.
ЗУП ред. 3.1 в типовом варианте предлагает следующие варианты представления по видам занятости:
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дог.) - в случае работы по договору ГПХ;
- (ув.) - для уволенных сотрудников.
В итоге, при выборе настройки, учитывающей вид занятости, сотрудники работающие по основному месту работы, по совместительству и еще не оформленные не будут иметь никаких отличий.
Для исправления этой ситуации предлагаю расширение, которое позволит дополнить представление сотрудников согласно виду занятости:
- (совм.) - при совместительстве;
- (вн. совм.) - при внутреннем совместительстве;
- (дог.) - в случае работы по договору ГПХ;
- (ув.) - для уволенных сотрудников;
- [не оформ.] - если сотрудник еще не принят должным образом;
- сотрудника по основному мету работы (осн.) единственного оставим без пометки.
В этом случае сразу будет видно, к какой категории относится сотрудник.
Для добавления новой функциональности не нужно снимать конфигурацию с поддержки - выполните простое действие: Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширения - Добавить из файла.
Перед тем как начать добавлять сотрудников в сервис, рекомендуется настроить виды начисления одинаковые для всех сотрудников. Тогда не придется добавлять такие начисления отдельно для каждого сотрудника. Подробнее о настройке см. в статье «Общие настройки организации».
Выберите способ, как добавить сотрудника:
Для этого нужен отчёт 2-НДФЛ в формате XML. Его можно подготовить в любой программе, которая создаёт 2-НДФЛ для налоговой. Из справки загружаются ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, гражданство и статус НДФЛ. Остальные поля нужно заполнить самостоятельно (подробнее о заполнении полей см. ниже). Начисления и удержания из справки 2-НДФЛ не загружаются.
Подробную информацию см. в статье «Импорт данных из 1С» .
Чтобы добавить сотрудника вручную:
- Нажмите «+ Добавить сотрудника».
- В открывшемся окне выберите месяц, с которого начать начисление зарплаты, чтобы потом корректно формировалась отчетность в ПФР и ФСС.
Нажмите «Выбрать». - Заполните личные данные сотрудника — данные необходимые для кадровых отчётов и документов, расчёта НДФЛ и страховых взносов.
При заполнении данных обратите внимание на следующие поля:
«Тип договора» — влияет на начисление страховых взносов и заполнение отчетов в ПФР. Сведения подаются только на работников, с которыми заключен договор подряда или трудовой. Для получателей дивидендов можно выбрать тип «Нет договора».
«Подразделение» — влияет на то, в какой отчёт 6-НДФЛ и 2-НДФЛ попадёт сотрудник, т. к. подразделение может вести отчетность в другую ИФНС. А платить налог с зарплаты и сдавать отчеты по НДФЛ нужно в налоговую по месту его работы, но не регистрации организации. Подразделения добавляются в разделе «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» → «Подразделения».
«Гражданство» — при выборе нероссийского гражданства меняется список документов, удостоверяющих личность, ниже. А также открывает дополнительные поля для расчета взносов и НДФЛ за иностранных работников.
«Уникальный номер сотрудника» — используется для отчётов 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.
«Есть налоговый вычет» — дают работнику право уменьшить НДФЛ, удерживаемый из его зарплаты в пользу государства. Подробнее, как добавить вычет, см. в статье «Налоговые вычеты».
«Страховая категория» — заполняется автоматически из раздела «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» и влияет на расчет страховых взносов (подробнее см. в статье «Расчет страховых взносов»). Если предложенный расчет взносов не подходит, можно использовать пункт «Особенный расчет страховых взносов» и вручную указать, начисления.
«Страховой стаж» — влияет на расчет больничных.
«Справка об инвалидности» — уменьшает ставку по взносам на травматизм в ФСС.
«Способ выплат» — влияет на заполнение ведомостей на выплату зарплаты и создание платежных документов. В платёжную ведомость будут попадать только сотрудники со способом выплаты «По списку ведомости», так как во всех остальных случаях подтверждением получения денег работником являются другие документы.
«Счет для проводок по зарплате» — влияет на то, к каким затратам будет отнесена зарплата конкретного работника. Настроить набор счетов можно в разделе «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Проводки по зарплате».
Если вы совмещаете УСН и Патент, можно выбрать систему налогообложения для учета расходов по зарплате.
- заявление о выборе формы трудовой книжки (кнопка «+ Добавить заявление»);
- запись о приеме на работу (кнопка «+ Добавить мероприятие» → «Прием на работу»).
Чтобы распечатать трудовой договор, заявление о приеме и приказ о приеме, нажмите на кнопку «Напечатать» и выберите нужный документ.
Читайте также: