Какие документы обязаны заверять электронной подписью удаленные сотрудники
Опубликовано: 17.09.2024
Является ли обязательным условием при дистанционной работе (гл. 49.1 ТК РФ) использование усиленной квалифицированной электронной подписи работника и работодателя, либо это условие распространяется только при обмене электронными документами, на которых должны стоять подписи сторон (например, трудовой договор, внутренние распорядительные документы)? Возможен ли обмен только бумажными документами с "живыми" подписями сторон, если дистанционный работник имеет возможность приезжать в организацию? Есть ли какие-либо ограничения в применении дистанционной формы работы для такой категории работников как менеджеры по продажам?
Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, в транспорте, в кафе, в другом городе, за границей и т.д.), получая от работодателя задания с помощью сети Интернет и других информационных и телекоммуникационных технологий.
Взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться без обмена электронными документами, и, соответственно, без использования усиленных квалифицированных электронных подписей.
Никаких ограничений в применении дистанционной формы работы для такой категории работников как менеджеры по продажам трудовым законодательством не предусмотрено.
Как следует из ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
В соответствии с ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
Если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2015 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Эксперимент по кадровому электронному документообороту выходит на финальную стадию. Одновременно в разработке находятся несколько законопроектов, затрагивающих взаимодействие работодателей с удаленными сотрудниками.
Самое время разобраться, что нужно для перехода на кадровый ЭДО и как к этому подготовиться .
Как развивается кадровый ЭДО
В 2011 году был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).
В 2013 году в Трудовом кодексе появились ст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.
В 2015 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.
Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2017-2018 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов.
В 2018 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».
В 2019 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки ( Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ ). В связи с этим появился законопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.
Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство .
Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО
Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд .
Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышел законопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями .
Зачем бизнесу кадровый ЭДО
Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.
Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.
Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.
Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.
Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.
Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания .
Какие документы станут электронными
На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:
- документы личного характера (касаются конкретного работника);
- документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).
Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие.
Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:
- трудовой договор;
- ученический договор;
- договор о материальной ответственности.
Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом .
Какая подпись нужна для работы с электронными документами
Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:
- Простая электронная подпись (ПЭП) – представляет собой комбинацию логина и пароля, поэтому обеспечивает минимальную защиту. ПЭП подписываются только те кадровые документы, которые не могут вызвать споров. Например, расчетный листок, который отправляется по электронной почте (в почтовый ящик сотрудник входит по логину-паролю, что по сути и является его электронной подписью).
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – имеет б о льшую защиту, чем НЭП, поэтому ею можно подписывать, например, приказы на командировку.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – идентична собственноручной, поэтому предполагает высшую степень защищенности и исключает риски. Благодаря такой подписи можно отправлять любые типы документов. Оспорить ее подлинность невозможно.
УКЭП в свою очередь делится на два вида:
- Стационарная УКЭП (обычно выпускается на флешке — для сдачи отчетности). Заметное преимущество такой подписи — она хорошо работает во всяких интеграционных решениях, например, если кадровый ЭДО интегрирован в систему для расчета зарплаты. Специалист может работать в своей системе и подписывать документы стационарной УКЭП.
- Мобильная УКЭП (удобна для работников, так как привязана к номеру телефона и позволяет подписывать документы из любой точки мира) .
Как получить электронную подпись в Контуре
Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.
Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании .
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
- можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
- каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».
В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.
Рассказываем тонкости
Какая подпись нужна
Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
- Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.
ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.
Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.
НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.
НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.
Электронная подпись для сотрудников
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.
Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.
КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.
КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.
По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).
КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.
Частые вопросы
У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.
У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.
Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?
Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.
Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:
«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей. с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. » (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда. »).
«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).
В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.
Многие работодатели до сих пор уверены, что по умолчанию имеют право контролировать наемных работников на удаленной работе:
но трудовое законодательство допускает осуществлять такой контроль лишь в рабочее время и на территории работодателя;
дистанционные работники находятся принципиально в других условиях и в итоге работодатели теряют управление над ними и не могут даже вынести замечание за невыполнение ими их трудовых обязанностей.
Именно по этой причине и нужен четкий законодательно установленный порядок взаимодействия работодателя с дистанционными работниками.
Принятый 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях" самое главное, что сделал:
- установил порядок взаимодействия работодателя с наемными работниками, оформленными на дистанционную (удаленную) работу.
Этому в новой версии главы 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса:
измененной Федеральным законом № 407-ФЗ о дистанционной (удаленной) работе,
посвящена обновленная статья 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя».
Оформить такой порядок – самая большая и важная часть задачи для работодателя при внедрении дистанционного режима работы наемных работников. И для этого работодателю необходимо разработать и принять отдельный локальный нормативный акт. Он-то и зафиксирует, что работодатель может требовать от дистанционных работников, и что они обязаны делать.
При этом срок принятия такого локального нормативного акта в новом законодательстве не установлен, поэтому в буквальном прочтении статьи 312.3 Трудового кодекса в новой редакции, можно сделать заключение:
- что с 1 января 2021 года взаимодействие между работодателем и дистанционными работниками должно быть организовано уже по новым правилам путем обмена электронными документами.
Особенности электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и работодателя
Для начала разберемся с основными понятиями, используемыми в новом законодательстве в части регулирования труда дистанционных (удаленных) работников:
электронные документы и
Разделение документов на бумажные и электронные это не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено статьей 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 29.12.20209) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
- электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же:
документ в электронном виде создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа;
изначально электронный документ — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы, но:
если для электронных образов документов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи,
то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории требований:
общие требования - не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания;
требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам, и главное — требования к электронной подписи. Именно электронная подпись и соблюдение условий её применения делают электронный документ юридически значимым;
особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов.
Особые требования к электронным документам отражены в специальных нормативных актах или инструкциях, в частности для электронного документооборота между работодателем и дистанционными работниками – в требованиях статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса.
Электронная подпись при взаимодействии дистанционного работника и работодателя
Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, в том числе между дистанционным работником и работодателем, регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 (ред. от 01.01.2021) № 63 «Об электронной подписи».
Электронная подпись это:
информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и
которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
п. 1 cтатьи 2 Фeдepaльнoгo зaкoнa № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи»
Фeдepaльным зaкoном № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи» предусмотрены два вида электронных подписей:
простая электронная подпись и
усиленная электронная подпись.
В свою очередь, усиленная электронная подпись подразделяется:
на усиленную неквалифицированную электронную подпись и
на усиленную квалифицированную электронную подпись.
Различные виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.
Статья 5 «Виды электронных подписей» Фeдepaльнoгo зaкoнa № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи»
Простая электронная подпись это:
- электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Простая электронная подпись на практике, по сути, комбинация логина и пароля, кода подтверждения по email, SMS, USSD и тому подобного.
Например, комбинация из логина и пароля при отправке электронного сообщения является простой электронной подписью, подтверждающей, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.
Простая электронная подпись нe дaeт гapaнтии oтcлeдить фaкт измeнeния электронного дoкyмeнтa.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись:
Усиленная неквалифицированная электронная подпись:
это усиленная электронная подпись, получаемая в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись применяется для документов, которые не требуют заверения печатью. Как правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.
Этот вид электронной подписи выпускается с использованием специального программного комплекса.
Усиленная квалифицированная электронная подпись:
соответствует всем признакам усиленной неквалифицированной электронной подписи
и дополнительно содержит ключ проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате.
Для создания и проверки усиленной квалифицированной электронной подписи:
используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ;
электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.
Усиленная квалифицированная электронная подпись является абсолютным аналогом подписи, поставленной письменно, придает юридическую значимость подписанному электронному документу.
За счет регламентированных правил выпуска и описания структуры усиленной квалифицированной электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ее можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или соглашении сторон.
Особенности различных видов электронной подписи:
Простая электронная подпись
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Электронная подпись создается с помощью кодов, паролей и других инструментов, позволяющих идентифицировать автора документа
Электронная подпись создается с применением средств криптографии, позволяет определить не только автора документа, но и наличие изменений в документе
Электронная подпись создается с применением средств криптографии, позволяет определить не только автора документа, но и наличие изменений в документе
Электронная подпись выглядит в виде паролей, кодов, логинов
Электронная подпись – это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой:
- ключом электронной подписи и
- ключом проверки электронной подписи.
Электронная подпись представлена в виде ключа, созданного с помощью криптографических средств, сертифицированных ФСБ РФ.
Записывается на USB-носитель.
Электронная подпись создается собственными силами
Электронная подпись создается собственными силами или можно заказать в удостоверяющих центрах
Электронная подпись оформляется только в аккредитованных оформляющих центрах.
Отметка об электронной подписи в электронном документе:
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи;
может также включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018)
Порядок заключения в электронном виде трудового и других видов договоров, предусматривающих дистанционную работу наемного работника
Трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому договору, предусматривающие дистанционную работу наемного работника:
могут (но не обязательно) заключаться путем обмена между работником, поступающим на дистанционную работу, и работодателем электронными документами
в порядке, предусмотренном частью первой статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса.
Статья 312.2 «Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно» Трудового кодекса РФ
При заключении трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору в электронном виде необходимо использовать электронные подписи:
работодателю — усиленную квалифицированную электронную подпись;
дистанционному работнику — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
То же правило использования электронные подписи действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
п.1 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ
До 2021 года обе стороны трудового договора должны были использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при обмене любыми электронными документами.
В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи.
Также новое законодательство позволяет осуществлять взаимодействие дистанционного работника и работодателя вообще в иной форме, предусмотренной:
локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором и дополнительным соглашением к нему,
и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения дистанционным работником и/или работодателем указанных документов в электронном виде.
п.2 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ
При обмене электронными документами работодатель и дистанционный работник обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения соответствующего электронного документа от другой стороны трудового договора.
Срок направления подтверждения электронного документа должен быть установлен:
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором и дополнительным соглашением к трудовому договору.
п.3 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ
При этом дистанционный работник должен быть ознакомлен:
с непосредственно связанными с его трудовой деятельностью локальными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, одним из 3-х способов:
в письменной форме, в т. ч. под роспись;
путем обмена электронными документами;
в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором и дополнительным соглашением к нему.
Если в соответствии с Трудовым кодексом дистанционный работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он делает это:
в форме электронного документа;
в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюзной организации, трудовым договором и дополнительным соглашением к нему.
В случае подачи дистанционным работником заявления о выдаче ему работодателем заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с его дистанционной работой:
на бумажном носителе или по почте заказным письмом с уведомлением;
в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника, в установленном работодателем порядке взаимодействия работодателя с наемным работником.
Для оплаты больничных листов, в т. ч. декретного отпуска дистанционный работник действует одним из 2-х способов:
направляет работодателю оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением либо
предоставляет работодателю сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности, если медицинская организация и работодатель – участники системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2017 г. № 1567 (ред. от 1 декабря 2018 г.) "Об утверждении Правил информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа"
Порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника, в том числе:
в связи с выполнением работником трудовой функции в дистанционном режиме,
передачей результатов работы и отчетов о дистанционно выполненной работе по запросам работодателя,
устанавливает коллективный договор о дистанционной (удаленной) работе, локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему.
Читайте также:
