Как написать будем рады сотрудничеству

Опубликовано: 17.09.2024

Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

наименование компании-отправителя,
её адрес и телефон для связи,
должность и ФИО её представителя,
суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Образцы текстов для письма-благодарности за сотрудничество. Стиль писем – официальный. Рекомендации по оформлению находятся в конце страницы.

Все имена, фамилии, наименования организаций использованы исключительно для удобства изложения, не забывайте заменять их.

Вариант №1

Уважаемый Илларион Иванович!

Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность и глубокую признательность за плодотворное сотрудничество в уходящем 2021 году.

Мы верим в сохранение сложившихся деловых и дружеских отношений, надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество в 2022 году. Желаем динамичного развития, успехов и новых вершин в бизнесе.

Директор ЗАО «Стандарт»

Ц. В. Тарталеткин

Вариант №2

Агентство путешествий «Робинзон» выражает искреннюю благодарность юридической компании «Законотворчество» за плодотворное сотрудничество.

Примите нашу глубочайшую признательность за помощь в решении правовых вопросов, касающихся взаимоотношений со страховыми компаниями, за профессиональное юридическое решение сложных нестандартных вопросов в данной области.

Мы верим в сохранение деловых и дружеских отношений, надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Желаем ЮК «Законотворчество» дальнейшего процветания, успешного развития и новых побед на рынке юридических услуг.

С уважением, директор

Вариант №3

Уважаемый Агафон Вавилович!

Позвольте от лица нашего коллектива выразить Вам благодарность за оказанное доверие и согласие сотрудничать с нашей молодой, делающие первые шаги на рынке, компанией.

Своим динамичным ростом мы, во многом, обязаны лично Вам и возглавляемой Вами фирме.

Выражаем надежду, что и в дальнейшем, наши отношения будут строиться на взаимовыгодной основе, а Ваш огромный опыт и авторитет будут служить нам ориентиром и примером, как надо вести бизнес.

Желаем Вам и Вашей организации благополучия, успеха и процветания!

Афанасий Захарович Столяров

Вариант №4

ООО «Мебельная фабрика» благодарит за сотрудничество и желает Вам дальнейшего процветания, эффективной работы, неиссякаемой энергии в достижении поставленных целей и творческого вдохновения в решении глобальных задач, а также здоровой конкуренции и прекрасного самочувствия для поддержания рабочего тонуса!

ООО «Мебельная фабрика»

Вариант №5

Государственное бюджетное учреждение

«Интегральный центр социального обслуживания населения Ямского района города Ростова на Дону» выражает благодарность

Птичкиной Алевтине Матвеевне,

директору Муниципального бюджетного учреждения культуры досугового центра «Рост»,

за сотрудничество по вопросам детей из социально незащищенных семей, посещающих детский оздоровительный лагерь «Озерки».

В это непростое время Вы с пониманием и милосердием относитесь к детям, попавшим в трудную жизненную ситуацию, и принимаете участие в организации их досуга.

Вы дарите огромное счастье и радость!

Директор ГБУ «ИЦСОН»

Вариант №6

Выражаем искреннюю благодарность «Фундамент-Строй»

за длительное и плодотворное сотрудничество.

Мы высоко ценим установившиеся между нами партнерские отношения и взаимопонимание.

Хотим подчеркнуть высокий уровень профессионализма Вашего персонала и поблагодарить за оперативность в решении вопросов.

Желаем Вам дальнейших успехов в работе, экономической стабильности и достижения поставленных целей!

19 декабря 2021 г.

Вариант №7

Тятькину Ивану Дмитриевичу

Выражаю благодарность за активное сотрудничество с нашим Банком!

Желаю Вам в дальнейшем успешной созидательной деятельности, новых идей и стремлений, радости от полученных результатов и достижения новых высот, благополучной реализации всех начинаний!

Директор Тверского филиала

Т. Ю. Кредиторкин

Вариант №8

Уважаемый Альберт Альфредович Федоров!

Примите искренние слова благодарности за сотрудничество с городскими структурами.

Вы добились весомых успехов в области ремонта и обслуживания социально-бытовых объектов, заняв достойное место среди предприятий города. Благодаря Вашей активной жизненной позиции, умелой организаторской работе, мы с Вами смогли решить ряд хозяйственных вопросов, связанных с ремонтом и обслуживанием административного здания.

Особо хочется отметить высокое качество и профессиональный уровень Вашего коллектива.

Выражая уверенность в дальнейшем сотрудничестве, желаю Вам благополучия, удачи и успехов в решении социально-экономических вопросов Вашего коллектива и города в целом в новых экономических условиях.

Вариант №9

Директору ЗАО «Арт-Сервис»

Карелину Амадеусу Владимировичу

Примите нашу искреннюю признательность за успешное сотрудничество и высокий профессионализм в совместной работе!

От всей души желаем Вам успехов, новых свершений, надежных партнеров, здоровья и благополучия!

Вариант №10

Уткиной Аделаиде Аристарховне,

за плодотворное сотрудничество с целью повышения уровня образованности молодых исследователей, приобщения их к самостоятельной исследовательской работе в различных областях знаний, формирования нового уровня языковой компетенции в рамках научно-практического симпозиума старшеклассников «Языковед-2021».

директор Омской гимназии №644

19 октября 2021 г.

Вариант №11

Уважаемая Мазуркина Агриппина Валерьевна!

От имени всего коллектива Курского филиала НационалСтройБанка

выражаю Вам сердечную признательность за успешное сотрудничество и оказанное Банку доверие.

Мы высоко ценим Ваши усилия и энергию, направленные на развитие совместных программ, а также высокопрофессиональное и неравнодушное отношение к каждому проекту и, самое главное, клиенту.

Мы твердо уверены в дальнейшем успешном развитии наших деловых и дружеских отношений и надеемся на плодотворное партнерство в 2021 году.

Со своей стороны Банк приложит все необходимые усилия для достижения общих целей и результатов.

Ещё раз благодарим Вас за нашу совместную работу и желаем Вам успешного профессионального развития, карьерного роста и удовлетворения результатами своей деятельности!

Управляющий КФ ОАО НСБ

Вариант №12

Уважаемый Архип Вениаминович!

ООО «Финанс Брокер» выражает благодарность компании «IT technology» за взаимовыгодное сотрудничество, своевременность, оперативность, ответственность при выполнении поручений.

За период нашей совместной работы компания «IT technology» зарекомендовала себя как надежный подрядчик, способный выполнять сложные задачи на высоком профессиональном уровне.

Искренне желаем Вам и Вашей компании процветания и дальнейших успехов в реализации новых проектов.

Департамента розничного отдела

Ж. Х. Торгашевский

Вариант №13

Директору Института бизнеса и делового администрирования

Богданову Арнольду Галактионовичу

Администрация Свердловской области выражает глубокую благодарность Вам и Вашему коллективу за сотрудничество в области подготовки специалистов в сфере делового администрирования.

Особо хочется отметить высокую квалификацию и профессионализм сотрудников Института бизнеса, четкую организацию учебного процесса, грамотно подобранный преподавательский состав, внимательное отношение к слушателям.

За время обучения и сотрудничества с Вами служащие органов государственной власти Свердловской области получили знания, которые стали серьезным фундаментом в их практической деятельности.

Желаем Вам и всему Вашему коллективу профессиональных успехов и процветания!

Надеемся, что в будущем наше сотрудничество будет лишь укрепляться и станет еще более длительным и плодотворным.

заместитель председателя Администрации

по финансово-экономической политике

Вариант №14

Директору ООО «Гаспар»

Галактионову К. Р.

Уважаемый Климент Рубенович!

Администрация и коллектив Областного государственного учреждения среднего профессионального образования «Благовещенский техникум пищевой промышленности» выражает Вам искреннюю благодарность и глубокую признательность за плодотворную совместную деятельность.

Приятно сотрудничать с компанией, которая работает надёжно, оперативно, а главное, в точном соответствии с договорными обязательствами.

Желаем Вам и членам Вашего коллектива дальнейших успехов, экономической стабильности, уверенности в завтрашнем дне!

Директор ОГУ СПО БТПП

Вариант №15

Группа компаний ООО «Джаз Стайл» и ООО «Национал Стайл» выражают благодарность Генеральному директору, а также всему коллективу ООО «ЗОНД», за многолетнее результативное сотрудничество.

На протяжении всего периода взаимодействия продукция компании отличалась высоким качеством, поставки своевременностью, а отношения между нашими компаниями были взаимовыгодными и доверительными.

Коллектив группы компаний ООО «Джаз Стайл» и ООО «Национал Стайл» надеются на дальнейшее совместное развитие и расширение ассортимента, желает компании ООО «ЗОНД» процветания и финансового благополучия.

Начальник отдела ПРМ

Вариант №16

Компания ООО «Электрон» искренне благодарит ООО «РосБазон» за сложившиеся отношения.

Мы ценим честность, ответственность и порядочность в соблюдении своих обязательств, которые мы отмечали в течении всего времени сотрудничества с Вашей компанией.

Желаем, чтобы взаимоотношения между нашими компаниями развивались и находили всё больше точек соприкосновения.

Вариант №17

Сервисный центр «Т-сеть» г. Волгодонск выражает искреннюю благодарность

За период нашего сотрудничества мы отметили Вашу компетентность, оперативность и стремление сделать свою работу качественно и своевременно.

Ваша компания стала для нас образцом взаимовыгодного сотрудничества. Хотим особенно выделить Ваших менеджеров, которые оперативно предоставляют информацию о поступлении новых товаров и подробно консультируют по всем возникающим вопросам.

Мы не только планируем дальнейшее сотрудничество с вами, но и рекомендуем всем интернет-магазин «Конкорд» как надежного и выгодного партнера.

Вариант №18

Федеральное государственно бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Енисейский государственный педагогический университет

выражает благодарность директору МБОУ «Школы №73» г. Енисейск

Анисимовой Галине Остаповне

за плодотворное сотрудничество в рамках сетевого партнерства в области высшего профессионального образования по социологическому направлению и организацию на высоком уровне научно-методического сопровождения совместной экспериментальной деятельности.

Проректор по сетевому взаимодействию

и социальному партнерству

Вариант №19

Ректору АПО «Российский

университет бизнеса и финансов»

За период прохождения практики студенты зарекомендовали себя исключительно с положительной стороны, как добросовестные, трудолюбивые, дисциплинированные работники и грамотные практиканты, отлично применяющие теоретические знания на практике.

Благодарим Вас за качественную подготовку будущих специалистов.

Вариант №20

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Железногорский государственный университет»

ООО «Философ» и лично директору Хакимову Аристотелю Эрнестовичу

за сотрудничество и значительный вклад в развитие высшего образования г. Железногорск.

Уверены, что наши партнерские взаимоотношения получат дальнейшее развитие, и будут способствовать укреплению связи бизнеса и образования – важных составляющих подготовки высококвалифицированных специалистов для реального сектора экономики.

Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях.

Кто и кому может предложить сотрудничество

В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.

В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.

Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.

Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.

Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:

благотворительные акции;
развлекательные мероприятия;
социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
написать удобочитаемым шрифтом;
для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
Заголовок письма.
Содержательная часть о сотрудничестве.
Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на. », «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

Предложение о сотрудничестве

Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года.

За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________.

Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________.

Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.

Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время.

Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________

«__»__________ ____ г.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:

обычная почта;
е-мейл;
передача с курьером;
факс.

Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.

Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.

Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.

Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.

Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

From: Иванова Валентина

Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

To: Николай Петрович

Subject: Вакансия главного бухгалтера

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Руководитель службы персонала

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Хорошего настроения и удачного дня!»

• «С самыми наилучшими пожеланиями…»

• «С искренними пожеланиями…»

Фраза в финале: «Удачи!»

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

2.6. Налоговые «хитрости»

2.6. Налоговые «хитрости» В целях снижения сумм уплачиваемых налогов руководители различных организаций и их помощники постоянно заняты поиском оптимальных налоговых схем. Это вполне нормальное явление, если оно не выходит за рамки законодательства.Не так уж и редко в

Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей

Типичные хитрости и уловки продавцов автомобилей Ранее мы уже неоднократно говорили о том, что главная цель любого автопродавца — максимально быстро и с наибольшей для себя выгодой продать машину. Именно из этого и должен исходить покупатель, чтобы не быть

Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах

Прочие уловки и хитрости, используемые в автосалонах Вообще процесс приобретения автомобиля в дилерском центре или автосалоне имеет немало тонкостей и нюансов. Знайте: работники этих структур — опытные специалисты, и их доход самым непосредственным образом зависит от

Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции

Обследование и обыск. Наши хитрости против хитростей полиции Как я уже говорил, правовая основа обследования помещений полицейскими — Закон «Об ОРД», а четкий порядок проведения обследования регламентируется приказом МВД России «Об утверждении Инструкции о порядке

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ?

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ? Повторимся еще раз: у каждого донора свои требования к составлению бюджета. Тем не менее, попробуем сформулировать некоторые, достаточно общие правила, которые позволят вам представить предварительный бюджет в

Маленькие хитрости

Маленькие хитрости В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.Не секрет, что один из наиболее

10.1. Серфинг и оплачиваемые письма

10.1. Серфинг и оплачиваемые письма Серфинг – это вид заработка, где вам платят за просмотр сайтов.Оплачиваемые письма – это заработок, похожий на серфинг, только в данном случае на ваш почтовый ящик приходит письмо, в котором есть ссылка на какой-то сайт. Вы проходите по

XXV. Пишите письма от руки

XXV. Пишите письма от руки Обезличенное общение распространяется все шире. Факс, электронная почта, почта, которая автоматически отправляется в сотни адресов, записи на автоответчике, пейджеры, банкоматы, говорящие дверцы автомобиля, автоматический портье, поднимающий

Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости

Жизнь по книге «Как работать по четыре часа в неделю» Кейсы, примеры, советы и хитрости • Дзэн и искусство жить как рок-звезда.• Требуются поклонники искусства.• Фотофиниш.• Виртуальная юриспруденция.• Полеты с Ornithreads.• Обучение с отрывом от работы.• То, что доктор

Убойные продающие письма

Убойные продающие письма Каждое из продающих писем, которые вы увидите ниже, уже принесло нам не один миллион рублей. Просто берите их за образец. Как в свою очередь делали мы, используя письма сильнейших западных инфобизнесменов.Пора вылезать из

Усиление продающего письма

Усиление продающего письма ВидеообращениеОчень хорошо усиливает продающий текст видеообращение. Причем не надо делать это профессионально. Возьмите самый обычный фотоаппарат, включите режим видео, запишите. И на сайте уже есть «говорящая голова», ей верят гораздо

Структура письма

Структура письма Структура – залог понятности и стройности смысла.Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом. Рис. 4. Структура

Письма в редакцию

Письма в редакцию Письма в редакцию – превосходный метод для всех, кто любит выражать свою точку зрения письменно. К тому же он способствует повышению популярности. То есть это идеальный метод для интровертов. Многие мои знакомые настойчиво рекомендуют профильный сайт

Пишем письма

Пишем письма Как написать продающее письмо? Вначале должно быть приветственное видео или цепляющая картинка. Кроме того, в хорошем письме можно выделить несколько блоков:1. Боль. Здесь вы можете задавать вопросы либо описывать текущее состояние клиента, его проблемы и

Следующие письма

Следующие письма Переходим к третьему письму. Структура в принципе та же: приветствие, слова о том, что вы хотите подарить еще один тайный бонус, рассказ о самом бонусе и ссылка на него.В последнем письме (всего их семь) – опять небольшой тизер на следующий подарок. Плюс

Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

1. Время ответа на письмо.

Образец делового письма

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».

Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

Как не копить неотвеченные письма?

2. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……

Совет № 2:

Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……

Совет № 3: Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

Варианты фраз признательности в начале письма:

Спасибо за Ваш интерес к…

Спасибо за Ваше письмо…

Спасибо, что обращаетесь к нам…

Спасибо, что выбрали нас…

Спасибо, что выбрали нашу компанию…

Мы признательны Вам за Ваш интерес…

Позитивное завершение письма

Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…..	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!

Образец делового письма

Варианты финальных фраз:

Буду рад сотрудничеству!

С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

С искренним уважением,

С уважением к Вам,

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

5. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

Для чего это нужно?

Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.

Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Институт иностранных языков

тел. (495) 777 77 77

Совет № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.

Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.

Читайте также: