Как написать докладную на сотрудника

Опубликовано: 26.04.2024

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

  • в зависимости от содержания:
    • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
    • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
    • инициативными — с предложениями работника;

    Особенности составления докладной записки

    Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

    Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

    Обычно пишется в случаях:

    • наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
    • проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
    • при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
    • при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
    • создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
    • нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
    • неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
    • происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
    • достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

    Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

    У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

    В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

    Как пишется докладная записка на сотрудника

    Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

    Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

    Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

    • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
    • справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
    • в середине — название документа;
    • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
    • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

    Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

    Директору

    ООО «СпортТовары»

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    Служебная записка

    о нарушении должностных обязанностей

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    15.02.2019 г.

    Образец 2: нарушение дисциплины

    При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

    Докладная: образец при нарушении дисциплины

    Директору

    ООО «СпортТовары»

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    Служебная записка

    о нарушении трудовой дисциплины

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    15.02.2019 г.

    Образец 3: о некорректном поведении

    Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.

    Директору

    ООО «СпортТовары»

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    Служебная записка

    о некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    15.02.2019 г.

    Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

    Действия руководителя

    Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

    Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

    Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

    На выбор три образца бланков здесь

    Отображение в законе

    В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

    Особенности докладных записок

    Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

    Разница между докладной запиской и служебной

    Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

    Разница между докладной запиской и объяснительной

    Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

    ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

    Функции докладной записки

    Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

    Классификация докладных записок

    При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

    По содержанию:

    • информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
    • отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
    • инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

    По адресату:

    • внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
    • внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

    СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

    По фактам:

    • о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
    • о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
    • о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
    • об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

    Как правильно составить докладную

    Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

    Структура записки

    Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

    1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
    2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
    3. Выводы и рекомендации автора.

    Оформление

    Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

    Оформление внутренней докладной

    Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

    1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
    2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
    3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
    4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
    5. Далее коротко излагается суть записки.
    6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
    7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

    Оформление внешней докладной

    Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

    Реакция адресата

    Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

    На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

    Докладная записка о нарушении рабочих правил

    Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

    Докладная записка о нарушении рабочих правил

    Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

    Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

    Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

    Докладная записка о некорректном поведении

    Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

    Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.

    На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности.

    Написание докладной на работника

    Виды и формы докладных записок

    Докладная записка может быть двух видов:

    • внутренняя;
    • внешняя.

    записка

    Первая — адресуется лицам в пределах предприятий и составляется на обычном листе формата А4. Ее подписывает составитель. Вторая адресуется организациям высшего уровня и составляется на фирменном бланке предприятия, а подписывает ее руководитель.

    По формам они могут быть 3 видов:

    • информационные;
    • инициативные;
    • отчетные.

    Первые пишут для того, чтобы сообщить об изменениях в работоспособности самой организации или ее отдельных структурных подразделений. Вторые для выдвижения предложений касательно оптимизации и рационализации рабочих процессов. Третьи для ведения отчетности проделанной работы.

    докладная записка это

    Ответ на служебку

    Сроки дачи ответа

    В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

    • рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
    • точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
    • время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

    Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.



    Правильный образец докладной записки

    докладная записка

    Обратите внимание на то, что докладная образец, как и отдельные правовые документы не имеет строгой постановки текста, он пишется в произвольной форме. Для такого документа важно его содержание, ведь он служит обычным описанием для руководства и передается в отдел кадров. При их наличии документ считается правильно оформленным. Докладной записки образец бывает 3 видов, но все они начинаются со слов «Довожу до вашего сведения:

    О нарушении трудовой дисциплины

    нарушение дисциплины

    Чаще всего нарушение трудовой дисциплины или распорядка рабочего дня, штатного расписания является причиной написания такого документа. Она содержит фамилию и инициалы нарушителя, суть нарушения и предложение о проведении служебного расследования. Начинается со слов: «Довожу до вашего сведения, что», «Довожу до вашего сведения», «Предлагаю вашему вниманию».

    О невыполнении должностных обязанностей

    невыполнение обязаностей

    Вторая причина написания при невыполнении должностных обязанностей или внесении изменений в их ход. К нарушению должностных обязанностей относятся и простые ошибки в работе. О невыполнении должностных обязанностей также сообщают в произвольной форме.

    О некорректном поведении сотрудника

    поведение сотрудника

    Как правило нарушение какого-либо трудового распорядка является одной из причин. При этом нарушении трудовой дисциплины работник также может составить докладную про некорректное поведение, написав записку со словами довожу до вашего сведения. Она составляет при некорректном поведении для принятия мер со стороны руководства.

    Общие понятия

    Взаимодействие между коллегами может осуществляться разными способами. Но нередко требуется донести важную информацию. Причем зафиксировать ее в определенной форме. Важно отметить, что режим таковой имеет свои тонкости. Лучшим решением в таком случае является как раз докладная записка. Благодаря таковой можно максимально точно, без погрешностей передать информацию.

    Образец бланка докладной записки можно .

    И при этом зафиксировать ее в определенном формате. Отсутствуют какие-либо сложности, проблемы при оформлении данного типа документов. Так как единый формат документа не установлен. При этом следует отметить, что процесс таковой имеет свои особенности. Лучшее решение – составлять записки не менее чем в двух экземплярах. Это позволит избежать сложностей, а также иных проблем.

    8 (800) 700 95 53

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Образец докладной записки


    Фото: Образец докладной записки

    Что это такое

    Докладная записка – специальный документ, который позволяет передать определенного типа информацию максимально достоверно.

    Она может быть составлена разным способом:

    ПоказателиОписание
    В свободной формеесли в организации не определены нормы, согласно которым формируется данного типа документация
    В установленном видеесли имеет место стандартный формат, принятый внутри предприятия

    Написание докладной записки


    Фото: Написание докладной записки

    Отдельно стоит отметить как раз вопрос оформления документации в государственных учреждениях. В таковых может быть разработана своя собственная нормативная документация по этому вопросу.

    Например, это касается полиции, а также проходящих воинскую службу. Все эти моменты важно разобрать. Позволяет докладная записка разрешить обширный перечень самых разных задач.

    К основным таковым стоит отнести следующее в первую очередь:

    1. Точно передать все данные, информацию.
    2. Зафиксировать какие-либо указания, события и подтвердить их.
    3. Контролировать выполнение ряда задач.

    Важно заранее со всеми тонкостями, особенностями процедуры ознакомиться прежде, чем приступать к составлению. Имеются некоторые нюансы, соблюдение которых позволит избежать многих трудностей и сложностей.

    Важно заметить, что в некоторых случаях используется должностная записка для предоставления информации в суде, подтверждения. Потому важно максимально внимательно, ответственно отнестись к вопросу.

    На кого распространяется

    Составление докладной записки обычно имеет место:

    ПоказателиОписание
    Исполнительным директоромпри наличии вышестоящего начальства (например, если необходимо отчитываться перед генеральным или же собранием учредителей)
    Начальникомимеющий в своем подчинении работников
    Непосредственно простые сотрудники—

    Фактически, даже если на предприятии не принято формировать докладные записки как таковые, простые сотрудники имеют право на подобные решения. В дальнейшем докладная записка может быть оформлена в формате заявления. Это позволит избежать многих сложностей, затруднительных ситуаций. Важно заметить, что процесс составления может отличаться в зависимости и от должности сотрудника.

    Особенно это касается структур с жесткой иерархической цепочкой. Как пример можно привести военные подразделения, структуры МВД и некоторые другие категории служб. Лучшее решение при составлении записки – это проставить подпись с расшифровкой.

    Попросту указать свою фамилию будет в большинстве случаев попросту недостаточно. Именно поэтому нужно заранее проработать все нюансы и тонкости процесса оформления.

    Особенно это важно будет в дальнейшем, если докладная записка потребуется в суде. Данный момент особенно важно проработать заранее. Это позволит избежать многих сложностей. Так как не будет необходимости доказывать, что документ был составлен именно конкретным гражданином.

    В дальнейшем записка может быть предоставлена в следующие органы по необходимости:

    • трудовая инспекция;
    • судебные;
    • любые иные.

    Документ позволяет решать целый ряд разнообразных задач. Потому важно отнестись к формированию его максимально ответственно. Так как в противном случае могут возникнуть некоторые сложности, трудности.
    В первую очередь это касается как раз неверности отраженных данных. При наличии ложной информации может иметь место достаточно серьезная проблема. Особенно если документ предоставляется в суд.

    Как должен реагировать руководитель на докладную

    При необходимости составляет докладная и передается руководителю. В этом случае он получает необходимые сведения что позволяет ему таким образом у него есть основания для принятия мер, например, урезания заработной платы. Приказ об изменении выдается руководством. Для принятия решения проводится расследование. А после принятия решения она передается в архив организации. После этого ее можно найти в списке номенклатурных дел организации или ее структурных подразделений.

    Когда необходим ответ

    В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

    Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

    Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

    Общие правила составления бизнес-писем на видео:

    Адвокат Анисимов Представительство и защита в суде

    В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

    Правила написания

    При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

      форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;

    Составление ответа


    начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;

    О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

    Инструкция

    Итак, разберем основные параметры составления документа. В шапке ответа на служебную записку обозначают:

    1. Дату, от которой поступила служебная записка.
    2. ФИО того, кто обращался.
    3. Проблема, с которой обращались.

    В теле текста содержится пояснение по проблеме и возможный вариант ее решения. Далее ставится дата и подпись сотрудника.

    Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

    На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности.

    Написание докладной на работника

    Виды докладных записок

    По своему содержанию докладные делятся на:

    В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

    Структура и оформление

    Виды докладных записок

    В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

    1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
    2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
    3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
    4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

    После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

    Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

    Пример докладной о прогуле

    Передача докладной руководству компании

    Докладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

    1. В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
    2. Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
    3. Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
    4. В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

    Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

    Читайте также: