Как написать отчет о работе на удаленке

Опубликовано: 25.04.2024

С 5 октября 2020 года в отношении работодателей действует обязательная норма, согласно которой на удалённую работу должны быть переведены 30 % персонала. Обязательный перевод на «удалёнку» предусмотрен для граждан старше 65 лет, а также имеющих хронические заболевания.

В связи с подобными требования возникла необходимость контроля, который обеспечивается за счёт новой отчётности. В Указе Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ (Редакция от 06.10.2020) содержится требование о предоставлении количественных данных сотрудников на удалённой работе, в том числе по договорам ГПХ.

Заполненный отчёт предоставляется в мэрию исключительно в электронной форме через личный кабинет на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы (mos.ru).

Предусмотрено три вида личного кабинета на mos.ru:

для физического лица (отчёт через личный кабинет физического лица предоставить нельзя)
для юридического лица
для индивидуального предпринимателя

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо:

Первый способ

Если у предпринимателя или организации существует личный кабинет на портале Госуслуги.ру, то есть возможность для входа воспользоваться именной этой учётной записью.

После того как пользователь кликнет «Госуслуги», перед ним появятся окошки, в которые необходимо ввести логин и пароль.

Далее система отобразит личные кабинеты, соответствующие этому логину: ЛК руководителя или ЛК организации. Пользователю необходимо выбрать один из них.

После того как вход будет выполнен, пользователь снова окажется на стартовой странице сайта Правительства Москвы, только вместо «Войти» будет отображаться наименование организации или ИП. Нужно кликнуть по этому наименованию, после чего откроется личный кабинет.

Стоит отметить, что пользователи, осуществившие вход через портал «Госуслуги.ру», сталкиваются с проблемой отправки готового отчёта, виной тому технические сбои в системе.

Поэтому рекомендуется для входа использовать второй способ – с помощью электронной подписи.

Второй способ.

В данном способе вход осуществляется с использованием усиленной квалифицированной цифровой подписи юридического лица или индивидуального предпринимателя.

После того как пользователь на сайте login.mos.ru выберет вход через ЭП необходимо будет скачать плагин, предложенный системой.

Далее к персональному компьютеру необходимо подключить flash-накопитель с цифровой подписью и создать личный кабинет директора на сайте Правительства Москвы через заполнение предложенной формы.

Только после выполнения всех шагов можно осуществить вход в личный кабинет на сайте mos.ru.

Если у юридического лица или ИП уже имеет электронная цифровая подпись, используемая при сдаче отчётности, то ей можно воспользоваться для входа в систему. Если ЭП отсутствует, то её придётся купить.

В отчёте содержатся три страницы.

Первая страница содержит в себе сведения о работодателе и численности персонала. Из трёх имеющихся столбцов необходимо заполнить только «Значение», он выделен зелёным цветом. Столбцы «Пояснения к заполнению сведений» и «Пример заполнения» остаются без изменений.

Вторая страница отражает данные персонала, который был переведён на удалённую работу. Предусмотрены такие поля, как:

мобильный телефон
номер транспортного средства
электронные карты «Тройка» и «Стрелка»
социальная карта
проездной билет

Обязательным к заполнению является номер мобильного телефона, остальные данные заполняются только при их наличии.

Третья страница содержит примеры документов, в которых выделены области с номерами. Именно эти номера необходимо указать в отчёте.

Когда все данные будут заполнены, отчёт загружается на сервис и отправляется на проверку.

Если проверка не пройдена

проверить полноту информации, отражённой на первой странице (заполнить пустые поля)
в графе о численности персонала не ставить «0», лучше поставить прочерк
ИНН и ОГРН необходимо вводить в документ вручную, если они были скопированы, то нужно ввести их повторно
наименование организации должно совпадать с тем, что указано в ЕГРЮЛ (проверить на соответствие заглавные буквы), предпочтителен ручной ввод
во второй странице оставить пустыми поля, если данные по ним отсутствуют, прочерки ставить не нужно
поле с указанием мобильных телефонов должно быть заполнено по всем сотрудникам

Особенности заполнения отчёта ИП и ООО с единственным сотрудником

До сих пор специалисты горячей линии не могут определиться должны ли подавать отчёт индивидуальные предприниматели и ООО, у которых отсутствует штат сотрудников.

Поэтому во избежание спорных ситуаций и применения штрафных санкций рекомендуется отчёт всё же сдать.

Размеры штрафных санкций

В соответствии со ст. 20.6.1 КоАП РФ непредставление указанных сведений влечёт за собой санкции, представленные в таблице. Суммы штрафов указаны в тыс. рублей.

Для столичных работодателей вводится новая регулярная персонифицированная отчетность. За ее непредставление предусмотрены крупные штрафы и даже административное приостановление деятельности. Рассказываем, как сдать новую отчетность и не нарушить закон.

Новая отчетность о сотрудниках с 12.10.2020 г.

В соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ, столичные работодатели еженедельно, начиная с 12 октября, обязаны предоставлять в мэрию дополнительные сведения о своих сотрудниках.

В число дополнительных сведений войдет, в частности, информация об их телефонных и автомобильных номерах и номерах используемых транспортных карт.

Новая отчетность носит еженедельный характер, и представляться она должна в отношении всех сотрудников организаций и ИП, работающих на территории Москвы. То есть как в отношении сотрудников, по которым было принято решение о переводе их на удаленный режим работы, так и в отношении тех сотрудников, которые продолжают работать в обычном режиме (в офисах, на предприятиях).

Причем новую отчетность нужно предоставлять не только по сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но также и на всех исполнителей по гражданско-правовым договорам.

Отчетность сдается в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица или ИП на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы. Формат, по которым необходимо представлять сведения, представлен здесь же.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Московские работодатели еженедельно, начиная с 12 октября 2020 года, обязаны представлять в мэрию отчет о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.

2. В отчет включается такая информация, как номера телефонов, автомобилей, транспортных карт сотрудников, работающих удаленно.

3. Новая отчетность носит еженедельный характер и должна представляться как по сотрудникам, работающим по трудовым договорам, так и по ГПД.

4. Все получаемые от работника сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с их согласия (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

5. Чтобы исключить возможность привлечения к ответственности и за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.

6. Работодатели несут административную ответственность за непредставление новых сведений о работниках и представление недостоверных сведений.

7. Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности в размере от 10 000 до 1 млн рублей.

Какие сведения должны предоставлять работодатели по указу № 97-УМ

В число сведений, передаваемых в столичную мэрию, входит следующая информация о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы:

номер мобильного телефона;
регистрационный номер транспортного средства (при наличии);
номер карты «Тройка» (при наличии);
номер социальной карты (при наличии);
номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).

Указанные сведения предоставляются каждую неделю. Первая сдача сведений – 12 октября 2020 года. Следующий раз сведения (с учетом произошедших в компании изменений) нужно будет предоставить в понедельник 19 октября и так далее до особого распоряжения столичных властей.

Защита персональных данных

Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.

Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.

Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.

Получение согласия на обработку данных

Прежде чем собирать и передавать по интернету новую информацию о работниках, у них необходимо получить согласие на обработку этой информации (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие выражается в письменной форме и в обязательном порядке должно содержать собственноручную подпись сотрудника. Также согласие может быть оформлено в форме электронного документа, подписанного электронной подписью работника.

Согласие в письменной форме должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):

ФИО работника, его адрес и сведения о паспорте;
наименование работодателя;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, а также общее описание используемых способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва;
подпись работника.

Штрафы за непредставление новой отчетности

В п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-УМ отмечается, что работодатели Москвы несут административную ответственность за непредоставление новых сведений о работниках и предоставление недостоверных сведений.

Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности.

В соответствии с данной нормой, за непредоставление сведений или предоставление недостоверных сведений о сотрудниках штраф для должностных лиц организаций и ИП составит от 10 000 до 50 000 рублей.

Штраф для организации-работодателя за указанное нарушение устанавливается в размере от 100 000 до 300 000 рублей.

Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций штрафом в размере от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификацией на срок до трех лет.

Штраф за повторное непредоставление сведений для ИП и организаций составит от 500 000 до 1 млн рублей. Также за повторное непредоставление сведений деятельность работодателя могут приостановить на срок до 90 суток.

Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Начиная с 12 октября, каждый понедельник столичные работодатели должны сдавать новый отчет. Это сведения о сотрудниках и подрядчиках (исполнителях) по договорам ГПХ, переведенных на удаленную работу. Нарушителя, не представившего сведения, могут оштрафовать: ИП — на сумму до 50 000 руб., а организацию — до 300 000 руб. В этой статье мы обобщили опыт тех, кто уже отчитался, и ответили на самые популярные вопросы, связанные с предоставлением нового отчета.

Почему требуют отчет

В столице введены новые коронавирусные ограничения. С 5 октября 2020 года действует правило: 30% сотрудников должны работать удаленно. Требование о дистанционной работе в общем случае распространяется и на сотрудников старше 65 лет, а также лиц с хроническими заболеваниями (см. «Столичных работодателей обязали перевести на «удаленку» треть работников»).

В связи с этим появилась новая отчетность. Согласно пункту 11.3 указа Мэра Москвы от 08.06.20 № 68-УМ (в редакции указа Мэра Москвы от 06.10.20 № 97-УМ ) работодатели обязаны сообщать о количестве работников (и исполнителей по договорам ГПХ), переведенных и не переведенных на «удаленку». Сдавать сведения нужно каждый понедельник, начиная с 12 октября 2020 года.

Во второй половине дня 12 октября на сайте Мэра появилось сообщение о том, что срок представления сведения продлен до 19 октября 2020 года включительно. Это подтвердил министр Правительства Москвы, руководитель департамента информационных технологий Эдуард Лысенко. Однако позже данную информацию с портала Мэра удалили. Никаких изменений в Указ № 68-УМ не внесено. Отсюда можно сделать вывод, что срок сдачи отчета пока остается прежним.

Как войти в личный кабинет на mos.ru

Как попасть в личный кабинет на mos.ru? В правом верхнем углу на этом сайте есть надпись «Войти» (некоторые браузеры отображают «Личный кабинет»). Нужно ее нажать. Далее действовать по одному из двух сценариев.

Сценарий 1: использовать учетную запись, созданную на портале госуслуг

Этот вариант подойдет компаниям и ИП, которые уже открыли ранее ЛК на портале госуслуг. Все довольно просто. Достаточно кликнуть надпись «госуслуги»:

Далее откроется окно, в котором следует указать логин и пароль для входа в ЛК юридического лица (или ЛК предпринимателя) на портале госуслуг. После этого система покажет все личные кабинеты, привязанные к данному логину-паролю. Это ЛК директора и ЛК организации (или ИП). Нужно выбрать организацию (либо предпринимателя).

Снова откроется сайт Мэра Москвы. Но в правом верхнем углу (где раньше была надпись «Войти») появится надпись с названием компании. Эта строка активна. Следует на нее нажать, и в открывшемся меню выбрать «Личный кабинет».

Сценарий 2: использовать электронную подпись организации (или ИП)

Данный способ заключается в том, чтобы зайти в ЛК на сайте Мэра Москвы при помощи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации или ИП.

Необходимо кликнуть надпись «Войти по электронной подписи». Система предложит скачать плагин — надо это сделать.

Затем нужно вставить в компьютер флэшку с ключом УКЭП. После этого следует создать личный кабинет директора на сайте Мэра. Для этого необходимо заполнить форму, которая будет предложена. После регистрации личного аккаунта руководителя можно, наконец, попасть в ЛК юрлица (предпринимателя).

У многих юрлиц и предпринимателей уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись для сдачи отчетности. Ее можно использовать и для входа в личный кабинет на mos.ru. Если же электронной подписи пока нет, ее придется приобрести.

Как заполнить отчет об «удалёнке»

В личном кабинете на сайте Мэра Москвы на самом видном месте размещена табличка «Как подать сведения о количестве сотрудников в период действия режима повышенной готовности».

В ней есть ссылка на инструкцию. Если по ней пройти, можно увидеть разъяснительный текст, а также кнопку «Подать сведения». После нажатия система предложит скачать шаблон отчета в формате Excel.

Отчет состоит из трех страниц.

Первая страница — это информация о работодателе и о количестве работников. В ней есть столбцы «Пояснения к заполнению сведений» и «Пример заполнения». Эти столбцы нужно оставить в том виде, в котором они изначально представлены. Заполнить следует только столбец «Значение». Он выделен зеленым цветом.

Вторая страница — информация о работниках, переведенных на «удаленку». Здесь есть поля для указания номеров: мобильного телефона, транспортного средства, электронных карт «Тройка» и «Стрелка», социальной карты и проездного билета. Все данные, кроме номера сотового, указываются только при их наличии. Графа для номера телефона — обязательна для заполнения.

Третья страница, строго говоря, к отчету не относится. Это иллюстрация, которая показывает, как правильно переписать номер из социальной карты.

Что делать, если отчет не прошел проверку

Иногда проблему удается решить при помощи несложных действий:

убедиться, что все поля на первой странице отчета (информация о работодателе) заполнены;
не указывать «0» в графах, посвященных численности работников. Лучше поставить прочерк;
если ИНН или ОГРН были скопированы из другого документа, нужно их удалить и набрать вручную;
проверить, чтобы наименование компании было указано заглавными буквами, как в Едином госреестре юридических лиц. Лучше сведения не копировать, а набрать вручную;

убедиться, что необязательные для заполнения поля из второй страницы (информация о работниках) остались пустыми. Прочерки в них ставить нельзя;
проследить, чтобы поля для указания телефонных номеров на второй странице отчета были заполнены.

Читайте обсуждение на нашем форуме, где столичные работодатели делятся опытом отправки отчета:

Отчет для ИП без работников и ООО с одним сотрудником

Должен ли сдавать сведения о дистанционных работниках ИП, у которого в штате нет ни одного сотрудника? Однозначного ответа нет. Консультанты на горячей линии отвечают по-разному. Кто-то говорит, что отчет нужен, кто-то — что не нужен.

Также см. обсуждения:

Штрафы для тех, кто не сдал отчет

Непредставление сведений о дистанционных работниках (либо сдача недостоверных сведений) влечет административную ответственность по статье 20.6.1 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:

Сейчас, при экстренном переходе отдельных команд и целых компаний на «удаленку», появилась необходимость в новых инструментах. Для контроля и управления дистанционной работой коллектива СRM, почты, мессенджеров и конференц-коллов не достаточно, требуется комплексный формат, сводящий вместе все потоки аналитики и планирования.

Предлагаю воспользоваться чек-листом, который быстро адаптируется и настраивается под параметры любой компании. Инструмент мы разработали за сутки. Благодарю за это членов моей команды, которые участвовали в доработке, улучшали и тестировали его в кратчайшие сроки, и отдельно — Анну Александрову.

В предлагаемой форме объединены несколько документов:

форма рабочего дня;
несколько форм аналитики эффективности сотрудников;
стандартный АПГ;
ежемесячная и ежеквартальная форма планирования.

Что быстро сделать для эффективного контроля дистанционной команды

1. Создать Google-таблицу с занесением шаблона ежедневного детального плана/факта работ по каждому отделу и каждому сотруднику (см. по ссылке). Данный шаблон создается на каждый новый рабочий день.

2. Предоставить доступы к таблице (с правом ее редактировать) всем сотрудникам, имеющим отношение к плану/факту работ отдела:

руководитель и сотрудники отдела;
непосредственное руководство над отделом;
бизнес-ассистенты или другие лица, в чьи задачи входит сбору сводных планов/отчетов по всей компании на ежедневной основе.

Важно не забыть предоставлять доступ не только к самому шаблону, но и ко всем продублированным вкладкам рабочих дней.

4. Установить тайминг заполнения ежедневного плана/факта. Тайминг, заданный в нашей компании — до 19:00 ежедневно каждым сотрудником должны быть предоставлены детализированные по SMART:

отчет по итогам работ за текущий рабочий день в онлайн-форме;
план работ на следующий рабочий день.

На первое время рекомендую закладывать от 30 до 60 минут в день на каждого сотрудника на заполнение шаблона. Это время нужно, чтобы привыкнуть к новой системе отчетности, через несколько коллеги будут тратить на нее в среднем около 20 минут. А хлопоты по внедрению инструмента быстро окупятся четкостью процессов, дисциплиной, оцифрованными планами и результатами.

4. Назначить ответственных за ведение ежедневного плана/факта. При этом заполнение шаблона на ежедневной основе — на каждом сотруднике, контроль за соблюдением правил и требований формы плана/факта, сроков и качества заполнения — на руководителе.

5. По готовности все таблицы дня объединять в общий сводный Google-файл по всей компании для презентации высшему руководству на ежедневной основе. Обратите внимаение, в сводных материалах нет детализации конкретных работ, только соотношение показателей запланированных и фактических по каждому на ежедневной основе (см. ниже).

6. Прописать основные показатели ежедневной онлайн-формы (кроме оцифрованных SMART-формулировок плана и факта работ):

время. Количество минут, исходя из 8-часового дня, должно быть не менее 480.
процент выполненных задач в привязке ко времени. Время на каждую задачу переводится формулой в процентное соотношение (480 минут = 100%), которое показывает трудозатраты на каждую отдельную поставленную задачу за день. В плане каждого дня должно быть не менее 100% трудозатрат. Если в факте работ получается меньше, важно требовать объяснений — в связи с чем это произошло.
процент эффективности по каждой задаче. Это субъективный показатель, который каждый сотрудник ставит себе самостоятельно, но отлично замыкает SMART-формулировки и подход «цель/процесс/результат». 100% ставится, когда установленный в графе планирования результат достигнут; процент уменьшается, если что-то помешало (аргументация должна быть прописана в графе фактических результатов работы за день). За счет данного показателя вы проверяете добросовестность дистанционных сотрудников и их подход к удаленной работе. Вполне возможно, по итогам выхода из дистанционного режима вы будете вынуждены сделать выводы о деятельности некоторых сотрудников — как положительные, так и наоборот.

7. Обязательно донести до всех сотрудников правила заполнения своего ежедневного чек-листа.

Чек-лист. Механика таблицы ежедневного плана/факта дистанционных работ

Порядок заполнения ежедневной формы (единый шаблон, который копируется на все даты дистанционной работы):

1. Заполнение шапки документа:

название отдела;
н азвание документа (суть) — план/факт;
дата проведения дистанционных работ.

2. Заполнение таблицы:

Столбец А. Название отдела. Это нужно для удобства сведения единого отчета по всей компании в общую таблицу. Без этой графы вы добавите работу консолидаторам информации.

Столбец В. ФИО каждого сотрудника отдела.

Столбец С. Д олжность каждого сотрудника отдела.

Столбец D. Фиксация шаблонных этапов работ на каждый день:

актуализация/дополнение планов работы на текущий день, сформированных вечером предыдущего дня (относится к корректировке при необходимости столбцов E, J и K).
заполнение столбцов F, G, H* (относится к корректировке и согласованию плановна текущий рабочий день с руководством).
работы по утвержденному плану задач на текущий день (относится к заполнению отчета по итогам работы за текущий день — столбцов I, M и N).
планирование плана задач на следующий рабочий день (относится к заполнению столбцов E, J и K во вкладке следующего рабочего дня).
согласование плана задач на следующий рабочий день, внутри команды — с руководителем (относится к заполнению столбцов G и H*).

Столбец Е. Описание задач на день по SMART (цель, процесс, планируемый результат). Заполняется вместе со столбцами J и K

Столбец F. Корректировки в планы задач от непосредственного руководства (заполняется руководителем при необходимости).

Столбец G. Статус согласования задач руководителем подразделения (согласовано, не согласовано). Ответственность за заполнение на руководителе отдела!

Столбец H. Статус согласования задач высшим руководством. Ответственность за заполнение на руководителе подразделения.
Статус «Согласовано» ставится руководителем подразделения по умолчанию. Столбец H необходим только в том случае, если высшее руководство принимает непосредственное участие в промежуточном контроле дистанционных работ компании.

Столбец I. Фактический результат по итогам работ за день. Описание по SMART (конкретный результат работ, оправдывающий поставленные цели на день).

Столбец J. План на день в минутах, всегда не менее 480 (8 часов). Заполняется после столбца E и вместе со столбцом K.

Столбец K. План на день в процентах = вес каждой задачи в %. Считается от значения в столбце J по элементарной формуле определения % (480 минут = 100%). Важно: в ам нужна строчка напротив блока «Плановый ежедневный показатель», там должны стоять максимальные показатели плана на день (без формулы, просто максимальные значения):

480 минут;
100%.

Тогда показатель будет «чист», исходя из плановой эффективности на день.

А вот показатели J и K напротив блока «Суммарный показатель по всем задачам для проверки верности планирования» будут перепроверкой — суммарным показателем по всем оцифровкам за день (через формулу «сумм» по всем задачам каждого сотрудника по времени и по %). Так вы будете сравнивать как план ежедневной эффективности может расходиться с фактом и за счет каких конкретно задач.

Столбец L. Факт за день в минутах. Всегда должен быть не меньше 480 минут (8 часов).

Столбец M. Факт за день. Вес каждой задачи в %. Если в факте работ получается меньше 100% — важно требовать объяснений, в связи с чем это произошло (должно быть понятно через результаты, описанные в столбце I).

Столбец N. Эффективность за день в % (от самый субъективный, но показательный для всех коэффициент). По задачам заполняется вручную, если она выполнена полностью — 100%, наполовину — 50% и т.д.

Как подготовить людей к удаленной работе

Коллеги, помните, что к дистанционке готовы далеко мне все, многим не хватает самодисциплины. Поэтому создавайте правила эффективности и инструменты, которые позволят людям не терять производительности. И не перекладывайте это на плечи сотрудников — это дело «капитана»!

Делюсь правилами, которые мы запускали в нашей команде.

Руководству

1. Руководитель каждого отдела/подразделения создает отдельную Google-таблицу для своей команды по утвержденному шаблону.

2. Задача каждого руководителя:

отредактировать профиль своей таблицы под свой отдел/подразделение и пофамильно вписать туда всех свои сотрудников с их остальными данными (см. шаблон).
донести до своих сотрудников, кто конкретно работает дистанционно и познакомить их с утвержденным шаблоном задач для дистанционной работы.
предоставить доступы к таблице сотрудникам, непосредственному руководству.
под каждый рабочий день создавать отдельный лист в таблице с указанием в названии даты (например: 16.03, 17.03 и т.д.).

3. Задачи при дистанционном доступе:

совещания/планерки переводятся в формат skype (связь по любым мессенджерам);
постановка задач идет через Битрикс 24 (задачи/чаты);
промежуточный контроль эффективности сотрудников ведется через ежедневный онлайн план/отчет по задачам и результатам работ;
корпоративная связь налаживается настройкой IP-телефонии.

Сотрудникам, всем членам команды

Грамотно организованная удаленка минимально отличается от офисных будней. Чтобы работа дома не превратилась в неконтролируемый поток, мы подготовили несколько рекомендаций:

1. Организуйте рабочее пространство. Вполне достаточно удобного стола, на котором нет ничего лишнего, только действительно нужные для дела вещи: ежедневник, рабочий блокнот, документы. Такая рабочая зона поможет быстро сосредоточиться и не отвлекаться на посторонние вещи. Этому же будет способствовать и аналог «офисной» одежды. Конечно, не нужно влезать в костюм, но в халате или пижаме работать не стоит.

2. График работы не должен отличаться от дня в офисе. Наша эффективность не должна снижаться так же как и уровень оплаты труда, который остается неизменным при дистанционной работе.

3. Планирование, отчетность и дисциплина. Для этого мы разработали удобную форму — чтобы все могли держать себя в тонусе на ежедневной основе.

4. Перерывы стоит устраивать с той же частотой, что и в офисе — не чаще и не реже.

5. Поговорите с домашними. Это очень важно: члены семьи должны четко понимать, что в течение дня вы — на работе, только в homeoffice, поскольку компания заботится о вашей безопасности. В это время вы не будете заниматься домашними делами. Объясните, что при невозможности сосредоточиться вы можете допустить ошибки, которые будут стоить вам лишнего времени или денег, что отразится и на членах семьи.

Есть несколько очевидных и не очень причин, почему на удаленной работе необходимо строго следить за отчетностью. Во-первых, контроль за ключевыми показателями позволяет быстрее достигнуть цели. Во время кризиса следить за работой отдела продаж нужно хотя бы для того, чтобы остаться на плаву и получать стабильную прибыль.

Если руководитель компании знает основные показатели, динамику продаж и данные по каждому этапу воронки продаж, ему проще сформировать стратегию развития в новых, непривычных условиях. Только благодаря отчетности владелец фирмы может разработать стратегию развития и конкретный, пошаговый план достижения конечной цели.

Вторая причина – возможность с помощью отчетности сравнить свое положение с компаниями-конкурентами. Благодаря отчетам руководитель будет знать о текущем положении дел. Если удастся узнать о том, как продвигаются дела у конкурентов, можно будет задать своим сотрудникам новую, более высокую планку и стать лучшими на рынке.

Третья причина – мотивация как руководителя отдела продаж, так и его подчиненных продавцов. Особенность удаленной работы – сотрудники отделов могут незаметно «выгореть», потерять интерес к работе и выполнять свои обязанности не в полную силу. Для избежания этого перед начальником отдела и менеджерами по продажам ставится план. А для контроля за выполнением плана – отчетность.

Четвертая причина – обучение. Продажи в период кризиса – это всегда поиск и отработка новых инструментов и способов для продвижения, новые площадки для коммуникации с клиентами. Ни один менеджер по продажам не может быть заранее подготовлен к кризису. Руководству придется обучать сотрудников, вместе с ними разбирать новые возражения и искать у своих товаров новые преимущества. Но чтобы провести качественное обучение, нужно найти слабые места в работе отдела продаж. Для того чтобы их найти, необходимо контроль за работой через отчетность.

Организация отчетности

Система отчетности остается такой же, как и во время работы в офисе. Необходимы отчеты ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Ежедневные отчеты нужны для контроля за работой сотрудника, чтобы РОП видел, кто из его подчиненных работает усердно, а кто – прокрастинирует.

Ежедневные отчеты рекомендуется собирать дважды или трижды в день. Например, разделить весь рабочий день на части:

с утра и до обеда;
с обеда и до 15–16 часов дня;
с 15–16 часов и до конца рабочего дня.

В этом случае сотрудники отчитываются о проделанной работе каждые несколько часов, что не дает им расслабиться и отвлечься от работы. По итогам рабочего дня также необходим небольшой отчет.

Еженедельные отчеты наглядно демонстрируют, насколько каждый менеджер, весь отдел в целом приблизились к выполнению плана. Еженедельные отчеты в сравнении с ежедневными являются более сложными и детализированными. По итогам отчета за неделю менеджер формирует для себя цели на следующую неделю.

Ежемесячные отчеты подводят итог расчетному периоду и помогают рассчитать гонорар сотрудников.

Чтобы наладить систему отчетности, необходимо выбрать способ отчетности. Вот как могут отчитываться о продажах менеджеры:

общий чат в мессенджерах – отлично подходит для коротких ежедневных отчетов. В сообщении работник должен будет написать только название показателей и цифры;
таблицы в Google Docs или в другом облачном хранилище.

Преимущество таких отчетов заключается в доступности и простоте составления. Как правило, доступ к таблице или чату имеют все менеджеры отдела и РОП, значит, работники будут знать не только о своих успехах, но и о достижениях коллег.

Если требуется составить более сложный отчет, например, собрать сводные данные по всему отделу за долгий период, стоит использовать Dashboard или Pipeline.

Pipeline – это аналитический инструмент, который отображает не только фактически сделанные продажи, но и те сделки, которые пока находятся на стадии заключения. В этой таблице есть информация про:

клиента – его имя, фамилия и компания, которую он представляет;
сумма ожидаемой сделки;
ступень в воронке продаж, на которой находится сделка;
товар или услуга, которую собирается купить клиент;
вероятность успешного заключения сделки.

В таблице ежедневно необходимо вносить актуальные данные по каждому клиенту. Тех покупателей, которые уже заключили договор, расплатились и получили товар, можно убирать из таблицы. Новых клиентов, общение с которыми только началось – добавлять. Преимущество Pipeline – здесь может отображаться информация по всем работникам отдела продаж.

Что контролировать: акцент на процесс или на результат продаж

Определившись, как будет организована система отчетности, руководству фирмы необходимо выбрать ключевые показатели, за которыми должны следить продавцы. Универсального рецепта нет, каждая компания выбирает показатели самостоятельно. Есть стандартные показатели, которые будут актуальны в любой сфере бизнеса:

чеки – количество, сумма среднего чека;
количество проданных штук, если требуется сделать акцент на определенных SKU;
деньги – выручка за период.

Эти показатели необходимо не только контролировать, но и планировать. Поэтому рекомендуется составлять отчетность по схеме «План/Факт». Например, на удаленке следует внедрить отчет по плану оплат на неделю и на день. Это отчет одного менеджера, куда он в начале периода самостоятельно вносит информацию о сделках и клиентах, общение с которыми приближается к заключению договора. В конце периода он вносит изменения в отчет – заносит актуальные данные по сделкам. В результате по отчету видно, с кем из клиентов заключен договор, а кто из покупателей упущен.

Если отдел продаж удаленный, рекомендуется контролировать конверсию. Менеджерам необходимо ежедневно или еженедельно отчитываться о количестве клиентов, которые перешли на следующий этап в воронке продаж. Такой отчет может включать:

этап в воронке – его номер и название;
количество дней/недель, которое клиенты проводят на этапе:
конверсия – доля клиентов, которая с прошлого этапа перешла на этот.

Есть полезный совет: в условиях удаленной работы необходимо перенести вектор внимания с результата работы на процесс. То есть если раньше важно было, например, только количество успешных звонков, которые привели к встрече продавца и покупателя, то теперь важны другие показатели:

общее число совершенных звонков, начатых переписок;
их длительность;
количество эффективных телефонных разговоров дольше 5–6 минут.

Еще одна особенность удаленной работы— руководитель отдела не может точно отследить, сколько времени менеджер реально тратит на работу. Поэтому для контроля за процессом продаж от продавцом можно требовать отчет о потраченном времени.

Дополнительные отчеты

Чтобы составить более полную картину о ситуации в отделе продаж, можно внедрить дополнительные отчеты. Например, контролировать такие параметры:

детальная информация о каждом этапе воронки продаж – количество отказов и ушедших клиентов, причины отказа, не отработанные возражения;
разбивка клиентов одного менеджера по категориям в соответствии с ABCXYZ-анализом, чтобы оценить качество клиентского портфеля.

Еще один важный дополнительный отчет – сводный отчет по сотрудникам. Dashboard демонстрирует успехи всех менеджеров. В этом отчете будут отображаться фактические успехи, а не планы по оплатам или сделкам. Зато в отчете Dashboard удобно использовать систему Светофор, то есть отмечать разными цветами наиболее успешных менеджеров.

Упрощение сдачи отчетности на удаленной работе

Когда компания переводит работников на удаленку, мало просто требовать с них отчеты. Сотрудники могут фальсифицировать результаты своей работы, из-за чего у руководства сложится неверная картина о происходящем в компании. Поэтому на удаленке особенно важно автоматизировать отчетность, то есть внедрить в работу менеджеров полезные программы:

установить CRM-систему, чтобы менеджерам не пришлось вручную высчитывать количество сделок;
установить IP-телефонию, чтобы прослушивать разговоры, формировать отчетность по длительности и количеству бесед за рабочий день.

Эти две программы – минимальный набор, который позволяет за пару кликов получить почти любой отчет, как по активности менеджеров, так и по фактически выполненному плану продаж.

Мотивация к заполнению отчетов

Важный аспект для качественной отчетности во время удаленной работы – мотивация персонала на регулярное предоставление отчетов руководству. Чтобы работники не забыли вовремя сформировать отчет, стоит внедрить систему поощрений и наказаний. Есть такие эффективные приемы:

создать несколько общих чатов с менеджерами, в которые они будут отправлять отдельные отчеты. В таких чатах РОП сможет похвалить или отругать своего подчиненного за несвоевременную отправку данных;
денежная мотивация – бонус для тех, кто всегда вовремя составляют и присылают все отчеты.

Если в компании до сих пор не введена система KPI, то сейчас самое время внедрить ее. Если зарплата работника будет напрямую зависеть от определенных показателей и выполнения плана, ему и самому будет проще постоянно следить за своими успехами.

Читайте также: