Как написать отношение на имя начальника

Опубликовано: 30.04.2024

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами: либо получать их, либо составлять самому. Но далеко не каждый, даже научившись писать пространные сочинения, составлять конспекты, умеет толково писать, например, заявление или акт.

К деловым бумагам относятся:

· заявления,

· отношения,

· расписки,

· счета,

· докладные записки,

· доверенности,

· справки,

· автобиографии,

· протоколы,

· договоры,

· трудовые соглашения,

· характеристики,

· приказы,

· объявления,

· деловые письма,

· различные акты и др.

Для деловых бумаг характерен особый стиль, особые обороты речи

(канцеляризма), общепринятые штампы.

Деловые бумаги – важные документы. Каждый из них в течение определенного срока хранится в делах учреждений, организаций, фирм. Поэтому нужно очень серьёзно подходить к составлению и написанию любой деловой бумаги. Следует писать их чётким почерком, конкретно и логично, обязательно оставлять поля шириной 3-4 см с левой стороны на каждом листе бумаги.

Заявление

Заявление пишется только от руки. Форма его такова: сверху в полную строчку указывается наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано. Ниже столбцом (от середины строки) указывается должность, фамилия, имя, отчество

(полностью) и адрес подателя заявления, а затем посредине строки пишется слово «Заявление» (с прописной буквы). Далее с красной строки излагает текст заявления, в конце которого слева проставляется дата подачи, справа - подпись заявителя.

Директору государственного предприятия «Русские самоцветы»

от Петровой Марии Ивановны,

проживающей в Санкт-Петербурге,

по ул. Качалово д. № 8, кр. 17

Заявление

Прошу принять меня на вверенное Вам предприятия контролером ОТК. В этой должности я работала на заводе «сигнал»Санкт-Петербурга в течение 5 лет.

14.03.04. Подпись /М. И. Петрова/

1 Допустимо писать и без предлога «от», а просто: Петровой и т.д.

Отношение

Отношение пишется по форме заявления. Но отношение – это обращение от имени учреждения или должного лица. Поэтому в левом углу листа ставится штамп учреждения. В конце отношения – подписи ответственных лиц или лице.

Доверенность

Доверенность - это письменное полномочие одного лица (доверителя), выдаваемое им другому лицу (поверенному) на право не выступать от его имени (например, получить материальные ценности, деньги). Подпись доверителя заверяется, ставится гербовая печать того учреждения, где работает данное лицо.

Доверенность

Я, Иванов Петр Сергеевич, доверяю Голубевой Марии Алексеевне получить от фирмы «Прометей» причитающуюся мне зарплату за январь 2005 года в сумме восемь тысяч рублей.

2.01.05. г. Подпись /П. С. Иванов/

Собственноручную подпись Иванова П. С. заверяю

(Подпись заверяющего лица)

(Печать)

Счет. Заглавие этого документа пишется по форме заявления, т. е. указывается полное наименование учреждения, которому предъявляется счет.

Автобиография

Я, Макаров Андрей Петрович, родился 21 сентября 1980 года в Ленинграде в семье инженера. (Далее описывается окончание учебы, указывается, кем и где работал, а в конце сообщается состав семьи).

Наша семья состоит из четырех человек: отец, Макаров Петр Иванович, работает инженером на предприятии «Сигнал»; мать, Макарова Мария Сергеевна, - домохозяйка; брат, Макаров Сергей Петрович, учится на II курсе педагогического университета имени Герцена.

28.09.04. г. Подпись /А. П. Макаров/

Характеристика

Характеристика – официальный документ с отзывом об учебной, служебной, научной, общественной деятельности какого-нибудь лица. Ее могут писать руководитель учреждения (предприятия), классный руководитель, местный комитет и др.

Характеристика пишется по следующей форме: в центре строки пишут слово «характеристика», на второй строке, справа, указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование того, о ком пишут отзыв. В конце ставится дата, печать и подпись руководителя.

Характеристика

Иванова Василия Петровича,

1980 года рождения, образование

среднее

Иванов Василий Петрович работает с 15 августа 2002 года слесарем на заводе «Сигнал» Санкт-Петербурга.

За время работы (далее описывается его служебная и общественная деятельность на заводе).

Совершение дисциплинарного поступка влечет наложение на работника одного из взысканий, предусмотренных трудовым законодательством. При этом работодатель обязан соблюсти установленную процедуру, в частности, потребовать сотрудника дать объяснения по факту случившегося в письменной форме.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

В рамках рассматриваемого вопроса, следует обратить внимание, как минимум, на 2 статьи Трудового кодекса РФ:

, в которой речь идет о дисциплинарных взысканиях; , где разъясняется, какой должна быть процедура наказания работника.

Работодатель, как отмечалось, в рамках проведения внутреннего расследования, имеет право потребовать объяснительную записку в следующих случаях:

Если работник опоздал на работу: на несколько минут или часов, но в его действиях не усматривается прогула.
Если сотрудник компании не был на рабочем месте более 4 часов подряд или в течение всей своей смены. Это уже считается прогулом. За такое начальник имеет полное право уволить работника, если последний не сообщит о каких-либо уважительных причинах своего отсутствия. (уклонение от исполнения) обязанностей работником, предусмотренных: трудовым и коллективным договором, должностной инструкцией и иными локальными правовыми актами.
Причинение имущественного вреда работодателю, выражающемуся в уничтожении, повреждении или хищении каких-либо вещей.
Появление на рабочем месте в состоянии опьянения. Не важно, какое вещество стало тому причиной: алкоголь, наркотики или что-то еще.
Нарушение требований безопасности осуществления трудовой деятельности.
Обман работодателя, предоставление начальству ложных сведений.

Резюмируя, отметим: потребовать подготовки объяснительной записки от сотрудника руководитель имеет право в случае совершения работником любого дисциплинарного проступка.

Более того, чтобы привлечь подчиненного к ответственности, начальник обязан потребовать предъявления объяснительной записки.

Узнайте больше об объяснительной записке из этой статьи.

Правила оформления документа

Форма объяснительной не утверждена на законодательном уровне, но определенная структура её на практике определена. Документ должен состоять из следующих блоков:

Шапка. В ней указываются данные о должностном лице, являющимся адресатом. То есть, указывается должность руководителя, его Ф.И.О., наименование организации. Например: «Генеральному директору ООО «Асбест-Строй» Петрову Герману Германовичу. Далее – указывается информация о сотруднике, являющемся автором документа. Указывается должность, структурное подразделение, где выполняет свои обязанности работник, Ф.И.О. Например: «старшего механика 3-го автомобильного цеха Смирнова Евгения Петровича».
Описание произошедшей ситуации. В данном блоке нужно указать, что именно произошло и по какой причине. Например, если сотрудник опоздал на работу, то ему необходимо указать, каков был срок задержки, что именно случилось. Например: «Я прибыл на рабочее место на 15 минут позже необходимого, потому что был остановлен сотрудником ГИБДД, задействованным в реализации плана «Перехват».
Выражение отношений к своим действиям. То есть, работник должен изложить на бумаге то, как он видит ситуацию: произошла ли она по его вине или нет. Писать можно в свободной форме, но желательно, чтобы в тексте было такое предложение: «Свою вину признаю». Либо: «Считаю себя невиновным в случившемся».
Мнение сотрудника о том, нужно ли применять к нему какое-то дисциплинарное взыскание, и какое именно. Например: «Прошу меня простить и не применять дисциплинарных взысканий». Либо: «Готов понести наказание, прошу применить ко мне взыскание в виде предупреждения».

То есть, объяснительная записка – это своего рода «исповедь» сотрудника, которого подозревают в совершении какого-то проступка. Но не обязательно, что человек будет сознаваться и раскаиваться в содеянном.

Каждый сам выбирает линию поведения. Один работник признает, что виноват в прогуле и попросит его не увольнять. Другой – будет отпираться до последнего, ссылаясь на то, что он стал жертвой обстоятельств.

Как избежать наказания?

ТК РФ говорит о том, что работодатель может привлечь работника к ответственности, даже если тот не написал объяснительную записку. Главное, обеспечить соблюдение следующего алгоритма:

Начальник просит представить письменные объяснения.
Сотрудник организации отказывается это делать.
Руководитель составляет соответствующий акт, проводит проверку по факту случившегося.
Если будет установлено, что виновен работник, то ему сделают замечание, объявят выговор или даже уволят.

Вывод: объяснительную писать нужно, и не только в том случае, когда того требует работодатель.

В любом случае, это документ, который может выступать доказательством по спору. Его, в случае чего, обязательно примет во внимание суд.

Несколько советов:

Работнику следует излагать обстоятельства произошедшего таким образом, чтобы не усматривалось его вины. В крайнем случае, можно обвинить третьих лиц. В идеале, необходимо представить ситуацию таким образом, чтобы было понятно: инцидент произошел в результате действия непреодолимой силы, по каким-то объективным причинам.
Сотруднику не следует признавать свою вину. В трудовом законодательстве нет норм, которые бы смягчали наказание в случае, если человек сам сознался в содеянном. Представляется, что виновность работника, который отрицает свою вину, еще нужно доказать. Если человек сам во всем признался, то работодателю не нужно изощряться, проводя проверку.
Не стоит просить для себя наказания. Работнику лучше попросить начальство не применять дисциплинарных взысканий вовсе.
Самое важное: конечно, придумать «альтернативную версию» случившегося, чтобы избежать наказания, может каждый. Вопрос в том, насколько она будет правдоподобной. Если человек проспал, а на работе сказал, что стоял в пробке, то ему, скорее всего, никто не поверит. А вот если эту пробку записать на видео, то уже будет оформлено доказательство, оправдывающее сотруднику. Идеально, если к объяснительной приложены какие-то документы. Например: судебная повестка, справка из ЖЭУ о прорыве водопроводной трубы и так далее.

Письменные доказательства будут убедительными не только для работодателя, но и до суда, если спор о наложении дисциплинарного взыскания будет рассматриваться в стенах этого органа.

Таким образом, объяснительную записку нужно писать, если работника обвиняют в совершении дисциплинарного поступка. Установленной формы документа нет, но все требования к нему были перечислены в статье. Их рекомендуется соблюдать.

Посмотрите видео о написании объяснительной записки:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как написать официальное письмо

одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
при наличии печати у отправителя — проштамповано.

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Образцы делового письма

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Стилистика изложения;
Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
Оформляется на официальном бланке компании;
Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
Редко занимают объем более 1 страницы;
Наличие строгой служебной субординации.

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

Деловое письмо: как правильно составить

По признаку адресата можно выделить деловые письма циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой. Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

В реквизите подписи не следует использовать сокращения. Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. И. О. автора, нужно указать его должность и наименование компании. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. п. Например:

Правильно составить отношение организацию

Во всех перечисленных случаях характеристика с места работы оформляется исходя из общих правил.

Пример 1. Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.

Есть ли образец документа отношения? Как его правильно написать.

Какими документами оформляются отношения между техникумом и созданным для него некоммерческим фондом? Где можно скачать образец этого документа?

Очень нужна помощь. Помогите пожалуйста разобраться. Ситуация такая: я, работодатель, устраиваю на работу в турагентство человека менеджером, оформить его хочу не официально, без соцпакета. Подскажите пожалуйста каким образом (каким договором) оформить трудовые отношения и персональную ответственность работника? Буду признателен, если найдется какой то образец документа (договора) для оформления данных трудовых отношений.

Есть ли какой то образец согласия потерпевшей по вопросу применения в отношении осужденного замены неотбытой части наказания более мягким видом наказания? Адвокат сказала, что хорошо бы иметь такой документ. Потерпевшая согласна подписать, но не могу найти образец, как составить такое заявление.

Мне необходим образец искового заявления на снятие регистрационных действий в отношении купленного автомобиля мною, документы вовремя не оформила, есть договор купли-продажи, где можно найти?

Как правильно составить ходатайство в рамках уголовного дела о проведении в отношении подсудимой психоневрологической экспертизы, что и какие документы нужны? Если есть образец буду очень признательна. Спасибо.

В гражданском браке двое детей, 10-ти и 4-х лет. В отношение 10-летнего ребенка уже имеется судебный приказ о взыскании алиментов (1/4 части). В январе 2013 года получено решение суда о признании отцовство в отношении второго ребенка. Как правильно, в каком порядке, в каком объеме и форме (исковое заявление или судебный приказ) подать документы на взыскание алиментов с отца на двоих детей. Где можно найти образец заявления. Буду весьма благодарна, за помощь. Татьяна.

Можно ли заключать договор на реализацию товара от физ. лица юр.лицу, т.е. физ. лицо сдает свою продукцию на реализацию юр.лицу? Если это возможно, подскажите, как правильно называется договор, где посмотреть образец и какие документы кроме него еще необходимы? Чем регламентируются данные отношения?

Я устраиваюсь на работу, работодатель юридическое лицо. Предполагаемая должность - я материально ответственное лицо.

мне не нужно официальное трудоустройство, однако, с работодателем я хочу иметь договор, о том что я сотрудник компании.

Каким договором регламентируются такие отношения, как он называется, можете ли прислать образец такого документа.

Обвиняюсь по статья 146 часть 2 УК РФ. Свою вину признаю полностью, услугами адвоката не пользуюсь (назначенного впервые увижу послезавтра в суде). Хотел бы заранее составить прошение о применении в отношении меня статья 14 часть 2 УК РФ, но нигде не могу найти образец подобного документа. Заранее спасибо за помощь.

В отношении меня и моего супруга совершен разбой. Преступников 5. нам причинен материальный вред. Как правильно называется иск о возмещении, где можно найти его образец (денег на юриста нет, забрали все и даже документы) мы должны два разных иска подавать? И к каждому бандиту отдельно, или ко всем один? Подскажите пожалуйста, очеңь нужна помощь.

У меня прекращаются договорные отношения с частным детским садом в связи с неуплатой авансового платежа за будущий месяц (это указано в договоре). Какие мои действия? Я должна письменно уведомить о прекращении действия договора? Есть ли образец или возможна свободная форма. И должны ли мне какие-то документы дать в саду? Как все правильно оформить, чтобы избежать проблем в дальнейшем.

При составлении Соглашения о разделе имущества супругов нужно ли указывать дату прекращения б/о, и если да то какую, когда фактически прекратили отношения, дату решения суда или записи в ЗАГСе? И что указывать если в суде сказали, что в ЗАГСе оформить документы можно с решением суда, а оно еще не пришло. Где можно посмотреть образец грамотно составленного Соглашения о разделе имущества супругов?

Я офицер запаса. В 2010 году был уволен по сокращению. Сейчас хочу восстановится в армии В военкомате говорят, что офицеры должны сами искать место службы, брать отношение, а военкомат только оформит документы В управлениях кадров округов говорят, что такой информации не дают и надо обращаться в военкомат. Скажите как написать заявление в военкомат, чтобы они отправили запрос в кадры округов об имеющихся вакансиях? Если можно образец заявления. Хотя бы примерный.

Был подан гражданский имущественный иск в отношении юр.лица. Я истец, иск удовлетворён. Приставы денег не нашли. Также было возбуждено уг.дело в отношении неустановленных лиц этого юр.лица по факту мошенничества. Я признана потерпевшей и гражданским истцом по этому уг.делу. Неустановленные лица уже установлены и применена мера пресечения-арест. Дело в суд ещё не передано. Хочу подать ходатайство на обеспечительные меры в отношении уже физ. лиц (арестована семья: жена, муж и сын, все они являлись учредителями данного юр.лица и подозреваются в мошенничестве).

1. В какой суд подавать ходатайство об обеспечительных мерах? 2.Что в ходатайстве надо указать в связи с вышеизложенным?

3.Какие документы необходимо приложить?

Хотелось бы увидеть образец аналогичного ходатайства об обеспечительных мерах. Спасибо.

Я изобрел устройство, нашел спонсора для финансовой помощи, договор не заключали, хотя я настаивал. Денег я со спонсора не брал, умудрился сам оплатить свой опытный образец. Сделал заявку на патент к поверенному через сайт, мне прислали на электронику Договор, Соглашение о неразглашении и платежку на 20.000 руб. Не подписывая документов, я позвонил спонсору - он сказал, что договора у нас нет, поэтому нет и оплаты! И добавил: Даешь мне опытный образец - я все оформлю сам! И отправил поверенным свои документы, объяснив это тем, что мы вдвоем будем патентообладателями!

У меня возникает подозрение, что отношения не чисты: если я отдам опытный образец, то останусь совсем гол, как сокол!

Подскажите, могу ли я поменять поверенных? Оплаты за поиск подобия еще не было, оплаты тоже и мне лишь присвоили внутренний номер заявки. Если я смогу поменять поверенных, то не скажется ли это на моем патенте?

Нотариус отказал в получении свидетельства о праве на наследство, ссылаясь на то, что предоставленные мной документы содержат противоречивые сведения в отношении площади наследуемых земельных участков.

Так: 1) В решении исполкома (1992 г.) и в договоре купли-продажи (2007 г.) указан один земельный участок.

2) В свидетельствах о гос. регистрации (2012 г.) указаны два земельных участка.

Как правильно составить исковое заявление об установлении факта принятия наследства и признании права собственности на земельный участок в порядке наследования? Интересует именно образец по моему делу.

В отношении меня вынесен приговор по ч 1. ст 157 УК РФ в виде исправительных работ сроком на 6 месяцев, с удержанием в пользу государства 5 процентов из заработной платы. Кроме того взыскать процессуальные издержки. Каким образом я могу обжаловать решение суда, необходим образец документа, который я могу пожать в суд. В регионе где проживаю ситуация с работой очень сложная, хотелось бы добиться 73 статьи и возможности выбрать работу вне региона прописки. Кроме того не могу выплатить процессуальные издержки, как доказать хотя бы свою финансовую несостоятельность. Спасибо.

Занимаюсь приватизацией квартиры своей родственницы пенсионерки, проживающей в открытом военном городке. Посылали пакеты документов в ФГКУ «Приволжско-Уральское территориальное управление имущественных отношений», в ФГКУ «Центральное региональное управление жилищного обеспечения», в МО РФ. Министерство обороны не ответило вообще, а от остальных двух инстанций пришел отказ с ссылкой на служебный статус квартиры. Эта квартира досталась моей родственнице в 1991 году по обмену из другого города, имеется ордер, выданный тогдашним горисполкомом. В то время ни какой речи о служебном статусе квартиры не шло. Сейчас готовлю документы для обращения в суд.

Нужен образец искового заявления.

Я 15 лет жила в ветхом жилье без регистрации. Прописана я в доме матери. Но с ней у нас плохие отношения и жить в ее доме я не могу. Не давно дом в котором я жила снесли и всем кто там прописан был получили новое жилье. В жилищном комитете мне сказали что у меня есть шанс тоже получить жилье если я в суде докажу факт проживания по данному адресу. Свидетели и всевозможные письма и документы у меня есть. Помогите. Пожалуйста! Мне нужно составить исковое заявление! Может у вас есть приблизительный образец! Квартира в которой я жила принадлежала моему брату!

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Читайте также: