Как написать протокол собрания трудового коллектива образец

Опубликовано: 10.05.2024

Протокол общего собрания трудового коллектива — это процедурный документ, который фиксирует принимаемые решения на общем собрании трудящихся в организации.

Федеральное законодательство о труде не регулирует правила составления протокола общего собрания. Само понятие трудового коллектива в ТК РФ отсутствует, оно содержалось только в Кодексе законов о труде РФ. В ТК РФ есть совокупность статей, определяющих возможность проведения такого заседания: ст. 21 и ст. 52 — о наделении работников правом участия в управлении организацией, раздел 2 — о социальном партнерстве. Нормы о порядке формирования протокола могут содержаться в локальных нормативных актах предприятия, в коллективных договорах.

В каких случаях составляется протокол

Документ составляется, если планируется провести общее собрание трудового коллектива и зафиксировать его решения по каким-либо вопросам. Чаще всего представителями работников являются профсоюзы, но они формируются не всегда, это право работников, а не обязанность. Между тем, по ТК РФ, работодатель обязан взаимодействовать с трудящимися: например, при разрешении коллективных споров примирительной комиссией (в ней должны участвовать в обязательном порядке представители трудящихся) либо при разработке и изменении коллективного договора.

Планирование мероприятия рекомендуется начать с формулировки целей, и темы для собраний трудового коллектива можно предложить следующие:

разрешение споров разного уровня;
принятие локальных документов или изменений в них;
выбор и утверждение кандидатур на звание представителей, выступающих от имени работников;
донесение информации о нововведениях до трудящихся.

Процедурные вопросы

Перед проведением решите, сколько человек для принятия решения трудового коллектива необходимо на собрании и при голосовании. Законодательством этот вопрос не определен. Таким образом, ответ следующий: либо количество, указанное в локальных актах, либо большинство.

Заранее следует выбрать и секретаря проводимого мероприятия. Такое решение отражается в локальных нормативных актах организации или в самом протоколе, либо ответственный сотрудник определяется заранее для ряда коллективных сборов на текущий год, например. Обычно выбирают сотрудника с опытом работы с документами: специалиста отдела кадров, бухгалтера и т. д., которые знают, как оформить собрание трудового коллектива правильно и как хранить документ. Хранение необходимо для подтверждения законности принятых решений и полномочий представителей.

Протокол составляется либо по нормам локальных актов, либо в соответствии с общими положениями о документообороте таким образом, чтобы из него была ясна суть документа и принятых решений.

Структура протокола

Хотя унифицированной формы такого документа нет, протокол собрания трудового коллектива традиционно имеет стандартные части бланка:

шапка, или вводная часть, с данными об организации, времени и месте, сведениями о количестве присутствующих, проценте от общего числа работников;
основная часть, включающая наименование, данные о повестке дня, предложениях, сведения о проведенном голосовании и его результатах;
подписи.

Обязательные реквизиты

Законодательно обязательные реквизиты не определены. Необходимо включить в бланк все сведения для установления принятого решения и его законности. Например, если не указано количество присутствующих, это может стать поводом для сомнений в правомерности актов. Обязательными являются и данные о дате, подписи, сути принятого решения, результатах голосования.

Вводная часть

Здесь необходимо указать:

наименование предприятия;
точную дату проведения;
место проведения;
количество присутствующих, сколько процентов они составляют от списочного состава.

Основная часть

Оформлению этой части уделите особое внимание. Желательно подробно отразить все вопросы повестки дня, принятые решения, результаты голосования. Формулировки не обязательно должны соответствовать законодательству, главное — понятность и однозначность. Повестка дня пишется по пунктам, обычно начинается с выборов председателя и секретаря, если они не были выбраны ранее. Затем приводится ее обсуждение, собираются предложения. Затем проводится голосование отдельно по каждому вопросу, и в протокол вносится информация, сколько сотрудников проголосовали «за» и сколько «против». Желательно указать и результат.

Подписи и выписка

Подписывают бланк председатель и секретарь.

Документ хранится в организации, и по запросу предоставляется выписка из собрания трудового коллектива. При ее оформлении укажите, что это часть из документа с определенными реквизитами.

Корректность сведений, которые содержит выписка из протокола общего собрания трудового коллектива, удостоверяется подписями председателя и секретаря.

Протокол общего собрания работников — это документ, составленный в свободной форме либо по образцу, разработанному на конкретном предприятии, который воспроизводит процесс и содержание собрания. Ведут его с помощью записывающих устройств, стенографии или видеосъемки.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

На предприятиях у работников возникает необходимость решения различных вопросов, которые рассматривают на общих заседаниях. По ТК РФ, общее собрание трудового коллектива является основной возможностью решения любых проблем, конфликтов, улучшения условий труда, высказывания своего мнения и предложений. Эти права закрепляются в локальных нормативных актах работодателя на основании статей 21 и 52 ТК РФ.

Основные функции общих встреч работников:

выборы совета трудового коллектива;
отчет о функционировании совета;
обсуждение и утверждение вопросов по поводу различных договоров с руководством организации или предприятия;
рассмотрение вопросов, связанных с коллективными договорами;
обсуждение и утверждение правил внутреннего трудового устава;
принятие решения о проведении забастовки и прочих важных вопросов, касающихся деятельности работников.

Протокол составляет во время заседания секретарь или назначенное лицо. Этот человек регистрирует все вопросы, возникающие во время обсуждение, и принятые голосованием решения. Составляют документ по определенной форме, ему присваивают порядковый номер, его подписывает секретарь и председатель. Правильно оформленный протокол является официальным документом администрации для:

принятия определенных мер;
проверки выполнения решений;
разрешения проблем и конфликтных ситуаций.

Образец протокола собрания трудового коллектива о награждении

общего собрания трудового коллектива

председателем избрать А.И. Петрову;
секретарем избрать А.И. Магомедову.

Германов А.И.;
Сличенко О.А.;
Верхов Е.Б.

Порядок проведения встреч

Собрания организовывают с целью обсуждения текущих проблем либо для принятия решений, поэтому важен регламент проведения. Для подготовки используют нормативно-распорядительные документы, регулирующие деятельность организации:

учредительный договор;
устав организации;
законодательные акты.

Заседание проводят раз в год или чаще, если это необходимо. В организационных документах устанавливают порядок проведения мероприятия. Состоявшейся встреча является тогда, когда на ней присутствовало больше половины членов коллектива.

Порядок проведения следующий:

Повестка дня (в нее входят все вопросы, подлежащие обсуждению).
Доклады (описание вопросов, входящих в повестку дня).
Выступления (рассмотрение вопросов повестки дня).
Поправки (изменения, которые предлагаются для внесения в обсуждение).
Прения (обсуждение вопросов).
Голосование (принятие или непринятие решений).
Ведение протокола (документирование процедуры).
Разное (возможное обсуждение вопросов, которые не вошли в повестку дня).

Информацию о принятии коллективом решения по заключению договора содержит протокол собрания трудового коллектива о коллективном договоре. В случае несогласия его проект направляют администрации предприятия для доработки.

Правила составления протокола

Документ составляют на основании третьей главы второго раздела Трудового кодекса РФ «Социальное партнерство в сфере труда». Алгоритм, как написать протокол собрания трудового коллектива, включает три этапа:

Подготовительные действия, которые проводит секретарь. Секретарь выясняет последовательность вопросов, согласовывает их с руководством коллектива, оповещает работников о повестке, составляет регистрационный лист и распространяет среди участников.
Составление документа. Секретарь ведет записи во время мероприятия (стенография, аудио- или видеосъемка), потом в максимально короткие сроки составляет акт на основе записанного материала и предоставляет его для ознакомления председателю.
Подписание председателем, секретарем и участниками через регистрационные листы и представление для просмотра всем заинтересованным работникам.

Аналогично протокол общего собрания работников о выборе представителя их интересов составляется с указанием в повестке дня вопроса для голосования.

Правила оформления

Правилам оформления подчинен и протокол собрания сотрудников. Законом не предусмотрен единый вид оформления, но поскольку он является официальным документом, важно наличие определенной информации. Обязательно указывать:

Составление протокола общего собрания трудового коллектива необходимо для регистрации действий на общекорпоративных собраниях. Поводом для таких мероприятий могут стать совершенно разные обстоятельства:

выбор кандидатур для представления на различных конференциях, семинарах, съездах,
утверждение каких-то внутренних документов, актов,
внесение изменений в коллективные договоры,
подведение итогов работы или ознакомление со стратегией развития компании и т.д.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Обычно подобные собрания проводятся в крупных организациях, где разветвленная сеть структурных подразделений и большое количество сотрудников. Малые предприятия, как правило, обходятся без подобных формальностей.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Порядок проведения собрания

За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

Следует отметить, что собрание считается состоявшимся только тогда, когда на нем присутствует не менее половины работников фирмы и точно также любой вопрос считается решенным, только при условии, что по нему проголосовало более половины собравшихся.

Правила составления протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива не имеет единого унифицированного образца рекомендованного к применению, поэтому писаться может в свободной форме или по определенному шаблону, разработанному на предприятии и утвержденному в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который следует отразить в нем обязательно, это:

наименование организации,
номер и дату составления,
количество штатных и внештатных работников,
количество присутствующих,
информацию о председателе собрания и секретаре.

В протоколе фиксируется вся последовательность событий, происходящих на собрании, в том числе вопросы, вынесенные на повестку дня и результаты голосования по ним (если таковое голосование имело место быть).

Протокол может быть очень подробным, а может и достаточно сжатым, фиксирующим только основные моменты собрания – никаких норм здесь нет.

При необходимости к протоколу могут прикрепляться какие-то дополнительные приложения, имеющие прямое отношение к тем вопросам, которые рассматривались на собрании – сведения о них также должны быть отражены в основном тексте документа.

Правила оформления протокола

Протокол может оформляться в любом виде: на простом стандартном А4 листе или же на фирменном бланке организации, причем как в печатном так и в рукописном виде. Главное условие: он должен содержать «живые» автографы председателя собрания и секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все внесенные в него сведения верны. Документ можно заверить печатью, но не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП законом освобождены от требования использовать при визировании бумаг печати и штампы.

Протокол составляется в одном экземпляре, который после утраты актуальности отправляется в архив предприятия, где лежит в течение полагающегося по закону периода, а затем утилизируется.

Когда в коллективе решают обсудить важные задачи и принять решение обязательно проводят собрание. Если собираются представители отдела, то протокол не нужен или на усмотрение менеджера.

При решении важных изменений в коллективном договоре, нужно мнение всего коллектива, протокол ведётся обязательно. Необходимо иметь решение собрание, когда обсуждается вопрос по охране труда, о нарушении техники безопасности.

Как и кем составляется протокол?

Часто на собрании на повестке дня не один, а несколько вопросов. Основной задачей является письменно утвердить принятие решений и отразить документом, что процедура проведена.
Для того, чтобы провести сбор коллектива назначают ответственного, выбирается дата, намечаются вопросы, необходимые обсудить, все оповещаются о времени и месте сбора.

Сам протокол заседания трудового коллектива составляется секретарём собрания. Единого образца для оформления нет. Некоторые пишут суть, и он может поместиться на одной странице. Иногда протокол составляется подробно со всеми выступлениями, прениями и получается довольно длинный.

Форма составления документа отвечает следующим требованиям, там должно быть:

название организации;
порядковый номер;
количество присутствующих – указать работающих представителей трудового
коллектива и приглашённых экспертов, партнёров;
ФИО, должность председателя, секретаря;
пишется повестка дня, где обозначают все задачи заседания;
данные голосования, сколько человек было «за», «против», воздержавшихся;
подписи председателя собрания, секретаря, заверенные печатью предприятия.

Самого большого обсуждения требует вопрос о принятии коллективного договора предприятия. Именно в нём обозначаются всё задачи организации и методы их выполнения. Затрагивается тема оплаты труда, отпусков всех членов группы, техника безопасности. Это очень важный документ, как и Устав. При обсуждении таких моментов, справка ведётся обязательно.

В графе о повестке собрания подробно пишут рассматриваемый вопрос, например, о выдвижении на звание одного из работающих в организации. Можно протоколировать все слова каждого выступающего. Как правило, бывают прения разного содержания, в свидетельстве записывают самые решающие моменты, и далее проводят голосование. Некоторые будут выступать против, другие скажут, что достойный человек, заседание может длиться долго, а в акте просто пишется: —« Большинством голосов постановили— присвоить звание(такое)».

Часто при трудовых спорах приходится «поднимать» документы прошлых лет. Проблемы на предприятии, в организациях могут быть самые разные. Предложение о награждении за отличные результаты в работе за год, квартал. Может быть, поступила жалоба от родителей, что не довольны детской площадкой на территории дет сада, или качеством продуктов.

Заведующая собирает собрание, на котором решают ходатайствовать о приобретении новых качелей, горок, песочниц. Назначается комиссия, которая будет следить за питанием детей в доу, с соответствующим отчётом. Если вдруг приходит проверка, у вас на руках будет акт, заверенный печатью, что вы отреагировали на просьбу родителей.

Важные сведения о ведении протокола собрания трудового коллектива

Собрание считается состоявшимся, если число собравшихся больше 50% всех числящихся сотрудников, или когда не меньше 30%, выбранных делегатов. Коллектив должен собираться, самое меньшее, 1 раз в год, и в случае необходимости. Председатель обычно избирается на год большинством голосов членов трудового коллектива. Выбирают из числа сотрудников, до выборов человек должен некоторое время проработать на данном предприятии.

В протоколе включается перечень лиц, воздержавшихся от голосования. Дата может быть одинарная, если в один день заканчивается заседание, Если вопрос решался несколько дней, то проставляется дата начала и конца консилиума. Нумерация ведётся, начиная с начала года и в порядке возрастания. Иногда требуют выписку из протокола, тогда предоставляют копию фрагмента, при этом в заголовке отмечают – Выписка.

Секретарь готовит ксерокопии документа, и выдают всем членам коллектива почтой, лично в руки и электронными сообщениями. Выдержку из протокола, где отмечается решение, размещают на доске объявлений. К протоколам нужно относиться серьёзно, очень часто они являются свидетелями жизни коллектива.

Чтобы опубликовать взвешенное и грамотное постановление, трудовой коллектив должен проводить собрания, в ходе которых производится голосование. Документирование процедуры осуществляется путем составления специфического протокола. Именно благодаря отмеченному документу в будущем можно оценивать количество голосовавших членов коллектива, а также то, как распределились голоса.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Когда речь идет о трудовом коллективе, подразумевается не только собрание коллег, работающих в одной компании или подразделении. Такие сотрудники взаимодействуют друг с другом для достижения бизнес-цели всего предприятия, определяемой еще на этапе разработки стратегии компании на отчетный период. Как и администрация предприятия, трудовой коллектив представляет собой специфический обособленный орган, наделенный рядом полномочий и гарантий по ТК РФ.

Чтобы рассматриваемый коллектив смог постановить и правомерно опубликовать решение по различным аспектам деятельности, должен составляться отдельный документ – протокол. При этом на обсуждение могут выноситься один или сразу несколько вопросов, для которых составляется, тем не менее, один протокол.

Благодаря подобным собраниям выстраивается и укрепляется вертикальная коммуникация между рядовыми работниками предприятия и управленческим аппаратом. Также своевременные собрания коллектива позволяют организовать оперативное разрешение трудовых сложностей, конфликтов, трудностей в сфере принятия управленческих решений, и более того – разрабатывать и утверждать локальные нормативы и иные правовые документы, необходимые для решения актуальных вопросов.

В рамках данной процедуры особое значение отводится протоколу – документу, в котором последовательно регистрируются события, фиксирующиеся на собрании трудового коллектива. В результате на основании протокола директор принимает определенные управленческие решения, связанные с темой проводимого собрания.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива о награждении

Образец протокола собрания трудового коллектива о награждении, либо о любом ином значимом событии в жизни компании должен храниться в кадровом подразделении предприятия. Это облегчает порядок его оформления в ходе реального собрания коллектива. В частности, порядок внесения информации в рассматриваемый протокол выглядит следующим образом:

Порядок проведения встреч

Общепринятый алгоритм проведения рассматриваемых собраний трудового коллектива представляет собой такую последовательность действий:

Как минимум за две недели до даты проведения собрания, все сотрудники предприятия должны быть уведомлены о планируемом событии. Направляя каждому работнику извещение, требуется вкратце описать суть собрания, а также взять у каждого субъекта подпись в знак получения им уведомления.
В определенное время, когда будет проводиться собрание, все работники должны собраться в установленном месте. Также должны присутствовать председатель и секретарь. В большинстве случаев председатель непосредственно проводит мероприятия, управляя и направляя вектор обсуждения, а секретарь – документирует все происходящее.

Важно отметить, что личности председателя и секретаря должны определяться заранее. Управленец должен опубликовать соответствующий приказ о назначении конкретных лиц. Практически всегда назначение актуально на период одного календарного года.

Правила составления протокола собрания коллектива

Рассматриваемый протокол, а также выписка из протокола собрания трудового коллектива не имеют регламентированной формы. Следовательно, нанимателям рекомендуется заблаговременно составлять образец документа для дальнейшего использования. Обязательным требованием применения конкретного шаблона является его локальная регламентация, например, в Учетной политике.

Важно подчеркнуть, что, несмотря на отсутствие единой принятой формы, в протоколе должны быть отображены базовые реквизиты, обязательные для всей официальной документации, а именно:

номер и дата оформления протокола;
число штатных и внештатных работников;
число непосредственно присутствующих на собрании субъектов;
данные касательно председателя и секретаря мероприятия.

В протоколе следует детально отмечать все последовательно происходящие события, с учетом голосования. Документ следует составлять максимально подробно, но при этом – лаконично и только по теме собрания. Впрочем, так как нет регламентированной формы протокола, нет и законодательно обусловленных рекомендаций по его оформлению.

В случае соответствующей необходимости, к протоколу также могут прилагаться дополнительные документы, служащие приложениями. Данные бумаги, например, могут касаться вопросов, которые освещались и обсуждались на собрании, но являются настолько обширными, что более уместно выделить их в отдельное приложение.

Правила оформления протокола собрания трудового коллектива

Как было отмечено раннее, рассматриваемый протокол не имеет никаких регламентированных правил или рекомендаций. Следовательно, он может составляться так, как угодно в конкретной фирме. Зачастую документ оформляется на стандартном листе формата «А 4», либо же на фирменном бланке. Правомерно заполнять протокол как от руки, так и в печатном варианте.

Протокол собрания формируется в единственном экземпляре. После того, как срок актуальности документа истечет, бумага будет передана на постоянное хранение в архив до истечения установленного законодателем периода.

Заполненный образец документа

На практике заполненный образец рассматриваемого протокола выглядит следующим образом:

Заключение

Таким образом, рассматриваемый протокол – обязательный документ, который должен оформляться по итогам собрания персонала и обсуждения с представителями администрации фирмы актуальных вопросов. Рекомендуется заблаговременно регламентировать шаблон документа для упрощения дальнейшего документооборота.

Читайте также: