Как нумеровать дополнительные соглашения к трудовому договору

Опубликовано: 14.05.2024

Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

Потребность в нумерации трудовых контрактов

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.

Нумерация трудовых договоров используется лицами:

Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

Присвоение номера дополнительным соглашениям

Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

Учет соглашений к трудовым контрактам

Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений

В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.

Формирование дополнительного соглашения к трудовому договору происходит тогда, когда в процессе исполнения договора возникают какие-то новые обстоятельства.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Основные причины для составления доп. соглашений

Дополнительное соглашение может составляться по самым разным поводам:

изменение заработной платы, режима работы, условий труда;
перевод на другую должность;
повышение по службе и т.д.

Также соглашение должно составляться в тех случаях, когда произошла смена наименования организации, поменялся ее юридический адрес или действующий основной трудовой договор истек.

Таким образом, все изменения, которые касаются функций, прав, полномочий работника и работодателя, а также все перемены имеющие отношение к самой организации, должны фиксироваться в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Новый трудовой договор или доп. соглашение

Некоторые работники ошибочно полагают, что для того, чтобы изменить условия работы у действующего работодателя, необходимо заключить еще один трудовой договор. Это не так. Дело в том, что чтобы оформить новый трудовой договор с уже зачисленным в штат сотрудником, необходимо разорвать прежний. А это нецелесообразно, поскольку, помимо собственно расторжения договора, это влечет дополнительные сложности: прерывается стаж работника, фактически происходит увольнение, что в свою очередь приводит к необходимости внесения соответствующих записей в его личное дело, кадровые документы, трудовую книжку.

Именно поэтому законодательство предоставило возможность руководству предприятий и организаций формировать дополнительные соглашения, которые становятся неотъемлемой частью действующих трудовых договоров.

Суть дополнительного соглашения

Если трудовой договор имеет характер основного документа и устанавливает факт трудовых взаимоотношений между работником предприятия и его работодателем, их период, условия, особенности и прочие параметры, то дополнительное соглашение – это прилагающийся документ.

Обычно доп. соглашение удостоверяет факт достижения согласия между работником и работодателем только по одному-двум измененным пунктом основного договора, полностью отменяя их прошлую редакцию и вводя в действие новую.

После того, как соглашение подписывается, как уже говорилось выше, оно считается частью договора. Надо сказать, что к одному трудовому договору может быть сделано несколько дополнительных соглашений.

Дополнения, изменения или уменьшения

Перемены, включаемые в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения могут как увеличивать число пунктов основного договора, изменять их содержание, так и уменьшать их количество:

Если в трудовой договор вводятся новые статьи, в доп. соглашении надо обязательно прописать их во всех подробностях и указать дату, с которой они начинают действовать.
Если речь идет об изменениях, то следует внести в доп. соглашение утратившую актуальность редакцию корректируемого пункта и вписать новую.
Если стороны пришли к соглашению о том, что некоторые разделы или пункты основного трудового договора перестали быть нужными, надо удостоверить в доп. соглашении обоюдный отказ от них, отметив дату, с которой их действие прекращается.

Ответственность за нарушение или неисполнение дополнительного соглашения

К формированию дополнительных соглашений следует относиться так же внимательно и серьезно, как к заключению основного трудового договора. Последствия их нарушения или неисполнения для работников и работодателей ровно такие же – административное наказание (в виде штрафов), дисциплинарные взыскания, или даже (в особо тяжких случаях) уголовное преследование.

Можно ли формировать дополнительное соглашение без согласия работника

В самом названии документа заложен ответ на этот вопрос. Соглашение подразумевает двусторонний характер отношений и означает, что стороны пришли к обоюдному, добровольному и полному согласию в каком-либо вопросе.

Исходя из этого, делать соглашение в одностороннем порядке недопустимо – оно попросту не будет считаться законным.

Кто формирует доп. соглашения

Обычно обязанность по формированию дополнительных соглашений к трудовым договорам лежит либо на юрисконсульте организации, либо на специалисте/руководителе кадрового отдела. В любом случае, это должен быть работник, имеющий представление о том, как составлять подобного рода документы и хорошо знакомый с гражданским и трудовым законодательством Российской Федерации.

Как составить доп.соглашение

Для составления дополнительного соглашения к трудовому договору законом РФ не предусмотрено заполнения какой-либо единой унифицированной формы, так что писать его можно исходя из собственного представления о документе и потребностей или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа, – по его образцу. Важно соблюсти только два основных правила: бланк по своей структуре должен отвечать общепринятым стандартам кадрового делопроизводства, а по тексту включать в себя ряд обязательных данных.

В «шапке» пишется:

наименование документа и его номер;
номер и дата составления трудового договора, к которому данное доп.соглашение относится;
место, дата заключения самого соглашения.

Далее идет основная часть, куда вносится:

наименование организации-работодателя;
должность, фамилия-имя-отчество руководителя;
сведения о сотруднике (должность, фамилия-имя-отчество, паспортные данные).

Затем, по пунктам прописывается, какие именно изменения вносятся в трудовой договор при помощи данного соглашения. Если речь идет о заработной плате, то она должна указываться как цифрами, так и прописью.

Далее обязательно следует отметить, что не затронутая в тексте данного документа часть трудового договора, остается без изменений, написать, с какой даты соглашение вступает в законную силу, а также удостоверить тот факт, что стороны пришли к соглашению добровольно.

При наличии каких-либо дополнительных бумаг, которые одна из сторон желает прикрепить к соглашению, их тоже надо внести в бланк в виде отдельного пункта.

Как оформить соглашение

К оформлению соглашения, также как и к его тексту, никаких особых критериев не предъявляется: его можно писать на обычном чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, от руки или печатать на компьютере.

Неукоснительно требуется соблюдать только одно условие: дополнительное соглашение должно иметь «живые» подписи обеих сторон.

Если организация-работодатель применяет в своей работе для визирования документации штемпельные изделия, то бланк соглашения нужно проштамповать.
Документ надо формировать в двух идентичных экземплярах – один из них остается у работодателя, второй передается сотруднику.

Где фиксируется дополнительное соглашение, условия и период его хранения

Надлежащим образом сформированное и завизированное дополнительное соглашение, должно фиксироваться в журнале учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.

После того, как документ проходит все стадии оформления, он передается на хранение в кадровый отдел предприятия, где весь период работы сотрудника в организации, лежит в отдельной папке, вместе с основным трудовым договором.

После увольнения работника, его можно передать в архив предприятия, где он должен содержаться период, установленный для такого рода документов локальными нормативно-правовыми актами компании или законодательством Российской Федерации.

Нередко возникает необходимость во внесении коррективов в действующие условия ранее заключенных договоров. Это может быть потребность изменить один или несколько пунктов, дополнить актуальными данными либо, наоборот, исключить ставшую лишней информацию.

В таких случаях пишется дополнительное соглашение к договору – документ, обладающий признаками договора, имеющий юридическую силу только при наличии основного контракта и теряющий значимость в случае расторжения такового.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что такое доп. соглашение?

В дополнительных соглашениях отражаются новые договоренности, которых достигли стороны основного контракта в обсуждении назревших изменений.

Составление таких документов, как и первоначальных контрактов, осуществляется в соответствии с требованиями к заключению сделок и исполнению обязательств, прописанными в ст. 153, ст. 420 (п.1-3) и ст. 450 (п.1) Гражданского кодекса РФ.

Прямое предназначение доп. соглашения:

корректировка положений контракта, в которых ранее обозначенные условия утратили актуальность или смысл соблюдения;
исполнение обязательств первоначального соглашения, которых изменения не коснулись.

Пример, как выглядит дополнительное соглашение (кликабельно):

Пересматривать параметры действующих соглашений заставляют нововведения в законодательство, изменчивость экономической обстановки, регулярное повышение цен и множество других факторов.

Все доп. соглашения регистрируют в журнале учета, как и трудовые договора. Подробнее об этом читайте тут.

Когда надо составлять?

Ситуаций, требующих сделать дополнительные соглашения, немало:

Появилась необходимость в обновлении части договоренностей. В этом случае условия, отвечающие вновь возникшим потребностям, обретают правомочие, как только стороны подтвердят подписанием согласие с ними.
Возникла потребность добавить новые пункты или конкретизировать требования прежних.
Назрела неизбежность исключения из основного документа некоторых соглашений.
Осуществилась смена реквизитов хотя бы одной из сторон договора либо ее организационно-правовой формы. При переименовании должности также требуется доп. соглашение.
Изменился порядок проведения подсчетов, увеличилась или уменьшилась цена, продолжительность действия контракта.
Проявилась надобность в расторжении первичного соглашения.

Согласие с поправками работник подтверждает подписанием бумаги.

С необходимостью написать дополнительное соглашение наиболее часто сталкиваются стороны трудовых отношений.

Инициирует ли изменение работодатель, или работник обращается к руководству с заявлением – данные ситуации требуют законного введения поправок к трудовому договору.

Доп. соглашением оформляют вступление в действие после подписания следующих изменений:

Бланк соглашения на изменение оклада можно загрузить здесь.

Скачайте образец доп. соглашения при смене фамилии работника.

Загрузить пример доп.соглашения на внесение изменений в договор.

Содержание документа

Преобразование первично заключенного контракта осуществляется при участии всех его сторон. Дискутируя по поводу содержания каждого пункта, претерпевающего изменения, они утверждают дополнение в том прочтении, которое учитывает интересы всех.

Дополнительное соглашение составляют с обязательным содержанием:

даты и места подписания;
номера основного контракта и даты его заключения, ссылки на него;
преамбулы, информирующей о предмете сделки, правовых актах, дающих основание для деятельности сторон;
пунктов главного документа в новом изложении, с детальным определением и обоснованием всех поправок;
характеристик доп. документа как спецчасти контракта, а так же уточнений, что внесение новых коррективов допустимо только при оформлении другой доп. договоренности;
реквизитов и подписей сторон.

Подписанное участниками сделки доп. соглашение обретает правомочие в тандеме с главным контрактом.

Дополнительные документы нужно оформить в том же виде и количестве, требуют такой же процедуры вступления в права и такого же уровня публичности, что и основные.

Определенные виды поправок для вступления в силу должны пройти процедуру государственной регистрации, по окончании которой они будут признаны законными третьими лицами.

Подлежащими госрегистрации случаями считаются все, за исключением доп. сделок, заключенных:

к договорам аренды сроком до 12 месяцев;
для фиксирования изменений в оплате за аренду;
для внесения новых реквизитов банков хотя бы одной из сторон договора.

Подписав доп. соглашение, оплатив положенную госпошлину, стороны обязаны обратиться в Росреестр, чтобы зарегистрировать изменения в 30-дневный срок. В противном случае, согласно ст.13 закона «О госрегистрации», регистрационный орган может привлечь их к ответственности за нарушение.

В свою очередь, государственный регистратор, принявший на рассмотрение необходимые бумаги, обязан завершить процесс в 30-дневный срок. Ненадлежащее исполнение обязанностей регистратором также может стать поводом для привлечения к ответственности уже госслужащего.

Случаи признания доп. соглашения недействительным

Доп. контракт может лишиться законной силы в ситуациях, когда:

основной документ утратил юридическую состоятельность;
хотя бы одна сторона потеряла право подписи;
требующий нотариального заверения документ не прошел соответствующую процедуру в нотариальной конторе;
имели место прочие нарушения требований законодательства.

Едва ли не любому ранее заключенному договору с течением времени требуются корректировки или дополнения. Это относится не только к трудовым договорам, изменить можно любой договор, например, заключить доп. соглашение на расширение зоны обслуживания или на дополнительные работы.

Правильное узаконивание поправок посредством заключения дополнительных соглашений к гражданско-правовым и трудовым договорам является повсеместно распространенной деловой практикой.

Посмотрите видео об изменении условий трудового договора:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Добрый день!
Никогда не нумеровала допсоглашения. Просто подкалывала их к трудовому договору работника.
Вопрос:
Обязательна ли нумерация дополнительных соглашений к трудовым договорам?
Ответ:
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не предусмотрена обязательная нумерация дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Обоснование вывода:
Дополнительные соглашения по смыслу части третьей ст. 57 ТК РФ являются неотъемлемой частью трудового договора. Все сведения, которые обязательно должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в ст. 57 ТК РФ. Требование о нумерации трудового договора или дополнительного соглашения в ней не предусмотрено.
В отсутствие нумерации дополнительных соглашений их последовательность можно установить по дате заключения, которая согласно ст. 57 ТК РФ является обязательным реквизитом договора.
Поэтому нумеровать трудовые договоры или дополнительные соглашения к ним необязательно. Аналогичная позиция изложена и в письме Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 N 3045-6-0.
Вместе с тем нумерация помогает упорядочить документы и приложения к ним. Поэтому, несмотря на то, что действующими нормативными правовыми актами она не предусмотрена, ее проведение представляется не только возможным, но и целесообразным.
Порядок нумерации договоров и дополнительных соглашений организация может определить самостоятельно, например, в локальном акте. На уровне законодательства этот вопрос не урегулирован.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павленко Виктория
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна
15 марта 2010 г.

Нумерация трудовых договоров

По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.

Статья 57 Трудового кодекса регламентирует содержание трудового договора.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям.

Однако унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.

Ведь, прежде всего, нумерация нужна для упорядочения договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.

Обязательные сведения трудового договора

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров.

Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения.

Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.

Допсоглашения

Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.

Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

Такие разъяснения представил Минтруд России в письме от 28 апреля 2020 года № 14-2/В-519.

Дополнительные условия трудового договора

Типовая форма трудового договора

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит — работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

Законодательство

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров. Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер трудового договора не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие — упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений,

используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 — личный номер дополнительного соглашения, а 2016 — год оформления документа.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-31-84. Это бесплатно.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 ТК РФ. В письме от 28.04.2020 № 14-2/В-519 Минтруд России уточнил, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нумерацию трудовых договоров предусматривали (см., например, приказ о приеме на работу по форме № Т-1, личная карточка работника по форме № Т-2, приказ о переводе работника на другую работу по форме № Т-5 и пр.). Однако действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована.

Специалисты ведомства пояснили, что на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору. Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

Выбери свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

В этом году работы у кадровикв станет ещё меньше с новыми регламентами