Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно

Опубликовано: 26.09.2024

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

Плюсы ЭТК

Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу - всё можно сделать онлайн.
Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.

Минусы ЭТК

ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Как перейти на ЭТК

1

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

2

До 31 декабря соберите с работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

3

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это до конца 2020 года.

4

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте ПФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если работник не успевает подать заявление до 31 декабря 2020 года

Если до конца этого года сотрудник находится на больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.

Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.

Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР, например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК - нет. Запросите эту информацию у кандидата – он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд - дублировать информацию не нужно.

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. В ней будет отражаться история его трудовой деятельности начиная с 2020 года. Посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда и на портале госуслуг.

Трудовая книжка нужна для подсчета стажа, для решения спорных моментов при начислении пенсии либо для поиска новой работы. Сейчас за копией трудовой необходимо обращаться к работодателю, и порой этот процесс занимает несколько дней. А если человек еще и работает удаленно, то ему придется потратить время на то, чтобы доехать до отдела кадров.

Все эти вопросы снимает электронная трудовая книжка. Если вам потребуется бумажная выписка из нее, то ее можно получить у работодателя, в управлении Пенсионного фонда России либо в любом центре госуслуг «Мои документы».

Вашу прежнюю бумажную книжку выдадут на руки, так что сведения о стаже до 2020 года тоже всегда будут под рукой.

Телефон Горячей линии: 8 (495) 870-44-44

В ней сохраняются практически все сведения, которые есть в бумажной трудовой книжке: информация о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа) и причины прекращения трудового договора.

Первое. Вы сами вправе решить, переходить на новый формат или нет. Без согласия работника книжка в электронный вид переводиться не будет. Вы можете сохранять ее в бумажном виде столько, сколько это необходимо

Второе. Какое бы решение вы ни приняли, о нем следует сообщить руководству, подав заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии. Это надо сделать до 31 декабря 2020 года включительно.

Важно! Начиная с 2021 года новые бумажные книжки заводиться не будут. Это значит, что человек, впервые устроившийся на работу в 2021 году и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку.

В отдельных случаях вы вправе подать заявление в любое время. Случай считается исключительным, если вы по состоянию на 31 декабря 2020 года:

Не исполняли свои трудовые обязанности (например, находились на больничном или в отпуске).
Не состояли в трудовых отношениях.

Бумажная трудовая книжка никуда не исчезнет. Вам ее выдадут на руки, так что сведения о работе до 2020 года тоже всегда будут с вами.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В дальнейшем вы сможете подать заявление и перейти на электронную книжку.

Переход россиян на электронный формат электронных книжек начался с 1 января 2020 года. Каждый работник вправе самостоятельно решить, будет он оформлять электронную трудовую или сохранит бумажный вариант. Переход к новому формату осуществляется добровольно и только с согласия человека.

Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло какое-либо кадровое мероприятие — прием, перевод, увольнение или подача заявления о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан сообщить об этом в Пенсионный фонд России. На основе поступившей информации и будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Если работодатель подает сведения о своем сотруднике впервые, то он одновременно предоставляет информацию и о его трудовой деятельности на 1 января 2020 года, если в этот период человек уже работал у него.

С 1 января 2021 года работодатель подает сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания документа о приеме на работу или увольнении, и не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подписания документов о переводе.

Работодатель продолжает вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную книжку.
Право на бумажную трудовую книжку сохраняется за работником при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
У работника сохраняется право написать заявление о ведении электронной трудовой книжки.

Сотрудники, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года подать заявление, вправе сделать это в любое время. К ним, в частности, относятся:

Работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось рабочее место. Например, сотрудник находился в декретном отпуске, на больничном и так далее.
Лица, имеющие стаж работы по трудовому договору или служебному контракту, но на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых либо служебных отношениях.

Если сам работник не сделал выбора и никак не сообщил о своей воле, то работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности в электронном виде и продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке.

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную книжку.

Работника необходимо предупредить о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. Оформляться бумажная трудовая книжка не будет.

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю: сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Если работник перешел на электронную версию и ему необходима какая-либо информация из трудовой книжки, он подает заявление. Работодатель обязан предоставить сведения так, как просит работник в своем заявлении: на бумажном носителе, в электронном виде либо предоставить выписку, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (если она имеется). Работодатель обязан сделать это не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сведения предоставляются в день прекращения трудового договора.

Дата публикации 21.09.2020

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи либо в самом уведомлении, либо в листе ознакомления с уведомлением. Крайний срок - 31 октября 2020 г. включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки ведутся с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выдаче на руки трудовой книжки в этом случае законодательством не установлен. По нашему мнению, запись может выглядеть следующим образом.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Закрытое акционерное общество "Магнит"
(ЗАО "Магнит")

Принята в юридический отдел на должность юриста

Приказ от 07.10.2019 № 358

Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заявление от 31.01.2020

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:
- Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной. и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
- Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он принимался. Например, если для принятия локального акта руководитель организации издавал соответствующий приказ, подписывал его, после чего с его текстом знакомили работников, изменения вносятся в том же порядке: 1) издание приказа о внесении изменений в локальный нормативный акт; 2) подписание приказа руководителем; 3) ознакомление работников с текстом приказа о внесении изменений.

Если для принятия локального акта, в который вносятся изменения, учет мнения представительного органа работников (профсоюза) является обязательным, внести в него изменения также можно только с соблюдением порядка учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ).

Передавать в ПФР данные о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующие изменения внесены в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Закон № 27-ФЗ)).

Основанием для представления в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД является:
- прием на работу;
- увольнение с работы.
- перевод на другую постоянную работу;
- подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжке в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
- подача сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (предоставлении сведений о трудовой деятельности) (ст. 66.1 ТК РФ).
Кроме того, СЗВ-ТД подается если (п. 2.5.3 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):
- работодатель изменил наименование;
- работнику установили вторую и последующую профессию, специальность или квалификацию;
- судом в отношении работника вынесено решение о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
В случае приема на работу и увольнения СЗВ-ТД должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда было издано соответствующее распоряжение (например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и т.д.). Во всех остальных случаях СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось кадровое мероприятие (п. 2.4, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

При отсутствии в отношении работника перечисленных кадровых мероприятий в 2020 году, подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года работодатель должен не позднее 15 февраля 2021 года (абз. 2 пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

С примерами заполнения форм СЗВ-ТД вы можете ознакомиться в справочнике Отчетность по персонифицированному учету:
- Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника на другую постоянную работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД при приеме работника на работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД при смене наименования организации-работодателя
- Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении внешнего совместителя
- Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника, выбравшего бумажную трудовую книжку, на другую постоянную работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД, если поданное ранее заявление о способе ведения трудовой книжки было признано ошибочным
- Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении работника по собственному желанию с основного места работы
Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме (не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления), а также при увольнении (в день увольнения). Это предусмотрено ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.

Формы сведений и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно приказу сведения заполняются:
- работодателем - по форме СТД-Р (Приложение № 1 к приказу № 23н);
- органом ПФР - по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к приказу № 23н).
Какое наказание предусмотрено за непредставление сведений о трудовой деятельности или их недостоверность?

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

Электронные трудовые книжки — это народное название «сведений о трудовой деятельности». Если раньше эти сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, теперь их отправляют в Пенсионный фонд, который следит, чтобы ничего не потерялось. Отправлять информацию должны все компании, а вот работники могут выбирать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это та же книжка, только хранится не в сейфе кадровика, а на сервере Пенсионного фонда. Внешне она не выглядит книжкой, это просто файл с информацией, но содержание почти не изменилось: когда приняли на работу, когда уволили, какое проходил обучение, работал ли по совместительству.

В электронной книжке будут сведения за период после 31 декабря 2019 года.

Электронную книжку невозможно потерять, и в любой момент ее можно просмотреть через сайт Пенсионного фонда и портал Госуслуг. А еще с такой книжкой работодателям легче жить: не нужно покупать, оформлять и хранить бумажные книжки. Из минусов: прибавится забот со сдачей электронной отчетности.

Кто должен работать с электронными книжками

С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.

До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.

До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:

Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:

Выбрал электронную

Вернуться к бумажной нельзя

Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома

Выбрал бумажную

Можно в любой момент перейти на электронную

Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше

Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.

Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.

Рассказывает Екатерина, читательница Дела

Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.

В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.

«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».

Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.

Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.

В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.

Как передавать сведения

Электронная трудовая книжка — это сведения, которые работодатель передает Пенсионному фонду. Делает он это по форме СЗВ-ТД. Эту форму работодатель должен заполнять и отправлять в ПФР уже с этого года — до 15-го числа следующего месяца. Например, до 15 февраля отчитывались за январь.

Но не каждый месяц, а только когда что-то изменилось в кадровой истории человека: приняли на работу, перевели в другой филиал, уволили. Поводом для отчета является и заявление работника, какую книжку он выбирает.

ООО «Лосось» попросил сотрудников написать заявления, переходят они на электронную книжку или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если в компании не будет кадровых изменений, подавать отчетность в Пенсионный фонд «Лососю» нужно только в январе 2021 года. Но если один сотрудник всё же решит написать заявление в мае, уже в июне компании придется сдавать отчетность.

Как сдавать отчетность в электронном виде — в Деле

Компании с численностью от 25 сотрудников сдают отчетность только в электронном виде, меньше 25 — можно в бумажном или электронном. Подавать в электронном виде можно через Сбис, Контур, 1C.

Неважно, в каком виде сдавать форму, в любом случае ее нужно правильно заполнить. Мы выделили желтым цветом поля для заполнения:

Основные графы стандартные, с информацией о компании и работнике, но есть и новые — вот как их заполнять:

Читайте также: