Как оформляется передача документов сотруднику конфиденциального делопроизводства

Опубликовано: 17.09.2024

Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители: жесткие магнитные диски, оптические диски, флеш-накопители.

Бумажные носители: для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради; для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровая бумага.

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

- на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

Средства вычислительной техники, используемые для изготовления конфиденциальных документов, должны быть аттестованы согласно требованиям нормативных документов,и учтены службой безопасности организации. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

На всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.

Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные в организации и полученные ею конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, разработанных в организации рукописным, машинописным способом или с использованием средств вычислительной техники, осуществляется независимо от того, направляются эти документы в другие организации или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других организаций, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат перенесению на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

Носители конфиденциальной информации также учитываются в журналах или карточках.

Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

Под исполнением конфиденциального документа понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач».

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна («КТ») является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Конфиденциальные бумажные документы составляются в строго ограниченном количестве экземпляров. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ».

Отправление конфиденциальных документов в другие организации производится в пакетированном виде. Конверты (пакеты) должны быть из плотной непросвечивающейся бумаги. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка «Лично»или «Срочно». По центру пакета пишутся адрес и наименование предприятия получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия отправителя.

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным.

При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается чистый лист.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через специальную связь или почтовое отделение связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой: ДСП (для документов, содержащих служебную тайну) или КТ (для документов, содержащих коммерческую тайну). При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов в другие организации, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя организации работником службы конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или расписке.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в них информации исполнители должны:

- иметь на столе в служебном помещении только те документы, с которыми осуществляется работа, все остальные хранить в запираемом металлическом шкафу (сейфе);

- держать документы в положении, исключающем возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним санкционированного доступа;

- при выходе в течение рабочего дня из служебного помещения убирать документы в металлический шкаф (сейф); при выходе из помещения всех исполнителей оно должно запираться;

- при необходимости передачи документа другим допущенным к нему лицам передачу осуществлять через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке;

- в конце рабочего дня передавать все документы в подразделение конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее время в металлических шкафах(сейфах) служебных помещений допускается по разрешению руководителя организации и службы безопасности при наличии подключения помещений к охранной сигнализации;

- об утрате документа или отдельных листов из него немедленно сообщать в подразделение конфиденциального делопроизводстваи своему непосредственному руководителю.

В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.

Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):

общие положения, где прописываются принципиальные моменты;
подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации;
прием и регистрация входящих конфиденциальных документов;
регистрация внутренних конфиденциальных документов;
регистрация и отправка исходящих конфиденциальных документов;
составление номенклатуры и ведение дел, журналов;
формирование конфиденциальных дел;
уничтожение конфиденциальных документов;
контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на несколько номеров журнала.

Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).

Принципиальные моменты

В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях несут руководители подразделений.

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.

Права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.

Сведения о работниках, назначенных ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, сообщаются в Службу ДОУ и в Службу безопасности.

Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.

Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.

Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.

Как установить режим коммерческой тайны в организации, описано пошагово в статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны»

Чтобы разобраться с понятиями «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», а также с другими видами тайн, читайте статью «5 видов тайн. или все-таки больше?»

Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».

Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.

В общих положениях Инструкции можно также написать следующее:

Все носители, содержащие конфиденциальную информацию, изготовленные в компании или полученные от сторонней организации, подлежат обязательному учету в структурных подразделениях работниками, назначенными ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства.

Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, включает в себя присвоение и проставление в учетных формах и на носителях регистрационных номеров и запись данных о носителе (учетном номере, дате, исполнителе, заголовке, количестве листов, местонахождении и т.д.).

Гриф конфиденциальности документу присваивается Исполнителем (работником, подготовившим документ или осуществляющим обработку поступившего документа) по согласованию с непосредственным руководителем или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) этот документ. Основанием для присвоения грифа является включение в него информации, указанной в Перечне информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации Организации.

Учет носителей, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в журналах учета. Журнальный учет может дублироваться автоматизированным учетом.

При журнальном учете каждый носитель регистрируется однократно.

Документы учитываются по количеству листов, издания – поэкземплярно, а дискеты, CD- и DVD-диски, ZIF- и ZIV-накопители и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.

В журналах учета запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой, а вносимые работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@

(с изменениями на 1 июня 2018 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы,

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@ (далее - Положение), следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В.Янкова

Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@

Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию

(с изменениями на 1 июня 2018 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию (далее - Порядок), регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

- в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее - обмен ДСП-документами в бумажном виде);

- в электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее - операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

- в СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N" и "Дата исходящего";

- регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

- в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

- передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы-архиватора и проверяет:

- наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

- соответствие оформления файлов установленным требованиям;

- подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

- распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

- вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

- на бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), принятые по ЭП оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

- при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначального ДСП-документа его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

- в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

- передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

- передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);

В вопросах обеспечения защиты деловых интересов предприятия, организации особое место занимает информационная безопасность, которая носит концептуальный характер и предполагает решение комплекса задач поддержания информационных ресурсов в безопасном состоянии.

Проблемы обеспечения безопасности информации становятся все более сложными в связи с переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную систему и электронный документооборот. При всей прогрессивности этого направления существенно расширяется и обновляется комплекс организационных, технических и технологических мер в предотвращении несанкционированного вмешательства в информационные ресурсы, ставшие в последнее время достаточно легкой добычей.

Основная задача в осуществлении защиты ценной информации состоит в предотвращении несанкционированного доступа или ознакомления с информацией постороннего лица, и в результате этого – копирования, кражи, уничтожения, фальсификации, искажения, подмены, утраты конфиденциальных документов, разглашения ценных сведений, их утечки по техническим каналам, незаконного оперирования и использования электронных документов, сведений из электронных массивов и последующего извлечения выгоды из таких действий.

Следует учитывать, что архитектура системы защиты должна охватывать не только электронные информационные системы, но и весь управленческий комплекс предприятия, организации в единстве его структурных и функциональных частей, традиционных документационных процессов. Здесь следует отметить, что отказаться от бумажных документов, исторически сложившейся управленческой технологии не всегда представляется возможным, особенно если стоит вопрос о безопасности ценной, конфиденциальной информации.

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом.

Порядок создания конфиденциального делопроизводства (традиционного и электронного) на предприятии включает несколько этапов:

1 этап – создание обычного делопроизводства (традиционного и электронного).

2 этап – определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап – утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап – определение правил конфиденциального делопроизводства на основе общего делопроизводства.

5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап – создание необходимых нормативных документов (положений, инструкций и т.д.).

7 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках их функциональных обязанностей.

8 этап – заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

9 этап – создание системы учета, обращения и хранения информации ограниченного распространения на предприятии.

10 этап – создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

11 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Отмеченные этапы являются не только практически выверенными, но и имеют правовую основу создания конфиденциального делопроизводства (и традиционного, и электронного) на предприятии. Следует отметить три юридически и практически значимых мероприятия в организации данной работы: определение и утверждение Перечня сведений конфиденциального характера; разработка и утверждение Положения об организации конфиденциального делопроизводства; разработка и утверждение Инструкции по обеспечению сохранности конфиденциальной информации.

Положение об организации конфиденциального делопроизводства устанавливает правила отнесения документов, изданий и других материальных носителей информации (документов) к категории ограниченного распространения, определяет единый порядок их создания, учета и хранения, а также утверждает правила, определяющие условия обеспечения сохранности в тайне сведений ограниченного распространения.

Целью отнесения документов к категории ограниченного распространения является установление ограничения на распространение сведений, которые могут нанести ущерб правам и интересам как самого предприятия, так и других организаций, сведения которых были получены при выполнении договорных обязательств. Данная цель достигается строгим соблюдением установленных правовых, организационных, воспитательных и технических мероприятий, направленных на пресечение случаев разглашения сведений ограниченного распространения, несанкционированного ознакомления или утраты документов, содержащих такие сведения.

Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства определяет:

порядок выноса – вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировки или увольнения с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

С целью конкретизации и упорядочения работы по отнесению документов к категории ограниченного распространения разрабатывается Перечень сведений конфиденциального характера. Перечень разрабатывается в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», ст. 10 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральным Законом «О коммерческой тайне» и другими законодательными и нормативными документами.

Категории сведений, включенные в Перечень, относятся к сведениям ограниченного распространения, и по порядку учета и оформления могут быть разделены на следующие группы: «сведения для служебного пользования», «коммерческая тайна», «конфиденциальные». Документы, содержащие конфиденциальные сведения, имеют аналогичную ограничительную пометку (гриф ограничения доступа). Для определения состава документов, которые содержат конфиденциальные сведения, формируется список таких документов.

Помимо рассмотренных аспектов следует еще раз отметить, что на современном этапе организация корпоративного конфиденциального делопроизводства должна включать взаимосвязанные системы традиционного и электронного делопроизводства. В целях преодоления проблем, связанных с достижением оптимального и органичного сочетания этих двух систем, система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать возможность выполнения следующих операций:

Читайте также: