Как передать трудовую книжку в обособленное подразделение

Опубликовано: 17.09.2024

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в таблице.

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т.

Инфо

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
В соответствии с ч.

Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч.

Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение
Передача трудовой книжки в обособленное подразделение
Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение в 2018 году
Как вести кадровую работу в филиале
Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение ооо
В. и. андреева трудовая книжка правила оформления трудовой книжки регламент
Передача трудовой книжки в обособленное подразделение

Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение

Более того, по смыслу правил оформления увольнения работника, в день увольнения он должен расписаться в Книге при получении на руки трудовой книжки.

В случае если в организации несколько филиалов в разных регионах, то наличие только одной Книги, повлечёт фактическую невозможность выполнить обязанность. Поэтому, для больших организации с разветвлённой сетью региональных филиалов и представительств, оформление отдельных Книг является объективной необходимостью.

Передача трудовой книжки в обособленное подразделение

/ / 20.04.2019 203 Views Как правило, книга учета движения трудовых книжек ведется одна на все юридическое лицо.

Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение в 2018 году

Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Как вести кадровую работу в филиале

Отметим, что законодательством прямо не предусмотрена возможность одновременного ведения двух Книг учета в головной организации и в обособленном подразделении. Однако если головная организация делегировала обособленному подразделению права на заключение трудовых договоров и сопутствующее ему право на ведение кадрового учета работников обособленного подразделения, а также право на хранение трудовых книжек работников и ведение книги учета движения трудовых книжек, по нашему мнению, ведение Книги учета в обособленном подразделении возможно.

Как передать трудовые книжки в обособленное подразделение ооо

Как вести кадровую работу в филиале

Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы. Такими полномочиями обладает только руководитель организации.
Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя.

Она включает в себя информацию об увольнениях, приеме на работу, поощрениях за время работы и т.д.

Однако, во избежание недоразумений с пересылкой трудовых книжек из головного офиса в обособленное подразделение, а также при условии, что обособленное подразделение снабжено печатью организации с указанием порядкового номера обособленного подразделения или дополнительной надписью «Для кадровых документов», целесообразно хранить трудовые книжки конкретно в месте работы сотрудников, т.е.

в обособленном подразделении. При этом, в данном подразделении необходимо назначить ответственного работника за ведение, заполнение и учет трудовых книжек.
Следовательно, и книга учета и движения трудовых книжек обособленном подразделении будет своя.

Таким образом, ответим на ваши вопросы: Да, нужно.

Внимание

Правилах от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
Инструкции от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

Прием в обособленное подразделение (запись в трудовой книжке) Чтобы ответить на вопрос о необходимости отражения в трудовой книжке информации о переводе в соответствующее подразделение, следует прежде всего учитывать следующее.

Важно

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственная в организации за учет трудовых книжек Н.В.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации.

Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале.

Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено.

В. и. андреева трудовая книжка правила оформления трудовой книжки регламент

Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала.

Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить.
Рабочее место будет считаться стационарным в случае, если оно создано работодателем на период от одного месяца.

Передача трудовой книжки в обособленное подразделение

Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации. В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах.
Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Организация приняла решение об открытии филиала в другом городе. Перед руководителем встал вопрос, как организовать работу с трудовыми книжками в этом обособленном подразделении. Разберемся, могут ли трудовые книжки храниться в филиале и вправе ли руководитель подразделения вносить в них записи о приеме на работу и увольнении.

Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет

Ответственность за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. По его распоряжению работу с этими документами может вести кадровая служба или иное уполномоченное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель — физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).

Для сотрудников филиала работодателем выступает не обособленное подразделение, а головная организация. Связано это с тем, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не может выступать в качестве работодателя и принимать решения о приеме на работу или увольнении с нее работников. Это касается также и тех филиалов, что выделены на отдельный баланс, имеют расчетный счет и выплачивают зарплату свои работниками самостоятельно. Такие полномочия возникают у филиала только если его ими наделяет головная организация.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек филиала законом не устанавливается и зависит от формы организации кадрового делопроизводства в организации:

Централизованная форма.

Все кадровое делопроизводство ведется в головной организации.

Децентрализованная форма.

Филиалы самостоятельно ведут кадровый учет по своим сотрудникам.

Смешанная форма.

Полномочия по ведению кадрового учета распределяются между головной организацией и обособленным подразделением. Так, например, внесение записей в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении с нее производится в головной организации, а записи о продвижении по службе производятся в филиале.

Форму ведения кадрового учета необходимо закрепить в локальном акте организации, например, в Положении о кадровой политике. В этом же документе следует отразить порядок и место ведения кадровых документов.

Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов работы с трудовыми книжками.

Централизованная форма делопроизводства

Вся работа с трудовыми книжками при централизованной форме делопроизводства ведется головной организацией. Этот вариант оптимален для компаний с 1-2 филиалами и небольшим количеством сотрудников в них.

Если же обособленных подразделений много и (или) они расположены в разных городах, лучше использовать децентрализованную или смешанную формы делопроизводства. Это позволит не только облегчить работу кадровикам, но и исключит риск пропуска сроков выдачи трудовых книжек при увольнении сотрудников.

Децентрализованная форма делопроизводства

Наиболее оптимальный вариант для территориально разобщенных структурных подразделений организации. Весь кадровый учет по сотрудникам филиала ведется непосредственно в самом структурном подразделении. Для этого руководителя филиала или уполномоченное лицо нужно наделить специальными полномочиями. Сделать это можно посредством издания руководителем организации соответствующего указа (распоряжения) или подготовки доверенности на имя руководителя филиала.

В указе или доверенности нужно четко прописать все полномочия лица, ответственного за ведение кадрового учета в филиале. Назначить ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в филиале можно:

Руководителя организации.

Этот вариант подойдет филиалам с небольшим количеством сотрудников. В доверенности на имя руководителя нужно четко прописать все его полномочия по ведению кадрового учета.

Сотрудника филиала.

Если ведение кадрового учета не относится к должностным обязанностям работника, с ним потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору. Сделать это можно только с согласия сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ).

Чтобы ответственное лицо филиала могло вносить записи в трудовую книжку, обособленное подразделение нужно обеспечить печатью с указанием названия организации, как юридического лица.

Если на печати филиала отсутствует название организации (например, стоит лишь название филиала или надпись: «Для кадровых документов»), то вносить записи в трудовую книжку такое подразделение не может. В этом случае трудовая направляется в головную организацию, где в нее вносится необходимая запись, после чего книжка снова возвращается в филиал.

При децентрализованной форме кадрового делопроизводства книга учета и движения трудовых книжек ведется только в филиале организации. В головном офисе дублировать ее не нужно.

Смешанная форма делопроизводства

При смешанной форме делопроизводства происходит разделение кадровых процессов между головной организацией и ее структурными подразделениями. Например, входящими и исходящими документами занимается головная организация, а внутренними (включая работу с трудовыми книжками) — обособленное подразделение.

С особенностями ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек можно ознакомиться здесь.

Запись в трудовой книжке филиала

Независимо от выбранной формы делопроизводства прием на работу сотрудника в филиал осуществляется всегда от имени работодателя, то есть головной организации, но в трудовом договоре и трудовой книжке с сотрудником нужно отразить, что принимается он в филиал. Указывать точный адрес филиала в трудовом договоре не нужно, достаточно лишь внести название организации и населенный пункт, в котором располагается обособленное подразделение.

Что же касается трудовой книжки, то внести запись в нее, при приеме сотрудника в филиал, можно 2 способами:

Указание названия филиала в заголовке

Указание названия филиала в записи о приеме на работу

Во избежание возможных споров с представителями трудовой инспекции рекомендуем использовать первый способ (с указанием названия филиала в заголовке).

Ведение электронных трудовых книжек 2020

С 01.01.2020 начался поэтапный переход с бумажного варианта ведения трудовой на электронный. На полный переход к новой форме ведения сведений о трудовой деятельности отводится весь 2020 год. Начиная с 2021 года бумажные трудовые утратят свою актуальность и использовать их смогут только те сотрудники, что выбрали такой формат ведения трудовых. Новым сотрудникам с 2021 года будут оформляться только электронные трудовые книжки.

Работодатели до 30 июня должны были уведомить своих сотрудников о выборе формы ведения трудовой, а сами работники до конца года должны решить, какой вариант им удобней: как и прежде — в бумажной форме, или по-новому — в электронном формате.

С пошаговой инструкцией по переходу на электронные трудовые книжки можно ознакомиться в этой статье.

Особенности уведомления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки, а также порядок выдачи сведений о трудовой деятельности зависит от применяемой в организации формы делопроизводства. При централизованной форме всеми этими вопросами занимается головная организация, в которой ведется весь кадровый учет. При децентрализованной форме, каждый филиал самостоятельно уведомляет своих сотрудников о необходимости выбора варианта ведения трудовой и самостоятельно выдает данные о работе по форме СТД-Р запросившему их сотруднику.

Роструд рассмотрел ситуации, при которых трудовые книжки работников хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения не представляется возможным.

На практике в таких случаях кадровики обычно ломают голову, каким образом можно выйти из положения.

Ситуации внезапного увольнения возможны. Например, согласно ч. 3 ст. 80 ТК РФ в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

Однако в подобных случаях работник на работе присутствует и от получения трудовой книжки не отказывается. При дальнейшем развитии конфликта и попадании трудового спора в суд, есть вероятность того, что работник сможет его выиграть. Мы уже приводили такой пример - При увольнении трудовая книжка работника филиала приходит из головного офиса с запозданием (доступ к публикации свободный).

Приведем еще один.

Работница Я. была уволена в связи с ликвидацией филиала, в день увольнения трудовая книжка выдана не была. При этом трудовая книжка была передана в день приема на работу в г. Пскове, местом работы являлось, в том числе, помещение в г. Пскове. Работодатель же направил работнице телеграмму о необходимости явки за трудовой книжкой в г. Краснодар.

Рассматривая дело, суд указал:

«…истец Я. в период с 13.02.2013 по 05.11.2014 осуществляла трудовую деятельность в ОАО «***» на основании трудового договора, уволена в связи с ликвидацией организации (Новгородского филиала) по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (л.д. 7-10, 11).

Ответчиком в ходе судебного разбирательства не оспаривалось то обстоятельство, что в день прекращения трудового договора трудовая книжка истцу не выдавалась (л.д. 18-19).

Телеграммой от 05.11.2014 истец, в соответствии с требованиями ст. 84.1 ТК РФ, уведомлен ответчиком о необходимости явиться в Единый кадровый центр (с указанием места его нахождения) за трудовой книжкой либо выразить письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса (л.д. 20-23).

Разрешая заявленные требования, суд учитывает, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в день увольнения является безусловной; исключение составляют случаи, указанные в законе – отсутствие работника в день увольнения и его отказ от получения трудовой книжки.

Иные обстоятельства, а именно нахождение трудовой книжки работника в другом городе, правого значения не имеют.

Следовательно, требования закона о выдаче 05.11.2014 находившейся на рабочем месте Я. трудовой книжки работодателем были нарушены…» (Решение Псковского городского суда Псковской области № 2-447/2015 от 29.01.2015)

Еще раз отметим, что есть и другая практика.

P.S. Мы публикуем информацию о разъяснениях Роструда, потому что кадровикам-практикам следует знать позицию ведомства, которое проводит у них проверки. Вместе с тем, всегда нужно учитывать, что мнение Роструда не является нормативно-правовым актом. Кроме того, у разных специалистов Роструда встречаются разные мнения.

Как правильно заполнять трудовые книжки

Вопрос 1. После записи о приеме кадровик расписался на следующей строке и поставил печать. Что делать?

Отвечает Евгения Конюхова, ведущая вебинара «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении»:

«Печать не ставится после записи о приеме, только после записи об увольнении. Чтобы внести исправления, руководствуйтесь Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Алгоритм действий:

поставить следующий порядковый номер;
в графе 2 — дату исправления записи;
в графе 3 написать «Запись под номером… недействительна. Принят (написать дату приема на работу цифровым способом) в структурное подразделение, должность;
в графе 4 дать ссылку на приказ о приеме на работу.

Важно: после слов «Запись под номером… недействительна» в графу 3 надо переписать правильный вариант записи о приеме на работу. Дата приема на работу в этой ситуации также вписывается в графу 3».

Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?

Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. «Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения», — отмечает эксперт.

Вопрос 3. Совместительство стало основной работой. Как оформить в трудовой книжке?

Трудовой кодекс не регулирует перевод из совместительства на основное место работы.

Ситуация. Сотрудник оформлен в другой компании бухгалтером, и это место работы является для него основным. Необходимо оформить перевод его в другую компанию директором, и теперь это будет его основное место работы, а работу бухгалтером оставить по совместительству. Как грамотно оформить записи в трудовой книжке?

Изменения произойдут автоматически? Конечно же, нет.

Эксперт Евгения Конюхова рассказала, что по этому вопросу есть разные точки зрения, и согласно одной из них оформлять такие изменения нужно через допсоглашения к трудовому договору. Но эксперт категорически не рекомендует придерживаться такой позиции:

«Правильно сначала уволить работника с должности бухгалтера с основного места работы. Следующим днем принять на основное место работы директором. Внести запись о приеме на работу директором. Этим же днем можно оформить документы на прием на работу бухгалтером, но на условиях совместительства (помните про ограничение продолжительности рабочего времени, установленное ст. 284 ТК РФ).

То есть сначала должна быть запись об увольнении с основного места работы, где сотрудник работает бухгалтером, и только потом оформляется прием на работу на основное место работы директором».

Следует помнить о правиле п. 20 Постановления Правительства РФ № 225: запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы. Если работнику захочется, чтобы в трудовую была внесена запись о работе по совместительству бухгалтером, то на основное место работы, где он будет работать директором, нужно будет принести справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству бухгалтером.

Вопрос 4. Как оформить вкладыш к трудовой книжке?

Вкладыш оформляется в случае, если графы раздела полностью заполнены. При этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные.

Слушатель вебинара написал о следующей проблеме:

Евгения Конюхова напомнила, что новый работодатель никогда не исправляет ошибки других работодателей. Главное правило исправления записей: исправляет тот, кто допустил нарушение.

Новый работодатель просто вшивает вкладыш, в разделе «Сведения о приеме на работу» пишет в графе 3 название своей организации, проставляет следующий номер в разделе «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. При этом номера в сведениях о награждениях не учитываются.

Вопрос 5. Можно ли иметь две трудовые книжки иностранцам?

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Работники редко предоставляют трудовые книжки, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. В случае с гражданами других государств существует два алгоритма действий:

Внести записи в имеющуюся трудовую книжку.
Завести новую книжку.

Первый вариант подходит, если у иностранного гражданина трудовая книжка на российском или советском бланке. Во втором случае можно иметь две трудовые книжки в порядке исключения. Такое право предоставляется крымчанам и жителям Севастополя (письмо Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862).

Работодатель открывает книжку российского образца. С украинского документа можно снять копию, но оригинал работодатель себе не берет, ведет только новую трудовую книжку установленного образца.

Ситуация. У нас работает украинец с видом на жительство в РФ. Трудовая книжка у него украинская. Предыдущие российские работодатели вносили записи в эту трудовую книжку, причем в украинскую часть. Можем ли мы поступить так же? Если открывать новую российскую трудовую книжку, то указывать что-нибудь про предыдущие работы?

Евгению Конюхова прокомментировала эту ситуацию так: «Посмотрите, точно ли это трудовая книжка украинского образца. Если это трудовая книжка 1975 г. двуязычная (советский бланк), то можно продолжать вносить записи. Если трудовая книжка действительно украинского образца, то необходимо завести новую трудовую книжку, признаваемую на территории России действительной.

Информацию о местах работы на Украине в страховом стаже из этой трудовой книжке посчитать можете, а вот записи российских работодателей в такой трудовой книжке в стаже не учитываются.

Нужны будут справки с этих мест работы для включения их в стаж. При оформлении документа российского образца зарубежный экземпляр книжки работодатель не заполняет, сотрудник работает только по одной книжке».

Вопрос 6. Как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки?

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях: первое трудоустройство и оформление дубликата.
Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать: Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию.
Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи со слов работника не делаются. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.
Даты вносятся арабскими цифрами.
На титульном листе ничего исправлять нельзя! Совершили ошибку — трудовая книжка становится испорченным бланком, его нужно уничтожить.

Записи на титульном листе заверяются подписью специалиста, ответственного за трудовые книжки. Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно.

Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована. В материале предлагаю ознакомиться с Порядком, разработанным мной в период работы в крупной ГК, где многие юридические лица имели филиалы и переводы были постоянным явлением Памятка разработана с учетом работы в версии 1С 8.3, при раздельном ведении баз учета

1. Общие положения

Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом.

Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала.

При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в филиале организации.

В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перевод работника из одного филиала в другой филиал, или из филиала в головной офис в пределах одного юридического лица - это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника.

Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована.

1. Этап. Оформление заявления о переводе работника в другой филиал.

Заявление пишется на имя «Руководителя всех филиалов», т.е Директора юридического лица, или действующего от его имени по доверенности на подписание кадровых документов.

Ответственный – работник, который переводится.

Заявление должно быть написано в полном соответствии с решением Комитета по подбору персонала.

2. Этап. Передача заявления в Головной офис.

Заявление и другие документы, если они приняты у Вас в Компании, передаются в Головной офис на подпись Руководителю. Должны ли заявление также визировать руководители филиалов, между которыми происходит перевод работника – лучше предусмаотреть во внутренних документах (вписать здесь, если берете за образец) . На данном этапе передача осуществляется по электронной почте/с помощью системы электронного документооборота кадровыми работниками.

Ответственные – работники кадровых служб.

3. Этап. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору .

Дополнительное соглашение оформляется в четырех экземплярах. (Один - остается у отдающего филиала, второй – у Головного офиса, третий – у принимающего филиала, четвертый – у работника).

Порядок подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору:

3.1.Работник кадровой службы отдающего подразделения после получения завизированного заявления и (дополнительных документов о переводе при необходимости) о переводе отправляет копии документов сотруднику ОК принимающего подразделения.

3.2.Работник кадровой службы принимающего подразделения после получения заявления визирует его, подтверждая, тем самым, наличие вакансии в подразделений, указанном в заявлении и пересылает документы в ответ, прикладывая выдержку из штатного расписания, либо информацию в произвольной форме следующего содержания:

3.2.1. Полные параметры оплаты по должности

3.2.2. Данные СОУТ по данной должности

3.2.3. График работы сотрудника

3.2.4. Другие необходимые сведения, которые необходимы для подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору (сведения о наличии специальных льгот и компенсаций, условия по работе в районах крайнего севера и т.д.).

3.3.Работник кадровой службы отдающего подразделения готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомит с ним работника.

В 1С отдающего подразделения делается проводка об увольнении сотрудника. Формируется справка по ссылке из приказа в 1С об увольнении «Как сотрудник использовал отпуск?» с указанием количества неиспользованных дней отпуска с обязательным отражением рабочих периодов. Данная справка проверяется, распечатывается и готовится для передачи в принимающий ОК.

Приказ регистрируется (присваивается номер) отделом кадров головного офиса юридического лица по запросу сотрудника кадровой службы отдающего подразделения. Оформляется по унифицированной форме Т-5 в трех экземплярах. (Один - остается у отдающего филиала, второй – в делах ОК Головного офиса, третий – у принимающего филиала).

Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения. Ответственный за надлежащее ознакомление работника, подписание комплекта документов у работника (дополнительное соглашение, приказ) – отдающее подразделение.

5. Этап. Внесение соответствующих записей в Книгу учета движения трудовых книжек.

В книгу учета движения трудовых книжек напротив записи о приеме ТК ставится запись "трудовая книжка передана в отдел кадров филиала/обособленного подразделения в г. ……", реквизиты приказа о переводе, на руки не выдается.

Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения.

Сотрудник отдающего ОК должен обеспечить передачу трудовой книжки нарочно / курьерской службой, с обеспечением ее сохранности

6. Этап. Передача документов в принимающий филиал.

После оформления всех документов, они передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются оригиналы документов:

трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, в т.ч., о переводе,
трудовая книжка,
личная карточка работника по форме Т-2,
приказ о переводе на другую работу,
справка о количестве дней неиспользованного отпуска с указанием периодов, заверенная подписью сотрудника ОК и печатью
личное дело (если ведется).
другие документы, имеющие значения для трудовой деятельности: непогашенные донорские справки, документы об установлении инвалидности и т.д.

Отдел кадров отдающего подразделения обязан обеспечить личную передачу документов по акту, либо пересылку документов со службой курьерской доставки, с обязательным отслеживанием пакета документов и страхованием на случай утраты.

В таком случае два экземпляра акта подписываются сотрудником отдела кадров отдающего подразделения, прикладываются к комплекту документов. После получения документов и проверки их комплектности отдел кадров принимающего подразделения обязан обеспечить передачу/пересылку оригинала акта со своей подписью.

7. Этап. Заведение сотрудника в программе 1С и оформление документов в принимающем подразделении

В 1С принимающий ОК делает проводку о приеме сотрудника. Неиспользованные отпуска вносятся остатком согласно полученной справке согласно Методическим рекомендациям по работе с программой 1С.

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.

8. Этап. Внесение записи о переводе в трудовую книжку.

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Такая запись должна быть внесена в трудовую книжку работника отделом кадров филиала/ОП, куда осуществлен перевод.

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.

9. Этап. Внесение записи о переводе в личную карточку принимающим филиалом.

В соответствии с п. 12 Правил, с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.

10. Этап. Внесение записи в книгу учета ТК и вкладышей к ним.

В Книгу учета трудовых книжек вносит запись о приеме трудовой книжки, где датой приема является дата перевода, указываются реквизиты приказ о переводе.

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.

Обращайтесь, если возникли вопросы или нужны уточнения.

За разработкой документов и процедур для Вашей организации можно обратиться через форму обратной связи

Читайте также: