Как правильно написать бухгалтерскую справку об исправлении ошибки по заработной плате

Опубликовано: 17.09.2024


Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

  • для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
  • проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
  • оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.

Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.

Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Если вы выявили ошибку при расчете налога на прибыль, например, не учли какие-то расходы и переплатили налог, то для ее исправления также необходимо оформить бухгалтерскую справку. Получите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс». и переходите к образцу оформления документа.

Форма и необходимые реквизиты справки

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

  • наименование субъекта, оформляющего документ;
  • название документа и дата его составления;
  • содержание производимой операции;
  • необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
  • подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.

О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2021)».

Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

Нюансы основного содержания справки

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

  • суть сделанной ошибки;
  • номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
  • обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
  • необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они так же, как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.

Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе «1С». при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа «1С»), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте:


Итоги

Бухгалтерская справка — первичный учетный документ, приобретающий особое значение в ситуациях, когда необходимо исправление допущенных учетных ошибок. Для большинства налогоплательщиков строго установленной формы такой справки нет, но тем не менее при ее оформлении требуется соблюдение определенных правил.


Как показывает практика, при ведении бухгалтерского и налогового учета имеют место ошибки, ведь не ошибается только тот, кто ничего не делает. И, как правило, они обнаруживаются в результате контрольных мероприятий. Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению. В статье проанализируем различные ситуации с ошибками, допускаемыми в бухгалтерском учете, и порядок их исправления. Расскажем также, что необходимо делать, если в результате бухгалтерской ошибки были искажены данные налогового учета и, соответственно, налоговой отчетности.

Причины допущения ошибок при ведении бухгалтерского учета бывают разные:

  • неверное отражение данных в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета;
  • неточности в расчетах (счетные ошибки);
  • неверная классификация хозяйственной операции (неверное применение аналитических кодов бюджетной классификации);
  • неправильное отражение учетных данных при вводе их в программу;
  • технический сбой программного обеспечения; и пр.

Ошибки в первичных учетных документах

  • надпись «Исправленному верить» (или «Исправлено»);
  • дату внесения исправлений;
  • подписи лиц, составивших и подписавших данные документы.

По результатам проверки работник, ответственный за составление авансового отчета, внес в него следующие исправления (приводится в сокращенном виде):


Если ошибка повлекла за собой необходимость внесения изменений в регистры бухгалтерского учета, то порядок ее исправления (после внесения правок в первичный учетный документ) будет таким.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета

Исправляется в регистре бухгалтерского учета путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»

Отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью

Исправляется на дату обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом «красное сторно», и (или) дополнительной бухгалтерской записью

Отражается последним днем отчетного периода. Повторно бухгалтерская отчетность, составленная после исправления выявленной ошибкам, представляется учредителю (иным пользователям отчетности) с сопроводительным письмом, содержащим перечень внесенных изменений.

Ошибка, относящаяся к событиям после отчетной даты, отражается в порядке, установленном в учетной политике учреждения

Бухгалтерские записи по исправлению ошибок

Исправления в электронном регистре бухгалтерского учета отражаются лицами, ответственными за ведение регистра, подтвержденными указанными справками.

Бухгалтером ГАУ «Научно-исследовательский институт» В. В. Шориной 30.09.2016 принят к учету авансовый отчет, в котором отражены расходы на приобретение железнодорожных билетов на общую сумму 8 346,32 руб. В бухгалтерском учете данные расходы были проведены по подстатье 222 КОСГУ, а нужно было их учесть по подстатье 212 КОСГУ. Данная ошибка была выявлена ревизором 07.12.2016 при проведении внутреннего финансового контроля перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В целях упрощения примера операции по выдаче денежных средств под отчет, а также сопутствующие операции по санкционированию расходов (принятию и исполнению обязательств, денежных обязательств) не приводятся.

Так как отчетность за девять месяцев уже сдана, исправительные записи в бухгалтерском учете будут отражены на дату обнаружения ошибки – 07.12.2016.

При этом исправительные записи будут также внесены в авансовый отчет и журнал операций по расчетам с подотчетными лицами с указанием даты обнаружения ошибки (далее формы документов приводятся в сокращенном виде).

Исправления в авансовом отчете будут выглядеть следующим образом:


Поправки в журнал операций расчетов с подотчетными лицами внесены главным бухгалтером так:


Исправления в электронном регистре бухгалтерского учета внесены лицом, ответственным за ведение регистра, на основании бухгалтерской справки от 07.12.2016:


Также необходимо отметить, что исправительные записи нужно сделать и в отношении операции по выдаче денежных средств под отчет, принятию обязательств (денежных обязательств).

Исправление счетных ошибок по оплате труда

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с Трудовым кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При выявлении недоплаты работнику по зарплате работодатель обязан произвести ее доначисление, а также доначисление НДФЛ и страховых взносов. В бухгалтерском учете данные операции отражаются аналогично операциям по начислениям заработной платы.

В случае выявления сумм переплат работнику зарплаты возможны несколько вариантов возврата излишне выплаченной в результате счетной ошибки зарплаты:

  • работник добровольно возвращает денежные средства в кассу или на расчетный счет;
  • задолженность работника погашается зачетом очередной заработной платы.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Далее рассмотрим различные ситуации на примерах.

В ходе проверки бюджетного учреждения выявлена ошибка в расчете зарплаты. Работнику излишне выплачена сумма 5 000 руб. за счет субсидии на госзадание. Также перечислены НДФЛ и страховые взносы с указанной суммы. Работник добровольно внес сумму переплаты в кассу учреждения.

В целях упрощения примера операции по санкционированию расходов (принятию и исполнению обязательств, денежных обязательств) не приводятся.

На момент обнаружения ошибки в бухгалтерском учете произведены следующие исправительные записи:

(5 000 руб. x 30,2%)*

Забалансовый счет 18 (211 КОСГУ)

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Работник согласился на удержание излишне выплаченной суммы в счет предстоящей выплаты зарплаты.

На момент обнаружения ошибки в бухгалтерском учете отражаются записи по сторнированию операций в части излишне начисленных сумм по заработной плате, НДФЛ, страховых взносов (рассмотрены выше).

Уменьшение излишне начисленной суммы в счет предстоящей заработной платы отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Рассмотрим также ситуацию, когда обнаружена счетная ошибка по зарплате, а работник не согласен возвращать излишне выплаченную сумму.

Воспользуемся условиями примера 3. Работник уволился и не согласился вернуть учреждению переплату по зарплате, возникшую в результате счетной ошибки.

Сначала, как в вышеприведенных примерах, на момент обнаружения ошибки в бухгалтерском учете отражаются записи по сторнированию операций в части излишне начисленных сумм по заработной плате, НДФЛ, страховых взносов (рассмотрены выше).

Далее в случае оспаривания работником оснований и размеров удержаний в учете начисляется задолженность за работником по возмещению ущерба учреждению до момента ее погашения или списания.

При этом необходимо напомнить, что суммы возмещения ущерба учреждению являются собственными доходами учреждения и отражаются уже по КВФО 2.

Таким образом, в бухгалтерском учете нужно сделать бухгалтерские проводки по переводу дебиторской задолженности бывшего работника по обязательствам (которая возникла при отражении исправительных операций) на задолженность по расчетам по ущербу учреждению, а также с КВФО 4 на КВФО 2.

Данную корреспонденцию счетов необходимо закрепить в учетной политике учреждения по согласованию с учредителем.

Если ошибка в бухгалтерском учете повлияла на налоговый учет

Согласно ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

В этой же статье также говорится, что в случае невозможности определения периода совершения ошибок перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены искажения. Налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены искажения, относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, также в тех случаях, когда допущенные ошибки привели к излишней уплате налога.

В соответствии со ст. 81 НК РФ при обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию в порядке, установленном названной статьей.

При обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган декларации недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик вправе внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную декларацию в порядке, установленном поименованной статьей. При этом уточненная налоговая декларация, представленная после истечения установленного срока подачи декларации, не считается представленной с нарушением срока.

В бюджетном учреждении спорта в декабре в ходе контрольных мероприятий выявлено, что по причине технического сбоя не начислялась амортизация по двум объектам недвижимости с января по ноябрь. В результате данная ошибка повлекла искажение базы по налогу на имущество. Налоговые декларации за I квартал, полугодие, девять месяцев и авансовые платежи были завышены.

После внесения в бухгалтерский и налоговый учет поправок произведен пересчет налога на имущество, в налоговый орган направлены уточненные декларации по налогу на имущество. Сумма переплаты по данному налогу зачтена при перечислении платежа за IV квартал.

Также в ст. 81 НК РФ говорится об освобождении от ответственности налогоплательщика в зависимости от сроков представления в налоговый орган уточненных налоговых деклараций.

Случаи освобождения налогоплательщика от ответственности

Налогоплательщик освобождается от ответственности, если уточненная налоговая декларация была представлена до момента, когда налогоплательщик узнал об обнаружении налоговым органом факта неотражения или неполноты отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога, либо о назначении выездной налоговой проверки

Налогоплательщик освобождается от ответственности в случаях:

1) представления уточненной налоговой декларации до момента, когда налогоплательщик узнал об обнаружении налоговым органом неотражения или неполноты отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога, либо о назначении выездной налоговой проверки по этому налогу за данный период, при усло-

вии, что до представления уточненной налоговой декларации он уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени;

2) представления уточненной налоговой декларации после проведения выездной налоговой проверки за соответствующий налоговый период, по результатам которой не были обнаружены неотражение или неполнота отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибки, приводящие к занижению подлежащей уплате суммы налога

В заключение обобщим вышесказанное.

Учет хозяйственной деятельности предприятия основан на различных первичных документах. Один из них – бухгалтерская справка. Образец написания, предназначение, область применения и другие нюансы вы узнаете из нашей консультации.

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

Некоторые случаи применения бухгалтерской справки
СитуацияПояснение
Фирма обязана применять раздельный учет по НДСРаскрывает методологию раздельного учета по НДС
Коррекция данных отчетного периода и предыдущих летДля решения этой задачи используют бухгалтерскую справку об исправлении ошибки
В качестве доказательства в судеДублирует сведения, которые уже отражены в бухучете
Для оформления проводокПоясняет смысл операции либо неточность первоначальной проводки

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

    Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

  • в качестве «первички»;
  • для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

  1. Создание «шапки» и указание следующих данных:
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
    • совершаемая операция, особенности;
    • список ответственных лиц.
  2. Основная часть может содержать:
    • сведения о том, что изменилось;
    • предыдущие показатели;
    • правильный способ расчета.

Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

  • идентификации лиц;
  • подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).


Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте скачать бланк бухгалтерской справки можно по следующей ссылке.

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

  • исправления ошибок;
  • списания торговой наценки;
  • корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок, предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

  • расчетные;
  • об исправлении ошибок;
  • для бюджетной сферы;
  • образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
  • о списании задолженности;
  • предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

  1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
  2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
  3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

  • название компании;
  • суть операции и расчет по ней;
  • дату составления;
  • Ф.И.О. ответственных лиц.


Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:


Обратите внимание: обязательно нужно указать:

  • причину возникновения ошибки;
  • все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
  • дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

  • полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
  • расчет срока исковой давности.


ПРИМЕР
В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:


ООО «Гуру»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА
О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ


В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2017 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-п. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно).

Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб.

Срок исковой давности истекает 13 марта 2017 года.

Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2017 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете.


Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС: образец

Документ может выглядеть примерно так:

Напомним, что п. 4 ст. 149 НК РФ обязывает вести раздельный учет операций, которые облагаемы НДС и не облагаемы (свободны от налога). Чтобы понимать, как составить образец бухгалтерской справки для раздельного учета НДС, изучите требования статьи 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.


ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ»
Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001

г. Москва 06 февраля 2017 г.

Бухгалтерская справка № 3-с


В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно).

Ошибки при расчете заработной платы возникают из-за большого количества нормативных документов, регулирующих эту сферу учета, а также факторов и показателей, которые нужно принимать во внимание при определении размера выплаты, начислений на ФОТ, налоговых и иных платежей.

Распространенные ошибки работодателей при расчете ЗП

Понятие термину заработная плата дано в Трудовом кодексе нашей страны. Статья 129 это нормативного документа четко определяет, какие выплаты сотруднику являются его заработной платой. К ним относятся:

  • Денежные средства, которые получает сотрудник за выполнение своих обязанностей на рабочем месте. Размер выплаты зависит от уровня квалификации наемного работника, сложности поставленных перед ним трудовых задач и их объема.
  • Компенсационные выплаты. В состав ЗП включаются суммы, которые выплачиваются сотруднику за работу в особых условиях. Речь идет о работе в северный районах страны, на объектах, где сотрудник подвергается радиоактивному излучению или иному вредному воздействию. Выплаты этого типа устанавливаются общегосударственными и местными нормативными документами.
  • Стимулирующие выплаты. Наиболее распространенной является премия по результатам работы. Однако трудовым законодательством предусмотрены также другие выплаты, которые мотивируют сотрудника лучше выполнять свои служебные обязанности.
  • увеличен размер МРОТ, теперь он составляет 12 130 рублей,
  • изменен предельный размер базы для начисления страховых взносов — 1 292 000 рублей (на ОПС) и 912 000 рублей (на ОСС)

Ошибки при расчете зарплаты чаще все обусловлены тем, что бухгалтер неправильно определяет размер выплат, которые входят в ЗП, и, соответственно, делает ошибки при вычислении среднего размера оплаты труда за предыдущие месяцы.

Порядок расчета средней ЗП строго регламентирован Постановление 922, принятым в 2007 году. Согласно этому нормативно-правовому документу в состав выплат, которые нужно учитывать при расчетах, включается:

  1. Выплаты сотруднику, которые сделаны за выполнение им служебных обязанностей. Они могут начисляться в виде оклада или в виде оплаты сдельной работы. Также сюда включаются доплаты, которые начисляются как процент от реализации товаров и услуг либо комиссия за реализованные сделки.
  2. Выплаты сотруднику, который не исполняет свои прямые трудовые обязанности из-за того, что занимает некоторые государственные должности в федеральных или местных органах государственной власти.
  3. Выплаты, которые получают муниципальные работники за выполнение ими своих обязанностей.
  4. Гонорары, которые получают авторы литературных и иных произведений. Также при расчете средней зарплаты учитываются денежные вознаграждения авторам, которые официально работают в СМИ или других подобных организациях.
  5. Выплаты, которые педагоги в различных учебных заведениях за преподавательские часы сверх нормы по итогам отчетного периода.
  6. Выплаты, которые сотрудник получает после завершения календарного года. Но при этом они начислены за результаты работы в прошлом году согласно внутренним нормативным документам компании или общегосударственным законодательным актам.
  7. Выплаты в виде надбавок к основной зарплате сотрудника за стаж работы, классность, руководство коллективом сотрудников, совмещение функций нескольких сотрудников и так далее.
  8. Премиальные выплаты, которые получает сотрудник согласно положению об оплате труда, принятому на предприятии.

Обратите внимание, что сотрудники на предприятии могут получать компенсационные выплаты согласно отдельным нормативным документам государства. Однако они не являются заработной платой и не включаются в фонд оплаты труда. Следовательно, их нельзя использовать для расчета средней ЗП для целей учета.

Аналогичная ситуация возникает и с премиями. Если поощрительная выплата предусмотрена трудовым договором или коллективным соглашением, она включается в зарплату. А если денежная премия выписывается сотруднику к празднику, ее нельзя учитывать в расчете средней ЗП.

Использовать дополнительную выплату в расчете средней ЗП можно только в том случае, если ее получение предусмотрено трудовым соглашением с сотрудников. В противном случае подобные действия запрещены и приводят к появлению ошибки при расчете заработной платы.

Расчетный период, который принимается во внимание при расчете средней ЗП, также определяется согласно Постановлению 922.

При выполнении расчетов из расчетного периода исключаются определенные промежутки времени в таких случаях:

  • Сотрудник компании не выполнял свои функции, но получал среднюю заработную плату. Исключение составляет только время, которое работница тратила на кормление новорожденного.
  • Работница компании получала выплаты по листку нетрудоспособности или находилась на больничном в связи с беременностью и рождением ребенка.
  • Сотрудник получал заработную плату, но не работал по независящим от него причинам или по вине самой компании;
  • Работник не принимал участие в забастовке сотрудников компании, но из-за этого мероприятия не имел возможности выполнять свои служебные обязанности, поэтому имеет право на получение зарплаты.
  • Работник получал денежные средства, но находился дома по причине ухода за детьми с ограниченными возможностями.
  • Другие случаи освобождения сотрудника от выполнения им основных обязанностей, при которых он продолжал получать зарплату.

Обратите внимание, что если при выполнении расчетов по работнику существуют невыясненные обстоятельства (например, он не явился на работу, но причина отсутствия не выяснена), этот период не исключается из расчетного промежутка времени.

Во избежание появления ошибок и неточности при вычислении ЗП рекомендуется следовать нескольким правилам:

  • Разграничивать заработную плату сотрудника и выплаты, которые учитываются при расчете средней ЗП;
  • Учитывать при выполнении расчетов требования местных нормативных документов и внутренних документов компании;
  • Правильно заполнять табель рабочего времени и указывать коды в соответствующих графах.

Понятие счетной ошибки не встречается в законе. Однако в определении Высшего административного суда и Письме Роструда указывается, что под этим термином понимают ошибки, допущенные из-за неправильного выполнения арифметических действий при начислении зарплаты.

Сейчас расчетчики и бухгалтера выполняют расчеты и составляют отчетные документы с помощью компьютеров, а не вручную. Поэтому неправильный результат арифметических действий исключен. Ошибки при расчете заработной платы происходят из-за неправильного ввода данных в приложение. Но эти действия также относятся к счетным ошибкам, о чем свидетельствует определение Московского суда апелляционной инстанции.

Согласно решению 33−5026/2019 суд поддержал апелляцию работодателя и отверг довод работника компании о том, что неправильное внесение информации в таблицу программы 1С Бухгалтерия не является счетной ошибкой.

Еще одна причина выплаты зарплаты сверх нормы — это сбои в программном обеспечении, которые приводят к ошибкам в вычислениях даже при правильно введенных данных. Например, используемое приложение дважды начислило ЗП, что привело к выплате денег за два месяца. Это действие также считается счетной ошибкой, что указано в судебном решении Хабаровского краевого суда.

Таким образом, счетной ошибкой являются:

  • Неточности, допущенные из-за неправильного совершения арифметических действий;
  • Ошибки, произошедшие вследствие неправильного ввода данных в учетное приложение на компьютере;
  • Сбои в используемом программном обеспечении.

По мнению этих судебных органов счетными не считаются такие ошибки:

  • Технические ошибки, совершенные по виде расчетчика;
  • Ошибки в используемом программном обеспечении;
  • Неправильное применение нормативно-правовых актов, регулирующих начисление ЗП.

Удержать из зарплаты сотрудника деньги, выплаченные вследствие счетной ошибки при начислении зарплаты, можно при соблюдении двух основных условий:

  • С момента выплаты денег не прошло месяца;
  • Работник дал согласие на удержание излишне выплаченной суммы и его зарплаты.

Также при удержании суммы необходимо удостовериться, что размер удержания не превышает 20% от общего размера ЗП. Таким образом, если выплачена двойная зарплата, можно удерживать сумму несколько месяцев.

Помимо удержания излишне выплаченных денег, из ЗП могут удерживаться:

  • Суммы аванса, который был выплачен работнику, но не отработан до конца;
  • Для погашения подотчетных сумм, которые не были возвращены в кассу;
  • В качестве компенсации части отпуска, который был использован, но не отработан.

Исправление ошибок в случае недоплаты

Трудовое законодательство гарантирует всем работникам компании ежемесячную выплату зарплаты в полном объеме в соответствии с трудовым договором. Нарушение сроков выплаты или оплата не всей суммы является нарушением требований ТК.

Поэтому при выявлении ошибки при расчете заработной платы, из-за которой сотрудник недополучил зарплату, необходимо составить докладную записку и бухгалтерскую справку. После этого в учетном приложении нужно произвести доначисление и сделать выплату недостающей суммы.

Обратите внимание, что в случае недоплаты работник имеет право на дополнительную компенсацию. Она выплачивается в размере 1/150 от ставки ЦБ за каждый просроченный день. Первым днем просрочки считается день, который следует за датой обычной выплаты зарплаты. Налог на доходы физлиц с этой компенсации не удерживается.

Что делать, если работник уже уволился?

Если работник, которому ошибочно была начислена неверная сумма заработной платы, уже уволился, то у компании есть два выхода из ситуации:

Для начала необходимо разобраться, что же считается ошибкой.

Ошибкой считается неправильное отражение (неотражение) хозяйственной операции в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности (гл. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 "Об утверждении Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности "Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки" и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета", далее – Национальный стандарт № 80).

Ошибки могут быть допущены в результате:

– неточности в вычислениях при ведении бухгалтерского учета и (или) составлении бухгалтерской отчетности;

– неправильного применения законодательства, положений учетной политики;

– неправильного определения учетной оценки активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации;

– неверного использования (неиспользования) информации при совершении хозяйственных операций и т.д.

Ошибки, допущенные при начислении заработной платы, могут повлечь либо ее недоначисление, либо излишнее начисление.

Рассмотрим способы исправления ошибок в каждом случае.

В результате ошибки излишне начислена и выплачена заработная плата

Для начала отметим, что законодательством предусмотрено ограничение при взыскании излишне выплаченной работнику заработной платы.

Так, заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки (часть третья ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

Законодательством прямо не предусмотрено определение счетной ошибки. По мнению автора, к таким ошибкам могут относиться описки, опечатки, пропуск или повторный ввод данных, арифметические ошибки при подведении итогов, неточные округления.

Выявленные ошибки подлежат исправлению, которое оформляют бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей набор обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

При необходимости в бухгалтерскую справку-расчет вносятся дополнительные реквизиты.

Исправительные записи в бухгалтерском учете будут зависеть от того, за какой период обнаружена ошибка.

Ошибка, допущенная за прошлые годы и обнаруженная после утверждения годовой бухгалтерской отчетности, исправляется в месяце ее обнаружения в бухгалтерском учете следующими записями * (см. табл. 1).

* Здесь и далее не рассматривается корректировка налога на прибыль.


В табл. 2 представлены бухгалтерские записи при исправлении:

– ошибки, допущенной в прошлом году и обнаруженной до сдачи годовой бухгалтерской отчетности, исправленной в декабре;

– ошибки, допущенной в текущем году, исправленной в месяце обнаружения.


Пример 1

Исправление допущенной счетной ошибки

Бухгалтер организации в августе 2015 г. самостоятельно выявила ошибку в начисленной заработной плате за 2013 г. Ошибка заключалась в следующем: товароведу был начислен оклад за декабрь в размере 5 000 000 руб. и премия 30 % от оклада в размере 1 700 000 руб., что не соответствует 30 %. В результате счетной ошибки была излишне начислена премия в размере 200 000 руб. ((5 000 000 × 30 %) – 1 700 000).

Ошибка была исправлена в августе 2015 г., излишне выплаченная сумма удержана из заработной платы работника за август 2015 г.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие исправительные записи * (см. табл. 3).

* Не рассматривается начисление и выплата заработной платы работнику за август 2015 г.


Справочно: удержание излишне выплаченных работникам вследствие счетных ошибок сумм производится на основании распоряжения нанимателя, сделанного им не позднее 1-го месяца со дня неправильно исчисленной выплаты.

В результате ошибки заработная плата недоначислена

Недоначисленная вследствие ошибки заработная плата, выплаченная с нарушением установленных в организации сроков, подлежит индексации.

Основанием для проведения индексации является задержка выплаты заработной платы на 1 календарный месяц и более по сравнению со сроком, установленным локальным нормативным правовым актом нанимателя, трудовым договором (контрактом) работника (п. 12 постановления Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.05.2009 № 57 "Об утверждении Инструкции о порядке и условиях индексации денежных доходов населения в связи с инфляцией, а также при несвоевременной выплате заработной платы, пенсий, стипендий и пособий").

При индексации используют индекс потребительских цен, публикуемый Белстатом.

Индексацию несвоевременно выплаченных сумм осуществляют в полном размере за каждый месяц в отдельности путем их корректировки на индекс потребительских цен, рассчитанный нарастающим итогом за периодзадержки.

Рассмотрим исправительные записи в бухгалтерском учете.

Ошибка, допущенная за прошлые годы и обнаруженная после утверждения годовой бухгалтерской отчетности, исправляется в месяце ее обнаружения в бухгалтерском учете следующими записями (см. табл. 4):


В табл. 5 представлены бухгалтерские записи при исправлении:

– ошибки, допущенной в прошлом году и обнаруженной до сдачи годовой бухгалтерской отчетности, исправленной в декабре;

– ошибки, допущенной в текущем году, исправленной в месяце обнаружения.


Пример 2

Исправление неверно начисленной заработной платы

Кладовщику торговой организации за июль 2015 г. в результате ошибки недоначислена заработная плата в размере 1 000 000 руб.

Ошибка обнаружена бухгалтером в сентябре 2015 г. и исправлена в этом же месяце. Недоначисленная заработная плата выплачена 30 сентября и проиндексирована в установленном порядке.

Срок выплаты заработной платы в организации – ежемесячно 22-го числа.

Пошагово рассмотрим действия бухгалтера.

ШАГ 1. Доначисление заработной платы за июль, исчисление налогов и взносов.

Удержан подоходный налог:

1 000 000 × 13 % = 130 000 руб. (условно).

Удержан с работника страховой взнос в ФСЗН:

1 000 000 × 1 % = 10 000 руб.

1 000 000 – 130 000 – 10 000 = 860 000 руб.

Начислены страховые взносы в ФСЗН, уплачиваемые работодателем:

1 000 000 × 34 % = 340 000 руб.

Начислены обязательные страховые взносы в Белгосстрах:

1 000 000 × 0,6 % (условно) = 6 000 руб.

ШАГ 2. Индексация заработной платы.

Поскольку заработная плата в результате ошибки выплачена 30 сентября, она подлежит индексации, так как просрочка составила больше чем 1 календарный месяц по отношению к сроку, установленному в организации. В данном случае обязанность проиндексировать заработную плату за август возникает с 23 сентября.

Затем необходимо определить индекс потребительских цен за период задержки (июль – сентябрь), на который индексируется заработная плата.

В данной ситуации необходимо применить индекс за август по отношению к июлю 2015 г. – 100,2 %.

Сумма индексации составит:

(954 900 × 100,2 %) – 954 900 = 1 910 руб.

Удержан подоходный налог с суммы индексации:

1 910 × 13 % (условно) = 248 руб.

Удержан с работника страховой взнос в ФСЗН:

Начислены страховые взносы в ФСЗН, уплачиваемые работодателем:

1 910 × 34 % = 649 руб.

Начислены обязательные страховые взносы в Белгосстрах:

1 910 – 248 – 19 = 1 643 руб.

В бухгалтерском учете в сентябре необходимо сделать следующие исправительные записи (см. табл. 6):

Читайте также: