Как сдавать трудовые договора в архив

Опубликовано: 13.06.2024

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
кадровых;
бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Кому и какие документы передавать?

Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:

приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

личные дела уволенных сотрудников;

личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);

документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);

книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);

лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;

акты о несчастных случаях.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

Готовим документы

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;

в дело формируются документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

личные дела (при отсутствии отдельной описи);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября - номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например, присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли?

Если сроки хранения некоторых документов истекли, то на такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в государственные архивы: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• акты о несчастных случаях, связанных с производством;

• табели и наряды работников вредных профессий;

• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию;

• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

• тарификационные ведомости – 25 лет;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

приказы;
личные дела уволенных;
личные карточки уволенных;
лицевые счета по заработной плате;
расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате ликвидации.

См. статью «Как расстаться с работником при ликвидации работодателя» в № 1' 2018

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.

117. Доказательством стажа работы могут служить:

а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;

б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;

в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);

г) справки архивных учреждений.

Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…

См. статью «Каких ошибок стоит избегать с работниками-пенсионерами» в № 11' 2018

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6 , а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7 ;
трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8 , в настоящее время – 50/75 лет 9 ;
трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10 , в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11 .

О новых сроках хранения кадровых документов читайте в № 8' 2020

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).

Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

…10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов. Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.

Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

договоры и акты к ним,
счета-фактуры;
отчеты для агентского договора;
товарные чеки, накладные;
налоговые декларации;
книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

заявление о приеме на работу;
трудовой договор;
приказы о приеме и увольнении;
больничные;
зарплатные ведомости;
штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

Как оформить дистанционного сотрудника

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

подписываете договор на хранение;
оплачиваете услугу;
готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

Читайте также: