Как правильно написать обращение к руководителю организации

Опубликовано: 26.04.2024

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Так уж в жизни получилось, что я занялся общественной деятельностью. Это занятие многогранно – кто-то леса спасает, кто-то старинные усадьбы, а я с детства любил кататься на трамвае, так что занялся транспортом. Но рассказать я хочу вовсе не о транспорте, а о том, как это помогло починить крышу в доме тещи в Самаре. Хотя нет – лучше все же по порядку.

Общественная деятельность связана с тем, что приходится общаться с разными чиновниками и пытаться от них чего-то добиться (чаще всего исполнения их прямых обязанностей). В результате, сперва я добился того, чтобы в Воронеже начали возрождать троллейбус, который там тихо помирал, потом в Самаре разом добился отмены запрета на фотосъемку в метро, снижения цен в маршрутках, установки дополнительных отопителей в салонах трамваев… Поднаторел, выработал свой метод, ну и тут уж начал чудить и дальше и больше.

В процессе этой деятельности ко мне начали обращаться знакомые и не очень люди с просьбой помочь решить какие-то конкретные вопросы, совершенно не связанные с транспортом… И через некоторое время я дорос до эпитета «известный самарский правозащитник» в одной из местных газет. Но я никогда не был ни Навальным, ни Алексеевой (и вот поверьте, совершенно не тянет). Я не правозащитник (от этого слова коробит немного) – просто «профессиональный» жалобщик и ныне по своему опыту преисполнен уверенности, что защищать собственные права в России не только нужно, но и возможно каждому. О том, как это можно делать, я и хотел бы написать в инсайде.

Так как по образованию я научный работник, то следуя правилам надо ограничить сферу применимости того, о чем будет написано ниже. Как я и сказал, в России защищать собственные права возможно. Но это в первую очередь касается не политических прав. Однажды я пробовал добиться демонтажа незаконно установленного на территории МИФИ креста, может кто слышал об этой чудной истории, но итогом этого стала борьба за то, чтобы мне за это ничего не было, а крест и ныне там. Я не хочу сказать, что против такого не надо бороться, или что был не прав занимаясь этим делом, просто в таких вопросах применимость всего, о чем пойдет речь ниже, резко снижается.

По существу у нас в стране куча законов, куча контрольных органов и чиновников, которые отвечают за их исполнение. В вопросах протекающих крыш, нарушений в сфере торговли, плохой работы транспорта, выделения льготных лекарств и т.д. этим чиновникам надо как минимум изображать какую-то деятельность. Но работать они, естественно, не любят. Поэтому первое правило – если хотите чего-то добиться, то в письме к чиновнику надо сделать за него его работу. Если вы занимаете позицию «какого черта я должен за них работать – им зарплату платят!» - то дальше можете не читать. Я тут рассказываю, как добиваться результата, а не как встать в красивую позу.

Итак, работа по любому обращению начинается с того, чтобы определить, кто же за его рассмотрение отвечает. И если письмо пришло «не по адресу», то чиновники имеют право его переслать «по подведомственности». Для вас это будет означать простую вещь – плюс 30 дней к рассмотрению вашего обращения и никаких коврижек. Так что писать письма лучше сразу ответственному лицу, а не президенту, премьеру или в генеральную прокуратуру (если конечно вы решаете локальный вопрос, а не то, что входит в их сферу ответственности). Как найти, кто отвечает за ваш вопрос?

Для этого важно знать, что у нас есть три уровня власти – федеральная (на практике старается не отвечать ни за что), региональная (уровень области и соблюдения в ней не только областных, но и федеральных законов) и муниципальная (самая бесправная власть, которая, при этом, отвечает за большинство вопросов). О том, кто из них за что отвечает написано в Законе о разграничении полномочий. Здесь и далее, я буду ссылаться на некоторые законы, которые элементарно находятся в Яндексе. Чтобы читать и понимать законы совершенно не надо заканчивать юрфак и быть практикующим адвокатом – в 99% случаев там все написано прозрачно и понятно, юристы живут оставшимся 1% и тем, что люди обычно вообще не берут на себя труд что-то почитать из законов.

Так вот – важно понимать, что законы могут отличаться от города к городу, могут сильно отличаться от региона к региону, но все они не могут противоречить тем, что приняты на федеральном уровне. То есть важный принцип – если муниципальный закон противоречит федеральному, то муниципальный закон должен быть отменен, а вы имеете право действовать согласно федерального. Приведу пример – правила пользования Самарским метрополитеном, в которых запрещалась фотосъемка, были муниципальным законом, утвержденным гордумой. Однако, они противоречили федеральному Закону об информации – а потому были отменены по моему заявлению.

Так что, выбирая кому писать, сперва определитесь с тем, какой уровень власти за этот вопрос отвечает. В большинстве случаев, когда речь идет не о политике, отвечать будет муниципалитет. В рамках муниципалитета тоже вовсе не обязательно писать все мэру города – эффективней разобраться с тем, кто отвечает на этот вопрос в его администрации. Сделать это очень просто – у всех органов власти по закону должны быть сайты, на сайтах, опять же по закону, должны быть представлены структуры администрации (например: комитет по транспорту, управление по ЖКХ, департамент туризма). На этих страницах есть такие документы, как «Положения о…» Например «Положение о департаменте по транспорту». В таких документах подробно перечислены вопросы, за которые данный орган несет ответственность. То же самое верно и для региональной и для федеральной власти.

Итак, мы пишем письмо, определились с тем к какому уровню власти оно относится, нашли ответственный орган, который курирует наш вопрос. Даже нашли, как зовут его начальника. Как начать? Начинать (да и продолжать) надо так, чтобы не получить в ответ на свои труды отписку. Так что первой строчкой должно идти основание, по которому мы пишем письмо именно этому чиновнику. «В соответствии с Положением о департаменте транспорта г.о. Иваново, Департамент отвечает за контроль организаций, занимающихся маршрутными перевозками на территории г.о. Иваново…» То есть мы даем понять чиновнику, что вопрос его, и что мы точно знаем, что вопрос именно его.

Дальше нам надо жаловаться на конкретные нарушения наших с вами прав. Но, опять таки, напоминаю, что работу чиновника надо делать за него – это путь к успеху. Поэтому мы должны найти сами закон, который четко говорит о том, что наши права были нарушены. Как его искать? Да очень просто – Яндексом и логикой. Как я и говорил выше – у нас в стране очень много законов, без них нельзя ступить и шагу. Поэтому, почти наверняка есть такой, который рассказывает о вашей проблеме. Подумайте – как бы вы назвали тот закон, который бы рассказывал о том, на что вы жалуетесь. Водитель курил в маршруте? Ищем «Закон об ограничении табакокурения»… Первая строка Яндекса говорит, что закон на самом деле называет «Об ограничении курения табака» и дает текст закона. У вас в торговой точке отказались принять купюру в 1000 рублей, ссылаясь на то, что размен – это ваша забота? Ищем «Закон о торговле». И так далее.

Но тут тоже есть одна особенность – есть особый класс законов, именуемых Кодексами. В них содержится уйма полезной информации, так что первым делом советую поискать ответ на свою проблему именно там. Есть Кодекс об административных правонарушениях, Жилищный кодекс, Гражданский кодекс, Водный кодекс, Трудовой – ну и так далее, список в Википедии найдете. Пригодится на практике может любой из них. Например, в Воронеже одни не сознательные люди захотели построить дома на берегу реки, и отгородить забором наш пляж… Нам помог Водный кодекс, который определяет правила доступа к водоемам. Забор был снят, негодяи посрамлены.

Федеральные законы пишутся, как правило, очень общими словами, чтобы регионы и муниципалитеты имели возможность уточнить что-то, в соответствии со своей спецификой. Так что если в федеральном законе, подходящем по теме, ничего конкретного не нашлось – то найдите такой же региональный закон вашей области. Он не должен противоречить федеральному, но может быть более подробным и захватить ваш вопрос. Потом, аналогично, можно найти муниципальный. Искать такие законы в Яндексе бывает уже сложнее, потому что тут уже не плохо иметь специальные системы типа Консультант-Плюс или Гарант. Думаю, ваши знакомые вполне могут работать в организации, где эти системы есть (почти в любой крупной конторе они есть), можно напрячь их - поискать текст закона там. Кроме того в не рабочее время базы Консультанта доступны в открытом виде в интернете.

Так что, найдя какой закон регламентирует наш вопрос, и что именно из этого закона было нарушено, можно продолжать писать текст нашего письма. Он будет примерно в такой стилистике «В соответствии с ФЗ №999-ФЗ статья 6, пункт 4. Солнце «должно иметь округлую форму и желтый оттенок», однако в Урюпинском районе Волгоградской области с 12 апреля Солнце представляет собой синий квадрат». Таким образом, вы конкретно указываете на суть нарушения, и говорите какой закон нарушен. Чиновнику остается только убедиться, что вы верно процитировали этот закон. Бывает, что приходится сослаться на несколько законов – например, когда в Воронеже в разгар этого лета водителей троллейбусов отправляли работать по 12 часов пять дней в неделю. Я в своем письме ссылался и на Трудовой кодекс, и на подзаконный акт – инструкцию по режиму труда и отдыха водителей троллейбусов. В итоге директора депо уволили, а прокуратура возбудила по этим фактам дело.

После того, как вы написали, почему обратились именно в этот орган, и сослались на конкретные пункты законов, которые были нарушены, надо написать чего же вы собственно хотите от чиновника. Писать лучше по пунктам, чтобы сложнее было «замылить» какой-то из пунктов. Например: «В связи с изложенным, прошу: 1) Провести проверку по данному обращению, установить виновных в нарушении ФЗ №999-ФЗ 2) Обеспечить выполнение п. 6. ФЗ №999-ФЗ 3) Ответить на данное обращение письменно, в установленный законом срок» Обратите внимание на пункт 3. По Закону о порядке рассмотрения обращений граждан, вам обязаны ответить в течение 30 дней. Орган имеет право продлить срок рассмотрения, но об этом он обязан вас письменно уведомить.

Но это был идеальный вариант – вы нашли, кто отвечает за вопрос, нашли сами закон и т.д. В жизни бывает, что найти ответственного бывает сложно, а порой законы трактуются не очень понятно. Органы власти берут и отказываются принимать ваши заявления, а посланные письма берут и теряют. Что делать в таких случаях? В таких случаях можно привлекать прокуратуру (ее, впрочем, можно и в других привлекать, но ее эффективность не всегда высока) и другие контрольные органы. Прокуратура тоже бывает городская, областная и генеральная (федеральная). Ее основная задача – контроль за соблюдением законности во всех сферах. Есть еще ряд контрольных органов – Роспотребнадзор (санитарный контроль и защита прав потребителей), Жилищная инспекция (контроль за жилыми зданиями и их содержанием), Ростехнадзор (контроль, например, за шумностью на стройке) и т.д. Они, как правило, имеют меньше делений – только федеральные и областные. Некоторые инспекции есть федеральные и по федеральным округам. Но это все тоже легко находится на сайтах.

Так вот, в переписке с контрольными ведомствами лучше всего ссылаться на отправленные уже письма в органы исполнительной власти (департаменты, министерства и т.д.) и полученные от них отписки и ответы. По закону вам обязаны отвечать «по существу вопроса». То есть если вам не ответили на вопрос, ответили не правду, или не ответили по существу – это повод обратиться в прокуратуру, назвав номера входящих писем и потребовать от прокуратуры привлечь нарушителя к административной ответственности. Прокуратура настучит нарушителю, и обяжет его ответить вам правильно. У меня был забавный случай, когда я пожаловался на нарушение санитарных норм в вагонах трамвая в Самаре в роспотребнадзор, а тот меня отшил. Тогда я пожаловался на него в городскую прокуратуру, которая прислала мне ответ, что санитарную норму, на которую я ссылаюсь, проверить не удалось, так как ее нет в базе Консультант-плюс :) Пришлось написать полное сарказма письмо в областную прокуратуру с жалобой на городскую – им вставили, и следующий ответ из городской прокуратуры был уже по существу.

Еще ряд важный вещей, и небольших секретов, которые стоит применять в такой переписке. Во-первых, никогда не пишите более чем 1,5 страниц текста А4 (14 шрифтом). Если надо больше - делайте приложения к письму, и будьте готовы что их могут не прочитать. Во-вторых, если вы на кого-то жалуетесь, то, по закону, ваше письмо не имеют права переслать тому, на кого вы жалуетесь, для ответа. Так что жалобу бывает не вредно так и озаглавить – «Жалоба на …». Причем в конце письма стоит напомнить, что согласно ФЗ "Об обращениях граждан" жалоба не может быть направлена для ответа субьекту вашей жалобы. В-третьих, полезно бывает посылать письмо в копии в несколько инстанций, причем указывая это даже в электронных обращениях. Тогда ведомство, в которое письмо пришло, понимает, что так или иначе отвечать придется. Например, полезно писать в мэрию города о нарушении, и в копии, это направлять в городскую прокуратуру. В-четвертых, полезно давать понять, что вы хорошо знаете закон об обращениях граждан, и вкраплять цитаты из него в текст письма. Например, этот закон запрещает оглашать ваше имя тому, на кого вы жалуетесь. В-пятых, в электронной приемной вас никто не принуждает писать реальные имя, фамилию или адрес… Например, я порой вписываю в эти графы того, кто совершил нарушение и его же адрес вписываю для ответа. Проверка все равно будет проведена, а тут еще и весело – получится, что виновный сам инициировал проверку.

За все время такой деятельности (а я занимался и льготными лекарствами для матери знакомой проживающей в Нске, и закупкой погрузчика для инвалидных колясок в аэропорту Воронежа, и нарушением прав потребителей в Москве, и много чем еще в Самаре) мне только один раз пришлось оторвать себя от стула и послать бумажное, а не электронной сообщение. Это было с антимонопольной службой по Самарской области, когда добивался снижения цен на маршрутки – они для разбирательства требуют бумажные документы в подтверждение своего обращения. Все прочее можно посылать через электронные приемные, что очень удобно. Так вот, моя теща семь лет пыталась письмами в разные инстанции добиться ремонта крыши в доме, которая каждую весну заливала ее квартиру. Но она писала письма не соблюдая те правила, о которых я написал выше – это были совершенно обычные письма возмущенной женщины, на которые ей присылали отписки. Я, сидя в Москве, вмешался, поправил текст письма, и в этом же квартале крыша в Самаре была отремонтирована, а в квартире побелили потолки за счет муниципалитета. Почему? Потому что из грамотного письма чиновнику становится ясно, что дешевле и проще сделать в данном случае дело, чем рисковать понапрасну.

И еще - очень важно писать само обращение в соответствии с имеющимся законом об обращениях. Он коротенький, простой - прочитайте его. Важно понимать стилистику письма - это ДЕЛОВОЕ письмо. Даже если адресат вас замучал, оно должно быть вежливым, деловым. В нем не допустимы грубые обороты. Не думайте что грубости повышают ценность письма - они просто дают законное право на него не ответить. Поэтому еще одна важнейшая штука, в конце письма, когда вы перечисляете что вы собственно хотите, вы употребляете оборот "в связи с изложенным ПРОШУ Вас:" Ни в коем случае не пишите "требую" - это читается ужасно комично, и сразу выдает в вас зеленого человека, ждущего отписку.

И главное - переписка это увлекательный квест. Не получили нужного результата с первого письма? Напишите второе, улучшенное. Зато будет очень приятно, когда разгадаете как собирается эта головоломка.

Теперь приведу примеры некоторых удачных оборотов (это приложение, его читать не обязательно!):

Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемый Семен Семенович!

3) Если вы опасаетесь получить отписку, или получили уже ее.. Или если вам затянули сроки рассмотрения или иным образом нарушили ФЗ "Об обращениях", то вы пишите заявление в прокуратуру, куда вставляете такой текст:
---
Согласно п. 4 ст. 10 Закона N 59-ФЗ, должностное лицо при рассмотрении обращения дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В данном случае ответ дан не по существу.

В соответствии со статьей 5.59 КоАП РФ, нарушение порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов, влечет наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

На основании статьи 28.4 КоАП, прошу прокуратуру возбудить дело об административном правонарушении.
----

В качестве примера хорошего письма приведу мое обращение в Прокуратуру по поводу нарушений в Челябинском ГИБДД полностью. Ну чтобы стало ясно в каком именно стиле надо писать все, с чего начинать, как заканчивать и вообще, как это все выглядит "в сборе":

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
Наименование официальной бумаги.
Дата написания и номер.
Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
«Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

описание основной проблемы;
просьба;
отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников;
работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

На обучение сотрудников

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

производственная необходимость;
наличие свободной вакансии;
отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

выполнял работу сверхурочно;
работал в выходные или праздники;
имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови; работника;
в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

повышение уровня нормирования труда;
более оперативное решение определенных задач;
улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно. », а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Секреты бизнеса

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2021 году, и пойдет речь ниже.

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

емким;
грамотным;
сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Пример шаблона

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Примеры писем на Английском:

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

этикета;
делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Деловое письмо о сотрудничестве

Бланки в формате Word:

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

одна сторона производит продукцию;
вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Пример написания письма-просьбы

Готовые бланки:

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

отправка образцов товара;
получение допсведений о продукции;
согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

произвести оплату в установленные сроки;
отгрузить товар;
предоставить те или иные образцы продукции;
принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Гарантийное деловое письмо

Готовые бланки:

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

Смена графика работы;
о пролонгации договора;
о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

Письмо партнерам

Готовые бланки:

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

рассмотреть вопрос;
выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

запрашивается информация;
доносятся сведения до адресата;
излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

Письмо обращение

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

просьбу;
обращение;
требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

продажа некачественного товара;
отмена сделки купли-продажи товаров;
просьба о замене товара и не только.

Шаблон прикреплен ниже.

Письмо руководителю (образец оформления)

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Образец письма в компанию

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

обсуждение сроков оплаты товара;
просьба о зачете взаимных требований;
информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Образец письма контрагенту

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
одинарный интервал;
отсутствие выделений;
разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

разрешено использовать угловые и продольные бланки;
правый отступ строго 10 мм;
остальные отступы – 20 мм;
постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

правдивость;
емкость и краткость;
отсутствие грубых выражений;
подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
полные названия и термины (сокращения не допускаются);
отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

требующие ответа;
не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

обращения;
требования;
предложения и не только.

Во вторую включают:

инструкции;
приглашения;
рекомендации;
поздравления;
благодарность;
подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

коммерческая;
некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

запрос;
оферта;
претензия;
напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

предупреждение;
просьба;
информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

свободная форма с авторским текстом;
написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
обычное – уходит от одной стороны другой;
коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

факсовое сообщение;
электронная почта;
почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
ошибки в числительных;
двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

перемена местами структурных частей документа;
несоблюдение правил оформления;
использование в письме фамильярных обращений;
неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Более 10 лет занимаюсь online и offline бизнесом. Начинал с продаж гаджетов коллегам по работе, сейчас занимаюсь инвестициями в online проекты. Этот сайт про бизнес планы и идеи также моя инвестиция и мое хобби! Рад видеть вас на нем!

Читайте также: