Как составить приказ об итогах работы с документами

Опубликовано: 17.09.2024

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
Уход в отпуск.
Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта со специалистами
Подписание приказа руководителем

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Наименование вида документа – ПРИКАЗ
Дата (датой приказа является дата его подписания)
Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
Текст

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
«что сделать» (указывают конкретную работу)
«в какие сроки»

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
Отметка об исполнителе

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

Генеральный директор В.С.Семенов

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Антонова 265 76 88

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

О введении в эксплуатацию

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

Смирнова 233 45 80

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

Срок исполнения – 01.06.2001
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Задание 1. Перечислите реквизиты автора документа. Задание 2. Составьте продольный общий бланк организации. Необходимые реквизиты придумайте сами.
Задание 3. Оформите протокол, используя следующие данные:

Файлы: 1 файл

Практическое задание по делопроизводству вар.2.doc

Директору авторемонтного салона « Автостудио» Пескареву С.В.

Об оформлении сверхурочных

Довожу до Вашего сведения, что в связи с контрольными испытаниями отремонтированных машин слесари и водители вынуждены выходить на сверхурочную работу, что вызывает трудности в бухгалтерии по оформлению сверхурочных.

Прошу решить вопрос с бухгалтерией по оформлению сверхурочных.

Начальник отдела кадров Лысенко Л.В. Лысенко

Задание 8. Оформите письмо, используя следующие данные:

Автор письма Министерство культуры Республики Беларусь Адресат Управление культуры Брестского облисполкома. Регистрационный номер 03-09/924

Текст: Напоминаем Вам, что 15.12.98 необходимо представит информацию об исполнении приказа министра от 12.07.97 № 136 "О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства". Подпись: Управляющим делами министерства. Нее недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Министерство культуры Республики Беларусь

Чекистов пр-т, д. 73, г.Минск, РБ, 163009

Тел. (8018) 20-72-63, Факс (8018) 201519

На № __________ от __________

Управление культуры Брестского облисполкома

Уважаемый Алексей Васильевич!

Напоминаем Вам, что 15.12.1998 г. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.07.1997 г. № 136 "О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства"

Управляющий делами Министерства В.А.Тихонов

Составьте приказ об итогах работы с документами в 2005 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы. Сделайте выписку из приказа по второму вопросу.

Об итогах работы с документами

Рассмотрев вопрос об итогах работы с документами в 2005г. в ОАО «Родина» отмечаю низкое качество подготовки документов и контроля за их исполнение.

Руководителя подразделения обр атить внимание на качество подготовки документов и сроки их исполнения.
Делопроизводителю Ивановой И.А. разработать алгоритм подготовки документов, довести его до руководителя всех подразделений.
Контроль за исполнение условий приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Смирнов Н.Д. Смирнов

Выписка из приказа

17.01.08 № 005 20.01.08

О мерах по улучшению подготовки

документов в ОАО «Родина»

В связи с необходимостью качества подготовки документов

2. Делопроизводителю Иванову И.А. разработать алгоритм подготовки документов в ОАО «Родина» и довести его до всех подразделений.

Генеральный директор Смирнов Н.Д.Смирнов

Секретарь Анисимова М.Ю. Анисимова

Оформите объяснительную записку о причине отсутствия на практическом занятии по делопроизводству.

Декану факультета Экономики и Бухучета Петрову П.С. от студентки 1-го курса специальности менеджмент организации Ивановой И.М.

27.03.2008г. я отсутствовала на практическом занятии по делопроизводству в связи с тем, что в моей квартире прорвало трубу и я была вынуждена ждать приезда сантехника.

Задание 11. Оформите служебное письмо с отметкой для автоматизированного поиска документа, отредактируйте текст:

127572, Москва, ул. Новгородская, д. 14, к. 2, тел. 234 2312, АО "Логос", 12.03.2005, № 12/01-04, директору ЗАО "Тайдекс" г-ну Прищепову Ф.И., на № 3/02-01 от 28.02.2005, вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор АО "Логос" С.И.Дорохов

127572, г. Москва, ул. Новгородская, д. 14, к. 2,

12.03.2005 № 12/01-04 Директору ЗАО "Тайдекс"

На № 3/02-01 от 28.02.2005 г-ну Прищепову Ф.И.

Об изменении срока поставки компьютерной мебели

Вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре.

Ч то такое начало нового календарного года для отдела документационного обеспечения (ОДО)? Прежде всего, это взгляд в недалекое прошлое. Определенно, мы должны понимать, что оставили после себя, какую работу проделали, какие результаты получили. Без всестороннего анализа и оценки своей работы нам будет трудно двигаться вперед. У себя в отделе мы называем этот период моментом истины.

Отчет об объеме документооборота за год

– Значит, вот это твоя отчетность?
– Да. В ней могут быть пробелы, то тут, то там.
– Тут пробел в одном месте. такой большой пробел между страницами 1 и 210?!

Из к/ф «Книжный магазин Блэка»

Есть мнение, что анализ деятельности в виде годового отчета об объеме документооборота на предприятии никому не нужен, что он интересен только тем, кто его формирует. В организациях, где руководители не особо интересуются работой своих подчиненных, применяется формальный подход.

Но здесь все зависит от вашего умения и дара доносить важную информацию до руководства. Выражаясь языком Л.Н. Гумилева, надо быть пассионарием и совершать маленькие революции в своем отделе, коллективе, предприятии. В конце концов, руководители нанимали вас и для того, чтобы вы предлагали им свои идеи.

Считается, что система отчетности родилась в Древнем Египте. Исторические документы свидетельствуют о том, какое высокое положение занимали писцы (аналог современных делопроизводителей), их работу ценили и ставили в один ряд со жрецами. Они получали жреческое образование. Для того чтобы уметь составлять отчеты, учитывать и анализировать, требовалось погружение в мир знаний. Они были интеллектуальной элитой, профессионалами, с их мнением считались фараоны. Многие верили, что египетским делопроизводителям помогал небесный покровитель Тот – бог мудрости, счета и письменности. Получается, что работники отделов ДОУ являются носителями этого профессионального кода.

Приведенные факты (в меньшей степени) и качество составленного вами отчета с предлагаемыми на его базе выводами (в гораздо большей степени) могут стать серьезными основаниями уважать ваше экспертное мнение.

Перед подготовкой отчета об объеме документооборота за год советую задать себе 3 главных вопроса: зачем? что? и как?

Зачем? Действительно, зачем мы делаем этот отчет? Какова его цель? Подумайте, что вы хотите изменить своим отчетом? Просто донести информацию или показать свои успехи, а может, дать импульс к переменам?
Что? Как только определим, какую цель преследуем, мы поймем, что в отчете стоит усилить и углубить, подробнее прокомментировать. Бесполезная статистика никому не интересна. Дайте руководителю действительно важную информацию – и он оценит ваш профессионализм!
Какие данные предоставить для принятия управленческого решения? В этом вопросе вы должны быть стратегом и, как в шахматной партии, предвидеть последствия своего хода. Отчет должен заинтересовать руководителя, чтобы тот прочитал его до конца и, возможно, задал вопросы.
И учтите, что «небывалая толщина отчета защищает его от опасности быть прочитанным» – это отметил еще профессиональный управленец и стратег Уинстон Черчилль. Потому включайте в отчет самое главное – факты, факты и еще раз факты.
Отчет не должен напоминать свалку данных. Он должен быть написан ясным и понятным языком, без отступлений и лишней информации. Откажитесь от заумных терминов, которые простые смертные не используют. Помните о третьем законе Чизхолма: «Даже если ваше объяснение настолько ясно, что исключает всякое ложное толкование, все равно найдется человек, который поймет вас неправильно».
Как? «Мы никогда не стыдились воровать гениальные идеи у других», – эти слова принадлежат Стиву Джобсу. Все уже придумано до нас. Остается только найти и впитать лучший опыт, приправив его собственными идеями.
Мир делопроизводства наполнен различными формами и шаблонами, надо только адаптировать их под свои цели. В «Метрострое» мы не идем сложным путем, а вынимаем массив данных для отчетности и анализа из системы электронного документооборота (СЭД). Система сама формирует справку об объеме документооборота за год. Остальное – дело техники и вашего таланта.
Некоторые отделы ДОУ в попытках показать себя с лучшей стороны пытаются нарисовать красивые цифры и скрыть те, за которые стыдно. Если вам обязательно нужно что-то спрятать или поставить «в самое незаметное место», значит, вы просто не знаете, как эти цифры объяснить. Но в делопроизводстве можно объяснить все!
Многие мои коллеги считают, что хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков. Поэтому к любым таблицам, графикам, схемам, диаграммам добавляйте текстовые пояснения, которые помогут сориентироваться вашему руководителю.

Итак, вы можете создать отчет, которым будут подпирать шатающийся офисный стол, а можете подготовить инструмент влияния на мнение вашего руководителя. С помощью годового отчета вы можете сформулировать проблему, донести до аудитории свои способы ее решения, показать возможности, которые никто до этого не замечал. См. Пример 1.

«Обратная связь» при помощи анкеты оценки качества работы вашего подразделения

– Вы же сами дали положительную оценку этой моей работе.
– Это еще раз доказывает мою неразборчивость.
– Нет, это доказывает вашу принципиальность!

Из к/ф «Гараж»

Еще одно знаковое событие начала календарного года в мире делопроизводства – это оценка работы нашего подразделения. Подводя итоги года, мы хотели бы получить качественную оценку своей деятельности. Обратная связь от наших коллег помогает нам посмотреть на свою работу под другим углом, с другого берега. Невысказанные вслух претензии подобны воде в плотине, которая, постоянно прибывая, может ее смести. Надо уметь работать с «возражениями», а для начала о них полезно узнать. Оценка отдела позволяет найти направления, на которых стоит в новом году приложить больше усилий, это возможные точки роста!

Мы сами инициируем мероприятия по оценке, разрабатываем анкету, делаем рассылку, получаем данные, анализируем, делаем выводы, определяем план улучшений. Очень важный момент – оценку работы вашего отдела нужно применять только тогда, когда вы точно знаете, что делать с полученными результатами. Иначе не имеет смысла отрывать от работы коллег.

Текст анкеты разрабатывает наше подразделение, а ИТ-специалисты автоматизируют ее форму, чтобы статистика собранных результатов накапливалась автоматически. См. Пример 2. Напомним разницу в заполнении двух распространенных вариантов чек-боксов:

при клике на «флажок» в изначально пустом квадратике появляется «галочка» и рядом могут стоять квадратики иных вариантов ответа, не связанные с предыдущим, т.е. «галочки» можно проставить в нескольких из них;
«радиокнопка» у нескольких вариантов ответа на 1 вопрос подразумевает возможность выбора только 1 из них.

Если вы можете полагаться только на свои силы, то для создания формы документа в MS Word можете задействовать элементы, удобные для анкет (правда, в этом случае подсчет результатов анкетирования придется проводить вручную):

Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.

Кто и для чего просит выписки

Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.

Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).

Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.

Это делается в нескольких случаях:

текст приказа слишком большой;
он содержит конфиденциальную информацию;
архивные документы повреждены;
информация касается не только одного сотрудника.

Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.

Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.

Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:

Пенсионный фонд;
органы социальной защиты населения;
судебные инстанции;
контролирующие учреждения;
Государственная инспекция труда и др.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Как сделать выписку

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.

Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.

Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:

Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
Ниже располагают дату и место составления.
Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ №

город

Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.

Читайте также: