Как вести реестр трудовых книжек

Опубликовано: 13.05.2024

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

облачить журнал в жесткий переплет;
пронумеровать по возрастающей;
прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!

Принцип организации учета

составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

Кто и как заполняет

Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Ответственность за отсутствие

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.

Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс. руб., а для компании сумма составит – 30 тыс. руб.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

титульный лист;
основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

Факт их получения от нового работника.
Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:

Номер графы	Пояснение
Графа 1	В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.
Графы 2 – 4	В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо.
Графа 5	В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.
Графа 6	В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер).
Графа 7	В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием. Записи в этих двух документах должны совпасть.
Графа 8	В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника.
Графа 9	В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат.
Графа 11	Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки.
Графы 12-13	Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки.

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.

В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
Далее вносится достоверная запись.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Инструкция по заполнению при увольнении

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

Правила ведения и заполнения журнала

Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.

При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.

Требования к оформлению

Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.

Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.

Даты указываются цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, если оформление нового сотрудника и дата приёма трудовой 20.10.2018, то верное внесение — 20.10.2018, варианты «20 октября» или «20.10.18» будут ошибочными.

СОВЕТ! Если при ведении журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей допущены неточности, кадровому работнику следует произвести корректировку по тем же правилам, которые установлены для исправлений в ТК (письмо Министерства труда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Образец журнала: бланк и заполненный пример.

Где приобрести

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

$C:\Users\Вова\Desktop\БУХГУРУ\сентябрь 2018\Журнал учета трудовых книжек () ВЕБ\kniga-zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.jpg$

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».

Образец книги учета трудовых книжек

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:

Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
Ф.И.О. владельца трудовой.
Реквизиты трудовой или вкладыша.
Должность.
Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки.

журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек — образец заполнения.

Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.

Ответственное лицо

Работодателем или по приказу назначается ответственный по ведению журнала учёта трудовых книжек.

Перед назначением обязательное прохождение следующих пунктов:

Краткое ознакомление с правовыми нормами.
Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
В журнале делается регистрация о приказе.
Работник должен ознакомиться с приказом.
Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.

Довольно большие кампании могут позволить держать сотрудника по кадровому производству, который и отвечает за ведение книги учёта движения трудовых книжек. В любых других случаях этим лицом является бухгалтер или секретарь.

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Что с печатью?

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

книга учета движения трудовых книжек
Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

все страницы должны быть пронумерованы>
наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью>
книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

принятые от них при поступлении на работу,
выданные им, как поступающим на работу впервые,
а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 - проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 - проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 - полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 - проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 - вписать должность, профессию, специальность работника, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 - указать место работы (структурное подразделение).

9 - указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 - проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 - проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 - при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 - уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт получения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «>Выдан вкладыш»> и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за полученную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»> и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

Читайте также: