Как внести запись о награждении в трудовую книжку за предыдущие годы

Опубликовано: 17.09.2024

Трудовая книжка является главным документом, где фиксируется стаж и карьерный рост работника. Но помимо этого, в трудовую книжку в обязательном порядке заносятся сведения о полученных поощрениях и наградах. Занесение любой записи в книжку регламентируется нормативными документами, и все сотрудники кадровых служб и работники, к ним приравненные, должны знать, как правильно внести запись о награждении в трудовую книжку.

Какие награды заносятся в трудовую книжку

Как правильно внести запись о награждении в трудовую книжку
Трудовой кодекс РФ в статье 66 конкретно указывает, получение каких именно наград подлежит занесению в трудовую книжку. Список содержит 3 пункта и оговаривает следующие виды награждений:

государственные награды и присвоение государственных почетных званий>
почетные грамоты, нагрудные значки и знаки, дипломы и денежные премии организации>
виды поощрений, предусмотренные законом РФ, коллективным договором, уставом и положениями организации.

Запись о награждении вносится в раздел сведений о награждениях в трудовой книжке работника на общих основаниях внесения записей. Запись о награждении, внесенная в трудовую книжку, как и любая запись в трудовой, дублируется в личную карточку работающего.

Вместе с тем информация о предусмотренных системой оплаты премиях или премиях, которые выплачиваются регулярно (13-я зарплата, квартальная премия и другие), не подлежит занесению в раздел сведений о награждениях, так как данные выплаты не являются, по сути, награждением или поощрением.

Как вносят запись

Чтобы внести запись в раздел сведений о награждениях, необходимо предпринять следующие шаги:

в графе 3 вписать заголовок, которым является полное название организации и его сокращенная форма, если она есть>
ниже под заголовком в графу 1 поставить порядковый номер, который будет следовать за уже имеющимся>
в графу 2 записать дату награждения согласно принятым нормам и правилам записи дат в трудовые книжки>
графа 3 содержит информацию о том, кем, за что и какой именно наградой или видом поощрения работник был награжден>
в графу 4 вносят название документа, послужившего основанием для внесения информации в документы работника, его номер и дату.

Так же, как и все записи в трудовой, информация визируется подписью ответственного лица и печатью отдела кадров или организации.

Исправления сведений о награждении

В случае обнаружения ошибки в записях о награждениях она исправляется на общих для всей трудовой книжки основаниях. Как и в разделе о работе, исправление неверной или ошибочной записи методом зачеркивания, замазывания или исправления по написанному недопустимо. Правильным методом является признание ошибочной записи недействительной. Сделать это можно следующим образом:

В графу 1 ставится порядковый номер записи.
В графу 2 проставляется текущая дата (не дата ошибочно сделанной записи).
В графу 3 пишут, что запись под номером (указывают номер) от такого-то числа недействительна. После чего делается верная запись.
В графу 4 записывают основание для записи, которая была внесена неверно, с указанием номера и даты основания.

Сроки выполнения записи о награждении

Срок записи информации о награждении нормативно не выделяется. Правила ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.) устанавливают срок для внесения данной информации в трудовую книжку не более недели. Однако эти сроки прописаны для награждений и поощрений со стороны работодателя и не имеют никакого отношения к ведомственным или государственным наградам. Это и дает ответ на вопрос, можно ли внести запись о награждении в трудовую книжку позже указанного в Правилах срока.

В случае, когда запись о награждении работника вообще не была внесена в трудовую книжку, следует, невзирая на прошедшее время, данную запись произвести, указав во второй графе текущую дату, а в четвертой графе – основание для записи с номером и датой издания основания.

Записи в трудовых книжках, сделанные в несоответствующих информации разделах

Можно ли внести запись о награждении в трудовую книжку позже
Правила ведения и хранения трудовых книжек совместно с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (2003 г.) четко указывают, в какой раздел трудовой книжки и каким образом следует информацию заносить. Сведения, внесенные в раздел, тематически несоответствующий информации, признаются ошибочными и подлежат исправлению на общих основаниях с признанием записи недействительной и перенесением ее на установленное нормативными документами место. В случае отсутствия свободного места в нужном разделе следует прикрепить к трудовой книжке вкладыш и в нужном разделе вкладыша сделать правильную запись. Факт выдачи вкладыша оформляется в трудовой книжке в виде штампа, содержащего надпись о выдаче вкладыша с обязательным указанием серии и номера вкладыша.

Поэтому вопрос о том, можно ли делать запись в трудовой книжке в сведениях о награждении, имеет ответ – нет. Подобное ведение трудовой книжки является безграмотным и требует внесения исправлений. Произвести надлежащие исправления обязана кадровая служба, допустившая подобную запись. В случае реорганизации учреждения, допустившего ошибку, исправление должен внести ее правопреемник. Если организация прекратила свое существование, все исправления осуществляют работники кадровой службы работодателя на новом рабочем месте владельца трудовой книжки.

Основанием для внесения исправления будут служить документы, подтверждающие запись, ошибочно выполненную не на должном месте, которые обязан предоставить работодатель, допустивший такую запись. В случае, если данная организация уже не существует, следует запросить необходимую информацию в архивах.

Трудовая книжка должна иметься у каждого официального работающего человека. В нее включаются сведения обо всех местах работы гражданина. Приводятся данные о дате приема или увольнения из какой-либо компании. Дополнительно обязательно включаются сведения о разных наградах, получаемых гражданином на месте работы за различные достижения. Информация вносится работниками кадровой службы. Чтобы не допустить ошибку, они должны пользоваться образцами записей в трудовую книжку о награждении. Сам работник фирмы может проследить, чтобы в его личный документ была вынесена нужная информация. Благодаря таким записям в будущем можно рассчитывать на получение высокооплачиваемой должности в другой компании.

Законодательное регулирование

У каждого человека должна иметься для работы трудовая книжка. Сведения о награждениях, приемах на работу, увольнениях или переводах должны вноситься в этот документ исключительно при учете многочисленных требований законодательства. Для этого сотрудник кадровой службы, занимающийся данным процессом, должен учитывать положения следующих нормативных актов:

ст. 66 и ст. 191 ТК;
Постановление Правительства №225, содержащее сведения о правилах ведения и хранения данной документации;
Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая введена Постановлением Минтруда №69.

Если каким-либо образом сведения о наградах будут внесены в документ некорректно, то они легко признаются недействительными.

Какие вписываются награды?

Каждый работник любой фирмы должен знать, какие награждения вносятся в трудовую книжку. Включается информация о разных трудовых заслугах работника, поэтому обязательно указываются следующие данные:

выдача гражданину какой-либо государственной награды;
предоставление награды от имени фирмы, где работает гражданин, причем обычно для этого выдаются почетные грамоты, выносится благодарность или присуждается какое-либо специфическое звание, а также могут выдаваться дипломы или значки;
иные виды наград, которые устанавливаются на основании правил внутреннего распорядка, поэтому сведения о таких награждениях обязательно должны включаться в коллективный договор и закрепляться внутренним нормативным актом фирмы.

Не включаются сведения о разных премиях или разных финансовых поощрениях. Награда должна выдаваться только по результатам работы, когда работник перевыполняет план или приносит другие преимущества фирме.

Наиболее значимыми для любого сотрудника являются ведомственные награды. При внесении награждения в трудовую книжку можно в будущем рассчитывать на более значимые звания или оформление статуса ветерана труда. Если человек желает получить от какого-либо Министерства почетную грамоту, то предварительно ему должна выноситься благодарность.

Когда вносится информация?

Сведения о награждениях в трудовую книжку вносятся только на основании специального официального документа. Он может быть представлен письмом или приказом. К правилам заполнения трудовой книжки относится:

запись делается ответственным лицом, являющимся работником отдела кадров;
для этого на руках у этого специалиста должен иметься документ, содержащий сведения о предоставлении награды работнику предприятия;
обычно сведения включаются в трудовую книжку уже после того, как сотрудник получит на руки грамоту или какой-либо значок;
в разных нормативных актах не указывается точный срок, в течение которого должны вноситься записи в книжку.

Стандартно данные включаются в документ в течение одной недели после предоставления награды сотруднику предприятия. Не следует затягивать с этим процессом, так как иначе сотрудник отдела кадров может просто забыть о своих обязанностях. В будущем это может стать причиной начала судебного разбирательства между работником и работодателем.

Основания

Сведения о награждениях в трудовую книжку включаются при наличии веских оснований. Для этого должны иметься официальные документы. К ним относится:

ходатайство, на основании которого выдвигается кандидат;
наградной лист, правильно заполненный должностным лицом, обладающим нужными полномочиями;
приказ руководителя фирмы;
письмо, полученное от вышестоящего органа.

Как только нужная документация будет получена работником кадровой службы, он вносит соответствующие сведения в личную документацию сотрудника, получившего награду.

Правила заполнения

Если сотрудник отдела кадров не знает о том, как указывать информацию в документации, то желательно воспользоваться образцами записей в трудовую книжку о награждении. Процедура заполнения документа считается простой. Для этого выполняются следующие действия:

в первой графе приводится порядковый номер записи о поощрении работника;
вторая графа предназначается для указания даты внесения сведений о награде;
в третьей графе приводятся достижения специалиста, за которые он получает поощрение, а также указывается, кто именно выдал награду;
четвертая графа содержит наименование и реквизиты документа, на основании которого было выдано награждение.

На самом деле любой сотрудник отдела кадров может разобраться в том, как заполнять награждения в трудовой книжке. В маленьких компаниях данная процедура выполняется непосредственным директором. Образец сведений о награждении в трудовой книжке можно изучить ниже.

Правила процедуры

Если вносятся данные о награждении в трудовую книжку, то ответственное лицо должно разбираться в правилах данного процесса. К ним относится:

если выдается награда непосредственным руководителем компании, в которой трудится гражданин, то приводится в третьей графе наименование предприятия;
если ответственное лицо совершает какие-либо ошибки, то недостоверная информация зачеркивается, а также такое исправление удостоверяется подписью руководителя;
если работник, которому принадлежит документ, выявит, что в нем содержатся неверные данные, то он может потребовать от руководителя фирмы исправления конкретных сведений.

Образец записи в трудовую книжку о награждении можно изучить ниже.

Зачем нужно указывать сведения в документе?

Информация о награждениях по закону должна приводиться в трудовой книжке. Для каждого работника это может принести определенные преимущества. Сюда относится возможность продвинуться по карьерной лестнице или в будущем найти хорошую и высокооплачиваемую работу.

Дополнительно наличие таких записей выступает в качестве признания заслуг человека во время реализации трудовой деятельности. Поэтому сотрудники обычно тщательно следят за тем, чтобы руководители компаний ответственно относились к своим обязанностям по заполнению книжки.

Что делать, если отсутствует место?

Заполнение трудовой книжки о награждениях является простым процессом. Но иногда специалисты кадровой службы сталкиваются с тем, что в документе просто отсутствует свободное место для внесения обязательной информации.

При таких условиях не разрешается приклеивать дополнительные листы или включать сведения о награде в строках, предназначенных для указания места работы. Поэтому заводится специальный вкладыш.

Указываются ли сведения о почетных грамотах?

Любой работник желает, чтобы его усилия были замечены работодателем, поэтому для него получение даже стандартной грамоты считается прекрасным способом поощрения. Но при этом возникает вопрос, заносился ли награждение грамотой в трудовую книжку. Почетная грамота представлена значимой наградой, поэтому в большинстве случаев она фиксируется в личной документации сотрудника.

Но при решении данного вопроса учитываются некоторые определяющие факторы. Перед заполнением трудовой книжки обязательно должен издаваться приказ руководителем. Именно на основании этого распоряжении вносятся в личную документацию работника какие-либо значимые сведения. Если грамота выдается без издания руководителем приказа, то сведения о таком документе не приводятся в трудовой книжке сотрудника.

Для многих работодателей почетная грамота не является значимой наградой, поэтому они не издают официального распоряжения. Поэтому для многих сотрудников и владельцев компаний данный вопрос является актуальным и спорным. Если работник желает, чтобы его трудовая книжка содержала данные о полученной грамоте, то ему придется самостоятельно обращаться к своему директору с просьбой издать официальный приказ.

Ответственность работодателя

Заполнение личной документации каждого работника считается специфическим и значимым процессом. Поэтому директор любой фирмы должен заботиться о правильном выполнении данного процесса. В ином случае он будет привлечен к административной ответственности. Наказание назначается в следующих ситуациях:

сведения в трудовой книжке являются недостоверными;
в установленные сроки работодатель не внес нужные данные в документацию, хоты был издан приказ;
вносится информация без официального распоряжения;
запись сделана некорректно.

Если нарушаются правила ведения трудовых книжек, то к ответственному лицу применяются следующие виды наказаний:

штраф в размере зарплаты специалиста за период от 1 до 2 месяцев;
исправительные работы на срок до одного года;
арест на срок до 3 месяцев.

Если вовсе нарушается порядок обращения с трудовыми книжками, то наказание назначается на основании ст. 5.27 КоАП. Организация в этом случае уплачивает штраф от 50 до 70 тыс. руб., а должностные лица уплачивают штраф от 10 до 20 тыс. руб., который может заменяться дисквалификацией на три года.

Именно поэтому назначенное ответственное лицо должно хорошо изучить образцы записей в трудовую книжку о награждении, чтобы не допустить существенные ошибки.

Последствия повторного нарушения

Если специалисты трудовой инспекции выявляют повторные нарушения со стороны руководителя фирмы, то они применяют к нарушителю более строгое наказание. На основании 2 и 3 ч. ст. 5.27 КоАП назначается для фирм штраф от 100 до 200 тыс. руб., а ИП уплачивают от 30 до 40 тыс. руб. Должностные лица дисквалифицируются на срок от 1 до 3 лет.

Поэтому даже неправильное заполнение трудовой книжки может стать причиной применения к фирме или частному предпринимателю жестких мер наказания. Это обусловлено тем, что данный документ является личной документацией сотрудника. На основании сведений, имеющихся в трудовой книжке, человек может рассчитать свою пенсию или оформить звание ветерана труда.

Если работник фирмы выясняет, что работодатель неправильно вносит сведения в его трудовую книжку, то он может написать заявление в трудовую инспекцию. При необходимости вовсе подается исковое заявление в суд для взыскания моральной компенсации.

Заключение

Трудовые книжки являются личными документами сотрудников. В них обязательно вносятся сведения о наградах. В качестве основания для создания любой записи выступают официальные документы, представленные постановлениями или приказами.

Если работодатель неправильно вносит данные в этот документ, то он привлекается к ответственности. Работник может обратиться за помощью в трудовую инспекцию или суд.

Каждому человеку важен стимул в его деятельности. Совсем не важно, чем занимается отдельно взятый гражданин – спортом, учебой, бизнесом, каждому важно получать от кого-то или от жизни, пусть маленькие, но поощрения. Это будет говорить о том, что весь сложный и тернистый путь преодолевается не зря. В работе точно также.

Если гражданин, то есть работник старателен, умеет грамотно распределить свое время и всегда на хорошем счету у работодателя, он непременно достоин поощрения. Такой метод применяется уже не первую сотню лет на различных предприятиях и мануфактурах. Не забывают о нем и сегодня.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Поощрения дают сразу два хороших результата: во-первых, старательный и трудолюбивый работник получает вознаграждение за время и силы, которые он потратил на производстве, и одновременно, другие сотрудники, увидев перед глазами подобный пример, будут стараться выполнять свои обязанности лучше. Так или иначе, поощрение – отличная мера, которая позволяет поднять производительность труда в одной отдельно взятой организации. Например, поощрение в трудовой книжке водителя повышает его уверенность на дороге.

Но что делать трудолюбивому работнику, находящемуся на хорошем счету у начальства в случае, если он решил сменить место работы? Как рассказать новому руководителю о своих заслугах? Ведь такая информация позволит увеличить степень доверия нового работодателя и сразу способствовать повышению заработной платы.

Для этого в Трудовом кодексе предусмотрена соответствующая норма, позволяющая отражать в трудовой книжке все заслуги отдельно взятого работника при их наличии. Какая именно – рассмотрим далее в статье.

Нормативно-правовые документы

В сфере трудовых взаимоотношений между стороной работника и, соответственно, работодателя, действует множество нормативно-правовых актов. Так, например, самый главный законодательный акт о труде, а именно, трудовой кодекс в своих статьях также упоминает возможность награждения сотрудника, а также вписание этого факта в трудовую книжку. Об этом говорится в статье 66, а именно в пункте четвертом.

В инструкциях о ведении и хранении трудовых книжек, утвержденных правительством нашей страны, также упоминается о возможности вписания данного факта в бланк трудовой. Об этом говорится в статье 1ой части четвертой.

На основании всех перечисленных актов очень легко представить, как именно вносить запись о поощрении в трудовую книжку.

Какие записи предусматривает трудовая книжка в части поощрения работников?

Поощрения в организации имеют разный вид. К ним относится:

вручение какого-либо ценного подарка;
объявление сотруднику благодарности по организации;
вручение сотруднику премии в денежной форме;
помещение на организационную доску почета или книгу почета соответственно.

Если говорить о наградах, которые могут быть присвоены работнику, то они также могут иметь различные виды. К ним относятся:

государственные награды;
почетные грамоты, дипломы и знаки;
поощрения в различной форме.

Конечно, это далеко не весь полный перечень и законодатель предполагает большее количество всевозможных наград работника за заслуги. Многие виды связаны с определенной деятельностью, которую производят работники.

Основываясь на вышеперечисленных видах поощрений, в зависимости от ситуации делается соответствующая запись в трудовую. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» или же «Награжден дипломом за вклад в развитие информационных технологий».

Как пример можно привести запись о награждении орденом: «Награжден орденом за заслуги перед отечеством 3 степени».

Что касается других видов наград и подарков, то уместно привести такой пример: «Награжден ценным подарком за активное участие в подготовке выставки. Также награды могут присутствовать и в записи в трудовой книжки о службе в армии.

Пошаговая инструкция в случаи награждений

Каждый кадровик должен знать, как вносить подобные сведения в трудовую книжку. Об этом написано как в инструкциях о хранении и ведении трудовых книжек, так и во внутренних инструкциях кадровиков.

Для того, чтобы повторить давно изученную информацию или узнать что-то новое мы еще раз напомним о том, как вносить сведения о награждении работника в его трудовой документ, содержащий информацию о стаже и местах работы.

Главное в вопросе правильно оформления – возможность осуществлять работу поэтапно – это гарантирует правильный результат по итогам внесения записи.

Первым делом кадровик должен поднять личное дело работника.
В нем должна быть найдена его трудовая книжка.
По организации должен быть вынесен приказ, в котором уже говорилось бы о том, что определенный работник или работники объявлены к награде.
Приказ должен быть обязательно передан для ознакомления работнику или работникам приставленным к наградам.
Далее, кадровик открывает в трудовой книжке раздел, посвященный сведениям о награждениях.
В первой графе ставится определенный порядковый номер, который соответствует арабской нумерации.
Во второй графе дается информация о дате, в соответствии с которой было принято решение о награждении и соответственно, вносилась запись в трудовую книжку.
В третьей графе дается информация о том, кем был награжден сотрудник. Как правило, это название соответствующей организации или подразделения внутри нее, в которой осуществляет деятельность работник.
В этом же третьем пункте с новой строки дается информация о награде, а также кратко описываются заслуги, которые способствовали ее выдаче. Примеры приведены в пункте выше.
Завершающий штрих – постановка номера приказа в четвертом столбце, в соответствии с которым делается запись. Пишется как номер приказа, так и дата его выхода. Затем ставится печать организации и подпись руководителя или его заместителя. На этом заполнение трудовой можно считать законченным.

Заполнять графы нужно только черной или синей ручкой и по возможности – разборчивым почерком.

При наличии дисциплинарных взысканий, запись о них вносится в соответствии с правилами, описанными тут.

На каком основании?

Основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждения, помимо факта самого награждения является приказ. Данный документ издается по организации в виде локально нормативного акта от имени руководителя или заместителя руководителя.

Приказ должен быть вывешен на общее место обозрения с целью ознакомления сотрудников с его содержанием.

Если работнику была выдана грамота, то ее текст также необходим для ведения записи в трудовой книжке. Текст грамоты сжато пересказывается в графе информации о награде.

Порядок действий при благодарностях

Благодарность – это выраженное в словесной форме «спасибо» работнику за его труд. Благодарность может превозноситься в форме грамоты, диплома, письма или памятного подарка. Как правило, благодарность оформляется на специальном бланке. Такое поощрение работника – целое событие и непременно должно найти свое отражение в трудовой книжке.

О том, как внести соответствующую запись в трудовую, мы расскажем ниже.

Сотрудник отдела кадров или работодатель должны выпустить приказ по организации о назначении благодарности конкретному сотруднику.
Далее поднимается личное дело работника, извлекается трудовая книжка.
В трудовой находим разворот, посвященный внесению сведений о награждениях работника.
Находим крайнюю левую колонку и в ней указываем порядковый номер, с учетом арабской нумерации. Если записей нет, то ставим цифру один, если записи есть, ставим следующую в числовом порядке, после предыдущей.
Затем, во второй колонке слева ставим дату, свидетельствующую о моменте выдачи благодарственного письма.
В третьей колонке пишем название организации, а затем пишем информацию о вручении благодарности. Выглядеть это должно примерно так: «ООО Одуванчик. Объявлена благодарность за помощь в оформлении ежегодной выставки талантов».
Теперь, пишем номер приказа в соответствии с которым награжден гражданин.
Ставим печать организации и подпись руководителя или заместителя.

В случае правильного оформления отправляем трудовую в личное дело работника.

Правовое основание

Запись о благодарности в трудовую книжку вносится на основании двух документов. Первое, это конечно само благодарственное письмо, которое подписано руководителем организации и передается работнику за его заслуги.

Второй документ, это приказ, имеющий свою установленную дату и номер.

Благодарственное письмо вручается много позже чем выходит приказ.

В приказе дается расшифровка заслуг работника, а также подробно описывается кому присваивается данная благодарность. Как правило приказ должен быть вывешен на всеобщее обозрение, например на стенде для того, чтобы сотрудники могли с ним ознакомится. На сновании приказа заполняется трудовая книжка, а также сама грамота или письмо.

Что дает благодарность в трудовой?

Запись о благодарности в трудовой дает определяющее значение. К сожалению, методика расчета стажа по трудовой книжке не учитывает благодарность, но поощрение, во-первых, она повышает престиж работника в глазах его руководителей. Работник обзавелся хорошей репутацией, ему будут доверять и другие сотрудники захотят соответствовать своему трудолюбивому коллеге.

Как делать другие записи о поощрениях работников?

Если работник был поощрен другим способом, нежели чем благодарность или награда, то об этом также стоит указать в трудовой книжке. Трудовая практика знает множество случаев, когда записи разного рода о награждениях были истолкованы в трудовой неверно.

Именно поэтому, для того, чтобы самостоятельно вносить новую запись в трудовую, нужно помнить ряд основных правил.

Далее, помните о дате. Она должна идти за следующей датой за днем издания приказа, без учета выходных.

Также не забывайте о том, что в информации о поощрении должна содержаться информация, касающаяся названия организации, вида награды и данных о том, за что конкретно она присвоена. Не забудьте указать дату и номер приказа. Только после того, как вы выполните все пункты данной статьи, запись, сделанная вами в трудовой будет считаться действительной.

Дополнительная информация на видео:

Если работник постоянно получает поощрения и, в принципе, очень трудолюбив, то наверняка страница, посвященная награждениям и иным поощрениям, может быстро подойти к концу. Что делать сотруднику отдела кадров в такой ситуации?

Ответить на этот вопрос проще простого.

о награждениях и поощрениях и поместить в трудовую, поставив на него печать организации и подпись руководителя.

После этого вы можете смело вносить новые записи различного рода о поощрениях на вновь распечатанные листы.

Вносится ли почетная грамота?

Почетная грамота является видом награды, поэтому при наличии определяющих факторов, должна упоминаться в трудовой книжке. Что же это за определяющие факторы? Дело в том, что перед тем, как внести в трудовую книжку какие либо данные о наградах, выносится приказ. Если приказ издан не был – информация о грамоте не является желательной для внесения в трудовую.

Многие работодатели не считают почетную грамоту наградой, поэтому, как следствие, приказов не издают.

Именно поэтому вопрос с почетной грамотой часто является спорным, но теперь вы точно знаете, как ответить на него правильно.

Штраф за внесение

Организацию могут оштрафовать в случае, если:

информация о поощрении не соответствует действительности;
информация не была внесена, несмотря на наличие приказа;
информация была внесена, несмотря на то, что приказа не был издано;
информация внесена некорректно.

Как правило, все эти случаи являются снованием для административного штрафа в отношении организации в целом. Штраф назначается в сумме от трехсот до пятисот рублей.

Заключение

Поощрения в организации – отличное подспорье для улучшения работоспособности.

Документальное оформления поощрений – вопрос скорее вторичный, нежели чем первичный, но к нему стоит относиться также очень внимательно, ведь трудовая книжка – это лицо ее обладателя, а главное, она показывает профессионализм сотрудников отдела кадров. О том, как правильно оформить запись при переименовании организации, можно узнать здесь

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

В трудовые книжки (ТК) работников вносятся не только данные о трудоустройстве и увольнении, но и об их достижениях и заслугах. Правила ведения такой документации определяет Трудовой кодекс РФ.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку

Возможность указания сведений о заработанных наградах в личных документах граждан предусмотрена ст. 191 ТК. Работодатель вправе поблагодарить сотрудника за выдающиеся заслуги, и это может быть как материальное поощрение, так и выраженное в виде грамоты, благодарственного письма и т.д.

Согласно ПП РФ № 225, в ТК вносятся следующие записи о поощрениях:

достигнутые успехи в сфере труда согласно ФЗ «О роли коллективов в управлении организациями»;
достижения в сельскохозяйственной сфере;
награды, почетные грамоты и благодарственные письма за определенные успехи, предусмотренные локальными актами конкретного предприятия;
государственные награды.

Независимо от типа достижения, о котором вносятся сведения, заполняться они должны с соблюдением правил ведения ТК. Вместе с прописываемыми данными в отдельной графе необходимо указывать реквизиты приказа, согласно которому производилось награждение работника.

Сведения о награждениях

Записи в ТК о награждении, как и о трудоустройстве или увольнении, вносятся сотрудниками кадровых служб. Чтобы возникли документальные основания для заполнения этих граф документа, руководству фирмы нужно издать распоряжение о представлении гражданина к награде и ознакомить сотрудника с содержанием.

Приказ составляется в свободной форме с соблюдением правил ведения официальной документации. В нем указывается:

полное наименование организации;
Ф. И. О. руководителя и работника, в отношении которого издается приказ;
описание достижения;
дата составления;
подписи.

На основании этого документа сотрудник кадрового отдела может приступать к заполнению трудовой книжки. Данные вносятся в таком порядке:

номер записи;
дата заполнения;
тип награды и краткое описание заслуг гражданина;
реквизиты приказа (дата издания и регистрационный номер).

Информация вноситься исключительно в письменной форме с помощью шариковых ручек синего или черного цвета.

Наличие опечаток и ошибок недопустимо. Если в процессе заполнения или позднее обнаружена неточность, то исправлений не делают. Сначала недостоверные пункты признаются недействительными, а потом вносится новая запись. Подробнее об этом написано здесь.

Образец записи о награждении в трудовой книжке:

Как отобразить другие поощрения

Описанный метод актуален и для других достижений. Благодарность с занесением в трудовую книжку, информация о полученной грамоте, подарке и другие виды поощрений – все это можно указывать в трудовой книжке.

ВНИМАНИЕ! Сведения подобного рода прописываются исключительно по инициативе работника. Если гражданин хочет, чтобы информация о полученной на работе награде присутствовала в его личных документах, он должен сообщить о желании руководителю.

Для чего вносить сведения о награждениях

Информация об успехах сотрудника, зафиксированная в официальном документе, повышает престиж гражданина и предоставляет некоторое преимущество в вопросе трудоустройства. Это поспособствует ускорению карьерного роста и увеличит шанс на получение вознаграждений: премий, отгулов и т.д.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Также фиксируются разные изменения и разная информация о взаимоотношениях с работодателем (всё это заверяется ответственным сотрудником в отделе по кадрам подписью).

Важно! Сами записи об увольнении должны быть подписаны исключительно только самим работником.

Если гражданин решил уволиться или перейти на более выгодное место в работе, тогда его трудовая книжка должна выдаваться лично ему.

Если устанавливаются новые трудовые действия с другой организацией, то трудовая книжка передаётся в отдел кадров данной организации.

Как же вносить определённые исправления в трудовую книжку

Для начала вы должны разобраться в том, что собираетесь делать:

изменять какие-либо данные;
дополнять какие-либо данные;
исправлять какие-либо данные.

Первый и второй вариант рассматривает действия в замене или в дополнения внесённых ранее в трудовую книжку верных сведений.

Третий вариант подразумевает замену сведений (как внесенных ранее, так и после), которые были ошибочными или неверными в трудовой книжке.

Правовые нормы, о которых нужно знать

Использование Трудового кодекса РФ для знания о необходимых формулировках, которые следует внести в трудовую книжку гражданина. Это может быть, например, увольнение работника, когда нужно знать соответствующую информацию.

Обыкновенная трудовая книжка состоит из 3-х пунктов:

Изменение данных о любом работнике

Важно знать! Когда ведётся трудовая книжка рабочего, нужно в срок и полностью фиксировать все необходимые данные о работнике. А эти данные, в свою очередь, последовательно излагаемая информация о личности.

Замена данных в полях о ФИО, дате рождения какого-либо работника

Внести изменение этих сведений в трудовую книжку можно ссылаясь на свидетельство о браке, свидетельства о рождении, расторжения брака, смене ФИО, сам паспорт гражданина РФ и тому подобное (упоминайте номер и дату какого-либо документа).
Вносятся изменения в основном на страницу номер 1 в самой трудовой книжки.

Как это делается

ФИО и дата рождения, которые были вписаны вначале, зачеркивается одной линией и сверху вписываются обновленные сведения.
Ссылки на документы, подтверждающие личность, вносимые во внутреннюю сторону обложки самой трудовой книжки и при этом заверяемые подписью ответственного лица и печатью.

Пример №1. Майорова Яна Валерьевна впервые устроилась на работу 22.05.2014 года и закрепила за собой трудовую книжку.15.08.2015 года она заключила брак и взяла фамилию своего мужа-Антропова.

Замена данных о месте работы

Неправильные данные о месте работы.
Ошибочное заполнение сведений о самой работе.

Как происходит поправка данных о работе

По месту самой работы, где была создана конкретная запись.
Самим работодателем в новом месте работы в основании зафиксированного документа вашего работодателя, совершившего ошибочное действие.

Все исправления должны полностью соответствовать документам, которые были ранее с внесенными записями.

Замена записей о приёме конкретного работника на данную работу

Могут допустить следующие ошибки: внести в трудовую книжку работника запись, которая в свою очередь неверна (о должности, конкретного подразделения и др.). Довольно часто встречались и такие случаи.

Какие ещё ошибки встречаются при заполнении в трудовой книжке

Может внестись одной строкой запись о названии организации работодателя.
Может внестись запись о приёме на работу сотрудника с указанием точной должности и подразделения, также одной строчкой.

Если произошла такая ситуация, как: внесение неправильной записи, что должна быть исправлена, но рабочий устроился на другое место работы.

Нужно сделать следующее:

После конечной зафиксированной записи нужно поставить будущий номер.
Сделать запись, которая удостоверяет недействительную запись с другим номером, при этом вноситься откорректированная запись.
Сопровождать все нужно с указанием на конкретную дату исправления, а не на ту дату, что указывалась в начале неправильной записи.
В четвертом столбце сделать ссылку на приказ, который вам нужен.

Замена записей при переводе соответствующего рабочего на другую работу или при увольнении.

Записи, которые считаются недействительными в таких случаях:

О переводе на работу лучше.
Об увольнении рабочего.
Незаконный перевод или увольнение самим работодателем, либо органами надзора и контролирования, также и судебной властью.

Важно! Если в трудовой книжке присутствует запись, которая была признана недействительной, сам работник имеет право избавиться от ненужной записи, которая портит его репутацию. Делается это с помощью письменного заявления, а также должна быть выдана копия трудовой книжки работника без данной записи.

В данном случае в трудовую книжку Воробьёва Леонида Г. нужно внести приведенные ниже записи:

Многие специалисты этой области считают, что эту фразу можно вносить и с индивидуальным порядковым номером записи в колонку с номером 1.

В выше представленной статье было рассказано об основных исправлениях в трудовой книжке какого-либо работника.

Читайте также: