Как вписать стаж в трудовую книжку

Опубликовано: 16.05.2024

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) <куда и кем>». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения;
в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Принятый недавно закон вступил в силу – он позволяет внести в электронную трудовую книжку информацию о работе до 2020 года. Но как будет подтверждаться стаж за периоды до 2002 года, пока неизвестно. И здесь у многих могут возникнуть вопросы.

Электронные трудовые книжки в 2021 году

С 1 января 2020 года Россия начала отказываться от одного из важнейших документов почти каждого гражданина – трудовой книжки. Бумажный документ, в котором фиксировались все данные о трудовой деятельности, приеме на работу и увольнении, а также о поощрениях и некоторые другие данные, стал необязательным.

На самом деле основная информация о том, когда и где работал гражданин, было известно Пенсионному фонду и раньше – с 2002 года в стране работает электронная система персонифицированного учета. Тем не менее, до 2020 года работодатели были обязаны вносить записи в трудовые книжки работников, хранить их и выдавать на руки в случае увольнения.

По сути, электронная трудовая книжка – это просто база данных с информацией о трудоустройстве, работе и увольнении работников, которую ведет Пенсионный фонд.

Но перейти только на такой формат государство побоялось. Поэтому начала прошлого года вступили в силу некоторые нововведения, и теперь для каждого работника доступен один из трех вариантов:

бумажная трудовая книжка осталась у тех работников, кто пожелал оставить ее в прежней форме, или вообще не сделал выбор в пользу одного варианта. Для таких работников работодатель ведет бумажный документ, и параллельно вносит все необходимые данные в систему Пенсионного фонда;
трудовая книжка в электронной форме по выбору гражданина будет вестись у тех, кто в течение 2020 года сделал такой выбор. Бумажный документ возвращается работнику, и работодатель его больше не ведет (а только вносит данные в систему ПФР);
исключительно в электронном виде трудовая книжка будет вестись у тех, кто впервые трудоустроился с 2021 года. Бумажного варианта у таких работников не будет в принципе.

Если работник выберет электронный формат трудовой книжки, он сможет в любой момент запросить выписку из базы данных со всей информацией о своей трудовой карьере. Получить документ можно через Госуслуги, электронный кабинет на сайте Пенсионного фонда России, в МФЦ или у работодателя. Такую выписку предоставляют бесплатно.

С 2021 года выбрать один из вариантов смогут те, кто по объективным причинам не смог этого сделать в 2020-м (например, болел или временно не работал). А если работник выбрал в 2020-м бумажную версию, а в 2021-м передумал, он может отказаться от бумажного варианта. Если же работник не написал заявление в 2020-м, ему ведут бумажную трудовую книжку, но при новом трудоустройстве у него останется только электронная (как «наказание» – за то, что не определился с выбором).

Кстати, бумажные трудовые книжки выбрали (или не сделали выбор вообще) около 60% работающих россиян. И для них Минтруд подготовил новшество – с 2023 года форма бумажных трудовых книжек будет новой. Как следует из нового проекта, работодатели будут обязаны вести этот документ на всех сотрудников, для которых данное место работы является основным. Кроме того, из текста документа следует, что работодатели все же будут заводить трудовые книжки для тех, кто начинает трудовую деятельность.

Как именно это будет работать – станет известно после того, как документ примут.

Как перенести стаж до 2020 и до 2002 года

Электронные трудовые книжки ввели в 2020 году, и стаж в них учитывается тоже только с 2020-го. При этом у Пенсионного фонда по всем работникам есть информация об их трудовой деятельности с 2002 года – когда произошел переход на систему персонифицированного учета. Но по умолчанию данные о периодах занятости с 2002 по 2019 годы в электронные трудовые книжки не вносятся.

Соответственно, даже если человек откажется от ведения бумажной трудовой книжки, ему придется ее хранить как минимум до пенсии – иначе он рискует потерять часть данных о стаже. Учитывая, что храниться документ будет уже не в сейфе работодателя, а дома, потерять его становится проще. И чтобы россияне не остались без части пенсий, недавно появилась процедура переноса информации из бумажных в электронные трудовые книжки.

На первый взгляд, работать это будет просто:

любой гражданин может обратиться в Пенсионный фонд с заявлением на включение в его индивидуальный лицевой счет информации о трудовой деятельности за периоды до 2020 года;
Пенсионный фонд сверяет информацию из трудовой книжки с тем, что есть в системе персонифицированного учета;
если информация расходится (например, в бумажной трудовой книжке есть информация о периоде работы, а в системе нет) – ПФР проведет дополнительную проверку.

В результате данные о периодах работы заявителя до 2020 года должны будут появиться в разделе «Сведения о трудовой деятельности».

Пока неизвестно, как и куда подавать такое заявление – но ранее заявлялось, что принимать их обяжут работодателей (и для передачи таких сведений ПФР даже подготовил специальную форму отчетности).

На данный момент в личном кабинете ПФР и на портале Госуслуги соответствующих разделов нет – там можно лишь заказать выписку из уже оформленной электронной трудовой книжки.

На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.

Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.

Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).

Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:

периоды стажа до 2001 года будут включаться точно так же, как и при назначении пенсий. То есть – с полноценной проверкой трудовой книжки на подлинность и запросом недостающих справок;
такие периоды вообще не внесут в электронные трудовые книжки, если к записям в бумажном документе будут вопросы;
такие периоды полностью перенесут из бумажной трудовой книжки, но «подозрительные» как-то дополнительно пометят (чтобы при назначении пенсии запросить справки).

Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.

Как именно будет обстоять дело на практике – пока неизвестно, закон вступил в силу только с 7 марта. Когда появятся первые отзывы и комментарии о процедуре переноса стажа, мы обязательно вернемся к этому вопросу.

Практически все серьезные предложения о работе содержат пункт: «Стаж работы не менее. » Далее следуют цифры, которые зависят только от фантазии работодателя или самомнения фирмы.

Еще стаж нужен, например, при получении ипотечного кредита. Банки не очень охотно дают займы гражданам, которые не могут подтвердить свою трудовую биографию. От стажа зависит и размер больничных, оплачиваемых Фондом социального страхования.

То есть прозаическая запись в трудовой книжке – вещь весьма полезная, а зачастую просто необходимая. Но где же ее взять тем, кто только начинает свой трудовой путь? Или человек решил сменить профессию, а без опыта его не берут на работу.

В условиях рыночной экономики эта проблема решается по-рыночному: стаж покупают.

Помог знакомый моего отца, владелец собственной фирмы. За три минуты в моей трудовой книжке появилась запись о приеме на работу в качестве заместителя главного бухгалтера. А потом и об увольнении. Была поставлена фирменная печать и подпись. То есть запись приобрела законные очертания. Буквально через неделю я получила очень заманчивое предложение о работе с приличным окладом».

Получить стаж так, как это сделала Елена, совсем несложно. В этом я убедилась на собственном опыте. Для начала оповестила друзей и родственников, что мне срочно нужна запись в трудовой. Мир не без добрых людей, среди дальних родственников нашелся человек, готовый помочь. Причем за довольно скромное вознаграждение – 100 долларов кадровику его фирмы.

Но у этого способа есть существенный недостаток: чиновники из Пенсионного фонда не узнали бы о славном начале моей трудовой биографии. Это мне совершенно не подходило, пришлось идти дальше.

– Торгуем. Сколько лет нужно? – Сразу стало ясно, дамочка свое дело знает.

– Мне немного, годика два, но стаж требуется бухгалтерский.

– Если вы рассчитываете на запись о том, что работали главбухом, то ничем помочь не смогу. Слишком ответственность большая. А вот рядовым бухгалтером – пожалуйста.

– Что вы, я человек маленький, на главного не претендую, согласна быть простым счетоводом.

– Идем. – Женщина решительно взяла меня за руку и потащила к эскалатору.

Фирма, где я якобы работала последние два года, находилась в огромном здании, бывшем НИИ. Обедневшие ученые сдали все мало-мальски приличные помещения всевозможным компаниям. И все равно коридоры поразили убогостью, а кабинет с табличкой «ООО “Высокие технологии”», куда мы вошли, – чрезвычайной запущенностью.

Директор «высокотехнологичной» фирмы попросил показать диплом, а потом заполнить тест на знание бухгалтерии, который оказался достаточно сложным. Столь серьезный подход меня поразил.

– Зачем вам это нужно? Вы же продаете липовый стаж!

– У нас серьезная (!) организация, и проблемы нам не нужны, – последовал ответ. – Вы будете оформлены и уволены официально. Причем стаж мы вам сделаем всего на 12 месяцев. Скажем, вы работали у нас с 1 июля прошлого года по 1 июля нынешнего.

– А как же Пенсионный фонд? Вы же должны были до 31 марта подать обо мне данные. Да и с зарплатой, которую вы мне «платили», неувязочка получается. Вы же не делали с нее никаких отчислений.

– Зачем вам эти тонкости? – Мой «бывший шеф» с подозрением посмотрел на меня и сразу сам себя успокоил: – Как я забыл, вы же бухгалтер, товарищ дотошный. Все очень просто. Я сегодня оформляю на вас документы. Естественно, задним числом. И сразу же отправляю в отпуск без содержания. А уже завтра мой бухгалтер заполнит на вас сведения для Пенсионного фонда и отнесет нашему куратору. Скажет, что просто «забыла» внести вас в основной список.

Директор, делая упор на словах «наш куратор», уверил, что проблем с фондом не возникнет. Предположив, что «наши» люди есть везде, о налоговиках я даже не заикнулась. Но шеф сам завел о них разговор:

– Налоговики только раз вычислили у нас «лишнего» человека. Но все обошлось. Зарплаты у «сотрудника» не было, следовательно, налогооблагаемой базы – тоже. Мой бухгалтер «скосила» под недоучку. Она якобы не знала, что на сотрудников, которым не начисляется зарплата, также следует подавать сведения в налоговую. Правда, пришлось писать объяснительное письмо. Но это уже мелочи.

Тест я благополучно сдала, мой диплом не вызвал подозрений, хотя изучали его очень тщательно. Видимо, предположили, что человек, покупающий стаж, мог таким же образом достать и корочку об образовании. После этого в моей новенькой, специально для этого случая купленной, трудовой книжке появилась долгожданная запись. За услугу с меня взяли 300 долларов. А напоследок директор предложил: «Если вы доплатите еще 50, мы готовы при необходимости дать вам положительные рекомендации».

– Это по поводу стажа, – чувствуя себя Штирлицем, прошептала я в трубку.

– Завтра в восемь вечера приходите по адресу. – быстро среагировали на другом конце провода.

На встрече, даже не поинтересовавшись, как я на нее вышла, предприимчивая чиновница сказала:

– Бухгалтерский стаж три года в реально действующей фирме будет стоить тысячу долларов.

– Очень дорого, – решила я поторговаться.

– Зато с гарантией. Ваши данные будут официально проведены через базу фонда. Получите «чистенький» стаж. Никто никогда не докопается до сути.

– Все равно дорого. – В своем стремлении сбавить цену я решила идти до конца.

– Хорошо, отдам за восемьсот, – согласилась «коммерсантка». – А на будущее я вам посоветую «зарабатывать» запись в трудовой так. Устройтесь через знакомых на работу, лучше в государственную контору. Договоритесь, что работу делает другой и получает за это вашу зарплату. Схема старая, еще советская, но безотказная. Правда, коммерческим фирмам часто за такую «услугу» надо еще ежемесячно доплачивать определенную сумму.

Помните анекдот: «Российские чиновники признаны самым продаваемым товаром года»? Это реальность. Небольшое исследование показало, что стажем торгуют не только в Пенсионном фонде, но и в МИДе. Цены колеблются от 200 до 1000 долларов. В зависимости от региона.

Если вы давно мечтаете жить и работать за границей, то без солидного опыта работы по специальности никак не обойтись. Впрочем, при возникновении сложностей не стоит расстраиваться. Фирмы, занимающиеся иммиграцией, через МИД оформляют не только загранпаспорта, но и официальную бумагу, подтверждающую наличие необходимого трудового стажа. «Проблем не возникает, – поделился информацией теперь уже мидовский служащий. – Наивным иностранцам не приходит в голову сомневаться в честности и компетентности высокого государственного органа».

В заключение хотелось бы отметить: купленный стаж не всегда соответствует тому, что вы хотели бы видеть в своей трудовой книжке. К тому же обычно «липу» продают липовые фирмы. Так что лучше все же зарабатывать настоящий стаж и опыт. Но если время не терпит – дерзайте.

П режде чем перейти к характеристике конкретных записей в трудовую книжку, отметим наиболее общие правила, которые установлены двумя уже известными вам нормативными правовыми актами - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее по тексту - «Правила») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее по тексту - «Инструкция»):

Все сведения вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Исключение составляет запись об увольнении - она вносится в день увольнения.
Все внесенные в трудовую книжку записи должны точно соответствовать тексту приказов (распоряжений).
Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Нельзя делать какие-либо сокращения при внесении сведений (например, нельзя указывать «пр. от 09.02.2010 № 017-лс» вместо «приказ от 09.02.2010 № 017-лс» или «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» вместо «пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Все записи вносятся на государственном языке Российской Федерации - русском. Однако в силу п. 6 Правил трудовая книжка может вестись и на двух языках - вторым в этом случае будет язык республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, на территории которой располагается организация-работодатель. Однако отметим, что в бланке трудовой книжки нового образца нет сведений о том, как вести записи на втором языке. Нет такого указания и в Правилах. Представляется, что записи на втором языке - республики - вносятся следом за записями на русском языке с использованием аналогичного способа оформления.
С каждой записью 1 , внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить работника под подпись в его личной карточке (унифицированная форма № Т-2), где эта запись дублируется. Форма самой личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Правила внесения в трудовую книжку сведений о работе

Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.

Какие сведения вносятся при приеме на работу?

При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку (представленную работником или оформленную тем же работодателем при приеме на работу сотрудника, для которого это основное место работы является первым) запись о приеме на работу.

При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности:

1. Сначала в 3-й графе раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без указания порядкового номера и даты записи) указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором, положением).

В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.

2. Под указанным выше заголовком в 1-й графе ставится от руки (далее все записи вносятся только от руки) порядковый номер вносимой записи. Например, если последний (предыдущий) номер записи об увольнении был «31», то при последующем приеме на работу присваивается очередной порядковый номер - «32».

3. Далее - во 2-й графе указывается дата приема на работу. Например, если работник принят на работу 12 февраля 2010 года, то в данной графе делается запись «12.02.2010»

4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования 2 , наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, и
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, отдельные выпуски которого ранее в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС, а общие положения были утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30.

Обратите внимание! При игнорировании этих правил у работника могут возникнуть трудности при назначении пенсии, в том числе в отношении зачета периода работы на должностях (по профессиям или специальностям), связанных с вредностью: сотрудники территориального отделения пенсионного фонда могут отказать работнику в зачете соответствующего периода в качестве льготного со ссылкой на то, что в списках должностей, специальностей и профессий, согласно которым предоставляют право на льготное начисление, данной должности (специальности или профессии) нет.

Кроме того, на практике важно понимать, какие наименования относятся к должностям, а какие - к профессиям. К сожалению, часто ответственные за ведение трудовых книжек лица не различают работу по должности и профессии и вносят, например, запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь - это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем». Для того чтобы точно определить, какое наименование правильно отнести к должности, а какое - к профессии, можно воспользоваться указанными выше справочниками, а также Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. Указанные документы помогут избежать ошибок не только при внесении записей в трудовые книжки, но и при заключении трудовых договоров с работниками, при издании приказов (распоряжений) о приеме на работу.

Другой распространенной на практике ошибкой, допускаемой при внесении записей в трудовые книжки, является неправильное употребление слов «принят» или «назначен». Дело в том, что назначение на должность может иметь место в строго определенных случаях, а именно - только в случае, когда это предусмотрено нормативными правовыми актами или уставом (положением) организации, например, руководители филиалов и представительств юридического лица. Во всех иных случаях указывать о назначении на должность неправомерно. Равным образом неверной является формулировка «зачислен на должность».

Кстати, если трудовая книжка принадлежит женщине, то соответствующие глаголы нужно писать в женском роде: «принята», «назначена».

При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:

срочного характера договора («Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность бухгалтера на срок с 01.02.2010 по 31.01.2011»);
условия о наличии испытательного срока («Принят на должность помощника руководителя с испытательным сроком три месяца») и т.п.

Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.

5. Наконец, в 4-й графе указывается наименование организационно-распорядительного документа, на основании которого в трудовую книжку внесена запись о приеме на работу - приказа (распоряжения) или иного решения работодателя - с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).

Семенова Е.М. принята в ООО «Нагатинская застава» на должность помощника руководителя, что отражено в приказе о приеме на работу от 11.02.2010 № 023-лс/п. Необходимо внести следующую запись в трудовую книжку Семеновой Е.М.:

Что делать с трудовой книжкой старого образца?

Что, если к вам на работу придет человек и принесет трудовую книжку по форме, которая была утверждена ранее той формы, которая применяется теперь? Ответ на этот вопрос вы найдете в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в п. 2 которого установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2004, а имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными и обмену на новые не подлежат.

Это значит, что трудовые книжки, оформленные на старых бланках 1973 г., признаются действительными при условии, что работник принят на первое основное место работы в период с 01.01.1975 до 01.01.2004. Если трудовая книжка вашего работника была заведена до 01.01.2004, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но уже на бланке 2004 г., в него в последующем и вносятся дальнейшие сведения о работе.

Однако внесение записи о приеме на работу - это лишь самое начало заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при работе в данной организации.

Какие сведения вносятся в период трудовой деятельности работника в организации?

В период с даты приема на работу до даты увольнения в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника может вноситься ряд записей. Рассмотрим их подробно.

1. Работнику в период работы в организации может быть присвоен новый разряд (класс или категория). Тогда на основании приказа (распоряжения) работодателя необходимо внести соответствующую запись в его трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции).

Евсеева Е.П. работает лаборантом пробирного анализа 3 разряда в ООО «Семейный врач». Приказом от 18.02.2010 № 043-а ей присвоен 4 разряд, о чем внесена следующая запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Евсеевой Е.П.:

Равным образом отмечается установление работнику второй и последующих профессии, специальности или иной квалификации с указанием соответствующих категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Слесарю по ремонту автомобилей 3 разряда Сергееву П.С., работающему в ЗАО «Автостан», установлена вторая профессия - испытатель двигателей с присвоением 6 разряда. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки это будет отражено следующим образом:

2. В трудовую книжку вносятся записи о переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя. Давайте разберемся, какие ситуации подразумеваются под таким переводом и как правильно внести записи в трудовую книжку. Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может иметь место в трех случаях:

а) при изменении трудовой функции работника (т.е. изменение должности, профессии, специальности с указанием квалификации; поручение иного вида работы). Например, переводом на другую работу у того же работодателя будет повышение работника в должности;

Юрисконсульта ОАО «Кипарис» Аркадьева В.В. повысили в должности, переведя на вакантную должность заместителя начальника юридического отдела. В трудовой книжке это отражается следующим образом:

б) при изменении структурного подразделения;

Бухгалтера отдела бухгалтерского учета и аудита ООО «Улисс» Суханову А.П. перевели в отдел труда и заработной платы на аналогичную должность.

в) при изменении одновременно и трудовой функции, и структурного подразделения.

Чинарева С.С. принята на работу в канцелярию ООО «Сарацин» на должность секретаря. В последующем она была переведена в отдел по работе с персоналом на должность инспектора.

Обратите внимание! Если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку работника о таком переводе не вносится.

Само по себе изменение заработной платы работника, изменение режима его труда, а равно перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если не изменяется трудовая функция работника, не считаются переводом и не требуют внесения изменений в трудовую книжку.

3. В случае изменения наименования компании в трудовую книжку работников необходимо внести соответствующую запись. Дело в том, что если ее не вносить, то получится парадоксальная ситуация - работник принят в одну организацию, а при внесении записи об увольнении будет проставлен оттиск печати организации уже с другим наименованием. Это позволит в последующем при оформлении пенсии засомневаться в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж, в результате чего от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов - справок с места работы, из государственного архива и т.п. Чтобы такие сомнения не возникли, важно правильно внести запись о переименовании организации в трудовые книжки всех работников в раздел «Сведения о работе»:

в 3-й графе делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Указанные сведения в данную графу могут быть внесены и путем проставления оттиска наборного штампа, содержащего соответствующий текст;
в 4-й графе указывается основание переименования - «приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

Подчеркнем, что само по себе изменение наименования организации не является причиной (основанием) для расторжения трудовых договоров с работниками, поэтому в такой ситуации вносить запись об увольнении нельзя!

Согласно решению общего собрания участников, оформленного протоколом от 10.02.2010 № 02, Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с 17.02.2010 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания «Премьер». Учитывая, что в организации работает более 1000 работников, отделом кадров заранее был заказан наборный штамп, с помощью которого в трудовые книжки работников вносилась соответствующая запись (см. образец на следующей странице).

Обратите внимание! Оттиск штампа, как и запись, внесенная вручную, должен полностью умещаться в 3-й графе раздела «Сведения о работе», не затрагивая 4-ю графу; в противном случае запись будет внесена некорректно.

При реорганизации организации (Гражданским кодексом РФ предусмотрено 5 форм реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), смене собственника ее имущества (например, в случае передачи имущества муниципального предприятия в государственную собственность) или изменении подведомственности/подчиненности организации (например, в отношении научно-исследовательского института, когда меняется ведомство, которому институт подчиняется) данные сведения также отражаются в трудовых книжках работников, если это влияет на наименование организации.

Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право не позднее трех месяцев с даты возникновения у него права собственности расторгнуть трудовые договоры только с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). С остальными работниками новый собственник по своей инициативе расторгнуть трудовые договоры не может.

В силу ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации или изменении подведомственности/подчиненности организации трудовые договоры с работниками не расторгаются.

Во всех перечисленных случаях может иметь место расторжение трудового договора в связи с отказом работников от продолжения работы (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Оставшимся же на работе сотрудникам в трудовые книжки вносятся записи, выполненные по аналогии с записью, вносимой в связи с переименованием организации (см. Пример 7).

4. Запись в трудовую книжку работника об изменении наименования должности (профессии) или структурного подразделения вносятся аналогичным образом. Основанием для внесения таких записей будет являться приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о соответствующем переименовании.

5. В трудовую книжку также вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Начальник юридического отдела ООО «Статус» Лапина Л.И. была направлена работодателем на повышение квалификации в Государственную академию профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы по программе «Эффективная работа юридической службы организации». По окончании обучения ей выдано свидетельство о повышении квалификации от 15.02.2010 № 290.

Вопрос стажа всегда волновал работающих людей. Ведь время – это невосполнимый ресурс, и от того, на что оно будет потрачено, напрямую зависит будущее. Думая о грядущей пенсии, работник, прежде всего, старается учитывать свой трудовой стаж, от которого будет зависеть время наступления и размер будущих пенсионных выплат. Соотносятся ли драгоценные месяцы и годы, посвященные обучению, с расчетом рабочего стажа, и как именно? Рассмотрим подробнее.

Какие бывают стажи

Трудовой стаж – это период времени, когда человек был трудоустроен или занимался общественно-полезной деятельностью, определенной законодательством. Документом, подтверждающим трудовой стаж человека, выступает обычно трудовая книжка. Если она утрачена, роль доказательства официальной занятости могут сыграть справки о начислении сотруднику заработной платы.

До реформы 2002 года было действительным понятие «общий трудовой стаж» – сумма всех периодов рабочей деятельности, упомянутых в законодательных актах, исключая перерывы. В то время к таким периодам относили и учебу на дневной форме вуза или специальных учебных заведений. В трудовую вносилась запись о периоде учебы.

С начала 2002 г. новый Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» заменил общий трудовой на термин «страховой стаж». Из самого определения понятен основной признак, по которому деятельность годится для стажа: нужно, чтобы во время занятости человека шли законные отчисления в ПФР (во времена СССР – взносы на госстрахование).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Не учитывается, были ли перерывы между занятостью: «непрерывный стаж» упразднен.

Иногда в специальной документации могут встречаться другие понятия стажа, влияющие на расчет различных начислений:

стаж государственной службы – работа в госорганизациях;
непрерывный стаж – понятие, ликвидированное 01.01.2007 г. Не учитывается при расчете начислений для пенсии и больничных. Может оказаться значимым только при сравнении со страховым стажем после года реформы (если непрерывный стаж превышает страховой, пенсию будут рассчитывать, основываясь именно на непрерывном);
специальный страховой стаж – работа, дающая право занятым на ней гражданам на досрочную пенсию.

Студенчество и стаж

Годы, которые человек посвящает обучению выбранной профессии, обучаясь в колледже, училище, вузе – это довольно длительные временные периоды, связанные с будущим трудоустройством прямо или косвенно. Войдут ли они в страховой стаж? Рассуждаем логически и не противореча закону.

Время учебы в каком бы то ни было учебном заведении не упомянуто в ст. 12 ФЗ № 400 «О страховых пенсиях» от 01.01.2015 г. Обучающийся гражданин не производит пенсионных отчислений, а это главный аргумент за отрицательный ответ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если студент до начала учебы работал и у него имеется трудовая книжка, в страховой стаж будет засчитано время работы, но не учебы. Когда после окончания учебного заведения он трудоустроится, стаж будет расти, ведь перерывы в нем не учитываются.

Единственное исключение

Закон включит учебу в вузе в страховой стаж только в двух случаях:

учебное заведение подведомственно Министерству обороны России;
вуз готовит будущих охранителей правопорядка (ведомство МВД).

Студенты этих вузов приравниваются к призывникам-военным, а эта деятельность, как говорит ст.10 ФЗ «О Пенсиях в РФ», входит в трудовой стаж.

Если сотрудник учился во времена СССР

У большого количества людей, готовящихся получить пенсию, время обучения закончилось до 1991 г., когда действовало понятие общего трудового стажа, в который засчитывалось и пребывание в учебных заведениях.

Тем не менее, ст. 10 ФЗ от 17.12.2001 г. исключает это время из стажа, даже если пенсию такому гражданину начислили еще до реформы.

Подработка во время учебы

Студент в процессе обучения может официально трудоустроиться:

заключив трудовой договор «срочника» (например, в каникулярные месяцы);
выполняя по трудовому договору надомную работу;
выбрав удаленное сотрудничество, оформленное официально.

Так как, работая, он также будет производить пенсионные взносы, соответственно, эти периоды пойдут в его стаж.

Школьник вправе начать копить на пенсию

По законам РФ, получив паспорт в 14 лет, школьник может официально трудоустраиваться. Работая в столь юном возрасте, гражданин РФ уже накапливает на своем счете средства для будущей пенсии, наращивая свой страховой стаж.

Учеба во время работы – а как же стаж?

Не так уж редко работающие граждане проходят обучение без отрыва от службы. Естественно, у обучающихся сотрудников возникает вопрос: как соотносится время, потраченное на учебу, с трудовым стажем, ведь в это время они не работают?

Ст. 173 ТК РФ гарантирует сотрудникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно, дополнительные учебные отпуска, за которые продолжает идти оплата в размере среднего заработка. Поскольку заработная плата сохранена, вовремя проходят и положенные ПФР-взносы. Таким образом, учебный отпуск, в который уходит сотрудник, как и все виды оплачиваемых отпусков, будет засчитан в страховой стаж.

Учеба и специальный трудовой стаж

Когда человек трудится в усложненных условиях и/или на суровых территориях, таких, как Крайний Север, его трудовой стаж рассчитывают по особой, льготной схеме – со специальным коэффициентом. Поэтому сотрудник получает возможность уйти на заслуженный отдых до обычного срока.

Если во время учебы одновременно с работой сотрудник выполнял свои трудовые обязанности в опасных и вредных условиях либо на оговоренных территориях, к нему применим порядок вычисления специального льготного стажа. Подтвердить эти условия может наличие в трудовой книжке соответствующей записи.

Когда еще, обучаясь, можно не терять стаж?

В жизни сотрудников бывают разные по длительности моменты, когда они по факту не выполняют свою трудовую функцию, но стаж не прерывается. Естественно, стаж продолжит увеличиваться, если в такой особый период человек еще и обучается. По закону, страховой стаж продолжает идти, если сотрудник занят:

военной службой или сотрудничеством с МВД;
поправлением здоровья (с официальным листком нетрудоспособности);
своим малышом до 1,5-летнего возраста;
присмотром за инвалидом 1 группы (в том числе и ребенком), пожилым родственником (после 80 лет);
нахождением в пути для трудоустройства в другой местности, если направление получено от службы занятости;
общественными работами;
отбытием заключения;
доказательством необоснованности привлечения к уголовной ответственности.

ВАЖНО! Перечисленные периоды включаются в страховой стаж, если перед этими событиями или сразу после них человек был трудоустроен и отчислял взносы ПФР.

Подведем итог

Период обучения войдет в трудовой стаж, если одновременно с учебой человек был официально трудоустроен и производил отчисления со своей заработной платы в ПФР. Единственным исключением является обучение в подведомственных учебных учреждениях.

Читайте также: