Какая форма работы с документами подходит для организаций деятельность которых требует особенно

Опубликовано: 25.04.2024

Вопрос: Какое название имела документационная наука, возникшая в конце XIX в.
[+] книго-архиво-музееведение;
[-] библиотеко-библиографо-архивоведение;
[-] документалистика.

Вопрос: Достижения какой науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической силы документам?
[-] теории управления;
[+] правоведения;
[-] менеджмента.

Вопрос: Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?
[-] вещественность;
[+] атрибутивность;
[-] структурность.

Вопрос: Что относится к признакам документа:
[-] функциональность информации;
[-] тождественность самому себе;
[+] завершенность сообщения.

Вопрос: Какая функция относится к общим функциям документа?
[-] общекультурная;
[+] информационная;
[-] правовая.

Вопрос: Какая функция относится к специальным функциям документа?
[-] упорядочивающая;
[+] управленческая;
[-] информационная.

Вопрос: Какое правило используется в системе кодирования информации?
[-] чем длиннее код, тем короче слово;
[-] чем короче звуки, тем короче язык;
[+] чем короче код, тем длиннее текст.

Вопрос: Пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами
[-] кипу;
[+] вампумы;
[-] биржа.

Вопрос: Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени
[-] письменность;
[+] письмо;
[-] система письма.

Вопрос: Запись, осуществляемая путем нагревания носителя записи
[-] электро-фотографическая;
[-] магнитная;
[+] механическая.

Вопрос: Как должно происходить деление документов?
[-] на роды, подвиды, подроды, разновидности;
[+] на роды, виды, подвиды, разновидности;
[-] на виды, подвиды, разновидности, роды.

Вопрос: Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения
[-] неопубликованный;
[+] непубликуемый;
[-] непериодический.

Вопрос: Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки
[-] вторичный;
[-] визуальный;
[+] копия.

Вопрос: В раздел общие положения документа входят
[+] цели и задачи
[-] формы и методы управления
[-] конкретные обязанности

Вопрос: На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа
[-] Уставе
[-] должностной инструкции
[+] письме

Вопрос: Гриф утверждения ставится
[+] в верхнем правом углу
[-] в нижнем правом углу
[-] в нижнем левом углу

Вопрос: К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят
[+] инструкция по делопроизводству
[-] квалификационный справочник должностей
[-] табель унифицированных форм документов

Вопрос: Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем
[-] постановление
[-] решение
[+] распоряжение

Вопрос: Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим
[-] больше на два реквизита
[+] больше на один реквизит
[-] меньше на два реквизита

Вопрос: В обработку входящего документа этот этап не входит
[-] рассмотрение
[-] вскрытие конвертов
[+] согласование

Вопрос: Последний этап работы с документами называется
[-] сдачей в музей
[+] сдачей в архив
[-] опубликование во всех российских газетах

Вопрос: Внутреннее согласование называется
[+] виза
[-] отметка о заверении
[-] утверждение

Вопрос: Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации
[-] централизованная
[-] смешанная
[+] децентрализованная

Вопрос: Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия
[+] устав
[-] инструкция
[-] положение

Вопрос: К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят
[+] инструкцию по делопроизводству
[-] основные правила работы архивов организаций
[-] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

Вопрос: К внутреннему документообороту относят
[-] официальные письма
[-] внешние докладные записки, справки
[+] приказы, распоряжения организации

Область применения: 2 курс рубежный контроль знаний.

Форма задания: закрытая

Тип сложности : средней трудности

Ограничение по времени: для теста 40 минут.

Алгоритм предъявления заданий: случайный

Способ оценивания: оценка

Расчёт итогового результата: без учёта трудности

Режим контроля: жёсткий контроль

86% - 100% - 5 «отлично»;

76% - 85% - 4 «хорошо»;

61% - 75% - 3 «удовлетворительно»;

0% - 60% - 2 «неудовлетворительно».

Студенту предъявлять– 50 заданий.

К каждому вопросу дается несколько вариантов ответа, один из которых верный.

Тест охватывает темы:

Тема 1.1.1. « Основные свойства документов и их функции».

Тема 1.4. « Формуляр-образец, реквизиты и бланки».

Тема 1.5. « Организационно-распорядительные документы (ОРД) ».

Тема 1.6. «Справочно-информационные документы».

Тема 1.7. «Организация кадрового делопроизводства».

Тема 2.1. «Служба документационного обеспечения управления».

1. В раздел общие положения документа входят:

а) цели и задачи;
б) формы и методы управления;
в) конкретные обязанности.

2. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:

а) уставе
б) должностной инструкции
в) письме

3. Гриф утверждения ставится:

а) в верхнем правом углу

б) в нижнем правом углу
в) в нижнем левом углу

4. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:

а) инструкция по делопроизводству

б) квалификационный справочник должностей
в) табель унифицированных форм документов

5. Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем:

а) постановление
б) решение
в) распоряжение

6. Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим:

а) больше на два реквизита
б) больше на один реквизит

в) меньше на два реквизита

7. В обработку входящего документа этот этап не входит:

а) рассмотрение
б)вскрытие конвертов
в)согласование

8. Последний этап работы с документами называется:

а) сдачей в музей
б) сдачей в архив

в) опубликование во всех российских газетах

9. Внутреннее согласование называется:

б) отметка о заверении
в) утверждение

10. Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации:

а) централизованная
б) смешанная
в) децентрализованная

11. Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия:

б) инструкция
в) положение

12. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:

а) инструкцию по делопроизводству

б) основные правила работы архивов организаций
в) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

13. К внутреннему документообороту относят:

а) официальные письма
б) внешние докладные записки, справки
в) приказы, распоряжения организации

14. Служба ДОУ может быть представлена:

а) экспедицией
б) общим отделом

в) машинописным бюро

15. С какого момента распорядительный документ вступает в силу:

а) с момента создания
б) с момента подписания

в) с момента утверждения

16. Реквизит – это

а) способ создания документа
б) материальный объект с информацией
в) обязательный элемент оформления официального документа

17. Какой реквизит располагается в левом нижнем углу:

а) гриф утверждения
б) виза

в) гриф ограничения

18. К группе входящих документов можно отнести:

а) деловые письма

б) организационные документы
в) приказы организации

19. Что представляет циркулярное письмо:

а) информация одного содержания предназначена для большого количества адресатов

б) информация одного содержания предназначена для одного адресата
в) информация разного содержания предназначена для большого количества адресатов

20. На каком документе нет грифа утверждения:

б) положении
в) уставе

21. Сколько адресатов может содержать один документ:

б) шесть
в) два

22. Комплекс документов, регулирующих деятельность организаций:

а) распорядительные документы

б) организационные документы
в) информационно-справочные документы

23. К категориям технических исполнителей службы ДОУ относят:

а) редактора
б) документоведа
в) делопроизводителя

24. Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников организации:

а) должностная инструкция
б) штатное расписание

25. Документ не бывает без:

а) паспортных данных составителя
б) государственных реквизитов
в) видеосопровождения

26. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет:

а) работник отдела кадров

б) работник службы ДОУ

в) руководитель организации

27. Какие документы минуют стадию проекта:

а) докладные записки

б) приказы
в) справки

28. Текущий контроль осуществляется:

а) в начале исполнения документов
б) в конце исполнения документов
в) в течение всего периода исполнения документов

29. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:

б) должностной инструкции

30. Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины:

а) объяснительная записка

б) докладная записка
в) служебная записка

31. Совокупность документов, связанных между собой называется:

б) дело
в) документирование

32. Какие вопросы рассматриваются в распоряжении:

а) наиболее важные вопросы деятельности организации
б) вопросы, связанные с выполнением приказов
в) оперативные вопросы деятельности

33. К категориям специалистов службы ДОУ относят:
а) делопроизводителя
б) корректора
в)стенографистку

34. Предварительное рассмотрение документов включает:

а) распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения

б) проверку правильности адресования
в) согласование документа

35. Один из государственных реквизитов:

б) рекламация
в) резорбция

36. Какую информацию содержит раздел Устава «Общие положения:

а) структура организации
б) права и обязанности должностных лиц
в) цели и задачи организации

37. Каким органом издается решение:

б) зависит от организационно-правовой формы
в) единолично руководителем

38. Выбор формы организации работы с документами зависит от:

а) структуры организации
б) объема документооборота
в) организационно-правовой формы

39. Какие из перечисленных документов относятся к организационным:
а) письмо, положение
б) устав, инструкция
в) устав, указ

40. Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации:

б) должностная инструкция

41. Документ – это

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
б) носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
в) информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

41.Подлинник документа – это

а) первый или единственный экземпляр документа.
б) экземпляр документа, с которого снята копия.

в) второй экземпляр документа

42. Юридическая сила документа – это

а) особенности внешнего оформления документа.
б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

42. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
а) да.
б) да, по соглашению сторон информационного обмена.
в) нет.

43. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

а) гриф утверждения.
б) печать.
в) отметка о заверении копии.
г) виза согласования.
д) подпись.

44. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

а) открытое акционерное общество.
б) (ОАО «Сибнефть»).
в) филиал в городе Ханты-Мансийске.
г) «Нефтяная компания “Сибнефть”».

45. Какие реквизиты включаются в бланк письма?

а) место составления или издания документа.
б) заголовок к тексту.
в) наименование организации.
г) товарный знак (знак обслуживания).
д) наименование вида документа.
е) адресат.
ё) справочные данные об организации.

46. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?

а) на подлиннике, отправляемом адресату.
б) на копии, помещаемой в дело организации.

47. Какой реквизит оформлен неправильно?

а) наименование организации-автора.
б) справочные данные об организации.
в) дата документа.
г) регистрационный номер документа.

48. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

49. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?

Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма- это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

Децентрализованная формаорганизации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также и в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.

Смешанная формаорганизации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.7.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:

Секретариат- структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:

ü предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

ü подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

ü организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

ü бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).

Инспекция при министревыполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

ü прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

ü доставку документов в структурные подразделения;

ü обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

ü количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов(сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:

ü регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

ü формирование и ведение справочно-информационного массива;

ü контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов

Группа контроля(бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет:

ü контроль за сроками исполнения документов;

ü контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Отдел (бюро) по работе с обращениями граждансоздается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Он выполняет следующие функции:

ü контроль за сроками исполнения;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;

ü подготовку и передачу документов в архив организации.

Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. В его задачи входит:

ü перепечатка документов с черновиков;

ü считка и правка текстов документов;

ü учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюроспециализируется на размножении документов. Его задачи:

ü тиражирование текстов документов;

ü подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архивявляется структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства). Основные функции архива:

ü прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

ü учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

ü контроль за соблюдением правил формирования, хранения и и пользования дел в структурных подразделениях;

ü подготовка дел к передаче на государственное хранение.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа):

· по приему и обработке поступающих и отправляемых документов;

· по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов;

· по работе с обращениями граждан;

· по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр);

Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой - за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Независимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольный отдел (группа)- создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

ü подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

ü анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

ü организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

ü прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Группа писем(бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) осуществляет:

ü прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

ü подготовку обращений к рассмотрению руководством;

ü контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;

ü извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

ü формирование и хранение дел с документами по обращениям;

ü анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

ü организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. 1[9]

Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

1 марта 2021 года вступили в силу изменения в Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ). Введено новое понятие "персональные данные, разрешенные для распространения". Речь идет о распространении персональных данных неограниченному кругу лиц. Этот новый термин, по сути, пришел на смену прежнему – "общедоступные персональные данные". Судя по пояснительной записке к законопроекту, главная цель поправок – ограничить неконтролируемое использование персданных, размещенных на сайтах и в других открытых источниках. Получив персональные данные, оператор не вправе распространять их, как это было раньше. В связи с этим для обработки персональных данных, разрешенных для распространения, нужно получать отдельное согласие лица, предоставившего такие данные. Далее по тексту под оператором персональных данных (также далее – оператор, оператор персданных) будет подразумеваться лицо, которое обрабатывает персональные данные. Под субъектом персональных данных (далее – субъект персданных, гражданин) понимается физическое лицо, к которому прямо или косвенно относятся персональные данные, обрабатываемые оператором.

Рассмотрим новые правила работы с персданными подробнее.

Для распространения данных нужно получить новое согласие

Прежде оператор персональных данных мог обрабатывать и распространять (публиковать или передавать третьим лицам) персональные данные физлица-работника, получив от него только один документ – письменное согласие на обработку его персданных. Теперь этого недостаточно. Если оператор хочет распространять данные (например, разместить их на сайте компании), ему придется получить не только согласие на обработку, но и новый документ – согласие на распространение персональных данных (далее – согласие на распространение). Этому посвящена новая статья 10.1 Закона о персональных данных № 152-ФЗ.

Если физлицо подписало согласие на обработку персональных данных, но не дало своего согласия на их распространение, оператор может их обрабатывать (хранить, уточнять, использовать и т. д.), но не имеет права передавать их кому-либо еще (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Это не касается передачи персональных данных государственным структурам, то есть военкомату, ФНС, ФСС, полиции, следственным органам и т. д. Персональные данные физического лица можно передавать им без его согласия (п. 2 – 11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Молчание или бездействие субъекта персданных ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на распространение его персональных данных (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Согласие на распространение может быть предоставлено оператору персональных данных (п. 6 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ):

например, непосредственно на бумаге с личной подписью (это можно сделать уже сейчас);
через информационную систему Роскомнадзора (эта возможность будет реализована только с 1 июля 2021 года).

Уведомлять Роскомнадзор о намерении начать обработку персональных данных, разрешенных для распространения, не нужно (пп. 4 п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Содержание согласия на распространение персональных данных

Требования к содержанию нового согласия на распространение персональных данных устанавливаются Роскомнадзором (п. 9 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). На данный момент документ еще не утвержден, он находится на этапе общественного обсуждения, а текст проекта доступен на портале проектов нормативных актов.

Из текста проекта следует, что новое согласие на распространение персданных должно содержать:

Ф. И. О. субъекта персональных данных;
контактную информацию субъекта персональных данных (телефон, электронная почта или почтовый адрес);
наименование или Ф. И. О. и адрес оператора, получающего согласие;
цель обработки персональных данных;
категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие или обработка которых запрещена;
условия разрешения и запрета обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие;
сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых они будут предоставлены неограниченному кругу лиц (например, адрес сайта).

Субъект персональных данных наделен правом самостоятельно выбирать, какие именно персональные данные и на каких условиях может распространять оператор, получивший к ним доступ. Это правило закреплено в п. 9 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Например, он может разрешить опубликовать только его фото и Ф. И. О., а дату рождения запретить публиковать. Либо он может разрешить передачу персональных данных третьим лицам, но только при условии, что они являются сотрудниками той же компании, в которой работает он сам.

Установленные субъектом персональных данных запреты и условия их обработки не действуют, когда их обработка осуществляется в государственных, общественных или иных публичных интересах (п. 11 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Например, несмотря на запрет, оператор может передать персональные данные в налоговую, ПФР, военкомат, полицию, следственный комитет и т. д.

Если в согласии прямо не указано, что субъект персональных данных не установил запреты и условия обработки персданных, их не следует передавать неограниченному кругу лиц (ч. 5 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Нельзя распространять общедоступные персональные данные без согласия

Если субъект персональных данных самостоятельно разместил в общедоступном месте (например, в соцсетях) свои персональные данные, взять их оттуда для дальнейшей обработки и распространения не получится. Дело в том, что теперь это прямо запрещено законом. Каждое лицо, обрабатывающее или распространяющее размещенные самим субъектом персональные данные, должно доказать законность их обработки. Таким образом, даже в этом случае понадобится письменное согласие субъекта персданных на обработку и/или распространение его персональных данных (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Раньше такие персональные данные считались общедоступными, не нужно было получать дополнительное согласие на их распространение.

Третьи лица должны быть оповещены о запретах и условиях обработки персональных данных

Получив согласие на распространение персональных данных, содержащее условия или запреты на их обработку, оператор должен опубликовать информацию о таких условиях или запретах. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней (п. 10 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Где именно должна быть опубликована такая информация, в законе не уточняется, однако логично предположить, что она должна быть доступна в том же месте, где опубликованы персональные данные (например, на той же веб-странице, на которой размещены фото и Ф. И. О. гражданина).

Субъект может отозвать согласие на распространение персональных данных

Оператор персональных данных обязан прекратить распространение (передачу, предоставление, доступ) персональных данных по требованию субъекта персданных. Для этого гражданин должен написать заявление об отзыве согласия на их распространение. В таком заявлении должны быть указаны (п. 12 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ):

Ф. И. О.;
контакты (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес);
перечень персональных данных, обработка которых должна быть прекращена.

Прекратить распространение нужно в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. В противном случае субъект персональных данных вправе обратиться в суд с этим же требованием (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Работодателям придется соблюдать новые правила в полном объеме

Все перечисленные выше новые правила обработки персональных данных полностью распространяются на процесс обработки персональных данных работников работодателями. Это означает, что для распространения персональных данных работников (например, для размещения их на сайте работодателя) при приеме на работу или после заключения трудового договора придется брать с работника дополнительное согласие на распространение его персональных данных. В противном случае персональные данные работника можно будет передать только при наличии условий, когда согласие работника на их передачу не требуется. Подробнее об этом читайте здесь.

Что касается передачи персональных данных работника в банк с целью оформления зарплатной карты, полагаем, что передавать такие сведения в банк без согласия работника можно только в исключительных случаях, а именно:

когда договор заключается непосредственно между банком и работником;
когда у работодателя есть доверенность на представление интересов работника в банке;
когда выплата зарплат на банковскую карту работника предусмотрена коллективным договором.

Об этом мы писали здесь. Но даже в перечисленных случаях во избежание возможных разногласий рекомендуется получить предварительное согласие работника на распространение его персональных данных.

Нужно ли переоформлять согласие на обработку персональных данных, полученное до 1 марта 2021 года?

В законе нет норм, которые обязывали бы операторов персданных переоформлять полученные ранее согласия на обработку их персональных данных, оформленных по старым правилам. Но рекомендуется это сделать во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов. Если нужно передать персональные данные другим лицам или опубликовать их в открытом доступе, целесообразно оформить согласие на их распространение с учетом перечисленных выше правил. Сделать это следует еще и потому, что с 27 марта 2021 года вдвое увеличены штрафы за нарушение законодательства о защите персональных данных. Подробнее об этом читайте здесь.

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные.

Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию.

Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

1. Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, которая представляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного исследования.

2. Важное значение при проведении исследований приобретает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики организационного проектирования.

3. Системная концепция предполагает комплексное проектирование систем управления, включающее выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, проектирование технологии подготовки управленческих решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.

1. В чем сущность методологии исследования систем управления?

2. В чем сущность общей концепции исследования систем управления?

3. Какое значение для анализа и проектирования организации имеет общая концепция.

4. Назовите и поясните основные этапы общей концепции.

5. Какое значение для проведения исследований имеют такие характеристики процесса управления, как, цели организации, функции управления, управленческие решения, организационная структура.

Читайте также: