Какие документы начальнику департамента обучения передаются

Опубликовано: 15.05.2024

Учебой работников занимается отдел кадров. Но если компания намерена исключить стоимость обучения из налогооблагаемых доходов, бухгалтеру придется взять все бумажные дела под контроль. Скоординировать работу двух отделов поможет пошаговая инструкция. Скопируйте ее и отдайте кадровикам.

Профподготовка, переподготовка, повышение квалификации в образовательных учреждениях

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

2. Подготовьте приказ. Его подписывает директор. В нем нужно перечислить причины, по которым сотрудник направляется на учебу (в связи с какой производственной необходимостью), например: обновление теоретических и практических знаний по специальности, которые позволят освоить современные методы решения профессиональных задач.

3. Подпишите договор с образовательным учреждением. Его заключает именно организация, а не сотрудник. В договоре должны быть указаны:

— услуга, которую оказывает учебное заведение (вид образовательной услуги — профподготовка, переподготовка или повышение квалификации);
— цена;
— срок обучения.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— специальность (квалификация, профессиональный навык и пр.), которую получит сотрудник после обучения;
— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. Снимите копию с трудовой книжки сотрудника. Это будет подтверждением, что работник — штатный.

7. По окончании обучения заберите у сотрудника «первичку». А именно:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия;
— акт об оказанных услугах;
— счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое);
— проездные документы и гостиничный счет (когда обучение проводится в другом городе).

8. Скопируйте документ об образовании. Это может быть сертификат, свидетельство, аттестат и т. п. Нужны те страницы, на которых указаны название учебного заведения, данные работника и полученная специальность.

9. Издайте приказ. В нем укажите новую должность или новые обязанности работника. Или в письменной форме вынесите благодарность за повышение производительности труда.

Консультационные семинары

1. Подпишите договор с обучающей компанией. В нем нужно уточнить, что организатор семинара обязуется оказать именно консультационные услуги — по тематике, связанной с производственной деятельностью фирмы.

2. Соберите «первичку»:

— акт об оказанных услугах (формулировка — консультационные услуги) с печатью и подписями ответственных лиц;
— отчет организатора семинара с подробным описанием оказанных услуг: количество и тематика рассмотренных вопросов и т. п.;
— счет-фактуру (запись должна соответствовать акту);
— билеты и гостиничный счет (если обучение проходило в другом городе).

Обучение в компании

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

2. Подготовьте приказ о направлении на учебу для каждого сотрудника. В документе напишите, почему появилась необходимость в переподготовке (внедрение новых технологий и т. д.). Приказ отдайте на подпись директору.

3. Заключите договор с преподавателем. Для этого подпишите контракт с учебным заведением или с приглашенным специалистом. Если же наставник назначен из сотрудников компании и преподавательскую деятельность ему оплачивают отдельно, то составьте с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

4. Оформите ученический договор с сотрудником. Это необходимо, если работник обучается без отрыва от производства. Такая бумага пригодится, чтобы обезопасить компанию от утечки кадров. В договоре:

— укажите профессию, специальность, квалификацию, которую приобретет работник;
— четко сформулируйте обязанности сторон (администрация компании дает возможность обучения, а сотрудник обязан пройти все этапы);
— установите срок, в течение которого ученик должен проработать в компании после обучения;
— зафиксируйте срок обучения;
— пропишите размер стипендии сотруднику на этот период.

Высшее или среднее специальное образование

1. Составьте ежегодный план обучения работников. В нем нужно указать, кого, когда и зачем (в связи с какой производственной необходимостью) направляют на занятия. План подписывает директор.

2. Подготовьте приказ руководителя. Такую бумагу придется составить по каждому сотруднику. В ней укажите форму обучения (вечерняя, заочная и др.).

3. Заключите договор с учебным заведением. Договор заключается от имени компании.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— квалификация, которую приобретет сотрудник;
— специальность, что будет присвоена работнику после обучения;
— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. После окончания обучения скопируйте диплом сотрудника. Понадобятся те страницы, на которых указаны название обучающей организации, личные данные и название специальности.

7. Заберите у работника «первичку»:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия;
— акт об оказании услуг учебным учреждением;
— счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое).

от 20 марта 2008 года N 267-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ НАЧАЛЬНИКУ ДЕПАРТАМЕНТА ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

В соответствии с Положением о порядке разработки и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, утвержденным постановлением Главы города от 30 ноября 2007 года N 328:

1. Утвердить прилагаемую должностную инструкцию начальнику департамента образования Администрации города.

2. Настоящее распоряжение вступает в силу с 3 марта 2008 года.

Утверждена
распоряжением Администрации
города Салехарда
от 20 марта 2008 года N 267-р

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКУ ДЕПАРТАМЕНТА ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Общие положения

1.1. Начальник департамента образования Администрации муниципального образования город Салехард (далее - начальник департамента образования) назначается и освобождается от должности Главой города Салехарда. На период отпуска или временной нетрудоспособности начальника департамента образования его обязанности возлагаются на одного из заместителей.

1.2. Начальник департамента образования должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы не менее 5 лет на педагогических или руководящих должностях.

1.3. Начальник департамента образования подчиняется непосредственно заместителю Главы Администрации города по социальным вопросам.

1.4. В своей деятельности начальник департамента образования руководствуется Конституцией Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации, Законом Российской Федерации "Об образовании", Законом "Об образовании в ЯНАО", решениями Администрации ЯНАО, департамента образования ЯНАО и Администрации города, трудовым и гражданским законодательством, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, санитарными нормами и правилами, Положением о департаменте образования, настоящей должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

1.5. Начальнику департамента образования непосредственно подчиняются заместители начальника департамента, руководители структурных подразделений департамента образования (центр информационно-методического и ресурсного обеспечения, хозяйственная группа, отдел по обеспечению деятельности филиалов ВУЗов), руководители образовательных учреждений муниципальной системы образования.

2. Цели

2.1. Создание в городе Салехарде необходимых условий для реализации конституционных прав граждан на образование в соответствии с их потребностями, интересами, склонностями и возможностями.

2.2. Определение стратегии развития и координация деятельности муниципальных учреждений дошкольного, общего, дополнительного образования детей в целях обеспечения непрерывности и преемственности процесса образования.

3. Функции

Начальник департамента образования выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечивает организацию предоставления образовательными учреждениями муниципальной системы образования общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам.

3.2. Обеспечивает выполнение законодательства Российской Федерации, Указов Президента Российской Федерации, приказов, инструкций, методических писем Министерства образования Российской Федерации, департамента образования автономного округа, департамента образования Администрации города Салехарда, нормативных правовых актов Главы города Салехарда, Городской Думы города Салехарда.

3.3. Обеспечивает выполнение мероприятий по реализации Концепции модернизации российского образования на период до 2010 года в городе Салехарде, мероприятий подпрограммы "Меры по развитию системы образования в ЯНАО" комплексной целевой программы развития образования в ЯНАО на 2006 - 2010 гг., Программы развития муниципальной системы образования города Салехарда на 2006 - 2010 гг., Программы реализации основных направлений приоритетного национального проекта "Образование" на территории города Салехарда.

3.4. Организует инспекционный контроль за выполнением образовательными учреждениями, входящими в муниципальную систему образования, Закона Российской Федерации "Об образовании", Указов Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации в области образования, департамента образования автономного округа, Администрации города Салехарда.

3.5. Проводит работу по установлению порядка приема учащихся и воспитанников в МОУ.

3.6. Организует работу по разработке в пределах своей компетенции нормативных правовых актов по вопросам функционирования и развития муниципальной системы образования, проведению комплексного анализа и прогнозирования тенденций развития муниципальной системы образования, обоснование ее целей и приоритетов с учетом социально-культурных особенностей города и региона.

3.7. Осуществляет общий контроль за:

- планированием и организацией работы по подготовке и переподготовке педагогических и руководящих кадров, повышения их квалификации, организации изучения и распространения передового педагогического опыта;

- работой специалистов аппарата департамента образования, центра информационно-методического и ресурсного обеспечения, хозяйственной группы, отдела по обеспечению деятельности филиалов ВУЗов;

- своевременным формированием бюджета, финансированием образовательных учреждений, исполнением сметы расходов;

- работой с письмами, заявлениями и жалобами граждан;

- лицензированием и государственной аккредитацией муниципальных образовательных учреждений;

- сохранностью муниципальной собственности, находящейся в оперативном управлении образовательных учреждений;

- условиями аренды зданий и помещений;

- использованием образовательных учреждений в интересах образования;

- созданием финансовых и материально-технических условий функционирования и развития МОУ; обеспечения их учебниками, учебно-методическими пособиями, техническими средствами обучения, оборудованием, мебелью, инвентарем, материалами, продуктами питания в пределах средств, предусмотренных в бюджете департамента образования;

- обеспечением проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме ЕГЭ, включая ведение базы данных об участниках ЕГЭ, результатах ЕГЭ, выдачу свидетельств о результатах ЕГЭ;

- формированием и развитием сети муниципальных образовательных учреждений с учетом изменения контингента обучающихся (воспитанников) и запросов населения муниципального образования город Салехард;

- ведением на договорной основе централизованного бухгалтерского учета и финансового обслуживания МОУ;

- ведением воинского учета и бронирования военнообязанных, а также учета и спецучета граждан, находящихся в запасе;

- организацией специального (коррекционного) обучения детей с отклонениями в развитии, детей-инвалидов, а также детей, обучающихся на дому.

3.8. Организует работу специалистов аппарата департамента и структурных подразделений по сбору, обработке, анализу информации и предоставлению ее в департамент образования ЯНАО, в структурные подразделения Администрации города Салехарда, органы Госкомстата.

3.9. Непосредственно руководит работой заместителей начальника департамента образования, руководителей отдельных структурных подразделений департамента образования (Центр информационно-методического и ресурсного обеспечения, хозяйственная группа, отдел по обеспечению деятельности филиалов ВУЗов), руководителей образовательных учреждений муниципальной системы образования.

3.10. Координирует работу по планированию, организации, подготовке и переподготовке педагогических кадров, повышению их квалификации, финансированию экспериментальных программ, работу временных исследовательских коллективов за счет средств муниципального бюджета.

3.11. Осуществляет общее руководство работами по совершенствованию воспитательной системы, созданию условий для развития физической культуры и спорта, туризма, краеведения, технического творчества, юннатского и экологического движения, обеспечению условий для развития одаренных и талантливых детей в муниципальной системе образования, организации труда и отдыха учащихся.

3.12. Организует работу по расширению общественного участия в управлении образованием, обеспечивает участие образовательных учреждений, педагогов, учащихся в конкурсах на Гранты Президента, Губернатора ЯНАО, Главы города Салехарда в рамках реализации приоритетного национального проекта "Образование".

3.13. Осуществляет организацию учета детей, подлежащих обязательному обучению в МОУ.

3.14. Осуществляет общий контроль за качественным выполнением переданных государственных полномочий по организации и осуществлению опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних.

3.15. Получает от департамента образования автономного округа, Администрации муниципального образования город Салехард информацию нормативно-правового и организационно-учебно-методического характера.

3.16. Доводит своевременно необходимую для работы служебную информацию до сведения заместителей начальника департамента образования, руководителей структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении.

4. Права

Начальник департамента образования имеет право:

4.1. Требовать письменного оформления содержания и объема должностных полномочий и создания условий для их исполнения.

4.2. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с должностными полномочиями.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию и материалы.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию муниципальной службы.

4.5. На продвижение по службе, включая переход на государственную службу, увеличение размера должностного содержания с учетом результатов работы, отношения к исполнению служебных обязанностей и уровня квалификации.

4.6. Повышать квалификацию, проходить переподготовку за счет средств муниципального бюджета.

4.7. Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной муниципальной или государственной должности.

4.8. Знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также приобщать к личному делу свои объяснения.

4.9. Требовать служебного расследования для опровержения порочащих его честь и достоинство сведений.

4.10. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления, суд для разрешения споров, связанных с муниципальной службой.

4.11. Объединяться в профессиональные союзы для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

4.12. На установление ежемесячной доплаты к государственной пенсии с учетом стажа муниципальной службы.

4.13. Требовать от руководителей муниципальных образовательных учреждений и специалистов аппарата департамента образования соблюдения законодательных и иных нормативно-правовых актов.

4.14. Устанавливать в пределах выделенных бюджетных средств (за счет надтарифного фонда образовательных учреждений) в целях материального стимулирования и повышения ответственности за выполняемую работу доплаты и надбавки руководителям образовательных учреждений на основании соответствующего положения.

4.15. Заниматься научно-педагогической деятельностью по согласованию с Главой города Салехарда.

5. Обязанности

Начальник департамента образования обязан:

5.1. Осуществлять свои полномочия в пределах предоставленных ему прав и в соответствии с должностными обязанностями.

5.2. Исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей, за исключением незаконных или унижающих человеческое достоинство.

5.3. Обеспечить соблюдение и защиту права и законных интересов граждан.

5.4. Своевременно и в пределах своих должностных полномочий рассматривать непосредственные обращения граждан, а также выполнять поручения руководителя или иного уполномоченного вышестоящего должностного лица органа местного самоуправления в связи с обращениями граждан, принимая по ним решения в порядке, установленном федеральными законами, законами автономного округа и нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления в автономном округе.

5.5. Сохранять государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также ставшие ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан, их политические убеждения и вероисповедание.

5.6. Поддерживать свою квалификацию на уровне, необходимом для исполнения должностных обязанностей.

5.7. Соблюдать нормы служебной этики, установленный служебный распорядок, должностную инструкцию, порядок обращения со служебной информацией, не совершать действий, затрудняющих работу управления органов местного самоуправления в автономном округе, а также приводящих к подрыву авторитета муниципальной службы.

5.8. Беречь муниципальную собственность.

5.9. Возвратить при прекращении муниципальной службы все документы, содержащие служебную информацию.

5.10. Организовывать подготовку вопросов по функционированию и развитию муниципальной системы образования на заседания Администрации города, городской Думы города Салехарда.

5.11. Заключать договоры о взаимоотношениях и договоры на финансовое обслуживание через централизованную бухгалтерию с руководителями образовательных учреждений.

5.12. Организовывать контроль за строительством и ремонтом образовательных учреждений, своевременным вводом их в действие.

5.13. Создавать условия для функционирования и развития всех типов образовательных учреждений, вносить предложения по открытию сети специализированных реабилитационных учреждений для детей с проблемами в развитии и здоровье.

5.14. Осуществлять в установленном порядке награждение работников муниципальной системы образования. Представляет в вышестоящие органы соответствующие документы для присвоения почетных званий, награждения государственными и отраслевыми знаками, наградами.

Компания направляет сотрудников на повышение квалификации по требованиям законодательства или собственному решению. Директор может попросить кадровика подобрать оптимальные курсы и программы обучения. Вам придется выбирать между повышением квалификации, стажировкой или профессиональной переподготовкой. Статья поможет вам разобраться в этих видах образования, не ошибиться при выборе нужного формата и правильно внести сведения об образовании в кадровые документы.

Кто обязан повышать квалификацию

В некоторых организациях сотрудники обязаны получать дополнительное образование, так как это условие для выполнения их должностных обязанностей. Есть профессии, по которым обязательно постоянно повышать квалификацию . Если работники не пройдут дополнительное профессиональное образование, они не смогут дальше работать в своей должности (ч. 4 ст. 196 ТК). Требования о переподготовке установлены законом. Ниже в сервисе мы привели список распространенных профессий и должностей сотрудников, которые должны периодически повышать квалификацию.

Порой невозможно повысить сотрудника и перевести на другую должность, пока он не прошел обучение. Для многих должностей из профстандартов и квалификационных справочников установлены строгие квалификационные требования. Назначить на должность можно лишь того сотрудника, который получил дополнительное образование (п. 8 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утв. приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499, далее – Порядок).

Как оформить повышение квалификации по решению работодателя

Если должность сотрудника не предусмотрена профстандартом или справочником, повышать квалификацию все равно нужно. Дополнительные знания помогут работнику справляться с должностными обязанностями, следить за изменениями в профессии. Решение о том, нужна ли сотруднику дополнительная подготовка, принимает руководитель (ст. 196 ТК).

Все сотрудники имеют право на дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК). Если ваш работник считает, что ему нужно повысить квалификацию, он может принести в отдел кадров заявление или служебную записку, но решение остается за генеральным директором.


Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники могли совмещать работу и учебу. В приказе о направлении на обучение укажите, в какое время сотрудник будет получать образование, а в какое – работать по должности. В случае необходимости такой приказ докажет, что вы создали сотрудникам условия для совмещения работы с получением образования.

Как выбрать подходящий вид образования

Дополнительное профессиональное образование бывает двух видов (схема ниже). Первый – это повышение квалификации. Работник совершенствуется по уже освоенной квалификации или профессии. Второй вид – профессиональная переподготовка. Сотрудник получает новую квалификацию (п. 6 Порядка).


Стажировка может быть отдельным видом допобразования либо частью переподготовки или повышения квалификации (п. 13 Порядка). После того как сотрудник прошел стажировку, подготовьте распоряжение руководителя о допуске сотрудника к новому виду работы или документ о пройденной стажировке по форме, которую утвердите в ЛНА. Если стажировка – часть повышения квалификации или переподготовки, сотрудник получит документ только после того, как завершит всю программу образования.

Стажировка помогает работнику на практике закрепить теоретические знания. Проводите стажировку для сотрудников в своей компании или по договору – в другой. В программу стажировки можете включить:

  • самостоятельную работу с учебными изданиями;
  • обучение технологиям производства;
  • участие в планировании работы организации;
  • работу с технической и нормативной документацией;
  • выполнение функциональных обязанностей других сотрудников.

Что проверить в документе о допобразовании

Прежде чем завершить обучение, сотрудник сдает итоговую аттестацию (п. 14 ст. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ). Если он не пройдет итоговую аттестацию или его отчислят, сотрудник получит справку об обучении. Справка подтвердит, что работник нарушил договор об обучении и должен вернуть компании деньги.

Когда сотрудник освоил программу и прошел итоговую аттестацию, он получит документ о допобразовании (схема ниже). Документ выдают на бланке по образцу, который самостоятельно устанавливает учебная организация. При этом бланк должен быть защищен от подделок полиграфическими средствами (п. 19 Порядка).


Проверьте сроки обучения на документе о дополнительном образовании (письмо Минобрнауки от 07.05.2014 № АК-1261/06). До 2014 года дополнительное образование было трех видов: краткосрочное повышение квалификации от 72 до 100 академических часов, повышение квалификации – свыше 100 часов и переподготовка – больше 500 часов (Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования специалистов, утв. постановлением Правительства от 26.06.1995 № 610, утратило силу).

С 2014 года дополнительное образование делится на два вида – повышение квалификации и переподготовка. При этом повышение квалификации должно быть не меньше 16 академических часов (п. 12 Порядка). Диплом о профессиональной переподготовке сотрудник получит после обучения больше 250 академических часов (п. 12 Порядка). Формы и сроки дополнительного обучения определяет учебное заведение на основании программы и договора об образовании (п. 13 ст. 76 Закона № 273-ФЗ).

Квалификация, которая указана в удостоверении или дипломе, дает сотруднику право заниматься определенной профессиональной деятельностью или выполнять конкретные трудовые функции. Сотрудник может одновременно получать профильное среднее или высшее образование и повышать квалификацию. Тогда удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной переподготовке он получит вместе с дипломом о профильном образовании (п. 16 ст. 76 Закона № 273-ФЗ).

Какие сведения об образовании записать в кадровые документы

На основании документа об образовании внесите в трудовую книжку сотрудника сведения о дополнительном образовании (образец ниже). Укажите, сколько времени сотрудник учился и какой документ получил (подп. «б» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).


Все записи о квалификации вносите в трудовую книжку на основании приказа директора не позднее недели после того, как сотрудник принес документ (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если работник получил новый разряд, класс или категорию, сделайте об этом запись в трудовой (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Сведения о дополнительном образовании внесите и в личную карточку работника. Если работник прошел повышение квалификации – заполняйте раздел V личной карточки работника (образец ниже). Сведения о стажировке в вашей или другой компании также внесите в личную карточку. Если во время работы в компании сотрудник получил диплом о профессиональной переподготовке, то заполните раздел VI личной карточки работника (образец ниже).



  1. В соглашение об обучении включите условия о сроке работы в компании после допобразования и о возмещении затрат. Тогда, если работник уволится без уважительных причин до истечения срока, он вернет стоимость обучения компании.
  2. Повышение квалификации должно быть не меньше 16 академических часов, а профессиональная переподготовка – больше 250 академических часов.
  3. Информацию о дополнительном образовании внесите в трудовую книжку работника и личную карточку. Укажите сведения о времени обучения и документе об образовании.

Стажировка может быть:
отдельным видом профессионального образования или формой освоения программ переподготовки или повышения квалификации;
только отдельным видом профессионального образования;
только формой освоения программ допобразования.

Фото с сайта unibo.ru
Фото с сайта unibo.ru

Как грамотно подойти к процессу смены директора? Через какие процедуры обязательно нужно пройти при передаче дел и какие документы оформить? Об этом рассказала Елена Жугер, учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс».

– Почему так важно смену директора оформить по всем правилам? Отсутствие в Беларуси практики надлежащей передачи дел от директора к директору и сопутствующих этому процессу документов – основа множества корпоративных споров и уголовных дел. Поэтому расскажем подробно, как грамотно действовать при подобной ситуации.

Елена Жугер
Учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс»

Смена директора – алгоритм действий

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

  • Заявление действующего директора на увольнение
  • Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
  • Кадровые приказы об увольнении и назначении
  • Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
  • Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
  • Контракт с новым директором о назначении на должность.

2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.

Фото с сайта allevents.in

Фото с сайта allevents.in

В процессе проведения инвентаризации составляются следующие документы:

  • Инвентаризационная ведомость активов (основные средства, сырье и материалы, имущество, прочие ТМЦ)
  • Инвентаризационная ведомость обязательств (расчеты с контрагентами, с дебиторами и кредиторами, с бюджетом в части расчетов по налогам и платежам)
  • Акт инвентаризации. Если есть излишки или недостачи, то виновные лица должны дать пояснения.

Начинать инвентаризацию обязательств я бы советовала заранее, примерно за месяц. Процесс этот в части обязательств связан с подписанием актов сверок и, по объективным причинам, не может быть проведен одномоментно.

3. Составление акта приема-передачи дел. Увольняемый директор должен передать новому руководителю по акту приемки-передачи в присутствии созданной комиссии (из числа работников организации, например, заместителя директора, юриста, главного инженера, бухгалтера или главного бухгалтера) всю необходимую документацию и иные находящиеся в его ведении предметы. А именно:

  • Учредительные и иные правоустанавливающие и регистрационные документы
  • Печать
  • Акт инвентаризации имущества и обязательств
  • Акт передачи числящегося за директором имущества, которое он должен передать новому директору
  • Оборотно-сальдовую ведомость по счетам бухгалтерского учета на дату передачи дел за подписью главного бухгалтера и прежнего директора — новый же директор должен подписать под актом, что принял его
  • Ключи электронно-цифровых подписей, которые числятся за директором.

4. Вступление в должность нового директора. О смене руководителя компания обязана уведомить следующие организации:

  • Регистрирующий орган в лице Администрации района по месту регистрации в электронном виде. Подробно – здесь. Регистрирующий орган пересылает информацию в налоговые органы, ФСЗН и Белгосстрах.
  • В обслуживающий банк направляется письмо произвольной формы с приложением копии контракта и решения общего собрания учредителей о смене директора. В банке следует получить новую электронно-цифровую подпись с подписью нового директора.
  • Аналогично следует сменить электронные подписи в налоговых органах и ФСЗН.

Часто задаваемые вопросы

Если новый директор не назначен? Участники общества должны назначить временно исполняющего обязанности директора и передать дела ему или комиссии.

Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана? Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.

Разве директор не несет ответственности за свою работу? Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы (с 2019 года увеличиваются в 2 раза и более) придется платить фирме.

Реально ли взыскать с бывшего директора штрафы? Да, реально, но это долго и дорого.

И з предыдущих публикаций вы узнали, почему важно обеспечить прием-передачу кадровых дел и иной документации при смене работника, ответственного за кадровый документооборот, а также о том, как поступить в случае, если новичку, приступающему к кад­ровой работе, никто не собирается передавать дела и предоставлять иную необходимую для надлежащего выполнения должностных обязанностей документацию.
В предлагаемом вашему вниманию окончании статьи мы расскажем, какие этапы процедуры приема-передачи дел важно соблюдать, как правильно определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации, а также осветим вопросы документального оформления итогов перечисленных мероприятий.

Напомним, что процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации при смене ответственного за кадровый документооборот лица законодательно не установлена. И это понятно – слишком уж много факторов могут быть определяющими для выбора ее оптимальных этапов. Так, продолжительность мероприятий по приему-передаче документации и их содержание во многом зависят от конкретных обстоятельств:

  • особенностей деятельности конкретной организации (например, свои нюансы есть в сфере государственной или муниципальной службы, а также у компаний, использующих труд иностранных работников и т.п.);
  • степени регламентации данной процедуры во внутренних документах организации. Ведь в организации могут быть, а могут и отсутствовать: инструкция по делопроизводству и др. локальные нормативные акты, а также иные организационно-распорядительные документы (например, приказ /распоряжение о создании комиссии по приему-передаче дел и иной документации при увольнении работников), трудовые договоры и/или должностные инструкции конкретных работников. Не секрет, что лишь немногие компании могут похвастать правильным документальным закреплением механизма передачи дел;
  • содержания трудовых обязанностей (в том числе касающихся обеспечения сохранности отдельных видов кадровой и связанной с ней документации) сменяемого лица и/или работника, вновь приступающего к обязанностям в сфере кадрового делопроизводства, а также общего объема кадровой документации, зависящего в первую очередь от численного состава персонала всей организации;
  • сроков и/или оснований увольнения предшественника. Так, если с работником подписано соглашение о расторжении трудового договора, то следует руководствоваться определенной в нем датой прекращения трудовых отношений. В то же время при увольнении работника по виновному основанию (например, за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) необходимо принять меры для наиболее полной «инвентаризации» состояния кадровой документации;
  • другие обстоятельства, заранее предусмотреть которые в целях единообразного установления процедуры приема-передачи документов кадрового делопроизводства не представляется возможным. Некоторые из них мы перечислили, когда говорили о факторах, от которых зависит степень формализации процедуры приема-передачи кадровой документации (начало статьи, опубликованное в № 2` 2011).

Поэтому предлагаемое в настоящей статье выделение отдельных этапов мероприятий по приему-передаче кадровых дел и иной связанной с ними документации носит рекомендательный характер и в условиях деятельности конкретной организации может быть скорректировано. Итак, в самом общем виде к таким этапам относятся:

  • предварительный этап – определение порядка и сроков приема-передачи дел и иной кадровой документации;
  • проверка кадровой документации (при необходимости сопровождающаяся общей оценкой состояния кадрового делопроизводства на вверенном увольняющемуся работнику и/или вновь приступающему к работе лицу участке работы);
  • документальное оформление результатов приема-передачи дел и иной кадровой документации.

Остановимся подробнее на нюансах каждого из них.

Данный этап по сути является предварительным и призван упорядочить все планируемые мероприятия. Порядок и сроки приема-передачи дел и иной кадровой документации могут быть определены:

  • как заранее (т.е. во внутренних документах организации, например, в Положении об обработке персональных данных, образец содержания которого мы приводили в Примере 6 на стр. 16 в № 3` 2011),
  • так и непосредственно перед сменой конкретного ответственного лица. В этом случае рекомендуем издать приказ, в котором вы сможете предусмотреть состав и порядок необходимых мероприятий (вы можете воспользоваться образцом такого приказа, приведенным в Примере 1 на стр. 23 в № 2` 2011 журнала).

Проверка кадровой документации

Этот этап является обязательным, поскольку осуществить прием-передачу кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом без надлежащей проверки документов невозможно! Игнорирование данного обстоятельства повлечет изначальную недостоверность результатов всей процедуры приема-передачи дел.

Вместе с тем содержание данного этапа зависит от времени, которым вы располагаете, и ряда иных обстоятельств. Как минимум, проверке подлежит наличие тех документов, которые для кадрового документооборота являются обязательными в силу действующих нормативных правовых актов, а их отсутствие влечет административную ответственность. Программа-максимум по приему-передаче дел включает в себя: проверку законности содержания, правильности оформления, надлежащей регистрации и установление соблюдения условий хранения документов, а также состояния программного обеспечения, если оно используется в кадровой работе организации, и общую оценку состояния кадрового документооборота. Все выявленные нарушения и недочеты следует тщательно фиксировать при осуществлении проверки с тем, чтобы в последующем отразить их в итоговом акте приема-передачи.

Как определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации? Это важный вопрос, поэтому уделим ему особое внимание.

Для начала необходимо установить, с какими документами предстоит работать новому сотруднику, которому передаются дела, а также уточнить перечень документации, которая находится в ведении увольняющегося работника.

Если речь идет о смене инспектора отдела кадров, в должностные обязанности которого входит определенный участок кадровой работы (скажем, оформление приема на работу, перевода и увольнения работников), то и проверку следует проводить именно в отношении соответствующих документов. Применительно к этой ситуации следует уделить внимание проверке:

  • трудовых договоров с работниками, изменений и дополнений к ним, а также иных соглашений, заключаемых с работниками в процессе их трудовой деятельности в данной организации;
  • приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личных карточек работников, которые издаются и ведутся по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
  • журналов регистрации указанных приказов (при наличии);
  • личных дел работников (в случае обязательности их ведения в силу требования закона или локальных нормативных актов организации);
  • трудовых книжек работников, вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при возложении обязанностей по ведению, хранению и учету, выдаче трудовых книжек приказом (распоряжением) организации на соответствующее должностное лицо).

Если же дела и иную документацию передает руководитель кадрового подразделения компании, необходимо учитывать существующее распределение обязанностей внутри подразделения и уточнить перечень документации, за сохранность которой ответственен этот руководитель лично. Например, на него может быть возложена подготовка и оперативное хранение локальных нормативных актов в сфере труда: положений, регламентов, инструкций и т.п.

Нелишним будет уточнить и действующее в организации распределение функционала по оперативному хранению документов между службой ДОУ (или секретарем, архивом), кадровым подразделением и бухгалтерией. Для этого необходимо ознакомиться с номенклатурами дел (при их наличии) соответствующих подразделений и действующими в организации.

Читайте также: