Какие документы желательно изучить перед поисковыми работами

Опубликовано: 17.09.2024

1. Поисковая работа является одной из форм деятельности по увековечению памяти погибших при защите Отечества в соответствии с статьей 1 Закона РФ от 14.01.1993 № 4292-1 "Об увековечении памяти погибших при защите Отечества" http://docs.cntd.ru/document/9006240. Субъекты проведения поисковой работы показаны в статье 8 того же Закона: "Поисковая работа организуется и проводится общественно-государственными объединениями, общественными объединениями". В качестве общественных объединений приемлемы имеющиеся в Законе "Об общественных объединениях" организационно-правовые формы общественных объединений, упомянутые ниже в п. 2.

2. В соответствии с Законом РФ от 19.05.1995 № 82-ФЗ от "Об общественных объединениях" (статья 7) http://docs.cntd.ru/document/9011562 существуют несколько приемлемых для поисковиков организационно-правовых форм общественных объединений:
а) ОБЩЕСТВЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ (статья 8) - "Общественной организацией является основанное на членстве общественное объединение, созданное на основе совместной деятельности для защиты общих интересов и достижения уставных целей объединившихся граждан. Членами общественной организации в соответствии с ее уставом могут быть физические лица и юридические лица - общественные объединения";
б) ОБЩЕСТВЕННОЕ ДВИЖЕНИЕ (статья 9) - "Общественным движением является состоящее из участников и не имеющее членства массовое общественное объединение, преследующее социальные, политические и иные общественно полезные цели, поддерживаемые участниками общественного движения";
в) ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД (статья 10) - "Общественный фонд является одним из видов некоммерческих фондов и представляет собой не имеющее членства общественное объединение, цель которого заключается в формировании имущества на основе добровольных взносов, иных не запрещенных законом поступлений и использовании данного имущества на общественно полезные цели. Учредители и управляющие имуществом общественного фонда не вправе использовать указанное имущество в собственных интересах";
г) ОБЩЕСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ (статья 11) - "Общественным учреждением является не имеющее членства общественное объединение, ставящее своей целью оказание конкретного вида услуг, отвечающих интересам участников и соответствующих уставным целям указанного объединения".

Статья 15 Закона: "Общественные объединения независимо от их организационно-правовых форм РАВНЫ ПЕРЕД ЗАКОНОМ. Деятельность общественных объединений основывается на принципах добровольности, равноправия, самоуправления и законности. Общественные объединения свободны в определении своей внутренней структуры, целей, форм и методов своей деятельности".

3. В законодательстве РФ НЕТ СУБЪЕКТА ПРАВА "поисковый отряд", "поисковое объединение" и т.п. В связи с этим неформальные поисковые отряды не могут быть субъектами правовых отношений. Ими могут быть только ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ в показанных в п. 2 оргформах. Для юридической чистоты любого документа в дальнейшем желательно не использовать понятия "поисковый отряд", "поисковое объединение" и т.п. для обозначения субъекта правоотношений (стороны договоров, отчётов, заявок, писем и т.п.). В качестве имён собственных в названиях общественных объединений эти словосочетания после обозначения оргформы употребляться могут. Например: Общественная организация по увековечению памяти погибших при защите Отечества "Поисковый отряд "Победа".

4. Всем поисковикам, кто желает продолжать работу по увековечению памяти о погибших при защите Отечества, в т.ч. поисковую работу, НЕОБХОДИМО В КРАТЧАЙШИЙ СРОК СОЗДАТЬ ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ, руководствуясь показанными в п. 2 статьями Закона РФ "Об общественных объединениях" и организационно-правовыми формами. В своих Уставах нужно обязательно включить УПОМИНАНИЕ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО УВЕКОВЕЧЕНИЮ ПАМЯТИ О ПОГИБШИХ ПРИ ЗАЩИТЕ ОТЕЧЕСТВА В КАЧЕСТВЕ ОДНОЙ ИЗ ЦЕЛЕЙ, т.к. эта деятельность регулируется Законом "Об увековечении…".

5. Типовой вариант УСТАВА общественного объединения, занимающегося поисковой работой, в варианте общественной организации опубликован ниже в приложении к выпуску.

6. Любой вид общественного объединения может быть создан МИНИМАЛЬНЫМ числом учредителей в 3 физических лица (статья 18 Закона РФ "Об общественных объединениях"). Минимальная численность общественных объединений 3 человека. Учредителями также могут являться юридические лица - общественные объединения.
Статья 3 Закона: "Решения о создании общественного объединения, об утверждении его устава и о формировании руководящих и контрольно-ревизионного органов принимаются на съезде (конференции) или общем собрании. С момента принятия указанных решений общественное объединение считается созданным: осуществляет свою уставную деятельность, приобретает права, за исключением прав юридического лица, и принимает на себя обязанности", предусмотренные Законом РФ "Об общественных объединениях". На съезде (конференции, собрании) необходимо рассмотреть и утвердить Устав общественного объединения, избрать руководящий орган, избрать ревизионную комиссию, если она предусмотрена Уставом, составить и подписать Протокол № 1 о произошедшем событии. С ЭТОГО МОМЕНТА общественное объединение без образования юридического лица считается СОЗДАННЫМ И ПРАВОМОЧНЫМ.

7. Любое общественное объединение МОЖЕТ ИМЕТЬ или НЕ ИМЕТЬ СТАТУС ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА. Смотрим статью 3 Закона РФ "Об общественных объединениях": "Создаваемые гражданами общественные объединения могут регистрироваться в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом, и приобретать права юридического лица, либо функционировать без государственной регистрации и приобретения прав юридического лица".
Для неформальных поисковых формирований, кто сейчас себя называет "поисковым отрядом", "поисковым объединением", "…клубом", "…центром" и т.п., и не является общественным объединением, создание их заинтересованными лицами в любой из показанных в п. 2 форм является ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ для равноправного существования с другими общественными объединениями, в т.ч. давно существующими и имеющим вес.
Поэтому распространённое среди поисковиков и рядовых граждан ЗАБЛУЖДЕНИЕ о том, что создание общественного объединения обязательно влечёт за собой государственную регистрацию, НЕ ИМЕЕТ ПОД СОБОЙ НИКАКОЙ ПОЧВЫ. ЛЮБОЕ ОБЩЕСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ МОЖЕТ СКОЛЬ УГОДНО ДОЛГО ВЕСТИ СВОЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ БЕЗ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ И БЕЗ ПОЛУЧЕНИЯ СТАТУСА ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА.
Только в случае появления в жизни общественного объединения возможности получения и оборота финансовых и материальных средств, приходящих со стороны и требующих бухгалтерского учёта, а также для получения чуть более широких прав, общественному объединению необходима государственная регистрация в региональном органе юстиции (область, республика). Её порядок регламентирован статьей 21 Закона РФ "Об общественных объединениях".

8. В случае государственной регистрации общественное объединение получает права юридического лица, может открыть счёт в банке и получает право на государственную поддержку в соответствии с статьей 17 Закона РФ "Об общественных объединениях": "Государственная поддержка может выражаться в виде целевого финансирования отдельных общественно полезных программ общественных объединений по их заявкам (государственные гранты); заключения любых видов договоров, в том числе на выполнение работ и предоставление услуг; закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в рамках выполнения различных государственных программ у неограниченного круга общественных объединений".
Т.е. ФИНАНСИРОВАНИЕ из региональных и местных бюджетов, а также федеральные гранты могут быть получены поисковиками лишь в том случае, если они существуют как общественные объединения (см. п. 2), прошли государственную регистрацию и наделены правами юридического лица (см. п. 7). Отсутствие этих атрибутов в прошлом приводило и до сих пор приводит множество неформальных поисковых формирований к отсутствию средств, которые, будь они общественными объединениями с правами юридического лица, могли бы получать на законных и равных основаниях с другими общественными объединениями. Для этого нужно участвовать в конкурсах, программах, подавать заявки, писать и защищать проекты и т.п. Если ничего не делать, то фин. средства сами в руки не упадут.
Если же общественным объединениям не требуются средства из региональных и местных бюджетов, а также федеральные гранты для проведения ими своей деятельности, то и государственная регистрация им не нужна. Особый случай по ФИНАНСИРОВАНИЮ общественных объединений, НЕ ИМЕЮЩИХ ПРАВ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА, описан в п. 11 ниже (второй абзац).

9. В соответствии с статьей 17 Закона РФ "Об общественных объединениях": "Вмешательство органов государственной власти и их должностных лиц в деятельность общественных объединений, равно как и вмешательство общественных объединений в деятельность органов государственной власти и их должностных лиц, не допускается". Деятельность общественных объединений, проводящаяся в рамках действующего законодательства РФ, органам государственной власти НЕПОДКОНТРОЛЬНА. Лишь в случае государственной регистрации каждое такое общественное объединение обязано 1 раз в год по его истечении направлять в зарегистрировавший его орган краткий организационный, технический и финансовый отчёт за истекший год. Неподача такого отчёта в срок поначалу ведёт к штрафу, а непредставление его вообще в течение года ведёт к ликвидации факта государственной регистрации, потере общественным объединением прав юридического лица и права пользования финансовыми счетами в банках РФ. Однако, это не ликвидирует само общественное объединение, которое может продолжать свою деятельность без прав юридического лица, если не нарушает законодательство РФ.

10. Права общественных объединений согласно Закона РФ "Об общественных объединениях" (статья 27):

10.1. Для осуществления уставных целей общественное объединение, не являющееся юридическим лицом, имеет право:
- осуществлять уставные виды деятельности при условии не нарушения законодательства РФ;
- свободно распространять информацию о своей деятельности;
- проводить собрания, митинги и демонстрации, шествия и пикетирование;
- представлять и защищать свои права, законные интересы своих членов и участников в органах государственной власти, органах местного самоуправления и общественных объединениях;
- осуществлять иные полномочия в случаях прямого указания на эти полномочия в федеральных законах об отдельных видах общественных объединений;
- выступать с инициативами по вопросам, имеющим отношение к реализации своих уставных целей, вносить предложения в органы государственной власти и органы местного самоуправления.

10.2. Для осуществления уставных целей общественное объединение, являющееся юридическим лицом, имеет право:
- осуществлять уставные виды деятельности при условии не нарушения законодательства РФ;
- свободно распространять информацию о своей деятельности;
- участвовать в выработке решений органов государственной власти и органов местного самоуправления в порядке и объеме, предусмотренными настоящим Федеральным законом и другими законами;
- проводить собрания, митинги, демонстрации, шествия и пикетирование;
- учреждать средства массовой информации и осуществлять издательскую деятельность;
- представлять и защищать свои права, законные интересы своих членов и участников, а также других граждан в органах государственной власти, органах местного самоуправления и общественных объединениях;
- осуществлять в полном объеме полномочия, предусмотренные законами об общественных объединениях;
- выступать с инициативами по различным вопросам общественной жизни, вносить предложения в органы государственной власти;
- участвовать в выборах и референдумах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

11. Для целей проведения деятельности по увековечению памяти о погибших при защите Отечества и поисковой работе общественные объединения могут входить в состав любых иных общественных объединений в неограниченном количестве. Для этого необходимо предоставить заявление о вступлении, подкреплённое копиями Устава, Свидетельства о государственной регистрации, если таковая произошла, протокола (приказа) решения руководящего органа общественного объединения о вступлении в другое общественное объединение и другие документы, если они предусмотрены Уставом другого общественного объединения.
В случае вхождения общественного объединения, не имеющего прав юридического лица, в состав другого общественного объединения, имеющего такие права, первое из них ВПРАВЕ ПОЛУЧАТЬ ЧАСТЬ ГОСУДАРСТВЕННОГО И ИНОГО ФИНАНСИРОВАНИЯ как структурное подразделение второго на основании внутренних договоров между ними.

12. Уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, призванным руководить и координировать работу по увековечению памяти погибших при защите Отечества, на основании Указа Президента РФ № 37 от 22.01.2006 http://docs.cntd.ru/document/901964149 является МО РФ (также см. статью 10 Закона "Об увековечении…").
В Законе РФ от 14.01.1993 № 4292-1 "Об увековечении памяти погибших при защите Отечества" (статья 8) http://docs.cntd.ru/document/9006240 сказано: "Поисковая работа организуется и проводится общественно-государственными объединениями, общественными объединениями, уполномоченными на проведение такой работы, в порядке, предусмотренном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по увековечению памяти погибших при защите Отечества".
Однако, согласно "Положения о [b]МО РФ" (статьи 1 и 2) http://docs.cntd.ru/document/901905920, оно НЕ ИМЕЕТ ПРАВА передавать свои полномочия другим субъектам, если они не созданы самим МО РФ или не входят в его состав. Региональные органы государственной власти и их подразделения НЕ ВХОДЯТ в состав МО РФ и не созданы им как учредителем. В связи с этим они НЕ МОГУТ ПРИНЯТЬ полномочия от МО РФ и, следовательно, НЕ МОГУТ ПЕРЕДАВАТЬ их ни своим подразделениям, ни общественным объединениям. [/b]

13. То же самое касается и любых общественных объединений - если они не созданы самим МО РФ, то оно НЕ ВПРАВЕ передавать им часть своих полномочий в любой сфере деятельности. Соответственно, МО РФ не вправе наделять ООД "Поисковое движение России" какими-либо полномочиями. Оно РАВНОЗНАЧНО со всеми другими общественными объединениями РФ.

14. Из пп. 12 и 13, а также из статьи 17 Закона РФ "Об общественных объединениях" следует, что региональные органы государственной власти и их подразделения НЕ ИМЕЮТ ПРАВА создавать свои руководящие документы, которые регулируют деятельность общественных объединений в области увековечения памяти о погибших при защите Отечества, не получив на это полномочия от МО РФ как уполномоченного федерального органа исполнительной власти в этой сфере. Соответственно, НЕ МОГУТ И НАДЕЛЯТЬ ПОЛНОМОЧИЯМИ общественные объединения, НЕ ПОЛУЧИВ эти полномочия от МО РФ.
Незаконная передача отсутствующих полномочий (наделение полномочиями) кому-либо является прямым нарушением законодательства РФ. Главным основанием для деятельности общественных объединений в сфере увековечения памяти погибших при защите Отечества является Закон РФ "Об увековечении. " (статья 8), а не Приказ МО РФ № 845 от 19.11.2014 (который актуален лишь для подразделений МО РФ) и не региональные нормативные документы, которыми незаконно "регулируется" деятельность общественных объединений без всяких на то юридических оснований.
Если ведомственный документ противоречит федеральному закону, то исполняются нормы федерального закона. Это общее правило юриспруденции в РФ.

Лечите боязнь взаимодействия с органами государственной власти. На нашей стороне Закон РФ "Об общественных объединениях" и Генеральная Прокуратура РФ.

Успешно изучив материал, Вы будете знать :

методику и технологию поиска информации по определенному вопросу с использованием Правового навигатора и Карточки поиска;

технологию работы с Правовым навигатором;

виды информации, которую можно получить через вкладку «Справочная информация»;

технологию связей документа;

технологию сохранения найденной информации в форматах MS Word и MS Excel.

После изучения данной темы Вы будете уметь :

работать с документом: определять особенности применения документа, осуществлять поиск нужных фрагментов, использовать оглавление, переходить к документам, юридически связанным с рассматриваемым;

сохранять результаты работы: печатать документы, копировать фрагменты текста в текстовый редактор MS Word.

После изучения материала Вы будете обладать навыками :

поиска информации по конкретному правовому вопросу средствами СПС;

поиска по Правовому навигатору и с использованием полей Карточки поиска;

нахождения и выбора ключевых понятий;

универсального поиска по тексту;

сортировки списка с применением различных их видов;

поиска фрагмента текста;

сохранения найденной информации в форматах MS Word и MS Excel.

Словарь ключевых понятий

Для поиска информации по конкретному правовому вопросу в основном используется Правовой навигатор , который как раз создан для решения таких задач. Он обеспечивает наиболее точный и эффективный поиск документов при решении правовой проблемы.

В некоторых случаях также бывает эффективен поиск с помощью Карточки поиска , в первую очередь, с использованием поля «Текст документа» . Такой способ применяется, когда пользователь затрудняется в выборе ключевого понятия по своей проблеме: в этом случае надо в поле «Текст документа» задать слова, которые должны встретиться в интересующем его документе. Поиск по тексту документа основан на отборе документов по объективным, а не экспертным критериям (если в текст документа входят заданные слова, то документ будет найден). Однако проблема может оказаться в том, что если заданные для поиска слова и фразы довольно распространенные, то будет получен большой список документов. В этом случае можно уточнить список, например, задав дополнительные слова в поле «Текст документа» или подходящую рубрику в поле «Тематика» . Напомним, что такое уточнение можно сделать и в уже построенном списке с помощью кнопки «Найти в списке» .

Наконец, в ряде случаев пользователь знает, в каком документе содержится ответ на его вопрос. Проблема здесь может заключаться в том, что такой документ довольно объемный (чаще всего таким известным документом является один из кодексов РФ). В этом случае для поиска нужного фрагмента (раздела, статьи) следует использовать оглавление документа или контекстный поиск. Об этом пойдет речь ниже.

Некоторую информацию можно получить в подборке, специально подготовленной экспертами «Консультант Плюс».

В справочную информацию можно перейти через одноименную вкладку окна поиска, а также сразу из Стартового окна по соответствующей ссылке.

Здесь по разделам представлена часто используемая информация: календарь бухгалтера, ставки налогов, курсы иностранных валют и пр. Очень важным является раздел «Формы в MS Word и MS Excel», используя который можно быстро найти и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчетности, формы первичных учетных документов. Подробнее о заполнении форм будет рассказано позже. Также через справочную информацию можно, при необходимости, получить актуализированную на настоящий момент информацию об общем порядке опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов.

Правовой навигатор — средство интеллектуального поиска документов по конкретной проблеме. С его помощью можно найти основные актуальные правовые акты, а также материалы судебной практики и финансовые консультации по рассматриваемой проблеме. Список найденных с использованием Правового навигатора документов содержит действующие документы и документы, которые скоро вступят в силу.

Правовой навигатор представляет собой классификатор, при разработке которого использовалась принципиально новая юридически строгая методика, обеспечивающая объективность, строгость и точность поиска интересующих пользователя документов.

Словарь ключевых понятий построен на основе системообразующих нормативно-правовых актов, являющихся фундаментом для решения юридических и финансово-хозяйственных вопросов. Он постоянно развивается по мере развития самого законодательства. Для удобства работы близкие ключевые понятия объединены в группы понятий.

В Правовой навигатор можно перейти непосредственно из Стартового окна по соответствующей ссылке, а также из Карточки поиска через одноименную вкладку в окне поиска. Фрагмент окна Правового навигатора показан на рис. 5.1 . Правая часть окна служит для выбора ключевых понятий из выделенной группы в правой части окна. Искомые правовые понятия набираются в строке поиска в верхней части окна.

При поиске ключевых понятий надо постараться задать в строке поиска те слова, которые наиболее точно описывают искомую проблему. Не стоит задавать слишком много слов, иначе велика вероятность того, что заданное слово не войдет в ключевое понятие. Слова следует задавать полностью. При этом система сама учтет возможные окончания слов в названиях ключевых понятий и их групп. Можно задавать общепринятые аббревиатуры, например, НДС, ООО, АО, ОСАГО, вуз и пр.

Для выбора ключевого понятия или группы установите галочку слева от ключевого понятия или названия группы, соответственно. Можно задавать несколько ключевых понятий или групп. В этом случае они по умолчанию соединяются логическим условием ИЛИ : будут найдены документы, отвечающие хотя бы одному из выбранных ключевых понятий или групп.

Для построения списка документов, отвечающих выбранным ключевым понятиям, следует нажать кнопку «Найти в списке» .

В системе «Консультант Плюс» реализована возможность так называемого универсального поиска по тексту документа, позволяющая быстро найти интересующие пользователя фрагменты текста. Если при поиске документа использовалось поле «Текст документа» , то при входе в документ мы автоматически попадаем в первый фрагмент, содержащий заданные в поле «Текст документа» слова.

Затем мы легко можем найти все остальные такие фрагменты, нажимая кнопку «Найти далее» в верхней части окна, справа от поля, в котором указаны искомые слова (поле универсального поиска по тексту).

При использовании Правового навигатора возможность универсального поиска по тексту позволяет при входе в документ сразу перейти к фрагменту, отвечающему одному из заданных ключевых понятий (другими словами, войти в документ по точке входа, соответствующей заданным ключевым понятиям; заметим, что точка входа отмечена специальным значком ¦ слева от соответствующего фрагмента текста).

Поиск информации по конкретному правовому вопросу через Карточку поиска

Как уже говорилось, поиск информации по определенному вопросу можно осуществить и через Карточку поиска , используя для этого, в первую очередь, поля «Текст документа» и «Тематика» . В первом поле следует задать слова или фразу, которые обязательно должны встретиться в тексте. Надо учесть возможное использование синонимов в тексте и задать все варианты, используя логический оператор ИЛИ . Если список документов получается большим, то запрос следует уточнить, например, задав дополнительные слова в поле «Текст документа» или подходящую рубрику в поле «Тематика» .

Быстрый поиск представляет собой строку для ввода запроса (как в интернет-поисковиках).

Вы можете начать поиск сразу после запуска «Консультант Плюс», уже из Стартового окна , не тратя времени на выбор необходимого раздела системы и полей Карточки поиска . Достаточно щелкнуть по ссылке на Быстрый поиск в Стартовом окне .

Быстрый поиск также легко доступен из любого места программы — нужно просто нажать на кнопку Быстрого поиска в верхней части рабочего окна. В одной поисковой строке можно задать любые известные вам сведения о документе, который хотите найти, или же слова (фразу), описывающие вопрос, по которому надо найти информацию. Запрос вводите простым языком, можно использовать синонимы, общепринятые сокращения и аббревиатуры.

В результате Быстрого поиска система выдает единый список документов, наиболее соответствующих Вашему поисковому запросу. Будут найдены документы разных типов: нормативные акты, комментарии, консультации, судебные решения и другие материалы. Список компактен — содержит не более 50 документов.

В начале списка располагаются документы, в которых наиболее полно раскрывается запрос. Чаще всего ответ на вопрос содержится в первом или одном из первых документов списка.

Чтобы подробнее разобраться в вопросе, Вы можете построить полный список документов в обычном виде, структурированном по разделам и информационным банкам (так называемый дерево-список ) — для этого нажмите кнопку «Построить полный список» .

Быстрый поиск удобен и эффективен для поиска:

конкретного документа (рис. 5.2 );

фрагмента документа (рис. 5.3 );

в целом информации по интересующему вопросу (рис. 5.4 ). В этом случае в правой части окна будет построен список соответствующих ключевых понятий Правового навигатора .

Те, кто читал сказку о Белоснежке, знают, что одним из важнейших секретов эффективного менеджмента является порядок. Попробуйте провести хотя бы одну генеральную уборку в документах – и уже завтра составление квартального отчета или поиск очередной платежки не будут казаться кошмаром номер один в вашей офисной жизни. Но прежде запаситесь терпением: процесс архивной обработки может приготовить для вас ряд «сказочных» сюрпризов.

Что такое архивная обработка и для чего она нужна

Архивная обработка – не роскошь, не прихоть и не навязчивая идея скрупулезных архивистов, одержимых желанием создать стройную вселенную гармонии и порядка, не вставая с рабочего места. Как было сказано ранее, архивация документов имеет под собой четкие организационные обоснования. Грамотно проведенная обработка документов помогает избежать проблем, связанных с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов. Она также облегчает поиск необходимых для составления отчетов документов и восстановления утраченной информации на основе архивированных документов, а при переезде компании с одного места позволяет учесть и сохранить все до последнего листочка.

Особую важность процедуры архивной обработки документов имеют для составления справок социально-правового характера (подтверждение стажа, квалификации и др.), для которых могут потребоваться документы по личному составу, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность и др. Более того, в отдельных случаях архивация необходима для высвобождения офисных площадей (возможное сокращение объема – в несколько раз!) за счет одновременного уничтожения ненужных документов с «лишней» историей. Если вы уже сталкивались с передачей документов на государственное хранение, то должны знать, что у документов без архивной обработки нет шансов попасть в госархив. Таковы требования архивного законодательства РФ.

Основные этапы архивной обработки документов

Проведение экспертизы ценности документов. В ходе экспертизы устанавливается научная, историческая и практическая ценность документов. Те документы, которые представляют для организации ту или иную ценность, подлежат дальнейшей архивной обработке. Среди них непременно окажутся:

Документы, связанные с основной деятельностью организации: учредительные документы, протоколы заседаний совета директоров и акционеров, приказы по основной деятельности, собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сметы расходов и доходов, штатные расписания.
Документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью: регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и их приложения, договоры об оказании и получении услуг и др.

Документы по личному составу: трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу и увольнении, переводе работников, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости, лицевые счета), личные карточки уволенных сотрудников (форма Т-2).

Систематизация документов и формирование дел

Описание и оформление дел. Эта процедура регламентируется архивным законом РФ и включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Для дел временного срока хранения допускается частичное оформление дел.

Создание описей. После оформления дел составляется их опись (систематизированный перечень справочного характера, состоящий из заголовков дел) и в некоторых случаях историческая справка к архивному фонду. Правила заполнения описей дел определены в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Сложность этого этапа заключается в том, что обычно описи приходится составлять без номенклатуры дел.

На основании результатов основных этапов возможно проведение других процедур, связанных с подготовкой дел к уничтожению, передачей документов на хранение в государственный архив и разработкой номенклатуры дел. Каждая из них может быть выполнена как в комплексе с другими мероприятиями, так и отдельно от них.

Особые случаи из практики архивной обработки

Определение сроков хранения. Несмотря на то, что существуют утвержденные типовые перечни документов, образующихся в деятельности организации, и разработаны специализированные онлайн-сервисы для определения сроков хранения документов, нередко отнести тот или иной документ к конкретному виду в зависимости от сроков хранения оказывается весьма проблематично.

Некоторые документы до сих не входят не в один список документов основного перечня. В СССР эту проблему решали с помощью введения системы отраслевых перечней, которые включали специфичные для каждой отрасли (строительной, нефтегазовой и др.) документы. Сегодня специалистам архивных компаний приходится обращаться к таким перечням для установления сроков хранения отдельных документов, однако простым смертным получить доступ к перечням подобного рода достаточно сложно. К примеру, многие кредитные организации во время архивной обработки к своему удивлению обнаруживают, что до сих пор нет соответствующего перечня документов, согласно которому их можно классифицировать. Как правило, в архивных компаниях с большим опытом архивной обработки эта проблема решается на законных основаниях, но для этого архивистам требуется изучить множество нормативно-правовых актов и при необходимости подключить к работе других специалистов.

Кроме этого, возможны ошибки, связанные с незнанием нюансов хранения отдельных видов документов, сроки хранения которых законодательно установлены в перечнях. Так, при определении срока хранения договоров обычно забывают о том, что он вычисляется с учетом срока действия договора. Например, ипотечный договор может в конечном итоге храниться не 5 лет, а 30 лет из расчета: 25 лет ипотеки + 5 лет хранения договора. В случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов отсутствие важного договора может привести к неприятным последствиям для организации. В других ситуациях пострадавшими могут оказаться работники компании, как иллюстрирует практика ОАО «Российские железные дороги». При архивной обработке документов по личному составу на основе типового перечня сотрудники установили, что табель учета рабочего времени должен храниться 1 год. Однако в том же самом перечне указано, что если дело касается вредного производства, то табель необходимо сохранять на протяжении 75 лет. В результате неверного определения срока хранения документа табели были уничтожены, а работники РЖД остались без значительной прибавки к пенсии в будущем.

Описание и оформление дел. Нумерация всех (!) листов дел, составление объемных описей и в финале мастерская почти декоративно-прикладного искусства с переплетными работами и оформлением обложек. При таком раскладе приходится либо отвлекаться от выполнения своих прямых обязанностей, либо работать сверхурочно, либо обращаться за помощью к сторонней компании. От того, насколько грамотно и качественно выполнены описание и оформление дел, в дальнейшем зависят быстрота и удобство работы с документами (поиск, копирование, сканирование и др.). Еще до рутинного этапа оформления могут возникнуть сложности с формированием дел. Например, не во всех личных карточках работников Т-2 (кадровое делопроизводство) указана дата увольнения сотрудника. В такой ситуации приходится поднимать другие документы (это может быть приказ об увольнении), чтобы восстановить дату, или же формировать другое «специфическое» дело.

Как определить состав мероприятий по архивной обработке

Помимо общего объема хранимой документации и процессов движения и учета документов, экспресс-аудит помогает проанализировать риски утраты документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также эффективность использования архивных площадей. Излишне говорить о том, что проведение предварительной оценки может уберечь от дополнительных денежных затрат, связанных с неправильным определением архивных нужд организации, и некоторых ошибок, которые случаются из-за незнания правовых и организационных тонкостей мероприятий по архивной обработке.

Рис. 1. Страница результатов поиска

Приведённый ниже скриншот отображает основной пользовательский интерфейс программы. Запросы вводятся в текстовое поле (1). Результаты поиска отображаются в панели результатов (2). В поле предпросмотра (3) можно увидеть текстовое содержание файлого, выделенного в панели результатов. Все совпадения выделены жёлтым.

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Для поиска документов необходимо задать условия поиска - сформировать запрос. Запрос на поиск документов формируется как по одному, так и по нескольким критериям.

В ИПС критериями поиска являются:

наименование документа
ключевые слова
номер
дата принятия
текст
отрасли законодательства
вид документа
субъект права
публикации
типы связей
наличие текста

ЗАПОЛНЕНИЕ ФОРМЫ ЗАПРОСА

Для того, чтобы задать условия поиска, с помощью щелчка мыши поставьте курсор в поле любого критерия (критериев) на главной странице Системы поиска и введите его значение.

Заполнение поля "Наименование документа"

предполагаемые слова из наименования документа (через пробел)

В поле "Наименование документа" возможно не полное написание слов (без окончаний, например). В этом случае в конце слова ставится символ * (звездочка).
Знак - (минус) перед словом означает исключение этого слова при поиске по наименованию.
При формировании запроса не могут быть использованы слова, состоящие из менее чем 4-х символов, т.е. поиск по целым словам состоящих из 3-х и менее символов не производится. Однако возможно задать поиск коротких слов, используя при этом символ * (звездочка).
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Часто употребляемые слова желательно ставить в конце списка предполагаемых слов.
При заполнении поля предполагаемыми словами из названия отметьте "Любой образец" или "Каждый образец". Состояние "Любой образец" соответствует логическому "ИЛИ" и означает, что ИПС выберет названия правовых актов, в которых присутствует хотя бы одно указанное слово. Состояние "Каждый образец" соответствует логическому "И" и означает, что ИПС выберет названия правовых актов, в которых присутствуют все указанные вами слова.
Кроме основного поиска по наименованию, документ можно искать по ключевым словам - словам, содержащимся в нужном документе, по его номеру, дате принятия, тексту (выдержка из документа) и отраслям законодательства.

Заполнение поля "Ключевые слова"

Заполнять форму "Ключевые слова" следует начинать вручную. Поставьте курсор в нужную строку поля и начинайте вводить интересующее вас слово. Внизу будут всплывать слова-подсказки, из которых вы сможете выбрать искомое. Таким образом можно выбрать как одно, так и несколько слов. Результатом поиска будут все документы, связанные с указанными ключевыми словами. Если вы перестарались с количеством ключевых слов или указали их неверно, щелкните по изображению мусорной корзины напротив введенного запроса (1, рис.1).

Рис. 1. Поиск документов

Критерии “Дата принятия” и “Отрасли законодательства” можно заполнять как вручную, так и выбрать необходимый вариант из списка, открывающихся кнопкой справа от них (2 и 3, рис.1). В появившемся календаре у критерия даты необходимо выбрать год, месяц и число. Указанная дата автоматически будет занесена в окошко формы. Дату нельзя выбрать позже сегодняшней. Можно ввести как точную дату, нажав на соответствующую кнопку (1, рис.2), так и промежуток времени, в который документ был принят. Щелкнув по значениям месяца и года (2, рис.2), можно выбрать из открывшегося списка нужные. Так же вы можете воспользоваться стрелками справа от данных значений (3, рис.2).

Рис. 2. Поиск документов по дате

Щелкнув на кнопку, обозначающую список, выбираем нужные отрасли законодательства, отмечая их галочками. Снимать галки можно так же по одной, как добавляли, или же снять сразу все с помощью кнопки “Отменить все”.

Заполнение поля "Текст"

предполагаемые слова в тексте (через пробел)

В поле "Текст" возможно не полное написание слов (без окончаний, например). В этом случае в конце слова ставится символ * (звездочка).
Знак - (минус) перед словом означает исключение этого слова при поиске по тексту.
При формировании запроса не могут быть использованы слова, состоящие из менее чем 4-х символов, т.е. поиск по целым словам состоящих из 3-х и менее символов не производится. Однако возможно задать поиск коротких слов, используя при этом символ * (звездочка)
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Часто употребляемые слова желательно ставить в конце списка предполагаемых слов.

Таким образом заполняется основная форма запроса. Если введенных вами параметров достаточно для поиска, можно переходить к работе с найденными документами, щелкнув мышью по кнопке “Найти” (4, рис.1).
Если вы передумали задавать поиск по заданным параметрам, в левой панели меню под кнопкой "Найти" выберите кнопку "Сбросить".

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
- заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
- свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
- военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
- удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
- справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
- свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
- водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

это первое официальное трудоустройство гражданина;
человек устраивается на работу по совместительству;
трудовая книжка утеряна или повреждена.

СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
карточка утрачена;
со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
- ФИО и должность работодателя;
- ФИО будущего сотрудника и его адрес;
- заглавие документа – заявление;
- просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
- особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
- подпись и расшифровка ФИО;
- дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Читайте также: