Какие из перечисленных сведений вносятся в трудовую книжку выберите два правильных варианта ответа

Опубликовано: 18.05.2024

В настоящее время статус трудовой книжки в Российской Федерации, порядок ведения, хранения регламентирован следующими нормативно-правовыми документами:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;
- Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи на работе;
- сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).
Из этого правила существует три исключения:
- работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);
- работник поступает на работу на условиях совместительства;
- трудовая книжка работника потеряна или повреждена.
В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку. Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.
Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Заполнение сведений о работе
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся ручкой шариковой, ручкой-роллером, гелевой ручкой синего цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Кто несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек?
На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.
Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)
На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа(распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?
В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.
«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись ( Предприятие… переименовано в …. ).

Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается ли такая запись недействительной?
Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».
В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись). Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.
В графе 4 раздела «Сведения о работе» - запись производится как обычно - на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др

Статья 66 ТК посвящена описанию такого важнейшего кадрового инструмента, как трудовая книжка. В ней задокументированы правила её ведения и перечень информации, вносимой в неё нанимателем.

Содержание ст. 66 ТК

В начале говорится, что трудовая книжка – основной кадровый документ о работе сотрудника. В неё вносятся следующие данные:

рабочий стаж сотрудника;
его трудовая деятельность.

Акцентируется внимание, что параметры действия трудовых устанавливаются соответствующим органом исполнительной власти федерального уровня. Эти параметры включают:

форму трудовой книжки;
порядок её ведения;
правила создания бланков документов;
порядок обеспечения ими нанимателей.

Подчёркивается, что наниматель ведёт трудовые книжки на сотрудника, отработавшего у него не менее 5 дней. При этом данная работа для сотрудника должна носить основной характер. Из этого правила предусмотрены исключения, если:

нанимателем выступает физическое лицо, не оформленное как ИП;
в соответствии с действующим законодательством трудовая не требуется.

Далее описывается информация, вносимая нанимателем в трудовую книжку. К ней относятся:

базовые данные о сотруднике;
сведения о выполняемой им работе;
сведения о его переводе на иную работу постоянного характера;
информация об увольнении сотрудника;
основания окончания трудового договора;
перечень награждений сотрудника за его эффективную работу.

Отдельно отмечено, что информация о взысканиях в документ не вносится, за исключением ситуации с увольнением сотрудника на основе дисциплинарного взыскания.

В заключительном абзаце указывается, что, по желанию сотрудника, в трудовую по месту основной работы добавляется информация о его работе по совместительству. Это возможно в случае предъявления им соответствующего документа нанимателю.

Вопросы по использованию ст. 66 ТК

Какими документами регулируются параметры трудовой, упомянутые в рассматриваемой статье?

Основные параметры трудовой перечислены в Постановлении Правительства от 16.04.03 (ред. от 25.03.13) №225. В нём содержатся указания по формату документа, правила её ведения и иные базовые сведения. Также имеется Приказ Минфина от 22.12.03 №117н, посвящённый обеспечению нанимателей бланками и вкладышами для данного документа. А правила заполнения трудовой регулирует Постановление Минтруда от 10.10.03 №69.

Какова ситуация с применением электронной версии трудовой книжки?

Вопросам внедрения электронных версий трудовых посвящён ФЗ от 16.12.19 №439. В нём говорится, что до ноября 2020 года наниматель уведомляет сотрудника о возможностях ведения трудовой в бумажном и электронном форматах. Далее сотрудник пишет соответствующее заявление в срок до конца 2020 года. Правила ведения документа после окончания 2020 года оговорены в статье 2 этого ФЗ.

Если нанимателем выступает физическое лицо, которому по ст. 66 ТК не положено заводить трудовую на сотрудника, то какой документ заменяет её в этой ситуации?

Данную ситуацию регулирует глава 48 ТК, в частности её статья 309. В соответствии с ней заменителем трудовой для данной категории сотрудников выступает оформленный в письменном формате трудовой договор.

На какой основе формируется список поощрений сотрудника, упомянутый в ст. 66 ТК?

Основные формы поощрения сотрудника за его эффективную трудовую деятельность перечислены в ст. 191 ТК. К ним отнесены грамоты, благодарности, иные презенты. Следовательно, все они могут быть занесены в трудовую. Также нужно отметить, что если премия имеет регулярную основу и прямо предусмотрена системой оплаты труда, принятой на предприятии, то сведения о ней в трудовую не вносятся.

Как оформляются записи в трудовой в случае с дистанционной работой?

Нюансы данного формата трудовой деятельности описаны в ст. 312.2 ТК. В соответствии с ней информация о данной работе может не вноситься в трудовую, если есть договорённость между нанимателем и сотрудником. В случае если такая договорённость отсутствует, сотрудник передаёт трудовую нанимателю лично или отправляет её по почте с помощью заказного письма с уведомлением.

Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 "О трудовых книжках". Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2004).

Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);

образование;
профессия;
специальность.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" существуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", №Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", №Т-2 "Личная карточка работника", №Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", №Т-3 "Штатное расписание", №Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", №Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", №Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", №Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", №Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", №Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", №Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" и другие. Указанное Постановление предписывает распространение предложенных унифицированных форм документации "на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации"

На основании перечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Примечание. В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в которое трудоустраивается работник.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).

В соответствии с указанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается дата приема на работу;
в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.

В случае изменения наименования организации за время работы работника, в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. Делается это следующим образом: в вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж", а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

В трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", а в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер, - в случае восстановления в установленном порядке непрерывного трудового стажа. Это установлено пунктом 3.4 Инструкции №69.

По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству. В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".
В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.

Окончание примера.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

Что представляет собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка будет представлять собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в числе которых сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора.

«Книжки» в привычном виде в Пенсионном фонде не будет даже в скан-копии.

Как будет наполняться база Пенсионного фонда сведениями о трудовой деятельности работников?

Во-первых, наполнение базы ПФР происходит планомерно с 1996 г. (что связано с действием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Во-вторых, актуальные сведения о трудовой деятельности работников в ПФР обязан будет представлять работодатель.

Что именно будет входить в обязанности работодателя в 2020 г.?

В срок до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, работодатель должен подать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в течение отчетного месяца были:

а) переведены на другую постоянную работу;

б) приняты на работу;

г) написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки.

Приведенные обстоятельства называются кадровыми мероприятиями.

Для подачи сведений достаточно заполнить форму СЗВ-ТД, утвержденную Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В этом же постановлении содержится порядок заполнения формы.

Не забудьте про пункт 1.7 порядка, где сказано: при подаче формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя.

Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении работника до 1 января 2020 г. Отражать мероприятия, которые произошли на предшествующем месте работы сотрудника, не нужно.

(Пенсионный фонд привел примеры заполнения формы СЗВ-ТД для разных ситуаций.)

В каком виде форма СЗВ-ТД должна быть подана в Пенсионный фонд?

Если в штате работодателя числятся менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в ПФР можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.

В 2021 г. обязанности работодателя по подаче формы СЗВ-ТД изменятся?

Да, в следующем году обязанности работодателя изменятся. Уведомлять ПФР о приеме на работу и увольнении придется не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа.

Уведомлять о переводах и подаче заявления о выборе формата ведения трудовой книжки так же нужно будет до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как будет осуществлен переход работников на электронные трудовые книжки?

Работодатель в срок до 30 июня 2020 г. обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Вы имеете право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ (в «бумажном виде») или предоставлением Вам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (на ведение «электронной трудовой книжки»).

Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из двух письменных заявлений:

о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ;
о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.

Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу_____________.

Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой

Одно из указанных заявлений работник должен подать работодателю до 31 декабря 2020 г. В противном случае продолжаем вести бумажную трудовую книжку.

Работник, выбравший ведение бумажной книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат. А вот обратный переход невозможен.

Как быть тем, кто в 2020 г. не работал, но сохранял место работы, и тем, кто не был трудоустроен, а потому не подавал заявление?

За пределами 31 декабря 2020 г. подать заявление могут:

работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, сотрудники на больничном и т.д.);
лица, имеющие стаж работы, но на 31 декабря 2020 г. не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Таким образом, у каждого работника, имеющего трудовой стаж до 31 декабря 2019 г., будет возможность выразить свое волеизъявление путем подачи заявления.

Что следует сделать при принятии в 2020 г. работника, впервые устраивающегося на работу?

Ему нужно предложить написать одно из двух заявлений. Если он выберет для себя бумажную трудовую книжку, ее нужно будет оформить. Разумеется, при приеме на работу такого работника нужно не забыть сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

Иной порядок начнет действовать с 2021 г.: начинающие трудовую деятельность работники смогут рассчитывать только на электронную трудовую книжку.

Если работник выбрал электронный формат, что делать с трудовой книжкой?

Работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. выбравшему электронный формат), трудовую книжку следует выдать на руки. Работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (п. 3 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). При выдаче трудовой книжки в нее вносится порядковая запись о подаче работником указанного заявления.

Запись о выдаче на руки книжки следует произвести в журнале ведения и хранения трудовых книжек. Также работник должен будет поставить подпись в личной карточке.

Если трудовая книжка передана работнику, что следует выдать ему при увольнении?

В этом случае вместо трудовой книжки работодатель выдает документ, который называется «Сведения о трудовой деятельности работника».

Ждать согласия на отправку Сведений по почте не нужно.

Работник, не получивший Сведения, вправе обратиться за ними к работодателю путем подачи заявления. В этом случае они должны быть ему выданы в течение трех рабочих дней указанным в заявлении способом – в бумажном или электронном виде.

Следует отметить, что Трудовой кодекс разрешает работодателям обмениваться Сведениями с работниками в электронном виде, равно как и работнику – подавать электронные заявления. Но это должно быть отражено в локальных нормативных актах работодателя.

Что именно выдаем работнику на руки? Форма выдачи Сведений разработана Минтрудом (форма СТД-Р), но пока не утверждена приказом (несмотря на то что работодатели уже месяц как должны выдавать такие Сведения работникам на руки).

Можно ли заключить трудовой договор, если вместо трудовой книжки работник принес Сведения о трудовой деятельности, выданные работодателем по последнему месту работы? Как проверить, нужно ли будет вести бумажную трудовую книжку?

С 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) Сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

При приеме работника на работу проверяем, есть ли в Сведениях о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки:

«да» – подаем в ПФР сведения в электронном виде;

«нет» – требуем от работника предоставить трудовую книжку.

Если книжку работник не предоставил, по его письменному заявлению оформляем новую трудовую книжку в привычном порядке.

Как работодателю получить сведения о стаже работы сотрудника, если в момент трудоустройства он предоставил только Сведения о трудовой деятельности, которыми охватывается небольшой временной период?

Работодатель обязан при увольнении работника выдавать Сведения о трудовой деятельности только за тот период, в который работник трудился у него (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому человек может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее) и со Сведениями, которые охватывают небольшой период работы.

В этом случае у работодателя, заключившего трудовой договор, возникнут проблемы:

при расчете больничного;
при решении вопросов о том, является ли работник бывшим государственным или муниципальным служащим и нужно ли уведомлять о конфликте интересов;
при намерении получить подтверждение опыта работника (как в момент приема, так и в ходе выполнения трудовых обязанностей, например, при проведении процедуры сокращения численности работников).

Региональный Пенсионный фонд в этом случае советует просить предоставить трудовую книжку. Но ведь она выдана работнику на руки и может не сохраниться к моменту трудоустройства. Более удачным видится другой вариант: можно предложить работнику обратиться в Пенсионный фонд через МФЦ или Портал госуслуг с запросом о предоставлении сведений обо всей трудовой деятельности, а затем передать их работодателю.

В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?

Как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя?
Что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой?
Будет ответственность за ошибки прежнего работодателя?

Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах. Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.

1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?

С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.

С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:

в пользу ведения бумажной трудовой книжки; либо
в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Согласитесь, есть некая рассогласованность.

Предлагаем на выбор два варианта:

Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п. 2.5
ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Неформальный подход. Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.

Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.

В конце статьи есть шпаргалка

2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?

Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:

например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?

Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.

Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:

Вариант 1. Работник не писал заявления о выборе трудовой книжки в 2020 году. Это могло произойти в том случае, например, если человек не был трудоустроен в этот период.

Ваши действия: принимаем работника на работу и продолжаем вести его бумажную трудовую книжку до тех пор, пока он не напишет заявление о переходе на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Важно: такой возможностью он может воспользоваться в любое время.

Вариант 2. Работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, но мы пока об этом не знаем.

Ваши действия: для нас не актуален вопрос, подавал такой работник заявление о выборе или не подавал у предыдущего работодателя. Такой работник может в дальнейшем написать заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Обратите внимание: за работником, воспользовавшимся правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?

Законодатели это не учли, но. На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:

например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:

как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.

В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.

Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.

Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.

Выводы

В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.

Совет: обращаясь за консультациями в ПФР, помните, что у них нет полномочий давать разъяснения по применению трудового законодательства и по работе с трудовыми книжками в бумажной форме. Получая рекомендации по таким вопросам от ПФР, пропускайте их через призму законодательства, будьте объективными!

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Читайте также: