Какие существуют режимы для работы с документом

Опубликовано: 15.05.2024

Указанные выше версии процессоров поддерживают следующие основные режимы представления документов.

1. Обычный режим. В этом режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и другие). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование).

2. Режим разметки. В этом режиме экранное представление документа полностью соответствует печатному документу, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

4. Режим Web-документа. В этом режиме экранное представление не совпадает с печатным документом. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

5. Режим Схема документа (режим чтения). В этом режиме окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой – сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при навигации по объемному документу – его удобно использовать при просмотре документов сложной структуры.

6. Режим предварительного просмотра Web-страницы. Этот режим используется для предварительного просмотра электронных документов. При этом созданный документ отображается как Web-страница.

7. Режим предварительного просмотра. Этот режим используется для просмотра печатных документов. При этом документ представляется в специальном окне.

Выбор первых пяти режимов выполняется соответствующими командами меню Вид. А выбор первых четырех режимов, кроме того, можно выполнить с помощью соответствующих кнопок, расположенных в левом нижнем углу рабочего окна Word.

Выбор 6 и 7 режимов выполняется соответствующими командами меню Файл.

Приемы работы с текстами в процессоре MS Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре MS Word относятся следующие:

Создание документа

В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующими действиями.

1. Применительно к текстовому процессору Word 2000:

· открыть меню Файли выполнить командуСоздать.В появившемся диалоговом окне Создание файла включить переключатель Создать документ и выбрать шаблон Обычныйна вкладке Общие или другой нужный шаблон. Созданный документ приобретает по умолчанию имя Документ 1;

· открыть меню Файли выполнить командуСохранить как. ;

· в диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, в которой будет храниться новый документ, или создать новую папку, используя кнопку Создание новой папки;

· в диалоговом окне Сохранение документа в окне Имя файла удалить имя Документ 1 и ввести новое нужное имя, а затем щелкнуть мышью по кнопке Сохранить.

2. Применительно к текстовому процессору Word 2003:

· открыть меню Файли выполнить командуСоздать.В появившемся окне Создание документа (в правой части рабочего окна) в разделе Шаблонывыбратьи выполнить командуНа моем компьютере.В появившемся диалоговом окне Шаблоны на вкладке Общие выбрать шаблон Новый документ или другой нужный шаблон. Созданный документ приобретает по умолчанию имя Документ 1.;

· открыть меню Файли выполнить командуСохранить как. ;

3. Простой способ создания документа для обеих версий текстового процессора Word:

· щелкнуть мышью по кнопке Создать стандартной панели инструментов (самая левая кнопка);

· открыть меню Файли выполнить командуСохранить как. ;

Ввод текста

Технология ввода текста и переключения языковых регистров клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена не требуют особых пояснений. Поэтому в данном разделе рассматриваются специальные средства при работе с текстом.

Один и тот же документ может отображаться в Word по-разному, в зависимости от выбранного режима просмотра. Режимы переключаются с помощью кнопок вкладки Вид (см. рис. 5.7) или кнопок в правой части строки состояния (рис. 5.9).

Рассмотрим назначение режимов просмотра.

? Разметка страницы. В этом режиме документ отображается так, как он будет выглядеть при печати. Это основной режим для форматирования документов.

? Режим чтения. Специальный режим, позволяющий просматривать документ в наиболее удобном виде.

? Веб-документ. Используется для создания веб-страниц средствами Microsoft Word.

? Структура. Служит для работы с большими документами, в которых определены заголовки разделов.

? Черновик. Этот режим удобен для набора и редактирования текста. В нем не отображаются границы страниц и некоторые объекты.

Начинающим пользователям лучше всего создавать и редактировать документы в режиме Разметка страницы и осваивать другие режимы по мере необходимости, например, для набора большого фрагмента текста можно переключиться в режим черновика, а затем вернуться в режим разметки страницы для форматирования.

Рис. 5.9. Кнопки переключения режимов просмотра

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

16.3.8. Директивы для работы с многоязычными документами

16.3.8. Директивы для работы с многоязычными документами Если ваш сайт имеет несколько языковых версий — например, русскую и английскую, — целесообразно настроить директивы управления языком. Тогда пользователю не нужно будет щелкать по ссылкам «In English/Ha Русском» —

Режимы работы жестких дисков

Режимы работы жестких дисков Одной из проблем, которая может произойти с жесткими дисками UltraATA, является неверное определение скоростного режима, в котором может работать жесткий диск. Вследствие этого жесткий диск будет работать на заведомо меньшей скорости, чем

Режимы работы с отчетами

Режимы работы с отчетами В Access 2007 работа с отчетами может осуществляться в нескольких режимах: предварительный просмотр, представление отчета, режим конструктора и режим макета. Чтобы правильно выбрать режим работы, необходимо четко определить, какие действия будут

16 Режимы работы программы

16 Режимы работы программы Программа позволяет работать в трех режимах:База данных – вся информация по книгам, а так же сами книги хранятся в одном файле базы данных.Файловый режим – в базе данных программы хранятся только описания произведений, включая авторов, жанры,

Урок № 4. Режимы работы "1С:Предприятие" и "Конфигуратор"

Урок № 4. Режимы работы "1С:Предприятие" и "Конфигуратор" Как мы уже знаем из предыдущего урока, программа "1С" может функционировать в двух основных режимах: 1С:Предприятие и Конфигуратор. Выбор требуемого режима осуществляется нажатием в окне запуска соответствующей

Глава 7 Особенности работы с большими документами

Глава 7 Особенности работы с большими документами 7.1. Сноски Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ – от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность

Основы работы с документами в Microsoft Word

Основы работы с документами в Microsoft Word В этом подразделе рассмотрены следующие темы:• открытие документов;• сохранение документов;• восстановление документов после сбоя;• работа с несколькими документами одновременно.Во время работы с несколькими документами

Особенности работы с большими документами

Особенности работы с большими документами В этом подразделе рассмотрены следующие темы:• общие параметры работы с большими документами;• особенности работы с колонтитулами;• создание оглавления.Как быстро перейти к месту последнего редактирования документа?Word

Основные режимы работы

Основные режимы работы В этом разделе мы рассмотрим наиболее востребованные режимы работы и возможности программы Excel 2007. Более подробно возможности Excel проиллюстрированы в видеоуроках, которые имеются на прилагаемом к книге

Режимы работы со слайд-шоу

Режимы работы со слайд-шоу Готовую презентацию (слайд-шоу), а также презентацию в процессе создания можно просматривать по ходу работы. Для этого на вкладке Показ слайдов расположены кнопки С начала и С текущего слайда. В первом случае показ слайдов начнется с первого, а

4. Режимы работы экспертных систем

4. Режимы работы экспертных систем Экспертная система работает в двух основных режимах:1) в режиме приобретения знаний;2) в режиме решения задачи (называемом также режимом консультаций, или режимом использования экспертной системы).Это логично и понятно, ведь сначала

1.1. Режимы работы в двумерном редакторе чертежей

1.1. Режимы работы в двумерном редакторе чертежей В редакторе чертежей пользователь получает два вида информации: символьные сообщения системы и синтезируемое графическое изображение. К символьным сообщениям относятся запросы системы, указатели режимов (состояний)

Режимы работы проигрывателя

Режимы работы проигрывателя Проигрыватель Windows Media может работать в нескольких режимах.? Полный. Программа работает в обычном окне (см. рис. 4.13), которое содержит несколько панелей.? Компактный. В этом режиме отображаются только основные элементы управления (рис. 4.18). Для

Режимы работы с таблицами

Режимы работы с таблицами Для работы с таблицами в базе данных используются следующие режимы.? Режим таблицы. Является универсальным: в нем можно просматривать, вводить и редактировать данные, создавать новые таблицы и изменять их структуру. После двойного щелчка на

В данной статье рассказывается о том, как работать с документом в различных режимах отображения документа. Освещены вопросы работы в каждом из них, а также вопрос использования области навигации.

Режимы отображения документа

В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:

Разметка страницы;
Режим чтения;
Веб-документ;
Структура;
Черновик.

Рассмотрим их по порядку.

Разметка страницы

Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

Выбор режима «Разметка страницы»

Используйте комбинацию клавиш <Alt+Ctrl+P>;
Вкладка «Вид» - группа «Режимы просмотра документа»;
Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).

Рисунок 1. Режим «Разметка страницы».

Режим чтения

Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:

«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;
В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».

В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».

Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.

Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».

Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:

Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.

Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).

Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.

При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:

«Справочники» - использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
«Цвет выделения текста» - выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
«Создать примечание» - создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
«Найти» - открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.

Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.

Выход из режима чтения

Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите <Esc>.

Веб-документ

Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.

Выбор режима «Веб-документ»

Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;
«Строка состояния» – «Веб документ».

Черновик

Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).

Выбор режима «Черновик»

«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Черновик»;
«Строка состояния» - «Черновик»;
Комбинация клавиш <Alt+Ctrl+N>.

Настройка режима «Черновик»

Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.

«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
В области «Показывать содержимое документа» - включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.

Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:

«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).

Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).

Рисунок 5. Настройка режима «Черновик».

Структура документа

Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».

Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.

Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.

Рисунок 6. Документ в режиме «Структура».

Выбор «Режима структура»

Вкладка «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»;
<Alt+Ctrl+O>;
«Строка состояния» - «Структура».

Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку «+» или «-».

Уровень абзаца

Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:

Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
Используйте комбинацию клавиш <Alt+Shift+ стрелка влево> – для понижения уровня, <Alt+Shift+ стрелка вправо> – для повышения.

Отображение уровней в структуре документа

Для отображения только нужных уровней заголовков:

Комбинация клавиш <Alt+Shift+1, 2, 3 …9>, где число соответствует заголовку соответствующего уровня;
Вкладка «Структура» - группа «Работа со структурой» - в раскрывающемся списке «Показать уровень» выберите искомый уровень.

Перемещение абзаца по структуре

«Структура» - в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;
Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
<Alt+Shift+стрелка вверх/вниз>.

Отображение первых строк

Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.

Нажмите <Alt+Shift+L>;
«Структура» - «Работа со структурой» - «Показать только первую строку».

Выход из режима «Структура»

«Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» выберите другой режим;
Вкладка «Структура» - в группе «Закрыть» щелкните «Закрыть режим структуры».

Область навигации

При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.

Вкладка «Вид» - в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».

Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.

Рисунок 7. Вкладки панели навигации.

Вкладка «Просмотр заголовков документа» - инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
Вкладка «Просмотр страниц документа» - показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).

Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта «Область навигации» в группе «Показать» вкладки «Вид», либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле «Навигация».

Заключение

Большинство пользователей работают в режиме «Разметка страницы», практически не используя другие режимы. Часто бывает, что так поступают даже опытные пользователи со стажем более 2-х лет работы в Word. И делают так напрасно, поскольку каждый режим работы имеет свои преимущества, и со временем позволяет делать работу более комфортной и эффективной. Ознакомившись с материалом статьи, вы узнали о существующих режимах отображения документа. О том, какие они имеют преимущества и недостатки, где и в каких случая наиболее эффективно их использовать.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Выбор вышеуказанных режимов выполняется командными кнопками в левом нижнем углу окна приложения или командами меню Вид. Через меню Вид доступно также представление Схема документа, в котором окно приложения имеет две панели: на левой – представляется структура документа, а на правой – сам документ. Режим полезен при просмотре документов сложной структуры.

Если требуется особо тщательный просмотр текста, то его можно развернуть во весь экран с помощью команды Вид/Во весь экран. Возврат в исходное состояние происходит при нажатии на кнопку Во весь экран или на клавишу Esc.

Изменение масштаба отображения документа производится кнопкой Масштаб на стандартной панели или командой Вид/Масштаб. Имеются варианты изменения масштаба по ширине страницы, по ширине текста, странице целиком или на две страницы. Если предусмотренные варианты изменения не устраивают, то можно ввести масштаб вручную (от 10 до 200%)

С помощью стандартной панели (или меню Файл) можно вызвать режим предварительного просмотра, удобный для просмотра готового документа.

В дополнение к Стандартной панели и Форматирование можно вызвать дополнительные панели инструментов, которые перечислены в Вид/панели инструментов, каждую из которых можно настроить по своему усмотрению, если нажать кнопку Настройка.

Кроме изменения встроенных панелей, можно создавать пользовательские панели. После щелчка на кнопке Настройка следует выбрать Создать, тогда появится диалоговое окно Создание панели инструментов. Здесь нужно ввести имя панели в текстовое поле Имя панели инструментов и выбрать шаблон для хранения панели из раскрывающего списка Сделать панель доступной для: и щёлкнуть на кнопке ОК. После появления диалогового окна Настройка и новой панели следует выбрать категорию, содержащую необходимую кнопку или другой значок, и перетащить его из секции Кнопки в новую панель. Эту процедуру нужно повторять до полного заполнения пользовательской панели и закрыть диалоговое окно Настройка, щёлкнув на кнопке ОК.

1.2. Ввод, редактирование и форматирование текста. Управления форматами шрифта. Проверка правописания

Переход на новую строку при вводе текста происходит при достижении границы правого поля. Нажимать клавишу Enter следует только при переходе к вводу нового абзаца. Удаление символа слева от курсора происходит при нажатии на клавишу Backspace, а удаление символа справа от курсора – при нажатии на клавишу Delete. Отмена ввода происходит с помощью кнопки Отменить ввод на стандартной панели или в меню Правка. Двойной щелчок на индикаторе ЗАМ в строке состояния (внизу поля ввода) приводит к переходу из режима вставки к режиму замены: вводимый текст будет замещать (удалять) символы ранее введённого текста, расположенные справа от курсора. Повторный двойной щелчок на индикаторе ЗАМ позволяет вернуться в режим вставки.

Курсор устанавливается в нужное место путём перемещения туда I-образного указателя мыши и щелчка по левой кнопке мыши. Перемещение курсора в область вне видимой части окна ведётся с помощью полос прокрутки. Перемещение по длинному тексту удобно проводить с помощью клавиш клавиатуры Page Up, Page Down, Home, End.

Когда вводится текст, то часто требуется удалить его часть или переместить часть текста в другое место. Иногда возникает потребность изменить начертание шрифта, его размер и т.п. Для выполнения таких действий фрагмент текста, в котором требуется сделать изменения, необходимо выделить. Изображение текста в выделенном фрагменте становится негативным – белые символы на чёрном фоне. Выделение делается с помощью мыши, клавиатуры или их комбинации:

· слово выделяется двойным щелчком;

· предложение выделяется щелчком при нажатой клавише;

· абзац выделяется тройным щелчком;

· для выделения произвольного фрагмента текста нужно установить курсор в его начало, нажать левую кнопку мыши и, удерживая её, перемещать курсор в нужном направлении;

· для выделения строки нужно сделать щелчок мышью в полосе выделения (полоса вдоль левого края документа, где указатель мыши меняет I-образную форму на стрелку, указывающую вверх и вправо) напротив выделяемой строки; для выделения нескольких строк нужно перемещать курсор в полосе выделения при нажатой левой кнопке мыши;

· весь документ выделяется щелчком в полосе выделения при нажатой клавише Ctrl;

· блок текста выделяется перемещением курсора при нажатых левой кнопке мыши и клавише Alt;

· выделение текста с помощью клавиш управления курсором проводится при нажатой клавише Shift;

· выделение снимается щелчком мыши в любом месте или нажатием клавиши перемещения курсора.

Следует иметь в виду, что нажатие любой клавиши клавиатуры при выделенном тексте приводит к его удалению.

Над выделенным текстом можно выполнить одну или несколько операций: скопировать его, переместить или удалить. Для этого используются команды меню Правка или кнопки стандартной панели Вырезать, Копировать, Вставить. Можно также использовать клавиатуру (комбинации клавиш указаны в меню Правка).

Если мышь наставить на выделенный фрагмент (указатель мыши при этом меняет I-образную форму на стрелку, указывающую вверх и влево), то можно при нажатой левой клавише мыши переместить фрагмент (перетаскивание). Копия выделенного фрагмента перемещается, если при перетаскивании дополнительно удерживать нажатой клавишу Ctrl. Можно также воспользоваться контекстным меню, нажимая правую кнопку мыши. Если при перетаскивании мышью фрагмента текста обнаружится ошибка, то следует нажать клавишу Esc перед тем как отпустить левую кнопку мыши. Перемещения при этом не произойдёт.

Команда Правка/Отменить ввод или кнопка стандартной панели позволяет отменить многие ошибочные действия (комбинация клавиш указана в меню Правка). Если после применения действия Отменить ввод нужно вернуться к предыдущему варианту, используется команда Правка/Повторить ввод или кнопка стандартной панели.

Несколько символов удаляются, как правило, клавишами Delete или Backspace. Этими же клавишами можно удалить выделенный фрагмент.

Применение команды Вырезать удаляет выделенный фрагмент с экрана и помещает его в Буфер обмена, а по команде Копировать выделенный фрагмент остаётся на своём месте, а в Буфер обмена помещается копия этого фрагмента. Имеется возможность вставить по месту нахождения курсора сразу всю хранимую в элементах Буфера обмена информацию с помощью кнопки панели Буфера обмена Вставить все или информацию из любого элемента Буфера обмена с помощью кнопки Элементы, а также стереть информацию во всех элементах с помощью кнопки Очистить буфер обмена.

Буфер обмена доступен для всех приложений и поэтому выполнение копирования является одним из способов обмена данными между приложениями.

Часто встречающаяся ошибка ввода текста прописными буквами может быть легко исправлена с помощью команды Формат/Регистр, которая вызывает диалоговое окно Регистр (рис. 5.2).

Рис 5.2. Диалоговое окно Регистр.

Выбирая гарнитуру шрифта, следует раскрыть список Шрифт на панели инструментов Форматирование. Шрифты типа Times Roman обычно используются в документах, а курсивные – в поздравительных адресах. Размер шрифта измеряется в пунктах (72 пункта составляют 1 дюйм). Для новых документов, создаваемых на основе шаблона Обычный, по умолчанию установлен шрифт Times New Roman размером в 12 пунктов. Для документов, передаваемых факсимильными аппаратами, следует использовать шрифт размером 14 пунктов. Изменение размера шрифта производится через раскрывающийся список Размер панели Форматирование, причём можно задавать также и произвольные размеры, например, 13 или 15.

Выбор начертания (обычный, полужирный, курсив, подчёркнутый и произвольные их сочетания) производится тремя кнопками на панели Форматирование. Если перед нажатием кнопок было сделано выделение текста, то изменения коснутся выделенного фрагмента, а иначе будет изменяться начертание вновь водимых символов. Помимо названных способов начертания имеется много других эффектов, например, зачёркнутый, верхний индекс, нижний индекс и т.д. Доступ к ним осуществляется через список видоизменение диалогового окна Формат/Шрифт/ вкладка Шрифт. (рис. 5.3).

Рис 5.3. Диалоговое окно установки формата шрифта.

Вкладка Анимация этого окна позволяет создавать анимационные эффекты в выделенном фрагменте, например, красные муравьи, мерцание, мигание. Наличие окон Образец и Вид на указанных вкладках дают представление о том, как изменится вид документа.

Форматирование документа в целом можно существенно упростить, если применять копирование форматов. Если, например, для одного из заголовков выбран определённый формат, и его нужно применить для других заголовков, то следует предпринять следующие действия:

· установить курсор на абзац, формат которого копируется;

· дважды быстро щёлкнуть на кнопке Формат по образцу на панели инструментов Стандартная; указатель мыши примет вид кисти и появится информация в строке состояния;

· протащить указатель мыши по тексту, формат которого надо изменить (в данном примере по всем остальным заголовкам), и отпустить левую кнопку мыши;

· выход из копирования с помощью кнопки Формат по образцу или клавиши Esc.

Для изменения формата во всём документе можно воспользоваться пунктом локального меню «выделить текст, имеющий такой же формат…».

Текст можно выделить цветом: кнопки Цвет шрифта и Выделение цветом на панели Форматирование позволяют изменять цвет шрифта и цвет фона соответственно. Выбор цвета из раскрывающегося списка доступен после щелчка на правой части кнопки с изображением треугольника. Хотя выделение цветом редко используется в конечных документах, но оно полезно для привлечения внимания к отдельным фрагментам текста.

Настройка метода выравнивания возможна по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине и производится соответствующими кнопками на панели Форматирование. Выбор метода выравнивания зависит от назначения документа. Печатные документы на русском языке обычно выравнивают по ширине и делают перенос слов командой Сервис/Язык/Расстановка переносов, установкой флажка на поле автоматическая расстановка переносов и щелчком на кнопке ОК. Web-страницы и документы на английском языке выравнивают по левому краю.

При несогласии с редактором следует щёлкнуть по кнопке Пропустить.

Рис. 5.4. Диалоговое окно Правописание.

1.3. Управление форматом абзаца

Главная задача при создании профессионально исполненного документа – правильно и красиво расположить строки текста на странице. Эта задача решается форматированием абзацев. Под абзацем понимается любой текст, заканчивающийся символом конца абзаца: основной текст, заголовок, элемент списка или содержимое ячейки таблицы. В пределах абзаца регулируется длина строк, тип выравнивания относительно левого и правого поля страницы, интервал между строками и абзацами, а также характер размещения текста по отношению к позициям табуляции.

Интервалом между строками называется расстояние между двумя соседними строками в тексте. MS Word обеспечивает одинарный интервал между строками примерно 120% по отношению к размеру шрифта. Можно установить полуторный или двойной интервал или задать его величину:

· выделить абзац или абзацы или установить курсор в позицию, начиная с которой нужно изменить интервал;

· выбрать команду Формат/Абзац; на экран будет выведено диалоговое окно Абзац (рис. 5.5);

· раскрыть вкладку Отступы и интервалы;

· в раскрывающемся списке междустрочный выбрать нужное значение интервала или установить его значение в окне значение;

· щёлкнуть на кнопке ОК.

Рис. 5.5. Диалоговое окно установки формата абзаца.

Хотя в шаблоне Обычный не предусмотрено дополнительных интервалов между абзацами, можно ввести их после раскрытия вкладки Отступы и интервалы в группе Интервал в окнах перед и (или) после и затем щёлкнуть на кнопке ОК.

Кроме того, во вкладке Отступы и интервалы можно настроить величины отступов слева и справа и величину отступа первой строки абзаца (красная строка). Отступы слева и справа для основного текста обычно не задают, так как положение текста определяется величиной полей, задаваемых во вкладке Поля команды Файл/ Параметры страницы. Для Web-документов величина абзацного отступа используется очень широко.

1.4. Настройка печати и печать документов

По умолчанию левое и правое поля страницы устанавливаются с размерами 3 и 1,5 см, а верхнее и нижнее поля – с размером 2 см. При желании их можно изменить командой Файл/Параметры страницы вкладка Поля (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Вкладка Поля Диалогового окна Параметры страницы.

На другой вкладке Размер бумаги (рис. 5.7) можно задать размер бумаги и ориентацию: книжную или альбомную.

Рис. 5.7. Вкладка Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы.

Перед печатью рекомендуется щёлкнуть на кнопке Предварительный просмотр на панели Стандартная или в меню Файл. Выбрать кнопку Несколько страниц и уменьшить масштаб до 15-20%, чтобы можно было увидеть весь документ или его большой фрагмент со всеми вставками, рисунками, диаграммами и таблицами.

Для вывода документа на печать служит команда Печать на панели Стандартная. Отмена печати проводится по схеме Панель управления/ Принтеры/ Ваш принтер/ Снять печать документа.

Важным подспорьем при печати больших документов является команда Файл/ Печать. В различных окнах этого диалогового окна (рис. 5.8) можно менять режимы и задавать объем печати (число копий, разборка по копиям, вывод только чётных или нечётных страниц, текущей страницы или выделенного фрагмента, печать страниц с заданными номерами или диапазоном).

Интересной представляется возможность печати нескольких страниц текста на одном листе бумаги.

Документы, редактируемые в Microsoft Word, могут отображаться на экране в различных режимах в соответствии с конкретными потребностями пользователя. Word позволяет просматривать документ в четырех различных режимах, каждый из которых может быть использован при выполнении определенных задач редактирования и подготовки документа к изданию.

Для выбора того или иного режима просмотра достаточно выбрать его название в пункте меню Вид. Также можно пользоваться кнопками переключения режимов, которые расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки (рис. 9.10).

Режим разметки

В режиме разметки отображается действительное положение текста, рисунков и других элементов на печатной странице. Этот режим удобно использовать для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками и графическими объектами. Чтобы перейти в режим разметки, выберите команду Разметка страницы в меню Вид.

Режим Web-документа наиболее удобен для создания Web-страниц и документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя. Экранное представление в этом режиме не совпадает с печатным, т. к. понятие печатной страницы не имеет смысла. Поэтому параметры страницы не учитываются, а форматирование документа является относительным. Чтобы перейти в режим Web-документа, выберите команду Web-документ в меню Вид.

Обычный режим

Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, фон, графические объекты и рисунки, для которых не определен стиль обтекания В тексте, не отображаются в обычном режиме. Чтобы перейти в обычный режим, выберите команду Обычный в меню Вид.

Режим структуры

Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, например отчетов, включающих несколько частей, или книг, состоящих из нескольких глав. В режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон. Этот режим полезен в том случае, когда разработку документа начинают с создания плана или содержания. Чтобы перейти в режим структуры, выберите команду Структура в меню Вид.

Режим чтения

При открытии документа в основном для чтения, режим чтения оптимизирует его необходимым образом. В режиме чтения все панели инструментов, за исключением Режим чтения и Рецензирование скрыты.

Примечание. При открытии документа Microsoft Word, полученного в виде вложения в сообщение электронной почты, Microsoft Word автоматически переключается в режим чтения. Чтобы не использовать режим чтения для вложений в сообщения электронной почты, на вкладке Общие диалогового окна Параметры (меню Сервис) снимите флажок разрешить запуск в режиме чтения.

Чтобы переключиться в режим чтения, на панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Чтение или в любом режиме Microsoft Word нажмите клавиши ALT+Ч.

Главной целью режима чтения является улучшение удобочитаемости, поэтому текст отображается автоматически при помощи технологии Microsoft ClearType. Можно легко изменять размер шрифта отображаемого текста, не изменяя шрифта документа.

Страницы, представленные в режиме чтения, оптимизированы для отображения на экране, при печати документа они будут выглядеть иначе. Чтобы просмотреть документ в том виде, в котором он будет выведен на печать на панели инструментов Режим чтения нажмите кнопку Фактическая страница .

Чтобы переключиться в обычный режим по окончании чтения документа, на панели инструментов Режим чтения нажмите кнопку Закрыть или нажмите клавишу ESC или клавиши ALT+З.

.Режим предварительного просмотра

Режим предварительного просмотра (рис. 9.11) удобно использовать для просмотра сразу нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме отображаются разрывы страниц, скрытый текст и подложки; перед печатью документа можно внести правки и изменить форматирование. Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

Читайте также: