Какими документами будет регулироваться работа выбранной формы организации доу
Опубликовано: 17.09.2024
Локальный нормативный правовой акт образовательного учреждения — это документ, принятый в установленном порядке компетентным органом управления (должностным лицом) образовательной организации и регулирующий трудовые, образовательные и иные отношения в рамках данной образовательной организации. В соответствии с частью первой статьи 4 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее по тексту — Закон об образовании) локальные нормативные акты должны соответствовать:
- Конституции Российской Федерации;
- Закону об образовании;
- другим федеральным законам;
- иным нормативным правовым актам РФ (постановлениям Правительства, приказам Минобразования и др.);
- законам и иным нормативным правовым актам субъектов Российской Федерации, которые содержат нормы, регулирующие отношения в сфере образования.
Кроме того, в соответствии с пунктом 11 частью 1 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» при разработке локальных нормативных актов необходимо руководствоваться муниципальными актам, принятыми в сфере образования.
Основные виды локальных нормативных правовых актов дошкольного образовательного учреждения (ДОУ):
1. Локальный акт дошкольного образовательного учреждения представляет собой основанный на законодательстве официальный правовой документ, принятый в установленном порядке ДОУ и регулирующий отношения в рамках образовательной организации. Перечень видов локальных актов, регламентирующих образовательную деятельность, устанавливается Уставом дошкольного образовательного учреждения и включает в себя приказы, решения, положения, правила, инструкции и другие документы. Представленный перечень видов локальных актов не является исчерпывающим.
2. Устав дошкольного образовательного учреждения — локальный акт, на основе которого действует образовательная организация. Устав детского сада принимается Педагогическим советом и утверждается в порядке, установленным законодательством Российской Федерации. Его содержание определяется ст. 25 Федерального Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
3. Приказ — локальный акт, издаваемый заведующим ДОУ для решения основных и оперативных задач. В делопроизводстве детского сада выделяются приказы по организационным вопросам, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу.
4. Решение — локальный акт, принимаемый коллегиальными органами дошкольного образовательного учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. Решения подписываются председателем и секретарем коллегиального органа.
5. Положение — локальный акт, устанавливающий правовой статус органа управления детским садом, или основные правила (порядок, процедуру) реализации ДОУ какого-либо из своих правомочий.
6. Правила — локальный акт, регламентирующий организационные, дисциплинарные, хозяйственные и иные специальные стороны деятельности дошкольного образовательного учреждения и его работников, воспитанников и их родителей (законных представителей).
7. Инструкция — локальный акт, устанавливающий порядок и способ осуществления, выполнения каких-либо действий; совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения. Инструкцией определяют правовой статус (права, обязанности, ответственность) работника по занимаемой должности. Инструкция содержит императивные (повелительные, не допускающие выбора) нормативные предписания. Должностные инструкции, разрабатывает руководитель образовательной организации.
8. Дошкольное образовательное учреждение имеет другие специфические нормативные документы, регулирующие отношения в сфере образования или конкретизирующие документы, указанные в настоящем пункте, в зависимости от конкретных условий деятельности детского сада: правила, расписания, планы, графики, циклограммы, программы, порядки, протоколы, паспорта.
9. Договоры и иные соглашения, которые издаются органами управления детским садом не единолично, а путем согласования с иными лицами, выступающими в них, в качестве самостоятельной стороны (например, трудовые договоры, договоры аренды имущества, договоры на оказание платных образовательных услуг и т.д.) не являются локальными актами.
Предлагаемые образцы документов в этом разделе полезны как для начинающих руководителей, так и для опытных, у которых возникают проблемы при разработке и формировании нормативно-правовой базы, обеспечивающей функционирование ДОУ. Использование готовых образцов локальных актов позволит сократить время на их разработку и в основном сосредоточить внимание на деталях и нюансах, связанных с управлением конкретного дошкольного учреждения.
УВАЖАЕМЫЕ КОЛЛЕГИ! Страницы находятся на стадии формирования, поэтому информация будет периодически добавляться и корректироваться.
ВАЖНО! Наличие в перечне локальных нормативных правовых актов ДОУ " Положения о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов ДОУ", которое дополняет и конкретизирует порядок издания локальных актов, определенных Уставом дошкольного образовательного учреждения, устанавливает единые требования к нормативным локальным актам, их подготовке, оформлению, принятию, утверждению, вступлению в силу‚ внесению изменений и отмене, публикации на официальном сайте детского сада. Положение о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов ДОУ (Образец)
Перечень локальных нормативных правовых актов дошкольной образовательной организации (ДОУ):
Унифицированная система документационного обеспечения управления
Состав нормативно-методической базы ДОУ
Стандартизация и унификация системы ДОУ
Общероссийские классификаторы документации
Состав нормативно-методической базы ДОУ.
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
-законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
-постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
-государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
-государственные стандарты на документацию;
-унифицированные системы документации;
-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
-нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.
Стандартизация и унификация системы ДОУ
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Требования к разработке унифицированных форм документов
Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.
Классификация унифицированных форм документов
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:
— субъектов Российской Федерации;
— формы документов объединений, предприятий, организаций.
Общероссийские классификаторы документации.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:
Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)
-Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
-Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)
Классификаторы информации об организационных структурах:
-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
-Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 31 июля 2020 года N 373
2. Признать утратившими силу:
3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 года.
в Министерстве юстиции
31 августа 2020 года,
регистрационный N 59599
Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства просвещения
Российской Федерации
от 31 июля 2020 года N 373
Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам - образовательным программам дошкольного образования
I. Общие положения
1. Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам - образовательным программам дошкольного образования (далее - Порядок) регулирует организацию и осуществление образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам - образовательным программам дошкольного образования, в том числе особенности организации образовательной деятельности для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья.
2. Настоящий Порядок является обязательным для организаций, осуществляющих образовательную деятельность и реализующих основные общеобразовательные программы - образовательные программы дошкольного образования, в том числе адаптированные образовательные программы дошкольного образования, включая индивидуальных предпринимателей (далее - образовательная организация).
II. Организация и осуществление образовательной деятельности
3. Дошкольное образование может быть получено в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, а также вне организаций - в форме семейного образования.
4. Форма получения дошкольного образования определяется родителями (законными представителями) несовершеннолетнего обучающегося. При выборе родителями (законными представителями) несовершеннолетнего обучающегося формы получения дошкольного образования учитывается мнение ребенка.
При выборе родителями (законными представителями) детей формы получения дошкольного образования в форме семейного образования родители (законные представители) информируют об этом выборе орган местного самоуправления муниципального района или городского округа, на территории которых они проживают.
5. Образовательная организация может использовать сетевую форму реализации образовательных программ дошкольного образования и (или) отдельных компонентов, предусмотренных образовательными программами (в том числе различного вида и (или) направленности), обеспечивающую возможность освоения образовательных программ воспитанниками с использованием ресурсов нескольких организаций, осуществляющих образовательную деятельность, включая иностранные, а также при необходимости с использованием ресурсов иных организаций. Использование сетевой формы реализации образовательных программ дошкольного образования осуществляется на основании договора между указанными организациями, в котором указываются основные характеристики образовательной программы, реализуемой с использованием такой формы (в том числе вид и (или) направленность) (при реализации части образовательной программы определенного вида и (или) направленности указываются также характеристики отдельных компонентов, предусмотренных образовательными программами), а также объем ресурсов, используемых каждой из указанных организаций, и распределение обязанностей между ними, срок действия этого договора.
6. Образовательная организация обеспечивает получение дошкольного образования, присмотр и уход за воспитанниками в возрасте от 2 месяцев до прекращения образовательных отношений.
7. Сроки получения дошкольного образования устанавливаются федеральным государственным образовательным стандартом дошкольного образования.
8. Содержание дошкольного образования определяется образовательной программой дошкольного образования.
9. Требования к структуре, объему, условиям реализации и результатам освоения образовательной программы дошкольного образования определяются федеральным государственным образовательным стандартом дошкольного образования.
10. Образовательные программы дошкольного образования самостоятельно разрабатываются и утверждаются образовательными организациями.
Образовательные программы дошкольного образования разрабатываются и утверждаются образовательной организацией в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом дошкольного образования и с учетом соответствующих примерных образовательных программ дошкольного образования.
11. В образовательных организациях образовательная деятельность осуществляется на государственном языке Российской Федерации. Образовательная деятельность может осуществляться на родном языке из числа языков народов Российской Федерации, в том числе на русском языке как родном языке, в соответствии с образовательной программой дошкольного образования и на основании заявления родителей (законных представителей).
Дошкольное образование может быть получено на иностранном языке в соответствии с образовательной программой дошкольного образования и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об образовании и локальными нормативными актами образовательной организации.
12. Освоение образовательных программ дошкольного образования не сопровождается проведением промежуточных аттестаций и итоговой аттестации обучающихся.
13. Образовательная деятельность по образовательным программам дошкольного образования в образовательной организации осуществляется в группах.
Группы могут иметь общеразвивающую, компенсирующую, оздоровительную или комбинированную направленность.
В группах общеразвивающей направленности осуществляется реализация образовательной программы дошкольного образования.
В группах компенсирующей направленности осуществляется реализация адаптированной образовательной программы дошкольного образования для детей с ограниченными возможностями здоровья с учетом особенностей их психофизического развития, особых образовательных потребностей, индивидуальных возможностей, обеспечивающей коррекцию нарушений развития и социальную адаптацию воспитанников с ограниченными возможностями здоровья.
Группы оздоровительной направленности создаются для детей с туберкулезной интоксикацией, часто болеющих детей и других категорий детей, нуждающихся в длительном лечении и проведении для них необходимого комплекса специальных лечебно-оздоровительных мероприятий. В группах оздоровительной направленности осуществляется реализация образовательной программы дошкольного образования, а также комплекс санитарно-гигиенических, лечебно-оздоровительных и профилактических мероприятий и процедур.
Нормативно-правовая база ДОУ - это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения,разработанных в соответствии:
1. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
2. Конвенция о правах ребенка
3. СанПин 2.4.1.3049-13
4. «Порядок проведения аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений» (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. N 276)
5. Федеральный государственный образовательный стандарт дошкольного образования
7. «Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования» (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 30.08.2013 г. № 1014)
8. «Порядок и условия осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам дошкольного образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности» утвержденный приказом Министерства и науки Российской Федерации от 28 декабря 2015г. №1527.
9. Приказ Министерства образования и науки РФ от 13 января 2014г. №8 «Об утверждении примерной формы договора об образовании по образовательным программам дошкольного образования»
10. ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в Российской Федерации» № 124-ФЗ от 24.07.1998г (с последующими изменениями и дополнениями)
11. Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»
12. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
И это только часть перечисленных Федеральных законов, на которые нужно опираться в своей работе.
Дошкольное образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется нормативно-правовыми документами разного уровня: федерального, регионального, муниципального, регламентирующими деятельность, а также внутренними локальными актами, регулирующими деятельность учреждения.
Локальный нормативный акт образовательной организации – это надлежащим образом утвержденный документ, который содержит нормы права, т. е. обязательные для исполнения требования (правила, адресованные определенному кругу лиц и рассчитанные на неоднократное применение. К локальным нормативным актам в образовательной организации могут относиться приказы, положения, инструкции, правила, программы, графики и др. Основное назначение локального нормативного акта – детализация, конкретизация, дополнение общей правовой нормы применительно к условиям дошкольной образовательной организации с учетом специфики трудовых отношений, образовательного процесса и иных условий.
В учреждении локальные акты, как нормативные, так и индивидуальные, являются средствам правового обеспечения деятельности МДОУ. При этом значение локальных нормативных актов особенно велико, поскольку нормотворческая деятельность МДОУ осуществляется в пределах ее компетенции, определенной Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
В соответствии с компетенцией учреждения можно выделить следующие направления локальногоправового обеспечения его основной деятельности:
• правовое обеспечение конституирования учреждения в качестве общеобразовательного (лицензирование, аттестация образовательного учреждения, формирование структуры учреждения и органов управления);
• правовое обеспечение образовательного процесса (процесса обучения и воспитания) и его методического сопровождения;
• правовое обеспечение финансово-экономической деятельности;
• правовое обеспечение материально-технического снабжения;
• правовое обеспечение безопасных условий нахождения воспитанников в общеобразовательном учреждении;
• правовое обеспечение трудовых отношений (работа с кадрами);
• правовое обеспечение делопроизводства (документального сопровождения) всех сторон деятельности общеобразовательного учреждения
По укрупненным направлениям деятельности МДОУ правовое обеспечение управления учреждением требует, как правило, принятия следующих локальных актов:
Локальные акты, регламентирующие деятельность органов самоуправления
Устав общеобразовательного учреждения;
Положение об общем родительском собрании
Положение о совете родителей
Положение о Педагогическом совете
Положение о собрании трудового коллектива
Локальные акты, регламентирующие отношения МДОУ с участниками образовательного процесса
Договор об образовании с родителями (законными представителями)
Положение о приеме детей и комплектовании групп
Положение об АИС комплектовании ДОУ
Правила внутреннего распорядка воспитанников
Положение о защите персональных данных воспитанников, их родителей (законных представителей, представление льгот по оплате за содержание ребенка в детском саду
Положение о порядке формирования, ведения, хранения и проверке личных дел воспитанников
Положение о защите персональных данных работников
Положение о порядке ведения, хранения личных дел сотрудников
Положение о режиме функционирования
Положение о порядке создания, организации работы и принятия решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений
Положение об уполномоченном по защите прав участников образовательного процесса
Положение о тарификационной комиссии
Положение «О порядке и условиях осуществления перевода воспитанников»
Положение об охране здоровья воспитанников ДОУ
Локальные акты, регламентирующие административную и хозяйственную деятельность.
Положение О порядке разработке и структуре программы развития
Положение о делопроизводстве
Положение по организации питания
Положение о бракеражной комиссии
Локальные акты, регламентирующие методическую работу
Положение о рабочей группе по созданию ООП в соответствии с ФГОС ДО
Положение об основной образовательной программе в соответствии с ФГОС ДО
Положение о рабочей программе педагога ДОУ
Положение «О рабочей группе по подготовке введения и реализации ФГОС ДО»
Положение об официальном сайте в сети Интернет
Положение о внутренней системе оценки качества образования
Данный перечень не является исчерпывающим. Более того, многие из перечисленных актов не являются обязательными.
Приведенные акты отличаются не только по содержанию, но и по процедуре их принятия. Так, как любая организация или должностное лицо, разрабатывающее нормативные акты, обязаны соблюдать при их подготовке действующие нормы законодательства, издавать документы только в пределах своей компетенции, придерживаться общегосударственных правил составления и оформления документов.
П остроение эффективно функционирующей системы управления документацией организации является одной из важных задач управления. Ведь качество управленческих процессов напрямую зависит от того, насколько четко отлажены механизмы информационно-документационного обеспечения деятельности компании. Эти механизмы подразумевают своевременное получение достоверной и полной информации, обработку этой информации, ее документирование, работу с документацией, ее использование и хранение.
Функции по обеспечению этой деятельности в первую очередь возложены на такое структурное подразделение, как служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Ее деятельность должна быть правильно организована. В большинстве компаний ответственность за постановку этой работы возложена на руководителя службы ДОУ. В его задачи входит определение цели, функций и методов работы подразделения, планирование его деятельности, определение потребностей подразделения в оборудовании и программном обеспечении, определение эффективности деятельности службы, разработка мер по ее повышению, а также внедрение новых технологий и методов работы.
Как правило, все эти задачи решаются в рамках уже существующего подразделения, однако возможна ситуация, когда есть необходимость в создании ранее отсутствующей в организации службы ДОУ. И в первом и во втором случае руководитель должен владеть теоретическими основами построения служб делопроизводства.
См. статью «Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ» в № 7' 2019
C 01.01.2020 профстандарты стали обязательными только для определенной группы организаций. Какой именно, читайте в статье «Обучение работников: документирование и спорные вопросы» в № 8' 2019
Служба ДОУ – управление делами – канцелярия – секретариат
Также это подразделение может называться: служба делопроизводства, управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п. Выбор названия зависит от многих факторов. Объективных, таких как, например, масштаб подразделения и специфика деятельности организации, территориальная разобщенность ее структурных подразделений. И субъективных, например сложившиеся традиции в компаниях с длинной историей, подход к применению цифровых технологий.
В современных условиях наименование «канцелярия» имеет несколько устаревшее звучание. Однако оно продолжает использоваться в организациях, имеющих исторически сложившуюся структуру и подход к ведению делопроизводства.
«Общий отдел» образуется в средних по масштабу организациях и имеет достаточно ограниченный функционал, нацеленный на решение обеспечивающих управленческие процессы задач. Как правило, такое подразделение имеет простую структуру, а функции распределены между небольшим количеством его сотрудников.
«Секретариат» больше призван обеспечивать деятельность руководства. В этом контексте функции по ДОУ не являются первичными для секретариата, а реализуются наравне с информационным и организационным обеспечением деятельности руководителя.
Наименование «Управление делами» чаще всего используется в крупных государственных органах и организациях. Такое подразделение предполагает сложную внутреннюю структуру, обширные задачи, в т.ч. методическое руководство сферой ДОУ в организации, ее контроль и совершенствование.
Крупные коммерческие организации предпочитают называть подразделения, обеспечивающие управление документацией организации, непосредственно «Службами ДОУ».
В этом делении есть достаточно большая условность. Лишь для государственных органов и органов местного самоуправления в Правилах делопроизводства 2019 года 2 установлено, что «организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами» в них «возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства)». Но даже и в этой формулировке заложено, что данное подразделение может называться иначе.
Учитывая, что никаких других современных нормативных или методических документов, в которых был бы прописан точный и однозначный подход к наименованию и формированию этого структурного подразделения нет, каждая организация вправе самостоятельно решать, как именно называть эту службу.
Место в структуре управления организации
- может не только самостоятельно осуществлять функции по документационному обеспечению управления, но также
- методически руководить и при необходимости корректировать деятельность других подразделений и сотрудников, задействованных в делопроизводственных процессах;
- будет в упрощенном порядке взаимодействовать с руководством в ходе рассмотрения, согласования, подписания документов, контроля за их исполнением (это повышает статус службы).
Вместе с тем следует отметить, что в крупных современных компаниях руководство этой деятельностью может быть выведено на второй уровень управления – на уровень заместителей генерального директора. Это может быть.
Читайте также: