Какими нормативными документами регулируется работа по управлению персоналом в организации
Опубликовано: 18.05.2024
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.
Нормативно-методические документы системы управления персоналом
Группы нормативно-методических документов
Примеры норм, нормативов и документов
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера
Документы технического, технико-экономического и экономического характера
Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом
Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов
1) Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур
2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции)
3) Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц).
1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров
2) Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.
3) Руководящие доку-менты (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов
Программа выпуска деталей
Инструкция государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»
Гражданский кодекс РФ
Кодекс законов о труде
Закон «О занятости населения РФ»
Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы»
Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов»
Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих»
Общеотраслевые методические указания
«Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства»
4) Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация
5) Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.
Нормы планировки помещения и рабочих мест
Стандарты качества, ТУ на продукцию
Часовая тарифная ставка
Коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования
Коэффициент доплаты за сверхурочные работы
Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений
Инструкция министерства машиностроения об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о подразделении
Временные санитарные нормы и правила работников ВЦ
Смета затрат на производство
Отчет о численности работников организации
Система стандартов по технике безопасности
Типовые нормы времени
на разработку конструкторской документации
Рекомендации Международной организации труда о продолжительности рабочего времени и периодах отдыха на дорожном транспорте
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего использования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:
– порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
– основные обязанности рабочих и служащих;
– основные обязанности администрации;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– ответственность за нарушения трудовой дисциплины.
Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:
Положение по формированию кадрового резерва в организации;
Положение по организации адаптации работников;
Рекомендации по организации подбора и отбора персонала;
Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;
Положение по оплате и стимулированию труда;
Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.
Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:
1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности, и т.п.).
2. Задачи подразделения.
3. Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).
4. Функции подразделения.
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).
6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).
7. Ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуются их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации и подразделению.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.
Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.
Для правильного и в полном объеме составления должностной инструкции необходимо иметь описание должности (рабочего места – РМ), в рамках которой выполняются функции, зафиксированные в ней.
В зарубежной науке и практике управления персоналом уделяется большое внимание вопросам анализа и описания должности (рабочего места) работы/процесса (эти понятия принимаются в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется личностная спецификация (требования к работнику). И в целом они являются фундаментом для многих процедур по управлению персоналом – рекламы, собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и т.д.
Требования к должности (РМ) формулируются на основе анализа и описания должности (РМ) и процессов, выполняемых работником. Порядок описания должности (РМ) и составления личностной спецификации показан на рисунке 12.
Рис. 12. Стадии составления описания должности (рабочего места) и личностной спецификации
Анализ должности (РМ) – это определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.
Основными методами анализа должности (РМ), которые по одиночке или в комбинации могут быть использованы для сбора информации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.
Цель описания должности (РМ) – фиксация данных о содержании работы на данной должности (РМ). Такое описание включает следующие типовые разделы:
– наименование должности (РМ);
– кому подчиняется работник;
– за кого непосредственно отвечает работник;
– общая цель работы;
– основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6–7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расходы и т.п.);
– условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.;
– рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной должности (РМ) с другими как внутри организации, так и вне ее;
– показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).
Описание должности (РМ) осуществляет работник службы управления персоналом – специалист-аналитик работы. Описания необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.
Приведенная ниже типовая структура должностной инструкции (табл. 4) позволяет: (а) сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности; (б) обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций; (в) устранить дублирование по отдельным функциям управления; (г) упорядочить информационные потоки в организации.
Личностная спецификация вытекает непосредственно из описания должности (РМ) и представляет собой набор требований, которые данная должность (РМ) предъявляет к работнику.
Наиболее полные основные требования к работнику были предложены английским профессором Алеком Роджером еще в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может изменяться (табл. 4).
Перечень требований к работнику
1. Физический облик
2. Достижения (образование, квалификация, опыт)
3. Интеллект (ум, смышленость)
4. Специальные способности
6. Черты характера
7. Внешние условия (домашние условия, социально-бытовые условия)
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачиправового обеспечения системы управления персоналом:
1) правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;
2) защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает:
– соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;
– разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;
– подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. – все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера.
В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования – Трудовой кодекс РФ, постановления правительства РФ, акты Минздравсоцразвития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
В условиях рыночных отношений сфера локального регулированиянеуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.
Основные задачи юридического отделав этой области таковы:
– разработка проектов нормативных актов организации;
– правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;
– организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;
– информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;
– разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.
В систему нормативных актов о труде входят соглашения генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные), коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Внутренние распорядительные документы – это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений.
Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются:
– Гражданский кодекс РФ;
часть первая от 30.11.1994 г. № 51-Ф3;
часть вторая от 26.01.1996 г. № 14-Ф3;
часть третья от 26.11.2001 № 146-Ф3 (в ред. от 21.07.2005 г.);
– Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. от 09.05.2005 г.);
– Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.1995 г. № 2490-1 (в ред. от 29.06.2004 г.);
– Закон РФ «О занятости населения в РФ» от 19.04. 1991 г. № 1032-1 (в ред. от 22.08.2004 г.);
– Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)» от 23.11.1995 г. (в ред. от 30.12.2001 г.);
– Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» от 18.11.1991 г. № 212, № 175-Ф3) и другие.
На основе типовых документов с учетом особенностей организации кадровой службой разрабатываются документы для внутреннего пользования. Рассмотрим наиболее важные из них.
Правила внутреннего трудового распорядка являются необходимым организационно-распорядительным документом, которые регулируют трудовой распорядок в организации.
Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:
1. Общие положения (право на труд, определение дисциплины, цели правил, использование правил, применение правил);
2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих (документы, обязанности администрации при приеме, трудовые книжки, прекращение трудового договора);
3. Основные обязанности рабочих и служащих (работать честно, соблюдать дисциплину, повышать производительность, улучшать качество работы, соблюдать требования по охране труда, устранять мешающие работе причины, содержать рабочее место в чистоте, беречь имущество, вести себя достойно);
4. Основные обязанности администрации (правильно организовывать труд, создавать условия для роста производительности труда, развивать формы стимулирования труда, планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач, совершенствовать организацию оплаты труда, обеспечивать дисциплину, соблюдать законодательство, осуществлять профилактику травматизма, контролировать знание работниками инструкций по охране труда, развивать соревнование, внедрять изобретения, обеспечивать повышение квалификации, создавать условия трудовому коллективу для его работы, внимательно относиться к нуждам работников);
5. Рабочее время и его использование (начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, учет рабочего времени, сверхурочные работы, запрещенная деятельность в рабочее время);
6. Поощрения за успехи в работе (виды поощрений, процедура применения мер поощрения, поощрения за особые заслуги, меры поощрения, применяемые трудовым коллективом);
7. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины (определение нарушения, визы взысканий, взыскание за прогул, процедура применения взыскания, дисциплинарная власть трудового коллектива).
Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений кадровой службы и профсоюзной организации.
Коллективный договор – это соглашение, заключаемое между трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный период. Его содержание и структура определяются сторона и может включать взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
· форма, система, размер оплаты труда, денежные вознаграждения, компенсации, доплаты;
· механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных трудовым договором;
· занятость, переобучение, высвобождение работников;
· продолжительность рабочего времени, времени отдыха и отпусков;
· улучшение условий труда, охрана труда работников;
· добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
· соблюдение интересов работника при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
· экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
· льготы для работников, совмещающих работу с обучение;
· контроль за выполнение коллективного договора и ответственность сторон.
Документы, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом: положение по формированию кадрового резерва в организации, положение по организации адаптации работников, рекомендации по организации подбора и отбора персонала, положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе, положение по оплате труда, инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Положение о персонале разрабатывается в основном в коммерческих организациях и включает следующие разделы:
· принципы взаимоотношений администрации и персонала;
· программа развития персонала;
· система найма персонала;
· повышение квалификации персонала;
· право персонала на выбор форм организации труда;
· гарантированность занятости персонала;
· социальные гарантии персонала;
· участие персонала в прибылях;
· администрация, персонал и профсоюз;
· ответственность администрации и персонала;
· приложение (Правила делового поведения персонала).
Положение о подразделениирегламентирует его назначение и место, структуру, основные функции и задачи, права работников, их ответственность и формы поощрения.
Типовая структура положения о подразделении включает следующие разделы:
1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности);
2. Задачи подразделения;
3. Организационная структура подразделения;
4. Функции подразделения;
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением;
6. Права подразделения;
7. Ответственность подразделения.
Должностная инструкция регламентирует деятельность в рамках каждой должности и содержит требования к работнику, занимающему эту должность.
Штатное расписание – документ, утверждаемый руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Нормативно методическое обеспечение системы управления персоналом представляет собой сбор определенного рода документов, которые помогают регулировать многие сферы деятельности, начиная от информационной и заканчивая экономической. Благодаря такой документации, руководитель может грамотно оформить трудовую деятельность своего предприятия. Чтобы правильно составить данные бумаги, необходимо знать, что именно они в себя включают и какие требования к этому стоит предъявлять.
Информационно-техническое управление
Информационно-техническое обеспечение руководства подчиненным персоналом обозначается документами, которые разъясняют объемы, распределение и форму ознакомительных материалов. Именно она должна распространяться в организации в СУП и регулировать работу каждого сотрудника.
В информационную сферу включают нормативно-справочные, технико-экономические, оперативные и системные бумаги. Для гарантии выполнения поставленных задач даваемая информация должна соответствовать следующим правилам:
От того, насколько точно будут выполняться поставленные требования, и будет зависеть информационное обеспечение службы управления персоналом.
Нормативно-методическое управление
В этом случае контроль разъясняется в документах организационного и методического характера, а также в бумагах организационно-технического и технического плана. Тут тоже руководствуются нормативно-технической и технико-справочной документацией. В документы нормативно-методического плана входят нормативно-справочные выписки, нормы и правила, а также установленные требования, которые регламентируют деятельность в каждой сфере предприятия.
Чтобы каждый отдел своевременно получал свой пакет нормативно-методических рекомендаций, работу должен качественно и своевременно выполнять отдел стандартизации, юридический и отдел управления.
Чтобы соблюдались правовые основы управления персоналом, необходимо, чтобы он содержал в себе следующие обязательные положения:
- общие положения;
- правила приема на работу и увольнения с предприятия;
- главу, расписывающую все функциональные обязанности каждого работника организации;
- разъяснения трудового дня касательно его начала, окончания и обеденного перерыва;
- должна быть глава, посвященная поощрениям и наказаниям (ее можно делить на 2 отдельные части).
К данной документации причисляют документы, которые регулируют функциональные обязанности сотрудников по управлению работниками предприятия:
- документы, которые обосновывают формирование резерва кадров на предприятии;
- документы, в которых прописана помощь в успешной адаптации трудящихся;
- рекомендации, оговаривающие организацию отбора и подбора каждого сотрудника на конкретную должность;
- положения, которые регулируют взаимоотношения в трудовом коллективе;
- документы, в которых прописаны моменты стимуляции каждого работника, оплата его труда;
- правила техники безопасности.
В таком документе должны быть в обязательном порядке прописаны следующие моменты:
Если документы, регламентирующие управление персоналом, будут составлены согласно положенным требованиям, то на предприятии удастся избежать всевозможных форс-мажорных обстоятельств. Особенно это касается увольнения, ведь данная процедура достаточно щепетильная.
Что такое должностная инструкция
Правильная должностная инструкция составляется на основе:
- изученных процессов работы, которые в будущем потребуется выполнять сотруднику на конкретном служебном месте;
- требований, которые выдвигаются руководством предприятия к конкретной должности;
- определяются сами требования, которым должны отвечать знания, опыт и личная квалификация потенциального работника.
Правовая сторона
Правовое обеспечение управления персоналом представляет собой рациональное использование средств и форм воздействия юридического характера, которые направлены на объекты и органы управления. Это позволяет достигать эффективной деятельности предприятия. Правовое обеспечение имеет свои задачи:
- Регулирует трудовые отношения, которые складываются между сотрудниками, давно работающими на предприятии, и новоприбывшими.
- Защищает права и законные интересы сотрудников. Для этой цели, как раз, и составляются трудовые договора, где эти отношения прописываются.
Правовое обеспечение системы управления должно включать в себя следующие моменты:
- контроль соблюдения и выполнения норм действующего законодательства в стране, которые регулируют трудовую деятельность и трудовые отношения;
- обязательно присутствует разработка и утверждение главных нормативных и ненормативных положений, которые касаются организационных, распорядительных и экономических аспектов трудовой деятельности;
- выдвижение предложений касательно изменений документации или их отмене в устаревших положениях, которые на данное время могли утратить свою силу или актуальность.
Правовое обеспечение управления персоналом всегда ложиться на руководителя организации.
Основополагающая документация
На любом предприятии требуется кадровая служба. Именно она имеет непосредственный контакт со всеми трудящимися. В ее прерогативу входит прием и увольнение работников, недопущение конфликтных ситуации, перевод с одной должности на другую. И если регулирование спорных моментов можно решить при помощи своих коммуникативных способностей, то два других вопроса должны иметь документальную базу.
Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом достигается путем изучения нормативной базы. Для этого пользуются следующими актами централизованного регулирования:
- Гражданским кодексом;
- Кодексом законов о трудовой деятельности;
- законом «О коллективных соглашениях и договорах»;
- законом «Про порядок разрешения коллективных трудовых споров»;
- законом «О занятости населения»;
- законом «Об организациях»;
- законом «О социальном партнерстве»;
- законом «О предпринимательстве».
Все эти правовые акты обеспечивают правильную со всех позиций организацию труда на предприятии.
Документационное обеспечение
Обязательно стоит затронуть и сторону документационного обеспечения. Тут в основу берется делопроизводство, которое регулирует начало и конец работы с каждой бумажкой. Тут выделяются основные задачи:
- разрабатываются и составляются положения, которые будут регулировать работу системы управления персоналом и определять область точных обязанностей каждого работника кадров;
- своевременное получение и обработка корреспонденции и прочих передаваемых документов;
- если кому-то из сотрудников надлежит иметь или подписать какой-либо документ, то кадры должны выполнить это в срок или проконтролировать выполнение поставленной задачи;
- разработка и печать надлежащей документации;
- обеспечивают регистрирование, учет и хранение всех необходимых документов, согласно имеющейся номенклатуры организации;
- если возникает необходимость размножить и раздать какой-либо кадровый документ между сотрудниками предприятия, то кадровик обязан этим заниматься;
- контроль не только за ведением документации, но и за выполнением прописанного в ней;
- обязаны передавать документы не только по горизонтальным связям, но и по вертикальным.
Наше кадровое агентство осуществляет подбор кадрового персонала в Санкт-Петербурге, Москве и других городах России и стран СНГ.
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по персоналу принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по персоналу должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
8) структуру организации;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по персоналу должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по персоналу исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
- по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
- уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
- информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по персоналу имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по персоналу привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Регламенты — основные нормативные документы, определяющие цели, содержание и порядок реализации как отдельных работ, так целых направлений деятельности компании.
Регламентация — это процесс разработки нормативных документов, базирующийся на теоретических представлениях, с одной стороны, сложившейся практики деятельности компании и уровня ее развития — с другой. Место и роль регламентов в документообороте организации представлены на рисунках 1 и 2). Как видно из них, регламенты и положения об области деятельности наиболее близки по сути к технологическим инструкциям. Если назначение технологических инструкций — получить запланированный результат, то предназначение регламентов — разработать и утвердить технологию, обеспечивающую достижение необходимого результата.
Рис. 1. Типы и виды документов в коммерческой организации 
Рис. 2. Разновидности регламентирующих документов
Положения регламентируют крупные или особо важные для компании области деятельности (например, разработка и внедрение нового продукта, производство и продвижение товаров/услуг, работа с персоналом).
Регламенты в виде административных инструкций определяют нормативы выполнения отдельных направлений, или даже работ, входящих в конкретные области деятельности.
Целесообразность введения регламентов определяется масштабами организации: для малых компаний они не нужны, а большим без них не обойтись.
На каких этапах развития организации целесообразна регламентация отдельных направлений или всей системы управления персоналом? Когда и при каких условиях она становится эффективным инструментом управления? Ответ на эти вопросы важен для принятия своевременного решения о регламентации отдельных направлений или всей системы управления (в частности, управления персоналом).
Появление отдельных функций по управлению персоналом и далее — создание системы и взаимосвязей между ними — процесс не произвольный, а органично связанный с общим уровнем развития управления в компании.
Желательно, чтобы система управления персоналом несколько опережала в своем развитии системы управления в других направлениях деятельности компании, но в любом случае уровень и форма управления персоналом зависят от уровня развития организации в целом.
Уровни развития компании и формы управления персоналом
Под уровнем развития управления в целом мы подразумеваем сочетание степени разделения управленческих работ (иерархического и функционального) со степенью согласованности действий субъектов (должностей, подразделений), выполняющих эти работы для достижения общеорганизационных целей.
Согласование деятельности субъектов управления при этом может не оформляться (осуществляться на основании устной договоренности), а может дополнительно оформляться в регламентирующих документах.
Уровень развития управления компанией в целом эволюционирует, меняя свою форму: общее (непосредственное) управление; функциональное; ресурсное и процессное. При этом последующие формы не исключают, а включают предыдущие, дополняя их.
1. Уровень минимальной дифференциации управленческих функций при высокой неформальной согласованности (общее управление).
На этапе зарождения компании разделение должностей весьма условно, зоны ответственности четко не определены, обязанности многообразны, сотрудники выполняют много функций и взаимозаменяемы. Управление осуществляется главой компании в виде непосредственного руководства.
Если на данном этапе в компании появится эйчар, то он будет вынужден действовать реактивно и бессистемно. Ему придется заниматься в основном рекрутингом и организацией корпоративных мероприятий. Переход к системной работе в небольшой организации — достаточно сложная задача, поскольку регламентация и стандартизация деятельности могут войти в противоречие с корпоративной культурой общего управления. Но увеличение объема работ и численности персонала потребует некоторой регламентации, и если руководитель воспользуется регламентами как управленческим инструментом, их разработка может оказаться целесообразной.
2. Уровень средней дифференциации управленческих функций при формальной согласованности (функциональное управление).
При успешном развитии компании и увеличении численности сотрудников происходит иерархическое структурирование управления и функциональное разделение труда. Формируются функциональные подразделения, в том числе служба по управлению персоналом. Сужается специализация сотрудников — соответственно повышается уровень их профессионализма в определенном направлении. Однако со временем цели компании перестают быть целью работы для персонала подразделений и замещаются функциональными задачами. Появляется опасность рассогласованности действий отдельных подразделений, снижается производительность труда в целом. Для того чтобы это предотвратить, нужно разработать систему согласования функциональных задач подразделений с целями компании.
Если руководство начнет решать проблему согласования деятельности отдельных подразделений путем ее формализации (разработки должностных инструкций, положений), то эйчар получит к своим основным функциям (отбор, адаптация и обучение) еще и дополнительные: разработка организационной структуры компании, регламентация основного документооборота и организация информационных потоков. (Все эти вопросы регулируются должностными инструкциями и положениями о подразделениях.)
3. Уровень дифференциации управленческих функций высокий, согласованность минимальная и формальная (ресурсное управление или управление по направлениям).
Дальнейшая логика развития управления компанией в целом — освобождение основных направлений деятельности от самостоятельного обеспечения необходимыми ресурсами и выделение ресурсно-снабженческих видов деятельности в специализированные подразделения. На этом этапе в компании появляются отдельные специалисты (или подразделения), ответственные за управление ресурсами — финансовыми, информационными, технологическими, сырьевыми, транспортными, человеческими и пр.
Управление основными направлениями деятельности (производство, сбыт, реклама и т. д.) трансформируется в управление по направлениям. При этом необходимость делового взаимодействия между отдельными подразделениями уменьшается. На этом уровне развития компании требуются разделение деятельности по управлению персоналом по отдельным направлениям и разработка основных регламентных документов; формирование системы управления персоналом (СУП) как целостной совокупности всех HR-элементов — желательно. Затруднения могут возникнуть из-за отсутствия системного подхода, узкофункционального видения задач, а также недостаточной численности сотрудников в службе управления персоналом.
4. Уровень дифференциации управления максимальный, согласованность высокая, нормативно закрепленная (процессное управление).
Этапы роста компании и уровни управления персоналом
Практика управления в отечественных компаниях свидетельствует о том, что СУП не всегда соответствует этапам роста компании.
Уровень работы с персоналом зависит от объективных факторов:
- количества специалистов по управлению персоналом в данной организации и их профессионализма;
- количества реализуемых функций (направлений работ) по управлению персоналом;
- количества руководителей разного уровня, реально задействованных в управлении персоналом;
- наличия корпоративных стандартов в управлении персоналом;
- наличия единой утвержденной стратегии управления персоналом.
Первые два фактора связаны с этапами роста компании: чем она крупнее, тем больше у нее возможностей; чем крупнее отделы, тем больше внимания руководители вынуждены уделять технологическим процессам по направлениям деятельности, и тем больше они нуждаются в помощи по управлению персоналом со стороны профессиональных эйчаров.
Последние три фактора связаны с уровнем развития организации и лишь на начальных этапах зависят от численности сотрудников. Регламенты, привнесенные извне, без учета потребностей компании, не только не повышают уровень согласованности деятельности по управлению персоналом, но и могут нанести компании вред.
При увеличении компании до среднего размера (50–150 человек) целесообразно принять на работу профессионального менеджера по персоналу для подбора и организации обучения сотрудников (в зависимости от потребностей компании он может выполнять и другие функции). В такой ситуации эйчар чаще всего работает самостоятельно, без привлечения руководителей подразделений. Регламентация целесообразна на уровне устных договоренностей, когда каждый сотрудник имеет свой круг обязанностей, определенный распоряжением начальника и должностными инструкциями.
В небольших компаниях (150–500 человек), как правило, уже есть отдел по управлению персоналом (от двух до шести человек). При этом объемы работ по рекрутингу, кадровому учету, обучению увеличиваются, а другие функции осуществляются по мере необходимости. При достаточной численности эйчаров отдельные функции реализуются в рамках направлений деятельности (со специализацией сотрудников). Регламентация работы по управлению персоналом возможна, если каждый специалист отвечает за свое направление деятельности, и нужна, если требуется функциональная связь с работой руководителей других структурных подразделений.
В больших компаниях (500 человек и выше) формируются крупные структурные подразделения по управлению персоналом — департаменты, в которых деятельность распределена между различными подразделениями (отделами): кадрового учета, подбора персонала, обучения и развития, оценки и аттестации, мотивации, социального развития, анализа и планирования и пр. Однако на практике даже в таких компаниях управление персоналом осуществляется небольшим количеством сотрудников — директором по персоналу и двумя-тремя специалистами. Поскольку в больших компаниях начинают проявляться факторы, связанные с уровнем развития управления в целом, регламентация в большинстве направлений управления персоналом необходима (так же как и построение и формализация СУП).
Степень рекомендуемой регламентации деятельности по управлению персоналом в зависимости от численности сотрудников компании представлена в таблице.
Читайте также: