Какой реквизит проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом
Опубликовано: 17.09.2024
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке.
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
16 - гриф утверждения документа;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»
О.И. Бендер 18.12.2005
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)
(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18
протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:
приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18
-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );
-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);
-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);
-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);
-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);
-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);
-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)
-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);
-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);
-расценки на производство работ;
-структура и штатная численность;
-штатные расписания и изменения к ним;
-смета расходов средств организации;
-смета расходов на содержание специалистов организации.
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:
Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
-с организациями, интересы которых затрагивает документ;
-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
-с общественными организациями (при необходимости);
-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Виза согласования
Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.
Виза согласования включает:
- личную подпись визирующего;
- ее расшифровку (инициалы и фамилию);
- дату;
- при необходимости - должность визирующего, например:
международных связей К.И.Смехов
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:
Последовательность согласования документа
-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;
-общественные организации (при необходимости);
-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.
Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.
В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.
Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных
целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Перечень документов, на которых ставится печать:
Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.
| Регламент | УТВЕРЖДЕН |
| Правила | УТВЕРЖДЕНЫ |
| Инструкция | УТВЕРЖДЕНА |
Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.
| Регламент | УТВЕРЖДЕН приказом ВНИИДАД от 06.05.2018 N 125 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
| Положение | УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров ПАО "Сбербанк" (протокол от 06.05.2018 N 12) |
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":
приказ (о чем?) о премировании работников организации;
приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;
письмо (о чем?) о предоставлении информации
Заголовок должен состоять из одной фразы.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.
Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.
В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
Текст документа
О составлении текста документа см. раздел 5.
Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
| Приложение: | на 2 л. в 1 экз. |
- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
- если приложения сброшюрованы:
| Приложение: | отчет о НИР в 2 экз. |
- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:
| Приложение: | письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
| Приложение: | CD в 1 экз. |
При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
| Приложение: | опись приложений на 2 л. в 1 экз. |
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
| Приложение N 2 к приказу ФГБУ НИИ "Восход" от 15.08.2018 N 112 |
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.
Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.
Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. 4
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
| УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ |
| Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009 | Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 6
| УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
- акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
- инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
- номенклатура дел организации;
- нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
- отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
- перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
- планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
- положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
- программы (проведения работ, командировок и т.д.);
- расценки на производство работ;
- регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
- сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
- структура и штатная численность;
- тарифные ставки;
- формы унифицированных документов;
- штатное расписание. 8
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 9
Примечание:в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).
Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2.
Расположениереквизита"Гриф утверждения документа"
наформатеА4углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3.
Расположениереквизита"Гриф утверждения документа"
наформатеА4продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16.
3-6 Там же. – Пункт 3.16.
7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.
8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. — М., 2007. — 264 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.
Реквизит 17 – резолюция
Резолюция документа- реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. 1
Резолюция(реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. 2
| Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата |
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. 4
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Резолюция"
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2.
Расположениереквизита"Резолюция" наформатеА4углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3.
Расположениереквизита"Резолюция" наформатеА4продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 57.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.17.
3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.
4 Там же.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Эмблема организации или товарный знак. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Эмблема располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации, относится к постоянным реквизитам
Код организации. Проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с документами, выданными Государственным комитетом РФ по статистике, включает 8 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева – ОКПО 52016909.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, включает 13 знаков и является постоянным реквизитом.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН), включает 10 знаков и является постоянным реквизитом КПП включает 9 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева ИНН 2466044590, КПП 246601001.
Код формы документа. Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.
Наименование организации. Автор документа указывается на каждом документе. Автором документа выступает организация и её наименование указывается в соответствии с положением или уставом, на основе которого она образована. Под наименованием организации указывают полное её наименование. При наличии вышестоящей организации её наименование указывается выше наименования организации. Наименование организации, постоянный реквизит и используется при изготовлении всех организационно-распорядительных документов. Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Справочные данные об организации. Обязательно указывать почтовый адрес и номера телефонов. Почтовый адрес оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых Постановлением Правительства РФ в 2004 году. В нём указывается: название улицы, номер дома, наименование населённого пункта (города, посёлка), наименование области, края, почтовый индекс.
Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется каждому входящему, исходящему документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, в пределах календарного года, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица. На документах, совместно составленных двумя и более организациями регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ на № _______ от _________Этот реквизит размещается на бланке и заполняется при составлении письма-ответа.
Место составления или издания документа. Этот реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например: приказ, распоряжение, постановление, протокол и т.д.).Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Адресат. Документы отправляются в адрес организации, их структурных подразделений, должностных или физических лиц. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Председателю профсоюзной организации КГПУ им. В.П. Астафьева О.Г.Софроновой. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.
Например: Председателям профсоюзных организаций университета
Документ не должен содержать более четырёх адресатов.
Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.
Председатель профсоюзного комитета КГПУ им. В.П. Астафьева
личная подпись О.Г. Софронова
Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется число и месяц. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
решением общего собрания трудового коллектива
Резолюция. Резолюция пишется руководителем от руки непосредственно на документе под реквизитом «Адресат» и включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя; дату подписания
Например: Н.А. Налимовой
Прошу подготовить справку к статотчёту к 15.12.2003
Личная подпись 05.12.2003
Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя (без пометки «ответственный»), остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. ГОСТ Р 6.30 – 2003 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа.
Заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чём? О ком?
Например: Приказ (о чём?) о приёме на работу
Письмо (о чём?) об оказании материальной помощи
Акт (о чём?) о списании материальных ценностей
Заголовок к тексту протокола является наименованием коллегиального органа, заседание которого протоколируется. Для должностной инструкции заголовок к тексту является наименование должности.
Например: Должностная инструкция (кого?) инженера
Применение реквизита «Заголовок к тексту» обязателен для всех документов, оформленных на бумаге на бумаге формата А4. Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк и располагают его слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце заголовка не ставится
Отметка о контроле. Реквизит проставляется на тех документах, исполнение которых поставлено на контроль. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Реквизит наносится ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на левом поле документа, напротив реквизита «Заголовок к тексту».
Текст документа. Текст документа печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.
Например: «имеющие», «владеете», «были», «находились» и т.д.
Текст документов, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели, составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, то в тексте может содержаться одна заключительная часть. Например:
Приказы – распорядительную часть без констатирующей;
Письма, заявления – просьбу без пояснения.
Текст большого объёма можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, вторая – просьбу, решение, распоряжение.
Отметка о наличии приложения. Если приложение упоминается в тексте документа, то отметку о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5л., в 2экз. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала). Слово «Приложение» печатается от левого поля, после чего ставится двоеточие, указывают число листов и число экземпляров. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько их нумеруют и текст разделяют 1,5 интервалами.Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы в отметке о приложениях, они должны быть указаны полностью.
Приложение: 1. Статистический отчёт за 2013 год на 1л., в 1экз.
2.Отчёт о правовой работе на 2л., в 1экз.
Нумерация страниц основного документа и приложений общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).
Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).
Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала. В документах, подготовленных комиссией, указывается не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева
Члены комиссии: личная подпись Е.А. Галкина
личная подпись Л.В. Павлова
При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности. Например:
Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова
Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается косой черты перед наименованием должности, надпись от руки «Зам» и т.д.
Гриф согласования документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Слово согласовано печатается прописными буквами без кавычек. В расшифровки подписи указывают инициалы, затем фамилию. Круг документов, подлежащих согласованию, определяется в инструкции по делопроизводству или в распорядительном документе. Согласование документа может быть в формах внутреннего согласования и внешнего согласования. Для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего оформляется гриф согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на письмо, протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа, при этом в грифе согласования наименование документа указывают в именительном падеже. Например:
Протокол заседания президиума профкома КГПУ
от 05.06.2003 № 10
Распространённой ошибкой в практике работы организаций являются неверное оформление процедуры согласования документа, когда в грифе согласования документа проставляется личная подпись руководителя. Гриф согласования оформленный таким способом подтверждает факт согласования документа лично руководителем , а не с самой организацией и её коллегиальным органом. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования или ниже подписи руководителя.
Виды согласования документа. Данный реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например
Заведующий отделом практики личная подпись В.Ф. Иванов
При согласовании документа возможны замечания, не согласие визирующего. В этом случае виза дополняется надписями «замечания прилагаются», «не согласен с п.3» Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись».
Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи руководителя. Печать проставляется на подлинных документах, удостоверяющих факт расходования денежных средств, материальных ценностей, на организационных документах и т.д. Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
Председатель личная подпись О.Г. Софронова
На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведённом месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «МП», «Место для печати».
Отметка о заверении копии. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты подлинного документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова
Проставление печати на копиях документов обязательно, если документ представляется в другие организации.
Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: Н.А. Налимова 23 23 16
При этом типичной ошибкой является когда делают дополнительные надписи «Исп.», «Подготовил», «тел.», или «т».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:
Отправлен ответ 01.12.2003 № 10 – 03
Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит содержит порядковый номер документа по журналу входящих документов и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Эту отметку можно проставлять в виде штампа автоматическим нумератором, в правом углу нижнего поля первого листа документа.
Вх. № 100 03.04.2003
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Читайте также: