Кем подписываются документы составляемые комиссией руководителем организации
Опубликовано: 01.05.2024
Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.
- Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
- Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
- А если подписываться должны сразу несколько лиц?
Необходимость подписи
Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.
Требует ли нотариального удостоверения передовериезаместителем генерального директора руководителям филиалов права подписи первичных документов?
У кого есть полномочия подписи?
Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:
- учредительные документы организации;
- должностная инструкция;
- локальные нормативные акты;
- приказ;
- распоряжение;
- доверенность.
Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.
ИП один за всех
Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.
Подпись по доверенности
ВАЖНО! Образец доверенности на право подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.
Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:
- Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
- Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
- Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
- Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Подписывает И.О.
Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.
Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.
На чем не может быть факсимиле?
Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:
- связанных с банковскими расчетами;
- различных ведомостях;
- кадровых бумагах;
- декларациях;
- счетах-фактурах;
- кассовых документах;
- договорах, которые нужно регистрировать;
- доверенностях.
Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:
- в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
- между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.
Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.
Как оформляется реквизит «подпись»
Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.
Элементы подписи
Подпись как реквизит состоит из трех частей.
- Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
- Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
- Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.
Расположение подписи
Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.
Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.
К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.
ИОФ или ФИО?
Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:
- при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
- при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).
Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.
Печать на подписи
Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.
МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ОБЩЕСТВЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПО СОДЕЙСТВИЮ РАЗВИТИЮ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ "СОЮЗ ИНЖЕНЕРОВ-СМЕТЧИКОВ"
от 24 сентября 2019 года N РС-ПГ-166/19
О полномочиях должностных лиц по подписанию первичных учетных документов - унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ формы N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ" и формы N КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" или самостоятельно разработанных Актов выполненных работ и требованиях к определению лиц, ответственных за их подготовку и достоверность содержащихся в них сведений
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрена возможность и самостоятельной разработки форм документов при условии наличия в них обязательных реквизитов, в том числе:
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.
Формы КС-2 и КС-3, зарегистрированные в ОКУД, широко применяются в бюджетном процессе государственными (муниципальными) органами власти, Банком России, кредитными финансовыми организациями, организациями сектора государственного управления, а также коммерческими организациями в рамках исполнения государственных (муниципальных) контрактов.
2. Следует различать право подписи указанных документов и ответственность за их подготовку, проверку, оформление и достоверность содержащихся в них сведений.
Так согласно нормам гражданского законодательства от имени юридического лица вправе действовать его руководитель - без доверенности, и любое другое лицо - на основании доверенности, выданной руководителем организации.
Любой другой сотрудник организации вправе подписать акт выполненных работ только в том случае, если имеет соответствующую доверенность. Причем его реквизиты должны быть указаны в самом акте.
Наличие специальных должностных полномочий для подписи Акта выполненных работ, установленных должностной инструкцией, трудовым договором или приказом руководителя организации обязательно должны быть удостоверены и доверенностью, поскольку по правилам гражданского законодательства только доверенность (а не локальные акты организации) является надлежащим доказательством полномочий представителя в отношениях с третьими лицами.
Таким образом, руководитель хозяйствующего субъекта может утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов, но само установление в должностных обязанностях (инструкциях), трудовом договоре, приказе руководителя такого права не отменяет необходимость оформления соответствующей доверенности, если данные учетные документы используются для оформления отношений с третьими лицами.
3. Вместе с тем, приемку работ должны осуществлять лица, обладающие необходимыми познаниями, уровнем квалификации и образования, вместе с назначенными руководителем сотрудниками организации, а также работниками контрактной службы (или контрактным управляющим) в системе государственных (муниципальных) закупок.
Действующие нормы законодательства, нормативно-правовые акты в сферах трудовых отношений, государственной гражданской службы, градостроительной и закупочной деятельности в их совокупном толковании, указывают, что предоставление права подписи Актов выполненных работ на основании доверенности, выданной руководителем организации, должно осуществляться с учетом ряда дополнительных требований и в отношении определенного круга должностных лиц или работников, а не в отношении любого другого сотрудника организации.
3.1. Так в соответствии с частью 5 статьи 55.5-1 Градостроительного кодекса Российской Федерации к должностным обязанностям специалистов по организации строительства относятся: приемка законченных видов и отдельных этапов работ с правом подписи соответствующих документов и подписание акта приемки объекта капитального строительства.
В соответствии с частью 1 статьи 55.5-1 Кодекса специалистом по организации строительства является физическое лицо, которое имеет право осуществлять по трудовому договору, заключенному с индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, трудовые функции по организации выполнения работ по строительству, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства в должности главного инженера проекта, главного архитектора проекта и сведения о котором включены в национальный реестр специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования или в национальный реестр специалистов в области строительства.
Примечание: по мнению Минстроя России (Письмо Минстроя России от 8 июня 2017 г. N 20243-ТБ/02 и Письмо Минстроя России от 06.08.2018 N 33692-ТБ/02) иные работники строительной организации (члена саморегулируемой организации) не правомочны выполнять указанные должностные обязанности специалиста по организации строительства.
Приказом Минтруда России от 26.06.2017 N 516н (ред. от 12.09.2017) утвержден профессиональный стандарт "Организатор строительного производства" (Зарегистрировано в Минюсте России 18.07.2017 N 47442), в соответствии с которым ведение текущей и исполнительной документации по выполняемым видам строительных работ (журналы производства работ, табели учета рабочего времени, акты выполненных работ), подготовка исполнительно-технической документации, подлежащей предоставлению приемочным комиссиям, представление результатов строительных работ и исполнительно-технической документации приемочным комиссиям, относится к трудовым функциям производителя работ (прораба), начальника (строительного) участка,
- приемка законченных видов и отдельных этапов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, элементов, конструкций и частей объектов капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения, их участков с правом подписи соответствующих документов; подписание акта приемки объекта капитального строительства - к трудовым функциям главного инженера строительной организации, заместителя директора по капитальному строительству, главного инженера проекта (организатор строительства).
3.2. Документы, оформляемые в ходе ведения электронного документооборота в контрактной системе в сфере закупок, в том числе Отчеты и Акты приемки, должны быть подписаны усиленной электронной подписью (ч.1 ст.5 Закона N 44-ФЗ).
Руководителю контрактной службы или контрактному управляющему может быть предоставлено право на подписание Актов приемки выполненных работ и в отсутствие руководителя заказчика такой Акт может быть подписан электронной подписью контрактного управляющего или может использоваться электронная подпись, сертификат ключа проверки которой выдан заказчику как юридическому лицу (п.2 ч.2, ч.3 ст.14 Закона N 63-ФЗ).
Общие требования к контрактной службе и контрактному управляющему определяются на основании положений статьи 38 Закона о контрактной системе, а также Типового положения (регламента) о контрактной службе, утвержденного Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 N 631.
В соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. В состав комиссии по осуществлению закупок включаются лица, прошедшие профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лица, обладающие специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.
4. Профессиональным стандартом "Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства" (Утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 июля 2019 г. N 504н) для инженера-сметчика, инженера по проектно-сметной работе (в промышленном и гражданском строительстве) предусмотрена трудовая функция "Формирование первичной учетной документации по выполненным строительно-монтажным работам", а в составе "Необходимые умения"
- составлять акты о приемке выполненных строительно-монтажных работах
- составлять справки о стоимости выполненных строительно-монтажных работ и затратах
Для руководителей (начальников) соответствующих подразделений:
- контроль затрат и себестоимости работ в процессе строительного производства, закрытия этапов договоров, оплаты поставок и выполненных субподрядчиками работ.
Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов архитектуры и градостроительной деятельности" (Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23 апреля 2008 г. N 188 в ред. Приказа Минтруда России от 12.02.2014 N 96) для инженеров-сметчиков предусмотрена должностная обязанность по подготовке данных, необходимых для формирования актов выполненных работ и акта государственной приемочной комиссии по вводу объекта в эксплуатацию.
ПРАВО ПОДПИСИ АКТОВ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ ДЛЯ ДАННОЙ ГРУППЫ ДОЛЖНОСТЕЙ НЕ ПРЕДУСМОТРЕНО.
5. Также следует учесть, что в утвержденных постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 форме Акта о приемке выполненных работ (форма N КС-2) и Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3) подписи и наименования должностей лиц, ответственных за подготовку и проверку данных документов - к примеру "Составил" и "Проверил", НЕ ПРЕДУСМОТРЕНЫ.
В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т.п.). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм (если не разработаны и не применяются собственные формы документов) первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Указанные изменения должны быть оформлены приказом (распоряжением) руководителя организации. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016, пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:
- наименование должности расписавшегося лица;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка (инициалы, фамилия).
Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется. Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016):
Оформление подписи в документах
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).
В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.
Если подпись одна
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
- личная подпись,
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.
Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко
Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:
Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко
Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.
Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.
Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.
Когда подписывает заместитель
Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные:
Первый Заместитель Генерального директора
1-й Заместитель Генерального директора
Первый зам. Генерального директора
Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:
Первый заместитель Генерального директора
С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.
Если подписей несколько
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.
Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.
Директор Личная подпись Л.И. Киселев
Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.
Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»
А.П. Силин С.И. Михеев
В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:
Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев
Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова
Личная подпись Т.И. Кораблева
Личная подпись Р.Ю. Савельев
Косая черта недопустима
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:
/Директор Темников С.С. Комиссаров
Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.
И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.
Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.
консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров
Как правильно расписаться
Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:
В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.
Где расписаться исполнителю
Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.
Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:
Как придумать уникальную и запоминающуюся подпись — инструкция
- Буквы из фамилии
Свое творчество над обдумыванием подписи стоит начать с экспериментов над собственной фамилией. Традиционно используют первые три буквы. - Буквы из имени и отчества
Еще одной неотъемлемой частью подписи являются буквы из имени или отчества, или все разом. Попробуйте сначала поставить одну заглавную букву фамилии, а затем две строчные буквы из имени. - Латинские буквы
Все чаще в подписи стали использовать буквы из латинского алфавита. Можно поработать с буквами, которые не пересекаются с кириллицей. Вырисовывается масса вариантов для интересной подписи с буквами «D, F, G,U, L, V, Z, Q, W, R, S, J, N». - Мужская и женская подпись
Характерные отличия: четкие линии — для мужчин, и более сглаженные линии — для женщин. - Неразборчивый росчерк
Отличительной чертой для вашей подписи неизменно станет росчерк. Это может быть серия ломаных линий, и что-то в закругленном варианте. - Буква на букве
Конец одной буквы становится началом другой буквы. Они дополняют друг друга, добавляя необыкновенности вашей подписи, и что главное — уникальности. - Тренироваться!
Действительно, очень важно старательно потренироваться на белом чистом листе бумаге над исполнением подписи. Это должно делаться быстро, а выглядеть не менее изящно, чем, если бы Вы выводили ее тщательно. Впереди предстоит подписывать массу документов, поэтому стоит отточить навык «быстрой подписи».
С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества
составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции ).
Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:
- просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
- анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации — автора
документа. Оценивается
правильность применения бланка
того или иного вида; - проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами
). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов
автор – текст – подпись
, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.
Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:
- закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
- напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»
Обратите внимание, что с 1 июля 2021 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.
Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс
оформляются службой делопроизводства после проставления им
личной подписи
.
Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.
И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом.
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6' 2020
- в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
- Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
- в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).
Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2.
Пример 1. Подписи в протоколе
Пример 2. Подписи в акте комиссии
Точно такие же правила оформления подписей закреплены в п. 4.22 Методических рекомендаций, они упоминаются в п. 5.7 и 5.9, показываются в примерах оформления протокола (приложение № 7) и акта (приложение № 8).
В Примерной инструкции мы видим следующее:
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) – цитируем документ без редакторских правок в первозданном виде
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами…
3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.
3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту…
В перечисленных выше нормативно-методических документах нет ответа на вопрос о порядке подписания протокола и акта, здесь везде речь идет о месте расположения подписей. Но ответ все-таки есть, он выработан практикой, логикой работы. И вы можете зафиксировать его в своих локальных нормативных актах (ЛНА), чтобы правильно организовать работу сотрудников вашей организации. Это можно сделать в Инструкции по делопроизводству, в Регламенте оформления определенного вида документа или Регламенте деятельности комиссии / подразделения.
Итак, в каком порядке надо подписывать:
- акты:
- сначала это делают все участники комиссии. При этом они проверяют правильность отражения в акте фактов (это немного напоминает процесс согласования документа перед его подписанием);
- потом подписывает председатель – появление его подписи ставит окончательную точку в процессе придания документу юридической силы;
- сначала это делает секретарь, как составитель документа. Его подпись «сигнализирует» председателю, что данный человек принял на себя ответственность за правильность отражения хода обсуждений и принятых решений;
- потом расписывается председатель и проект переходит в статус действующего документа.
Если же у вас все 3 «действующих лица», то обычно:
- первым подписывает составитель документа;
- далее участники собрания / заседания / комиссии (если их подписи должны быть на нем, что может быть отражено в ЛНА);
- последним это делает председатель.
Данный порядок логичен! И тогда получается (см. Пример 3), что оформление подписей идет «снизу вверх» – от нижестоящих к вышестоящим.
Последовательность проставления собственноручных подписей зависит от коллегиального принципа управления и коллегиальности в принятии решений.
В рамках корпоративного управления некоторые организации в Регламенты работы совета директоров, правления и комитетов включают пункты о том, что протоколы заседаний в обязательном порядке подписываются всеми членами соответствующего коллегиального органа, присутствовавшими на заседании. В этом случае в Регламенте закрепляется и образец оформления подписей в порядке алфавита фамилий всех членов коллегиального органа.
Пример 3. Образец оформления подписей на протоколе в Регламенте работы Правления (коллегиального исполнительного органа)
![]()
Оговорим еще одну особенность: в актах приема-передачи дел, инвентаризации, проверок и т.п. принимающий дела, проверяющие включаются в состав комиссии, а проверяемые и передающие дела лица оформляются как присутствующие при установлении фактов и составлении акта. В конце акта их подпись указывается с наименованием должности:
Пример 4. Подписи в акте проверки отдела комплектации
![]()
![]()
![]()
Выбери вариант доступа
- Делопроизводство и архив
- Юридический навигатор
- Кадровая служба
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Комментарии 0
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)
В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения
Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).
Общие правила составления и оформления протокола
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как оформить подпись за директора?
Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.
Оформляем акты на уничтожение документов
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
1. В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:
а) монастыри; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.
2. Как назывались первые государственные учреждения?
а) департаменты; б) княжества; в) приказы; г) монастыри.
3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?
а) дата, регистрационный номер документа;
б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;
в) резолюция, отметка о наличии приложений.
4. Делопроизводство — это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;
б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.
5. По способу документирования различают документы:
б) рукописные письменные;
6. Для чего проводится унификация документов?
а) для документирования управленческой деятельности;
б) для организации работы с документами;
в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом.
8. Реквизит документа — это:
а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;
б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;
в) обязательный элемент официального документа.
9. Реквизит «Наименование вида документа»:
а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
б) позволяет судить о названии организации — автора документа;
в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.
10. Регистрационный номер документа — это:
а) дата его подписания или утверждения;
б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации;
в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).
11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
а) Директору школы № 269
Ивановой Тамаре Петровне
б) Директору школы № 269
в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.
г) Директору Московской школы № 269
Т. П. Ивановой
12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
Решение педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
б) УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 № 14
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
13. Реквизит «Заголовок к тексту»:
а) отражает краткое содержание документа;
б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.
14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;
б) в верхнем правом углу первого листа документа;
в) в нижнем правом углу первого листа документа.
15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:
а) СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
правления страховой компании «Планета»
от 21.06.2006 № 10
б) ________________Н. И. Орлов
в) Начальник юридического отдела
16. Реквизит «Визы согласования»:
а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;
б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;
в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.
17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;
г) на оборотной стороне первого листа документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
а) Приложение:
1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.
19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;
б) является одним из основных способов удостоверения документа;
в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.
20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
а) Ректор академии В. А. Петрова
б) Ректор академии Петрова В. А.
в) Ректор Сибирской академии
государственной службы В. А. Петрова
21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:
а) За Директор ____________________________ А. И. Петров
б) Директор ______________________________ А. И. Петров
в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров
(подпись Сидорова)
22. Датой протокола является:
а) дата подписания протокола;
б) дата проведения заседания;
в) дата регистрации протокола.
23. Приказ создается для:
а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;
б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;
в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
25. Виза юриста на приказе:
а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:
а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;
б) с указания поручения;
в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.
27. Протокол — это:
а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;
г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.
28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
а) в пределах всего времени существования организации;
б) в пределах календарного года;
в) в пределах пяти лет.
29. Вопросы повестки дня располагаются:
а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;
б) в любом порядке;
в) по степени важности обсуждаемых вопросов.
30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:
а) руководителем организации;
б) председателем комиссии;
в) председателем и членами комиссии;
г) председателем комиссии и секретарем.
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;
б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;
в) документ, подтверждающий факты, события, действия.
32. Текст акта делится на две части:
а) вводную и основную
б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;
в) начальную и заключительную, содержащую выводы.
33. Информационная справка — это:
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;
б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;
в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) гриф утверждения документа;
35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:
а) руководителем (и заверяются печатью);
в) начальником отдела кадров.
36. Докладная (служебная) записка — это:
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.
37. Датой докладной записки считается:
а) дата излагаемого события;
б) дата подписания докладной записки;
в) дата принятия резолюции.
38. Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;
б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;
в) содержит ответ на письмо-просьбу.
39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?
а) 30; б) 15; в) 12.
40. Кадровая документация ведется в соответствии:
а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;
б) с Кодексом законов о труде РФ.
41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:
а) назначением ответственного за исполнение приказа;
б) указанием сроков действия приказа;
в) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа.
42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:
а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.
43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?
а) в первый день работы;
б) не позднее недельного срока после начала работы;
в) не позднее месяца с начала работы.
44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
а) да; б) нет.
45. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
б) подшивки в дело;
в) завершения исполнения или отправки.
46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?
а) в день поступления документов в организацию;
б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;
в) в недельный срок после поступления документов в организацию.
47. Какие этапы проходят исходящие документы?
а) составление проекта документа;
б) регистрация;
в) прием и первичная обработка;
г) контроль за исполнением.
48. Регистрационно-контрольные карточки используются:
а) для контроля движения внутренних документов;
б) для записи информации;
в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.
49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?
а) при большом документообороте;
б) при малом документообороте.
50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?
Читайте также:
