Кто подтвердит легитимность копии документа профессия

Опубликовано: 13.05.2024

В этой статье Вы узнаете, что такое электронная цифровая подпись и как заверить документ ЭЦП, полученными в разных УЦ. Также Вы узнаете, что необходимо для получения усиленной электронной цифровой подписи и где её получить.

Электронная цифровая подпись – это утвержденный на государственном уровне атрибут электронного документа, предназначенный для предотвращения его подделки или исправления. ЭЦП позволяет определить собственника сертификата ключа подписи и убедиться в том, что информация в документе не была изменена после подписания. Существует три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная или усиленная подпись.

УЭЦП можно заверять любые документы. Заверенные такой подписью, они обладают полной юридической силой и признаются автоматически, на основании ФЗ №63. УЭЦП имеет такую же юридическую силу, как и подпись, поставленная ручкой на бумаге, но при этом формируется при помощи криптографических алгоритмов и основывается на принципе открытых ключей.

Процедура подтверждения документов ЭЦП

Для формирования и сдачи электронной документации в контролирующие органы, участия в электронных торгах, при заключении электронных договоров, а также ведении внутреннего документооборота, необходимо иметь усиленную электронную подпись. Получить её можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.

Для получения ЭЦП, сначала необходимо определиться с тем, какой из трёх типов подписи вам требуется. После чего разместить на сайте подходящего УЦ заявку, а затем в назначенное время подойти непосредственно в отделение. Там вы сможете оплатить договор и забрать USB-токен или смарт-карту, на которой находится сертификат и ключевой пароль.

После того, как вы получили ЭЦП, необходимо убедиться что ваша ОС поддерживает необходимые информационные системы и торговые площадки. Например, Microsoft Windows интегрируется с любыми имеющимися ресурсами, а OC MacOS и Linux не со всеми.

Также, перед тем как приступить к работе, нужно установить на компьютер криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для носителя, на котором находится сертификат (USB-токен или смарт-карту), а также программное обеспечение для работы с электронной подписью. Если на носитель уже установлены средства криптозащиты, то в установке дополнительного программного обеспечения необходимости нет.

Любые порталы обычно предъявляют свой список требований, необходимый для взаимодействия с ними, а также установку специального расширения или плагинов. Поэтому, какого-то определённого программного набора просто не существует.

Ниже мы разберём алгоритм заверения документов ЭЦП, полученных в различных удостоверяющих центрах.

Подтверждение документов ЭЦП Контур или Тензор

После того, как Вы получили ЭЦП в УЦ, чтобы начать ею пользоваться, необходимо выполнить следующий комплекс мероприятий:

Первое, что необходимо сделать, это установить на компьютер соответствующие драйвера. Более новые модели токенов настраивать легче, а последние модели Рутокен ЭЦП 2.0 и Рутокен Lite операционная система распознает автоматически. Старые же модели будут функционировать только после установки дополнительного программного обеспечения. Чтобы убедиться, что устройство готово к работе, надо обратить внимание на световой индикатор, расположенный на корпусе токена. Ровный зеленый свет индикатора говорит о том, что оборудование готово к работе, а если он мигает, проверьте настройки ещё раз. Если предполагается использовать Рутокен ЭЦП 2.0 для взаимодействия с ЕГАИС, то программное обеспечение следует загружать непосредственно с сайта разработчика «Актив-софт».

После этого, следует приступить к установке крипотопровайдера.

Это необходимо для заверения документации УЭЦП Контур или Тензор. Для Рутокен ЭЦП 2.0, не требуется дополнительная десктопная программа, потому что в устройство уже предустановлен криптопровайдер. Когда СКЗИ не предустановлен на приобретенное устройство, то необходимо его загрузить и установить на ПК. В случае, если на компьютер уже было инсталлировано программное обеспечение для другого подобного устройства, во избежание системных ошибок его следует удалить.

Отдельно взятые модели токенов распознаются операционной системой только после установки дополнительных программ. В таком случае инсталлируйте модули поддержки.

Когда необходимое программное обеспечение установлено, нужно перейти к настройке браузера. Обычно для каждой платформы необходимо своё программное обеспечение. Поэтому, перед тем как приступить к данному шагу, необходимо ознакомиться с требованиями, предъявляемыми на конкретной, выбранной площадке.

Когда всё готово остается последний шаг - регистрация на выбранной площадке, он необходим только в случае, если пользователь собирается принимать участие в торгах или осуществлять деятельность в информационных системах. Для этого, заполните запрашиваемую анкету и подтвердите действие УЭЦП. После чего, для подтверждения подписи, инсталлируйте корневой сертификат.

Процедура заверения PDF документа ЭЦП

Для заверения электронного документа формата PDF можно использовать бесплатные онлайн-сервисы, десктопные приложения или плагин КриптоПро PDF. Любой из перечисленных вариантов обладает как плюсами так и минусами, ниже в таблице мы расписали каждый их них.

В последние несколько лет роль электронных документов в российских судах значительно усилилась. Показательна здесь система арбитражных судов, где существует возможность подать заявление в электронном виде и представить электронные документы (далее — ЭД) в качестве письменных доказательств.

В том же направлении развивается сейчас Конституционный суд: сюда обращения от граждан и юридических лиц также могут поступать в электронном виде. Не за горами признание ЭД и в уголовном судопроизводстве.

В целом можно говорить о развитии судебной системы в сторону информатизации. Тем не менее о высоком уровне доверия к электронным документам речи пока не идет. В чем причина? Почему юристы не спешат использовать ЭД в своей практике, а истцы и ответчики в большинстве своем не воспринимают электронные документы всерьез? На эти вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Почему электронным документам в суде не доверяют?

Тот уровень доверия, который существует сегодня по отношению к электронным документам в суде, продиктован, в первую очередь, недостаточной осведомленностью общественности о возможностях электронного правосудия.

Электронное правосудие — это использование в судопроизводстве современных информационных технологий, в том числе документов, представленных в электронно-цифровой форме. Система электронного правосудия в нашей стране развивается в рамках Концепции Федеральной целевой программы «Развитие судебной системы России на 2013-2020 годы» и является важнейшим этапом на пути становления электронного государства.

подавать заявления, иски, жалобы, отзывы, жалобы и приложения к ним в электронном виде (путем заполнения соответствующих форм в системе «Мой арбитр»);
транслировать судебные заседания в режиме реального времени в сети интернет и др.

Плюс к этому Арбитражный процессуальный кодекс РФ также позволяет участникам дела представлять в суд документы в электронном виде (ст. 41 АПК РФ).

Доказываем легитимность электронного документа

Бывают ситуации, когда электронный документ является доказательством вины или, наоборот, весомым аргументом в защиту обвиняемого. Его можно использовать в арбитражном судопроизводстве в качестве письменного доказательства. Но чтобы ни у представителей суда, ни у стороны защиты, ни у обвинения не возникло претензий к подлинности электронного документа, лучшее заранее побеспокоиться об этом вопросе.

Доказать легитимность электронного документа можно с помощью следующих инструментов:

Сервис оператора электронного документооборота. Как правило, в таких сервисах сохраняется вся цепочка документооборота и можно с точностью до секунды определить, когда и кем был подписан ЭД, являлась ли электронная подпись на момент подписания действительной.
Средство криптографической защиты КриптоАРМ. Данное программное обеспечение позволяет установить, соответствуют ли электронные подписи тем ЭП, которые находятся в архиве вместе с электронным документом.
Портал госуслуг. Государство также может выступить независимой стороной, готовой подтвердить легитимность электронного документа. Для этого следует открыть сервис «Подтверждение подлинности ЭП» на портале госуслуг, загрузить документ с электронной подписью и получить результат.

Более подробно о способах доказательства легитимности ЭД читайте в статье «Верю-не-верю или как доказать легитимность электронного документа».

Автор: Анастасия Щепина, аналитик и руководитель проектов Synerdocs

Так ли сложно участвовать в тендерах госзакупок?

Что такое тендерные торги государственных закупок и как не допустить ошибок при подаче заявок на конкурсы, проводимые на электронных торговых площадках.

СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения. При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации. Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Персональные данные Пользователя - данные, используемые для идентификации личности, добровольно указанные Пользователем при прохождении регистрации. Данные хранятся в базе данных на сервере АО «Аналитический центр» и подлежат использованию исключительно в соответствии с настоящим соглашением и законодательством РФ.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Мы используем персональные данные Пользователя только для тех целей, которые указываются при их сборе. Мы не используем персональные данные для других целей без согласия Пользователя. Мы можем использовать персональные данные Пользователя для следующих целей:

Для использования персональных данных для любой иной цели мы запрашиваем подтверждение Пользователя. Пользователь соглашается, что АО «Аналитический центр» оставляет за собой право использовать его персональные данные анонимно и в обобщенном виде для статистических целей.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РЕГИСТРАЦИИ

Пользователь соглашается предоставить правдивую, точную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в регистрационной карте. Если Пользователь предоставляет неверную информацию, АО «Аналитический центр» имеет право приостановить либо отменить регистрацию.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

АО «Аналитический центр» не передает персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без разрешения Пользователя.

АО «Аналитический центр» может передавать персональные данные Пользователя компаниям, аффилированным по отношению к АО «Аналитический центр», для обработки и хранения. Пользователь соглашается с тем, что АО «Аналитический центр» передает персональные данные Пользователя уполномоченным организациям для создания и выдачи электронной подписи, выполнения требуемых услуг и операций.

АО «Аналитический центр» предоставляем третьим лицам объем персональных данных, необходимый для оказания требуемой услуги или транзакции. При необходимости АО «Аналитический центр» можем использовать персональные данные Пользователя для ответа на претензии, исковые заявления.

АО «Аналитический центр» можем собирать и, при необходимости, передавать уполномоченным органам имеющуюся в нашем распоряжении информацию для расследования, предотвращения и пресечения любых незаконных действий. АО «Аналитический центр» вправе раскрывать любые персональные данные по запросам правоохранительных органов, решению суда и в прочих случаях, предусмотренных законодательством РФ.

С целью предоставления дополнительной информации, оказания услуг, Пользователь можете быть направлен на другие ресурсы, содержащие информационные или функциональные ресурсы, предоставляемые третьими лицами.

Только в тех случаях, когда информация собирается от лица АО «Аналитический центр», использование данных Пользователя будет определяться политикой АО «Аналитический центр» в отношении конфиденциальности персональных данных. При предоставлении информации на других ресурсах будут использоваться политики в отношении конфиденциальности персональных данных, проводимые их владельцами.

АО «Аналитический центр» требует от своих партнеров использования политики в отношении конфиденциальности персональных данных, согласующихся с политикой АО «Аналитический центр».

БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

АО «Аналитический центр» использует технологии безопасности, процедуры и организационные меры для защиты персональных данных Пользователя от несанкционированного доступа, использования или разглашения.

АО «Аналитический центр» стремится защитить персональные данные Пользователя, но не может гарантировать безопасность передаваемых данных.

АО «Аналитический центр» рекомендует принимать все меры по защите ваших персональных данных при работе в Интернете. Часто меняйте пароли, используйте сочетание букв и цифр при создании паролей и используйте защищенный браузер.

АО «Аналитический центр» не хранит персональные данные Пользователя дольше, чем необходимо для целей их сбора, или чем требуется в соответствии с действующими законами или правилами.

Документооборот предприятия бывает как в бумажном, так и электронном варианте. Все, кто знаком с ним в безбумажном формате, знают, что одна из составляющих, без которой он невозможен или не имеет юридической силы — это электронная подпись. Однако не каждый бухгалтер и предприниматель может разобраться, как работает обмен документами с применением ЭП, так как в этой теме много юридических и технических сложностей. Более того, в июле этого года в силу вступили некоторые поправки в законодательстве, которые меняют ряд процедур и процессов в ЭДО.

Разбираемся со всеми нюансами в 63-ФЗ

Законодательное регулирование электронного документооборота с ЭП осуществляет Федеральный закон от 6.04.2011 № 63-ФЗ. В закон входит терминология, виды ЭП, функционал удостоверяющих центров и другие разделы.

Электронная цифровая подпись обеспечивает безопасность ЭДО. Чтобы её создать, криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя закрытый ключ. Благодаря этому идентифицируется владелец сертификата и устанавливается неизменность информации в документе после заверения.

Электронная подпись нужна для совершения различных сделок, гос- и муниципальных услуг, b2b и b2g документооборота и в иных случаях, предусмотренных законом, если они могут повлечь юридические последствия.

Что такое электронная подпись

Под цифровой подписью согласно ФЗ понимается информация, соединённая с заверяемыми данными. Ещё электронная цифровая подпись связана с данными о создателе документа.

Говоря простым языком, ЭП — то же самое, что и подпись от руки, но в цифровом виде.

Рассмотрим и другие определения, которые даёт закон.

Основные понятия в законе 63-ФЗ

Квалифицированный сертификат (КС) — нужен, чтобы подтвердить соответствие ключа, проверить ЭП и владельца сертификата. Сертификат ключа проверки ЭП — это документ, полученный клиентом от удостоверяющего центра (УЦ).

Правом выпускать такой сертификат обладают только аккредитованные УЦ или уполномоченные на то органы федеральной власти. Владельцем КС законом признаётся тот, на чьё имя он выдан.

Ключ электронной цифровой подписи — это уникальный порядок символов, а ключ проверки — последовательность знаков, подтверждающая подлинность ЭП.

Удостоверяющий центр создаёт, выдаёт и поддерживает работу КС. УЦ должен быть аккредитован. Для этого нужно соответствовать требованиям закона, иметь определённое ПО, устройства и компетентный персонал.

Средства ЭП — набор криптографических устройств для создания и проверки ЭП и ключей ЭП.

Участники электронного взаимодействия — физ- и юрлица, госорганы, производящие обмен информацией, данными.

Виды электронных подписей

Закон выделяет их три.

Простая электронная подпись. Это логин и пароль для входа на сайт или код в смс. Создаётся в информационной системе. Применяется, как правило, в банковских операциях, для аутентификации в ИС, получения госуслуг, иногда — во внутрикорпоративном ЭДО.

Простая подпись имеет аналогичную значимость с собственноручной, если это прописано в отдельном НПА, или если между участниками ЭДО соглашение. В последнем прописываются правила идентификации владельца простой ЭП и соблюдения конфиденциальности.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись. Эти подписи согласно ФЗ обладают уже гораздо большим спектром возможностей. Эта электронная подпись создаётся программами криптошифрования с использованием закрытого ключа. С её применением идентифицируется личность обладателя и обнаруживается факт внесения в файл изменений.

Клиент получает в УЦ два ключа ЭП: закрытый и открытый. Первый хранится на ключевом носителе с ПИН-кодом или в ПК владельца и известен только ему. С ним пользователь создаёт ЭП для её дальнейшего проставления. Открытый же доступен всем сторонам ЭДО. Он связан с закрытым и позволяет получателям документа узнать, подлинна ли подпись.

Эту ЭП можно использовать в любом виде ЭДО, но во внешнем стороны заключают соглашение о правилах использования и обоюдном признании юридической силы.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Как и предыдущий вид, эта подпись создаётся при помощи криптографии и открытых ключей. Но по правилам 63 ФЗ отличается квалифицированная подпись тем, что она имеет квалифицированный сертификат. ПО для работы с ней должно быть сертифицировано ФСБ. Также согласно 63 ФЗ квалифицированная электронная подпись выдаётся только УЦ, аккредитованным Минкомсвязи.

Исходя из 63 ФЗ, квалифицированная электронная подпись усиленная не требует дополнительных условий и соглашений от участников обмена. Подпись по закону применима для:

— отчётности в госорганы;

— работы с ИС любого органа государственной власти;

— внутрикорпоративного и внешнего ЭДО.

Итого: если организации и ИП используют КЭП, электронный документооборот законом автоматически признаётся юридически значимым.

Актуальные изменения в 63-ФЗ

1 июля текущего года вступили в силу изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Они были внесены 476-ФЗ.

Пересмотр положений 63 ФЗ назрел давно, так как ранее электронные подписи могли выдаваться не на владельца, а на иное лицо. Зачастую совершались правонарушения, например, создавались фирмы-однодневки. Поэтому произошло ужесточение требований к УЦ:

— увеличилась минимальная доля собственных средств;

— повышен размер обеспечения финансовой ответственности за убытки;

— введены требования к деловой репутации руководителей;

— сократился срок действия аккредитации.

После принятия изменений количество УЦ значительно сократится, благодаря чему на рынке останутся только самые надёжные.

Кроме того, усиленная квалифицированная электронная подпись сможет быть выдана коммерческим УЦ только физлицам. В дальнейшем это физлицо сможет использовать эту ЭП в сделках и операциях, где оно выступает от имени юрлица.

Кто сможет выдавать электронные подписи генеральным директорам и другим лицам, имеющим право представлять организацию без доверенности?

Первые, кто будут выдавать ЭП — это Федеральная налоговая служба. Электронные подписи органы ФНС будут выдавать всем организациям и ИП, не являющимися кредитными организациями.

Банк России будет выдавать ЭП кредитным организациям.

Федеральное казначейство будет выдавать ЭП представителям бюджетных организаций.

Еще одно из изменений ФЗ 63 — это появление понятия электронной облачной подписи. Облачная подпись хранится не у владельца, а в ином расположении — например, на сервере оператора. ФНС выпустит требования к получению этой подписи, чтобы она соответствовала требованиям безопасности. После этого компании должны будут обеспечить себя подходящим ПО, и этот продукт можно будет использовать на рынке.

Ожидается, что такие облачные электронные подписи появятся на рынке не раньше конца 2022 года: органы власти должны выпустить нормативно-правовые документы.

Ещё одно нововведение — личное получение ЭП её владельцем. Ранее такая возможность была, отправив курьера (или другое лицо) с доверенностью. Сейчас становится обязательной личная идентификация лица, на имя которого оформляется электронная подпись.

При этом юридические лица будут получать подписи на организацию в инспекциях ФНС без привязки к месту регистрации. Однако не всем бизнесменам это удобно. По законодательству у ФНС и Банка России есть возможность иметь доверенных партнёров, к которым будут дополнительные требования. Через этих доверенных аккредитованных УЦ можно будет осуществлять выдачу электронных подписей. Эти УЦ смогут предлагать услугу выезда для идентификации лица и оформления подписи.

Одним из изменений, которое внёс новый закон, стало появление доверенной третьей стороны. Актуально тем, кто совершает сделки с контрагентами из других стран. Таким образом подтверждается корректность подписания документа, и что в него не было внесено изменений, соответственно его можно принимать к учёту.

В скором времени также будут выпущены требования к доверенным третьим сторонам. Вполне возможно, что такими сторонами станут также аккредитованные УЦ. Они также будут подтверждать легитимность документа при трансграничном документообороте.

Последнее новшество, внесённое законом — это изменение порядка подписания. Сертификат руководителя, который будут выдавать ФНС или Центробанк, будет содержать информацию о юридическом лице, его реквизиты. В этой части процедура подписания будет максимально приближена к механизму, действовавшему ранее.

Что касается подписания другими сотрудниками (не генеральным директором, а бухгалтером, например), то им сначала нужно будет подписать документ подписью физического лица (полученной в УЦ), а затем приложить электронную доверенность от имени гендиректора. То есть в законе прописано использование машиночитаемой доверенности. Отправляться в итоге будет документ с подписью, плюс доверенность в xml-формате.

Сроки по изменениям в 63 ФЗ

Некоторые положения, которые должны были вступить в силу 1 июля этого года, немного сдвинулись (с учётом 166-ФЗ).

Действующий сейчас ключ электронной подписи действителен до 1 января 2022 года. Если у него истечёт срок действия — можно будет получить такой же, по тем же правилам, до 1 июля 2021 года. Имеющие аккредитацию УЦ смогут выдавать ключи ещё год. После этого — до 1 января 2022 года — получить по старой процедуре ключи будет уже нельзя, но они всё равно ещё будут работать.

С 1 января 2021 года ключи электронных подписей станет выдавать налоговая. Также будут предусмотрены сервисы для онлайн подачи заявления.

С 1 января 2021 года вступят в силу положения о доверенной третьей стороне и облачной подписи.

Полностью положения закона 476 и выдача ключей ЭП налоговой начинают действовать 1 января 2022 года.

Электронная подпись и доверенность

Машиночитаемая доверенность — это информационное сообщение о представительстве. Формат электронной доверенности будет разработан Минкомсвязи России.

Направление машиночитаемой доверенности с каждым документом не всегда оправданно, поэтому достаточно будет размещения её в определённом ранее ресурсе (правки в статью 23 НК РФ, внесение в Правительство планируется к сентябрю). Это размещение должно быть согласовано сторонами (если это b2b-взаимодействие), либо нужно иметь соглашение от органа государственной власти (при b2g).

Электронные подписи УЦ Такском

За более 20-ти лет работы УЦ Такском накоплен богатый опыт по выпуску и обслуживанию электронных подписей. Выдано уже несколько миллионов подписей электронных. Представительства Такском есть в большинстве регионов России, а его аккредитация действует до 30 июня 2022 года.

Такском планирует выпускать такой продукт, как электронная подпись, согласно новым поправкам закона. Эксперты компании участвуют в рабочих группах по поправкам в закон. Поэтому Такском вовремя адаптирует свои продукты и процедуры.

Компания предлагает подписи для госуслуг, отчётности, ЭДО и множества других целей. Выбрать подходящую подпись можно здесь, в отдельном разделе сайта. При заказе ЭП компания предлагает услугу по выездному оформлению. Менеджер доставит комплект документов в удобное место и время, проведёт идентификацию клиента и оформит ЭП.

Необходимо помнить, что поправки в 63-ФЗ и частичное изменение технологии подписи электронной нацелено на развитие электронного обмена документами и ликвидации барьеров, мешающих этому.

В числе таких барьеров неразвитость регуляторной среды, отсутствие унифицированных правил, отсутствие доверия к ЭДО, затраты на автоматизацию и технические ограничения, низкий уровень грамотности при работе с ЭДО. Усиленная квалифицированная электронная подпись — это ключевая составляющая ЮЗЭДО. Поэтому совершенствование технологии подписей электронных и дальше будет происходить.

Чтобы не путаться, куда идти, как получать и как использовать электронную подпись до 2022 года, мы подготовили сводную табличку.

Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).

Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.

Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.

В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.

Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:

Для гражданина (физического лица):

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для представителя физического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.

Для представителя российского юридического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;

· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;

· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);

· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;

· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.

В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Легализация документов применима для того, чтобы документы одной страны имели аналогичную силу и в другой. Это касается все официальных документов, используемых в международном обращении. Правовой статус при этом у них не меняется, а остается на прежнем уровне. Именно это все необходимо иностранным гражданам, которые приезжают в Россию на постоянное проживания, желают получить разрешение на осуществление трудовой деятельности.

Понятие легализации

Легализацией считается специальная процедура, определенные этапы деятельности, по итогам которых любые значимые документы будут получать силу закона в любой другой стране, в которой возникает необходимость. Берется во внимание тот факт, что весь процесс может быть выполнен в стране, откуда родом все бумаги. Под легализацию подпадают те документы, исходящие от государственных органов, образовательные бумаги, справки из архивов, выписные справки, сведения о воинской службе и многое другое.

Но даже в такой ситуации не каждая бумага попадает под процедуру легализации, если она не соответствует законодательству России, а их использование может принести значительный вред самой стране. Кроме этого, в этот список попадают личные паспорта граждан, удостоверения водителей, книжки о трудовой деятельности, в которых отображены сведения о коммерческой деятельности организации и другие.

Апостилирование документов

1961 год – подписана конвенция в Нидерландах в Гааге, согласно которой процедура удостоверения документов была отменена. Но тут осуществляется не полная отмена, а заменяется стандартная консульская на апостили. Под последним подразумевают штамп или специальный знак. Он ставится на том документе, который будет использоваться в другой стране. Но только ограниченный круг стран может использовать такой знак. Именно они и подписали вышеуказанную конвенцию. Знак и является легальностью принятого документа. Что говориться о России, то страна вошла в число таких стран лишь с 1992 года. Большинство стран по всему миру также стали участниками процесса, так как это более современный способ и более простой в использовании.

Процесс апостилирования документов не осуществляется в стороннем государстве, а только в том, где выпущен, оформлен документ. Существует тут и несколько способов, за счет которых происходит проставление апостиля. Кроме штампирования, популярностью пользуются и опечатывание оттиска рельефной печати. Каждая страна выбирает более оптимальный способ, который не влияет на законность и легальность. По конвенции в апостиле должны быть все те реквизиты, которые и покажут легальность его использования.

Законодательство внутри страны принимает решение о том, чтобы создать действительный орган, занимающийся данной процедурой, а именно выполняет апостилирование. В каждом государстве они называются совершенно по-разному и имеют различную компетенцию. Для Великобритании это Министерство иностранных дел, во Франции – апелляционный суд, а точнее генеральный прокурор при госоргане. Административное ведомство занимается апостилирование в Германии, а в США – департамент государства. Но не только одна служба может выполнять такие значимые действия.

В последующем легализованный документ следует уже переводить на тот язык, который будет необходим в стране пребывания. Если речь касается России, то и перевод должен быть осуществлен на российской территории. После осуществления перевода, его необходимо еще заверить у нотариуса. Если же все сделать в той стране, откуда родом человек, то это не будет иметь никакой силы в России. Так что делать ненужное не надо. Достаточно приехать с легализованным документом и выполнить все последующие и требуемые процедуры в полном соответствии с законодательством. На нашем сайте для вас всегда доступна консультация юриста бесплатно по любым вопросам.

Консульская легализация

Если апостиль не действительный, государство не приняло подписанную Гаагскую конвенцию, то тогда придется применять такой вид узаконивания, как консульская легализация документов. Данный процесс является более сложным, да и занимает гораздо больше времени. Все тут заключается в том, что после того, как прошла легализации в стране, откуда приезжает человек, потребуется обратиться в Посольства государства на территории России, а именно в консульский отдел. Именно они и помогут завершить начатую процедуру.

В любой стране есть определенный перечень тех полномочных органов, где следует пройти легализацию. Но не везде он останавливается на посещении одной службы.

Каждый документ удостоверяется в уполномоченном органе посредством проставления подписей и печатей, требуемых с другой стороны. В последующем потребуется перевести документ на русский язык, если дело касается России. Завершающий шаг и этап в легализации таким способом – обращение в Консульский отдел, где сам Консул страны ставит свои подписи, а также печать.

Есть и еще один вариант консульской легализации, относящийся к иностранным документам. Он применим для тех бумаг, которые выдавались в Посольстве страны, расположенном в российской столице. Здесь даже предусмотрена и своя процедура, без которой нельзя обойтись:

В посольстве государства выдается документ, заверенный в обязательном порядке самим Консулом в виде подписи.
В дальнейшем эта бумага предоставляется в конкретный Департамент Министерства иностранных дел, который располагается на территории Москвы.
Представители данной структуры проверяют подлинность подписи Консула, и, если вопросов никаких не возникнет, самостоятельно осуществляет удостоверение документа, делая об этом отметку.

Другие виды

Описанные выше виды легализации являются самыми основными и оптимальными. Но не всегда только они могут быть использованы в таком сложном процессе. Существует также узаконивание всех видов бумаг за счет обоюдного признания легальности документов. Для этого принимаются соответствующие международные договора, заключенные между двумя странами. В таком случае не надо никакой другой процедуры и действий с документами. Если договор будет заключен с этого момента все документы и будут считаться легализованными в другой стране.

Россия в настоящее время заключила такие соглашения с 37 странами по всему миру. В основном тут входят страны бывшего Советского Союза, а также европейские государства. Но с течением времени некоторые страны, например, Словакия, все же требуют использования более современным способом, как проставление апостиля.

Есть еще один вариант легализации – через Торгово-промышленную палату. Но это используется в том случае, когда нет возможности легализовать другими способами. К числу документов относятся коммерческие бумаги. В качестве законодательной базу используется соответствующий закон страны. В число обязательных действий все это не входит, но применяется при требовании со стороны иностранного контрагента.

Главные отличия

Стоит остановиться на тех различиях, которые существуют между апостилированием и консульской легализацией. Когда используются апостили, они могут быть в том случае, если государства входят в число принявших конвенцию 1961 года, подписанную в Гааге.

Что касается конкретного органа для обращения, то тут уже стоит исходить из того, какой именно документ следует легализовать. На территории России это может быть Министерство обороны, отдела ЗАГС, Министерство юстиции и многие другие.

Если коснуться консульской легализации, то процесс занимает большее количество времени, да и органов для обращения становится гораздо больше. При этом не должно быть заключено двусторонних договоров между странами, а также они не должны входить в число принявших Гаагскую конвенцию. Обращаемые бумаги не должны считаться деловыми.

Отсутствие легализации

Россия заключила со многими странами большое число соглашений и договоров, на основании которых оказывается правовая помощь. Именно эти документы и служат основанием для отмены процесса легализации, как такового. Ни о какой частичной отмене речи не идет. Легализация уходит вообще в сторону, так как не требуется каких-либо апостилей, штампов. Документы иностранного государства имеют одинаковую силу и на территории России.

Но соглашения постоянно меняются, подписываются новые. Это говорит о том, что и список стран варьируется ото дня в день. Чтобы более точно получить информацию об этом, стоит обратиться в МИД России. А также на нашем портале вы можете получить бесплатную юридическую консультацию по телефону и онлайн.

Читайте также: