Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой

Опубликовано: 17.09.2024

За чей счет доставка курьерской почтой трудовой книжки при сокращении, если работодатель находится в другом городе?

В Отделе кадров сказали, что на мой счет.

Здравствуйте! Обязанность работодателя, пусть оплачивает.

Доставка трудовой книжки курьерской почтой не предусмотрена законодательством, поэтому в данном случае работодатель прав.

По общему правилу работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику в день увольнения (последний рабочий день работника) , о чем работник должен поставить подпись в книге учёта и движения трудовых книжек. Ст. 84.1 ТК РФ.

Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:

Трудовой кодекс Российской Федерации

Основные понятия

Право на увольнение и смену места работы имеет каждый трудоустроенный гражданин РФ. Порядок оформления и возврата документов регламентируется Постановлением за № 225 от 16. 04.2003 и за № 69 от 10.10.2003. Юридическая процедура требует соблюдения порядка расторжения трудового договора. Поэтому основания для прекращения правоотношений между работодателем и подчиненным изложены в главе 13 ТК РФ. К ним относятся:

соглашение сторон и обстоятельства, не зависящие от их волеизъявления;
окончание срока рабочего контракта;
уход сотрудника по собственной инициативе;
отказ трудиться в связи с изменением служебных функций либо по состоянию здоровья;
нарушение пунктов трудового соглашения.

Согласно п.1 статьи 84, регламентирующей общий порядок прекращения трудового договора, увольнение оформляется приказом руководителя. По требованию подчиненного он обязан выдать все необходимые расчетные бумаги, а также выплатить положенные денежные компенсации. Эта же статья допускает пересылку документа о трудовом стаже почтой, но только, если ее владелец оформит письменное согласие.

Многие недобросовестные граждане намеренно не приходят за расчетом в последний день работы, надеясь таким способом получить от организации дополнительное денежное возмещение за задержку документов. Это описано в п. 4 Постановления Правительства «О трудовых книжках». Однако если директор правильно проведет процедуру увольнения, он может избавить компанию от ненужных расходов и избежать административного наказания.

Основной порядок увольнения сотрудника

Процедура расторжения трудового договора состоит из нескольких этапов, каждый из которых оформляется документально.

Издается приказ об увольнении, в котором указывается основание такого действия (статья ТК РФ).
Документ направляется подчиненному для ознакомления письменно под роспись (указывается также дата), а затем в кадровую службу для его регистрации в специальном журнале учета.
Составляется акт, если работник отказался признавать приказ действительным.
Производится перерасчет заработка, компенсационных выплат за отпуск, бюллетень, выходного пособия.

Внимание! В последний день работы выдаются: трудовая книжка, копии справок и других документов, необходимых для устройства на новое место, начисленные денежные средства.

Пересылка трудовой книжки по почте

Законодатель допускает вероятность отказа увольняющегося от получения расчета по разным обстоятельствам, и четко разъясняет действия руководства предприятия. За несоблюдение предписанных требований его могут привлечь к административной ответственности. Меру наказания определяют на основании КоАП, ч. 1 ст. 5.27:

по ст. 234 ТК РФ – за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки;
по ст. 84.1ТК РФ – за отправку документа, определяющего стаж, при отсутствии согласия его владельца.

Для подтверждения намерений руководства по поводу высылки ТК, бывший работник обязан дать свое согласие в письменной форме.

Причины пересылки

Сотрудник работает в одном из филиалов компании, который расположен в другом городе, тогда как администрация и руководство находятся в головном офисе.
Специалист был направлен в служебную командировку, на практику или стажировку, где и принял решение уволиться. В связи с этим он составил и послал заявление с просьбой выслать его расчетные документы по почте.
Работник планировал уход с работы сразу по окончании отпуска, и в ходатайстве содержалась просьба считать датой увольнения последний день отдыха.
Разрыв производственных отношений обусловлен приговором суда либо инициативой администрации вследствие нарушения подчиненным правил трудового договора.
Увольнение сотрудницы, находящейся в декрете, на основании ее собственного заявления.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России. Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет. Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба. Ее представители несут ответственность за своевременную выдачу документа о трудовом стаже, копий справок и других бланков. Если сотрудник не получил полный расчет в день ухода из компании, или не пожелал забрать формуляр, возникает необходимость пересылки по почте. Законодательством предусмотрен порядок выполнения этой процедуры.

Уведомление

ФИО работника в том виде, как они указаны в трудовом договоре и прочих бланках.
Адрес места жительства или регистрации.
Реквизиты организации или ИП, которая направляет уведомление.
Регистрационный номер (исходящий) и дата составления.

Здесь же должна содержаться информация, что ранее документ не был получен ни одним из доступных способов, а также необходимость:

лично явиться в кадровую службу за трудовой;
дать согласие на пересылку, если прийти не представляется возможным.

Руководитель организации должен поставить свою подпись, дату и печать. Далее в присутствии трех лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать формуляр и не оформил письменное согласие на отправку другим способом.

Заявление и согласие сотрудника

Сотрудник в свою очередь также должен быть заинтересован в получении документа, ведь в нем отражается его трудовой стаж, позволяющий оформить достойную пенсию по старости. Поэтому у него есть два варианта:

забрать формуляр собственноручно, явившись в кадровую службу компании;
дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае использования второго пункта, документ должен отражать следующие моменты.

ФИО сотрудника в том виде, как они указаны в официальной документации.
Адрес места проживания или регистрации.
Номер и дата составления, а позже расторжения трудового договора.
Текст согласия на пересылку трудовой книжки по указанному адресу (прописывается полностью).
Подпись заявителя с расшифровкой, дата составления.

Внимание! Поскольку установленного образца для оформления данного документа не существует, может быть использована произвольная форма.

Сопроводительное письмо с описью

Сопроводительное письмо содержит реквизиты, позволяющие отследить путь и судьбу пересылаемых бланков. Поскольку унифицированной формы также не существует, составлять его можно в произвольном виде. Основным требованием является внесение определенного перечня данных.

Реквизиты работодателя и его уполномоченного представителя в лице директора.
Его контактные данные для оперативной связи.
Текст письма, в котором содержится цель отправки документов и указание на наличие их в описи.
Подпись фактического исполнителя с расшифровкой и дата составления.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10. 05.2012. Он фиксируется штампом отделения-отправителя и запечатывается в индивидуальный конверт.

Варианты пересылки

На сегодняшний день самым надежным вариантом передачи информации считается почта России. Благодаря четкому внутреннему распорядку, который позволяет справляться с возникновением внештатных ситуаций, любой высланный документ доходит до адресата. В противном случае он возвращается обратно отправителю. При использовании такого варианта риски утери сводятся к минимуму, а почтовые уведомления и все необходимые отметки являются доказательством того, что работодатель выполнил свои функции в соответствии с установленными требованиями.

Однако отправка почтой России – не единственный вариант передачи формуляра. Получатель может самостоятельно определить, как забрать трудовую книжку – по почте или другим удобным способом.

Доступный почтовый оператор. Условия отправки пересылки и оплаты согласовываются письменно. Поскольку не исключена возможность утери документа, заявитель не должен предъявлять претензий при возникновении подобной ситуации.
Курьерская служба. Отправка таким способом возможна при согласии бывшего сотрудника. Условия пересылки также фиксируются в письменном виде. Однако все риски, связанные с утерей официальных бланков ложатся на получателя.
Сторонний представитель. Уволившийся работник должен оформить у нотариуса доверенность на любого человека, которому он доверяет. Отдел кадров вправе выдать трудовую книжку только после предъявления документа уполномоченным лицом.

Внимание! Независимо от выбранного способа отправки формуляра, обе стороны обязаны сохранить все квитанции, бланки уведомлений, отчетов, подтверждающих факт пересылки и получения документа. Это позволит избежать недоразумений и предотвратит судебные разбирательства.

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Работник категорически не желает получать расчет в последний день пребывания на предприятии, забирать трудовую книжку и копии справок, а также причитающиеся выплаты.
Увольнение произошло по инициативе работодателя, и обиженный подчиненный решил выразить протест, отказавшись участвовать в процедуре: не ставит подписи на расчетных бланках (приказе, согласии и пр.) и не забирает документ о трудовом стаже.
Сотрудник не вышел на работу в день увольнения, но руководителю известно место его проживания. Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Есть ли трудовая книжка у австрийца? На каком языке заполнять документ сотруднику-конголезцу? Учитывать ли стаж, наработанный на территории Украины? Заводить ли еще один бланк специалисту из Киргизии, если у него есть аналогичный документ? Давайте разберемся, нужна ли трудовая книжка иностранному работнику и как ее оформить.

Согласно действующему законодательству (ч. 1 ст. 65 ТК РФ) все работающие на территории России граждане должны иметь трудовую книжку. На иностранных граждан это правило тоже распространяется. Однако есть ряд нюансов, которые диктуют специалисту кадровой службы алгоритм действий.

У иностранного сотрудника трудовой книжки нет?

На данный момент такое явление, как трудовая книжка, сохранилось лишь в РФ и в странах бывшего СССР. Если на работу в российскую компанию устраивается гражданин государства, где трудовые книжки не ведутся в принципе, специалист кадровой службы просто заполняет ему новый бланк трудовой. Оформляется он по общим правилам, которые подробно прописаны в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Действительна ли в России «национальная» трудовая книжка?

Этот вопрос возникает все чаще в связи с увеличением потока трудовых мигрантов в последние годы. Если вы столкнулись с ситуацией, когда у работника есть трудовая книжка иностранного государства, руководствуйтесь ст. 66 ТК РФ и Письмом Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1. Вам следует оформить работнику новый документ, установленного в России образца. Информация о предыдущих местах работы на территории другой страны в новый бланк не вносятся. «Национальная» трудовая может храниться в личном деле сотрудника, лишь как подтверждение его общего стажа.

Учитывать ли «заграничный» стаж?

Как правило, стаж, наработанный человеком за границей, не учитывается в России при начислении социальных выплат. Однако есть исключения. Они прописаны в Соглашении о сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов от 15.04.1994. В документе говорится, что трудовой стаж работников взаимно признается в России, Таджикистане, Узбекистане, Азербайджане, Армении, Казахстане, Киргизии, Белоруссии, Молдове и Украине. При приеме на работу гражданина одной из этих стран бухгалтер должен учитывать все периоды его трудовой деятельности для подсчета продолжительности страхового стажа.

Сложность может возникнуть, если в «национальной» трудовой книжке уже сделаны записи о работе на территории РФ — они некорректны, даже если выполнены на русском языке с соблюдением всех правил. Для подтверждения своего стажа работник должен запросить справки/выписки из приказов с предыдущих мест работы.

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату

У иностранца — трудовая российского образца, бывает такое?

Такое, действительно, возможно. Обратите внимание: на территории нашей страны приняты трудовые книжки, введенные в действие в 1974 и в 2004 году. Они обладают равной юридической силой и не требуют замены на новые. Поэтому если сотрудник предъявил вам трудовую образца 1974 года, значит, он получил ее еще до распада СССР. Если вам на стол легла книжка 2004 года выпуска, значит, иностранец уже работал на территории современной России. В обоих случаях просто продолжайте вести записи сообразно правилам.

У жителей бывшего СССР редко, но еще встречаются российские трудовые книжки, отличные от действующих образцов. Они выпущены в переходные 1990-е годы и могут быть другого цвета и размера. Эти документы сегодня не имеют юридической силы, поэтому такому работнику смело оформляйте новый бланк.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

У иностранного сотрудника трудовой книжки нет?

Действительна ли в России «национальная» трудовая книжка?

Учитывать ли «заграничный» стаж?

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату

У иностранца — трудовая российского образца, бывает такое?

Не пропустите новые публикации

Мы нанимаем в компанию курьеров и водителей, чтобы они доставляли товары клиентам. Мы выдаем им форменную одежду, но рабочего места в офисе у них нет. График плавающий, согласовываем его на каждую неделю или каждый день. Оплата зависит от количества заказов. Мы не против, чтобы курьер выполнял работу у нас, а потом подрабатывал где-то еще.

Курьеры ездят с кассой на автомобилях компании и отвечают за оборудование, автомобиль, деньги от клиента.

Курьеров и водителей много, они часто меняются. Оформлять их в штат по трудовому договору — морока для бухгалтеров. Но я читал, что договор услуг с ИП часто переквалифицируют в трудовой договор с большими штрафами. Как быть?

Отвечаем: подойдет гражданско-правовой договор с полной ответственностью

Договор услуг, опасный штрафами в «Деле»

Налоговая не запрещает заключать договоры услуг с ИП. Можно нанять бухгалтера на аутсорсе, чтобы он сделал годовой отчет, или водителя, чтобы он отвез партию металла клиенту.

Пять дел о схемах с ИП в «Деле»

Налоговая обращает внимание, если компания заключает договоры с ИП, чтобы замаскировать трудовые отношения с сотрудниками и платить меньше налогов. Например, бухгалтер на самом деле работает в офисе, но получает зарплату как ИП, а компания не доплачивает налоги.

Нет четкого переченя критериев, при которых налоговая переквалифицирует договор услуг с ИП в трудовой договор. Но мы изучили несколько судебных решений. Компаниям удавалось выиграть в таких случаях:

ИП, с которыми были догвооры, работали не только с этой компанией, но и с другими заказчиками;
в офисе для них не выделяли рабочих мест;
они не придерживались трудового распорядка. Например, не сидели в офисе с 9 до 18 и не ходили на обед с 13 до 14;
о них не было упоминаний в штатном расписании;
в договорах с ИП не была прописана материальная ответственность.

Мы рассматривали дело, которое похоже на ваш случай:

Филиал ОАО «Оборонэнерго» заключил с ИП договоры услуг на перевозку. Предприниматели постоянно работали с компанией, начинали работу в десять утра у производственной базы заказчика, отдыхали в выходные и праздники. Организация вела учет рабочего времени водителей.

Фонд социального страхования посчитал, что компания маскирует трудовые отношения с сотрудниками, доначислил 92,2 тысячи рублей страховых взносов за два года и оштрафовал компанию на 21 тысячу рублей.

Компания оспорила решение, и суд встал на ее сторону. Вот, что помогло «Оборонэнерго»:

исполнители использовали для перевозок свои автомобили;
договор не обязывал предпринимателей соблюдать режим работы. Начало рабочего дня в десять утра судьи расценили как условие договора услуг;
у водителей не было дисциплинарной ответственности за нарушения;
им не оплачивали больничные, выходные и праздники;
в штатном расписании не было упоминания должностей водителей.

«Оборонэнерго» выиграл суд.

Получается, если приходит водитель и курьер с ИП и работает с другими заказчиками, можно заключать с ними договор услуг. Но в договоре нельзя прописывать распорядок дня и материальную ответственность.

Не у всех курьеров и водителей есть свои ИП. И обязывать их открывать ИП для работы с компанией рискованно. Нельзя сказать: «Если хотите с нами работать, открывайте ИП». В будущем налоговая может устроить допрос предпринимателей и выяснить, что их вынудили открыть ИП. В этом случае договор скорее всего переквалифицируют в трудовой, а компании назначат штрафы.

Материальная ответственность и убытки

Материальная ответственность сотрудников
в «Деле»

В вашем случае есть сложный момент с материальной ответственностью водителей и курьеров. Они пользуются автомобилями, оборудованием компании, берут у клиентов деньги, поэтому должны за них отвечать. А то вдруг курьер возьмет деньги от клиента и перестанет выходить на работу.

Чтобы прописать материальную ответственность, нужно оформить сотрудника в штат и заключить с ним трудовой договор. Сразу договоримся, что другие договоры, которые не относятся к трудовым, мы будем называть гражданско-правовыми. К ним относятся и договоры услуг.

В договоре услуг нельзя прописать материальную ответственность. Материальная ответственность — это термин из Трудового кодекса. Для гражданско-правовых договоров есть термин «возмещение убытков»:

Ограничение ответственности в договоре в «Деле»

Убыток — это реальный ущерб и упущенная выгода:

курьер сломал кассу, она стоила 18 000 рублей — реальный ущерб;

курьер сломал кассу, и из-за этого компания не продала платья на 100 000 рублей — упущенная выгода.

По статье 714 Гражданского кодекса исполнитель отвечает за имущество, которое заказчик передает ему для выполнения услуги, например за кассу или автомобиль. Если курьер испортит кассу, он должен возместить полный ущерб: стоимость кассы и упущенную выгоду. Конечно, если случился ураган, вырвал кассу из рук и разбил ее об стену, курьер не виноват. Это называется «обстоятельствами непреодолимой силы».

В другой статье Гражданского кодекса есть оговорка, она может запутать. Она звучит примерно так: если исполнитель пользуется оборудованием или материалами заказчика для выполнения работ по договору, за поломки и повреждения отвечает заказчик. А за саму работу — исполнитель.

Точная формулировка из закона:

На примере это так:

курьер пришел с кассой к клиенту, и касса перестала выбивать чеки — курьер не виноват, кассу должна ремонтировать компания;

курьер отвез товары клиенту, пробил чек, шел по улице, уронил кассу, и она разбилась — курьер возмещает убытки.

В законе есть важная фраза «если иное не предусмотрено договором подряда». Это значит, что в договоре можно прописать ответственность за потерю или повреждение имущества. Обычно это пишут в разделе «Ответственность сторон», но можно в любом месте договора. Формулировка такая:

«Исполнитель несет ответственность за утрату или повреждение имущества, которое заказчик передал ему для оказания услуг по договору. Исключение — если исполнитель докажет, что утрата или повреждение были из-за обстоятельств непреодолимой силы.

В случае утраты или повреждения имущества исполнитель должен по требованию заказчика возместить убытки в полном объеме. Срок возмещения — по согласованию сторон».

С этой формулировкой курьер будет отвечать за кассу, а водитель — за автомобиль. Исключение — стихийные бедствия. Но обычно извержения вулкана и сильные ураганы у нас не случаются.

Совет такой: заключайте с курьерами и водителями гражданско-правовые договоры. По ним можно получить полное возмещение убытков и упущенной выгоды. По трудовому договору полную материальную ответственность можно прописать для ограниченного перечня сотрудников, например для кассиров. Сотрудник будет возмещать только реальный ущерб, например стоимость кассы. А упущенную выгоду — нет.

Если курьер принимает деньги от клиентов, в договоре лучше дополнительно указать, что деньги принадлежат заказчику. Формулировка такая:

«Исполнитель несет ответственность за полную или частичную утрату денег, которые получил при расчетах с клиентами во время оказания услуг. В случае их полной или частичной утраты исполнитель обязуется по требованию заказчика возместить убытки в полном объеме. Срок возмещения — по согласованию сторон».

Если курьер возьмет деньги себе, возможна даже уголовная ответственность. Но это тема другой статьи.

Читайте также:

Можно ли отправить трудовую книжку курьерской службой

Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:

Трудовой кодекс Российской Федерации

Похожие вопросы

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

Основные понятия

Основной порядок увольнения сотрудника

Пересылка трудовой книжки по почте

Причины пересылки

Обязательные условия

В каком случае отправлять нельзя

Порядок отправления ТК по почте

Уведомление

Заявление и согласие сотрудника

Сопроводительное письмо с описью

Варианты пересылки

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

У иностранного сотрудника трудовой книжки нет?

Действительна ли в России «национальная» трудовая книжка?

Учитывать ли «заграничный» стаж?

У иностранца — трудовая российского образца, бывает такое?

Не пропустите новые публикации

У иностранного сотрудника трудовой книжки нет?

Действительна ли в России «национальная» трудовая книжка?

Учитывать ли «заграничный» стаж?

У иностранца — трудовая российского образца, бывает такое?

Не пропустите новые публикации

Отвечаем: подойдет гражданско-правовой договор с полной ответственностью

Материальная ответственность и убытки