Можно ли заключить договор гпх со штатным сотрудником

Опубликовано: 16.05.2024

Аббревиатура ГПХ расшифровывается как гражданско-правовой характер. Соответственно, договоры ГПХ – это особый вид трудовых соглашений, регулируемый гражданским законодательством. Чаще всего такие контракты подписывают компании и сотрудники, которые нанимаются на конкретный короткий срок для оказания четко определенного спектра услуг. При этом договором ГПХ можно узаконить отношения не только с наемным работником-физлицом, но и с ИП, подрядчиком-юрлицом и т.д.

Виды договоров ГПХ

Итак, сторонами соглашения ГПХ могут выступать:

обычные сотрудники – физлица;
ИП;
подрядчики различного юридического устройства (ООО, ПАО и т.д.);
государственные органы (бюджетные, казенные и пр.).

Соответственно, самые распространенные договоры ГПХ можно условно подразделить на несколько категорий.

Договор возмездного оказания услуг

Самый популярный тип договоров ГПХ. Их заключают работодатели-юрлица и наемные сотрудники-физлица. В условиях контракта четко прописывается, какие услуги обязуется предоставлять работник, в течение какого времени и на каких условиях. Возмездные договоры распространены в сферах, где требуются сезонные работы или проектная занятость.

Вопрос: Можно ли признать расходы для целей налога на прибыль по гражданско-правовому договору (в том числе аутсорсинга), если в штате имеются подразделения (сотрудники) с дублирующими функциями (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Договор подряда (бытового, строительного и т.д.)

ВАЖНО! Образец договора подряда с физическим лицом от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Заключается между двумя юридическими лицами или юрлицом и индивидуальным предпринимателем. Предмет такого соглашения – выполнение четко определенных работ.

Заказчиком выступает одна компания, подрядчиком, или исполнителем, соответственно, другая: это может быть ООО, ИП и т.д. Такие договоры часто заключаются, к примеру, в сфере ЖКХ: управляющие компании, не имеющие в штате обслуживающего персонала, нанимают подрядные организации для выполнения уборки, мелкого ремонта и т.д.

Договор поручения

В этом случае компания нанимает гражданина в качестве доверителя, или поверенного. На основании такого договора физлицо может действовать от имени юрлица в различных инстанциях, отстаивая интересы компании. По истечении срока договора ГПХ или равными долями в течение его действия наниматель выплачивает поверенному сумму, обозначенную в пункте «Условия расчетов».

Агентский договор

Обычно заключается между двумя юридическими лицами. Одна из сторон, именуемая «принципал», поручает другой стороне – «агенту» – ведение определенного рода деятельности от своего лица. Чаще всего агента нанимают для реализации товаров и услуг или продвижения их на рынке.

С кем можно заключить договор ГПХ

Как уже отмечалось, гражданско-правовые соглашения могут подписывать и физлица, и ИП, и юрлица. Больше всего вопросов у заказчиков услуг возникает при работе с физлицами. В частности, компании интересуются, можно ли заключать договоры ГПХ со своими штатными сотрудниками, уже имеющими трудовой договор, с работниками, официально трудоустроенными в других организациях, с подростками или иностранцами.

Можно ли заключить договор ГПХ с собственным штатным сотрудником?

Можно, хотя это и не самая распространенная практика. Такую возможность подтверждает письмо Московского управления по налогам и сборам №14-14/5848 от 4 февраля 2000 года.

Договор ГПХ со штатным сотрудником может потребоваться в случае, если работник должен выполнить какую-то сверхурочную работу, не прописанную в должностных инструкциях, и притом в сжатые сроки. Однако на этот случай в Трудовом кодексе предусмотрены другие, более простые варианты: например, совместительство или наем на две должности с доплатой.

Эти варианты хороши тем, что отношения между работодателем и сотрудником продолжают регулироваться Трудовым кодексом и не переходят в сферу гражданско-правовых, т.е. подпадающих под Гражданский кодекс. Поэтому договоры ГПХ не слишком распространены и обычно заключаются только в тех случаях, когда оформить доплату или совместительство затруднительно. Например, соглашения гражданско-правового характера нередко заключаются со штатными сотрудниками, находящимися в отпуске.

Можно ли заключить договор ГПХ с несовершеннолетним?

Договоры ГПХ можно заключать с подростками, достигшими 14 лет. С этого возраста физические лица получают частичную дееспособность, что позволяет им вступать в гражданско-правовые отношения. Однако до достижения 18 лет и наступления полной дееспособности любые договоры должны подписываться в присутствии родителей или опекунов и с их письменного согласия.

Работодатели при найме подростков чаще всего отдают предпочтение именно гражданско-правовым, а не трудовым договорам. Ведь заключение такого соглашения снимает целый ряд неудобств. Например, подросток, работающий по ГПХ, не обязан проходить медосмотр, полагающийся перед подписанием трудового контракта.

Можно ли заключить договор ГПХ с иностранным гражданином?

В случае найма на работу иностранных граждан заключение договоров ГПХ считается более рациональным, нежели подписание трудовых контрактов. Форма такого соглашения не будет отличаться от той, какую компания подписывает с российскими гражданами.

Главное, о чем должен помнить работодатель, – это тщательная проверка вида на жительства, разрешения на работу и иных документов, разрешающих иностранцу жить и работать в России. Ведь за наем гражданина, который не имеет права работать или и вовсе находиться на территории государства, предпринимателю будут грозить серьезные санкции.

На какой срок можно заключить договор ГПХ

Гражданское законодательство никак не ограничивает срок, на который можно заключать договоры ГПХ. Обычно сроки устанавливаются исходя из конкретных работ или услуг, которые необходимо выполнить по соглашению. Работодатель четко определяет, сколько времени потребуется наемному работнику, чтобы исполнить все его обязательства, и закрепляет этот период в договоре. Впоследствии выполнение работ или услуг должно быть задокументировано в акте приемки.

Именно из-за таких сроков многие граждане опасаются работать по договорам ГПХ и предпочитают трудовые соглашения. Ведь обычный трудовой договор заключается на неопределенный срок, и расторгнуть его не так-то просто: для этого должны иметься веские основания, работодатель обязан уведомить сотрудника о расторжении договора минимум за два месяца. Договоры ГПХ, в свою очередь, заключаются на конкретный срок, по истечении которого автоматически расторгаются. Соответственно, у работника нет никаких гарантий, что он продолжит сотрудничать с работодателем в дальнейшем.

Нужно ли платить налоги по договору ГПХ?

Гражданско-правовые договоры облагаются только одним видом налога – НДФЛ. Налог на доходы физических лиц будет составлять 13% для граждан РФ и 30% для лиц, не являющихся резидентами РФ. В некоторых случаях работодатель имеет право прописать в договоре, что работник сам обязан выплачивать сбор. Если договор заключен с ИП, НДФЛ не выплачивается.

В большинстве случаев работодатель также должен платить страховые взносы, пенсионные отчисления и выплаты на медицинское обслуживание.

ГПД vs трудовой контракт: плюсы и минусы

Трудовые и гражданско-правовые договоры имеют значительные различия, помимо того, что чаще всего они заключаются в разных ситуациях.

Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Постоянная работа	Проектная/разовая работа
Регулируется Трудовым кодексом	Регулируется Гражданским кодексом
Сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте в определенное графиком время	Сотрудник сам выбирает место и время работы
Работодатель вносит запись о договоре в трудовую книжку сотрудника	Никакие дополнительные документы не подписываются
Работодатель должен оплачивать больничные, отпуска, командировки	Работодатель оплачивает только результат работы

Наемный сотрудник или подрядчик, работающий по ГПД, скорее является не подчиненным работодателя, а равноправным хозяйствующим субъектом. Он имеет определенную свободу при выполнении своей работы, может сам определять условия и влиять на оплату труда.

При этом сотрудник, трудящийся по ГПД, может рассчитывать и на определенные социальные гарантии. Гражданско-правовые договоры учитываются в общем трудовом стаже: работодатель чаще всего выплачивает страховые взносы и передает сведения о сроках работы сотрудника по договору ГПХ. Этот стаж учитывается при начислении трудовой пенсии по старости. Поэтому в 2018 году сотрудники, трудящиеся по найму, уже не боятся гражданско-правовых договоров.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Можно ли заключить договор возмездного оказания услуг с работником, который числится в штате организации? Какие последствия несет работодатель, если он оформил договор возмездного оказания услуг с работником, который числится в штате? Может ли работник выполнять одну и ту же работу в организации по трудовому договору и договору возмездного оказания услуг в одно и то же время?

Предваряя ответ на заданные Вами вопросы, отметим, что штатное расписание (форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ), определяющим структуру организации и численность должностей (в конкретных подразделениях и в целом), предполагаемых к занятию работниками, т.е. лицами, с которыми организацией заключены трудовые договоры. Иными словами, штатное расписание фиксирует структуру организации лишь с точки зрения трудовых правоотношений; в нем никак не отражаются гражданско-правовые связи организации (в том числе работы, выполняемые для организации лицами по гражданско-правовым договорам).
Согласно п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. В силу своего добровольного волеизъявления (ст. 421 ГК РФ) работник вправе вступить с организацией в гражданско-правовые отношения, например, заключив договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ), на которые трудовое законодательство не распространяется (часть восьмая ст. 11 ТК РФ).
Каких-либо ограничений на заключение гражданско-правовых договоров между организацией и ее работником (штатным сотрудником) гражданским законодательством не установлено. То есть заключение организацией с одним и тем же физическим лицом одновременно гражданско-правового и трудового договора не противоречит действующему законодательству и наличие одного не исключает другого. Следовательно, само по себе заключение гражданско-правового договора со своим работником правомерно и не несет для организации никаких негативных правовых последствий.
Что же касается Вашего третьего вопроса, то хотим отметить, что, хотя заключение одновременно гражданско-правового договора и трудового договора на выполнение одной и той же работы формально не противоречит нормам законодательства, с практической точки зрения, оно может предполагать лишь выполнение такой работы в разное время (по трудовому договору - в рабочее время (часть 1 ст. 91 ТК РФ), по гражданско-правовому - вне его), иначе у работодателя отсутствуют законные основания для выплаты работнику должностного оклада по трудовому договору, поскольку в свое рабочее время тот не исполнял свои должностные обязанности по трудовому договору, а выполнял работы по иному, гражданско-правовому, договору (часть 4 ст. 129 ТК РФ).
В случае возникновения между гражданином и организацией спора окончательно решить вопрос о квалификации сложившихся между ними отношений (являются ли они трудовыми или гражданско-правовыми) может только суд.
Часть четвертая ст. 11 ТК РФ предусматривает, что в тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Как отмечается в определении Конституционного Суда РФ от 19.05.2009 N 597-О-О, суды общей юрисдикции, рассматривая вопрос о признании сложившихся между работодателем и работником отношений либо трудовыми, либо гражданско-правовыми, должны не только исходить из наличия (или отсутствия) тех или иных формализованных актов (гражданско-правовых договоров, штатного расписания и т.п.), но и устанавливать, имелись ли в действительности признаки трудовых отношений и трудового договора, указанные в ст.ст. 15 и 56 ТК РФ.
Таким образом, даже если между сторонами заключено соглашение, названное договором об оказании услуг, а стороны в нем именуются исполнителем и заказчиком, такой договор может быть квалифицирован судом как трудовой, если по существу возникшие между сторонами отношения отвечают признакам трудовых. Иными словами, если возникнет вопрос о переквалификации гражданско-правого договора в трудовой, то оцениваться сложившиеся между сторонами отношения будут в целом. О фактическом наличии трудовых отношений между сторонами договора могут свидетельствовать, в частности, подчинение сотрудника правилам внутреннего трудового распорядка (ее режиму труда и отдыха) организации, другим ее локальным нормативным актам, предоставление организацией сотруднику оплачиваемых отпусков, начисление ему заработной платы, выплата премий, внесение записи о работе в трудовую книжку и иные признаки.
По вопросу переквалификации гражданско-правовых договоров с физическими лицами в трудовые мы рекомендуем Вам ознакомиться с судебной практикой, например определением СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 21.03.2008 N 25-В07-27, постановлениями ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2006 N А33-4217/2006-Ф02-5620/06-С1, от 11.07.2006 N А33-19664/2005-Ф02-2961/06-С1, ФАС Северо-Западного округа от 09.01.2008 N А56-45362/2006.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Договор гражданско-правового характера — любое соглашение в рамках гражданского законодательства. В нем стороны договариваются о взаимных правах и обязанностях. Чаще так: один что-то делает, другой платит.

По договору ГПХ могут работать внештатные специалисты: строители, бухгалтеры, агенты по недвижимости, писатели и другие. Соглашением ГПХ оформляется разовая работа или оказание услуги, а результат фиксируется актом выполненных работ.

Какие бывают договоры ГПХ

К соглашениям ГПХ относят договоры:

Для оформления работ обычно используют договор подряда, для услуг — договор возмездного оказания услуг.

Договор подряда — это когда исполнитель выполняет работу по заданию заказчика и передает ему результаты работы, а заказчик их оплачивает.

Такое соглашение часто заключают на ремонтные и строительные работы, переработку и изготовление мебели, украшений или чего-то еще. Он подразумевает материальный результат работы, который можно потрогать.

Договор возмездного оказания услуг подразумевает процесс оказания услуг, его результат нельзя потрогать. Обычно его заключают на:

консультационные;
информационные;
аудиторские;
медицинские;
ветеринарные;
образовательные и другие услуги.

Еще есть договор авторского заказа. Его заключают, если результат работы — произведение: иллюстрация, статья, научное исследование.

Стороны могут заключить договор ГПХ, который не предусмотрен законом, или смешанный — это когда в одном документе содержатся элементы различных соглашений.

Когда заключают

Соглашение ГПХ можно заключить на разовую или проектную работу или услугу: изготовить детскую кровать, сделать ремонт в санузле или помочь кому-то продать квартиру. Работа по договору ГПХ всегда разовая — она не носит регулярный характер.

Как заключить договор гражданско-правового характера

Соглашение ГПХ всегда заключается в письменной форме. Но физлица могут договориться между собой устно, если стоимость сделки не больше 10 000 рублей.

Для заключения договора ГПХ исполнителю нужны:

Паспорт.
СНИЛС.
ИНН.

Трудовая книжка для оформления сотрудничества не нужна. Если договор ГПХ заключается с иностранным гражданином, понадобится разрешение на работу или патент.

При заключении договора ГПХ заказчик не оформляет приказ о приеме на работу и не делает запись в трудовой книжке исполнителя.

Условия соглашения

В договоре ГПХ прописывают предмет соглашения, сроки, стоимость работ или услуг. Еще в нем указывают порядок выполнения работ или оказания услуг, их объем, ответственность сторон и другие условия.

Предмет — то, о чем договариваются стороны: что именно должен сделать исполнитель и за какой результат или услугу — заплатить заказчик.

В договоре подряда и авторского заказа всегда указываются сроки завершения работы. Договор подряда может содержать промежуточные сроки — сроки завершения отдельных видов работ. Это когда одну большую задачу разбивают на несколько небольших и каждую сдают отдельно. В случае договора на ремонтные работы в санузле первым этапом может быть отделка пола и стен, вторым — установка сантехники. В договоре оказания услуг сроки работы указывать не обязательно.

В соглашении ГПХ указывают стоимость работы исполнителя. Еще прописывают, как проходит процедура сдачи-приемки работы или услуги и какие последствия ждут исполнителя, если работа или услуга окажется некачественной. Можно договориться о предоплате или поэтапной оплате и указать в договоре суммы за каждый этап. Если стоимость работы в договоре не прописана, заказчик платит среднюю цену по рынку за аналогичную работу или услугу.

В соглашении ГПХ можно прописать место работы исполнителя: бухгалтер выполняет задачи в офисе заказчика, а юрист консультирует только в своем офисе. Также важно обозначить, может ли исполнитель поручить работу третьим лицам или должен выполнить ее самостоятельно.

На какой срок можно заключать

Договор ГПХ заключается на определенный срок, но законом этот срок не ограничен. Заключить соглашение можно на несколько дней, недель или лет, но лучше договариваться о времени, которого исполнителю будет достаточно для выполнения работы или оказания услуги.

Порядок расторжения

Расторгнуть соглашение ГПХ можно в одностороннем порядке или по соглашению сторон.

Договор оказания услуг может расторгнуть в одностороннем порядке и заказчик, и исполнитель, если один оплатит другому понесенные расходы. Расторгнуть подряд в одностороннем порядке вправе только заказчик, если оплатит расходы подрядчика.

Если обе стороны решили прекратить сотрудничество, они оформляют письменное соглашение о расторжении. Порядок расторжения может быть прописан в договоре ГПХ, тогда стороны действуют по правилам из документа.

Расторгнуть договор ГПХ можно через суд только в случае, если вторая сторона против или не отвечает на уведомление о расторжении в установленный соглашением срок или в течение 30 дней, если срок не установлен.

Чем договор ГПХ отличается от трудового договора

Основные отличия — стороны и предмет соглашения.

В первом случае договор заключается между заказчиком и исполнителем, а предметом соглашения является результат работы или услуги. Во втором — договор заключается между работодателем и работником, а предметом является трудовая функция — работа по должности, штатному расписанию и профессии.

По трудовому договору работника оформляют в штат и он получает зарплату. Между ним и работодателем возникают трудовые отношения. А у работника появляются гарантии и компенсации: оплата больничных и ежегодного отпуска, выплаты при увольнении или сокращении.

По договору ГПХ исполнитель не числится в штате и работает в удобное время, а вместо зарплаты получает вознаграждение за выполненные работы. Результат отражают в акте выполненных работ.

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наиболее частой проблемой с точки зрения оформления отношений с сотрудниками для малого и среднего бизнеса является неверное оформление трудового договора или договора ГПХ. И даже кризис не отрезвил компании и не заставил относиться к документации предельно внимательно.

При этом очевидно, когда отношения и так уже напряжены с инвесторами из-за падения прибыли, с сотрудниками из-за урезания расходов на персонал, с поставщиками из-за неплатежей и налоговыми органами по понятным причинам, совершенно не хочется быть втянутым в очередной конфликт, который перерастет в судебный процесс.

Мало того, что вы в итоге заплатите компенсацию сотруднику, который обнаружил, что в его договоре ГПХ есть все признаки трудового, так еще он тут же вспомнит о всех больничных, отпусках, медицинских страховках, дополнительных отгулах и выплатах. И вы окажетесь и без сотрудника, и без некоторой суммы денег, зато с головной болью.

Тем не менее, работодатели из малого и среднего бизнеса, в том числе и представительства известных иностранных компаний, не уделяют должного внимания этому вопросу, считая, что с сотрудниками «и так хорошие отношения», и те никогда не пойдут жаловаться в Трудовую инспекцию.

А, тем временем, сотрудники так не думают.

Сегодня у вас хорошие отношения, а завтра вы поругались «насмерть». После чего сотрудник начнет действовать «без объявления войны». И если с его точки зрения вы ущемили его в правах и финансах, то разбирательства вам гарантированы.

Формально вас должны предупредить о внеплановой проверке (а по заявлению будет именно такая) за 24 часа до ее начала. Этого времени вам почти гарантированно не хватит, чтобы устранить все недостатки в ваших документах. Это значит, что у вас что-нибудь, да найдут.

В реальности будет еще хуже, потому что предупреждать вас никто не будет, «если уведомление о проверке может нанести ущерб эффективности контроля и позволит скрыть факт нарушения». Что означает: найдут все, что у вас накопилось.

Чем это для вас закончится? Во-первых, штраф до 100 000 рублей. А во-вторых, если у вас найдут нарушения в охране труда, то вам может грозить и приостановление деятельности компании до 90 суток. В условиях кризиса это может автоматически ее разорить.

Смогут ли найти проверки, которые вам в качестве подарка преподнесет прокуратура, состав на 2 административных правонарушения? Хороший вопрос. А ведь все началось с неправильно оформленного договора ГПХ у рядового сотрудника.

Меж тем, многие руководители не владеют в должной степени знаниями в области трудового и гражданского законодательства или не имеют возможности постоянно отслеживать изменения в этой сфере. Подписывая договор ГПХ, составленный кадровиком (квалификацию которому никто не повышал и на обучение минимум раз в полгода никто не отправлял), директор далеко не всегда может оценить насколько корректно он составлен.

В чем здесь подвох? Договор ГПХ относится к гражданскому праву. Гражданин, оказывающий услуги по такому договору, не защищен трудовым законодательством, не имеет права на оплату больничного, отпуск и на прочие полезные вещи. Однако, если такой договор будет признан трудовым (т.е. будет содержать признаки трудового договора: например, периодически выполняемые обязанности или регулярную оплату), то гражданин автоматически признается сотрудником компании. И, как уже упоминалось ранее, признаются его права на отпуск, компенсации и тому подобное с момента возникновения трудовых отношений. Мало того, теперь не получится быстро и просто расстаться с таким сотрудником, потому, что придется соблюдать все процедуры согласно трудовому кодексу, как при увольнении штатного сотрудника.

Поэтому давайте рассмотрим, что должно быть в договоре ГПХ, чтобы он внезапно не оказался трудовым (или как минимум свести риск этого к минимуму).

Анализ арбитражной практики показывает, что необходимо соблюсти следующие требования:

Должен быть заключен на определенный срок. Не допускается неоднократное в течение длительного времени заключение договоров ГПХ с одним и тем же лицом на выполнение одних и тех же работ (трудовой функции).
Должна быть четко определена и описана работа, которая должна быть выполнена и результат, который должен быть получен, а не описание трудовой функции, то есть набора обязанностей, которые необходимо выполнять. То есть не просто «консультирование», а «подготовка консультации по сокращению численности сотрудников отдела технической поддержки ООО «Первый снег». Или «проведение инвентаризации имущества отдела по работе с персоналом ООО «Мастер»
Исключено указание должности, профессии, специальности конкретного вида поручаемой работы.
Определена полная сумма договора за весь срок его действия. Не допускаются формулировки в духе «35 000 руб. ежемесячно» или «тарифная ставка 2000 руб./час».
Исключено определение регулярности оплаты: например, 5-го и 20-го числа каждого месяца
Не допускается описывать в договоре условия об обеспечении условий труда или соблюдении правил внутреннего трудового распорядка

Однако, вернемся к теме проверок – ведь если вы думаете, что они вас не настигнут, если не будет жалоб сотрудников – то заблуждаетесь. К вам в любом случае придут в плановом режиме. Из хорошего: о такой проверке госорган должен уведомить за 3 дня. Из плохого: как показывает практика, этого времени не хватит, чтобы восстановить документы и нормально подготовиться.

Причем часть документов еще и не удастся восстановить из-за увольнения подписантов, полномочных подписывать кадровые документы за определенный период, потери данных и т.д. Вишенкой на торте будет стандартная ситуация, когда у вас сменится кадровик, не передав дела новому сотруднику отдела кадров, и в результате тот ничего не знает о предыдущих трех годах существования компании.

Итог - часть документов (трудовые договоры, трудовые книжки, журналы регистрации, расчетные ведомости, табели и т.д.) отсутствует или оформлена с ошибками. И тут, как обычно некстати, пришла проверка. Чем это заканчивается – см. выше.

Очевидно, что работодатель обязан заблаговременно себя обезопасить и держать документацию в порядке на постоянной основе. Потому что, когда внезапно придет проверка, «спасать отечество» будет уже поздно.

Что обязательно должно быть в порядке, если не хотите, чтобы проверяющие застали вас врасплох (обязательный минимум):

1. В наличии должен быть минимум локальных нормативных актов (ЛНА):

Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда и премировании
Положение о защите персональных данных (и форма согласия на обработку персональных данных)
Положение о коммерческой тайне (если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну)
Положение о служебных командировках

3. Инструкции по охране труда, журналы ознакомления с ними и журналы по проведению мероприятий по охране труда

4. Журналы учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также регистрации трудовых книжек.

5. Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним, фиксирующие изменения (например, изменение оклада, перевод на другую должность, изменение адреса офиса, т.е. места работы)

6. Должностные инструкции

7. Личные карточки работников

8. Трудовые книжки

9. Приказы о приеме, переводе, отпусках, командировках и т.п.

10. Штатные расписание и приказы об их утверждении, внесении изменений

11. График отпусков и приказ о его утверждении

12. Табели учета рабочего времени

13. Расчетные ведомости

14. Документы должны быть оформлены (составлены должным образом), подписаны работодателем и работником (где это требуется), подшиты в папки согласно требованиям Федеральной архивной службы

15. Не забывайте также об обязанности работодателя по ведению воинского учета

Как видите, список документов достаточно внушительный, и как показывает наша практика, в компаниях регулярно про что-нибудь из выше перечисленного да забывают. После чего на проверках всплывают «сюрпризы» и соответствующие последствия.

Поэтому, исходя из выше сказанного, логично будет снять с себя эту головную боль и передать ведение кадрового делопроизводства и расчет заработной платы (вместе со всеми сопутствующими рисками) на аутсорсинг.

То есть обратиться к нам, в компанию Интеркомп(лидер среди аутсорсинговых компаний в России согласно рэнкингу РА Эксперт) и воспользоваться услугой Intercomp Direct.

Гражданско-правовые договоры с физическими лицами имеют право заключать любые юридические лица. И несмотря на то, что государственные и муниципальные учреждения должны при этом руководствоваться законодательством о контрактной системе, обойтись без таких договоров бывает невозможно. В этой консультации ответим на следующие вопросы: для выполнения каких работ они могут заключаться, могут ли они заключаться с работниками организации или для выполнения обязанностей, предусмотренными штатными должностями?

Когда могут заключаться гражданско-правовые договоры?

Гражданско-правовой договор (далее – ГПД) относится к сделкам и представляет собой соглашение об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 153, п. 1 ст. 154, п. 1 ст. 420 ГК РФ).

Наиболее распространены из ГПД, заключаемых организациями с физическими лицами, договоры подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа.

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик – принять результат работы и оплатить его. Договор подряда предусматривает изготовление или переработку (обработку) вещи либо выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику.

Подрядчик выполняет предусмотренную в договоре работу, как правило, лично, в то же время он вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц (субподрядчиков). Заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику.

Договором устанавливаются объем, содержание работ, сроки и место их выполнения, порядок оплаты, цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения.

К сведению: договор подряда может быть заключен для выполнения строительных работ, разработки программного продукта, проектных работ, бытового подряда и т. д.

По результатам выполнения работ оформляется акт об их выполнении и выплачивается вознаграждение по договору (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 703, ст. 705, п. 1 ст. 706, ст. 708, 709, 711, п. 1 ст. 720 ГК РФ).

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре. К договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде (ст. 702 – 729 ГК РФ) и положения о бытовом подряде (ст. 730 – 739 ГК РФ) (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781, ст. 783 ГК РФ).

К сведению: работодатель может привлечь по договору оказания услуг консультанта, юриста, бухгалтера, преподавателя, переводчика.

По договору авторского заказа одна сторона (автор) обязуется по заказу другой стороны (заказчика) создать обусловленное договором произведение науки, литературы или искусства на материальном носителе или в иной форме. Материальный носитель произведения передается заказчику в собственность. Договор авторского заказа является возмездным. Создаваемое по договору произведение должно быть передано заказчику в срок, установленный договором (п. 1 ст. 1288, п. 1 ст. 1289 ГК РФ).

Одно из основных правил, которые должны соблюдаться при заключении ГПД, состоит в том, что законодательство РФ допускает привлечение лиц к работе на основании договоров гражданско-правового характера только в случаях, если данные договоры фактически не регулируют трудовые отношения между работником и работодателем, то есть физические лица по ГПД выполняют иную оплачиваемую работу, не предусмотренную трудовым договором (Письмо Минтруда РФ от 13.08.2014 № 17-3/В-383).

Возможен ли ГПД о выполнении услуг по ведению кадрового делопроизводства, если такой должности нет в штатном расписании?

Трудовым законодательством не установлена обязанность иметь ставку кадрового работника в учреждении. В небольших организациях вести кадровую работу может, например, бухгалтер, секретарь. При этом согласно п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который может уполномочить одного из работников осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек своим приказом (распоряжением).

Считаем, что если в организации отсутствует ставка кадровика, заключить ГПД об оказании услуг по кадровому делопроизводству можно, но при этом обязанность по ведению и хранению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника.

Кроме этого, в целях соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», если исполнитель по ГПД будет иметь дело с персональными данными работников, работодателю придется оформить ему допуск к таким данным, а с него запросить расписку в их нераспространении.

Может ли лицо со стороны вести воинский учет в организации?

Ведение воинского учета обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» за состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают их руководители.

В организации, где менее 500 работников, воинский учет может возлагаться на сотрудника, работающего по совместительству. Ответственный за ведение воинского учета назначается приказом руководителя. В силу Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, приказ составляется по форме согласно приложению 4 к этим методическим рекомендациям.

Руководителям организаций целесообразно согласовывать с военным комиссаром муниципального образования кандидатуры военно-учетных работников перед назначением их на должность, а также направлять в адрес военного комиссара копии приказов о назначении на должности работников, осуществляющих воинский учет в организациях.

На основании изложенного считаем, что вести воинский учет по ГПД нельзя и работодатель должен назначить для этого штатного работника либо возложить данные обязанности на руководителя организации.

Можно ли заключить ГПД для выполнения работ, предусмотренных вакантной штатной должностью?

Один из случаев, когда ГПД может быть переквалифицирован в трудовой договор, – когда сотрудника принимают на работу по определенной должности или профессии (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего работника найти на нее не получается. И выходом в данной ситуации может стать именно выполнение работы внештатным работником, оформленным по ГПД.

Правда, особое внимание следует уделить тому, чтобы при оказании таких услуг исполнителем не усматривались признаки трудовых отношений: подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, исполнение услуг на рабочем месте, созданном организацией, получение зарплаты и т. д.

Мало того, лучше, если исполнитель будет выполнять не все обязанности, предусмотренные штатной должностью, либо если оказываемые услуги будут отличаться от обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией. Доказательством отсутствия трудовых отношений будет и довод о том, что вознаграждение по договору оказания услуг больше (или меньше), чем оклад по должности, а также о том, что исполнитель по ГПД за время оказания услуг не обращался к заказчику с заявлением (просьбой) о приеме его на соответствующую вакантную должность.

Можно ли заключить ГПД со штатным сотрудником учреждения?

Возможна ситуация, когда штатный сотрудник одновременно со своими основными должностными обязанностями выполняет в интересах учреждения дополнительную работу по ГПД либо трудится по ГПД, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Ни Гражданский, ни Трудовой кодекс не содержит положений, запрещающих работодателю и работнику заключать ГПД в случае, когда между ними уже имеются трудовые отношения. Но следует соблюдать такое условие: работы, осуществляемые по ГПД, должны отличаться от обязанностей работника, которые он выполняет в соответствии с трудовым договором. Если работник в рамках ГПД будет оказывать услуги, каким-либо образом схожие с его обязанностями по трудовому договору, то взаимоотношения сторон могут быть признаны трудовыми.

Всегда ли об исполнении работ по ГПД должен оформляться акт и на что может повлиять его отсутствие?

При заключении договора подряда согласно п. 1 ст. 702, ст. 720 ГК РФ приемку выполненных работ необходимо оформить надлежащим образом – актом или другим документом. Как правило, это акт приема-передачи выполненных работ. То есть он при заключении ГПД о выполнении подрядных работ должен быть обязательно.

В силу п. 1 ст. 779, ст. 783 ГК РФ для договора возмездного оказания услуг (в отличие от договора подряда) факт их приемки не является существенным условием. Об исполнении заказчиком его обязательств свидетельствует оплата оказанных услуг. Однако в соответствии с ГК РФ к договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде, в том числе ст. 720 ГК РФ. Кроме этого, стороны ГПД вправе предусмотреть в договоре обязательность составления и подписания акт приемки или другого документа (п. 4 ст. 421 ГК РФ), и тогда он будет для сторон обязательным.

Исходя из судебной практики акт выполненных работ (оказанных услуг) должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать конкретную работу (услугу), в полной мере раскрывать содержание хозяйственной операции, детализировать ее состав (объем, стоимость). Детализация услуг может содержаться, например, не в самом акте, а в прилагаемом к нему отчете.

Если ни договор, ни акт, ни другой документ не содержат детализации работ (услуг), организации придется отстаивать свое право на учет затрат для целей налогообложения в суде. А суды разрешают споры по этому вопросу по-разному.

В свою очередь, Минфин в Письме от 21.07.2017 № 03-04-06/46733 при рассмотрении вопроса об уплате страховых взносов указал, что вознаграждение, предусмотренное гражданско-правовыми договорами, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, подлежит обложению взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование после окончательной сдачи результатов работы (оказания услуги) или ее отдельных этапов на основании соответствующих актов приемки выполненных работ (оказанных услуг) в момент его начисления в пользу физических лиц.

Таким образом, считаем, что в части бухгалтерского учета и в целях недопущения налоговых рисков составление и подписание акта об оказании услуг с отметкой о том, какие именно услуги были оказаны, в каком объеме, и с расчетом стоимости оказанных услуг выгодно обеим сторонам.

С точки зрения последствий в части переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые отсутствие актов при выполнении как договора об оказании услуг, так и договора подряда особого значения не имеет.

Приведем образец акта.

Приложение № 1
к Договору оказания юридических услуг
от 15.08.2018 № 23/у

АКТ
об оказании услуг

«25» октября 2018 г.

Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Музейно-выставочный центр «Щелковский» (МБУК МВЦ «Щелковский»), далее именуемое «Заказчик», в лице директора Мироновой М. Н., действующего на основании Приказа от 09.06.2010 № 34 и в соответствии с Уставом, с одной стороны, и гражданин Авдеев А. А., далее именуемый «Исполнитель», с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт (далее – Акт) о нижеследующем:

1. Исполнителем были оказаны следующие услуги по Договору оказания юридических услуг от 15.08.2018 № 23/у (далее – Договор):

Период оказания

Содержание услуги (перечень действий)

Результат оказания услуг

Стоимость (руб.)

по

Составление искового заявления и направление его в суд

20.08.2018 исковое заявление принято судом

Участие в предварительном заседании

Назначено судебное заседание на 20.10.2018

Участие в судебном заседании

Решение вынесено в пользу Заказчика

2. Итого услуг по Договору оказано на сумму 18 000 (восемнадцать тысяч) руб.

3. Вышеперечисленные услуги оказаны своевременно в нужном объеме и в соответствии с требованиями, установленными Договором к качеству услуг.

4. Акт составлен и подписан в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой Стороны.

От имени заказчика
Директор Миронова /Миронова М. Н./

Исполнитель
Авдеев /Авдеев А. А./

В силу ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ) в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории РФ лицами, указанными в ч. 1 ст. 4 Закона № 400-ФЗ, при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФ РФ.

Согласно ч. 1 ст. 4 Закона № 400-ФЗ право на страховую пенсию имеют граждане РФ, застрахованные в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», при соблюдении ими условий, предусмотренных этим законом.

В статье 7 Закона № 167-ФЗ определено, что застрахованные лица – лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии с данным законом. Застрахованными лицами, в частности, являются:

– работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг (за исключением лиц, обучающихся в образовательных учреждениях среднего профессионального, высшего профессионального образования очно и получающих выплаты за деятельность, осуществляемую в студенческом отряде по трудовым договорам или по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг), по договору авторского заказа, а также авторы произведений, получающие выплаты и иные вознаграждения по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (за исключением случаев, если иные сроки предусмотрены этим федеральным законом), представляет сведения в ПФ РФ о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших ГПД, на вознаграждения по которым по законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы).

Периоды работы исполнителя по гражданско-правовому договору также указывается в форме СЗВ-СТАЖ.

По норме п. 13 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, периоды работы по ГПД, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, подтверждаются указанным договором, оформленным согласно гражданскому законодательству, действовавшему на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом работодателя о внесении обязательных платежей. При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж, определяется согласно сроку действия ГПД, соответствующему периоду внесения обязательных платежей. Если срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода внесения обязательных платежей.

Таким образом, периоды работы по ГПД включаются в страховой стаж при условии уплаты за них взносов на обязательное пенсионное страхование.

Читайте также: