На какой срок могут выдаваться документы находящиеся на оперативном хранении работникам организации

Опубликовано: 16.05.2024

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других - большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
а) сводная годовая (консолидированная) - постоянно;
б) годовая - постоянно;
в) квартальная - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
г) месячная - 1 год (при отсутствии квартальных - постоянно);
налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 395 Перечня);
налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, "отданное" под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций" (далее - ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
кадровых;
бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Кадровые документы

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Если ваша организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то надежда только на архив (архивохранилище) вашей организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Минимальные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

При определении сроков хранения документов до передачи их в архив нам поможет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОПЕРАТИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Начнем с определения термина «оперативное хранение». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

• исполненные документы до помещения их в архив;

• документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).

Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках, подписанных так, как удобно исполнителю: «На контроле», «В работе», «На отправку» и т.д. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства (канцелярии) также во временных подписанных папках (например, «Контроль», «В работе», «На исполнении»).

• удобство пользования документами.

Под сохранностью документов подразумевается не только физическая защита их от пожара, затопления, повреждения грызунами и т.д., но и защита содержащихся в них сведений от незаконного доступа к ним посторонних лиц. За сохранность документов работники несут персональную ответственность.

*Утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19.

ПРАВИЛА ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).

2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел и служащие впоследствии основой для формирования дел.

3. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1), а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов, содержащихся в деле (Пример 2).

4. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.

5. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

6. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел (Пример 3).

7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.

8. Поскольку оперативное хранение – это все же не архивное, нет необходимости строго соблюдать условия и требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще до того момента, как мы передадим их в архив.

9. Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации. Не пренебрегайте этим правилом! Письма и служебные записки с разрешительными визами храните как зеницу ока.

Получатель дела обязательно должен расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).

10. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица, выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в архивной программе, если она имеется у вас в организации.

В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?

Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.

До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.

В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.

Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.

В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Думаем, для читателей не будет сюрпризом то, что порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.

Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.

В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.

Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.

При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.

То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.

Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.

Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.

Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский уче т

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Оперативное хранение документов и дел

Во время создания, согласования и использования документов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006.

Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Хранение чертежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для СD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают СD-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов.

( рис. Образец обложки футляра магнитного носителя ) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по номенклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело.

Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными СD- и DVD-дисками следует ввести учет самих носителей информации.

За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях) или разработана и утверждена руководством организации собственная учетная форма

( рис. Примерная форма карточки учета носителей ).

Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения, от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам и структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное пользование как вовне, так и внутри организации, и следить за их своевременным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделения, а при их возвращении специалист службы ДОУ в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет

( рис.Примерная карточка учета выдачи дел ).

При большом объеме выдачи отдельные карточки могут заводиться в целом на структурное подразделение или на отдельные, часто используемые дела. В карточку в таком случае необходимо добавить информацию: «наименование структурного подразделения_____» и «заголовок дела_____». Одинаковые карточки используются и для учета выдачи дел на руки в структурных подразделениях. Традиционно срок работы сотрудника с делом не превышает 10 дней. Выдача подлинных документов и целиком дела в сторонние организации осуществляется в исключительных случаях (например, следственным органам) и только по письменному распоряжению руководителя организации. Выдача оформляется в соответствии с архивными правилами. По истечении месяца документы должны быть, как правило, возвращены или переоформлен акт их выдачи во временное пользование.

При утере дела (дел) сотрудники должны принять все меры к поиску пропавших документов. Если дело не будет найдено, руководство организации должно провести служебное расследование, потребовать от виновных письменных объяснений, принять меры к возмещению утраты. Завершение поиска оформляется актом, составляемым по единой с государственными архивами форме.

Читайте также: