Надо ли перезаключать договор о материальной ответственности при смене должности

Опубликовано: 17.09.2024

Может ли работодатель (учебная организация, ВУЗ) заключать договора об индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с лицами (работниками), чьи должности не входят в перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002г №85), закрепив (прописав) данный вид ответственности в трудовом договоре, должностной инструкции.

Каковы правовые последствия подобного закрепления для работодателя?

Какие санкции может применить трудовая инспекция к работодателю?)

Ответ юриста

Согласно ч. 1 ст. 244 ТК РФ с работником может быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу имущества, вверенного работникам, непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество. Целью заключения такого договора является возмещение работодателю вероятного ущерба в полном размере. Отсутствие данного договора не позволяет работодателю привлечь работника к полной материальной ответственности. Для привлечения работника к полной материальной ответственности согласно ст. 244 ТК РФ необходимо наличие следующих условий:

- достижение работником возраста 18 лет (ч. 1 ст. 244 ТК РФ);

- выполнение работником функций, которые связаны с обслуживанием денежных, товарных ценностей, по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

- заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Заключение такого договора является правом работодателя, а не обязанностью. Незаключение таких договоров с работниками означает освобождение последних от обязанности нести полную материальную ответственность;

- совершение работником виновных и противоправных действий при обслуживании вверенных ему ценностей;

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности предусмотрена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Соответственно, работодателю не нужно ее разрабатывать самостоятельно. Однако он может включить в типовую форму дополнительные условия или отдельные обязанности для работника или использовать собственную форму договора. Издавать приказ по организации при этом не нужно.

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Кто может быть материально ответственным лицом

Работодатель может заключать индивидуальные договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее - Перечень), утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Перечень состоит из двух разделов. В первом указаны должности, которые предусматривают заключение индивидуальных договоров о полной материальной ответственности с работниками, их замещающими. В частности, это кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров). Во втором разделе перечислены виды работ, выполнение которых также позволяет работодателю заключить с работниками индивидуальные договоры о полной материальной ответственности. Такими, в частности, являются работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иное лицо, ответственное за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Важно! Работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем (ст. 244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).

Если работодатель не выполнил требования законодательства о порядке и условиях заключения и исполнения договора о полной индивидуальной материальной ответственности, то это может служить основанием для освобождения работника от обязанностей возместить причиненный по его вине ущерб в полном размере, превышающем его средний месячный заработок (Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018)).

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

По вопросу неправомерного заключения договора о материальной ответственности работника предусмотрена административная ответственность:

- по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ - если вы, например, неправильно оформили трудовой договор с работником;

- по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - при любых других нарушениях, связанных с некорректным возложением обязанностей на работника;

Готовое решение: Как возложить на работника обязанности кассира (КонсультантПлюс, 2019)

Работодатель может заключать с работниками договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Такие договоры заключаются, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение вреда (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).

Указанные договоры можно заключать только с теми работниками, которые выполняют работы, включенные в Перечень (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85). В частности, такими работами являются: прием и выплата всех видов платежей; расчеты при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иное лицо, ответственное за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Такой договор можно заключить, например, с коллективом работников склада, поскольку они выполняют работы, предусмотренные указанным Перечнем, а именно: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых (пунктах, отделениях), на участках, в других организациях и подразделениях; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; по обслуживанию жилого сектора гостиниц (кемпингов, мотелей и т.п.).

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Приказом Минторга СССР от 19.08.1982 N 169 утверждены Указания о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации (далее - Указания). Согласно п. 3.7 Указаний договоры о полной коллективной (бригадной) ответственности не могут заключаться со следующими лицами:

- с работниками мелкорозничной сети (развозная и разносная торговля, торговля в палатках, киосках и т.д., в том числе обособленно расположенных в торговом зале), а также другими лицами, с которыми заключен индивидуальный договор о полной материальной ответственности;

- лицами, принятыми на работу на условиях неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, если они совместно с другими работниками не распоряжаются товарными ценностями (указанные лица могут направляться на самостоятельные участки работы с полной индивидуальной материальной ответственностью);

- работниками вспомогательных профессий (гладильщиками, закройщиками и т.п.);

- младшим обслуживающим персоналом, грузчиками, подсобными (транспортными) рабочими, сторожа;

- лицами, не достигшими 18 лет;

- практикантами учебных заведений, учениками, обучающимися непосредственно на предприятиях торговли;

- не имеющими опыта работы с материальными ценностями выпускниками высших и средних специальных учебных заведений и учреждений профессионально-технического образования, а также лицами, прошедшими подготовку на производстве, в течение первого года работы. Этим работникам запрещается поручать самостоятельную работу по обслуживанию материальных ценностей вне предприятия (развозная и разносная торговля, торговля в палатках, ларьках и т.д.).

Указания продолжают действовать по сей день, однако порядок их применения не определен. В связи с этим данный документ можно использовать в качестве рекомендательного, поскольку обязательность его норм ни Трудовым кодексом РФ, ни иными федеральными законами не установлена.

Однако в данном нормативном акте есть важные уточнения, которые не нашли отражения в действующем законодательстве. Так, например, согласно п. 2.6 Указаний материальная ответственность бригады за ценности, находящиеся в торговом зале (на производстве) и в подсобном помещении, может быть установлена, если:

- подсобное помещение используется только одной бригадой, все ее члены имеют свободный доступ к материальным ценностям, находящимся как в торговом зале, так и в подсобном помещении, и участвуют во всех торгово-складских и производственных операциях;

- все товарные операции производства, подсобного складского помещения, товарно-денежные операции торгового зала составляют единый процесс работы бригады и контролируются всеми ее членами.

Данные положения работодатель может использовать при организации сохранности имущества, вверенного коллективу (бригаде).

При оформлении договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности необходимо соблюдать требования законодательства о порядке и условиях его заключения. В противном случае работник может быть освобожден от обязанности возместить причиненный по его вине ущерб в полном размере, превышающем его средний месячный заработок (Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Ситуация из практики. Можно ли с работником заключить одновременно индивидуальный и коллективный договор о полной материальной ответственности?

В соответствии с ч. 1 ст. 245 ТК РФ при совместном выполнении работниками отдельных видов работ коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться в том случае, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере. Следовательно, подписание одним работником договоров о коллективной и индивидуальной ответственности будет противоречить ст. 245 ТК РФ. Однако могут быть исключения. Это касается работника, который выполняет функции, позволяющие заключить как индивидуальный договор о полной материальной ответственности, так и коллективный. Например, два договора о материальной ответственности можно заключить с продавцом-кассиром, так как возможно разграничение ответственности по видам выполняемых работ. Как с продавцом с ним может быть заключен договор о коллективной материальной ответственности, поскольку помимо продавца в зал, где выставлен товар, имеют доступ и другие работники и его ответственность с ними разграничить нельзя. При этом в обязанности данного работника входят операции с денежными средствами, к которым никто, кроме него, не допускается.

Путеводитель по кадровым вопросам. Материальная ответственность работника

Таким образом, работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем. Если работники фактически выполняют работы, указанные в разделе II Приложения N 1 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, то работодатель вправе заключать с ними договоры о полной материальной ответственности.

Подборка документов (см. приложение):

Вопрос: . Вправе ли работодатель заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с работниками, осуществляющими согласно должностным инструкциям получение, учет, хранение, выдачу ТМЦ, если наименования их должностей не указаны в Перечне, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)

Вопрос: . Работники фактически выполняют работы по приему на хранение, хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей. Вправе ли работодатель включить в трудовые договоры работников обязанность обеспечивать сохранность ТМЦ, заключить с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, ноябрь 2019 г.

С огласно ст. 21 ТК РФ работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников. Одним из способов обеспечения данной обязанности работника является заключение между работодателем и работником, достигшим возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество, договора о полной индивидуальной материальной ответственности (далее – договор о полной материальной ответственности), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работнику имущества. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 244 ТК РФ).

Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», изданным во исполнение постановления Правительства РФ от 14.11.2002 № 823, были утверждены Перечень и Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (далее – Перечень и Типовая форма). При этом Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит: письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Трудовое законодательство напрямую не урегулировало вопрос о необходимости заключения нового договора о полной материальной ответственности при переходе работника на другую должность (работу) при сохранении материальной ответственности работника. В то же время необходимо учитывать следующее.

Из буквального толкования положений ст. 244 ТК РФ следует, что договор о полной материальной ответственности заключается с работником, замещающим должность или выполняющим работу из числа поименованных в Перечне и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество. Согласно п. 5 Типовой формы договор о полной материальной ответственности действует в течение всего времени работы с вверенным работнику имуществом работодателя, то есть срок действия договора определяется сроком работы с вверенным имуществом.

При этом условия договора о полной материальной ответственности с работником должны определяться с учетом вида деятельности организации, трудовой функции работника, вида и характеристик имущества, передаваемого работнику. В договоре также должны перечисляться конкретные обязанности работника в связи с принятием им на себя полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

В соответствии со ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Таким образом, перевод на другую работу в любом случае отражается на обязанностях работника, связанных с обеспечением им сохранности вверенного имущества: либо его обязанность по обеспечению сохранности вверенного имущества меняется (прекращается), либо меняются количество и содержание этого имущества. Поэтому при переводе работника изначальный договор о полной материальной ответственности должен быть прекращен посредством составления отдельного письменного соглашения о прекращении договора, сопровождаемого возвратом вверенного имущества. В случае если работник переводится на должность, которая также связана с обслуживанием материальных ценностей, должен быть заключен новый договор о полной материальной ответственности, условия которого будут определяться исходя из новых обязанностей работника и вверяемых ему материальных ценностей.

Об обоснованности данного вывода косвенно свидетельствует и приказ Министерства торговли СССР от 19.08.1982 № 169 «Об утверждении указаний о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации», в соответствии с п. 4.5 которого при переводе работника, заключившего договор о полной материальной ответственности, на другую работу с ним заключается новый договор.

Во избежание каких-либо рисков рекомендуем организации произвести заключение нового договора о полной материальной ответственности одновременно с заключением дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении трудовой функции работника (ст. 72 ТК РФ) и вынесением приказа о переводе сотрудника на другую работу.

Требование о нумерации договоров о полной материальной ответственности (как и трудового договора) законодательством не предусмотрено. В отсутствие нумерации договоров их последовательность можно установить по дате заключения, которая, как видно из Типовой формы, является обязательным реквизитом договора. Поэтому нумеровать договоры необязательно. Вместе с тем нумерация помогает упорядочить документы и приложения к ним. Поэтому, несмотря на то, что действующими нормативными правовыми актами она не предусмотрена, ее проведение представляется не только возможным, но и целесообразным. Порядок нумерации договоров о полной материальной ответственности организация может определить самостоятельно, например, в локальном нормативном акте.

Профессия водителя и выполняемые им работы Перечнем не предусмотрены. Согласно абз. 4 раздела I Перечня письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут заключаться, в частности, с работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей. Следовательно, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут заключаться с водителями только при условии, что такие сотрудники осуществляют получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей. При этом они будут нести полную материальную ответственность по такому договору только в отношении транспортируемых ценностей, но не в отношении используемого для транспортировки автомобиля.

Владимир, здравствуйте! Очень надеюсь на Ваш ответ! Подскажите, нужно ли перезаключать договор о полной коллективной материальной ответственности при приеме в состав коллектива или выбытии из него отдельных работников? Ирина, добрый день!

В данной ситуации перезаключать договор не нужно. Типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России от 31. 12.

2002 N 85. Согласно п. 5 разд.

II указанной формы напротив подписи выбывшего члена коллектива (бригады) указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в коллектив (бригаду). Соответственно, сделать это можно от руки на том же листе договора, где стоят подписи членов коллектива (бригады). При отсутствии свободного места в самом договоре можно прикрепить к нему дополнительный лист в качестве приложения, на котором указать реквизиты документа (наименование, дата заключения и номер договора).

Юридическая помощь по трудовым спорам, обращайтесь.

Вопрос: нужно ли перезаключать договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, если руководитель бригады находится в отпуске, а на его место временно переведен член бригады? Ответ на вопрос:

Однозначно ответить на Ваш вопрос нельзя.

Исходя из норм, закреплённых в Типовой форме договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, Руководство Коллективом (бригадой) возлагается на руководителя Коллектива (бригадира). Руководитель Коллектива (бригадир) назначается приказом (распоряжением) Работодателя. При временном отсутствии руководителя Коллектива (бригадира) его обязанности возлагаются Работодателем на одного из членов Коллектива (бригады).

Мы рекомендуем вам почитать об уведомлении об изменении условий трудового договора материал по этой ссылке.

При этом, предусмотрено, что при смене руководителя Коллектива (бригадира) Договор должен быть перезаключен.

Следует отметить, что не уточнено, что именно подразумевается под сменой бригадира – увольнение прежнего работника из организации, с назначением нового на соответствующую должность, либо любое замещение бригадира, в том числе, на временный срок. Представляется, что норма о замещении бригадира, при его временном отсутствии другим членом бригады, как раз преследует цель исключения необходимости дополнительного документального оформления уже существующих обязательств членов бригады.

При этом, если формально подходить к правилу о необходимость перезаключения договора о полной коллективной ответственности, при смене бригадира, то замещение бригадира, в период его временного отсутствия, также может быть расценено, как смена бригадира.

Учитывая неоднозначность формулировок в в Типовой форме договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, отсутствие официальных разъяснений или сложившейся судебной практики, а также, как правило, формальный подход контролирующих органов к толкованию норм, рекомендуется всё же перезаключить договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Данный вариант несёт меньше рисков для работодателя.

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Нужно ли перезаключать договор о полной коллективной материальной ответственности при увольнении или приеме новых сотрудников.

По общему правилу перезаключать договор не требуется. Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается в установленных законодательством случаях между работодателем и всеми членами коллектива (бригады) (ч. 2 ст. 245 ТК РФ).

При выбытии из состава коллектива отдельных сотрудников, а также при приеме новых сотрудников перезаключать договор не обязательно. В этих случаях напротив подписи уволившегося сотрудника достаточно указать дату его увольнения, а вновь принятого сотрудника ознакомить с содержанием договора под подпись и напротив подписи отметить дату вступления в коллектив.

Вместе с тем, необходимость перезаключить договор о коллективной материальной ответственности возникает:

при смене руководителя коллектива (бригадира);
при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов участников ее первоначального состава.

Указанный порядок следует из содержания Типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Применять его или нет, стороны договора решают самостоятельно.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России26.10.2015С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Запретные документы в кадровой службе
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

1. Под сменой руководителя бригады понимается увольнение и перевод на другую должность. При увольнении назначается новый руководитель и перезаключается договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перевод на другую должность руководителя отражается на его обязанностях, связанных с обеспечением им сохранности вверенного имущества: либо его обязанность по обеспечению сохранности вверенного имущества меняется (прекращается), либо меняются количество и содержание этого имущества (в связи с переводом в другое подразделение). Поэтому при переводе руководителя бригады на другую должность изначальный договор о коллективной материальной ответственности должен быть перезаключен.

Уход на больничный и в отпуск руководителя бригады не является причиной перезаключения договора. В его отсутствие обязанности руководителя бригады возлагаются на одного из членов коллектива (п. 3 Типовой формы договора о коллективной ответственности).

2. Порядок инвентаризации при отсутствии материально ответственного лица и заполнении описей в этом случае законодательством не регламентирован. Если ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях.

По строке «Сдал» укажите: Иванов И. И. отсутствует, с 12.

08. 16 на больничном. Данную отметку заверьте подписью членов инвентаризационной комиссии.

Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, но по ее итогам нельзя привлечь отсутствующего сотрудника к ответственности и возместить недостачу (апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 20 февраля 2014 г. по делу № 33-332/2014). В этом случае взыскать недостачу можно только через суд (абз. 3 ч. второй ст. 391 ТК РФ).

Обоснование Из статьи журнала «Кадровое дело» № 11, Ноябрь 2015 Охрана труда Инвентаризация: как выявить и возместить причиненный ущерб?

Можно ли проводить инвентаризацию без материально ответственного лица?

Работник – материально ответственное лицо написал заявление об увольнении по собственному желанию. Спустя четыре дня после подачи заявления он взял больничный. Мы хотим провести инвентаризацию до его увольнения, но работник не выходит на работу из-за болезни. Можно ли провести проверку наличия имущества без сотрудника?

Провести инвентаризацию без материально ответственного можно, чтобы установить наличие имущества. Но по ее итогам нельзя привлечь сотрудника к ответственности и возместить недостачу.

Инвентаризацию проводят в порядке, установленном законодательством. В частности, при проверке фактического наличия имущества должны участвовать материально ответственные лица. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные. В конце описи ответственный дает расписку, подтверждающую проверку имущества в его присутствии и об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии (п. 2.8, 2.10 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания по инвентаризации)).

Если ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации, об этом делают отметку на инвентаризационных описях. Но работодатель все равно нарушит установленный порядок проведения инвентаризации. Поэтому документы, составленные по ее итогам, не будут доказывать причиненный ущерб (апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 20 февраля 2014 г. по делу № 33-332/2014). Таким образом, привлечь работника к материальной ответственности по итогам такой проверки нельзя. В этом случае взыскать недостачу можно только через суд (абз. 3 ч. второй ст. 391 ТК РФ).

Из Постатейный комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации Статья 245. Коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба Руководство коллективом (бригадой) возлагается на руководителя коллектива (бригадира), который назначается приказом (распоряжением) работодателя. При этом принимается во внимание мнение коллектива (бригады).

При временном отсутствии руководителя коллектива (бригадира) его обязанности возлагаются работодателем на одного из членов коллектива (бригады).

Договор не переоформляется при выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников. В этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива (бригады) указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в коллектив (бригаду).

При смене руководителя коллектива (бригады) или при выбытии из коллектива более 50% от его первоначального состава договор перезаключается.

Основанием для привлечения членов коллектива (бригады) к материальной ответственности является материальный ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной инвентаризационной ведомостью. Привлечение коллектива (бригады) к материальной ответственности производится работодателем после проведения тщательной проверки причин образования ущерба, с учетом письменных объяснений, представленных членами коллектива (бригады), а в необходимых случаях также заключений специалистов. Члены коллектива (бригады) освобождаются от возмещения ущерба, если будет установлено, что ущерб причинен не по их вине.

Подлежащий возмещению ущерб, причиненный коллективом (бригадой) работодателю, при добровольном возмещении ущерба определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады), а при взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяются судом.

Из статьи журнала «Трудовые споры» № 8, Август 2012 Полезная схема Алгоритм установления коллективной (бригадной) материальной ответственности

по требованию работодателя или руководителя бригады,
по требованию одного или нескольких членов бригады,
при выбытии из бригады более 50 процентов коллектива.

Отчет подписывается руководителем и одним из членов бригады, итоги инвентаризации объявляются всему коллективу (п. 11 Типовой формы договора о коллективной ответственности)

None Да, договор о коллективной материальной ответственности целесообразно перезаключить.

В общем случае при выбытии из состава коллектива отдельных сотрудников, а также при приеме новых сотрудников перезаключать договор не обязательно. Вместе с тем, необходимость перезаключить договор о коллективной материальной ответственности возникает в частности при смене руководителя коллектива (бригадира).

Указанный порядок следует из содержания Типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Однако, применять его или нет, стороны договора решают самостоятельно.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Нужно ли перезаключать договор о полной коллективной материальной ответственности при увольнении или приеме новых сотрудниковПо общему правилу перезаключать договор не требуется.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается в установленных законодательством случаях между работодателем и всеми членами коллектива (бригады) (ч. 2 ст. 245 ТК РФ).

Вместе с тем, необходимость перезаключить договор о коллективной материальной ответственности возникает:  при смене руководителя коллектива (бригадира);

 при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов участников ее первоначального состава.

Из ответа «Как заключить договор о полной материальной ответственности»Нина Ковязина,заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России28.11.2017С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,эксперт Системы Кадры

Как часто в организациях обновляются договоры о полной материальной ответственности?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей

25 августа 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Если же работник переводится временно на работу или должность, на которой не может быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то действие заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности можно не прекращать, и по возвращении работника на прежнюю работу данный договор будет продолжать свое действие. В силу п. 5 типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя. 2. Вариант второй: работник постоянно переводится на новую работу, на которой может быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Здесь можно изменить предыдущий, уже действующий договор о полной индивидуальной материальной ответственности путем заключения письменного соглашения. Согласно п.

Необходимость перезаключения договора о полной материальной ответственности

Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по еговине. 5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящегоДоговора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществомРаботодателя.
6.

Как перезаключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности?

Перечни и Типовые формы.Как видно из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение № 2 к названному постановлению Минтруда России), данный договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, также утвержденном названным постановлением Минтруда России (Приложение № 1).В таком договоре должны перечисляться конкретные обязанности работника, в связи с принятием им на себя полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

Материальная ответственность и перевод на другую должность

ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Таким образом, перевод на другую работу в любом случае отражается на обязанностях работника, связанных с обеспечением им сохранности вверенного имущества: либо его обязанность по обеспечению сохранности вверенного имущества меняется (прекращается), либо меняются количество и содержание этого имущества. Поэтому при переводе работника изначальный договор о полной материальной ответственности должен быть прекращен посредством составления отдельного письменного соглашения о прекращении договора, сопровождаемого возвратом вверенного имущества.

Вопрос Мы хотим утвердить новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности, так как редакция действующего договора устарела, как правильно перезаключить договор в новой редакции? Ответ Ответ на вопрос: Следует оформить дополнительное соглашение к этому договору об утверждении его в новой редакции. Формы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Согласно п. 7 этой формы, изменение условий договора осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью этого договора.

Изменение договора материальной ответственности при смене

В таком случае необходимо заключить письменное соглашение о том, что договор о полной материальной индивидуальной ответственности прекращает свое действие либо расторгается. Это соглашение будет неотъемлемой частью самого договора. Такое требование содержится в типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.

Так, согласно п. 7 типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности расторжение или прекращение действия настоящего договора осуществляется по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего договора. Если же в договоре предусмотрено, что при переводе работника договор о полной материальной ответственности прекращается, то дополнительные соглашения составлять не обязательно. Загляните в договоры с работниками.
При этом Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит: письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). Трудовое законодательство напрямую не урегулировало вопрос о необходимости заключения нового договора о полной материальной ответственности при переходе работника на другую должность (работу) при сохранении материальной ответственности работника. В то же время необходимо учитывать следующее. Из буквального толкования положений ст.

244 ТК РФ следует, что договор о полной материальной ответственности заключается с работником, замещающим должность или выполняющим работу из числа поименованных в Перечне и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество.
С работниками при приеме на работу были заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. В дальнейшем некоторые работники переводились в другие отделы (с сохранением должности), а также на другие должности. При переводе нужно было что-то делать с договорами о полной материальной ответственности?» Рассмотрим оба варианта.
1. Вариант первый: работник постоянно переводится на новую работу, на которой не может быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности (например, если эта новая работа или новая должность не включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85)).

Трудовое право
Здравствуйте! Надо ли перезаключать договор материальной ответственности при смене руководителя? с работниками были заключены договоры материальной ответственности, в прошлом году сменился руководитель учреждения, надо ли в обязательном порядке провести перезаключение договоров? Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

Надо ли перезаключать договор материальной ответственности с работником, если поменялась должность?
Можно ли заключить договор материальной ответственности между двумя физическими лицами?

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 6 Ответы юристов (2)

Все услуги юристов в Москве Взыскание компенсаций больничного Москва от 15000 руб.

Согласно ст. 21 ТК РФ работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников. Одним из способов обеспечения данной обязанности работника является заключение между работодателем и работником, достигшим возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество, договора о полной индивидуальной материальной ответственности (далее – договор о полной материальной ответственности), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работнику имущества.

М.М. Покровская,
советник Управления конституционных основ трудового законодательства
и социальной защиты Секретариата Конституционного Суда РФ, к.ю.н.

Подскажите, пожалуйста, нужно ли перезаключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности при переводе работника на другую должность (например, при переводе кладовщика на должность начальника склада)?

Трудовым кодексом РФ заключение письменных договоров о полной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, регламентировано лишь в самом общем виде. Так, частью второй статьи 244 Кодекса закреплена отсылочная норма о том, что перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Исходя из этой нормы, а также в соответствии с постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 утверждены указанные Перечни и Типовые формы.
Как видно из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение № 2 к названному постановлению Минтруда России), данный договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, также утвержденном названным постановлением Минтруда России (Приложение № 1).
В таком договоре должны перечисляться конкретные обязанности работника, в связи с принятием им на себя полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. С другой стороны, в договоре о полной индивидуальной материальной ответственности также должны быть указаны обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, в частности, его обязанности по созданию работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности указанного имущества, по ознакомлению работника с законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, иными нормативными актами (в том числе, локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом и др.
Кроме того, необходимо отдельно обратить внимание на содержащееся в пункте 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности положение, из которого следует, что действие соответствующего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя. Тем самым по существу определяется срок действия договора.
Из всего сказанного может быть сделан вывод о том, что при постоянном переводе работника с одной должности или работы, подпадающей под Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, на другую должность или работу, также подпадающую под этот Перечень (в том числе, как в Вашем примере, с должности кладовщика на должность начальника склада), договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен, так как при таком переводе с очевидностью изменяется трудовая функция работника и, как следствие этого, круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему (переданного ему для осуществления возложенных на него функций, обязанностей) имущества, да и сам объем этого имущества. Данный вывод дополнительно основывается и на том, что как это вытекает из приведенного положения пункта 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности, в силу указанных обстоятельств прежний договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником при его переводе на другую работу фактически прекращает свое действие.

Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:

бухгалтеры;
завхозы;
водители;
кладовщики и т.д.

Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.

Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.

Как передать материальные ценности

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы сотрудник, который увольняется, мог снять с себя ответственность, необходимо провести пересчет.

Для этого создается комиссия, и в присутствии всех заинтересованных лиц делают инвентаризацию по схеме, принятой в компании.

После того как будет подведен итог, комнату, где все хранится, закрывают на замок, накладывают печать. После финального трудового дня сотрудника, который покидает свое место, передают ценности новому работнику.

Кто принимает на себя материальную ответственность

При изменении МОЛ могут возникать разные ситуации, при этом закон не ограничивает действия организаций. Рассмотрим типичные случаи:

Есть другой коллега, который займет должность после ухода имеющегося.
Кандидата на замещение нет, и поиск займет неопределенное время. Чаще всего определяются с возможными претендентами в коллективе, нужно учитывать, что не с любым работником можно заключать договор об ответственности.

Нельзя закрепить ценности за лицом, еще не оформленным на эту должность.

В случае отсутствия кандидата, который будет постоянно занимать должность, работодатель временно назначает другого. С ним утверждают контракт и знакомят его с предстоящими обязанностями и полномочиями.

Проведение инвентаризации ценностей

Сверка при увольнении материально ответственного лица по собственному желанию всегда организуется с присутствием заинтересованных лиц. Порядок действий такой:

Создается приказ и комиссия.
Результаты фиксируются документально. Письменное заключение делается в 3 экземплярах. Два отдают МОЛ, а один – бухгалтеру.
При выявлении факта недостачи у виновного запрашивают пояснения.
Определяется сумма ущерба и взыскание.

Вам может быть интересно: Порядок возмещения работником материального ущерба

В ситуации, когда нет желающего принять материальные ценности на постоянную основу, проводят сверку на каждом этапе назначения временных сотрудников. Соответственно, и актов будет столько же. Последовательность действий:

Выбирается человек, который примет на себя обязанности увольняющегося, проводится пересчет с ведомостью.
Передается имущество.
Оформляется расторжение контракта.
Заключается договор с кандидатом.
Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего ответственного и заключается договор с вновь прибывшим. Передаются ценности.

Составление акта приема-передачи имущества

На основании этого документа приходят к выводу о том, что все ценности переданы и приняты. Акт должен содержать:

дату заполнения;
юридический адрес, название организации;
условия;
период хранения.

СОВЕТ! Рекомендуется отразить в акте таблицу с указанием стоимости имущества.

На документе ставят подписи руководитель предприятия, главный бухгалтер, непосредственный начальник, сотрудник, который принимает ТМЦ под контроль.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Инвентаризация

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

Оформление приказа о смене материально-ответственного лица

Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.

Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица

Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.

Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

Производится инвентаризация.
Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

дополнительном соглашении к договору;
должностной инструкции;
локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

работников административного органа;
сотрудников – бухгалтеров;
иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

Приказ о смене материально-ответственного лица.
Приказ о том, что проводится инвентаризация.
Инвентаризационные описи.
Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

Наименование учреждения.
Наименование документа.
Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
После руководителем вставляется слово «приказываю».
Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

приказа о смене материально-ответственного лица – word.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.
Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

название документа;
день заполнения бланка;
название фирмы, составившей данный документ;
наименование бланка;
ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.
акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Правила и сроки хранения

Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.

После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).

Читайте также: