Показания одометра в путевом листе что это

Опубликовано: 17.05.2024

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Нужен для учета

Сразу скажем, что путевой лист – это не просто бумажка, а документ, который требуется для учета. Во-первых, он подтверждает маршрут следования машины, его техническую исправность и факт прохождения медицинского осмотра водителем.

Во-вторых, путевой лист является первичным документом необходимым для учета работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Он необходим для подтверждения экономической обоснованности расходов на автомобиль (аренду, ГСМ, зарплату водителя и т.д.). В частности, данной цели и служат цифры пробега с одометра. Что такое показания одометра в путевом листе ? Поговорим об этом подробно.

Под одометром понимается прибор для измерения количества оборотов колеса. С его помощью определяется путь, пройденный транспортным средством. В народе этот прибор называют «счетчик». Первым изобретателем одометра является древнегреческий ученый Герон Александрийский, живший в I веке нашей эры.

Случаи оформления путевого листа

Вопрос 1. Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:

Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ;
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:

в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Какие реквизиты путевых листов обязательны

Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы путевых листов, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:

Предусмотрите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• дату составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, укажите в нем Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• его наименование и номер;

• сведения о сроке действия путевого листа;

• данные о собственнике (владельце) транспортного средства;

• сведения о транспортном средстве;

• информацию о водителе;

• сведения о перевозке.

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.

Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:

арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Что писать в задании водителю

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:

оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.

Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:

показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):

на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.

Журнал регистрации путевых листов

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые публикации!

Фото с сайта: https://pixabay.com

Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:

например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:

до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть шпаргалка

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:

обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2020 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Как заполняется путевой лист легкового автомобиля? Серьёзный вопрос, если вспомнить, что на основании путевого листа:

компания учитывает затраты на ГСМ и, соответственно, уменьшает налог на прибыль;
начисляется зарплата водителю.

Ну и самое, наверное, мотивирующее — если у водителя нет при себе путевого листа (или же есть, но заполнен неправильно), то при остановке и проверке сотрудником ГИБДД это приведет к штрафу (ч.2 ст. 12.3 КоАП) или же спровоцирует более серьезную проверку на предприятии.

Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2018. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.

Ниже вы увидите пример заполнения путевого листа с подробными пояснениями.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Номер. Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации, в примере 63.

Срок действия. Путевой лист выдается строго на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (до 01 марта 2019 года путевые листы можно было делать на период до 1 месяца). В примере срок действия — один день: 10 октября 2018 года.

Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .

Код ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 07651234.

Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).

Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.

Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.

Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.

Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.

Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.

Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.

Что писать в задании водителю

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Обратите внимание!

Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.

Движение горючего

Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально — очень подробно и с примерами в мастер-классе «Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С».

Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.

Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.

Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.

Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.

Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.

Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.

Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.

Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.

Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа

Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.

Сначала рассмотрим таблицу

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.

Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.

Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».

При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.

Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.

Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.

Пройдено, км. 184 км.

Расчёт заработной платы.

За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.

За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.

Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.

Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.

Мы постарались как можно точнее рассказать, как заполняется путевой лист на легковой автомобиль и дать пример заполнения. Надеемся, вам эта статья пригодится. Если остались вопросы, спрашивайте в комментариях.

Пункт 14 статьи 2 Федерального закона №259-ФЗ регулирует работу автомобильного и наземного электрического транспорта. Согласно документу, для контроля работы водителя и транспортного средства нужно оформление путевого листа, в который вносятся сведения о маршруте, состоянии машины и здоровье водителя. Данный документ необходим для компаний и индивидуальных предпринимателей, чья деятельности напрямую или косвенно связана с перевозкой пассажиров и/или грузов.

Новая форма путевого листа с 2021 года – что изменилось?

Изменения в правилах оформления путевых листов были инициированы созданием нового нормативно-правового документа. Так, с 01.01.2021 вступил в силу новый Приказ Минтранспорта РФ №368, который заменил старый приказ от 2008 года. Приказ утверждает перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в бланке путевого листа с 2021 года, а также определяет процесс его заполнения.

Были приняты такие изменения:

Теперь в самом первом пункте путевого листа следует указывать «сведения о перевозке», которые обязательно включают «виды сообщения и виды перевозок» (легковое такси, по заказам или регулярные). В виде сообщения нужно указать его масштаб – будут ли перевозки межрегиональными, межгородскими, пригородными или внутригородскими.
Теперь в новом бланке листа необходимо вписывать марку транспортного средства и марку прицепа, если он имеется. Раньше нужно было указывать только модель, но теперь этот список пополнился и маркой.
Расширение появилось и для трамваев с троллейбусами – теперь обязательно вписывать их инвентарный номер, помимо регистрационного (раньше обходились только регистрационным номером).
Немного откорректированы термины – теперь вместо выезда с парковки автомобиля и его возврата на нее используется понятие «выпуск на линию». Также подпункты 4 и 5 в пункте 6 поменялись местами, и очередность нужно соблюдать в новом листе.
Один из важнейших пунктов – если раньше путевые листы требовались для осуществления перевозок в целом, теперь нужно оформлять такой документ на каждое транспортное средство, эксплуатируемое ИП или юрлицом.
Также теперь проставляется отметка о прохождении пред- и послерейсового медосмотра водителя.
В подпунктах о прохождении техконтроля должна включаться обязательная фраза «выпуск на линию разрешен».
Появилась возможность вести электронные журналы путевых листов, которые должны предусматривать печать страниц с сохранением исходной структуры. При этом право ведения журнала на бумаге остается (как и раньше, он должен храниться в организации не менее 5 лет).

Всего изменению подверглись пункты 1, 4, 6, 8, 15, 16, 17 и 18, что значительно повлияло на трудозатратность заполнения листка. Лист должен иметь при себе водитель с пакетом иных документов.

К полному списку таких документов относится:

водительское удостоверение с требуемым классом допуска;
сопроводительный документ на перевозимый товар, например, товарно-транспортные накладные;
специальное разрешение на транспортировку особых грузов, если они подлежат перевозке;
документы о регистрации транспортного средства с прицепом, если он имеется.

«Снаряжать» водителя всей документацией обязательно перед каждым рабочим выездом.

Как заполнить для легкового автомобиля с учетом новых правил?

Путевой лист для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Бумага включает информацию об организации, задание водителю и движение горючего.

Лист с учетом новых правил должен содержать такую информацию (образец заполнения для 2021 года можно скачать ниже):

Порядковый номер путевого листа.
Срок действия (даты начала и окончания срока).
Информация о собственнике легкового автомобиля (ФИО, ЕГРИП и юридическая регистрация собственника-ИП, наименование организации с указанием организационно-правовой формы, номер телефона и ОГРН).
Данные о транспортном средстве: тип, марка, модель, государственный регистрационный знак, регистрационный номер легковой машины, дата и время выхода на линию с личной подписью проверяющего, отметка о прохождении предрейсового контроля технического состояния ТС с ФИО и подписью инспектора, формы по ОКУД и ОКПО с видом сообщения и перевозок.
Сведения о водителе: ФИО, время и дата, когда пройдены предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры с указанием должности, личной подписи и ее расшифровки.
Задание водителю: какая организация и для чего дает ему легковой автомобиль в разрешение, адрес данной выдачи и сведения о диспетчере-нарядчике.
После получения разрешения на выезд водителю приводятся данные о движении горючего (номер заправочного листа, расход фактический и нормативный, размер перерасхода или экономии, показания одометра при возвращении на парковку, подпись механика).
Результат работы автомобиля за смену (сколько пройдено и общее время в наряде).
Расчет заработной платы (два норматива за часы или за километраж). Здесь же следует привести должность, ФИО и подпись с расшифровкой лица, который произвел расчет.

Сведения должны заноситься либо в электронном формате, либо от руки темной шариковой ручкой (иные письменные принадлежности использовать нельзя).

Вести путевые листы должен начальник подразделения, главный диспетчер, работник бухгалтерии и даже сам руководитель или ИП.

После оформления путевой лист заверяется подписью руководителя предприятия и печатью. Важно отметить, что документ действителен только одни сутки.

Оформление путевого листа должно производиться перед каждым рейсом. После окончания действия бланка его следует вернуть под роспись уполномоченному лицу. После обработки в бухгалтерии лист отправляется на хранение, которое уставом организации может быть продлено на больший срок, чем 5 лет, установленные законодательством.

Выводы

В 2021 году компании или ИП обязательно оформлять путевой лист на каждую легковую машину по новым правилам.

Документ для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Теперь нужно прописывать марки транспортного средства, вид перевозок и сообщения, время выпуска на линию, сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя и техосмотре машины.

Была изменена последовательность некоторых пунктов, что значительно повлияло на структуру бланка. Также с 1 января 2021 разрешено вести журнал путевых листов в электронном формате.

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Сведения о перевозке

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Читайте также: