При оформлении дистанционной работы можно ли заключать трудовой договор в письменной форме

Опубликовано: 17.09.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как оформить трудовые отношения с работником при дистанционной работе в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации стороны могут в письменной форме заключить соглашение к трудовому договору, предусмотрев в нем условия о дистанционном характере работы.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат понятия "удаленная работа". Так, выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, является дистанционной работой (часть первая ст. 312.1 ТК РФ). Особенности регулирования труда дистанционных работников содержатся в главе 49.1 ТК РФ.
Иными словами, если вся работа, поручаемая работникам в рамках основного трудового договора в период эпидемии будет выполняться с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования дома, они вправе работать дистанционно. Если работник в своей работе не будет использовать информационно-телекоммуникационные сети, то речь идет о другом виде работы на дому - надомной (ст. 310 ТК РФ)*(1).
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (часть вторая ст. 312.2 ТК РФ)*(2).
Как видим, дистанционная работа представляет собой способ выполнения трудовой функции, непосредственно не связанный с ее конкретным содержанием. ТК РФ не ограничивает возможность трудиться дистанционно в зависимости от должности, занимаемой работником, и от того, выполняется ли работа на условиях совместительства или является для работника основной. Важно лишь, чтобы характер трудовой функции сотрудника допускал возможность выполнять ее в порядке дистанционной работы.
По смыслу абзаца восьмого части второй ст. 57 ТК РФ в тексте трудового договора, заключаемого с дистанционным работником, должно быть прямо указано, что работа имеет дистанционный характер.
В силу ст. 72 ТК РФ в период действия трудового договора по соглашению сторон могут быть изменены любые условия этого договора.
Нормы ТК РФ, в том числе главы 49.1 этого кодекса, которая устанавливает особенности регулирования труда дистанционных работников, не исключают возможности изменить уже заключенный трудовой договор, внеся в него условия о дистанционном характере работы.
Следовательно, работник и работодатель вправе заключить в письменном виде соглашение об изменении условий трудового договора, изменяющее и дополняющее эти условия в связи с тем, что работа сотрудника становится дистанционной*(3) (смотрите, например, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.2014 N 11АП-1004/14). Расторгать ранее заключенный трудовой договор и заключать новый трудовой договор, указывающий на выполнение дистанционной работы, не обязательно.
В большинстве случаев такого же мнения придерживаются специалисты Роструда (смотрите ответ на вопрос 1, ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Поддержку этого правового подхода можно обнаружить и в судебной практике (апелляционное определение СК по гражданским делам Омского областного суда от 21.12.2016 по делу N 33-12116/2016).
Таким образом, для того, чтобы работа в рассматриваемом случае стала дистанционной, сторонам достаточно заключить соглашение об изменении условий трудового договора, включив в него положения о дистанционном характере работы и изменив (исключив) условия, которые этому характеру работы не соответствуют. Отметим, что по общему правилу дистанционный работник по своему усмотрению устанавливает режим рабочего времени и времени отдыха. Однако трудовой договор о дистанционной работе может предусматривать и иные правила (часть первая ст. 312.4 ТК РФ).
Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении соответствующих условий вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не будет предусмотрено самим соглашением (ст. 61 ТК РФ).

К сведению:
Для признания работы дистанционной необходимо, чтобы вся работа, поручаемая работнику в рамках трудового договора о дистанционной работе, выполнялась с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования. Если же исполнение тех или иных обязанностей, предусмотренных трудовым договором, предполагает необходимость выполнения работником каких-либо действий, которые не могут быть осуществлены с помощью таких сетей (например, при необходимости личного присутствия работника на территории или объекте, подконтрольных работодателю, для организации каких-либо мероприятий или участия в них), такую работу нельзя признать дистанционной.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Был "офисным" - стал "дистанционным": как перевести работника на удаленную работу (Л. Чистякова, журнал "Налоговый вестник", N 11, ноябрь 2017 г.);
- Энциклопедия решений. Работа на дому;
- Вопрос: Что понимается под удаленным режимом работы? Как он вводится в организации? Требуется ли получение согласия от работника? Вправе ли работник отказаться от работы в удаленном режиме? Каков порядок перевода работников на удаленный режим работы? Чем отличается удаленный режим работы от дистанционной работы? Как производится учет рабочего времени при дистанционной работе? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2020 г.)
- Заявление работника о переходе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа;
- Приказ о переводе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа работнику в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
- Приказ о переходе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору о продлении срока дистанционной работы;
- Уведомление работнику об отмене режима дистанционной работы в связи с отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору об отмене режима дистанционной работы в связи отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
- Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;
- Вопрос: Дистанционная работа: оформление дополнительного соглашения к трудовому договору и порядок взаимодействия работника и работодателя (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

12 октября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Энциклопедия решений. Сравнительная характеристика надомной и дистанционной работы.
*(2) Энциклопедия решений. Дистанционная работа.
*(3) Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на дистанционную работу в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV).

Нетология совместно с изданием «Купрум» публикует цикл статей о том, как удалённая работа повлияла на специалистов — и что с этим делать. Мы уже рассказали о том, как позаботиться о себе в изменившихся условиях, а «Купрум» поделился историями читателей, которым удалённая работа помогла улучшить здоровье. В этой статье цикла мы разобрались, что об удалённой работе говорит новый закон, который вступил в силу в январе 2021.

Новые положения официально закрепляют в экономике более гибкую форму занятости. Необходимость поправок назрела из-за двух причин: пандемии, когда потребовалось переводить работников на удалёнку, и устаревших норм российского законодательства. Разработчики документа отмечают, что постарались максимально защитить права работников и учесть замечания работодателей.

Что же по новому закону вправе и обязаны делать работодатель и работник — рассказали ниже.

Наталия Баландина

Что нужно знать об удалённой работе

До 2021 года такие отношения регулировались устаревшими нормами о дистанционной работе, и в обиходе к ним широко применялось понятие «удалённая работа». Но теперь статус удалёнки стал яснее и чётче. Она упоминается в законе и приравнена к дистанционной. Оба понятия официально используются как синонимы:

Итак, удалённая или дистанционная работа — это занятость не на территории работодателя, то есть не на рабочем месте в организации. Работник при этом выполняет свои обязанности и контактирует с работодателем через интернет и телефонную связь. По сути, он может трудиться в любой точке мира, где есть интернет.

В отношении работника на удалёнке действуют все нормы трудового законодательства РФ с учётом последних изменений в Трудовом кодексе.

По новому закону возможны три варианта удалённой работы:

Постоянная на срок действия трудового договора.

Временная (до полугода) в течение непрерывного срока.

Временная без ограничения срока с чередованием дистанционного и офисного режимов.

В первом случае, например, бухгалтер по трудовому договору всегда трудится дистанционно.

Во втором — обычно он работает в офисе, но из-за ремонта здания на три месяца переводится на удалёнку.

И в последнем — оговаривается периодичность его занятости. Допустим, четыре дня в неделю он работает дистанционно и один день — в офисе.

Оформление удалённой работы и обмен документами

Оформить удалённый формат работы можно несколькими способами:

в трудовом договоре;
в дополнительном соглашении к трудовому договору;
внутренним нормативным актом работодателя, например, правилами трудового распорядка.

Ознакомиться с документами и подписать их разрешено через электронный документооборот. Для этого потребуется электронная подпись как со стороны работодателя, так и работника.

Для оформления трудового договора, дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности и ученических договоров, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную.

Во всех остальных случаях можно использовать простую электронную подпись или обмениваться документами в другой форме. Например, по email, WhatsApp и Telegram. Главное — подтвердить получение документа.

Документы при приёме на работу тоже можно передать электронным способом. Однако работодатель может запросить их бумажные копии — в таком случае работник обязан их прислать, предварительно заверив у нотариуса.

Если работнику нужен его экземпляр договора или допсоглашения на бумаге, то он может написать заявление. Работодатель будет обязан выслать эти документы в течение трёх рабочих дней.

Бумажная трудовая книжка теперь ведётся лишь по желанию работника. И если он её предоставил, то работодатель обязан внести туда все необходимые сведения. С этого года тем, кто впервые устраивается на работу, бумажный документ больше не заполняют — ведут электронные трудовые.

Работодатель обязан ознакомить работника с документами, которые непосредственно связаны с его работой — внутренними нормативными актами, приказами, требованиями и коллективным договором. По закону это делается в письменной форме и под подпись, а документы оформляются на бумаге. Но новые поправки разрешают и другие варианты для ознакомления: через электронный документооборот или тем способом, который принят в организации, например, через email, мессенджеры или корпоративный портал.

Электронная подпись (ЭП) — комбинация символов, которая служит аналогом обычной подписи на бумаге и приравнивает любой электронный документ к бумажному оригиналу.

Всего существует три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Они различаются уровнем защиты и юридической значимости.

Если нужен больничный

В случае болезни, беременности, материнства или ухода за больным родственником работник на удалёнке обязан:

либо выслать работодателю оригинал больничного листа заказным письмом с уведомлением;
либо передать работодателю данные электронного больничного листа — серию и номер.

Работодатель, в свою очередь, обязан в соответствии с законом оформить и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.

Командировки на удалёнке

Если сотрудника, работающего удалённо, отправляют в командировку, например, в другой город, то в этом случае действуют всё те же положения ТК (статьи 166–168), что и для офисных сотрудников.

Работодатель обязан сохранить место работы (должность) и средний заработок, а также компенсировать сотруднику все командировочные расходы — на проезд, жильё, питание и тому подобное.

Увольнение удалённого сотрудника

Работник на удалёнке может уволиться по тем же причинам, что и офисный сотрудник: по собственному желанию, по решению работодателя, например, за проступок, и по соглашению сторон.

В новом законе появились дополнительные основания. Работника на удалёнке можно уволить, если:

он не отвечает работодателю без уважительной причины более двух рабочих дней подряд (исключение — в организации установлен больший срок ожидания ответа);
он переехал и не готов выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Второй пункт относится к работнику на постоянной удалённой работе. Допустим, после переезда он не может работать без выхода в интернет.

При обмене электронными документами работодатель обязан передать работнику бумажную копию приказа об увольнении. Документ заверяют и отправляют заказным письмом с уведомлением. Это делается в течение трёх рабочих дней со дня подписания приказа.

Работник обязан соблюдать порядок взаимодействия с работодателем и выходить с ним на связь в определённые сроки: по закону максимальный период ожидания ответа от работника — два дня, но срок может быть больше, если так установлено внутренним нормативным актом или коллективным договором.

Режим работы и отдыха на удалённой работе

Если режим рабочего времени не отражён в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), внутреннем нормативном акте или коллективном договоре, то работник на удалёнке устанавливает его по своему выбору. То есть он может самостоятельно определить время начала работы и перерывов.

Но работник обязан отработать положенное количество часов. Все его коммуникации с работодателем — видеоконференции, созвоны, переписка в чатах — включаются в его рабочее время.

Вести учёт рабочего времени обязан работодатель. Через специальные программы он может отслеживать включение и выключение компьютера, делать скриншоты экрана и тому подобное. Способ считается законным, если работник о нём осведомлён.

Работодатель обязан учитывать рабочее время работника и имеет право контролировать его работу. В законе не сказано, как ему это делать. А работник имеет право на полную и достоверную информацию об условиях своего труда. Поэтому работодатель обязан его с ними ознакомить.

Работодатель решает, каким образом контролировать работника и учитывать его рабочее время. Применение для этого программ на компьютере может фиксироваться в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте.

Чаще всего работник на удалёнке трудится за компьютером. Компьютерная техника — это средство труда, и работодатель вправе контролировать, как оно используется и в каких целях.

Переработки также отслеживаются работодателем. Они допустимы только с письменного согласия работника и должны быть оплачены как сверхурочные.

Правила предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска остаются прежними. По закону работодатель обязан оформить отпуск не менее 28 календарных дней за каждый отработанный год.

Зарплата удалённого сотрудника

Работодатель обязан оплачивать любую работу по принципу равной оплаты за труд равной ценности. Таким образом, при том же объёме обязанностей зарплата удалёнщика не может быть меньше, чем у офисного сотрудника — это незаконно. Переход работника на удалённую работу не должен сокращать его заработок (статья 312.5 ТК РФ).

Рабочее место и техника для работы

Работодатель согласно статье 312.6 ТК РФ обязан обеспечить работника всем необходимым для удалёнки — оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты данных. Допустим, он может выдать ему телефон, компьютер, установить лицензионное ПО для работы.

Работник может использовать и свои ресурсы — личные или арендованные — по согласованию и с ведома работодателя, однако тогда работодатель обязан компенсировать эти расходы. Также он возмещает и дополнительные траты на удалёнке. Например, оплачивает электроэнергию, интернет и телефон.

Размеры компенсации и сроки её выплаты работнику определяются трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), внутренним нормативным актом или коллективным договором.

Охрана труда и удалёнка

Здесь закон сократил обязанности работодателя до четырёх пунктов. Теперь работодатель обязан:

Ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с техникой и другими ресурсами.

Соблюдать директивы госорганов в части трудовых прав работника.

Отслеживать профзаболевания и несчастные случаи на удалёнке.

Страховать работника от профзаболеваний и несчастных случаев на удалёнке.

Если в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), внутреннем нормативном акте или коллективном договоре не указаны другие обязанности по охране труда, то работодатель выполняет только эти. Он не занимается санитарно-бытовым обслуживанием, не предотвращает аварийные ситуации и не доставляет заболевшего в больницу. То есть уборка, ремонт кабинета и медицинская помощь — полностью забота работника.

Временный перевод работника на удалёнку в исключительных случаях

В некоторых случаях работник временно переводится на удалёнку по решению работодателя. Этот перевод оформляется внутренним нормативным актом и не требует согласия работника.

Причинами такого перевода могут быть:

природные и техногенные катастрофы;
аварии и несчастные случаи на производстве;
пожары, наводнения, землетрясения;
эпидемии и эпизоотии;
любые опасные для жизни общества обстоятельства;
решения госорганов.

Внутренний нормативный акт устанавливает порядок временного перевода, включая организацию работы в новых условиях. Вносить изменения в трудовой договор при этом не потребуется. Ознакомить работника с документом обязан работодатель.

При необходимости он также обязан обучить работника использовать технику, работать с ПО и средствами защиты данных.

Но в некоторых случаях характер работы не позволит сделать такой перевод. Например, это невозможно для вахтёра. Не всегда работодатель сможет обеспечить работника всем необходимым на удалёнке.

В таких ситуациях работа останавливается по независящим от сторон причинам. И работодатель обязан оплатить работнику время простоя — как минимум в размере двух третей его оклада. Хотя коллективным договором или внутренним нормативным актом может быть зафиксирована более высокая оплата.

Работник обязан временно трудиться на удалёнке, пока сохраняется причина, вызвавшая перевод на временный удалённый формат работы.

По окончании этого срока работодатель обязан вернуть работнику прежнюю занятость — работу, где тот трудился до временного перевода, а работник обязан выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Резюмируем

Прошедший год показал актуальность и своевременность нового закона об удалёнке. Это попытка властей урегулировать отношения работодателя и работника и сбалансировать их интересы. Теперь многие аспекты их взаимодействия должны решаться внутренними документами, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Хотя уже сейчас возникает немало вопросов, связанных с обязанностями сторон. Например, как при увольнении доказать, что работник был пьян на рабочем месте, если он отказывается от медицинского освидетельствования?

Какие причины будут уважительными, если работник не выходит на связь с работодателем вовремя? И могут ли эти причины отличаться в разных организациях?

Или как работнику возместить траты за использование своего компьютера, если в законе нет минимальной компенсации, а работодатель выплачивает копейки?

Скорее всего, устранить проблемы удалённой занятости в ближайшее время не удастся. Потребуется проанализировать применение этого закона и внести в него коррективы.

Почитайте другие руководства:

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
В локальном нормативном акте предусмотрите:

какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
порядок взаимодействия работника и работодателя;
срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.

Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз, уж простите.

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

Кадровые статьи «Дела»:

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

дает отпуск;
оплачивает больничный;
доплачивает за переработку или работу в праздники;
платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Это не первая кадровая статья в «Деле». Вот что мы еще написали:

Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?

Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?

Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?

Глава 49.1 Трудового Кодекса регламентирует вопросы, касающиеся труда дистанционных работников, но на практике у работодателей возникает много вопросов, например, по поводу определения места работы, режима работы, применения электронной цифровой подписи, порядке заключения трудового договора и другие.

Согласно действующему трудовому законодательству, работодателю нужно учитывать следующие три основных признака, когда он принимает или переводит сотрудников c обычной работы на дистанционную.

Возможность выполнения работником своих должностных обязанностей (своей трудовой функции) вне места нахождения работодателя или вне места, которое находится под контролем работодателя (прямо или косвенно). Следовательно, это не может быть офис, производственные помещения, торговые точки и иные места, где нужно находиться работнику в силу своих должностных обязанностей.
Для взаимодействия работника и работодателя, в условиях дистанционной работы, используется сеть интернет. То есть единственное требование к месту работы сотрудника, которое можно предъявить, исходит не из его территориальной расположенности, а из возможности доступа к сети интернет в этом месте. И это прямая норма закона.
Трудовая функция сотрудника должна позволять ему выполнять свою работу дистанционно.

Поясню, что в настоящее время Трудовой кодекс не предусматривает нахождение рабочего места сотрудника в офисе при дистанционной работе и не содержит понятия о временной дистанционной занятости. Во время режима ограничений выявились существенные проблемы в трудовом праве, в связи с чем законодателями был подготовлен проект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удалённой работы». Авторы инициативы предложили приравнять дистанционную работу к удалённой, а также выделить два новых формата.

Временная дистанционная (удалённая) работа. В этом случае работник временно выполняет трудовые функции вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя. В проекте предусмотрен упрощённый переход на временную удалённую работу (приказом, распоряжением, положением) без заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему, в случаях: производственной необходимости, катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, эпизоотии, в иных любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или её нормальные условия.

Комбинированная дистанционная (удалённая) работа, которая включает в себя переменно работу на рабочем месте в офисе и дистанционно.

Теперь рассмотрим, какие сейчас существуют особенности, которые следует учитывать при заключении договора о дистанционной работе:

Как и работнику, так и работодателю использовать усиленную квалифицированную подпись (самый оптимальный и безопасный вариант). В соответствии с Законом N 63-ФЗ для получения усиленной квалифицированной подписи следует обратиться в аккредитованные центры с надлежащим пакетом документов. Если же нет возможности получить такую подпись, то рекомендуется оформить договор о дистанционной работе или соглашение об изменении условий трудового договора на бумажном носителе.
Допускается использовать простую или неквалифицированную подпись, но при условии заключения отдельного соглашения между работником и работодателем, которое позволит применить такой вид подписи. Если соглашение заключается «удалённо», предполагается, что оно может быть заключено в письменной форме, путём обмена экземплярами соглашения на бумажном носителе через почту (почтовым отправлением). Но до этого времени, если применяется электронный документооборот, должна использоваться именно усиленная квалифицированная подпись.

В-третьих, если работник заключает трудовой договор впервые (путём обмена электронными документами), то СНИЛС он должен получить самостоятельно (4 ст.312.2 ТК РФ).

В-четвёртых, ознакомление с локально-нормативными актами может происходить посредством электронных документов (ч.5 ст.312.1 ТК).

Здесь, ещё раз, обратимся к проекту «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удалённой работы».

Поправки разрешат заключать трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении условий договора путём обмена электронными документами. Уже не потребуется подписывать договора квалифицированной ЭЦП, т.к. для электронного обмена подходят любые способы, которые позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение.

Только нужно принять во внимание, что порядок обмена документами в электронной форме необходимо будет описать и в трудовом договоре, во избежание рисков непринятия такого документооборота судами. Таким образом, авторы проекта постарались учесть пожелания многих работодателей по данному вопросу.

В настоящее время для приёма сотрудника на дистанционную работу, я рекомендую использовать следующий пошаговый алгоритм или чек-лист:

ознакомление работника с локальными нормативными актами под подпись;
получение от работника необходимых документов для заключения трудового договора;
заключение трудового договора;
инструктаж по охране труда, в части безопасной работы с предоставленным оборудованием;
оформление приказа о приёме на работу. При использовании унифицированной формы приказа о приёме на работу (форма Т-1) в графе «условия приёма на работу, характер работы», рекомендую указать «дистанционная работа»;
внесение записи в трудовую книжку (возможный блок);
уведомление военного комиссариата. В случае, если работник является военнообязанным, необходимо уведомить о факте заключения договора соответствующий военный комиссариат, в течение 2-х недель с момента заключения договора. Данная процедура является стандартной и не зависит от характера работы работника.

Дата заключения договора. Указывается дата, когда сторонами был подписан трудовой договор.
Место заключения трудового договора. Указывается место нахождения работодателя, независимо от места нахождения работника. Данное требование установлено статьёй 312.2 ТК РФ.
Место работы. Здесь следует учесть тот факт, что конкретное место дистанционного работника в виде территориальной расположенности объекта, определить нельзя, но в трудовом договоре допустимо указать условие о том, что работник принимается на работу в (наименование организации), а также указать условие, что «место работы работника определяется им по своему усмотрению». Законодатели предлагают исключить эту норму о месте работы, поясняя, что рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать интернет.
Характер предстоящей работы. Указывается дистанционный характер (абз.8 ч.2 ст.57 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха. Обратите внимание! Если режим рабочего времени не прописали в трудовом договоре с дистанционным работником, это означает что работник вправе определить режим по своему усмотрению (ч.1 ст.312.4 ТК РФ), что в большинстве случаев не будет защищать интересы собственно работодателя.

Дополнительно в трудовом договоре нужно прописать следующие условия:

о сроке, в течении которого каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны (ч. 4 ст.312.1 ТК РФ);
о порядке и сроках обеспечения необходимыми для исполнения своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
о порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционным работником собственных или арендованных средств, средств защиты информации и иных средств (если работник будет использовать оборудование, которое работодатель ему не предоставлял);
о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчётов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч.2 ст.312.4 ТК РФ);
основания для расторжения договора по инициативе работодателя. Только по этим основаниям можно будет уволить дистанционного работника по воле нанимателя (ч.1 ст.312.5 ТК РФ). А так как формулировки оснований могут быть весьма свободными и непредсказуемыми, по данному пункту также планируются изменения, направленные против ущемления прав дистанционных работников.

В настоящее время, стороны также вправе договориться, что информация о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится, а при заключении трудового договора впервые, трудовая книжка не заводится. В данном случае, подтверждающими документами о стаже будет являться трудовой договор о дистанционной работе в соответствии с ч.6 ст.312.2 ТК РФ.

Итак, мы с вами рассмотрели, что следует учесть при заключении трудового договора о дистанционной работе, отметили положения, которые законодатели предлагают усовершенствовать и урегулировать. Новые поправки могут вступить в силу уже с 01 января 2021 года. Следите за изменениями!

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте также: