Сколько столбцов располагается на рабочем листе табличного процессора

Опубликовано: 15.05.2024

Курс дистанционного обучения:
"Экономическая информатика"
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

Авторский курс Владимира Ткаченко

2.2. Процессоры электронных таблиц

2.2.1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel

Знакомство с Excel

Что такое Excel?

Excel – это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Что такое электронная таблица в Excel?

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

Что такое обработка табличных данных в Excel?

К обработке данных относится:

  • проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;
  • построение диаграмм;
  • обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);
  • решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);
  • статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").

Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

Создание новой рабочей книги в Excel

Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.

Окно приложения Excel имеет пять основных областей:

  • строка меню;
  • панели инструментов;
  • строка состояния;
  • строка ввода;
  • область окна рабочей книги.

Рис. 1.

Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню.

Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.

Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.

Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов электронной таблицы определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.

Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:

  • адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;
  • адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;
  • адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;
  • адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10.

Работа с файлами в Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге.

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочая книга – это файл, который предназначен для хранения электронной таблицы и имеет расширение .xlsx. Рабочая книга состоит из рабочих листов, которых по умолчанию в новой рабочей книге 3.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

  • рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
  • лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Готовые работы на аналогичную тему

  • Курсовая работа Рабочая книга и листы в MS Excel 460 руб.
  • Реферат Рабочая книга и листы в MS Excel 230 руб.
  • Контрольная работа Рабочая книга и листы в MS Excel 250 руб.

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами). Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

Контекстное меню ярлыка рабочего листа

Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один). Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

  • одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
  • нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
  • нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Диалоговое окно Защита листа

Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

  1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
  2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитулы – области, которые расположены в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа. Колонтитулы можно создать в режиме просмотра Разметка страницы.

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.


вкладка Конструктор для работы с колонтитулами">

Рисунок 3. Дополнительная вкладка Конструктор для работы с колонтитулами

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

  • номер страницы;
  • число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
  • текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
  • текущее время;
  • путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
  • имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
  • имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

  1. Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
  2. Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабо­чее окно, отображающее инструментальные панели, информаци­онные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хране­ния в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именует­ся рабочим листом.

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов (их состав и примерное расположение, представленные в табл. 10.2, в различных программах могут незна­чительно различаться):

Таблица 10.2

Состав и расположение элементов рабочего окна табличного процессора

Строка заголовка
Строка меню
Пиктографические меню (инструментальные панели)
…
Строка ввода (редактирования)
Рабочий лист
A B C D E F G H Вертикальная линейка
…
Линейка рабочих листов Горизонтальная линейка
Строка сообщений

  1. Строка заголовка. Строка заголовка содержит:

- имя программы (табличного процессора);

- имя текущего файла (книги или блокнота);

- кнопки управления окном, состав и назначение которых оп­ределяются операционной средой, в которой работает табличный процессор (обычно это кнопки преобразования окна в пиктограм­му, изменения размера окна, закрытия окна).

  1. Строка меню. В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессо­ра, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами. Обычно сюда помещают следующие основные группы команд:

- управление рабочим окном в целом (сворачивание и восста­новление окна, перемещение и изменение размеров окна, закры­тие окна);

- управление файлами (открытие и закрытие файлов с элект­ронными таблицами, создание новых файлов, сохранение элект­ронных таблиц в различных форматах, управление печатью электронных таблиц, управление передачей данных электрон­ных таблиц в другие приложения, завершение работы табличного процессора);

- редактирование элементов электронной таблицы (удаление, перемещение, копирование и очистка фрагментов электронных таблиц, поиск и замена данных в электронных таблицах, заполне­ние фрагментов электронных таблиц);

- управление представлением элементов рабочего окна (опре­деление размера отдельных компонентов рабочего окна, определе­ние масштаба отображения данных электронной таблицы, опреде­ление количества и состава инструментальных панелей и т. п.);

- управление режимом и содержанием вставки (определение места и содержания вставляемых объектов: ячеек, строк, столб­цов, рабочих листов, диаграмм, гиперссылок и т. п.);

- форматирование элементов электронной таблицы (оформле­ние вида представления содержания ячеек, определение вида вы­равнивания, управление шрифтовым оформлением, представле­нием границ, цветовым оформлением и т. п.);

- сервисные команды (управление макросами, режимами и на­стройками организации работы с табличным процессором и др.);

- управление базой данных (управление данными электронной таблицы как базой данных с выполнением операций поиска по за­просу, сортировке, формированию шаблонов и т. п.);

- правление межоконными взаимодействиями (переход от одного окна к другому, управление порядком расположения окон, закрепление и освобождение областей электронных таблиц);

  1. Пиктографические меню (инструментальные панели). Пик­тограммы, объединенные в инструментальные панели, предназна­чены для вызова наиболее часто используемых команд. Количество и состав пиктографических меню определяются пользователем как путем выбора из предлагаемого набора, так и оригинальным фор­мированием. Обычно это можно реализовать в группе команд глав­ного меню, управляющих видом представления элементов рабоче­го окна.
  2. Строка ввода (редактирования). Эта строка предназначена для ввода и изменения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой рас­положен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указа­тель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором.
  3. Рабочий лист. Рабочий лист отображает собственно элект­ронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоу­гольный массив и координаты которых определяются путем зада­ния их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в стро­ках). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С. Z, АА, АВ, АС. AZ, ВА, ВВ. ), а строки — числами натурально­го ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, a CD99 — ячейку, находящуюся на пересе­чении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображают­ся в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.
  4. Линейки прокрутки. На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активного рабочего листа. Это окно можно пере­двигать по рабочему листу с помощью ползунков линеек прокрут­ки, которые расположены в правой (вертикальная линейка про­крутки) и нижней части листа справа (горизонтальная линейка прокрутки). Еще одна маленькая линейка, расположенная слева в нижней части рабочего листа, предназначена для перехода от од­ного рабочего листа к другому. Каждый рабочий лист имеет коре­шок с именем. Выбрав и активизировав конкретный корешок, мож­но продолжить работу на соответствующем этому корешку рабо­чем листе документа.
  5. Делители окна. Они расположены в концах линеек прокрут­ки, и с их помощью можно разделить активный рабочий лист по горизонтали или по вертикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколько фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку (в табл. 10.2 они не показаны).
  6. Строка сообщений. В строке сообщений отображается ин­формация о текущем состоянии таблицы и программы и о резуль­татах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений появляются краткие сведения о ее назначении.

Ввод и редактирование данных в электронной таблице

После, запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таб­лицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек явля­ется текущей, или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона,'а ее адрес указывается в строке ввода и редактирования), и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши <Enter>) следует использовать клавиши <Del> и <Backspace>. Если же нужно изменить данные, уже име­ющиеся в ячейке, то после нажатия клавиши <Enter> необходимо перейти в режим редактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответствующей функциональ­ной клавиши (обычно <F2>), либо установкой и активизацией ука­зателя мыши на строке ввода.

Помимо редактирования данных на уровне ячейки, в электрон­ной таблице реализуется редактирование на уровне объектов таб­лицы. К объектам таблицы, помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек, относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом.

Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно диа­пазон обозначается именами (номерами) первого и последнего эле­ментов с двоеточием между ними (например, C:F для диапазона столбцов и 6:8 для диапазона строк).

Блок клеток представляет собой прямоугольный фрагмент таб­лицы, образованный пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием между ними (например, H12:J15).

Примеры различных видов фрагментов электронной таблицы (ди­апазонов строк и столбцов, блока ячеек) представлены в табл. 10.3.

Таблица 10.3

Примеры фрагментов электронной таблицы

A B C D E F G H I J

Для объектов электронной таблицы определены следующие операции редактирования, объединенные в одну группу: удаление, очистка, вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки. Перед выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, над которым выполняется дей­ствие. По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обыч­но выполняется с помощью мыши или клавиатуры.

Операция очистки содержимого фрагмента электронной табли­цы удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки. В табл. 10.4 иллюстрируется выполнение очистки блока ячеек В2:СЗ.

В отличие от очистки операция удаления приводит не только к очистке содержимого ячеек фрагмента, но и к удалению из элект­ронной таблицы самих ячеек. Однако при этом надо указать на­правление сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек для заполнения освободившегося места. Обычно указываются направле­ния влево и вверх. В табл. 10.5 иллюстрируются результаты удале­ния блока ячеек В2:СЗ из табл. 10.4 с различными направлениями сдвига.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах.

Excel – табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. В отличие от текстового процессора Word, предназначенного для оформления текстовых документов, Excel специализирован для выполнения вычислений с табличными данными. Excel имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.

С другой стороны, Excel – это среда, ориентированная на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров и других специалистов, обрабатывающих табличные данные.

Основные возможности Excel:

- редактирование и форматирование текстовых, числовых данных и формул;

- проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

- автоматизация итоговых вычислений;

- использование функций различных категорий;

- решение задач путем подбора значений параметров, табулирования функций;

- обработка результатов экспериментов;

- подготовка табличных документов;

- построение диаграмм и графиков по имеющимся данным;

- интеграция программ Microsoft Office

- создание сводных таблиц;

- построение сводных диаграмм;

- консолидирование данных из разных таблиц;

- структурирование и отбор данных.

Автозаполнение - автоматическое заполнение ячеек формулами или числами.

Адрес ячейки - состоит из номера столбца и строки.

Диаграмма - графическое представление данных. С помощью форматирования имеется возможность представления диаграммы в самых различных видах.

Легенда – специальное окно, содержащее для каждого ряда данных ключ и поле название ряда.

Ряд данных – группа элементов данных, соответствующая одному блоку ячеек рабочего листа, не обязательно смежных.

Оси диаграммы – предназначены для обрамления области построения диаграммы, нанесения разметки (шкал), которым соответствуют основные значения элементов данных и категорий.

Диапазон ячеек - адреса ячеек в виде ряда, указывающих выбранной функции данные для расчета.

Копирование - копирование в EXCEL предполагает самые различные операции - копирование содержимого ячейки, её формата, формулы, результата, примечания.

Мастер - программа для комфортной работы, позволяющие за несколько шагов, на которых необходимо произвести некий выбор или ввести информацию, создать необходимый объект или выполнить определенный расчет.

Надстройки - это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel.

Рабочая книга - документ Excel и состоит из набора рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

Рабочий лист - рабочий лист состоит из строк и столбцов. Пересечение строк и столбцов образуются ячейки таблицы.

Ссылки - адреса ячеек, используемые в формулах. Ссылки бывают относительные и абсолютные.

Относительные ссылки – при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Абсолютные ссылки – при копировании адреса ссылок не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная.

Формулы - вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.

Палитра формул – диалоговое окно, содержащее значение, которое получится, если немедленно закончить ввод формулы.

Строка формул состоит из поля адреса, управляющих кнопок и поля содержимого ячейки. При активизации ячейки таблицы в этих полях появляется соответствующая информация. Управляющие кнопки выполняют: отмену редактирования ячейки (кнопка с крестом); принятие редактирования (кнопка с галочкой – соответствует нажатию Enter); вызов Мастера функций (кнопка "="). Редактировать содержимое ячейки можно непосредственно в самой ячейке или в поле содержимого ячейки. В первом случае надо выполнить двойной щелчок по ячейке или нажать клавишу F2, во втором – активизировать ячейку и щелкнуть в поле содержимого строки формул.

Указатель ячейки– рамка, выделяющая ячейку.

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют

фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Запись базы данных – строка списка.

Поле базы данных – столбец списка.

Сортировка данных в списке – упорядочение данных.

Фильтрация данных в списке – выбор данных по заданному критерию (условию).

Структурирование таблицы – группирование строк и столбцов.

Сводная таблица – обеспечивает различные способы объединения информации.

Консолидация – объединение данных, представленных в областях-источниках.

Консолидация по расположению данных – все источники имеют одинаковое расположение данных источников.

Консолидация по категориям – области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Запустить Excel можно одним из следующих способов:

1. Через пункт Программы Главного меню.

2. С помощью документа Excel, при открытии которого запускается программа.

3. Щелкнуть на значке Excel на рабочем столе.

После запуска программы на экране появляется окно, основными элементами которого являются: строка заголовка, панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки, строка состояния, заголовки строк и столбцов, строка формул, ярлычки листов (Рисунок 1). Excel имеет стандартный интерфейс Windows. Строка меню отличается от меню в Word заменой пункта "Таблица" на пункт "Данные", предназначенный для выполнения операций сортировки, фильтрации и некоторых других над табличными данными.

На панели форматирования следует отметить кнопку "Объединить и поместить в

центре", а также "Денежный формат" и "Процентный формат".

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно

нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.

Перед выполнением команды в Excel следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Это справедливо и для команд форматирования. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена, например: A1 или DE234. Обозначение ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например A1:C15. Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов (текст, число или формула), а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка A1) и содержащую все заполненные ячейки. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа "=" (знак равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.

Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат —› Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в сроке формул. Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно легко выполнить "в уме". Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют рабочую книгу Microsoft Excel, которая представляет собой файл с уникальным именем, заданным пользователем, и типом – XLS.

Рабочая книга содержит расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные на нескольких лис-тах, а также выполнять вычисления, используя данные из не-скольких листов. Кроме данных, лист может содержать диа-граммы, которые можно размещать и на отдельных листах. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть левой клавишей мыши, зафиксировав ее указатель на соответ-ствующем ярлыке.

Рис. 1. Интерфейс стандартной рабочей книги

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится. Адрес (Рис. 1) ячейки в электронной таблице обычно называют ссылкой. Например, ячейка с адресом (ссылкой) B5.

Рабочую книгу можно создать несколькими способами:

Кнопка Создать открывает новую книгу с параметрами, установленными в шаблоне по умолчанию.

Команда Файл/Создать открывает панель задач (Рис. 2), на которой можно выбирать варианты готовых шаблонов новой книги – Чистая книга, Из имеющейся книги и пр.

Рис. 2. Создание новой книги Excel

Настройка новой книги осуществляется вводом параметров в окно, вызываемое командой Сервис/Параметры.

На вкладке Общие (Рис. 3) устанавливаются следующие параметры:

Параметр

Пояснение

Стиль ссылок R1C1

Наличие флажка обозначает, что адрес ячейки состоит из номера строки и номера столбца; отсутствие флажка – что адрес ячейки состоит из буквенного обозначения имени столбца и номера строки

Помнить список файлов, до:

Выбранное число указывает на количество файлов, которые нужно сохранять в списке

Всплывающие подсказки для функций

Наличие флажка указывает, что подсказки надо отображать

Звуковое сопровождение событий

Позволяет установить звуковое сопровождение

Заполнение свойств файла

Позволяет задать в свойствах файла такую информацию о книге как: ее тематическое назначение, ключевые слова, имя автора рабочей книги, коментарии;

Игнорировать DDE-запросы от других приложений

Флажок определяет, надо ли игнорировать запросы с использованием Динамического Обмена Данными (DDE) из других приложений;

Листов в новой книге

Устанавливает количество листов в книге

Указывается имя папки, в которую будет сохраняться книга

Указывается имя владельца файла, которое пользователь может ввести по своему усмотрению.

Рис. 3. Установка параметров книги Excel

Назначение других вкладок команды Сервис/ Параметры:

Вкладка Вид задает внешний вид экрана для изображения таблиц:

Параметр

Пояснение

Строку формул в верхней части окна, строку состояния в нижней части окна;

Для текущего рабочего листа устанавливается режим отображения или скрытия, или отображения только очертаний графических объектов;

Разбиение на страницы, вывод формул вместо значений, вывод сетки, заголовков строк и столбцов, символов структуры. Нулевые значения можно выводить как нули или как пусто. Для просмотра таблиц выводятся горизонтальная и вертикальная полоса прокрутки, ярлычки листов.

Вкладка Вычисления управляет процессом вычисления в таблице:

Параметр

Пояснение

Управляет порядком вычисления формул (автоматически при изменении значений аргументов либо под управлением пользователя – вручную);

Задает число итераций при поиске решений и для прерывания циклической ссылки. По умолчанию вычисления прекращаются после 100 итераций или, когда результат при проведении итерации изменяется менее чем на 0,001;

Определяют: точность вычислений как на экране, обновление удаленных ссылок, сохранение значимости внешних связей, используемую систему дат, допуск названий диапазонов.

Вкладка Правка обеспечивает установки для редактирования листа книги с помощью флажков:

Вкладка Цвет обеспечивает выбор цветовой палитры для оформления диаграмм и других графических объектов.

Вкладка Диаграмма обеспечивает задание параметров вывода активной диаграммы и режим отображения (названий и значений) во всплывающих подсказках при установке указателя мыши на элементе диаграммы.

Вкладка Списки обеспечивает выбор конкретного списка названий для редактирования.

Вкладка Переход задает установку формата записи файлов Excel, параметры вывода на экран таблицы в режиме просмотра и открытия книги, правила вычислений и преобразования формул при открытии файлов Lotus 1–2–3 в Microsoft Excel.

4.1.2. Формат ячеек таблицы

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат/Ячейки.

Окно Формат ячеек имеет несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число – задает форматы представления данных в ячейке:

Рис. 4. Установка числовых форматов в табличном документе

Формат

Пояснение

Обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа;

Включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, знак числа.

Денежный или Финансовый

Используется для отображения денежных величин, обеспечивает денежное обозна­чение валют разных стран по выбору из списка (р. или $).

Используется для отображения даты и времени в выбранном формате;

Используется для вывода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;

Используется для вывода дробных чисел;

Рекомендуется для вывода "длинных" чисел в экспоненциальном формате, например 1,65Е+044;

Обеспечивает отображение последовательности букв, цифр, специальных символов;

Используется для отображения нестандартных дополнительных форматов, например номеров телефонов, почтовый индекс и пр.;

Показывает все имеющиеся в Microsoft Excel форматы.

Вкладка Выравнивание определяет:

Вкладка Шрифт – изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках.

Вкладка Граница – создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек.

Вкладка Вид – позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор).

Вкладка Защита – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис/Защитить лист.

В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а диапазон ячеек.

4.1.3. Заполнение таблицы постоянными значениями

В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных:

  • постоянные значения (константы);
  • формулы.

Постоянные значения – это числа, символы, текст. Редактирование введенного значения производится после установки курсора в нужную ячейку, либо после нажатия клавиши F2, либо после щелчка кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте.

Для ввода дат, денежных значений необходимо устанавливать форматы. Оформление текста в ячейках выполняется подобно форматированию текстов в текстовом процессоре. Команды, связанные с заданием границ, цвета ячеек, выравнивания, задаются после выделения объектов с использованием кнопок панелей инструментов и команд меню.

При заполнении ячеек данными используется копирование. Обычное копирование выделенных фрагментов с данными через буфер обмена выполняется по известному алгоритму. После копирования можно вставлять не все данные, а по выбору (например, только форматы или только значения), если использовать команду Правка/Вставка/Специальная вставка.

Копировать данные в соседние ячейки можно с помощью автозаполнения. Автозаполнение эффективно применять к ячейкам, значения которых равномерно изменяются. Например, числовые данные в каждой следующей ячейке увеличиваются на 200. Тогда выделение двух ячеек для копирования данных позволит заполнить следующие ячейки числами, изменяющимися на 200. Автозаполнение используется для заполнения ячеек данными из списков Excel (Сервис/Параметры/вкладка Списки). Например, в списках хранятся дни недели, названия месяцев. Набрав на клавиатуре одно значение дня недели, например, понедельник, можно выполняя одну операцию автозаполнения, ввести все остальные дни и повторить список, столько раз, сколько нужно.

Читайте также: