Является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности
Опубликовано: 17.09.2024
БСО – бланки строгой отчетности. В ряде случаев их можно применять вместо чека, если при оплате не используется кассовый аппарат. Кому разрешено заменять чеки БСО, как их оформлять, какие существуют нюансы заполнения, необходимо знать лицам и организациям, предоставляющим услуги. Также проясним в статье вопросы учета и утилизации бланков.
Вопрос: Можно ли принять к вычету НДС с услуг гостиниц, если в бланке строгой отчетности, выданном командированному работнику, налог не выделен (п. 7 ст. 171 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Работа вне кассы: кому можно
Бланки строгой отчетности – альтернативный способ учета оплаты наличными или с помощью карты, когда не применяется ККТ. П. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» разрешает такой учет некоторым категориям индивидуальных предпринимателей или организаций. Использовать БСО вместо чеков имеют право те, кто занимается определенной деятельностью, а именно:
- торгует прессой и сопутствующими товарами в киосках (газеты и журналы при этом должны составлять более половины ассортимента);
- реализует ценные бумаги;
- продает лотерейные, проездные билеты на городской транспорт;
ДОПОЛНИТЕЛЬНО. Разрешено не использовать ККТ, применяя вместо чеков БСО, тем предпринимателям, кто осуществляет свою деятельность в труднодоступных местностях (их перечень утвержден региональным законодательством).
Законодательное урегулирование
П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.
Федеральный закон от 03 июля 2016 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.
В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:
- старые формы БСО признаются неактуальными и применяться не могут;
- предприниматели должны сами разработать новые формы БСО (кроме отдельных видов деятельности, для которых утверждены типовые);
- БСО должны содержать некоторые реквизиты в обязательном порядке;
- нужно указывать типографские данные, если БСО печатались таким способом.
Нюансы оформления бланков
Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).
К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.
Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:
- название, уникальный номер из 6 знаков и серия из двух прописных букв (назначается предпринимателем произвольно);
- название организации или имя ИП;
- для юридических лиц – адрес исполнительного органа;
- ИНН;
- вид и стоимость оказываемой услуги (в деньгах);
- сумма к уплате;
- дата оплаты и заполнения;
- данные лица, заполнявшего документ, подпись, печать (если она применяется);
- дополнительные реквизиты услуги.
ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.
Порядок использования БСО
- Поступление бланков из типографии, фиксация этого факта в Книге учета БСО.
- Заполнение бланка с указанием суммы (кроме поля для личной подписи).
- Получение денег у клиента (следует еще раз проговорить ее вслух).
- Подписание документа.
- Отрывание корешка с номером и серией, передача основной части бланка клиенту (либо передача оригинала с оставлением себе копии).
Как заполнять БСО
Положение зафиксировало ряд требований к заполнению данного документа:
- четко, разборчиво, без разночтений;
- исправления не допускаются;
- не менее чем в двух экземплярах.
Что делать, если БСО испорчен
Допустили ошибку в документе строгой отчетности? Выбрасывать этот документ нельзя, поскольку он номерной. Положено перечеркнуть испорченный бланк, а в конце рабочего дня сдать его вместе с выручкой и актуальными БСО (копиями и корешками). Они будут прикреплены к Книге учета БСО.
Иногда случается, что бланк заполнен правильно, но клиент в последний момент отказался от услуги, следовательно, не заплатил за нее. С таким БСО следует поступить так же, как с испорченным: перечеркнуть и сдать в конце дня в полной комплектности: 2 экземпляра с одинаковым номером (или копию и корешок).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если бланки не типографские, а сформированные автоматизированной системой, то напротив испорченного бланка следует поставить отметку «Аннулирован». Выведенные на печать недействительные БСО подлежат учету и уничтожению обычным порядком.
Как учитываются бланки строгой отчетности
Заниматься учетом, хранением и утилизацией БСО должно материально ответственное лицо (с работником заключается соответствующий договор либо руководство берет эту функцию на себя). Поступление бланков из типографии отражается в акте приемки, подписанном комиссией.
Дальнейшая динамика ведется в Книге учета БСО.
Книга учета БСО
Форма этого обязательного учетного документа не утверждена, предприятие или ИП может ее разработать самостоятельно. Основные требования:
- листы следует пронумеровать, сброшюровать, скрепить прошивку печатью;
- они должны содержать подпись руководителя или главбуха;
- бланки учитываются по названиям, сериям, номерам.
Книга делится на несколько частей: отдельно отражают поступившие бланки и переданные для использования, выводится остаток по каждому виду бланков (он должен совпадать с инвентаризационными данными). Предусмотрены такие графы:
- дата поступления (передачи);
- количество бланков;
- кто передал;
- на основании какого документа.
Ревизия БСО
Необходимо время от времени осуществлять инвентаризацию бланков. Обычно это делается одновременно со сверкой денежных средств по кассе. Бланки проверяют по номерам и сериям, отдельно по каждому месту хранения и ответственным за них лицам. Сверяют фактическое наличие с записями у учетной документации.
Результаты отражаются в инвентаризационной описи, форма которой (ИНВ-16) утверждена постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1998 года. Опись оформляется в двух экземплярах, а если материально ответственные лица менялись – в трех.
Хранение БСО
Хранить бланки необходимо в сейфах или специально оборудованных помещениях, откуда их нельзя будет похитить и где они не испортятся. В конце каждого рабочего дня места хранения нужно опечатать или опломбировать.
Использованные документы о принятии денег (копии, корешки) нужно сберегать в течение еще 5 лет. Для этого их следует уложить в мешки, которые опечатываются.
По истечении 5-летнего срока утратившие актуальность БСО уничтожаются по протоколу, аналогичному уничтожению документации (на основании акта комиссии).
Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.
Трудовая книжка установленного образца - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждена форма трудовика и порядок:
- ведения и хранения трудовых книжек*(1);
- изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ - русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык - на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Где взять бланки?
Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков "ГОЗНАК" Минфина. Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа - ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.
К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).
Учет трудовых книжек и вкладышей к ним
Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.
Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.
Главному бухгалтеру ООО "Алмаз"
от менеджера по персоналу
Заявка N 2 от 14 июня 2011 г.
на выдачу бланков трудовых книжек
Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 3 (трех) штук.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.
Отчет N 5 от 31 мая 2011 г.
об использовании бланков трудовых книжек
и вкладышей в них за май 2011 г.
1. Количество бланков трудовых книжек и вкладышей на начало месяца - 0.
2. Количество полученных бланков:
- трудовые книжки - 4 (четыре) ТК-IV N с 1236547 по 1236550;
- вкладыши в трудовые книжки - 0.
3. Количество использованных бланков трудовых книжек - 3 (три):
- ТК-IV N 1236547 выдан Петрову Петру Сергеевичу - стоимость подлежит удержанию;
- ТК-IV N 1236548 испорчен при заполнении (акт об уничтожении N 1 от 25.05.2011);
- ТК-IV N 1236549 выдан Соколкову Ивану Ивановичу - стоимость подлежит удержанию.
4. Количество бланков трудовых книжек на конец месяца - 1 шт. (ТК-IV N 1236550).
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Хранение трудовиков и вкладышей
Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете*(2) указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков - пять лет (п. 695).
В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно - работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.
Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации. Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.
Списание и уничтожение испорченных бланков
Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно (пример см. на стр. 33).
Общество с ограниченной ответственностью "Воскресенье"
Акт N 2
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
Мною, заместителем начальника отдела кадров Ермолаевой А.В., в присутствии секретаря Романовой Л.И. и главного бухгалтера Квасовой О.А. составлен настоящий акт о том, что 15 июня 2011 года в кабинете отдела кадров был уничтожен с использованием бумагорезательной машины испорченный при заполнении бланк трудовой книжки ТК-II N 1472583.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах: для отдела кадров и для бухгалтерии.
Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка. Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:
- на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
- на организацию - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).
эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"
"Отдел кадров коммерческой организации", N 7, июль 2011 г.
*(1) Далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек.
*(2) Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
*(3) Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.
Где отражают учет трудовых книжек
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.
Что с печатью?
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:
- на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
- при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.
Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:
- если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
Бухгалтерский учет
Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;
Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;
Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.
Что будет за нарушение правил?
Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
Новое законодательство изменило порядок начисления и определения пенсий после вступления в силу закона об индивидуальном учете в области пенсионного страхования и введения справки СЗВ-К. Теперь основное значение имеют страховые взносы человека в Пенсионный фонд, а не сведения трудовой книжки. Многие восприняли это как отказ от трудовых книжек. Поэтому возникают вопросы, нужна ли работающему человеку трудовая книжка и является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности.
Несмотря на нововведения в пенсионном страховании, трудовая книжка, как и раньше, относится к обязательным документам, подтверждающим трудовой стаж человека. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка относится к основным документам, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника, что также отмечено в Правилах хранения и ведения трудовых книжек. Все вопросы, связанные с заполнением, хранением и учетом трудовых книжек, регулируются законодательными актами Трудового кодекса РФ, Правилами заполнения и хранения, Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек, а также Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».
Согласно ст. 65 ТК, трудовая книжка используется кадровиками для расчета непрерывного трудового стажа, при расчете и применении пособия по нетрудоспособности, а также является обязательным документом при приеме на работу.
Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?
Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности.
С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки. Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40). Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).
Особое внимание было уделено защите бланков от подделок. Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей. Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.
Получение и заполнение трудовой книжки
После вступления в силу нового законодательства был изменен и порядок обеспечения бланками трудовых книжек работодателей. Предприятие «Гознак» (производитель бланков) распространяет трудовые книжки через уполномоченные компании. На сегодняшний день это:
- ООО «СпецБланк»,
- ГУП «Главснаб Правительства Москвы»,
- ЗАО «Разносбыт».
По новым правилам работодатель для получения бланков должен оформить заявку в письменном виде на адрес распространителя на фирменном бланке своей компании, и только тогда он может получить бланки.
Выдача трудовых книжек производится только по требованию кадровика, в случае необходимости внесения новых сведений в трудовую книжку, а также при увольнении и приеме на работу сотрудников.
Вместе с новой формой трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек. Этими правилами определяется порядок внесения исправлений и записей в трудовые книжки. Согласно этим правилам:
- трудовая книжка работников, которые работают на предприятии более 5 дней, должна быть заполнена и вестись ответственным лицом организации>
- вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки>
- бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации>
- трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах>
- все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.
В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии. В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу. Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.).
В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:
- повышение уровня квалификации сотрудника>
- присвоение наград и поощрений за успехи в работе>
- перевод на новое место работы>
- повышения или понижения в должности>
- увольнение>
- исправление ошибок или неточностей.
Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия. Работодатель обязан сообщать работнику обо всех вносимых в трудовую книжку записях, что подтверждается подписью работника в личной карточке. Формулировки вносимых записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений.
В трудовой книжке не отмечаются записи о взысканиях с работника, за исключением случаев, когда в виде дисциплинарного взыскания предусмотрено увольнение. Также работодатель обязан по требованию работника выдавать в трехдневный срок копию трудовой книжки или выписку из нее.
После заполнения титульной страницы заполняется раздел «Сведения о работе». Заполнение этого раздела производится в следующем порядке:
- По центру в графу №3 вносится полное наименование предприятия (разрешается применять штамп с полным наименованием организации).
- В графе №1 (на уровне первой полосы, находящейся под заголовком) арабскими цифрами вносится номер записи, следующий по порядку.
- В графе №2 указывается дата произведения записи, которая должна помещаться во временные рамки, не превышающие недельного срока с даты соответствующего распоряжения.
- В графу №3 вносится текст записи (приема на работу, повышения, перехода на другую должность и т.д.), который должен соответствовать тексту распоряжения или приказа. Текст записи не должен иметь сокращений, зачеркиваний, должен быть выполнен аккуратно.
- В графе №4 отмечается дата приказа или распоряжения, на основании которого произведена запись в трудовую книжку, а также номер документа.
В случае допущения ошибки в записи она не вычеркивается. В следующей графе вносится новая запись, которая имеет новый порядковый номер, в которой указывается, что предыдущая произведена с ошибкой, а данная запись является исправлением.
Есть некоторые особенности при внесении записи об увольнении сотрудника:
- дата записи должна соответствовать дате приказа об увольнении>
- в тексте записи нужно указывать причину увольнения в четком согласовании с Трудовым кодексом РФ, ссылаясь на подходящую статью и пункт.
При увольнении трудовая книга должна быть заполнена и выдана работнику на руки в день увольнения, иначе, согласно ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.
Правила учета и хранения трудовых книжек
В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета. В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п. 41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек. В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам. Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бланки должны учитываться в штуках.
Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.
Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.
Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк. В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.
Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника. В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:
- дата приема сотрудника на работу>
- данные сотрудника (фамилия, имя, отчество)>
- номер и серия трудовой книжки>
- место работы и должность, на которую принят работник>
- номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.
Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних.
При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки.
Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).
Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.
Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.
Ответственным за организацию оборота Трудовых книжек является руководитель организации или предприниматель. Своим приказом он должен назначить ответственное лицо, на которое возлагается функция по работе с ТК. А в моменты отсутствия уполномоченного работника нужно назначить другого ответственного за Трудовые книжки. Приказа составляется в произвольной форме.
Приказ о назначении ответственного за ТК
Если в организации есть отдел кадров, то в должностных инструкциях его специалистов прописаны обязанности, связанные с трудовыми книжками. Но часто такие функции получает иной сотрудник — секретарь, офис-менеджер, бухгалтер. В их должностных инструкциях не говорится об обязанности вести учет и прочие действия, связанные с ТК. Поэтому при назначении ответственным такого специалиста одного приказа недостаточно. Необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, внести дополнение в его должностную инструкцию.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225 обязывает работодателя всегда иметь в запасе бланки Трудовых и вкладыши к ним. Порядок их приобретения регламентирует приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 № 117н. Бланки можно приобрести у ГОЗНАКА, который занимается их изготовлением. Но чаще ТК покупают у официальных распространителей, например, в магазинах канцелярских товаров. Они, в свою очередь, отчитываются перед производителем за то, кому и в каком количестве реализовали бланки Трудовых книжек, и какие на них были серийные номера.
Важно! Если работник принес пустой бланк трудовой книжки с собой, работодатель не имеет права его брать!
Деньги на покупку ТК выделяются бухгалтерией, и там же осуществляется их хранение как бланков строгой отчетности. Бухгалтерия обязана вести приходно-расходную книгу, в которой учитываются эти бланки. Когда отделу кадров необходимо принять на работу человека без Трудовой книжки, нужно написать в бухгалтерию заявку на выдачу бланка.
Важно понимать, что обязанность хранить бланки закреплена именно за бухгалтерией! Хранение бланков и ведение приходно-расходной книги отделом кадров является нарушением!
Отдел кадров каждый месяц составляет отчет о движении бланков трудовых книжек и передает его в бухгалтерию. Составляется он в произвольной форме, но следует указать, сколько бланков книжек было получено, истрачено, испорчено, а также сколько имеется на конец месяца. Причем исходя из положений Постановления № 225, такой отчет нужно подавать даже в том случае, если в месяце не было движений бланков. Другими словами, следует подавать отчет следует ежемесячно, в том числе и нулевой.
Отдел кадров либо специалист, который занимается кадровыми вопросами, ведет книгу по учету движения ТК.
Таким образом, для учета Трудовых обязательны 2 регистра:
приходно-расходная книга — ведется бухгалтерией;
книга по учету движения ТК — ведется отделом кадров.
Упомянутые книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью либо опломбированы (пункт 41 постановления № 225). Закреплять бумажной пломбой книги по учету ТК запрещено!
Зачастую работодатели пренебрегают этим правилом, хотя оно очень важно. Практика показывает, что за это нарушение при проверках часто налагают штрафы.
Предъявление ТК при приеме работника
Нанимаясь в организацию, работник должен предъявить Трудовую книжку утвержденного в России образца. Исключение составляют трудовые отношения на территории Крыма и Севастополя. Работодатели должны продолжать Трудовые книжки таких сотрудников, выданные в Украине. Но если работник хочет, ему можно заменить старую ТК на документ российского образца (с сотрудника нужно взять заявление).
Что касается работников-иностранцев, то важно знать следующее. Со многими странами СНГ у России заключен договор о взаимном признании страхового стажа. Поэтому в целях его исчисления записи из трудовых книжек таких государств работодатель должен признавать. Но для работы в России иностранному гражданину нужно оформить ТК российского образца.
Действующие бланки ТК:
Образца 1938 года. Действительна, если первая запись появилась до 1 января 1975 года:
Образца 1975 года. Может быть двуязычной — со вкладышем республики. Действительна, если первая запись сделана с начала 1975 года до 1 января 2004 года:
Образца 2004 года. Современная форма документа, наиболее распространенная в настоящее время:
Сложные вопросы при найме сотрудников
Если ТК потеряна
На практике иногда бывает, что на момент найма Трудовая книжка утрачена. Как действовать новому работодателю? Вариант лишь один — оформить работнику новую трудовую книжку. Компания, в которую устраивается сотрудник, не вправе оформлять ему дубликат, даже если он представит все документы, подтверждающие прошлый стаж. Это может сделать только его бывший работодатель.
Если данные в паспорте и ТК не совпадают
При приеме на работу работодатель должен удостовериться, что трудовая книжка принадлежит нанимаемому лицу и полностью соответствует законодательству. В первую очередь нужно проверить его имя — оно должно совпадать с указанным в паспорте. В написании некоторых имен встречаются разночтения. Типичный пример — написание имени «Наталья». Если в паспорте оно указано через «ь», то также через «ь» оно должно быть написано и в Трудовой книжке. Если в же ТК написано «Наталия», по закону считается, что книжка не принадлежит тому человеку, чей паспорт предъявлен.
Иное написание имени, фамилии или другие расхождения — повод для отказа в приеме документа!
Что делать в такой ситуации человеку? Закон требует, чтобы он обращался в суд для признания того факта, что Трудовая книжка с неверно написанными данными в действительности принадлежит ему. Однако на практике такое происходит редко. И даже специалисты Пенсионного фонда порой советуют обратиться к бывшему работодателю с тем, чтобы он внес в установленном порядке исправления в Трудовую книжку. Но если отталкиваться от требований закона, то действовать нужно именно через суд.
Читайте также: