Прочитайте объяснительную записку и отметьте какие элементы этого документа пропущены или неверно о

Опубликовано: 18.05.2024

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

сведения о предприятии,
информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
дата проступка,
пояснения.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Задание 1.

Отметьте признаки официально-делового стиля в приведенных статьях Конституции Российской Федерации. Выпишите из них лексику, словосочетания, характерные для данного стиля. Проанализируйте строение предложений, форму выражения сказуемых во всех случаях и сделайте вывод.

Глава I. ОСНОВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО СТРОЯ.

1. Российская Федерация — Россия есть демократическое Федеративное правовое государство с республиканской формой правления.

2. Наименования «Российская Федерация» и «Россия» равнозначны.

Статья 2.

Человек, его права и свободы являются высшей ценностью в Российской Федерации. Признание, соблюдение и защита неотъемлемых прав и свобод человека и гражданина — обязанность государства.

Статья 3.

1. Носителем суверенитета и единственным источником власти в Российской Федерации является ее многонациональный народ.

2. Народ Российской Федерации осуществляет свою власть непосредственно, а также через органы государственной власти и органы местного самоуправления.

3. Высшим выражением непосредственной власти народа является референдум и свободные выборы.

4. Никто не может присваивать власть в Российской Федерации. Узурпация государственной власти является особо тяжким преступлением.

Задание 2.

Прочитайте текст. Можно ли его считать объяснительной запиской? Почему? Какие ошибки вы заметили?

Директору школы № 3

Я не поехала с классом 4 ноября в музей им. Горького.

Задание 3.

Прочитайте объяснительную записку и отметьте, какие элементы схемы этого документа пропущены или неверно оформлены.

Я, Дмитриева Ирина, ученица 10 класса Горкинской средней школы № 67 Тульской области, не смогла принять участие в конкурсе “Молодые таланты”, потому что накануне подвернула ногу на соревнованиях. Вот по этой причине я не явилась на этот конкурс.

20 мая 2003 года.

Задание 4.

Заполните данную основу объяснительной записки. Как вы считаете, допустима ли такая форма этой деловой записки?

Директору школы №_____

Я, ________________________________, (что сделал(а))_________________

Задание 5.

Выберите ситуацию и напишите объяснительную записку. Представьте что вы…

1) Потеряли библиотечную книгу;

2) Пропустили занятия кружка (секции и т.п.);

3) Опоздали на выездную предметную олимпиаду;

4)Сломали устройство в кабинете физики;

5)Забыли принести в школу заготовленные наглядные пособия для урока биологии.

Напишите своё заявление. Подчеркните слова, которые доказывают что это заявление.

Прочитайте текст, проведите его стилистический анализ.

Иванову Петру Борисовичу

Никитина Кирилла Павловича

Прошу допустить меня к вступительным экзаменам в колледже. В 2003 году закончил 11 классов 34-ой средней школы г. Ростов-на-Дону.

К заявлению прилагаю следующие документы:

1. Аттестат о среднем образовании.

2. Копию свидетельства о рождении.

3. Справку о состоянии здоровья.

Задание 8.

Принимая во внимание правила написания деловых бумаг, составьте: а)заявление, б) объяснительную, в) доверенность.

Задание 9.

Что это за документы? Правильно ли они составлены?

Директору МОУ «СОШ №124»
Рябушкиной С.П.
от Савенкова В.В.

Милая Софья Петровна! Я так намаялся в этом учебном году, устал как собака, уж дайте мне отдохнуть пару месяцев, чтобы потом с новыми силами да за работу. Ведь положено по закону! Не откажите.

Ваш Василий Васильевич.

Директору Астраханской средней школы
Куренкову М.И.
Соловьева Виталия Олеговича

Прошу принять меня на работу учителем истории. Прошу не отказывать в моей просьбе. Я буду очень стараться. Прилагаю свои фотки.

Виталий С.О.
15 августа 2012 год.

Добренькая вы наша Татьяна Андреевна! Вчера я не смогла присутствовать на собрании, потому что мне срочно нужно было сбегать к глазнику. Простите меня, пожалуйста, больше этого не повторится.

20 января 2009 г. Мария Степановна Свиридова.

Пусть Иванову Петьке отдадут мою стипендию. Он как будто человек честный (я его давно знаю) и, надеюсь, денег моих не растратит.

21 февраля 2009 г. Василий Петров.

Я, Ремизова Ксюша, вчера не пришла на субботник, так как сильно расхворалась. Не ругайте меня, пожалуйста, Марья Степановна.

22 апреля 2008 г. Ваша Ксюша.

Орфографическая страничка (работа в тетрадях, 2 ученика у доски).Вставьте пропущенные буквы.

…дм…н…страц…я, з…веду…щий, с…кр…тарь, оф…ц…альный, в…ст…н…вить, уч…реждение, пр…зидент, м…н…стерство, орг…н…зац…я, а…т…б…графия, пр…блем…а, пр…фес…ия, р…путац…я, сп…ц…альность, ин…ц…ативный, к…л…кти…;
иметь (в)виду следу…щее, вп…сле… стви…, (в) течени…, (в) продолжени… мес…ца, (в)виду (не)д…статка мат…р…алов, (по)вид…м…му, к…мп…тентный, д…к…мент, (по)изучени… вопроса, (по)получен… письма.

Из данных слов и словосочетаний выберите лексику, характерную для деловой речи (стиля). Дополнительно орфографическая работа (выборочно).

Принять необходимые меры, обязать, устранить недостатки, предоставить отпуск, принять решение, решить, в связи с. из-за того… что, в силу того что, установление контроля, в случае неявки, без уважительной причины, нести ответственность – отвечать, поставить в известность, довести до сведения – сообщить, проявлять инициативу, выразить благодарность – поблагодарить, принять административные меры – наказать, как в воду кануть, принять к сведению, от нечего делать, уведомить, стать в тупик, тётенька, балбес, шляться, барахло, глазник, очаровательный, милый, уважаемый.

Задание 11.

Представьте себе, что вы успешно окончили ВУЗ и решили начать трудовую жизнь: пошли наниматься на работу в престижную фирму. С какой первой деловой бумагой вы столкнетесь?

Выберите правильный ответ:

· расписка,

· заявление,

· характеристика,

· протокол,

· доверенность,

· автобиография,

· резюме,

· удостоверение

1. Найдите и прочитайте:

· название адресата, к которому обращаются с просьбой,

· должность, фамилия, имя заявителя,

ученика 6а класса

Прошу Вас освободить меня от занятий 13 января в связи с плохим самочувствием.

13 января 2004 г. Иванов

Задание 13.

Назовите части заявления по плану:

· название адресата, к которому обращаются с просьбой,

· должность, фамилия, имя заявителя,

ученика 6а класса

Прошу Вас освободить меня от занятий 13 января в связи с плохим самочувствием.

13 января 2004 г. Иванов.

Задание 14.

Определите падеж существительных.

ученика 6а класса

Задание 15.

Дополните предложения местоимениями.

а) Прошу … освободить … от занятий 23 марта в связи с посещением поликлиники.

б) Прошу … разрешить … поехать на вокзал за билетом 26 декабря в 14 часов.

Задание 16.

Объясните значения выделенных слов в следующих предложениях:

•Каждому адресату своевременно доставлять все почтовые отправления.
• Адресанту следует возвратить бланк телеграммы, если на нем не указан обратный адрес.
•Каждый абонент имеет право лично выбрать интересующие его книги.
•Все ученики 9 класса приобрели абонементы в плавательный бассейн.
•Наши выводы обоснованы убедительными фактами.
•Наши выводы основаны на неоспоримых фактах.

Подберите синонимы к словам и словосочетанию.

получатель, послание, человек, отправитель, деловая бумага, название, проверка, сообщение, ходатайство.

Задание 18.

Вместо пропусков подставьте соответствующие глаголы. Мотивируйте свой выбор.

1. Стороны берут на себя обязательство ______ в срок все поставки оборудования и строительных материалов. 2. Торговый депозит – это сумма денег, которую необходимо ______ в качестве особого залога на счет организации, у которой приобретаются товары. 3. Особым распоряжением генерального директора необходимо ______ в штат сотрудников еще одного консультанта.

Прочитайте заявление, написанное Кондратом Майданниковым при вступлении в колхоз (из книги М. А. Шолохова "Поднятая целина").
Определите, все ли в нем написано по форме. Подумайте, приемлема ли такая форма заявления. Где должно быть указано, от кого оно? Надо ли повторять эту же информацию в начале заявления?
Какие элементы официально- делового стиля встречаются в данном отрывке? Какую деловую бумагу можно было бы составить на основании имеющихся в тексте данных? Напишите текст этой бумаги, отредактировав её.

Товарищу Макару Нагульнову
в ячейку комунистической
гремяченской партии.

Я, Кондрат Христофоров Майданников, прошу принять меня в колхоз с моей супругой и детьми, и имуществом, и со всей живностью.

Прошу допустить меня до новой жизни, так как я с ней вполне согласный.

Прочитайте. Найдите ошибки в написании заявления. Перепишите исправленное заявление.

Директору средней школы №425

ученицы 6 класса “Б”

Дорогая Иванова Е. И. прошу вас отпустить меня Лукьянову Ангелину Игоревну пораньше от летних каникул.

Лукьянова Ангелина Игоревна

Напишите доверенность на получение стипендии, соблюдая все правила оформления реквизитов документа.

углубить знания о сфере употребления языковых средств, характерных для официально – делового стиля речи; выделить предназначение официально – делового стиля для создания различных документов; ознакомить с объяснительной запиской, служебной запиской, докладной запиской, научить редактировать текст документов в соответствии с требованиями к жанру деловой бумаги.

2) Научить школьников пользоваться деловой речью в определённой обстановке, в определённой жизненной ситуации; прививать умения и навыки составления деловых бумаг.

3) Воспитывать социально значимую личность, свободно себя чувствующую в повседневной жизни: в сфере правовых отношений, служебных, производственных.

Оборудование урока: мультимедийная презентация; папки с дидактическим материалом.

Ход занятия.

I . Сообщение цели, постановка цели и её мотивация.

Ребята, 21 век характеризуется как век деловых взаимоотношений на различных уровнях. Деловые бумаги занимают всё большее место в жизни современного человека. Возрастает роль правильно оформленных документов в профессиональном определении, успешном трудоустройстве, поскольку о грамотности и способностях человека судят по написанным им документам. Поступает ли человек в учебное заведение или на работу, получает ли паспорт или меняет его на новый, приобретает ли автомобиль, переводит деньги, он обращается к деловым бумагам. Сегодня мы продолжим разговор о деловом письме, обобщим знания, полученные на предыдущем занятии, уделим особое внимание официально - деловому стилю, попробуем выявить характерные особенности этого стиля на примере объяснительной записки, служебной записки, докладной записки, научимся писать эти документы в соответствии с требованиями к жанру деловой бумаги.

- Продолжая разговор о значении деловых бумаг в вашей жизни, послушаем мини-сочинения, которые вы писали дома на тему «Значение деловых бумаг в жизни современного человека».

Чтение учениками сочинений.

II . Актуализация имеющихся знаний.

- Где используется официально-деловой стиль? ( В сфере правовых, международных, деловых, служебных и производственных отношений).

- Какова основная функция официально-делового стиля? ( Официальное сообщение, точная передача информации).

- Каковы основные черты официально-делового стиля? (Точность, Краткость, Сжатость, Высокая степень стандартизации, Безличность, Предписывающий характер деловых документов, Неэмоциональность изложения).

- Что означает термин стандартизация? (Обилие устойчивых речевых оборотов)

- Назовите примеры устойчивых речевых оборотов. (По истечении срока, прошу принять, справка дана, выдана для предъявления, доверяю получить, выписка верна, протокол собрания, акт приёма-сдачи).

- Наиболее стандартизованы справка, удостоверение, доверенность, расписка, акт.

- Как вы понимаете выражение предписывающий характер деловых документов? ( Широкое употребление слов с оттенком долженствования (обязан, имеет право, должен соблюдать, приказывает, постановил и т.д.), неполных и безличных предложений со значением необходимости (необходимо улучшить, поручить учащимся, предоставить работнику).

- Какие деловые бумаги вы знаете? (расписка, объявление, справка, удостоверение, объяснительная записка, доверенность, заявление, протокол, автобиография, характеристика, резюме).

III . Проверка домашнего задания.

На прошлом занятии мы познакомились с правилами оформления заявления и расписки.

- Когда используется расписка? (при получении денег, ценных вещей, документов).

- По какому плану составляется расписка?

фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;

наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо;

наименование полученного с указанием количества и сумма (количество и сумма пишутся сначала цифрами, потом в скобках прописью);

на основании чего (документа, распоряжения, просьбы и т.д. ) получены ценности;

дата составления расписки.

Проверим домашнее задание. Нужно было в электронном варианте

- составить расписку в получении от лаборанта химического кабинета реактивов для проведения опытов.

- составить расписку в получении денег у директора школы на приобретение канцелярских товаров для школы.

На слайдах рассматриваются примеры расписок.

IV . Изучение новой темы.

Сегодня мы познакомимся с правилами составления объяснительной записки, служебной записки, докладной записки.

1) Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях – по инициативе подчинённого. В ней излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, правил, невыполнения заданий и т.п.

Объяснительная записка составляется с указанием следующих реквизитов:

Адресат (кому, где – указываются должность, имя, отчество, фамилия).

Дата составления документа.

Текст (содержание) записки.

Наименование должности, фамилия, имя, отчество, а также подпись составителя.

Образец объяснительной записки. .

Директору средней школы №2

г. Буинска Андрееву В.А.

25 января 2003 года

В связи с тем что моя мама после операции нуждалась в особом уходе в больнице, 22 и 23 января я не смогла принять участие в районных соревнованиях и защитить честь нашей школы.

Ученица 10 класса школы №2 В.Волина.

Ученики записывают план и образец.

2) Упражнения.

А) Прочитайте текст. Можно ли его считать объяснительной запиской? Почему? Какие ошибки вы заметили?

Директору школы №3

От ученицы 9 класса

Я не поехала с классом 4 ноября в музей им. Горького.

Прочитайте объяснительную записку и отметьте, какие элементы логической схемы этого документа пропущены или неверно оформлены.

Я, Дмитриева Ирина, ученица 10 класса Горкинской средней школы №67, не смогла принять участия в конкурсе «Молодые таланты», потому что накануне подвернула ногу на соревновании. Вот по этой причине я не явилась на конкурс. 20 мая 2007 года.

В) Заполните данную основу объяснительной записки. Как вы считаете, допустима ли такая форма этой деловой бумаги?

Я, ,пропустил (а) занятия 12-14 февраля 2009 года, потому что

Г) Выберите ситуацию и напишите объяснительную записку. Представьте, что вы…

Потеряли библиотечную книгу.

Пропустили занятия кружка.

Опоздали на предметную олимпиаду.

Сломали устройство в кабинете физики.

Забыли принести в школу заготовленные наглядные пособия для урока биологии.

3) В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение.

Она составляется по следующему плану:

Кому (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

От кого (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

Что просят, о чём сообщают.

Для чего и с какой целью.

На основании чего.

Дата и подпись подающего служебную записку.

части Васильевой З.Н.

по внеклассной работе И.И. Ткач

Сообщаю, что учащиеся 9-11 классов решили посадить у памятника землякам, павшим во время Великой Отечественной войны, саженцы различных деревьев и кустарников. Просим выделить транспорт, чтобы привезти их из лесного хозяйства к 1 мая 2003 года. Кроме того, нам необходимы бочки с водой ко 2 мая, так как именно в этот день мы хотим заняться посадкой.

Заместитель директора по внеклассной работе Подгорнинской средней школы

(подпись) И.И. Ткач

4) Докладная записка в отличие от служебной имеет больший объём большую значимость. Ею, как и служебной запиской, пользуются в служебных целях, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.

Докладная записка по своему содержанию близка к письменному докладу, поэтому в ней не только сообщается один факт или ряд фактов, цифры, но и объясняется, почему именно так сделано или почему так надо сделать. Затем делаются выводы и конкретные предложения.

Если докладная записка имеет особо важное значение, то податель сдаёт её секретарю под расписку и копию докладной записки оставляет себе.

Примерный план, по которому пишется докладная записка:

Кому подаётся (наименование должности, звание, фамилия, инициалы).

От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес).

Содержание, система доказательств.

Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.

Дата и подпись составителя докладной записки.

Директору средней школы №5 г. Брянска Епишко Т.В.

классного руководителя 10 класса А Курасова С.П.,

старосты этого же класса Светлова А.Т.

Сообщаем, что учащиеся 10 А класса, обсудив вопрос о производственной практике, решили провести ремонт своего класса и коридора на втором этаже своими силами с привлечением инженера-строителя Васильева Р.Т., отца Васильева Геннадия.

Для проведения ремонтных работ учащиеся класса закупили белую краску и обои. Для ремонта коридора просим выдать необходимый инвентарь.

1. К ремонту приступить 28 мая.

2. Заместителю директора по хозяйственной части приобрести клей для обоев, а также необходимое количество краски и других материалов для ремонта коридора.

3. Работу организовать в две смены.

Классный руководитель (подпись) С.П. Курасов

Староста 10 А класса (подпись) А.Т. Светлов

V . Упражнения

1) Прочитайте текст. Определите, какая это записка: служебная, объяснительная или докладная. Докажите свою точку зрения.

Заместителю директора по воспитательной работе Федосеевой Т.А.

членов школьного самоуправления

Доводим до Вашего сведения, что учащиеся 10 в класса в течение недели неоднократно срывали дежурство по школе. Вследствие этого 6 февраля 2004 года при неизвестных обстоятельствах разбито окно на третьем этаже.

На ученическом совете были заслушаны ответственные за дежурство в данном классе.

Принято решение назначить 10 В класс дежурным ещё раз в течение одной недели.

Члены школьного С.Устинов,

самоуправления А. Корнилова.

2) Прочитайте текст. Устраните речевые недочёты, вызванные смешением разных стилей, исправьте ошибки в оформлении.

Валентине Григорьевне Лебедевой Актива 8 В класса

Доводим до Вашего сведения, что ученица 8 В класса Ларионова Г. одна-одинёшенька не успевает по двум предметам, не посещает уроки технологии. Пропусков по другим урокам хоть отбавляй. Собрание класса решило проучить Ларионову Г., объявить ей бойкот до тех пор, пока не образумится.

Староста класса Абрамова О.

Актив класса Калачёв А, Мищенко Е.

VI . Обобщение. Итак, что нового и полезного вы узнали на сегодняшнее занятии? Как поможет вам это в жизни?

VII . Домашнее задание.

Напишите объяснительную записку классному руководителю, указав причину вашего отсутствия на уроке иностранного языка.

Напишите служебную записку директору школы о работе класса в период уборки урожая в ОО «Овощевод».

Напишите докладную записку директору школы или классному руководителю о том, что и сколько читают учащиеся вашего класса. Используйте данные школьной библиотеки, сведения опроса.

Глава I. ОСНОВЫ КОНСТИТУЦИОННОГО СТРОЯ.

2. Наименования «Российская Федерация» и «Россия» равнозначны.

Прочитайте объяснительную записку и отметьте, какие элементы этого документа пропущены или неверно оформлены? Запишите исправленный текст.

20 мая 2003 года.

Из данных слов и словосочетаний выпишите лексику, характерную для делового стиля.

Установление контроля, поезжай, мероприятие, всю дорогу, лицевой счет, скрипеть, в случае неявки, без уважительной причины, нести ответственность, отвечать, поставить в известность, довести до сведения, сообщить, проявлять инициативу, выразить благодарность, поблагодарить, принять административные меры, тётенька, балбес, шляться, барахло, глазник, подлежать изъятию.

В предложениях из работ школьников найдите и устраните(запишите правильный вариант) неоправданно примененные элементы официально-делового стиля, то есть канцеляризмы.

1.В лагере я очень любил принимать участие в спортивных играх.

2. В целях укрепления своей власти князья постоянно воевали друг с другом.

3. Захар по приказанию Обломова производит небольшую работу в доме.

Выпишите правильный ответ: расписка, заявление, характеристика, протокол, доверенность, автобиография, резюме, удостоверение

Практическая работа по теме «Официально-деловой стиль»

3. Высшим выражением непосредственной власти народа является референдум и свободные выборы.

20 января 2009 г. Мария Степановна Свиридова.

Из данных слов и словосочетаний выпишите лексику, характерную для делового стиля.

Принять необходимые меры, обязать, устранить недостатки, предоставить отпуск, принять решение, решить, в связи с. из-за того… что, в силу того что, наказать, как в воду кануть, принять к сведению, от нечего делать, уведомить, стать в тупик, очаровательный, милый, поставить в известность, попутка, возбудить дело, побудить к действию, сказануть, валять дурака, осуществлять руководство.

В предложениях из работ школьников найдите и устраните (запишите правильный вариант) неоправданно примененные элементы официально-делового стиля, то есть канцеляризмы.

Став более взрослым, Онегин принимает активное участие в балах.

Систематического образование Татьяна Ларина не получила: родители не уделяли этому

Васек тоже является моим одноклассником.

Сегодня поговорим о том, как правильно написать объяснительную записку, приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и так далее.

Зачем нужна объяснительная записка

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
различные нарушения трудовой дисциплины;
нарушение производственной дисциплины;
разнообразные дисциплинарные правонарушения;
проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Юридическое значение объяснительных записок

Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:

объективно и всесторонне оценить ситуацию;
выявить виновных в происшествии;
принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.

Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.

Когда писать объяснительную

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов.

К ним относится:

наименование организации, структурного подразделения;
адресат, зачастую руководитель организации;
адресант, то есть непосредственный нарушитель;
наименование вида документа;
регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
текст документа;
дата написания;
подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную

Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.

В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.

Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.

Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.

Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.

Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.

Акт об отказе

В ситуации, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения, составляется акт на основании данного факта. Правильное оформление этого документа определяет степень его юридической значимости.

При оформлении акта используется специальная форма, принятая предприятием или установленная требованиями ГОСТа.

Обязательными к указанию являются определенные реквизиты:

Название организации.
Правильный заголовок (вид и наименование документа).
Дата и место составления.
Регистрационный номер документа.
Подписи руководителя, двух членов комиссии, составляющей акт.
Гриф утверждения (лишь при необходимости).

В документе обязательно указывается нарушение, которое отказался объяснять работник и причины отказа. Не желавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под роспись.

У сотрудника есть два рабочих дня на предоставление записки, и только по их истечении может быть составлен акт об отказе от объяснений.

Объяснительная записка не является смертным приговором и неоспоримым доказательством вины. При ее написании стоит призвать на помощь всевозможный дар убеждения в своей правоте или раскаянии, и скорее всего «грозовые тучи» над рабочим местом благополучно развеются, чего и остается всем пожелать.

Где может пригодиться

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:

не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Объяснительная в школу

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Объяснительная в институт

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Объяснительная на работу

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

Объяснительная записка (образец) об ошибке в работе

А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.

Форма такого типа документа — аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения:

Жучков должен изложить суть своей ошибки и ее причины.
Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.

Объяснительная в полицию

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Объяснительная в налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу, это может произойти в случаях:

несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

Объяснительная от кассира

Работа кассира очень ответственная, так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

когда чек отбит на неверную сумму;
осуществления возвратов на чековой ленте;
неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

Объяснительная в детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно.

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

Объяснительная составлена, что дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Читайте также: