Работник порвал документы для ознакомления что делать

Опубликовано: 17.09.2024

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Утрата документов может произойти не только по вине работников. Даже при соблюдении всех норм, могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи (хищения), затопления (потопа) или аварии.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов.

Налоговая ответственность:
200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность:
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов:

Сообщаем о произошедшем случае руководству организации

В случае выявления порчи или утраты документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. Для этого используйте докладную (служебную) записку.

Помните! Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Проводим инвентаризацию

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведения являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись прилагается к акту расследования порчи документов.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности. (В случае если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов).

Восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

Различные управленческие решения подтверждаются приказами. Сотрудники должны быть ознакомлены с документом под роспись. Однако иногда работник отказывается ставить свою подпись. Что делать в этом случае работодателю? Рассмотрим в этой статье.

В каком случае составляются приказы

Рассмотрим основные поводы для составления приказа:

Даты и порядок предоставления отпуска.
Расторжение трудового договора с сотрудником.
Привлечение сотрудника к сверхурочному труду.
Перевод на другую должность или на другое рабочее место.
Перевод работника в другую компанию.
Назначение дисциплинарного взыскания.
Внесение корректировок во внутренний распорядок.

Приказы также могут оформляться в случае иных распоряжений руководства.

Почему сотрудник отказывается ставить подпись на приказе

Отказ ставить свою подпись – это признак конфликта интересов между сотрудником и работодателем. К примеру, работник не согласен с решением руководителя, а потому пытается чинить препятствия. Подобная ситуация распространена при увольнении сотрудника. Руководитель пытается уволить специалиста, однако последний не хочет уходить с работы. Поэтому он не выражает согласие с приказом об увольнении в форме подписи.

Имеет ли право сотрудник не ставить свою подпись?

Обязанности и права сотрудника прописаны в статье 21 ТК РФ. В перечне обязанностей отсутствует такое действие, как проставление подписи на приказах. Отказ от подписи, согласно статье 379 ТК РФ, может быть признан как самозащита сотрудником своих трудовых прав. Такие положения нормативных актов вполне оправданы, так как на практике человека невозможно принудить поставить свою подпись.

Одновременно с этим закон обязывает работодателя знакомить своих сотрудников с приказом под подпись. Создается некоторое противоречие. Однако законодатели предусмотрели ситуацию отказа специалиста. Отказ сотрудника, согласно статье 84.1 ТК РФ, не может стать преградой для выполнения распоряжения об увольнении. В подобной ситуации в документе нужно проставить эту запись: «От подписи отказался».

В статье 193 ТК РФ указано, что работодатель также должен оформить акт об отказе. Составление этого документа должно проводиться в соответствии с правилами. Если эта бумага не составлена, приказ руководителя не будет действительным. Сотрудник может оспорить действие этого документа.

Рассмотрим пример. Руководитель желает уволить сотрудника. Он составляет соответствующий приказ. Работник отказывается ставить подпись. Работодатель все равно производит расторжение трудового договора. Сотрудник оспаривает свое увольнение в суде. Аргументирует он свой иск с тем, что его не ознакомили с приказом. Работодатель никак не может оспорить аргумент истца, так как отсутствует как подпись, подтверждающая ознакомление, так и акт.

Составление акта об отказе

В нормативных актах не приведена унифицированная форма данного документа. То есть эта форма разрабатывается организацией самостоятельно. Вид документа может варьироваться в зависимости от особенностей работы компании. При составлении акта нужно опираться на нормы, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003. Также следует обратить внимание на архивные правила.

Акт является информационно-справочной бумагой. Он подтверждает какое-либо действие или событие. В документе должны быть указаны различные реквизиты. Это обязательное условие. Акт может составляться только комиссией, то есть несколькими лицами. Один руководитель не может оформить эту бумагу. Документ включает в себя три части:

Вводную часть. Включает в себя дату составления, номер, ссылку на документ (приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись). Нужно указать состав комиссии. Прописывается каждый участник комиссии в алфавитном порядке с указанием ФИО и должности.
Основную часть. В ней излагаются установленные факты дела, выводы и заключения. К примеру, в этой части может содержаться такая запись: «Комиссия установила, что сотрудник Иван Иванов, занимающий должность менеджера по продажам, отказался от подписи приказа об увольнения».
Заключительную часть. Все участники комиссии проставляют свои подписи на документе. Указывается информация о количестве экземпляров документа.

ВАЖНО! Работодателю очень важно составить акт в полном соответствии с законом. Принципиально это потому, что отказ сотрудника в проставлении подписи уже обозначает конфликт интересов. Если акт будет составлен неправильно, высок риск того, что работник пойдет за оспариванием этого документа в суд.

Правила заполнения акта об отказе

Рассмотрим базовые требования к акту об отказе в подписи:

Документ оформляется сотрудником кадровой службы.
В бумаге в обязательном порядке прописывается эти сведения: информация, идентифицирующая лиц (должность и прочее), ФИО отказавшегося сотрудника, ФИО участников комиссии.
Под документом проставляются подписи руководителя и двух свидетелей.

В бумаге должны быть шапка, наименование акта, событие, которое подтверждается.

Порядок действий работодателя

Рассмотрим все действия работодателя, которые нужно выполнить при отказе сотрудника от подписи:

В присутствии двух или трех работников сотруднику предлагается ознакомиться с актом. Желательно, чтобы эти работники не были прямыми подчиненными руководителя.
Сотрудник отказывается от подписи в устной форме.
Работодатель зачитывает приказ для того, чтобы работник был ознакомлен с документом.
Оформляется акт об отказе от подписи. Рекомендуется подготовить его заранее.
Свидетели подписывают этот акт. Сотруднику также предлагается поставить подпись на документе.
Если сотрудник отказывается и от этой росписи, в документе нужно проставить отметку: «От ознакомления с документом сотрудник отказался». Эта заметка также подтверждается подписями свидетелей.

ВАЖНО!
Отметка об отказе сотрудника поставить свою подпись должна быть рукописной.
Также от руки проставляется регистрационный номер и дату оформления акта.

Где хранить акт

Рекомендуется подшить составленный акт к приказу, который сотрудник отказался подписывать. Эти документы взаимосвязаны друг с другом, а потому логично прилагать одну бумагу к другой.

Последствия от проставления подписи

За отказом в подписи следуют эти последствия:

Отказ не будет являться преградой для реализации распоряжения руководителя, если последний правильно оформит акт.
Отказ может быть рассмотрен как несогласие с приказом руководства. То есть это нарушение трудовой дисциплины. Актуально это для тех случаев, когда сотруднику предложено подписать приказы о командировке, о прохождении медицинского осмотра. В этом случае следует дисциплинарное наказание.

Последствия рассматриваемой ситуации почти полностью зависят от действий работодателя. Поэтому он должен ориентироваться на закон. Это поможет не допустить судебных разбирательств в дальнейшем.

Н екоторые документы в силу обстоятельств быстро утрачивают свой первоначальный вид, становятся сперва потрепанными, а потом и совсем ветхими. Изначально при неаккуратном обращении на тот или иной документ можно посадить пятно или чем-то запачкать его, оторвать кусок или даже порвать на части. В такой ситуации возникает логичный вопрос: какова юридическая сила такого документа?

Само по себе наличие на нем пятна или другого подобного дефекта не страшно. Если речь идет, например, о договоре, то главное, чтобы из его содержания можно было понять действительную волю сторон (ст. 431 ГК РФ). Это относится и к договорам, от которых оторвана какая-то часть. Когда из оставшегося куска можно понять содержание документа, то он может считаться достоверным документом и выполнять функцию доказательства.

Еще лучше, если по спорному документу уже есть судебный акт (т.е. в рамках судебного дела этот документ уже был принят в качестве надлежащего доказательства).

Судебная практика. Определение Костромского областного суда от 09.12.2013 по делу № 33-2044

После утверждения судом мирового соглашения сторона стала ссылаться на то, что долговая расписка, представленная в материалы дела, была ветхой. Поскольку судебный акт по делу уже был принят, такое возражение не имело никакого значения.

Что было на оторванной части?

Другое дело, если оторванная часть документа принципиально меняет его содержание.

Судебная практика. Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 27.10.2011 по делу № 33-24160/2011

В одном деле заемщик составил черновой вариант долговой расписки. На документе имелась надпись «образец», которая впоследствии была оторвана. Заимодавец денег так и не выдал, зато обратился в суд и потребовал вернуть заем. Однако суд в иске отказал. Экспертным заключением был подтвержден факт того, что от документа была оторвана часть с надписью «образец». Это обстоятельство подтверждало правдивость версии ответчика.

Если какую-то часть договора из-за пятна или по другой причине прочитать невозможно, то нужно оценить, достаточны ли условия в неповрежденной части для установления воли сторон. Ведь если в договоре не видно одно из условий, которое не является существенным, можно обойтись и без него. В такой ситуации применяются общие нормы закона. Например, если невозможно установить цену договора, то применяется цена, которая обычно взимается при сравнимых обстоятельствах (п. 3 ст. 424 ГК РФ).

Если повреждена та часть, в которой были изложены существенные условия договора, то есть смысл поискать обстоятельства, которые позволяют установить волю сторон. Это может быть переписка, последующее поведение сторон (в т.ч. фактическое исполнение сделки) и т.п. Если и аких обстоятельств нет, то договор будет считаться незаключенным.

Суд отклонил довод заемщика о том, что он погасил долг по займу. В подтверждение своей позиции заемщик ссылался на то, что запись о возврате денег была на оторванной части расписки. Поскольку никаких доказательств в подтверждение своих слов заемщик не представил, суд взыскал с него долг.

Судебная практика. Определение ВС РФ от 16.08.2016 № 18-КГ16-70

Суд указал, что истец, настаивавший на взыскании денег, не смог доказать факт возникновения долга. Представленный им документ содержал просто цифры и подписи. Но было совершенно неясно, что они означают. Доказательств того, что этот документ являлся частью другого, тоже не было.

Если документ или его реквизиты перечеркнуты

Само по себе перечеркивание документа не влияет на его действительность. По закону никаких негативных последствий для сторон перечеркивание не влечет!

Если говорить о гражданско-правовом договоре, то перечеркивание не означает его расторжение или изменение условий. Для этого есть специальный порядок (см. главу 29 «Изменение и расторжение договора» ГК РФ). Такой же подход применяется и в трудовых отношениях.

Судебная практика. Определение Московского городского суда от 27.11.2015 № 4г/4-12836/15

Работник подписал соглашение о расторжении трудового договора, но потом заявил, что сделал это под давлением работодателя. Один из его аргументов состоял в том, что свою подпись в соглашении он перечеркнул.

Однако суд этот довод не принял. Объяснение было простое: в ТК РФ не сказано, что перечеркивание подписи лишает документ юридической силы. Кроме того, работодатель подстраховался и составил акт о том, что сотрудник перечеркнул свою подпись уже после заключения соглашения: при ознакомлении с личным делом.

Впрочем, заинтересованная сторона может представить доказательства существования специального соглашения с контрагентом или обычая, в силу которых перечеркивание листа или зачеркивание подписи лишает документ юридической силы. Однако сделать это будет крайне.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Можно ли наложить на работника дисциплинарное взыскание за отказ от ознакомления с приказом руководителя о введении нового положения о проверках в организации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
За отказ от ознакомления с приказом руководителя о введении нового положения о проверках в компании к работнику не может применяться дисциплинарное взыскание.

Обоснование вывода:
Согласно ст. 192 ТК РФ работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Обязанности, возложенные законом на всех работников без исключения, перечислены в части второй ст. 21 ТК РФ. В этом перечне отсутствует обязанность работника ознакомиться под подпись с локальными нормативными актами и иными внутренними документами, которые принимаются работодателем. В то же время обязанность знакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью, возложена на работодателя (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Таким образом, работник вправе отказаться от ознакомления с приказом о введении положения о проверках в компании, и действия работодателя по применению к нему дисциплинарного взыскания за такой отказ будут являться неправомерными (смотрите, например, решение Долинского городского суда Сахалинской области от 04.04.2018 по делу N 2-207/2018, решение Тагилстроевского районного суда г. Нижнего Тагила Свердловской области от 17.07.2019 по делу N 2-814/2019).
Отметим, что отказ работника от ознакомления с локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем, не освобождает работника от необходимости соблюдать их положения. В силу части второй ст. 21 ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, соблюдать трудовую дисциплину. В соответствии с п. 35 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" под неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя).
Если работодатель предпринял меры по ознакомлению работника с локальным нормативным актом, но сам работник ознакомиться под подпись с содержанием этого документа отказался, дальнейшее невыполнение им положений этого локального акта работодатель вправе расценивать как дисциплинарный проступок (смотрите, например, ответы специалистов Роструда на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда "Онлайниспекция.РФ"). На практике отказ работника от ознакомления с локальным нормативным актом фиксируется в соответствующем акте, оформленном в свободной форме.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

25 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Вина работника в ненадлежащем исполнении возложенных на него трудовых обязанностей может быть установлена лишь в том случае, если работодатель под роспись довел до сведения работника содержание локальных нормативных актов, связанных с его деятельностью, поскольку исполнять свои обязанности работник может лишь будучи о них осведомленным

Таким образом, неознакомление работника с локальными нормативными актами является нарушением трудового законодательства со стороны работодателя, поэтому вменение работнику в вину нарушение положений локального нормативного акта, с которым он не был ознакомлен, является недопустимым.

Работник обратился в суд с исковым заявлением к работодателю об оспаривании приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности, взыскании компенсации морального вреда. Приказом истец была привлечена к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и к ней было применено дисциплинарное взыскание в виде выговора. По мнению истца, данный приказ является незаконным, поскольку все должностные обязанности исполняла надлежащим образом, все карточки больных заполнялись ей вовремя и без нарушений. Кроме того, с локальным нормативным актом, регулирующим порядок заполнения медицинской документации и её передачи в архив, истец ознакомлена не была.

Решением Благовещенского городского суда Амурской области от 17 октября 2017 года, оставленным без изменения апелляционным определением судебной коллегии по гражданским делам Амурского областного суда от 29 января 2018 года, работнику в удовлетворении иска было отказано.

Постановлением президиума Амурского областного суда указанные судебные постановления были отменены с направлением дела на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи с существенными нарушениями норм материального права, допущенными при производстве по делу.

Разрешая спор по существу и признавая законным наложение указанного дисциплинарного взыскания, суды исходили из того, что работодателем соблюдён установленный законом срок, учтены тяжесть совершённого дисциплинарного проступка, степень вины истца, обстоятельства совершения проступка и предшествующее отношение истицы к своим обязанностям. При этом суды пришли к выводу о доказанности того, что работник в спорный период времени ненадлежащим образом оформляла медицинские кары пациентов, в установленный срок не сдавала статистические талоны выбывших из стационара, своевременно не передавала в архив учреждения медицинские карты пациентов отделения патологии беременности, тем самым ненадлежащим образом исполняя свои должностные обязанности.

Доводы истца о том, что она не была ознакомлена с локальным нормативным актом, регулирующим порядок ведения и передачи в архив медицинской документации, суд первой инстанции отклонил, указав, что истица в силу своих должностных обязанностей обязана была знать и соблюдать все действующие законы и иные нормативно-правовые акты, имеющие отношение к её профессиональной деятельности. При этом судом учтено, что истцом заполнялись медицинские карты, о чём свидетельствуют сданные ей 11 карт.

Суд апелляционной инстанции с данными выводами согласился.

Правила оформления медицинской документации вместе с порядком передачи её в архив, а также порядок выписки больных из стационара установлены приказом Работодателя.

Из данной нормы следует, что привлечение работника к дисциплинарной ответственности по общему правилу возможно только при наличии его вины в совершении дисциплинарного проступка.

Наличие вины является необходимым и обязательным основанием для всех видов юридической ответственности во всех отраслях права (Постановление Конституционного Суда Российской Федерации от 11 марта 2008 года N 4-П).

Согласно положениям ч. 2 ст. 22 ТК РФ, помимо прочего работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Из приведённых положений следует, что действующее законодательство предусматривает единственный способ доведения до работника сведений о наличии локального нормативного акта, связанного с его трудовой деятельностью, а именно ознакомление с таким локальным нормативным актом под роспись, поскольку исполнять свои обязанности работник может лишь будучи о них осведомлённым.

Следовательно, неознакомление работника с локальными нормативными актами является нарушением трудового законодательства со стороны работодателя, поэтому вменение работнику в вину нарушение положений локального нормативного акта, с которым он не был ознакомлен, является недопустимым.

При этом обязанность работника знать и соблюдать все действующие законы и иные нормативно-правовые акты, имеющие отношение к его профессиональной деятельности, не освобождает работодателя от обязанности обеспечить надлежащее ознакомление работника с принимаемыми им локальными нормативными актами, которые к числу нормативно-правовых не отнесены.

Таким образом, при проверке законности привлечения истицы к дисциплинарной ответственности необходимо установить, была ли она ознакомлена с приказом работодателя в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 22 ТК РФ или нет.

Читайте также: