Сколько основных документов разрабатывается для организации обучения работников организации

Опубликовано: 17.09.2024

В Трудовом кодексе вопросам обучения сотрудников отведено несколько статей, однако закон регламентирует далеко не всё. Сегодня поговорим о документах, которые не обязательны, но могут упорядочить работу организации в этой сфере.

Бумаги не обязательные, но полезные

Речь идет о внутренних документах организации: положении об обучении персонала, годовом плане и приказах на обучение сотрудников. Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять их, но они могут стать опорой кадровику, помочь систематизировать виды и формы обучения, выстроить единую систему с учетом целей и ожидаемых результатов.

Положение об обучении персонала, годовой план могут разрабатывать все организации, особенно это актуально для крупных организаций численностью более 1 000 человек, компаниям с разветвленной структурой и территориальной отдаленностью филиалов, где есть единые требования к бизнес-процессам или за обучение в компании отвечают разные люди. Также это будет актуально для производственных предприятий, где велик процент рабочих кадров и инженерно-технических работников (ИТР), у которых есть обязательное обучение и аттестация.

В этом вопросе очень многое зависит от самой организации. Где-то стараются максимально зафиксировать все элементы системы обучения и строго ей придерживаются; где-то планы составляют, но меняют в течение года; где-то потребности в таких документах нет вовсе. Однако не забывайте, что некоторые внешние формы обучения (подготовка, переподготовка, повышение квалификации, обязательные аттестации и пр.) сотрудников могут потребовать оформления приказов, распоряжений, ученических договоров и пр. О них мы расскажем в следующих статьях.

Приказы на переподготовку и повышение квалификации составляйте легко и быстро в программе Контур-Персонал.

Положение, стандарт или регламент

Как будет называться этот документ, зависит от компании: Стандарт обучения и развития, Регламент проведения обучения, Положение о развитии талантов — единых требований к названию, равно как и к содержанию, нет. Для простоты назовем его «Положение об обучении персонала».

Вот несколько рекомендаций по содержанию документа:

Пропишите цели и задачи данного положения. Это позволит показать границы бизнес-процесса, а также поможет собственнику ответить на ключевой вопрос: зачем этот ЛНА нужен компании.
Укажите все заинтересованные в обучении стороны.
Опишите основные направления, формы и виды обучения.
Подробно пропишите бизнес-процесс: порядок действий и ответственность сторон на каждом этапе.
Отразите систему/форму оценки результатов обучения.
Важно включить в документ информацию о том, как формируется бюджет на обучение, каковы источники финансирования и порядок согласования затрат и выделения средств. Например, бюджет организации на следующий год формируется в конце предыдущего. Подразделения подают аргументированные заявки на обучение, и руководитель определяет суммы, исходя из потребностей подразделений и возможностей бюджета. В середине года может пройти корректировка бюджетов и планов. Есть предприятия, где средства на обучение выделяются ситуативно, когда возникает необходимость в нем.

Будет здорово, если вы отразите в Положении об обучении персонала систему оценки эффективности. Существует много методик, можно использовать одну из них или выработать свои критерии. Главное — определить инструмент, который позволит понять, насколько эффективно проведено обучение и как это позволяет достичь бизнес-результата компании. И если обучение неэффективно, то почему.

План на год: реально ли? надо ли?

Составлять годовой план обучений, семинаров, конференций и пр. по закону обязаны только учреждения бюджетной сферы. Остальные работодатели вправе обойтись без него. Однако такой график будет полезен, если вы сталкиваетесь с обязательным обучением или аттестацией сотрудников. Его также удобно использовать, если в организации есть практика тематических/сезонных стратегий, например, в этом году решено упор сделать на повышении эффективности мастерского состава. В плане вы можете отметить основные этапы, крупные мероприятия и сроки, а частные задачи решать в течение года.

«У нас в компании планирование обучения — гибкий процесс, каждый руководитель подразделения определяет потребность сотрудников самостоятельно: кто-то на год вперед, кто-то в оперативном режиме. Тут все зависит от ситуации, необходимость в обучении может и в середине года возникнуть: задачи поменялись, сотрудника перевели на другую должность и расширили его трудовые функции, приняли в компанию сразу много новых работников и многое другое», — делится своим опытом
Наталия Фефелова, менеджер по обучению компании СКБ Контур.

Приказы как страховка для работодателя

Нужен или нет приказ на обучение сотрудников, решать тоже вам. Этот документ можно использовать в разных целях: обязать работников выполнять распоряжения руководства, придать статусность обучающему мероприятию, зафиксировать выделение средств и пр.

Не забывайте и о юридической стороне вопроса, например, если на обучение уходит сотрудник, чья деятельность связана с повышенными требованиями к технике безопасности. Приказом можно урегулировать изменения в рабочих процессах компании, когда, например, из-за тренинга у вас целый день будет отсутствовать персонал ключевого отдела. Приказ станет вашей «страховкой», если с работником во время внешнего обучения произойдет несчастный случай. Такое, к сожалению, тоже случается.

Хочется порекомендовать кадровым службам делать документы об обучении максимально простыми и понятными. Чтобы сотрудники организации знали, как построена система в целом, на что они имеют право, где найти тот или иной документ, к кому обратиться. Образцы заявлений, регламенты взаимодействия, планы по подразделениям — сделайте их приложениями к Положению об обучении персонала. Будет удобно, если вы составите схему бизнес-процесса: основные участники процесса, порядок взаимодействия и пр. Как правило, это дает очень хорошие результаты.

Об авторе: Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD, выпускник Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

По ст. 196 ТК РФ, работодатель вправе за свой счет обучать работников по программам профподготовки, переподготовки или повышения квалификации, а по ст. 197 ТК РФ, сотрудники вправе получать новые знания. Учить рабочих разрешается:

в учреждениях, деятельность которых направлена на оказание необходимых образовательных услуг (при наличии лицензии);
на предприятии работодателя при условии, что у него имеется на это лицензия и сформирована комиссия по проверке полученных работниками знаний. Без специального разрешения внутреннее обучение персонала в организации допускается только в виде тренингов и деловых игр, не имеющих отношения к профобучению.

Отметим, что для некоторых категорий трудящихся получение новых знаний — обязательная мера. Периодическая учеба необходима:

медработникам — ст. 79 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ (ред. от 19.07.2018);
гражданским работникам — ст. 48 и 62 ФЗ от 31.05.2002 № 62-ФЗ (ред. от 29.07.2017);
нотариусам и их помощникам — ст. 30 «Основ законодательства РФ о нотариате» (ред. от 03.08.2018);
аудиторам — ст. 11 ФЗ от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 23.04.2018).

Приоритетное внимание необходимо уделять подготовке сотрудников в сфере охраны труда в соответствии со ст. 212 ТК РФ и постановлением Минтруда и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29.

Кроме этого, организация внутрифирменного обучения персонала предусматривает и другие, необязательные виды подготовки. Например, направленные на знакомство с компанией и мотивацию.

Зачем обучать персонал в организации

Для чего требуется обучение и переподготовка персонала организации и что это дает?

Каждый руководитель заинтересован в том, чтобы его предприятие приносило высокую прибыль и дольше оставалось конкурентоспособным. Как этого добиться? Повысить эффективность труда рабочих! Темпы развития современного бизнеса предъявляют высокие требования к уровню квалификации специалистов, их навыкам и знаниям. И чтобы оставаться «на плаву», нанимателям следует уделять большое внимание подготовке своих сотрудников.

Рабочий, получивший новые знания, сможет генерировать новые идеи и легко справляться с различными проблемами. Учась за счет фирмы, сотрудник чувствует персональную необходимость предприятию. Понимая, что руководство вкладывает в его развитие денежные средства, он стремится к максимальной производительности труда.

Перечислим основные цели обучения персонала в организации:

обеспечение предприятия хорошо подготовленными работниками для повышения их производительности и качества труда;
получение рабочими новых профессиональных знаний, умений и навыков;
формирование у сотрудников общих ценностей;
предоставление специалистам равных возможностей для получения высокой зарплаты и карьерного роста;
снижение потребности в кадрах и их текучки;
подготовка необходимых руководящих кадров;
воспитание молодых способных сотрудников;
достижение большего успеха на рынке;
адаптация к новым технологиям;
удовлетворенность сотрудников трудом.

Из перечисленного следует, что в развитии персонала организации основным становится обучение. В некоторых фирмах это входит в производственную стратегию. Там стремятся воспитывать кадры с нуля.

Система обучения персонала

Правильно организованная система подготовки персонала поможет повысить эффективность предприятия и увеличить его прибыль.

Организация процесса обучения персонала — задача сложная, решать ее приходится кадровой службе. Но прежде чем начать учить сотрудников, предприятию необходима нормативно-документальная база.

Важнейшим документом, регламентирующим учебу рабочих, является Положение о системе обучения персонала в организации. Этот документ предназначен для определения целей обучения, расстановки конкретных задач, конкретизации основных форм обучения персонала и т. д.

Разрабатывается документ в несколько этапов.

Готовое положение включает следующие разделы:

основные положения (предмет и область применения, цели);
профессиональная подготовка (планирование и организация учебного процесса, оценка эффективности подготовки);
расходы на учебу;
ответственность;
заключение.

В разделах документа сначала дается его общая характеристика, затем раскрываются используемые понятия и определения, фиксируются сроки и исходные данные для планирования учебного процесса, подробно описываются все возможные виды подготовки, регламентируются затраты на обучение персонала в организации.

Положение является локальным нормативным документом, и приложением к нему допустимо утвердить формы документов, необходимые для организации проведения обучения.

Образец положения об обучении и развитии персонала организации

(наименование должности руководителя)

Приказ № ____ от «__»________ ____ г.

об обучении и развитии персонала организации

Настоящее Положение разработано в соответствии с разделом IX Трудового кодекса Российской Федерации с целью установить общие требования к планированию, организации и осуществлению обучения сотрудников

_________________ «___________________________________» (далее — Компания).

(наименование юридического лица)

В Положении определяются цель, задачи, силы и средства, способы организации и порядок финансирования профессиональной подготовки персонала Компании, обязанности ответственных должностных лиц по ее организации.

1. Основные положения.

1.1. Цель обучения — формирование и развитие профессиональных знаний, навыков и умений персонала Компании до уровня, соответствующего требованиям должностной инструкции.

1.2. Задачи обучения персонала Компании:

овладение вновь принятыми в Компанию сотрудниками минимально необходимым уровнем знаний, навыков и умений для успешного выполнения обязанностей по замещаемой должности;
обеспечение конкурентоспособности персонала Компании через совершенствование профессиональных знаний и умений в соответствии с требованиями времени;
подготовка из числа сотрудников Компании внутреннего резерва кандидатов на замещение вышестоящих должностей.

1.3. Обучение в Компании проводится двумя способами — внутреннее и внешнее.

Внутреннее обучение организуется и проводится непосредственно в Компании своими силами. Для этого в Компании организуются учебные группы, для которых проводятся лекции с участием сотрудников Компании и приглашенных преподавателей. Также некоторым сотрудникам Компании может быть предложено повысить уровень профессиональных знаний самостоятельно с использованием информационных, обучающих, контролирующих и тестирующих компьютерных систем, аудио- и видеоматериалов, предоставляемых Компанией.

Внешнее обучение осуществляется путем направления сотрудников Компании за счет Компании в учебные заведения, тренинговые центры, на специализированные курсы.

2. Профессиональная подготовка (обучение).

2.1. Профессиональная подготовка (обучение) сотрудников осуществляется в зависимости от потребностей Компании.

2.2. Каждый вновь принятый сотрудник обязан пройти внутреннее обучение с участием уполномоченного сотрудника Компании либо приглашенного преподавателя и быть аттестованным непосредственным руководителем.

2.3. В случае необходимости повышения квалификации, переподготовки, переориентации сотруднику в Компании планируется и организуется соответствующее обучение.

Планирование обучения возлагается на ___________________________. Уполномоченные лица составляют план и график обучения, списки сотрудников, отправляемых на обучение, подготавливают документы в бухгалтерию для выделения средств на обучение.

2.4. План и график обучения, списки сотрудников, отправляемых на обучение, документы для выделения средств на обучение должны быть одобрены руководителем Компании.

2.5. По завершении обучения сотрудники обязаны сдать квалификационные экзамены в месте прохождения обучения и предоставить в Компанию документы, подтверждающие прохождение обучения и сдачу экзаменов.

2.6. Кандидат, направляемый на внешнее обучение, заключает гражданско-правовой договор с Компанией на повышение квалификации без отрыва от производства. Заключаемый договор должен содержать наименование сторон, указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую обучаемым, обязанность кандидата пройти обучение и в соответствии с полученной специальностью и квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, устанавливаемого договором на повышение квалификации, и иные условия, определяемые соглашением сторон. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах.

2.7. Гражданско-правовой договор на повышение квалификации является дополнительным к трудовому договору и регулируется трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового договора. В случае если обучаемый по окончании обучения без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он, по требованию работодателя, возмещает понесенные работодателем расходы в связи с обучением.

3. Расходы на профессиональную подготовку.

3.1. Расходы на организацию планового профессионального обучения и разработку учебно-методических материалов включаются в смету расходов на год.

3.2. Расходы на организацию внепланового профессионального обучения включаются в смету расходов на очередной месяц.

3.3. Оплата мероприятий профессионального обучения осуществляется на основании утвержденного бюджета денежных средств на месяц в порядке, установленном в Компании.

Управленческая деятельность в сфере управления персоналом в силу присущей ей специфики объективно нуждается в документировании и надлежащем управлении документами. Специфика управленческой деятельности в сфере управления персоналом обусловливается последовательной подготовкой, принятием и реализацией управленческих решений, участием в процессе управления большого количества участников, детальной регламентацией исследуемого направления деятельности [4].

Кадровое делопроизводство – основной элемент управления персоналом, подразумевающий организацию работы с документацией, касающейся кадровых вопросов [1, 5].

Исходя из требований ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документационное обеспечение управления или делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами и документирование.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) являются синонимичными, но первый из них – «делопроизводство» – используется преимущественно при описании традиционных приемов и организационной стороны работы с документами, а последний термин отражает информационно-технологическую сторону организации делопроизводства. В нашей работе эти термины будут использоваться в качестве равнозначных [8].

Часть кадрового делопроизводства, которая связана с созданием указанных документов, именуется документированием. Документооборот включает в себя вопросы учета и движения документов (отправка, хранение, контроль исполнения, регистрация, обработка и получение). Деятельность по организации долгосрочного хранения документов (архивное хранение, передача в архив, оформление дел, экспертиза ценности документов) относится к архивному делу [6].

Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом [5]:

− осуществление своевременной обработки поступающих кадровых документов;

− регистрация, текущее хранение и учет кадровых документов;

− разработка документов по вопросам персонала;

− доведение документов до соответствующих исполнителей;

− контроль над процессом исполнения документов;

− размножение и копирование документов и др.

Система управления персоналом включает в себя множество подсистем, одной из которых является подсистема управления развитием персонала. Данная подсистема занимается подготовкой, повышением квалификации и переподготовкой персонала [7].

Нормативно-правовая база, регламентирующая процесс обучения персонала, состоит только из двух документов, закрепляющих перечень документов, требуемых для сопровождения процесса обучения кадров. Это ГОСТ Р ИСО10015-2007 «Руководящие указания по обучению» и Трудовой Кодекс РФ [10, 9].

В ТК РФ отмечается, что реализация права на повышение квалификации, профессиональную подготовку и переподготовку осуществляется посредством заключения между работодателем и работником дополнительного договора – ученического.

Ученический договор выступает в качестве основания возникновения между работодателем и учеником ученических отношений, направленных на ускоренное приобретение работником профессиональных навыков, требуемых для выполнения определенных функций.

В 1 части 198 статьи ТК РФ отмечается, что работодатели имеют право заключать с лицами, поступающими на работу, ученические договоры на профессиональное обучение, а с работниками организации – ученические договоры на переобучение или профессиональное обучение без отрыва от производства (или с отрывом).

Содержание ученического договора закреплено в 199 статье ТК РФ:

1. Исходя из 1 части 198 статьи ТК РФ, в ученическом договоре должна быть указана информация о сторонах, вступивших в отношения в связи с профессиональным обучением.

Одной из сторон договора является работодатель. В связи с этим в договоре указываются полное наименование работодателя – организации (юридического лица) и фамилия, имя, отчество субъекта, уполномоченного на заключение ученических договоров.

Другая сторона ученического договора – работник, направляемый на профессиональную подготовку данным предприятием или человек, устраивающийся на работу. Для данной стороны ученического договора указываются: паспортные данные и ФИО.

2. В ученическом договоре обязательно должно быть указано наименование приобретаемой учеником профессии, квалификации, специальности в точном соответствии с ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих), квалификационными справочниками должностей служащих и тарифно-квалификационными характеристиками.

Срок обучения выступает в качестве необходимого условия ученического договора.

3. Коллективным соглашением (договором) закрепляется обязанность предприятия-работодателя по организации обучения (переобучения) работников на производстве. В отдельных разделах коллективного соглашения (договора) устанавливается численность работников, которые должны быть направлены на подготовку или переподготовку по специальностям или профессиям, необходимым для данного предприятия, определяются условия, обеспечивающие ученикам успешное усвоение профессиональных навыков и теоретических знаний по приобретаемой специальности или профессии (41 статья ТК) [10].

Данная обязанность работодателя должна быть конкретизирована в ученическом договоре. В частности, в ученическом договоре закрепляется соглашение по поводу обучения по определенной специальности или профессии в объеме установленных требований к уровню практических навыков или теоретических знаний относительно данной специальности или профессии.

4. В соответствии с ученическим договором, на работодателя возложены следующие обязательства по обеспечению возможности обучения: использовать ученика на работе по избранной им специальности или профессии, не привлекать ученика к сверхурочным работам, не направлять ученика в период обучения в служебные командировки, не имеющие отношения к обучению (201 и 203 статьи ТК) [10].

5. Ученическим договором предусматривается обязанность ученика по прохождению профессионального обучения в объеме утвержденной учебной программы и в соответствии с полученной специальностью, профессией или квалификацией. В ученическом договоре устанавливается, что ученик обязан проработать по трудовому договору у данного работодателя в течение срока, установленного соглашением сторон в ученическом договоре.

6. В ученическом договоре обязательно должно содержаться указание на размер стипендии, которая причитается в период ученичества.

Отсутствие в ученическом договоре даже одного из перечисленных выше условий рассматривается как административное правонарушение (5.27 статья КоАП). В содержание ученического договора, кроме вышеуказанных условий, могут быть включены дополнительные условия, установленные соглашением сторон, например, срок сдачи квалификационного экзамена, расписание теоретических занятий, графики по практической работе, условия обеспечения справочной литературой, компьютером, жильем и т.д.

Второй нормативный документ, которым регламентируется процесс обучения персонала и в котором закреплен перечень необходимых для сопровождения процесса обучения персонала документов, является ГОСТ Р ИСО10015-2007 «Руководящие указания по обучению».

Исходя из требований данного ГОСТа, процесс обучения представлен в виде схемы цикла обучения (рисунок). Завершение одного этапа является началом следующего [9].

Схема цикла обучения

Процесс обучения начинается с проведения анализа потребностей предприятия в обучении и регистрации проблем, связанных с компетентностью.

Под компетенцией подразумевается личностная способность сотрудника (специалиста) решать определенный перечень профессиональных задач. Совокупность компетенций, а также наличие опыта и знаний, необходимых для осуществления эффективной деятельности в заданной предметной области называется компетентностью [5].

Определение потребностей в обучении должно основываться на результатах анализа ожидаемых и текущих потребностей организации в сравнении с уровнем компетентности, имеющимся у персонала.

Требования к компетентности должны быть задокументированы. Анализировать уровень компетентности рекомендовано через запланированные интервалы времени или, в случае необходимости, при распределении работ либо при оценке их исполнения. При выборе решений по сокращению различий в уровнях компетентности, предприятию необходимо определить, а затем документально оформить потребности в обучении (т. е. в виде заявки) [2, 3].

В заявке на обучение должны быть документально оформлены ожидаемые результаты и цели обучения. В качестве входных данных для заявки на обучение выступает перечень требований к компетентности, результаты обучения, запросы на осуществление действий корректирующего характера и имеющиеся различия в уровнях компетентности.

На стадии планирования и проектирования закладывается основа плана обучения. Организации необходимо установить и зафиксировать факторы и условия, ограничивающие процесс обучения, а также возможные методы обучения, удовлетворяющие потребности в обучении. Также необходимо определить и документально оформить критерии выбора соответствующих методов обучения либо комбинации таких методов. План обучения разрабатывается в целях установления четкого понимания потребностей предприятия в обучении, а также четкого понимания требований, предъявляемых к самому обучению и к его результатам. План обучения включает:

a) требования и цели организации;

б) заявку на обучение;

в) цели обучения;

г) обучающихся (персонал или целевые группы);

д) примерное содержание и методы обучения;

е) программу и план-график обучения с указанием основных этапов, сроков и продолжительности обучения;

ж) требования к ресурсам (персонал и материалы);

з) финансовые требования;

и) методы и критерии оценки результатов обучения.

Выбор поставщика обучения регистрируется в формальном договоре или соглашении, устанавливающем ответственность, полномочия и права собственности применительно к процессу обучения.

На этапе проведения обучения поставщик предпринимает все необходимые действия для проведения обучения, установленного планом. Завершение обучения включает:

- получение информации обратной связи от обучающегося;

- предоставление информации обратной связи персоналу и руководству учреждения, вовлеченного в процесс обучения.

Основная цель оценки заключается в подтверждении достижения целей обучения и предприятия в целом, включая оценку результативности обучения.

В качестве входных данных для этапа оценки результатов обучения выступают: план обучения, заявки на обучение, зарегистрированные записи по проведенной программе обучению. В отчет по оценке обучения, помимо заявки, может быть включена такая информация:

– критерии и план-график оценки, описание методов и источников;

– результаты анализа собранных данных и интерпретация результатов;

– анализ затрат на обучение;

– рекомендации по улучшению и выводы.

В случае выявления несоответствий может понадобиться применение корректирующих мероприятий. Завершение обучения оформляется документально в виде соответствующих записей.

Главная цель мониторинга заключается в обеспечении объективных свидетельств результативности процесса обучения и удовлетворении требований предприятия в обучении. Мониторинг включает в себя проведение анализа всего процесса обучения на каждом из четырех этапов (рисунок). Предприятие должно регистрировать соответствующие записи о проведенных мероприятиях, предпринятых действиях, планируемых мерах и полученных результатах, связанных с оценкой и мониторингом.

В состав входных данных для мониторинга входят все записи на всех этапах процесса обучения. На основе полученных записей может быть проведен анализ различных этапов процесса обучения для выявления несоответствий и осуществления соответствующих действий корректирующего или предупреждающего характера. Постоянным сбором входных данных, выступающим в качестве основы для валидации (под валидацией подразумевается подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что требования, предназначаемые для конкретного применения или использования, выполнены, декларируемые характеристики и свойства подтверждены, а поставленная цель достигнута [5]) процесса обучения, обеспечивается разработка рекомендаций по его улучшению.

Обобщая сказанное выше, приходим к выводу, что в процессе обучения персонала должна документироваться определенная информация и создаваться определенные документы.

На этапе определения потребностей в обучении осуществляется:

- документирование требований к компетенциям;

- оформление заявки на обучение.

На этапе планирования и проектирования:

- закладывается основа плана обучения;

- документально оформляются критерии выбора соответствующих методов обучения или комбинаций таких методов;

- в формальном договоре или соглашении регистрируется выбор поставщика (исполнителя) обучения.

Этап оценки результатов обучения включает:

- создание отчета по оценке процесса обучения.

На этапе мониторинга:

- предприятие осуществляет регистрацию соответствующих записей о предпринятых действиях, планируемых мерах и полученных результатах, связанных с оценкой и мониторингом.

В подведение итогов сделаем вывод, что перечень документов, которые должны создаваться, и перечень данных, которые должны документироваться в ходе обучения персонала, закреплены на законодательном уровне.

Более того, очень сложно найти персонал, изначально полностью советующий требованиям компании: зачастую даже в организациях, относящихся к одному сегменту, действуют различные стандарты и правила работы. К тому же, обучающие программы в вузах и ссузах изменяются очень медленно и не отвечают потребностям современного бизнеса. Решением этих проблем является внедрение программ корпоративного обучения.

Шаг 1. Определение целей обучения

Обязательно необходимо прописать регламент обучения. Это позволит систематизировать действия и процедуры, направленные на обучение и развитие персонала, установить взаимные права и обязанности компании и её сотрудников.

Строгих правил по составлению подобных документов нет — необходимо ориентироваться на индивидуальные потребности компании и принципы её корпоративной культуры. В зависимости от стиля компании учеба может проходить в директивном порядке, либо с учётом предложений сотрудников.

Шаг 2. Создание специальных Положений и Политики

В «Положение о развитии и обучении персонала» были включены цели, задачи и формы обучения, описаны процедуры планирования и организации внешнего и внутреннего обучения сотрудников, порядок взаимодействия структурных подразделений, а также закреплены ответственность, полномочия и обязанности работников. Кроме того, положением регламентируется бюджет, выделяемый на обучение, и оценка результатов обучения.

Принципы обучения, его правила, нормы и ограничения отражены в «Политике в области развития и обучения персонала». Документ включает положения о том, что обучение является обязательным для всех сотрудников компании, вне зависимости от филиала.

Также он регламентирует связи с политиками других сфер и стратегическими целями компании. Например, если стратегической целью компании является внедрение производственных стандартов, то политика в области обучения и развития будет связана с политикой организации производства услуги, способствуя её эффективной реализации.

Шаг 3. Составление программы обучения

В нашей компании учебные направления разделяются по принципу «школ»: «Школа директоров филиалов»; «Школа управляющих»; «Школа производственного персонала»; «Школа помощников директоров» — и так для каждой категории персонала.

Список предметов для каждого сотрудника определяется исходя из его профиля должности и на основе результатов ежегодной оценки персонала.

Шаг 4. Выбор формата обучения

При создании СДО важно учитывать, чтобы у сотрудников, руководящих процессом обучения, была возможность отслеживать число и сроки прохождения назначенных курсов и формировать статистику. Мотивировать сотрудников совершенствоваться помогают элементы геймификации, например, корпоративные подарки в качестве поощрения за пройденные курсы.

С момента основания у нас в компании Корпоративного учебного центра в 2011 году, на базе системы дистанционного обучения (СДО) было создано 140 электронных курсов, направленных на развитие управленческих, профессиональных и корпоративных компетенций. Помимо СДО в компании существует электронная библиотека, в которой собраны российские и иностранные книги, статьи на тему маркетинга, управления, ведению переговоров и так далее, а также собственные разработки экспертов компании. Таким образом, сотрудники имеют возможность закрепить и дополнить свои знания.

Особое внимание следует уделить обучению высокопотенциальных сотрудников (HiPo). HiPo — это наиболее продуктивные сотрудники, носители уникальных компетенций, они постоянно стремятся достичь лучших результатов в своей работе, браться за новые и интересные задачи. Чтобы сохранить HiPo в команде, необходимо не давать им скучать и стоять на месте. Наиболее действенным в данном случае является создание индивидуального карьерного плана, включающего стажировки, участие в стратегически важных проектах и программах компании. В некоторых случаях будет целесообразно специально под высокопотенциального сотрудника запустить в компании бизнес-проект, в котором он сможет самореализоваться и получить необходимый опыт.

Шаг 5. Оценка эффективности обучения

Другим способом является исследование изменения профиля компетенций с помощью ежегодного ассессмент-центра: оцениваются как компетенции изначально присущие кандидату при трудоустройстве, так и компетенции, которые сотрудник должен был приобрести в компании. За шесть лет сотрудниками пройдено более 20 000 курсов. В период с 2013 по 2016 гг. число обученных сотрудников превысило 10 000 чел. Продолжительность очных тренингов/ мастер-классов составила 14 800 тренинг/ часов. Продолжительность дистанционных курсов — 88 452 часа. Система позволила привести обучение во всех 30 филиалах компании к единому стандарту.

1.1. Положение об обучении и развитии персонала ООО "Звездочка", далее - Положение, является документом, регламентирующим порядок организации и проведения профессионального обучения сотрудников.

1.2. Положение устанавливает общие требования к планированию, организации и осуществлению обучения сотрудников через создание и функционирование единой системы профессиональной подготовки ООО "Звездочка", далее - Компании.

1.3. В Положении даются общие понятия, определяются цель, задачи, силы и средства, способы организации и порядок финансирования профессиональной подготовки персонала Компании, а также обязанности ответственных должностных лиц по ее организации.

2. Основные понятия и определения

2.1. Потребность в обучении персонала - несоответствие имеющегося у сотрудника уровня профессиональных знаний, умений, навыков требованиям должностной инструкции и изменяющимся условиям профессиональной деятельности.

2.2. Обучение персонала - процесс формирования и развития у сотрудников корпоративно ориентированных передовых профессиональных знаний, умений и навыков, а также привития им корпоративной культуры и стандартов Компании, посредством методов обучения и воспитания.

2.3. Цель обучения - формирование и развитие профессиональных знаний, навыков и умений персонала Компании до уровня, соответствующего требованиям должностной инструкции и обеспечивающего конкурентоспособность сотрудника любого звена в динамичных условиях современного рынка.

2.4. Задачи обучения персонала Компании:

- овладение вновь принятыми в Компанию сотрудниками минимально необходимым уровнем знаний, навыков и умений для успешного выполнения обязанностей по замещаемой должности;

- обеспечение конкурентоспособности персонала Компании через совершенствование профессиональных знаний и умений в соответствии с требованиями времени;

- подготовка из числа сотрудников Компании внутреннего резерва кандидатов на замещение вышестоящих должностей;

- воспитание у сотрудников Компании стремления к самосовершенствованию и профессиональному росту.

2.5. Виды обучения персонала:

- внутрифирменное обучение (процесс обучения организуется и проводится непосредственно в Компании своими силами);

- внефирменное обучение (процесс обучения осуществляется в вузах, специализированных обучающих центрах, тренинговых компаниях и т.п.). Внефирменное обучение может быть длительным (до 5 лет) и кратковременным (до 5 дней).

2.6. Формы и разновидности внутрифирменного обучения:

2.6.1. Очная - обучение с использованием традиционных приемов и методов обучения. Проводится в строго определенное время в установленных местах в составе учебных групп, с привлечением внутренних или внешних преподавателей. Разновидностями очной формы обучения являются:

- первичное профессиональное обучение-стажировка проводится при приеме сотрудника на работу в Компанию;

- совершенствование профессиональных знаний навыков и умений проводится систематически в течение всего времени работы сотрудника в Компании.

2.6.2. Дистанционная - направляемое и контролируемое самообучение (с использованием информационных, обучающих, контролирующих и тестирующих компьютерных систем, аудио- и видеоматериалов). Проводится индивидуально и самостоятельно каждым обучаемым в течение года по своему личному графику, с обязательным тестовым контролем усвоения знаний в специально устанавливаемые департаментом персонала сроки.

2.7. Формы внефирменного обучения:

2.7.1. Очно-заочная - длительное обучение в вузах без отрыва от производства с проведением очных сессий (1-2 недели ежеквартально, или 3-4 недели 1 раз в полгода) с выездом к месту проведения сессий;

2.7.2. Очная - кратковременное обучение на специализированных симпозиумах, курсах, семинарах с отрывом от производства;

2.7.3. Вечерняя - обучение (после 18.00) на спецкурсах, семинарах, тренингах и т.п. без отрыва от производства.

2.8. Силы и средства внутрифирменного обучения:

- собственные преподаватели - руководитель и специалисты учебно-методического центра, а также другие должностные лица Компании (руководители подразделений), в обязанности которых входит обучение подчиненного персонала;

- внешние преподаватели - профессиональные независимые преподаватели, специалисты-тренеры консалтинговых и тренинговых фирм, учебных центров, приглашаемые для проведения занятий с персоналом компании;

- типовая программа обучения специалиста - формализованный текстовый документ, содержащий систематизированные сведения о целях, задачах, содержании минимально необходимого обучения сотрудника по конкретной специальности (Приложение N 1). Программа разрабатывается профильным департаментом совместно с департаментом управления персоналом, утверждается директором профильного департамента и хранится в профильном департаменте;

- базовое учебное пособие - основное учебно-методическое средство - совокупность систематизированных профессиональных знаний текстового и графического формата, разъясняющих основные положения, требования и сведения, регламентирующие профессиональную деятельность по профилю того или иного департамента и предназначенные для изучения в ходе профессиональной подготовки (Приложение N 2); Пособие разрабатывается профильным департаментом совместно с департаментом управления персоналом, утверждается директором профильного департамента и хранится в профильном департаменте;

- технические средства обучения и учебное оборудование - внутрикорпоративное виртуальное пространство, электронная почта, компьютеры, видео-, аудио- и проекционная аппаратура, помещения и мебель, используемые для решения задач обучения.

2.9. Силы и средства внефирменного обучения - инфраструктура и дидактическая среда учебных заведений, центров, компаний, в которых осуществляется внефирменное обучение персонала Компании.

2.10. Обучаемый персонал - все сотрудники Компании, которые подразделяются на учебные потоки:

Поток N 1. Высший руководящий состав: генеральный директор, руководители подразделений.

Поток N 2. Заместители руководителей подразделения.

Поток N 3. Менеджеры среднего звена.

Поток N 4. Специалисты производства и персонал рабочих специальностей.

2.11. Обучающий персонал - внутренние и внешние преподаватели.

2.12. Система обучения персонала Компании - совокупность специальным образом организованных сил и средств, разновидностей и форм профессионального обучения, функционирование и использование которых направлено на удовлетворение потребностей обучаемого персонала в приобретении профессиональных знаний, развитии навыков и умений.

3. Планирование профессиональной подготовки

3.1. Необходимость и направленность профессиональной подготовки, а также выбор форм и разновидностей обучения определяется исходя из потребностей в профессиональной подготовке.

3.2. Выявление потребностей в профессиональной подготовке для подчиненного персонала осуществляется должностными лицами всех степеней непрерывно и постоянно.

3.3. Планирование профессиональной подготовки может быть перспективным - на год и оперативным - на предстоящий месяц. Оперативное планирование осуществляется в случаях, если возникает потребность в дополнительном обучении персонала, которое требует финансовых затрат и не могло быть предусмотрено при планировании на год (внеплановое обучение - стажировка вновь принятых сотрудников, платные семинары, тренинги и т.п., сведений о проведении которых не существовало на момент разработки годового плана).

3.4. Исходными данными для планирования профессиональной подготовки являются:

- указания генерального директора по организации профессиональной подготовки;

- сведения о привлечении в компанию новых сотрудников;

- типовая программа обучения специалиста;

- заявка должностных лиц на проведение профессионального обучения подчиненного персонала;

- докладная записка об организации внепланового обучения;

- результаты аттестаций подчиненного персонала;

- учебные программы вузов, консалтинговых и тренинговых фирм и компаний;

- план подготовки кадрового резерва.

3.5. План профессионального обучения на год является приложением к настоящему Положению, разрабатывается Департаментом по управлению персоналом, утверждается генеральным директором.

3.6. Результатом работы по оперативному планированию профессиональной подготовки является утвержденная докладная записка об организации внепланового обучения, которая утверждается не позднее 20 числа предшествующего обучению месяца.

3.7. Докладная записка об организации внепланового обучения разрабатывается руководителем подразделения до 15 числа предшествующего обучению месяца, согласуется с Департаментом по управлению персоналом и утверждается генеральным директором. На основании утвержденного плана профессионального обучения на год, утвержденных докладных записок об организации внепланового обучения и типовой программы обучения специалиста на каждый случай обучения разрабатывается расписание занятий.

3.8. В расписании указываются дата, время, тема, место занятия и фамилия преподавателя.

3.9. Лица, привлекаемые к проведению занятий в качестве преподавателя, руководствуясь расписанием занятий, разрабатывают план проведения занятия, в котором отражают основные изучаемые вопросы, краткое их содержание, время и место занятия.

3.10. Ответственность и контроль за представлением на согласование и утверждение планирующих документов профессионального обучения в сроки, определяемые п.п. 3.5, 3.7, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12, возлагается на разработчика этих документов.

3.11. Общее руководство процессом планирования профессиональной подготовки персонала Компании осуществляет Служба персонала.

4. Организация и проведение профессиональной подготовки

4.1. Внефирменное обучение за счет компании предусматривается для обучаемых учебных потоков N 1 и N 2.

4.2. Очно-заочная форма обучения в вузах.

4.2.1. Направление сотрудника на внефирменное обучение по очно-заочной форме может осуществляться только при наличии желания с его стороны. При этом сотрудник подготавливает докладную записку с просьбой о направлении на обучение и представляет ее:

4.2.2. Докладная записка кандидата на обучение рассматривается соответствующими должностными лицами, которые излагают свое мнение об актуальности и целесообразности запрашиваемого обучения.

4.2.3. Окончательное решение о направлении кандидата на внефирменное обучение принимается генеральным директором.

4.2.4. Срок рассмотрения кандидатуры кандидата на внефирменное обучение по очно-заочной форме не может превышать 10 рабочих дней в каждой инстанции. Результаты рассмотрения в вышестоящей инстанции доводятся кандидату на обучение установленным в Компании порядком делопроизводства.

4.2.5. Кандидат, направляемый на внефирменное обучение по очно-заочной форме, заключает гражданско-правовой договор с Компанией-работодателем на повышение квалификации без отрыва от производства. Заключаемый договор должен содержать наименование сторон, указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую обучаемым, обязанность кандидата пройти обучение и в соответствии с полученной специальностью и квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, устанавливаемого договором на повышение квалификации, а также иные условия, определяемые соглашением сторон. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах.

4.2.6. Гражданско-правовой договор на повышение квалификации является дополнительным к трудовому договору и регулируется трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового договора. В случае, если обучаемый по окончании обучения без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возмещает понесенные работодателем расходы в связи с обучением.

4.3. Очная и вечерняя форма обучения на курсах, семинарах, тренингах.

4.3.1. Направление сотрудника на внефирменное обучение по очной или вечерней форме осуществляется на основании утвержденного плана профессионального обучения на год или утвержденной докладной записки на внеплановое обучение (см. п. 3.11).

4.4. Внутрифирменное обучение:

4.4.1. Очная форма обучения.

Обучение организуется в сроки и по содержанию в соответствии с расписанием занятий. Утвержденное расписание занятий доводится разработчиком расписания до лиц, привлекаемых к проведению занятий не позднее 2 дней до начала занятий.

Лица, назначенные для проведения занятий в качестве преподавателей, несут полную ответственность за качественное и своевременное их проведение.

Занятия, по мере необходимости, должны обеспечиваться учебно-методическими материалами и техническими средствами обучения. В обязательном порядке каждое занятие обеспечивается базовым учебным пособием департамента, по профилю которого проводится данное занятие.

Базовое учебное пособие и типовая программа обучения специалиста разрабатываются по профилю каждого департамента и, по мере необходимости, но не реже 1 раза в год, обновляются. К разработке (обновлению) учебно-методических материалов по решению директора департамента привлекаются наиболее подготовленные специалисты Компании и линейных предприятий, имеющие склонность к педагогической и научно-исследовательской работе.

Разработанные версии учебно-методических материалов хранятся в департаментах (на линейных предприятиях) и используются по мере необходимости при проведении занятий.

В Учебно-методическом центре Компании создается периодически обновляемый банк электронных версий базовых учебных пособий и типовых программ обучения специалистов всех департаментов.

Продолжительность учебного часа составляет 50 мин. Количество учебного времени в день не может превышать 8 учебных часов.

По результатам обучения могут проводиться контрольные занятия в форме экзаменов или зачетов. Для проведения таких занятий создается экзаменационная комиссия. Необходимость проведения контрольных занятий и состав экзаменационной комиссии определяет должностное лицо, утверждающее расписание занятий (см. п. 3.12).

Департамент по управлению персоналом осуществляет контроль хода обучения и не позднее 3-х дней после его завершения представляет генеральному директору служебную записку о результатах и выявленных недостатках обучения.

4.4.2. Дистанционная форма обучения.

Учебно-методические материалы по профилю каждого департамента размещаются на внутрикорпоративном сайте Компании в специально создаваемом электронном формате, который обеспечивает санкционированный доступ обучаемого к массиву информации, фиксирует время его работы с материалом, и осуществляет проверку уровня усвоения знаний через систему тестовых заданий и опросников.

Размещение учебно-методических материалов на внутрикорпоративном сайте осуществляется с соблюдением мер обеспечения безопасности и защиты информации.

Обязанность по техническому обеспечению функционирования внутрикорпоративного сайта, разграничению доступа пользователей и защите информации возлагается на службу автоматизации.

Разработка электронных версий учебно-методических материалов и их своевременное обновление осуществляется профильным подразделением совместно с Департаментом по управлению персоналом.

Обучаемые соответствующих учебных групп получают индивидуальные пароли доступа к информации, их касающейся, и имеют возможность в определенное время на рабочем месте заниматься профессиональным самообучением.

Аттестационная документация (время и периодичность самообучения, результаты решения тестовых заданий) контролируется Службой управления персоналом. Результаты контроля используются для корректировки процесса самообучения.

Наряду с электронной версией используются видео- и аудиоматериалы, потребность в которых определяется директором профильного департамента.

Разработка учебно-методических материалов на видео- и аудионосителях осуществляется профильным подразделением совместно с Департаментом по управлению персоналом в рабочем порядке.

5. Расходы на профессиональную подготовку

5.1. Расходы на организацию планового профессионального обучения и разработку учебно-методических материалов включаются в смету расходов на год Департамента по управлению персоналом.

5.2. Расходы на организацию внепланового профессионального обучения включаются в смету расходов Департамента по управлению персоналом на очередной месяц.

5.3. Оплата мероприятий профессионального обучения осуществляется на основании утвержденного бюджета денежных средств на месяц в порядке, установленном в Компании.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Положение об обучении и развитии персонала (из статьи Поляченковой М. Разработка положения об обучении и развитии персонала. Журнал "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 12, декабрь 2011 г.)

Читайте также: