Сколько хранится коллективный договор

Опубликовано: 08.05.2024

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

Нормативная база

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

хранения;
комплектования;
учета;
использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер). , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
«до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы по основной деятельности

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

5;
при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Приказы о командировании, о дежурствах

Приказы о дисциплинарных взысканиях

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году
Наименование	Статья перечня	Срок хранения
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	301	50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	12	5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	29	Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	224	5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	11	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

кроме актов по годовой отчетности;
акты по годовой хранятся постоянно

Любая первичка, в частности:

переписка с контрагентами по поводу контрактов;
чеки и квитанции;
банковская и кассовая;
акты на списание имущества, ТМЦ;
кассовые ордера;
накладные и т.д.

Регистры бухучета, в том числе:

журналы операций;
учетные карточки и книги учета;
главная книга

с момента погашения долга, если он закрыт;
если идет суд, то до вынесения решения

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

Здравствуйте! Р аботодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если будет выявлен факт неознакомления работников с данным документом, то работодатель будет привлечен к административной ответственности за это.

Условия коллективного договора

Все полностью юридически допустимо и правомерно при условии, что Вы полностью и доступно ознакомлены с заключенный положением, где предусмотрено уменьшение размера стимулирующий и поощряющих выплат. При вашем несогласии, во время ознакомления с данными условиями, необходимо было настаивать на перезаключении коллективного договора, в котором предусматривались бы равные, с головным предприятием, выплаты премий работникам офиса.

Перезаключение коллективного договора

Я занимаю должность заместителя руководителя предприятия. В условиях нашего коллективного договора предусмотрен такой пункт, что за ненормированный рабочий день заместителю руководителя положены четырнадцать дополнительных дней к основному ежегодному отпуску. В данное время у нас проходит заключение нового коллективного договора. Вносимые в ней изменения предусматривают, что должность заместителя руководителя организации приравнивается к работе с вредными условиями труда. Аттестацию рабочих мест уже провели. Руководствуясь результатами проведенной аттестации, в новый коллективный договор решено внести изменения, что за вредные условия труда добавляется еще семь календарных дней к основному ежегодному отпуску, а прежние четырнадцать добавочных отпускных дня урезаются до двенадцати. Является ли это снижение на два дня правомерным? Допускаются ли изменения в меньшую сторону дополнительных отпускных дней при внесении изменений во вновь заключаемый коллективный договор? Необходимо ли оформлять согласие с этим пунктом (об уменьшении количества дополнительного отпускного времени) в заявительной форме с работниками предприятия? Спасибо.

Доброго времени суток. Условиями внутреннего трудового порядка или коллективного договора за работу в режиме ненормированного рабочего времени продолжительность ежегодного оплачиваемого дополнительного отпуска определяется на основании положения статьи 119 Трудового Кодекса Российской Федерации и менее трех календарных дней быть не может. Соответственно уменьшение (снижение) на два календарных дня дополнительного ежегодного отпуска вполне правомерно. Вы вправе вносить соответствующие изменения при заключении нового коллективного договора.

Лишение премиальных выплат

Добрый день. Я работаю в пожарной невоенизированной части. Ежегодная проверяющая комиссия в конце каждого календарного года проверяет наши знания и навыки по зачетной системе. Тех, кто не сдал, допускают к повторной пересдаче зачета. В Этом году наш руководитель предупредил, что никаких пересдач зачетов отныне не будет. На тех, кто не сдал, будут наложен выговор или взыскание. А если у работника имеются взыскание или выговор, то автоматически происходит лишение все месячных и годовых премиальных выплат. В нашем коллективе заключен коллективный договор, который проверяется в Трудовой инспекции и там же регистрируется. На основании этого имеет ли работодатель лишить нас премиальных выплат за то, что не сдан зачет? А если такового пункта нет в коллективном договоре, то имеем ли мы, работники предприятия, добиться того, чтобы он был внесен? С благодарностью и уважением, Георгий.

Здравствуйте, Георгий! Наложение выговора или иного взыскания на работника вполне законно, если в трудовом договоре, внутреннем документе вашей организации и в вашей должностной инструкции есть положение о том, что вы обязаны сдавать этот ежегодный обязательный зачет. В коллективный договор вписываются такие условия, по которым недопустимы ухудшения труда работников предприятия. В связи с этим вы вряд ли добьетесь внесение таких пунктов в коллективный договор, действующий на Вашем предприятии. Попытайтесь добиться утверждения положения о премировании работников, в котором детально пропишите все условия вашего премирования за выполнение работы.

Работодатель не дает прочитать коллективный договор

Здравствуйте! Меня интересует вот такой вопрос: на предприятии, где я работаю, мне отказали при моей просьбе в прочтении коллективного договора. Я занимаю невысокую должность, не являюсь руководителем какого-либо звена, но считаю, что моя специальность не имеет роли в этом вопросе. Отказ аргументировали тем, что коллективный договор мной был подписан, прочитан и нечего его постоянно перечитывать. Это не любовный роман. Раз подписал, значит все мне ясно и я со всем согласен. Коллективный договор я читал, но не вникая в суть. Дело в том, что у меня должны быть льготы, при моей специализации, но их нет. Поговорив с разными людьми, послушав их решил детально прочитать коллективный договор, так как там все о льготах сказано. Но мне его не дают. Что же мне делать. Куда обращаться. На кого жаловаться.

Добрый день! Вот абсолютно противоправны действия Вашей администрации! Есть на них управа. В КоАп имеется статья 5.29 на основании которой, напиши Вы жалобу, они могут подвергнуться административному штрафу в размере от одной тысячи рублей, до трех тысяч рублей. Непредставление коллективного договора лицу, который его подписал, - это серьезное нарушение прав работника. Вы можете обратиться в трудовую инспекция, расположенную на территории Вашего предприятия, и написать заявление. Все остальные действия по ликвидации вышеназванного нарушения будут предприняты представителем трудовой инспекции.

Представитель трудового коллектива для заключения коллективного договора

В нашей организации заключен коллективный договор на 3 года между работниками и работодателем на период с июня 2010 года по июнь 2013 года. Весь коллектив изъявил желание заключить новый коллективный договор, действующий с июня 2013 года опять на трехгодичный срок. В нашей организации существует еще и профсоюзный комитет, вот с председателем профсоюза и возник спор. Он уверен, что мы не имеет юридического права заключать коллективный договор. Его аргументация строится на том, что работников, состоящий в профсоюзном комитете, у нас крайне мало. Их процентная доля от численности всего работающего коллектива нашей организации составляет не более пятидесяти процентов. В связи с этим председатель профкома не имеет правомочий на заключение коллективного договора. Исходя из этой ситуации, у нас возникло три вопроса:

Кто может быть представителем трудового коллектива с полноправными правами для заключения коллективного договора с нашими работодателями?
По каким действующим критериям происходит выбор этого представителя?
Каким образом юридически правильно оформить полномочия нашего представителя для заключения коллективного договора?

Здравствуйте! В трудовом Кодексе Российской Федерации есть такая статья – 31. Дословно цитировать не буду. Объясню доступным языком. Если работники какого-либо предприятия объединены в какие-либо начальные профсоюзные организации и эти профсоюзные организации не имеют в своем составе более половины всех работающих на предприятии, то юридического права для заключения коллективного договора либо иного любого договора, представляющего интересы всех работников данного предприятия, первичная профсоюзная организации не имеет. Если на предприятии вообще нет никакой первичной организации, то представитель от работников на общих собраниях, на конференциях. Представитель от первичной профсоюзной организации может быть избран тайным голосование на собрании этой организации и только тогда он имеет право представлять интересы работников данного коллектива. Полномочия юридически оформляются на основании протокола заседания и результатов избирательной компании. От первичной профсоюзной организации на общем собрании и т.п., может быть представлен иной член организации, что ни в коей мене не препятствует утрате полномочий профсоюза. Исходя из этого, я не вижу никаких препятствий к тому, чтобы вы заключили новый коллективный договор. Посоветую переизбрать вашего председателя профкома. Его первостепенными обязанностями было добиться участия вашего представителя от трудового коллектива в переговорах с работодателем о заключении нового коллективного договора. В коллективном договоре сторонами договора выступают представители от работающего коллектива и работодатель в лице руководителя (начальника, управляющего, генерального директора и т.д.) предприятия или его полномочным представителем. В процессе заключения коллективного договора участвуют не сами работники, как физические лица – отдельные граждане, а представители от первичной организации, созданной на вашем предприятии и объединяющей вас. Исходя из этого есть две стороны вопроса: весь трудовой коллектив – это сторона вопроса, а профсоюзные либо иные (самодеятельные) органы, уполномоченные общим собранием – участники коллективного договора. Если на предприятии создано несколько первичных организаций (профком, самодеятельность и т.д.), то может сложиться ситуация, когда на заключение коллективного договора могут претендовать несколько представительных органов. Работники, не состоящие в первичной профсоюзной организации вправе уполномочить членов профкома представлять их интересы на общих собраниях, заседаниях и при заключении коллективного договора.

Адвокат по трудовым спорам компании «МИП» гарантирует успех в судебном разбирательстве!

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Нормативная база

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

хранения;
комплектования;
учета;
использования архивных документов.

для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Следите за изменениями бесплатно

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер). , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Правила хранения

Ниже приведен порядок формирования дел:

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
«до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы по основной деятельности

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

5;
при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы о командировании, о дежурствах

Приказы о дисциплинарных взысканиях

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году
Наименование	Статья перечня	Срок хранения
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	301	50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	12	5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	29	Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	224	5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	11	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

кроме актов по годовой отчетности;
акты по годовой хранятся постоянно

Любая первичка, в частности:

переписка с контрагентами по поводу контрактов;
чеки и квитанции;
банковская и кассовая;
акты на списание имущества, ТМЦ;
кассовые ордера;
накладные и т.д.

Регистры бухучета, в том числе:

журналы операций;
учетные карточки и книги учета;
главная книга

с момента погашения долга, если он закрыт;
если идет суд, то до вынесения решения

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Административная ответственность

Читайте также: