Трудовая книжка в электронном виде или бумажном что лучше

Опубликовано: 25.04.2024

С этого года в России введены электронные трудовые книжки. Об их преимуществах и недостатках было уже немало сказано.

На днях устроил разбор на эту темы и разложил все по полочкам омбудсмен по вопросам соблюдения прав предпринимателей при осуществлении санитарно-эпидемиологического надзора и надзора в сфере соблюдения трудового законодательства, член генсовета Партии Роста Дмитрий Порочкин.

Он предложил рассмотреть электронную трудовую книжку с трех сторон и разобрал все плюсы и минусы: со стороны государства, бизнеса и работника.

Государство

Плюсы

1) Государство при электронных трудовых книжках получает полноценный контроль за всей происходящей трудовой деятельностью.

2) Государство в режиме онлайн будет знать кто, где и сколько работает, проводить мониторинг и аналитическую обработку данных.

3) Государству станет удобнее отслеживать налоговые и пенсионные отчислениями.

Бизнес

Плюсы

1) У работодателей снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

2) Появится возможность аналитической обработки данных о трудовой деятельности сотрудников.

3) Раньше сотрудники имели возможность заводить более одной трудовой книжки и пользоваться ими поочередно при необходимости. С электронной цифровой книжкой так не получится. Все будет отслеживаться в одном- единственном месте.

Минусы

1) Главным минусом для бизнеса является тот факт, что, если сотрудник сохраняет у себя бумажную версию трудовой книжки — у предприятия образуется двойной объем документооборота.

2) Помимо этого, сложным вопросом до сих пор остается проблема с некорректными и ошибочными записями. Внесение изменений довольно сложный технический вопрос и этот процесс еще не налажен.

3) В формате цифровых трудовых книжек отсутствует поле для внесения сотруднику благодарностей. А это всегда было и остается важным моментом для государственных предприятий.

4) Не очень приятным моментом для работодателя является то, что при трудоустройстве нового сотрудника в бумажной трудовой книжке можно сразу отследить места предыдущих мест работы с подписями и печатями, а сейчас необходимо запрашивать у работника выписку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета. Такие выписки чреваты подделками документов, так как эти справки легко подделать.

5) Прием на работу и увольнение необходимо вносить в электронную цифровую книжку «день в день». Это неудобно тем, что работы могут проводиться в местности, не имеющей стабильного доступа к интернету: на севере, в труднодоступных местах и пр. В таких ситуациях запись о приеме и увольнении «день в день» физически не получится внести в электронную трудовую книжку.

Сотрудник

Плюсы

1) Сотрудники получают удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности в личном кабинете.

2) Электронная трудовая книжка — удобный вариант для оформления на дистанционную работу.

3) Важным моментом будет тот факт, что данные из электронной трудовой книжки помогут оперативнее получить государственные услуги.

Минусы

1) С бумажной трудовой книжкой на внесение записей работодателям предоставлялось 5 рабочих дней. Бывают случаи, что сотрудник поработает день-два-три и передумает по каким-либо своим причинам, в таком случае запись в трудовую не вносилась и репутация сотрудника оставалась чиста. С электронными трудовыми книжками в такой ситуации запись будет негативно отражаться на сотруднике при дальнейшем трудоустройстве.

2) Записи в электронной трудовой книжке на данный момент отражаются только с 2020 года, то есть с текущего места работы. Поэтому если сотрудник выбирает вариант электронной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему на руки бумажную версию, и в случае ее утери велик шанс того, что восстановить ее уже не получится.

3) Если сотрудник обнаружит у себя в трудовой книжке ошибочную запись — единственный способ ее удалить — личное обращение в компанию, внесшую эту запись. Но в случае, если сотрудник не имеет представление о том, что за предприятие ее внесло — могут возникнуть проблемы с идентификацией и поиском этой организации.

Отметим, что за полгода с момента введения электронных трудовых на них перешли 14 % работающих граждан. Остальные пока сохранили бумажный вариант.

Впрочем, у молодежи, впервые приступающей к труду в следующем году, выбора не будет. Новым работникам будут оформляться только электронные трудовые.

Напомним, «Клерк» подготовил онлайн-курс про электронные трудовые книжки на основе рекомендаций Пенсионного фонда и Роструда.
Записывайтесь на курс. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Какую трудовую книжку лучше использовать в 2020 году.

В конце декабря 2019 года президент России Владимир Путин подписал закон с поправками в Трудовой кодекс РФ о переходе на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года стало возможным формирование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде в специально созданной информационной системе Пенсионного фонда РФ в электронном виде.

К окончательному переходу на электронные трудовые книжки работники и работодатели смогут привыкнуть в течение 2020 года. Именно в этот период граждане должны сделать выбор и сохранить свою бумажную трудовую или отказаться от нее совсем.

Разберемся, что представляет собой электронная трудовая, в чем ее плюсы и минусы и нужно ли переходить на этот электронный аналог бумажной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это личный раздел для гражданина в федеральной информационной системе. Такая книжка не предполагает физического носителя и предусмотрена исключительно в цифровом формате. Оператором системы является Пенсионный фонд РФ. Работодатели должны будут передавать туда данные из утвержденного перечня сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. Это, в частности:

Данные работника (ФИО, дата рождения,специальность);
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
Место работы;
Должность, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид выполняемой работы;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины увольнения по ТК РФ.

Доступ к электронным трудовым книжкам

Информацию о своем стаже каждый человек сможет увидеть в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). Кроме того, разработаны специальные мобильные приложения, которые можно установить на смартфон или планшет.

При необходимости данные из электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки. Запросить выписку работник сможет у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы) или непосредственно в отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ, в том числе и через свой личный кабинет. При увольнении работодателей обязали выдавать всем работникам такие выписки из электронных книжек с данными по последнему месту работы.

Работодатели получат доступ к электронным трудовым книжкам своих работников. Кроме того, по запросу они смогут получить информацию о кандидатах на вакантные должности.

Право перехода на электронную трудовую

Весь 2020 год работники смогут выбрать один из вариантов:

сохранить «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
перейти электронный вариант трудовой книжки.

О своем решении работник должен сообщить работодателю письменно в срок до 31 декабря 2020 года. Для тех работников, которые не напишут такого заявление работодатели продолжат вести бумажные трудовые. В дальнейшем перейти с бумажной трудовой на электронную можно будет в любой момент, а вот обратной дороги уже не будет. При отказе от бумажной трудовой книжки с работодателя снимается обязанность по ее ведению и хранению. Он выдает документ на руки работнику и больше не примет ее назад.

Для тех граждан, которые в первый раз будут устраиваться на работу в 2021 году и дальше, вариантов выбора не предусмотрено. Им будут заводить электронную трудовую книжку и ее бумажного варианта у них не будет. Тем гражданам, которые выбрали бумажный документ о стаже можно изменить свое решение в любой момент, ведь на них также будет вестись электронная трудовая, параллельно с бумажной.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди главных плюсов новой системы учета стажа чиновники называют невозможность потерять документ, а вместе с ним и все сведения о стаже. Работника избавляют от лишних бумаг, а работодателя от бумажной работы. Кроме того, отпадает необходимость предоставлять сведения о стаже работы в заинтересованные в таких сведениях органы, они сами смогут получить нужную информацию. На этом преимущества электронных трудовых исчерпаны, и можно перейти к их недостаткам.

Недостатки электронных трудовых книжек

Недостатков у новых цифровых технологий хватает. Главный из них — отсутствие уверенности в 100% безопасности информации. Мы то и дело читаем новости об утечках баз данных пользователей даже в банках. А недавно хакеры смогли получить доступ к базе данных пользователей системы госуслуг целого региона. На продажу были выставлены полные личные данные — адреса, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских картах. Примечательно, что утечка была обнаружена и перекрыта только после появления в интернете самих баз данных граждан, а не в момент их похищения. Между этими двумя событиями прошло больше двух недель. Где гарантии, что подобное не произойдет с электронными трудовыми книжками?

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.

Ну и вишенкой на торт — за периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся. То есть у тех граждан, которые работают и захотят перейти на электронную форму учета стажа, при оформлении пенсии будет два документа — электронный и бумажный. И потребуются они именно вместе. А многие ли об этом знают? Все ли сохранят бумажную трудовую? Сложно сказать.

alt="С внедрением электронных трудовых книжек отпадет необходимость поиска в архивах кадровиков. Фото: Владимир Гердо / ТАСС" />

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, - электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое - минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе - исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье - удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое - снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании "личного кабинета" на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном - заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь "утекают" данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время - в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания "Ветеран труда".

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды - грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, - все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, - запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

О чем не пишут в книжках

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО "Русский пекарь"…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть "личный кабинет", я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

Фамилия, имя, отчество работника.
Место работы.
Должность, профессия, специальность, квалификация.
Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, — для этого есть отдельные отчеты. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

В законодательстве РФ с начала 2020 года введен термин электронной трудовой книжки (ЭТК), которая представляет собой цифровую версию документа, хорошо знакомого для каждого гражданина. Теперь она будет в обязательном порядке оформляться для всех работников. Переход от бумажного носителя к цифровому произойдет в течение года. Рассмотрим, что важно знать работодателю об электронных трудовых книжках? Какие преимущества и недостатки введенных правил для работников и руководителей компаний?

Содержание статьи:

1. Выдержки из нормативной базы
2. Суть перехода на электронные трудовые книжки
3. Какие сведения фиксируются в ЭТК?
4. Какие плюсы и минусы перехода на электронные трудовые книжки

Выдержки из нормативной базы

В ТК РФ в 2020 году добавлена новая статья 66.1, которая регламентирует введение в оборот электронных трудовых книжек. Согласно закону «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 №27-ФЗ (изменения от 16.12.2019 года) работодатели теперь обязаны сдавать с начала календарного года в Пенсионный фонд обновленный отчет. В нем должны быть указаны данные о стаже сотрудника и его трудовой деятельности в компании: прием, увольнение или перевод на другую должность. А с 2021 года в КоАП РФ будут зафиксированы штрафные санкции на работодателя за нарушение сроков и недостоверность информации при подаче сведений в ПФР.

Суть перехода на электронные трудовые книжки

С начала 2020 года цифровой формат ЭТК стал действовать для всех уже работающих в организациях граждан и ИП. При отказе от ведения бумажная трудовая книжка выдается на руки сотруднику. В этом случае ответственность за ее хранение уже не лежит на кадровом работнике компании. Доступен вариант сохранения прежнего формата ведения документооборота при соответствующем заявлении от сотрудника. С 2021 года для граждан, которые будут впервые официально трудоустраиваться, оформление электронных трудовых книжек будет автоматическим.

До конца года работодатели должны успеть выполнить следующие действия:

С января 2020 года требуется регулярно отправлять в ПФР электронный отчет, где фиксируются данные о том, кого приняли или уволили с работы, перевели на другую должность.
Уведомить работников о том, что они могут согласиться на продолжение введения бумажных трудовых книжек или перейти на новую систему.
Внести вышеуказанные изменения в коллективный договор и в порядок кадровой работы.

При выявлении нарушений Роструд вправе оштрафовать ИП или директора компании на сумму до 5 000 рублей, а юридическое лицо – максимально на 50 000 рублей. Невыполнение требований влечет увеличение взысканий. В 2021 году будут действовать штрафы за несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности работников и ошибки в отчетах. Сумма за нарушения колеблется от 300 до 500 рублей.

Какие сведения фиксируются в ЭТК

В электронной трудовой книжке работника содержатся те же данные, что и в ее бумажной версии:

ФИО сотрудника компании;
место и период его работы;
должность (профессия и специализация);
квалификация (категория и разряд);
дата приема, увольнения или перевода;
основания для прекращения договора.

Если работнику необходимо получить информацию из ЭТК для прохождения собеседования или оформления кредита, то он может обратиться в ПФР или МФЦ по месту жительства. Указанные данные доступны на портале Госуслуг или в личном кабинете сайта Пенсионного фонда. Сведения из ЭТК можно получить и у последнего работодателя в распечатанном виде.

Какие плюсы и минусы перехода на электронные трудовые книжки

Введение электронных книжек дает следующие преимущества:

оперативное получение информацию о трудовой деятельности работника;
оформление пенсионных выплат по данным лицевого счета;
проверка стабильности внесения работодателем страховых взносов;
возможность дистанционного трудоустройства;
снижение расходов на хранение и ведение бумажных документов;
удобство обработки информации, простота ее получения в единой базе;
минимизация рисков внесения ошибок, неточностей, недостоверных сведений;
обработка аналитических данных;
экономия времени при оформлении работника.

К минусам введения электронных трудовых книжек можно отнести то обстоятельство, что теперь у работодателя отсутствует уверенность, что новый сотрудник уже уволился с предыдущего места. В то же время у работника теперь отсутствует обязательство закрыть все долги на прошлом рабочем месте. К другим сложностям введения ЭТК можно отнести следующие моменты:

возможность потери сведений из-за сбоя информационной системы;
риск утечки персональных данных о работнике;
необходимость хранения бумажной версии документа при соответствующем заявлении от сотрудника.

Несмотря на то, что существует общая тенденция перехода документооборота на цифровой формат, действие обычных трудовых книжек никто не отменял. Если работник не подаст заявление о согласие на ЭТК, то ее будут продолжать вести в привычном режиме.

Очевидно, что число преимуществ перехода на электронные трудовые книжки перевешивает количество возможных трудностей. Но в формате отдельно взятой организации каждый из этих пунктов может иметь разное и определяющее значение. Пока за работником сохраняется право выбора, оставлять ли бумажный вариант или полностью переходить на электронную трудовую книжку. Поэтому никто не вправе заставить или принудить его к другому решению.

Читайте также: