Для чего нужен налоговый регистр карточка по учету доходов и ндфл

Опубликовано: 25.04.2024

Дата публикации 29.03.2021

Использован релиз 3.0.90

Сотрудница организации ООО "Торговый дом" Попова И.П. принята на работу 1 февраля 2021 г. с окладом 60 000 руб. При приеме на работу сотрудница написала заявление о предоставлении ей стандартного налогового вычета на первого ребенка в размере 1 400 руб. и предоставила справку с предыдущего места работы о доходах, облагаемых по ставке 13% за январь 2021 г. - 50 000 руб.

В марте 2021 г. сотрудница обратилась с заявлением о предоставлении ей в 2021 г. имущественного вычета в связи с приобретением жилья. К заявлению приложено уведомление № 7733-1212 от 01.03.2021, выданное ИФНС № 33 по г. Москве, подтверждающее право на вычет в размере 50 000 руб. по расходам на приобретение жилья. 31.03.2021 сотрудница уволилась.

Необходимо составить регистр налогового учета по НДФЛ.

Для составления регистра налогового учета по НДФЛ в программе используется отчет Регистр налогового учета по НДФЛ.

С помощью этого отчета можно сформировать регистры налогового учета по НДФЛ за выбранный налоговый период сразу на всех сотрудников организации либо только для выбранного списка физических лиц.

1. Раздел Зарплата и кадры - Отчеты по зарплате - Регистр налогового учета по НДФЛ.
2. В поле Период выберите период, за который необходимо сформировать регистр (регистры) (по умолчанию текущий год) (рис. 1).
3. Установите флажок Организация и выберите организацию из справочника Организации, по которой формируется регистр (регистры) налогового учета по НДФЛ.
4. Если регистр (регистры) необходимо сформировать по конкретному сотруднику (сотрудникам) установите флажок Сотрудники и добавьте в форму Сотрудники сотрудника (сотрудников) из одноименного справочника. Если необходимо сформировать регистр налогового учета по физическому лицу (не сотруднику), то флажок Организация устанавливать не нужно и тогда в форму Сотрудники можно подобрать физическое лицо из справочника Физические лица.

• Простой – режим, который предназначен для изменения текущих настроек отчета, которые сохраняются автоматически. При данном режиме (установлен по умолчанию) можно только менять уже имеющиеся параметры (рис. 2);
• Расширенный – режим, который предназначен для изменения структуры отчета. После изменения структуры отчет необходимо сохранить как новый или перезаписать существующий. При данном режиме можно управлять настройками: параметров, условий (если выбор условия возможен для данного типа параметра) и значений сравнения, по которым будет формироваться отчет.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ, реализованная в программе, полностью соответствует требованиям к составу сведений, указанным в п. 1 ст. 230 НК РФ.

В состав регистра налогового учета по НДФЛ включено 7 разделов:

1. В разделе 1 (рис. 3) содержатся сведения о налоговом агенте (организации).
2. В разделе 2 (рис. 3) содержатся сведения о налогоплательщике (физическом лице). В пункте 2.9 в виде таблицы представлены сведения о налоговом статусе налогоплательщика. Для обозначения используются те же коды статуса налогоплательщика, что и для справки о доходах и суммах налога физического лица (приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@), выдаваемой физическому лицу (1 - налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, 2 - налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ и т.д.).

Раздел 4 состоит из нескольких подразделов.

В подразделе Расчет налога на доходы физического лица по ставке 13% (кроме дивидендов) в разрезе месяцев налогового периода приводятся коды и суммы доходов, полученных налогоплательщиком, суммы облагаемого дохода, налоговой базы и исчисленного налога. Для доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов), дополнительно выводится таблица со сведениями о фактически предоставленных налогоплательщику налоговых вычетах.

В подразделе Расчет налога на доходы физического лица по ставке 30% отражаются доходы нерезидентов, облагаемые по данной ставке, даты начисления, месяцы, за которые начислена оплата труда, даты выплаты и получения доходов, коды доходов, облагаемые суммы доходов, предоставленные налоговые вычеты и суммы налога.

В подразделе Расчет налога на доходы физического лица с дивидендов и по прочим ставкам отражаются доходы, облагаемые с дивидендов и по прочим ставкам, даты начисления и получения доходов, код доходов, облагаемые суммы доходов, предоставленные налоговые вычеты и суммы налога.

В подразделе Зачтено авансовых платежей (ст. 227.1 НК РФ) отражается зачтенная сумма уплаченного авансового платежа по НДФЛ сотрудников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из "безвизовых" стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющих трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента. Подробнее об этом смотрите в статье Учет авансовых платежей по НДФЛ иностранных граждан.

В подразделах Исчислено налога, Удержано налога, Возвращено излишне удержанного налога, Передано на взыскание и Перечислено налога приводятся соответственно суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налогов в разрезе месяцев налогового периода и налоговых ставок. В отдельной колонке отмечается дата операции: исчисления, удержания, возврата излишне удержанного налога, передачи на взыскание и перечисления налога. Для сумм удержанного налога дополнительно выводится предельный срок перечисления налога, который необходим для заполнения расчета по форме 6-НДФЛ. Для сумм перечисленного налога дополнительно выводятся реквизиты платежного поручения.

5. В разделе 5 (рис. 6) указываются общие суммы фактически предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов в целом за налоговый период. Сведения выводятся в разрезе кодов ОКТМО/КПП и кодов вычетов.

6. В разделе 6 (рис. 6) приводятся общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога.

7. В разделе 7 (рис. 6) указываются сведения о представлении справок о доходах налогоплательщика по форме 2-НДФЛ.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
  • ИНН, КПП;
  • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
  • наименование организации.
  • ИНН;
  • Ф. И. О.;
  • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • дата рождения;
  • гражданство;
  • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.
  • Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

  Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

  ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.

  Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2021 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

  Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

  Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

  При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

  Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

  ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС ежеквартально в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

  Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

  Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

  Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

  Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

  Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

  При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

  По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

  Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

  Подробности см. здесь.

  В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

  Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

  О нюансах читайте здесь.

  Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения

  С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

  Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2021 года по следующей ссылке.

  
  

  Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

  
  

  Как налоговому агенту отразить профессиональный вычет в регистре по учету НДФЛ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

  Итоги

  Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2021 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2021 год.

  Новая форма в целом унаследовала внешний вид старой справки. Однако есть некоторые изменения как в составе показателей, так и качественные. Раньше компании в справке сообщали только о том, что у налогоплательщика есть право на стандартные или имущественные вычеты. Теперь же в справке передаются фактически предоставленные вычеты. То есть теперь инспекцию не интересует, есть ли у сотрудника право на вычеты. Налоговики собирают все данные на одного гражданина, а если он придет декларироваться, то сам будет доказывать то, что вычеты ему действительно положены.

  К количественным изменениям в справке можно отнести то, что поменялся состав итоговых показателей в разделе 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Из него исключены результаты перерасчетов прошлых лет. Можно предположить, что этой строкой особо не пользовались. В основном использовали общие суммы исчисленных и удержанных налогов. Зато введен новый показатель – «Cумма налога перечисленная», то есть уплаченная в бюджет.

  Таким образом, сейчас компании будут передавать в каждой справке помимо общих сумм дохода еще и те, которые были уплачены. Радует, что это изменение введено с отчета за 2011 год. Конечно, ведь в 2010 году компании не вели подобного учета. Но огорчает то, что с 2011 года такой учет придется вести и отражать в справках 2-НДФЛ.

  Как передать справки в налоговую инспекцию

  Теперь о том, как компаниям предстоит передавать справки 2-НДФЛ в налоговые инспекции.

  Изменились правила формирования файлов для тех компаний, которые отправляют справки в инспекции через интернет. А это на самом деле почти все компании. Раньше в одном файле можно было организовать всех своих получателей доходов. Теперь же от компаний потребовали передавать в одном файле не более 3000 справок.

  Как и раньше, справки передаются в разрезе налоговых ставок, КПП и ОКАТО тех подразделений, в которых работали сотрудники. Это осталось.

  При этом, если у компании есть обособленные подразделения, справки по тем сотрудникам, которые в них работают, нужно представлять в налоговые инспекции по месту нахождения «обособок». Раньше же налоговый агент мог все справки сформировать вместе в одной информационной базе и оптом заслать в налоговую инспекцию. Теперь придется формировать файлы отдельно по каждому ОКАТО и КПП. И вот эту массу файлов рассылать в соответствующие налоговые инспекции. Конечно, это не проблема для тех, кто отчитывается электронно. Но если компания подает справки лично, то ей придется объехать все инспекции, в которых состоят на учете обособленные подразделения компании.

  Также обновлена форма сопроводительного реестра. Он существенно упростился. Его подают те компании, которые отчитываются лично, а не электронно. То есть совсем небольшие организации с численностью менее 10 человек.

  Вместо 1-НДФЛ нужно вести регистр налогового учета.

  Допустим, до 1 апреля 2011 года компании благополучно отчитаются за 2010 год. И в текущем году им придется уже по-новому рассчитывать налог на доходы физических лиц. В частности, Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ были изменены статьи 230 и 231 Налогового кодекса.

  В новой редакции статьи 230 введено понятие «регистры налогового учета» в отношении НДФЛ. Фактически этот регистр заменяет форму 1-НДФЛ. Эта форма достаточно долго не обновлялась и наконец-то отмерла окончательно. Что самое интересное: форму налогового регистра компания вправе разработать самостоятельно. Использовавшаяся до сих пор форма 1-НДФЛ была утверждена еще в 2003 году МНС России, новой же формы Минфин России так и не утвердил (образец налоговой карточки по учету НДФЛ можно посмотреть здесь >>>).

  Правда, есть фиксированный объем данных, которые должны быть отражены в этом регистре. Посмотрим на них. Как всегда, в регистре нужно написать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика и его статус. Затем – вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии со справочником кодов. Также суммы дохода и даты их получения. Еще вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии со справочником кодов. Здесь обратите внимание, что, вероятнее всего, нужно писать еще и суммы налоговых вычетов. Все это было и раньше.

  А вот чего не было в форме 1-НДФЛ. В частности, теперь в регистре необходимо писать даты удержания и перечисления налога в бюджет и реквизиты соответствующего платежного документа. Эта короткая фраза означает, что так же, как и по взносам в ПФР, придется уплаченный налог на доходы физических лиц распределять по сотрудникам. То есть компания одной суммой перечисляет налог в бюджет, а потом на полях платежки либо в программе на полях документа общую сумму налога нужно разбить по тем налогоплательщикам, за которых он был перечислен.

  Кстати, тем, кто пользуется 1С, не придется делать эту разбивку вручную. Программа сделает это сама.

  Причем законом № 229-ФЗ не только ввели новый регистр, но и установили ответственность за его отсутствие. Теперь она содержится в статье 120 Налогового кодекса и подразумевает штраф от 10 тыс. руб.

  Каков новый порядок возврата НДФЛ

  Существенно изменился порядок возврата переплаченного налога на доходы физлиц. Он описан в статье 231 Налогового кодекса.

  Теперь компании не могут вернуть налог со всех тех доходов, которые получены в налоговом периоде, если вычеты по ним имеют конкретную дату. Например, имущественный вычет начинает действовать только с того момента, когда сотрудник, у которого есть на него право, приносит заявление. Раньше можно было вернуть или зачесть сумму налога по доходам за предыдущие месяцы. Теперь же имущественный вычет начинает действовать с того месяца, когда зарегистрировано заявление от сотрудника. Он уменьшает налог на доходы этого и последующих месяцев. ( Пункт 1 статьи 231 НК РФ)

  И есть еще один пункт, в котором явно сказано об изменении порядка возврата налога. Речь идет о получении статуса налогового резидента. Раньше по истечении 183 дней иностранец становился резидентом и нужно было пересчитать его налог по ставке 13 процентов за весь налоговый период. То есть можно было сразу вернуть переплаченный налог. Теперь же возврат будет проводиться только после подачи в инспекцию самим налогоплательщиком декларации и документов, подтверждающих статус налогового резидента. Речь об этом идет в пункте 1.1 статьи 231 НК РФ.

  То есть компания теперь не пересчитывает автоматически налог нерезидента в том случае, если он в налоговом периоде получил другой статус. Просто с момента получения статуса резидента компания взимает с доходов работника не 35 процентов, а 13.

  Есть и еще одно достаточно позитивное изменение. Теперь в налоговом законодательстве четко прописано, что налог возвращается как за счет сумм того налогоплательщика, который подал заявление, так и за счет налога на доходы физических лиц по другим сотрудникам, за которых компания перечисляет налог.

  Но будет довольно сложно найти повод для возврата налога. Фактически в кодексе оставили одно-единственное основание, по которому возврат возможен. Речь идет о том случае, когда сотрудник поздно принес заявление на стандартные налоговые вычеты. Например, он получил травму и в тот период, пока он был на больничном, у него родился ребенок. И он физически не смог быстро собрать все необходимые документы, связанные с радостным событием. Поэтому принес на работу собранные справки через три месяца. Так вот, за прошедший период он имеет право на перерасчет налога и возврат переплаты.

  Возврат производится тоже в течение трех месяцев. Если компания не успевает за этот срок вернуть деньги, то она обязана заплатить проценты.

  Комментарий редакции.

  Дважды по статье 123 НК РФ не оштрафуют

  Налогового агента теперь могут привлечь к ответственности не только за то, что он не перечислил НДФЛ, но и за то, что налог не был удержан вовсе. Такие изменения были внесены в статью 123 Налогового кодекса Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ. Штраф составляет 20 процентов от неудержанной или неперечисленной суммы. Но дважды оштрафовать по этой статье не могут. То есть если компания и не удержит, и не перечислит НДФЛ за сотрудника, то ей выпишут только один штраф по статье 123 НК РФ: либо за неудержание, либо за неперечисление налога.

  Комментарий редакции.

  Можно адаптировать старую форму 1-НДФЛ

  Если компания планирует пользоваться формой 1-НДФЛ в качестве налогового регистра для учета доходов физлиц, то нужно немного эту форму подредактировать. В нее необходимо добавить такие обязательные реквизиты, как даты выплаты доходов, даты удержания налога, даты перечисления налога, реквизиты платежки на перечисление в бюджет (дату и номер). В строках «Стандартные налоговые вычеты» раздела 3 нужно убрать те коды, которые уже не применяются (это 101, 102, 106 и 107), и добавить действующие коды (108–113). В пункте 3.2 раздела 3 проставить действующие размеры стандартных вычетов на ребенка – 1000, 2000 и 4000 руб. Добавить строки для отражения имущественного и социального вычета, если он предоставляется работнику. Еще форму можно подсократить, удалив разделы 7 и 9.

  Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 1, 2010

  Регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ предназначен для составления:

  • регистра налогового учета по НДФЛ, предусмотренного ст. 230 НК РФ; PDF
  • заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ. PDF
  • сведения о полученных работником доходах;
  • исчисленных и удержанных суммах налога в разрезе даты получения доходов в организации, в которой сотрудник получал доходы.

  Порядок заполнения

  
  

  Рассмотрим порядок заполнения основных данных регистра.

  Вид движения

  Вид движения бывает двух видов: Приход и Расход .

  • Приход — налог НДФЛ исчислен, в списке обозначается «+»;
  • Расход — налог НДФЛ удержан, при выплате доходов, в списке обозначается «-».

  Период

  В графе Период указывается дата события: когда был исчислен или удержан налог.

  Значение поля совпадает с датой Регистратора, по которому сформировалась запись в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ .

  Ставка налогообложения

  Налоговые ставки, применяемые при исчислении налога на доходы физических лиц, установлены ст. 224 НК РФ.

  В программе используются следующие ставки:

  • 9% — при получении:
    • дивидендов;
    • процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 01.01.2007;
    • доходов учредителями доверительного управления ипотечным покрытием.
    • зарплаты и других доходов резидентов, кроме облагаемых по ставке 35%;
    • зарплаты нерезидентов-иностранцев с патентом, граждан из ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов, беженцев и лиц, получивших в РФ временное убежище.

    Если физическое лицо является налоговым резидентом РФ, большинство его доходов будет облагаться по налоговой ставке в размере 13%. Налоговые резиденты — это физические лица, которые фактически находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев, следующих подряд.

    Физическое лицо

    Работник, получивший доход, с которого исчислен (вид движения Приход ) или удержан (вид движения Расход ) налог НДФЛ.

    Налогоплательщиками признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся ее налоговыми резидентами.

    Документ-основание

    Документ, послуживший основанием для начисления НДФЛ. Основанием для записи в регистр могут служить:

    • Больничный лист ;
    • Начисление дивидендов ;
    • Начисление зарплаты ;
    • Операции учета НДФЛ ;
    • Отпуск ;
    • Перерасчет НДФЛ .

    Регистратор

    Документ, при проведении которого сформировалась запись в регистр. Записи в регистр формируют:

    • Начисление зарплаты ;
    • Больничный лист ;
    • Отпуск ;
    • Списание с расчетного счета ;
    • Выдача наличных ;
    • и т. д.

    Полный ­список документов можно посмотреть здесь. PDF

    Организация

    Указывается наименование нашей Организации. Данные заполняются автоматически по документу Регистратор. Если в форме документа-регистратора поле Организация не отображается, значит, в базе ведется учет только по одной организации, и программа заполнит эти данные по умолчанию. PDF

    Подразделение

    Подразделение организации, к которому отнесен работник.

    Дата получения дохода

    В поле Дата получения дохода заполняется дата фактического получения дохода в целях расчета НДФЛ. Программа автоматически проставляет дату получения дохода в зависимости от вида дохода:

    • зарплата, средний заработок в командировке, ежемесячные премии — последний день месяца, за который начислили зарплату (премию);
    • вознаграждение подрядчику — дата выдачи денег из кассы или перечисления со счета организации на карту подрядчика;
    • отпускные и больничные — дата выдачи денег из кассы или перечисления со счета организации на карту сотрудника;
    • и т. д.

    Полный список определения даты фактического получения дохода по виду дохода можно посмотреть здесь. PDF

    Срок перечисления

    • Не позднее конца месяца, в котором выплачен доход (по отпускным и больничным).
    • Не позднее следующего за выплатой дохода дня (для прочих доходов).

    Крайний срок уплаты

    • Регистратор — Выдача наличных 06.02.2019;
    • Срок перечисления — Не позднее следующего за выплатой дохода дня (для прочих доходов);
    • Крайний срок уплаты — 07.02.2019.

    Если рассчитанный Крайний срок уплаты приходится на выходной или праздничный день, он автоматически переносится 1С на ближайшую рабочую дату, например, если выплата зарплаты сотрудникам прошла 08.­02.2019. Крайний срок уплаты 09.02.2019 переносится на 11.02.2019, т. к. 09.02.2019 и 10.02.2019 — выходные дни.

    Сумма дохода

    Сумма выплаченного работнику дохода.

    Сумма

    Сумма исчисленного (вид движения Приход ) или удержанного (вид движения Расход ) налога НДФЛ.

    Вид дохода

    Указывается, к какой категории относится доход, полученный работником. Возможные варианты:

    • оплата труда;
    • дивиденды;
    • прочие доходы;
    • прочие натуральные доходы;
    • и т. д.

    Полный список видов дохода можно посмотреть здесь. PDF

    Код дохода

    Указываются данные из справочника Виды доходов НДФЛ . Справочник содержит все сведения, соответствующие действующему НК РФ и классификатору, утвержденному ФНС РФ. Изменить данные и добавить их в справочник невозможно: в случае изменения законодательства они обновляются автоматически при обновлении программы.

    Возможные варианты кодов:

    • 1010 — дивиденды;
    • 1400 — доходы от сдачи в аренду и иного использования имущества (кроме доходов от сдачи в аренду транспортных средств, средств связи, компьютерных сетей);
    • 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и лиц, приравненным к ним;
    • 2012 — суммы отпускных выплат
    • 2013 — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
    • и т. д.

    Полный список кодов дохода НДФЛ можно посмотреть здесь. PDF

    Вариант удержания НДФЛ

    В зависимости от характера удержания исчисленный НДФЛ может быть:

    • Удержан;
    • Передан на взыскание в налоговый орган;
    • Возвращен налоговым агентом;
    • Зачтен в счет авансовых платежей.

    Вариант удержания автоматически заполняется в регистре по Документу-основанию.

    Включать в декларацию по налогу на прибыль

    Флажок выставляется для включения НДФЛ в декларацию по налогу на прибыль. Установка флажка выполняется программой автоматически по виду дохода. Например, дивиденды, причитающиеся юридическим лицам, облагаются налогом на прибыль согласно п. 3 ст. 284 НК РФ.

    НДФЛ по оплате труда в декларацию по налогу на прибыль не включается, поскольку это не расход организации, а налог физических лиц, который удерживается из их доходов. Организация в данном случае выступает только агентом по удержанию и перечислению налога.

    Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ

    Флажок выставляется для включения налога в форму 6-НДФЛ. Его установка выполняется автоматически в зависимости от вида дохода.

    В расчет 6-НДФЛ не включаются следующие доходы:

    • доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов, и прочих лиц, занимающихся частной практикой;
    • доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ: например, доходы от продажи имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности;
    • государственные и социальные пособия, из которых работодатели не удерживают подоходный налог;
    • компенсационные выплаты в следствие полученного на рабочем месте увечья;
    • возмещение за коммунальные платежи, аренду жилья;
    • выплачиваемые работникам деньги, заменяющие положенные им пайки и другие виды натурального довольствия;
    • доходы резидентов других стран, не облагаемые в РФ в силу международных договоров.
    • флажок Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ — Истина. PDF

    Отражение начисления и удержания НДФЛ налогоплательщика

    При начислении дохода документами-основаниями PDF в регистр делается запись о начислении суммы налога:

    — Приход.

    
    

    При выплате дохода PDF в регистре формируется запись по сумме удержанного налога:

    — Расход.

    
    

    По сформированным записям регистра строятся специальные отчеты по НДФЛ:

    • Налоговый регистр по НДФЛ : раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате — Регистр налогового учета по НДФЛ . PDF
    • Проверка разд. 2 6-НДФЛ : раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате — Проверка разд. 2 6-НДФЛ . PDF

    Как правило, этих отчетов бывает достаточно для проверки и исправления ошибок заполнения формы 6-НДФЛ. Однако при ручных правках в документах и сбоях в программе может потребоваться более серьезная проработка ошибки по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ , Универсальным отчетом, который позволяет проанализировать ситуацию более глубоко, используя дополнительную информацию полей:

    ; ; ; ; ;
    • и т. д.
    • Универсальный отчет по проверке заполнения части 2 формы 6-НДФЛ

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

    Здравствуйте! При списании с р/с оплаты налога НДФЛ не формируется.Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.5.170). Перешли с января.Выплачивала зарплату тремя частями. Но как-то странно считается Сумма выплаченного.Был перенос данных (справочники+остатки отпусков+зп для расчета среднего заработка, доки.

    Карточка публикации

    (6 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Спросите своего бухгалтера – надо ли заполнять форму 1 НДФЛ. Если у вас работает молодой специалист, то он и не слышал про такую. Если же бухгалтер у вас опытный, то вам расскажут, что раньше требовалось заполнять карточки по форме 1 НДФЛ на всех своих сотрудников. Эта статья разъяснит вам, что такое форма 1 НДФЛ и что теперь заполняется вместо нее.

    Все индивидуальные предприниматели , принимая на работу сотрудников, становятся налоговыми агентами, перечисляя за работников налоги в бюджеты различных уровней и внебюджетные фонды. Поэтому работодатель обязан вести всю документацию, связанную с этим процессом. Одной из форм отчетности являются декларации по форме НДФЛ. Среди них и учетная карточка, то есть форма 1 НДФЛ.

    Что такое 1 НДФЛ

    Итак, 1 НДФЛ – это форма карточки, в которой отражаются доходы налогоплательщика, все налоги, которые он уплачивает. Этот документ был введен в 2003 году призом Министерства Налоговой службы и являлся одним из основных документов всего налогового учета. Эта форма работала 8 лет и с 1 января 2011 года была ликвидирована. На сегодняшний день индивидуальные предприниматели не обязаны ее заполнять. Вместо нее в обязанности работодателя вменено заполнение регистра по учету НДФЛ, а который вносятся те же самое данные о работнике, порядок заполнения также идентичен.

    Но вот какая интересная ситуация: налоговый регистр должен разрабатываться предпринимателем, то есть налоговым агентом, самостоятельно. И подоходный налог в этом регистре должен рассчитываться самостоятельно. Все эти функции обязаны выполнять и крупные организации, то есть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также нотариусы, работающие в частном порядке, и иностранные организации, открывшие свои представительства в России.

    В налоговом регистре, согласно Налоговому Кодексу, должна быть указана следующая информация. Это все личные данные сотрудника, которые позволяют его идентифицировать, это статус работника, как налогоплательщика, все суммы его доходов, виды доходов с указанием кодов, действующих на сегодняшний день, налогов, которые были удержаны с сотрудника, и их актуальные коды. К этой информации добавляются даты выплаты доходов и вычетов налогов, а также даты перечисления сумм налогов в бюджеты РФ. Рядом с каждой записью о перечислении налога необходимо проставить наименование платежного документа, его реквизиты, все это производится для подтверждения фактов перечисления средств.

    Некоторые предприниматели практикуют ведение общего регистра, одного на всех сотрудников. В компаниях, где работает немного специалистов, это весьма удобно. Но правильность заполнения в соответствии с законом предусматривает ведение регистра на каждого отдельного сотрудника. Поэтому лучше всего потратить бухгалтеру на пару часов больше времени, но сделать правильный регистр и заполнять его так, как требует закон.

    В чем отличия формы 1 НДФЛ и налогового регистра

    Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.

    Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.

    Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.

    Для того, чтобы составить грамотный регистр, необходимо скачать бланк формы 1 НДФЛ, и к нему уже прибавить свои пункты. Заполнение карточки довольно простое, оно осуществляется на каждого сотрудника в отдельности. В форму вносятся все доходы, кроме тех, которые не облагаются налогами. Это социальные пособия, материальная помощь, если она меньше 4 тысяч рублей. Также не вносятся в регистр следующие виды доходов: пособие по беременности и родам, единоразовое пособие беременным при ранней постановке на учет в медицинском учреждении, пособие при рождении ребенка или при усыновлении. Также в этот список входит пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и пособие по безработице.

    Основные пункты регистра, которые перешли из карточки 1 НДФЛ

    Первый пункт документа — сведения о налоговом агенте (источнике доходов). Здесь надо будет указать ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента — индивидуального предпринимателя), а также код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете, наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента и код ОКАТО. Все эти данные всегда есть в бухгалтерии, с их заполнением проблем не будет.

    Далее, во втором пункте, следует указать сведения о налогоплательщике (получателе доходов). Это ИНН и номер пенсионного страхового свидетельства, фамилия, имя и отчество сотрудника, вид документа, удостоверяющего личность. Если этот документ – паспорт, то надо указать код, серию и номер, дату рождения (число, месяц, год), гражданство с кодом страны, адрес постоянного места жительства, включая код страны, субъект Российской Федерации, область, край, округ, город, улица, дом, корпус, квартира. Далее надо указать, является ли налогоплательщик резидентом РФ, и заявлены ли налоговые вычеты.

    В третьем пункте проводится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%). Указание налоговых вычетов производится с одновременным описанием реквизитов документов, которые стали основой для начисления вычетов. Также надо будет подробно сделать расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), расчет налога с доходов, облагаемых по ставке 35%.

    В следующих пунктах должны быть указаны следующие данные: общая сумма налога по итогам налогового периода, сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами, результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды. И в завершении указываются сведения о представлении справок, предоставленных налогоплательщику.

    Все эти данные переносятся их карточки в новую учетную форму – регистр, и подаются в форме отчета в налоговую инспекцию. Если у вас возникли вопросы, то лучше всего проконсультироваться в налоговой инспекции по месту пребывания и регистрации ИП.

    Читайте также:

      
    • Имеет ли право налоговая сообщать о задолженности на работу
      
    • Зачем налоговая запрашивает должностные инструкции
      
    • Как заполнить заявление о зачете суммы излишне уплаченного налога на доходы физических лиц
      
    • Как налоговая узнает о доходах физических лиц беларусь
      
    • Договор гпх в 2021 году налоги платит работодатель какие