Кто подписывает налоговую декларацию директор или главный бухгалтер

Опубликовано: 13.05.2024

Организация оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета юридическим лицам. Каким образом эти юридические лица должны сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность - чья подпись и печать должна стоять на декларациях? Каким образом подписываются кассовые и банковские документы (бухгалтер, кассир)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В случае ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной организацией, именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору. Следовательно, подпись главного бухгалтера на документах бухгалтерского и налогового учета ставит руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо.

Подпись руководителя на документах бухгалтерского и налогового учета ставится руководителем организации-заказчика. При желании организация-заказчик может полностью переложить право подписи на специализированную организацию. Таким образом, подпись руководителя на документах и отчетности будет ставить руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации, уполномоченный руководителем организации-заказчика.

Подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных доверенностью лиц) заверяются печатями тех организаций, сотрудниками которых являются указанные должностные лица.

Обоснование вывода:

Подпись налоговой отчетности

Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик (организация-заказчик) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя, представляющего его интересы в отношениях с налоговыми органами, иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (специализированную организацию по ведению бухгалтерского и налогового учета).

Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п.п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

В соответствии с п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (организация - заказчик) или его представитель (специализированная организация) подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете). Если достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), подтверждает уполномоченный представитель налогоплательщика, в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства (наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)). При этом к налоговой декларации (расчету) прилагается копия документа, подтверждающего полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета).

В качестве уполномоченного представителя, имеющего право подписи налоговой декларации (расчета), может выступать как руководитель организации, осуществляющей ведение бухгалтерского и налогового учета организации-заказчика, так и иное лицо, если в соответствии со ст.ст. 185-189 ГК РФ доверенность на право подписи налоговой декларации (расчета) выдана на имя руководителя указанной специализированной организации с правом передоверия другому лицу.

При представлении в налоговый орган в этом случае налоговой декларации (расчета) организации-заказчика к ней следует прикладывать как документ, подтверждающий полномочия руководителя организации, осуществляющей ведение бухгалтерского и налогового учета, на подписание налоговой декларации (расчета), так и документ, подтверждающий соответствующие полномочия конкретного физического лица, подписавшего декларацию, которому передоверено право подписи налоговой декларации (расчета).

Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 24.12.2009 N 03-02-07/1-566.

Таким образом, подпись руководителя на документах налогового учета отчетности ставится руководителем организации-заказчика или уполномоченным им лицом, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации, а подпись главного бухгалтера - руководителем специализированной организации или уполномоченное им лицо.

Подпись бухгалтерской отчетности

В соответствии с п. 2 ст. 6 Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) руководитель предприятия, в зависимости от наличия объема работ, имеет право передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.

Согласно абзацу 2 п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем специализированной организации.

По смыслу ст. 7 Закона N 129-ФЗ, можно сделать вывод, что в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией, именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору.

Таким образом, распределение подписей на бухгалтерской отчетности выглядит следующим образом:

- подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика, или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации;

- подпись главного бухгалтера ставит руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо.

Подпись первичных документов

Закон N 129-ФЗ не содержит положений о порядке оформления первичных документов в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией.

Из п.п. 12, 14, 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) следует, что, когда ведение бухгалтерского учета передано на договорных началах специализированной организации, централизованной бухгалтерии или бухгалтеру-специалисту, то документы, на которых необходима подпись главного бухгалтера, вместо него подписывает руководитель специализированной организации, централизованной бухгалтерии либо специалист, ведущий бухгалтерский учет.

Таким образом, способ подписания первичных документов аналогичен способу подписания бухгалтерской отчетности.

Что касается документов, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ их подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Исходя из смысла этой статьи, вероятно, речь идет о должностных лицах той организации, которая совершает эти хозяйственные операции. Других указаний Закон N 129-ФЗ не содержит.

Таким образом, кассовые и банковские документы должен подписывать руководитель той компании, которая совершает хозяйственные операции, или уполномоченные им лица.

Под уполномоченными лицами, как уже было отмечено, могут пониматься и руководитель или иные сотрудники специализированной организации.

Печать на первичных и отчетных документах

В отношении проставления печати на первичных и отчетных документах следует отметить, что подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных доверенностью лиц) заверяются печатями тех организаций, сотрудниками которых являются указанные должностные лица.

Таким образом, если первичный или отчетный документ подписан руководителем организации - заказчика и руководителем специализированной организации (уполномоченным им лицом), то на таком документе проставляются и печать организации-заказчика (удостоверяет подпись руководителя организации-заказчика), и печать специализированной организации (удостоверяет подпись руководителя специализированной организации, выполняющего обязанности главного бухгалтера).

Если же руководитель организации-заказчика полностью переложил право подписи на специализированную организацию, то ставится только печать специализированной организации.

Аналогичным способом ставятся печати и на доверенностях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сосновская Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

21 сентября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.

Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:

Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.15;
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Упомянутые нормы требуют, чтобы руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утвердил список лиц, которые имеют право подписывать те или иные документы. Таким образом, чтобы наделить сотрудника полномочиями подписать бухгалтерскую «первичку», директору достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение. Это касается в том числе расчетных и денежных документов.

Обратите внимание! Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя. Поэтому специалисты рекомендуют компаниям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов и в реквизитах подписывающего лица указывать, например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Счета-фактуры стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы — НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура — в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.

Подпись бумажного счета-фактуры

Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.

У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.

Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.

Электронные счета-фактуры

В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.

Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.

Отчетность по НДС

Как известно, с прошлого года все компании отчитываются по НДС в электронном виде. Исключение — налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).

Каким образом можно делегировать полномочия на подпись декларации по НДС иному лицу? В целом все так же — необходимо составить доверенность и уведомить налоговый орган о передаче полномочий. С той лишь разницей, что сделать это можно в электронном виде, а к декларации каждый раз прилагать информационное сообщение о доверенности. Такой порядок применим к любому налоговому отчету (расчету), который подается по каналам ТКС.

Передача полномочий на общение с ФНС

Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.

На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.

Правила составления доверенностей

В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия — организация или предприниматель — правила составления доверенности будут отличаться.

Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.

Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С учетом ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" можно ли в каждом из двух вариантов:
1) в штатном расписании нет должности главного бухгалтера;
2) в штатном расписании есть должность главного бухгалтера, но она не занята (вакантная)) -
передать полномочия главного бухгалтера самозанятому на основании договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету? Может ли самозанятый (бухгалтер), работающий на основании договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету и по доверенности, подписывать за главного бухгалтера бухгалтерскую (финансовую) отчетность, налоговую отчетность, первичные и иные бухгалтерские документы? Как в этом случае будет выглядеть должность в реквизите подписи на документах?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с физическим лицом самозанятым.
Исполнителю по договору об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета могут быть переданы полномочия на подписание необходимых первичных документов, счетов-фактур, а также налоговой и бухгалтерской отчетности.

Обоснование позиции:
Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). При этом руководитель экономического субъекта вправе заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).
Исполнителем по такому договору может быть физическое или юридическое лицо.
Ни Закон N 402-ФЗ, ни Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ (далее - Закон N 422-ФЗ), которым и установлен спецрежим "Налог на профессиональный доход" не запрещают бухгалтеру быть самозанятым. Однако осуществлять деятельность в таком статусе он может, только если не состоит в трудовых отношениях с лицом, которому оказывает услуги, а кроме того, соответствует требованиям, установленным ч. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ (ч. 6 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, организация может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с физическим лицом самозанятым.
Отметим, что в 2019 году ФНС и Роструд договорились о проведении совместных проверок работодателей, которые нанимают самозанятых граждан в качестве работников, оформляя их по гражданско-правовым договорам.
Основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение трудового и налогового законодательства будет являться выявление признаков трудовых отношений (смотрите Информацию ФНС России от 26.11.2019, письмо Управления ФНС по Московской области от 27.07.2020 N 10-17/051757@).
Риск признания трудовых отношений с самозанятым лицом подпадает под критерии ст. 54.1 НК РФ, из которой следует, что основной целью любой сделки должна быть конкретная разумная хозяйственная (деловая) цель, а не налоговая экономия. Иными словами, привлечение самозанятых лиц должно иметь веское экономическое обоснование и деловую цель такого сотрудничества.
Подчеркнем, что судебная практика по данному вопросу пока не сформирована, так как после принятия Закона N 422-ФЗ прошло недостаточно времени.
При этом ранее налоговые органы и суды усматривали признаки трудовых отношений, если, в частности:
- договор оказания услуг, заключенный с ИП, носит не разовый, а систематический характер (договор с физическим лицом заключается на календарный год или до окончания календарного года, по окончании календарного года или в начале года договор перезаключается в виде оформления идентичного или аналогичного договора);
- заключенный договор оказания услуг был направлен на обеспечение деятельности общества в соответствии с его основным видом деятельности, при этом в штате организации только один сотрудник (директор);
- привлеченное организацией по договору возмездного оказания услуг физическое лицо, имеющее статус ИП, на протяжении продолжительного периода времени ежедневно оказывает свои услуги, в течение полного рабочего дня (смотрите, к примеру, постановление АС Восточно-Сибирского округа от 27.10.2016 N Ф02-5659/2016 (определением ВС РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 было отказано в передаче кассационной жалобы организации для рассмотрения в СК по экономическим спорам ВС РФ).
К сожалению, найти арбитражную практику, а также официальные разъяснения по вопросу, когда организация заключала договор оказания услуг по ведению бухгалтерского учета при наличии в это время вакансии бухгалтера, нам не удалось.
По нашему мнению, заключение договора с самозанятым на время вакансии не должно вызвать вопросов со стороны контролирующих органов при условии, что организация будет осуществлять работу по поиску кандидатов на должность. Кроме того, ведение учета - как бухгалтерского, так и налогового - требует своевременности и непрерывности отражения совершаемых операций. В этой связи во избежание пропусков своевременного отражения фактов хозяйственной жизни в учете заключение договора с самозанятым в связи с открывшейся вакансией, на наш взгляд, оправдано.

Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговой отчетности, первичных и иных бухгалтерских документов лицу, не являющемуся сотрудником организации

По общему правилу право подписи передается путем оформления доверенности (ст. 185 ГК РФ).
При этом ст. 185 ГК РФ не содержит запрета на передачу права подписи отчетности, первичных и иных документов лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Не содержат такого запрета и иные нормативные правовые акты, регламентирующие составление и представление подобного рода документов.
В то же время нельзя не отметить, что передача права подписи документов для целей налогового и бухгалтерского учета имеет свои особенности.

Передача права подписи документов, предусмотренных НК РФ

Из пп. 6 п. 1 ст. 21, ст. 29 НК РФ следует, что налогоплательщик может выступать в отношениях, регулируемых налоговым законодательством, как лично, так и через представителя, действующего на основании доверенности. Представителем налогоплательщика по доверенности может быть физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (п. 1 ст. 29 НК РФ).
Лица, которые не могут быть уполномоченными представителями налогоплательщика, перечислены в п. 2 ст. 29 НК РФ. К ним относятся должностные лица налоговых, таможенных органов, органов внутренних дел, судьи, следователи и прокуроры.
Правила НК РФ о представительстве, в том числе на основании доверенности, в правоотношениях, которые регулируются налоговым законодательством, распространяются и на плательщиков страховых взносов (п. 4 ст. 26 НК РФ)
Таким образом, право подписи (как руководителя, так и главного бухгалтера) налоговой отчетности, расчета по страховым взносам, а также документов, предусмотренных НК РФ (к примеру, счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ)) может быть передано лицу, который не является работником организации (в рассматриваемой ситуации лицу, с которым будет заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета) на основании доверенности.

Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности

Подписать бухгалтерскую (финансовую) отчетность должен либо непосредственно руководитель либо иное лицо, которому такие полномочия переданы на основании доверенности.
При этом бухгалтерская (финансовая) отчетность должна быть подписана только лицами, уполномоченными на это:
- законодательством РФ;
- или учредительными документами экономического субъекта;
- или решениями соответствующих органов управления экономическим субъектом. К таким лицам относится руководитель экономического субъекта (смотрите также Информацию Минфина России от 04.12.2012 N П3-10/2012, письмо ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@).
Таким образом, самозанятое лицо может подписать экземпляр бухгалтерской отчетности при условии передачи ему полномочий руководителя.

Передача права подписи первичных документов, регистров учета и иных документов

Первичные учетные документы подписывает лицо (лица), совершившее (совершившие) сделку, операцию и ответственное (ответственные) за ее оформление, либо лицо (лица), ответственное (ответственные) за оформление свершившегося события, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Регистры бухгалтерского учета подписывает также лицо, ответственное за их ведение (пп.пп. 6, 7 ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, право подписи возникает у самозанятого лица, оказывающего услуги по ведению бухгалтерского учета, в случае, если договором будет предусмотрено оформление и ведение указанных документов непосредственно самозанятым.
Поскольку ведение бухгалтерского учета заключается в формировании документированной систематизированной информации об объектах учета, то перечень первичных документов, которые могут подписываться на основании договора на ведение бухгалтерского учета и доверенности, выданной на основании такого договора, ограничивается только теми документами, которые не порождают прав и обязанностей организации - заказчика услуг.
Так, доверенность, выданная сотруднику организации-исполнителя по договору на ведение бухгалтерского учета, не распространяется, в частности, на следующие документы:
- акты сверок с контрагентами (как документы, на основании которых может признаваться задолженность);
- кадровые документы;
- кассовые и банковские документы;
- доверенности на получение ценностей.
Право подписи указанных документов, на наш взгляд, может быть передано на основании отдельной доверенности.
Отдельно остановимся на передаче права подписи кассовых документов.
Согласно п. 4.2 Указания N 3210-У кассовые документы оформляются, в частности:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или физическим лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Таким образом, правом ведения кассовых операций, а также подписания кассовых документов, по сути, может быть наделено любое уполномоченное на то лицо.
Следует отметить, что ни в Указании N 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функции руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. Законом N 402-ФЗ не разъяснен порядок проставления подписи и перечень должностных лиц, уполномоченных на подписание первичных документов.
Поэтому руководитель организации-заказчика может утвердить такой список (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Отметим, что руководитель организации может передать часть своих полномочий (в частности, право подписи первичных документов) другому лицу.
В этой связи и с учетом всего сказанного выше полагаем, что в рассматриваемом случае руководитель организации-заказчика может возложить обязанности по подписанию кассовых документов на самозанятое лицо. При этом указание на поручение подписывать кассовые документы должно быть отдельно указано в договоре на ведение бухгалтерского учета.

Оформление подписи уполномоченного лица

В налоговой декларации, расчете при представлении их уполномоченным лицом указывается основание представительства:
- наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)) (п. 5 ст. 80 НК РФ).
Начиная с 2007 года в формах налоговых деклараций не требуется подписи главного бухгалтера. При подтверждении достоверности и полноты сведений, указанных в представляемой декларации налогоплательщиком-организацией, на титульном листе ставится подпись руководителя организации либо уполномоченного им лица.
Отметим, что и в бухгалтерской отчетности также предусмотрена только подпись руководителя.
Поэтому для подписания самозанятым лицом налоговой и бухгалтерской отчетности такое лицо должно быть наделено правом подписи за руководителя организации.
Первичные учетные документы подписываются лицами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):
- совершившими сделку, операцию и ответственными за правильность их оформления;
- ответственными за правильность оформления совершившегося события.
Закон N 402-ФЗ не содержит перечня должностей лиц, уполномоченных подписывать первичные документы. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. При этом формы первичных учетных документов утверждаются учетной политикой экономического субъекта (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
Соответственно, если в формах первичных учетных документов организации предусмотрена подпись главного бухгалтера, то в этом случае по указанной строке достаточно проставить подпись самозанятого лица при условии передачи ему полномочий на подписание документов за главного бухгалтера, а также необходимо будет указать реквизиты доверенности.
Если в реквизите подписи формы первичного документа не указана должность лица, обязанного подписывать документ, то в этом случае самозанятое лицо, расписываясь в таком документе, должно указать должность, которая указана в доверенности, исполнение полномочий которых возложено на это лицо.
В отношении счетов-фактур отметим, что налоговым законодательством предусмотрена возможность подписания счета-фактуры не только руководителем и главным бухгалтером организации, но и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
В строках "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" достаточно проставить подписи уполномоченных лиц и указать их фамилии и инициалы. Возможно также указание дополнительных реквизитов (сведений), в том числе реквизитов доверенности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества

22 декабря 2020 г.

А утсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. В связи с этим у компаний возникает вопрос: как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается сторонней организации? При этом ведь надо наделить сотрудника, который не входит в штат компании-заказчика, правом второй подписи в организации. О том, как это сделать, журнал «Налоговый учет для бухгалтера» поговорил с ведущими экспертами отрасли.

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации - довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо - представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (вследствие подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания налоговыми органами необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 108 НК РФ в случае привлечения организации к ответственности ее должностные лица при наличии необходимых оснований не освобождаются от административной, уголовной и иной ответственности за допущенные нарушения. Поэтому должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечен по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно положениям п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым).

Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным для большинства случаев, необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае - главного бухгалтера);
какое физическое лицо - представитель сторонней организации - вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
право на подписание каких конкретно документов передано по договору уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи достаточно указать «Главный бухгалтер (согласно договору от _____ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем существуют исключения, распространяющиеся на налоговые отношения, а также отношения, связанные с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ (исходя из п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 17 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от ______ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации-заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.).

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Поскольку бухгалтерию компании ведет аутсорсинговая компания, у директора могут возникнуть вопросы: кто должен подписывать отчетность, ставить подпись на документах в графе «главный бухгалтер»? И прочие.

Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете).

Возложить обязанности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и аутсорсинговой фирмой. Причем последние иногда предоставляют услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговой отчетности обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающая полномочия представителя на подпись этого отчетного документа.

Что касается бухгалтерской отчетности, то ее подписание руководитель организации также может поручить на основании доверенности уполномоченной бухгалтерии. Подобный вопрос был рассмотрен в письме ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@. В нем налоговики сослались на письмо Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212, в котором финансисты указали, что в Законе о бухучете не содержится положений, ограничивающих право руководителя экономического субъекта передавать свои полномочия по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности иному лицу на основании доверенности.

Теперь остановимся подробнее, как должен выглядеть реквизит подписи на документах, представляемых контролирующим органам. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: даты и номера доверенности. Обращаем особое внимание, что в случае подписания отчетности уполномоченным представителем, обязательным в качестве приложения к такому отчету является доверенность. В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи, скан доверенности также прилагается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов.

Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании - руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией.

Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей.

Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней (см. ст. 60.2 ТК РФ, п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденных постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39)?

В заключение добавим: чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписание должно быть осуществлено уполномоченным на это в соответствии с законодательством лицом.

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители.

Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг. В таком виде директор может управлять рисками, а в качестве основного инструмента управления выступает договор с провайдером. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации - экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет вами заниматься (а в случае его временного отсутствия - замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.

ФНС России в письме от 10.07.2018 № ЕД-4-15/13247 предупредила, что будет аннулировать декларации по НДС и налогу на прибыль с недостоверными подписями. Рассказываем, какие декларации покажутся налоговикам сомнительными, кто вправе их подписывать, и чем грозит фальсификация подписей.

Кто может подписывать декларации

По закону достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете) подтверждает подпись налогоплательщика или его представителя (п. 5 ст. 80 НК РФ).

Налоговые декларации от имени ИП подписывает сам ИП. У организаций есть законный представитель, который действует в интересах организации на основании учредительных документов. Такой представитель (директор, генеральный директор, президент, председатель и т.п.) имеет право подписывать налоговые декларации от имени организации без доверенности.

Остальные работники организации (заместитель или временно исполняющий обязанности директора, главный бухгалтер) в правоотношениях с налоговым органом могут выступать только как уполномоченные представители компании. Подписывают налоговые декларации они только на основании доверенности (ст. 29 НК РФ).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, подтверждает подпись налогоплательщика или его представителя.

2. Представитель от имени организации вступать в правоотношения с налоговым органом может только на основании доверенности.

3. Недостоверность подписи на декларации – самостоятельное и достаточное основание для отказа в ее приеме.

4. Налоговики определили ряд обстоятельств, которые свидетельствуют о недостоверности сведений (в том числе и подписи), содержащихся в декларации. Руководствуясь ими, они могут понять, что налогоплательщик не является самостоятельным хозяйствующим субъектом, а его руководитель - номинальный.

5. Если организация покажется налоговикам подозрительной, ее внесут в «черный» список и организуют в отношении нее проверку. Номинальный директор рискует понести уголовную ответственность.

6. Если в процессе проверки налоговики докажут, что декларация подписана неуполномоченным или неустановленным лицом, ее аннулируют.

7. Оспорить отказ в приеме декларации по причине недостоверности подписи можно в арбитражном суде. Перспектива признать действия налоговиков незаконными довольно реальна.

Доверенность от лица организации выдает и подписывает ее законный представитель (ст. 185 ГК РФ). Заверять доверенность у нотариуса не требуется.

Подписание декларации неустановленным либо неуправомоченным лицом грозит плательщику рядом неблагоприятных последствий. В первую очередь, плательщик рискует тем, что налоговики попросту откажут в приеме декларации.

Когда налоговая может не принять декларацию

Основания для отказа в приеме налоговых деклараций от налогоплательщика закреплены в административном регламенте ФНС, утвержденном приказом Минфина РФ от 02.07.2012 № 99н. Так, отказать в приеме налоговой декларации налоговики могут:

если лицо, представляющее декларацию, не имеет документов, удостоверяющих личность и документов, подтверждающих полномочия (паспорт, протокол, приказ о назначении);
если лицо представляет декларацию по доверенности, но доверенность отсутствует;
если форма (формат) представленной декларации не соответствует требованиям законодательства;
если налоговая декларация не подписана лицом, уполномоченным подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в ней;
если отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя (иного представителя) при предоставлении налоговой декларации в электронном виде по ТКС. Несоответствие данных владельца квалифицированного сертификата данным руководителя (иного представителя - физического лица) – тоже основание для отказа в приеме;
если декларация представлена не в тот налоговый орган.

Таким образом, по мнению контролирующего ведомства, недостоверность подписи – самостоятельное и достаточное основание для отказа в приеме декларации.

При этом налоговики примерно уже знают, декларации каких организаций и ИП могут оказаться недостоверными. ФНС сузила круг поиска и обозначила «слабые места» недобросовестных плательщиков.

Кто в зоне риска

В письме ФНС России от 10.07.2018 № ЕД-4-15/13247 приводится ряд обстоятельств, которые свидетельствуют о недостоверности сведений (в том числе и подписи), содержащихся в декларации. В их число входит:

подача уточненных налоговых деклараций с некорректным порядковым номером корректировки;
регулярное (более 2 раз) уклонение руководителя фирмы или ИП от явки на допрос;
участие в допросах представителей (адвокатов);
выдача доверенности на представление интересов фирмы представителям, зарегистрированным (проживающим) в других регионах;
многократная сдача «нулевок» за предыдущие отчетные (налоговые) периоды;
приближенность суммы доходов по декларации к сумме расходов, удельный вес вычетов по НДС более 98%;
отсутствие компании по адресу регистрации;
отсутствие договоров аренды с собственниками помещений по адресу регистрации;
среднесписочная численность — 1 человек либо ее отсутствие;
отсутствие доходов у руководителя компании;
отсутствие у компании расчетных счетов (не открыты, закрыты), множественность открытых расчетных счетов (более 10), транзит денег по расчетным счетам, счет в банке в другом регионе, выявлена обналичка и др.

Все эти обстоятельства в той или иной степени подтверждают тот факт, что налогоплательщик не является самостоятельным хозяйствующим субъектом, а его руководитель - номинальный. Такую организацию внесут в «черный» список и организуют в отношении нее проверку. При этом номинальный директор рискует понести уголовную ответственность.

Что будет с подозрительными компаниями

Если организация покажется налоговикам подозрительной, мероприятий налогового контроля ей будет не избежать.

Для начала руководителя организации или индивидуального предпринимателя вызовут на допрос, а в случае необходимости проведут и другие мероприятия. В частности, осмотр помещений по месту регистрации, истребование документов, их экспертизу и т.д.

Если в процессе проверки налоговики докажут, что декларация подписана неуполномоченным или неустановленным лицом, ее аннулируют, а фирма получит уведомление о признании отчета недействительным.

К счастью, пока это касается только деклараций по НДС и налогу на прибыль.

Кроме того, незаконное использование документов для образования юридического лица может привести к обвинительному приговору в отношении номинального директора.

Номинального директора, который за вознаграждение предоставил свой паспорт, могут привлечь к уголовной ответственности по ст. 173.2 УК РФ.

Например, мировой суд Центрального района Петербурга 04.05.2017 г. вынес обвинительный приговор в отношении гражданки, которая сознательно внесла сведения о себе и компании в ЕГРЮЛ, но намерений заниматься бизнесом при этом не имела.

Оспаривание отказа в приеме декларации по причине недостоверности подписи

Оспорить отказ в приеме декларации по причине недостоверности подписи можно в арбитражном суде. Причем перспектива признать действия налоговиков незаконными довольно реальна. Судебные тяжбы с налоговыми органами компании часто выигрывают, если ИФНС отказывает в приеме декларации по основаниям, перечисленным в п. 28 административного регламента ФНС, утвержденного приказом Минфина № 99н от 02.07.2012 г.

Например, Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 27.06.2018 № А60-46912/2017 признал, что подписание декларации неустановленным лицом не является основанием для отказа в ее приеме. Налоговые органы не вправе при приеме декларации по НДС оценивать достоверность подписи лица, ее подписавшего. Инспекция не вправе отказать в приеме декларации по установленной форме, и обязана проставить по просьбе налогоплательщика на копии декларации отметку о приеме и дату представления либо передать налогоплательщику квитанцию о приеме в электронной форме.

Аналогичные выводы содержит решение Арбитражного суда Томской области по делу № А67-7436/2017от 02.03.2018 г.

На наш взгляд, позиция судов абсолютно верна. Налоговый орган должен доказать «недобросовестность» лица, сдающего декларацию, в судебном порядке. В отношении налогоплательщика действует презумпция невиновности (п. 6 ст. 108 НК РФ). А потому компании вправе защищать себя и свой бизнес от незаконных нападок налоговиков в установленном законом порядке.

Читайте также: