Что делать если неправильно посчитали отпускные

Опубликовано: 12.05.2024

Какие бывают ошибки при начислении отпускных

Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.

Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:

• Неправильно определен период, включаемый в расчет. Например, в расчет попало время, проведенное работником на больничном, или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
• Неправильно определен доход, включаемый в расчет. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтеры часто не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007).
• Технические ошибки. Такие ошибки — обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчетов. В момент подсчета что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.

Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:

• ошибки, которые привели к недоплате отпускных и связанных с ними налогов;
• ошибки, которые привели к переплате отпускных и налогов по ним.

Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.

На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.

Если у вас нет доступа к системе К+, получите демо-доступ бесплатно.

Общие правила исправления ошибок в отпускных

Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).

Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.

Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.

Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.

Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:

Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:

• Работник получил на руки «лишние» деньги.
• Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов.
• Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).

Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.

Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).

Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.

Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.

Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).

Ошибка «в минус» означает, что:

• работник недополучил деньги;
• недоплачены НДФЛ и взносы;
• ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).

Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.

Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ

Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?

Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.

Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 1 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных в третьем квартале, отразить ее в разделе 2 6-НДФЛ (в строках 100−140).

Итоги

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).

Ошибки при расчете отпускных

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка!
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, исключать это время также неправомерно. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки № 1:

Нельзя исключать из расчетного периода:

• перерывы для кормления ребенка;
• время простоя по вине работника;
• время, когда работник участвовал в забастовке;
• неявки по невыясненным причинам;
• прогулы.

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка № 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Средний заработок работника независимо от режима его работы расчитывают исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».

Как избежать ошибки № 2:

Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например 4 месяца. Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:

• из 12 предшествующих месяца;
• из периода, который установлен локальными нормативными актами.

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова: «предусмотренные системой оплаты труда».

1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Напомним, что такое зарплата. Зарплата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).
2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.

Как избежать ошибки № 3:

• не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано;
• зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные работнику в расчетном периоде

Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:

1. Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
2. Премии, которые выплачены работнику не за труд: например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.
3. Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных.
   Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2020 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2019 года за 2018 год и в январе 2020 года за 2019 год. Премия за 2018 год оказалась больше, чем премия за 2019 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2018 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
4. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.
   Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

Как избежать ошибки № 4:

В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

• только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
• только премии за труд;
• не более 12 ежемесячных, 4 ежеквартальных, 2 полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
• годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения при расчете отпускных

Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

1. Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.
2. Отпускные завышены (бухгалтер неверно применил нормы законодательства) — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Работник должен дать свое согласие.

Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет.

Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

• определить продолжительность отпуска;
• рассчитать средний дневной заработок.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

• заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
• заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
• выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

• суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
• стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
• стоимость санаторно-курортного лечения.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).

Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).

Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 - 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

• имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
• получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
• освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 - 17 201,24)

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Работодатели, в том числе и ИП, должны предоставлять отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору. Эта обязанность установлена Трудовым кодексом РФ. За ее невыполнение инспекторы по труду могут оштрафовать организацию от 30 000 до 50 000 руб., а должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНЫХ ОТПУСКОВ

Порядок оформления отпусков и расчет сумм отпускных в 2017 году не изменился:

ПАМЯТКА: Несмотря на то, что существовал законопроект об изменении порядка выплаты отпускных, пока он не принят. Поэтому при выплате необходимо руководствоваться ст. 136 ТК РФ и письмами Минтруда

КАК РАССЧИТАТЬ ОТПУСКНЫЕ РАБОТНИКУ

Для этого нужно определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за расчетный период, средний дневной заработок (СДЗ) и итоговую сумму отпускных согласно статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.12. 2007 №922.

Для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск СДЗ рассчитывают за 12 календарных месяцев. В ситуации, когда расчетный период отработан полностью, начисленную заработную плату, включая все предусмотренные в организации выплаты, нужно разделить на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Особенности расчета отпускных сумм, если расчетный период отработан не полностью, установлены Положением №922.

ПАМЯТКА: Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск

ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ

Распространенные ошибки в налоговом учете:

1. Организация учла отпускные в месяце выдачи. Отпускные нужно включать в расходы в том месяце, к которому относится отпуск. Например, если выдача отпускных произошла в конце июня, а отпуск начинается с 1 июля (начало 3-го квартала), оплату отпуска нужно учесть в июльских расходах.

2. Работнику выдали лишние отпускные. Во-первых, их нужно исключить из расходов. Во-вторых, установить причину переплаты (неправильно определили отпускной стаж, включили в средний заработок лишние выплаты). Переплата удерживается только с письменного согласия отпускника.

ПАМЯТКА: Удержать излишне выплаченные отпускные можно в одном случае – если ошибка возникла из-за «арифметики». Это установлено ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Есть и письмо Роструда от 01.10.2012 №1286-6-1.

3. Работник отгулял отпуск авансом. Это позволяет сделать норма ч. 2,4 ст. 122 ТК РФ. При увольнении организация вправе удержать лишние отпускные, но не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно. Удержанные суммы следует включить в доходы. А оставшийся долг включает ся в доходы либо на день, когда работник вернул их добровольно, либо в день увольнения, независимо от того, воз- вращены деньги или нет. Рекомендации были даны Минфином России.

4. В расчете отпускных учтено вознаграждение по договору подряда. Эта выплата не входит в оплату труда организации (п. 2 Положения №922).

5. Произведен пересчет зарплаты за неполное рабочее время на полное. В результате сумма отпускных завышается. Если сотрудник в расчетном периоде работал в режиме неполного рабочего дня, то при расчете отпускных зарплата учитывается «по факту». Пересчитывать учитываемые выплаты не нужно (п.12 Положения №922).

6. В расчете учтена индексация зарплаты одному сотруднику. При расчете отпускных сумм учитывается индексация зарплаты, если она касается всех работников организации или подразделения (п. 16 Положения №922). Повышение зарплаты одному сотруднику не учитывается.

7. Произведена доплата отпускных с учетом квартальной премии, которую начислили после отпуска. Отпускные пересчитывают и доплачивают, только если сотруднику начислили годовую премию за прошлый год, например, в 2017 году за 2016 год (п. 15 Положения №922). Квартальные премии, начисленные в пределах расчетного периода учитываются при расчете отпускных. Если квартальную премию начислили после отпуска или до ухода в отпуск, но после окончания расчетного периода, отпускные не пересчитывают и не доплачивают (п. 15 Положения № 922).

8. Переходящие отпускные признаны в месяце начисления. Мнение Минфина России не изменилось (письмо от 25.10.2016 №03-03-06/2/62147). Если отпуск начался в одном квартале и закончится в следующем, необходимо разделить общую сумму отпускных между периодами пропорционально дням отдыха. В расходы включить ту сумму, которая относится к этому кварталу.

ПАМЯТКА: У ФНС России противоположное мнение. Она не против признавать расходы по переходящему отпуску единовременно в месяце, когда организация начислила отпускные (письмо от 06.03.2015 №7-3-04/614). Это единственное письмо ФНС не включила в перечень разъяснений на своем сайте, которые обязательны для налоговиков на местах. Разъяснения Минфина и ФНС противоречивы. Поэтому следует прописать выбранный вариант в учетной политике для целей налогообложения. Однако риски сохраняются

9. Страховые взносы с переходящих отпускных распределили между месяцами. Страховые взносы с переходящих отпускных не нужно распределять между кварталами, на которые пришелся отпуск. Сумму взносов следует учесть в налоговых расходах на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

– Нужно ли включать в продолжительность отпуска нерабочие праздничные дни?

Нет, не нужно. Рассчитывая продолжительность отпуска, из расчета исключайте нерабочие праздничные дни: и федеральные (прописаны в статье 112 ТК РФ), и региональные.

– Какова продолжительность ежегодного основного отпуска внешнего совместителя?

28 календарных дней. Несмотря на то, что внешние совместители трудятся неполный рабочий день, отпуск они могут брать на общих основаниях.

– Когда работник уходит в отпуск, обязательно ли оформлять совмещение для его должности? Если работодатель не доплачивает, является ли это нарушением?

На время нахождения работника в отпуске совмещение допускается с письменного согласия другого работника. Обязательно оформляется приказ, в котором указать, какая работа выполняется на условиях совмещения, ее продолжительность и размер доплат за совмещение. Отсутствие доплаты является нарушением.

– Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

При увольнении. Если же сотрудник продолжает работать, то заменить компенсацией разрешено ту часть, которая превышает 28 календарных дней – это дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ). Например, работникам, занятым на вредных производствах, с ненормированным рабочим днем и др (ст. 116 ТК РФ).

– Выплачивать ли компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении за период, когда сотрудник болел?

Да. В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место.

– Можно ли уволить сотрудника во время отпуска по его инициативе?

Да, можно. Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию и в период отсутствия на работе. Например, находясь в отпуске или на больничном.

– Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет сам предприниматель?

Нет. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть только у наемных работников (ст. 114 ТК РФ). ИП в трудовых отношениях не состоит. Поэтому оформлять себе отпуск и начислять отпускные не нужно.

Другие материалы автора:

Отчетность за I полугодие 2017 года:
не допускаем ошибок

Несмотря на переменчивость погоды, в июле начинается очередная отчетная компания. Увеличились риски по допущению ошибок и при расчете налогов, и при заполнении деклараций и расчетов. Отчетности меньше не стало, как пыталась убедить ФНС. Представляем ответы на вопросы, возникающие в практике.

Дробление бизнеса:
на что обратить внимание

Из-за использования компаниями схем с дроблением бизнеса в ходе налоговых проверок организациям доначисляют налог на прибыль, НДС, штрафы, пени. Вменяют в вину и незаконное применение спецрежимов. Количество налоговых споров и судов ежегодно растет. «Размежевание» бизнеса – это потребность или незаконная схема?

Налоговое администрирование
в 2017 году:
о чем следует знать бизнесу

Год 2017 - революционный и юбилейный. Радостных новостей в экономике немало. Но если оценивать принимаемые законы, касающиеся бизнеса, и их количество, то здесь ситуация не всегда радостная. Государство считает, что для наведения порядка следует установить тотальный контроль над каждым шагом бизнеса, с ужесточением наказаний.

chto_delat_esli_obnaruzhena_oshibka_v_otpusknyh.jpg

Похожие публикации

Основные ошибки при начислении отпускных

Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.

Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:

• неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде (к примеру, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности, другие периоды с сохраненным средним заработком);
• завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок (учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет, например, матпомощь, больничные, или, наоборот, не учтены какие-то суммы, например, разовые премии);
• при начислении совершена счетная/арифметическая ошибка;
• технический сбой в программе учета;
• неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).

Как исправляется ошибка в отпускных

Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:

1. Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
2. Определить, является ли ошибка существенной или несущественной;
3. Внести исправления в программу учета.
4. Произвести расчет с сотрудником.
5. Скорректировать отчетность, если необходимо.

У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.

Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных

Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.

Общий порядок исправления таков:

• неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
• несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения;
• по существенным ошибкам прошедшего года, если бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные. Ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде.

Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.

Отпускные были выплачены в большем объеме

Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно. Если компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, сумма переплаты включается в расходы только в бухгалтерском учете - учитывать ее в налоговом учете оснований нет. Базу по прибыли или «упрощенке» такие расходы не уменьшают.

Пример

• так как сумма признана несущественной, откорректировали начисление июнем 2020 г.;
• пересчитали страховые взносы. В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 х 30% = 180), по ним отразили сторно 180 руб.

Отпускных было начислено меньше, чем нужно

Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:

• начисляются страховые взносы на сумму недоплаты;
• суммы доплаты и доначисленных страховых взносов включаются в расходы, уменьшая налоговую базу периода, в котором обнаружена ошибка;
• из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ;
• при необходимости подается уточненная отчетность по страховым взносам.

Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.

Пример

• сделает доначисление отпускных в мае 2020 г. на сумму 950 руб.,
• доначислит страхвзносы в сумме 285 руб. (950 х 30%) и взносы на «травматизм»;
• из 950 руб. удержит НДФЛ – 124 руб. (950 х 13%) и уплатит его в бюджет не позднее 01.06.2020, если доначисленные отпускные будут выплачены работнику в мае;
• суммы доначислений отразит в отчетности РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2020 г.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Читайте также:

  
• Если диспансеризация во время отпуска
  
• Как исправить отпуск по уходу за ребенком до 1 5 лет
  
• Если отпуск в апреле
  
• Как отключить газ на время отпуска
  
• Военнослужащий получил травму в отпуске положена ли страховка